Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr

Transkript

1 Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr Måndag 21 mars 2016, kl Skara Närvarande Ledamöter Suppleanter Tävlingskommittén Verksamhetsledare Konsulent Kanslist Agneta Berlin Johan Larsson Fredrik Plumppu Johan Törnroth Björn Öberg Charlotte Österman Filip Karlsson Pontus Karlsson Kent Hansson Magnus Sundmark Bertil Åkesson Nina Olsson Frånvarande Ledamöter Morgan Bodin Innan mötet hälsades alla nya ledamöter/suppleanter välkomna till styrelsen. 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av ordförande Agneta kl Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll att utse Björn till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll läses igenom. Föregående mötesprotokoll ligger nu uppe på förbundets hemsida. att lägga föregående protokoll till handlingarna. 1

2 5 Styrelsens konstituering att välja Björn Öberg till vice ordförande att välja kansliet till kassör att välja Johan Törnroth till sekreterare 6 Val av arbetsutskott/ledningsgrupp att utse arbetsutskottet/ledningsgruppen enligt följande: Ordförande Vice ordförande Sekreterare Verksamhetsledare Projektanställd Kanslist Agneta Berlin Björn Öberg Johan Törnroth Magnus Sundmark Bertil Åkesson Nina Olsson 7 Fastställande av kommittésammansättning 8 Firmatecknare att fastställa kommittésammansättningen enligt följande: Tävling Kent Hansson, Torbjörn Löfving, Sören Haglund, Hans Kööhler, Uno Magnusson, Lennart Hålsjö, Michael Johansson, Anders Davidsson Kart Anders Swedin, Carl-Henry Andersson, en vakant Ungdom USM/GM Anne Hansson, Jesper Liderud Konfirmationslägret Inget läger 2016 O-CAMP Linn Eriksson, Filip Södervall, Stina Larsson DalaDubbeln Kansliet att utse ordföranden Agneta Berlin, verksamhetsledare Magnus Sundmark, kanslist Nina Olsson och sekreterare Johan Törnroth till firmatecknare var för sig. 2

3 9 Styrelsens kontaktman gentemot kansliet 10 Rapporter att de löpande kontakterna med kansliet ska skötas av ordföranden Agneta Berlin och vid behov av respektive styrelseledamot. Ungdomskommittén Pontus, Filip och Johan L rapporterar kring ungdomskommitténs aktiviteter. Ledarna för O-CAMP hade träff häromveckan och planeringen inför årets läger flyter på bra. Lägret går av stapeln den juni vid Hökensås semesterby. USM-truppen kommer att ha upptaktsträff i Tidaholm i slutet av maj. Unionsmatchen hålls i år i Norge, i början av juni. VOF kommer som vanligt arrangera en resa dit. Götalandsmästerskapen hålls i år i Varberg, i augusti. Tävlingskommittén Kent rapporterar från tävlingskommitténs senaste möte. Hestra IF har uttryckt en önskan om att arrangera Götalandsmästerskapen Hans Kööhler ingår numera i en arbetsgrupp med SOFT och arbetar med frågor kring MTB-O. DM kommer att arrangeras i PREO-O under året. Frågan om banläggarkort ska krävas för att vara banläggare på tävlingar i distriktet har diskuterats och ett förslag är att detta ska införas redan från Tävlingskommittén kommer att arbeta vidare med förslaget. Kartkommittén Inget nytt att rapportera. Personal/kansli Magnus meddelar att kansliets fasta telefon numera är uppsagd och att endast mobila telefonnummer till förbundet gäller. 3

4 Kansliet har investerat i nya licenser till dataprogrammet Adobe InDesign som används för att bland annat göra layout till inbjudningar och tävlingsprogrammet. Investeringen innebär en månatlig kostnad istället för årskostnad som det tidigare varit. Magnus föreslår att pengar bör sökas för UngOteket för att finansiera Bertils vidare tjänst. Årsmöte Agneta rapporterar att VOF:s årsmöte var välbesökt och avlöpte enligt plan. Förbundsmötet mars Agneta rapporterar från förbundsmötet som var trevigt och samtidigt intensivt med många diskussioner. Utbildningshelgen Magnus rapporterar att årets utbildningshelg var lyckad. Några utbildning samt aktivspåret var tyvärr tvungna at ställas in på grund av svagt intresse. Nina informerar att det ekonomiska utfallet landade på ett plusresultat om än något lägre än budgeterat. 11 Styrelsens utvecklingsarbete Målsättningar Styrelsen går igenom de interna målsättningar som finns presenterade i verksamhetsplanen. Målsättningarna är kopplade till fyra fokusområden: framtidens förening, generationsväxling, kommunikation och förbundsutveckling. att avsätta tid under nästa möte för att diskutera målsättningarna inom fokusområdet kommunikation. Fredrik får i uppdrag att tillsammans med Magnus förbereda ett diskussionsunderlag. att ge Agneta och Charlotte i uppdrag att höra efter med sina respektive föreningar om det finns ett intresse i att starta upp HittaUt i Trollhättan/Vänersborg med viss administrativ hjälp från VOF. Projekt under 2016 Styrelsen diskuterar kring en del av de projekt som är igång under 2016, bland annat Flera och mera och UngOteket. Styrelsen belslutar att ge kansliet i uppdrag att söka ekonomiskt bidrag via arvsfonden till att utveckla projektet UngOteket. 4

