Protokoll fört vid sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund. Torsdagen den 7 november 2013, kl.18:30

Transkript

1 PROTOKOLL Tid: Plats: Närvarande: Frånvarande: Protokoll fört vid sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Torsdagen den 7 november 2013, kl.18:30 Storsjögården, Rydboholm Agneta Berlin Morgan Bodin Karin Johansson Fredrik Plumppu Peter Strömdahl, kartkommittén Magnus Sundmark, konsulent Johan Törnroth Anne Udd, ordförande Bertil Åkesson, konsulent Björn Öberg Fredrika Eriksson Anne-Marie Holmström Innan mötet höll Stefan Eksberg från Rydboholms SK:s styrelse en kort och givande presentation om Rydboholms SK. Han berättade bland annat om föreningens nybyggda klubbstuga och den goda ekonomin de fått mycket tack vare ett gott samarbete mellan de olika idrottssektionerna inom föreningen. 1 Mötets öppnande Mötet öppnades av Anne kl Fastställande av dagordning Beslut: Styrelsen fastställde dagordningen. 3 Val av protokolljusterare Beslut: Styrelsen beslutade att Morgan ska justera protokollet. 4 Föregående protokoll Föregående mötesprotokoll lästes igenom. Beslut: Styrelsen beslutade att lägga föregående protokoll till handlingarna. Sida 1 av 6

2 5 Ledarläget inför 2014 Styrelsen Göran Frisk och Lars-Åke Larsson från valberedningen informerade styrelsen om ledarläget inför kommande år. Anne Udd har valt att sluta sin post som ordförande på grund av flytten till Ängelholm, vilket innebär att ett nyval kommer behövas. Även Anne-Marie Holmström kan tänka sig att sluta. Morgon Bodin, Agneta Berlin och Johan Törnroth fortsätter gärna sina uppdrag inom styrelsen. Fredrika Eriksson och Fredrik Plumppu fortsätter gärna som suppleanter. Kommittéer Göran informerade att det tyvärr är många som valt att lämna sina uppdrag inom tävlingskommittén. Han tror inte att det föreligger några speciella anledningar till avhoppen. Han uppmanade styrelsen att gärna inkomma med förslag på nya tänkbara kandidater. Några namn som kom på tal var Richard Börjeson från Hestra IF samt Marie Anebreid och Lena Arnoldsson från Tidaholms SOK Sisu. Johan informerade att ungdomskommittén, enligt tidigare överrenskommelse, sköter sin egen rekryteringsprocess av nya ledare. 6 Arbetsmetoder mm Anne informerade att Marks Orienteringsgymnasium skickat in ansökan om att bli en Nationell Idrottsutbildning (NIU). Gymnasiet har tidigare varit lokalt. Agneta har pratat med Trollhättan/Vänersborg om intresse av en eventuell elitmiljö, men det är under avvaktande. Bertil meddelade att Boråsklubbarna är intresserade av att starta en elitmiljö. Han tar kontakt med någon att diskutera saken med vid Högskolan. Magnus meddelade att i Skövde är Högskolan huvudsponsor för Hittaut.nu, så den möjligheten borde tas upp även i Borås. 7 Ekonomi Magnus redogjorde för det ekonomiska läget. För tillfället ligger resultatet på plus, men det finns en del poster kvar att bokföra, vilket innebär att årsresultatet bör landa på ett negativt tal. Ett budgetförslag ska finnas framtaget till nästa möte. Beslut: Styrelsen beslutade att godkänna den ekonomiska rapporten. 8 Rapporter Kartkommittén Peter rapporterade att läget inom kartkommittén känns stabilt. Kartkommittén kommer att finnas representerade med tre deltagare under Orienteringskonventet i Skövde. Sida 2 av 6

