Västergötlands Orienteringsförbund. Verksamhetsplan 2015

Transkript

1 Västergötlands Orienteringsförbund Verksamhetsplan 2015

2 Om dokumentet Det du nu håller i din hand är Västergötlands Orienteringsförbunds verksamhetsplan för Avsikten med dokumentet är att tydliggöra vad VOF gör och står för samt vilken verksamhet som avses bedrivas. Utvecklingsarbete Under 2011 inledde VOFs styrelse ett utvecklingsarbete, målstegen, vars process har fortsatt sedan dess. Längre fram i dokumentet presenteras Västergötlands OFs målstege, så långt som arbetet med den är klart. SISU samarbete Allt utvecklingsarbete och fortbildande tid redovisar VOF till SISU. Detta ger oss stora resurser tillbaka, vilka vi kan använda när vi gör aktiviteter och satsningar av olika slag. Vi kommer också att använda SI- SUs resurser och kunskaper för att strukturera vårt kommittéarbete ytterligare. Det kan handla om mötesstruktur/kultur. Vilka dokument som ska presenteras och när osv. Allt arbete i dessa frågor är med avsikt att förbättra och framförallt förenkla arbetet i kommittéer och styrelse. VOF kommer även 2015 att satsa extra mycket på ledarna inom organisationen. Avsikten är att, förutom att skapa mervärde och utbildning för ledarna, synliggöra ledarskapet och funktionärsskapet på distriktsnivå. Vi vill också skapa tyligare nätverk och samverkan genom hela VOFs organisation. Dessutom ger ökad synlighet ökad känsla av närvaro, vilket vi anser stärkande för orienteringen i Västergötland. För ledarprogrammet 2015 avsätts särskilda medel, vilket dock inte ska påverka den ordinarie verksamheten. SISU kommer också vara med och stötta satsningen på våra ledare. Läs mer om SISUs roll här bredvid. Målstegen Målstegen är ett SISU material som används för att tydliggöra verksamhetsidé, värdegrund, vision, verksamhetsområden, mål, strategier och handlingsplaner. Genom målstegen har styrelsen förhoppningar om att orienteringen i Västergötland ska fortsätta utvecklas med starka föreningar och aktiva medlemmar. Under 2015 fortsätter arbetet med de sista stegen i stegen. Verksamhetsidé VOF ska stödja, samordna och utveckla orienteringssporten och företräda denna för och med föreningarna i Västergötland så att orienteringssporten blir bättre, starkare och att kvaliteten ökar. Verksamhetsområden - Arrangemang - Ungdom - Elit - Junior - Föreningsutveckling - Kommunikation - Egna organisationen Målsättningar Varje verksamhetsområde har egna mål, strategier och handlingsplaner. När vi har formulerat mål för våra verksamhetsområden har vi även tagit hänsyn till målen i SOFTs verksamhetsplan. Målen ska vara SMARTa dvs. Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidssatta. Vision Sveriges bästa orienteringsdistrikt Värdegrunden - Glädje - Öppenhet - delaktighet, demokrati, jämställdhet, ungdomsperspektiv - Utmaning för alla - Rent spel tävlande på lika villkor 2 Västergötlands orienteringsförbunds