5 12 Projekt m.m. Tävlingskommitténs tre förslag Kent och Magnus går igenom de synpunkter som föreningarna inkommit med kring tävlingskommitténs förslag om tävlingsutbudet, DM-programmet och klassindelning på DM-stafetten. att tävlingskommittén får i uppdrag att unders sitt nästa möte (den 18 april) författa ett förslag utifrån de synpunkter som inkommit. Styrelsen kommer sedan fatta beslut om förslaget på kommande möte. UngOteket Projektet fortlöper enligt plan. Kretstränare Kretstränarprojektet är avslutat, men rollen som kretstränare kommer glädjande nog att finnas kvar i flera av distriktets kretsar. Bertil Åkesson fortsätter som kretstränare i Mark. Björn Mårtensson fortsätter som kretstränare i Norra och Östra kretsen. Joakim Axelsson fortsätter som kretstränare i Trestadsområdet, men på lite nya villkor och utan avlöning. I Västra kretsen kommer det finnas en kretstränare, men rollen är fortfarande under tillsättning. Elitmiljö Inget nytt att rapportera. Team Sportia League Magnus har fortsatt kontakt med Team Sportia inför årets upplaga av TSL. Team Sportia är positiva till samarbetet och nytt för i år är bland annat att speciella försäljningserbjudanden kommer att finnas tillgängliga via Eventor inför de olika deltävlingarna. 5

6 13 Sammankomster 14 Ekonomi 15 PR & Media Styrelsehelg 2016 Styrelsen kommer att ha en träff avsedd för arbete med målsättningar m.m., i samband med DM-helgen i Töreboda/Karlsborg september. Nina ger styrelsen en uppdatering på förbundets ekonomiska läge. att godkänna den ekonomiska rapporten. Nyhetsbrev 402 personer har i dagsläget anmält sig till förbundets nyhetsbrev. Antalet är oförändrat sedan förra mötet. Årets andra nyhetsbrev har öppnats 1052 gånger. Nästa nyhetsbrev utkommer efter påsk. Facebook 476 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Det är en ökning med 14 personer sedan förra mötet. Twitter 79 personer följer i dagsläget förbundets Twitterkonto. Det är en ökning med fem personer sedan förra mötet. Instagram 87 personer följer i dagsläget förbundets Instagramkonto. Det är en ökning med sju personer sedan förra mötet. 16 Skrivelser att behandla Valberedningen i Västergötlands Idrottsförbund Valberedningens ordförande i Västergötlands Idrottsförbund har meddelat sin avgång och förbundet söker därför efter nya förslag till posten. Styrelsen får gärna inkomma med eventuella förslag till kansliet som då kan vidarebefordra dessa till VIF. 6

7 17 Övriga frågor VIF/Sisu-stämma 14 april i Vara Från styrelsen närvarar Agneta och Charlotte. 18 Nästa möte Fördelning av VIF-anslag Agneta får i uppdrag att på nytt försöka kontakta Göteborgs OF för att diskutera fördelningen av VIF-anslaget. Nästa styrelsemöte blir onsdagen den 11 maj i Alingsås. Johan L får i uppdrag att boka lokal, ordna med fika och be någon i OK Skogshjortarna att hålla en föredragning om klubben samt ordna med kartor till eventuell träning innan mötet. Magnus skickar ut kallelse till mötet. Därefter följer resten av 2016 års möten/träffar enligt preliminär plan: Måndag 20 juni på O-CAMP i Hökensås. Måndag 29 augusti i Vårgårda. Styrelseträff i samband med DM sprint/lång, september i Töreboda/Karlsborg. Måndag 17 oktober i Gällstad. Onsdag 7 december i Idrottens hus, Skövde (traditionsenlig jultallrik). 19 Mötets avslutande Agneta avslutar mötet kl Vid protokollet Justeras JOHAN TÖRNROTH AGNETA BERLIN BJÖRN ÖBERG Sekreterare Ordförande 7