3 Tävlingskommittén Bertil rapporterade att läget är stabilt även i tävlingskommittén. Ansökan om dispens för Hestra IF:s tävling i november nästa år behandlas för tillfället av SOFT. Bertil rapporterade att årets DM-medel fick dåligt betyg banläggarmässigt på deltagarenkäterna. En tänkbar anledning till detta är att banläggarna inte hade banläggarkort. Styrelsen diskuterade hur man kan säkerställa att det alltid är behöriga banläggare till våra värdetävlingar. Inget beslut fattades. Magnus visade statistik kring antalet starter under DM-tävlingarna. Nämnvärt är att DM-stafetten ökade i antal lag i vuxenklasserna. Styrelsen diskuterade huruvida den nya åldersbestämmelsen till årets DM-stafett fungerade bra och om det borde finnas en nedre åldersgräns eller inte. Styrelsen var delad i sina åsikter. Magnus visade statistik kring hur många tävlingar det har varit i de olika distanserna hittills under året. Totalt sett har antalet anmälda till tävlingar i distriktet ökat i år i jämförelse med tidigare år. Även deltagarsnittet per tävling har ökat. Ungdomskommittén Johan rapporterade om årets USM-avslutning som hölls i Trollhättan föregående helg. Det var en bra avslutning på ett bra år, dock hade avslutningen ganska lågt deltagarantal. Detta kan bero på att den hölls i slutet på höstlovet. Johan rapporterade även om att USM-ledarna har en utvärderingsträff i helgen som kommer. Magnus rapporterade om det aktuella läget med O-CAMP-projektet. 24 ledare ingår just nu i projektet. Lägerplatsen för 2014-års läger blir antingen i Svenljunga eller i Vårgårda. En plan för att få ner kostnaderna på kommande läger är att försöka ha en mer rörlig boendekostnad eftersom antalet lägerdeltagare varierar kraftigt från år till år. Magnus informerade att årets Dala-Dubbeln-resa gått bra. Västergötland hade egen bussresa i år och 110 deltagare följde med. Enda klagomål som inkommit har rört standarden på bussarna. Agneta föreslog att en västgötsk löparbank borde skapas på VOF:s hemsida inför nästa års läger. Styrelsen ansåg att det var en bra idé. Magnus meddelade att 2014-års konfirmationsläger har 13 deltagare. De har en upptaktsträff nu i helgen. Magnus informerade att arbetsgruppen som verkar för att förbättra Westgota Cup kommer att ha ett möte framöver. Magnus har varit i kontakt med Team Sportia i Jönköping om möjligheten att teckna ett sponsoravtal med dem. Beslut: Styrelsen beslutade att ge Magnus förtroende att teckna ett eventuellt sponsoravtal med Team Sportia angående Westgota Cup. Breddorientering Magnus rapporterade att Breddsatsningen flyter på bra. Sida 3 av 6

4 Hittaut.nu är intresserade av att ett samarbete för att gemensamt söka bidrag från regionen. Flera nya orter i distriktet är intresserade av att börja med Hittaut, bland andra Mark, Tibro, Bollebygd och Trollhättan/Vänersborg. Magnus informerade om hittaorientering.se som ersätter Kartbanken. Kretstränare Bertil informerade att Borås är på gång med Martin Larsson, Hestra IF, som kretstränare. Västra Skaraborgskretsen kommer tyvärr bli av med sin tränare då Stefan Jonsson flyttar till nästa år. Bertil och Magnus arbetar för att leta fram en ny tränare där. Bertil och Johan rapporterade att det skedde nedgångar i antalet deltagare på kretsträningarna både i Mark och Östra Skaraborgskretsen i slutet av höstsäsongen. Bertil informerade att Ulricehamn, Gällstad och Tranemo eventuellt är intresserade av att starta igång ett kretstränarprojekt. Varken Södra Skaraborgskretsen eller Alingsås/Vårgårda har kretstränare, men träningsmöjligheterna är goda ändå. Alingsås har efterfrågat samordning av resor till stora tävlingar utanför distriktet. Personal/kansli Magnus rapporterade att ett byte av lokal för kansliet har efterfrågats i Skövde. Kansliet skulle i så fall flytta till ett mindre rum i samma byggnad för att spara lokalhyra eftersom det nuvarande kontorsrummet är onödigt stort. Svar inväntas i frågan. 9 PR & Media Västgötaorientering Anne skriver ledaren till nästa nummer av tidningen. Styrelsen diskuterade tidningens framtida existens och för- och nackdelar med att lägga ner den. Beslut: Styrelsen beslutade att lägga ner Västgötaorientering till fördel för nya kommunikationssätt och alternativa sätt att använda de pengar som förbundet sparar på nedläggningen. Nr blir det sista numret. För att underlätta förändringen med den nya kommunikationsstrategin föreslog Magnus att ett gratis tävlingsannonsblad ska gå ut till klubbarna två gånger per år. Nya hemsidan Magnus visade hur SOFT:s och VOF:s nya logotyper och hemsidor ser ut. En nyhet med vår nya hemsida blir att vi kommer att ha ett gemensamt nyhetsflöde för hela förbundet. Kretstränarprojektet och Ungdomens 10-mila får egna arbetsrum. Vid årsskiftet kommer den gamla hemsidan försvinna, men förhoppning är att den nya hemsidan ska vara i bruk ett tag innan dess. Sida 4 av 6