3 Pågående arbete per område Arrangemang Förbundet har arbetat med att höja deltagaromdömet för banläggningen på distriktets tävlingar. Ansträngningar har gjorts kring banläggningsutbildningarna och nya banläggarträffar har införts. Dessa hålls i samband med tävlingsledarträffar. Målsättningen att nå ett snittbetyg på 4.0 (av 5.0) har dock inte nåtts till Bredd på tävling är ett begrepp som förbundet arbetar med i ett försök att förmå arrangörerna i distriktet att öppna sina orienteringstävlingar utanför den traditionella målgruppen. Genom konceptet har flertalet föreningar försetts med motionsorienterings-kit och nya anvisningar har tagits fram i Västgötamodellen 2.0. Vidare har även två nya ÖM klasser växt fram och kommer lanseras Ungdom Med mål om att öka antalet ungdomar på distriktets ungdoms cup har det som tidigare kallades Westgota Cup blivit Team Sportia League och stort fokus har ägnats åt marknadsföring av ligan samt att arrangemangen ska hålla hög kvalité. För det sistnämna har VOF tagit fram arrangörsmaterial. Förbundet arbetar även aktivt med rekrytering och utbildning av unga ledare. Främst genom O-Camp projektet men det gäller även för USM-truppen och Konfirmationslägerledarna. Junior I ett försök att skapa och erbjuda bättre verksamhet åt juniorer i distriktet har förbundet startat upp ett samarbete med Smålands OF och GÖteborgs OF, vilket kommer ha sina första gemensamma aktiviteter under Ett steg för att förbättra orienteringsmöjligheterna för distriktets juniorer har också utgjorts av att inkludera dem i nya Team Sportia League. Elit Med en målsättning att skapa tre bra elitmiljöer, varav en med RIG, i Västergötland har ett arbete inletts med start i Borås. Lokala föreningar och Borås Högskola har i samarbete med Västergötands OF ett koncept klart för marknadsföring och start under Föreningsutveckling Föreningsutveckling har i Västergötland ett par olika spår. Det ena handlar om att behålla, eller helst öka, antalet orienteringsföreningar i distriktet samt få föreningar mer aktiva i gememsamma aktiviteter, samverkan och sammankomster, samt att få fler föreningar som arrangerar nationella tävlingar. För detta görs insatser i fråga om ökad kommunikation (för att få fler att delta på aktiviteter), satsning på att etablera MTB-O (kan ge fler föreningar) samt erbjudande om föreningsutvecklingsträffar. Därutöver har ett erbjudande till nya arrangörer om utbildning funnits 2014 och 2015, vilket några nyttjat. Det andra spåret rör utveckling av föreningsverksamheten och i det avseendet rör mycket det som förbundets Breddprojekt arbetar med. Se sidan 4. Kommunikation Även gällande information och kommunikation arbetar förbundet med flera olika, offensiva, tilltag. Under 2014 gick förbundet helt över till digital kommunikation och hemsidan utgör numer den centrala informationsbäraren. Förbundet nyttjar sedan flertalet kommunikationskanaler för att sprida informationen, Nyhetsbrev, digital tävlingsbilaga Tävlingar, Sociala medier såsom facebook och twitter. Förbundet har även ett eget instagramkonto. Vidare sker fortsatt mycket kommunikation via e-post och en del utskick såsom exempelvis årsmöteshandlingar sker brevledes. För att öka orienteringsföreningarnas tillgänglighet har förbundet tagit fram en webplats, vilket ger föreningarna möjlighet att enkelt positionera sin klubbstuga och kortfattat beskriva sin verksamhet. I en ambition om att underlätta de demokratiska vägarna och skapa mer delaktighet har förbundet haft målsättning om att regelbundet lägga ut frågor genom våra kommunikationskanaler om olika aktuella ämnen. Detta har emellertid inte genomförts i den utsträckning ambitionen var inför Planen för 2015 är att istället inbjudna till en storsamling, en framtidskonferens, för att gemensamt ta ny fart och ett stort avstamp för framtiden. Förbundet har även valt att medverka i Svenska Orienteringsförbundets media- och marknadsgrupp och därigenom försöka påverka att på ett nationellt plan underlätta för föreningarna att arbeta och vara framgångsrika i dessa frågor. Bland annat gällande framtagande av grafiskt material, mallar och annat. Egna organisationen Västergötlands OF strävar efter en god och kontinuerlig kontakt med samarbetspartner som SISU Idrottsutbildarna, Västergötlands Idrottsförbund och Svenska Orienteringsförbundet. Genom ökad kommunikation och samverkan utvecklas orienteringssporten i Västergötland och Sverige. Under 2014 har även samverkan med granndistrikt initierats. Organisationen, styrelsen och kommittéerna ska ha en jämn fördelning avseende ålder, kön och geografisk spridning i distriktet, vilket valberedningen hittills skött med bravur. Förbundet strävar efter att vara mer synliga för orienteringsföreningarna. Förutom de aktiviteter och sammankomster som förbundet vanligtvis arrangerar har styrelsen därför börjar förlägga styrelsemötena ute hos någon av föreningarna. Styrelsen har också ett tvådagars möte i samband med den andra DM-helgen på hösten och medverkar på lång-dm arenan. För att fortsättta utveckla verksamheten har förbundet satt upp en målsättning för att över tid i genomsnitt ha minst 2,0 årsanställda, 200% inleds med 185% fördelat över tre anställda. Strategien för året är att fortsätta söka externa medel för att finansiera anställningar i centrala utvecklingsprojekt och på så sätt nå målet till Förbundet vill också verka för alla fyra grenar inom orienteringssporten. Under 2014 har MTB-O aktiviteten ökat och tävlingskommittén har numer en kontaktperson för grenen kommer första DM:et genomföras och inte mindre än fyra tävlingar genomföras. För skid-o finns emellertid fortsatt ingen kontakt och därmed även ringa aktivitet i distriktet. Västergötlands orienteringsförbunds 3