5 Facebook VOF:s grupp på Facebook har idag 285 medlemmar, vilket innebär en ökning med ett 30-tal sedan förra mötet. 10 SOFT-frågor Motioner förbundsmötet Senast den 1 november skulle motioner inlämnas till SOFT för att behandlas under Förbundsmötet VOF har inte lämnat in några motioner. Styrelseledamöter Anne informerade att SOFT efterfrågat VOF om förslag till nya styrelseledamöter till SOFT:s förbundsstyrelse. Styrelsen kom fram till två möjliga kandidater; Michael Johansson från Vänersborgs SK och Ing-Britt Swedenborg från Lunds OK. Beslut: Styrelsen beslutade att Anne framför förslagen till SOFT:s valberedning. Strategisk plan för svensk orientering Anne berättade om SOFT:s förslag till ny strategisk plan för svensk orientering. Styrelsen diskuterade igenom förslaget. Några positiva åsikter som lyftes var: Bra att ordet ledarutveckling används. Kapitlet med värdegrunden är bra skrivet. Kritik som lyftes var bland annat: De uppsatta målen brister i tydlighet och kan i vissa fall tyckas lite väl högt satta. För att vara en strategisk plan saknas det konkreta strategier och handlingsplaner för att nå de uppsatta målen. Styrelsen efterfrågar konkretare kommunikationsstrategier som kan appliceras för alla distrikt och föreningar för exempelvis motionsorientering. Beslut: Styrelsen beslutade att ge Anne förtroende att framföra styrelsens åsikter under ordförandekonferensen i samband med orienteringskonventet i Skövde. 11 Sammankomster SOFT:s konvent Anne och Magnus informerade kring orienteringskonventet i Skövde. Totalt är cirka 300 personer anmälda. VOF:s årsmöte 2014 Beslut: Styrelsen beslutade att VOF:s årsmöte 2014 hålls i Vårgårda den 5 mars. Samling blir och mötet kommer att starta SDF-möte i december Beslut: Styrelsen beslutade att Nina Olsson, Bertil och Magnus åker på mötet. Sida 5 av 6

6 En helt Ovanlig dag Magnus informerade kring upplägget med årets föreningsledarkonferens. Utbildningshelgen 2014 Magnus informerade om utbildningshelgen som kommer att hållas den 1-2 februari I år kommer den att arrangeras i Vara istället för Borås som det varit de senaste åren. Magnus redogjorde för det preliminära schemat under helgen. 12 Skrivelser att behandla Talang- och elitstöd Magnus informerade att det inkommit tre ansökningar angående talang- och elitstöd, från Hestra IF, OK Tranan och Ryda SK. Beslut: Styrelsen beslutade att AU får ta det slutgiltiga beslutet i frågan. 13 Övriga frågor Magnus meddelade att ett beslut har tagits om att ha parallella mittsträckor i alla klasser på Skaraborgsstafetten. Förändringen kommer att köras på försök 2014 och därefter utvärderas. Magnus tog upp frågan om VOF borde börja hyra ut Sportident-livekontroller till intresserade föreningar. Bertil känner en person som eventuellt har en smidig och billig lösning. Beslut: Styrelsen beslutade att Bertil undersöker vidare i frågan. Magnus gav förslag på att VOF behöver en strategi för hur förbundets GPS-enheter kan hyras och till vilken kostnad. Det är viktigt att det framgår att GPS:erna inte är möjliga att använda för live tracking. Beslut: Styrelsen beslutade att Bertil arbetar på att ta fram ett uthyrningsförslag. 13 Nästa möte Nästa möte blir måndagen den 9 december kl i Idrottens Hus i Skövde. Eftersom det kommer att serveras en jultallrik ges tyvärr ingen tid för träning innan mötet. 14 Mötets avslutande Mötet avslutades av Anne kl Vid protokollet Justeras Johan Törnroth Anne Udd Morgan Bodin Sida 6 av 6