4 Styrelsen Styrelsen ansvarar för all verksamhet i distriktet. Verksamheten ska planeras, organiseras, budgeteras och genomföras. Styrelsen ska hämta ny kunskap från omvärlden och SOFT, samt lyssna till övriga kommittéer. Nedan redovisas vad som ingår i styrelsens uppdrag. Verkställa årsmötets beslut Ta fram verksamhetsplaner för kommittéer och funktionärer Hålla sig underrättade om verksamheten i distriktets föreningar Svara för erforderlig information till föreningar, myndigheter och massmedia Leda förbundets kansli Kansliet Administration Rapportering till VIF, SOFT och SISU samt till VOFs föreningar. Ekonomi Sköta samtliga in och utbetalningar, behandla budget och se till att avstämningar sker för att skapa kontroll över det ekonomiska läget. Kommittéer Stödja kommittéerna i deras arbete rörande aktiviteter, utbildningar, anmälningar, information mm. Utöver detta ge extra stöd och punktinsatser där det behövs. Aktiviteter Verka för att VOFs aktivitetsutbud förblir rikt och uppskattat. Kansliet ansvarar också för det praktiska för flertalet sammankomster såsom kommittémöten, styrelsemöten, årsmöten, tävlingsledarträffar, utbildningstillfällen mm. Ledare Verka för att ledarna och funktionärerna i VOF ges möjlighet till utveckling och utbildning Utbildningar Kansliet ska verka för att distriktet har ett omfattande utbildningsutbud och i samråd med kommittéerna skapa de utbildningstillfällen som efterfrågas. SISU Verka för att samarbetet med SISU fortskrider och utvecklas såväl på distriktsplaner som ute hos klubbarna. Föreningsstöd Driva föreningsutvecklingsprojekt för mindre föreningar och vid förfrågan hjälpa föreningar i utvecklingsarbete eller dyl. Information Kansliet ansvarar tillsammans med styrelsen för att informationsspridningen inom distriktet fungerar väl. Valberedningen Valberedningens arbete består i att föreslå kandidater till styrelseuppdrag samt revisorer inom Västergötlands Orienteringsförbund. Breddprojektet Västergötlands OF driver tillsammans med drygt 20 föreningar i distriktet ett breddorienteringsprojekt under med det spännande målet Att skapa en helt ny orienteringsvardag i Västergötland. För 2015 är planen lagd. Utbildningar och träffar i februari, Motionsorienteringar och bredd på tävling både under vår, sommar och höst och sannolikt ett par nya Hittautorter som rullar igång under året. Lyckas detta, samtidigt som vi blir bättre på att kommunicera och marknadsföra orienteringen, föreningen och verksamheten finns goda förutsättningar för att skapa en ny orienteringsvardag. Breddföreningarna har försetts med ett motionsorienteringskit för att enkelt kunna stöpa om befintliga (eller nyskapade) träningsorienteringar till motionsorienteringar och även till att skylta upp de öppna motionsbanorna bättre på sina arrangemang. Hittaut.nu Under 2013 inleddes ett samarbete mellan befintliga Hittaut orter i Västragötalandsregionen med ambitionen att rekrytera fler nya orter som startar upp 2015 eller Detta arbete forstätter under Mer information finns på förbundets hemsida. 4 Västergötlands orienteringsförbunds

5 Elit- och juniorverksamhet För närvarande finns ingen elitkommitté i distriktet. Bertil Åkesson har anställts för att bl a driva frågorna kring juniorverksamheten och i hans uppgift ligger också att driva ett projekt för kretstränare, vilket påbörjades under 2013 och fortsätter Avsikten är också att få en varaktighet i upplägget som är hållbart över tid. Verksamhet Ett antal aktiviteter finns inplanerade och det rör sig framförallt om juniorträffar. De flesta med stort träningsfokus och med inriktning på årets SM tävlingar men också en del med större socialt fokus för att främja glädje och gemenskap bland deltagarna. Förhoppningarna är också att med föreningars, föreningsledares och kretstränares hjälp kunna arrangera ett antal resor till Swedish League och SM-tävlingar. Kretstränarprojektet Västergötlands OF har under 2012 initierat ett projekt för att etablera en kretstränare i samtliga nio kretsar i distriktet. Det arbetet som sjösattes under 2013, vidareutvecklades under 2014, och kommer drivas vidare I sex av nio kretsar har en kretstränare kommit på plats och aktiviteterna startat. I projektbekrivningen är idén att verksamheten bör omfatta ca. 30 träningstillfällen per år, samt ett eller två läger/ träffar tillsammans med andra kretsar. Huvudmålgruppen för aktiviteterna är åringar, men det ska alltid vara öppet för äldre att vara med. Svårighetsnivån bör börja på gul nivå, men minimiåldern ska vara 13 år. Anledningen till att det bör finnas relativt enkla övningar är att det är viktigt att kunna fånga upp de löpare som inte har hunnit lära sig så bra ännu, samtidigt som det är viktigt att hålla ihop grupperna åldersmässigt. Tränare/ ledare från klubbarna är med och hjälper till med att instruera, följa upp mm. Efter varje säsong (2 gånger per år) samlas styrgrupp, kretstränare, klubbtränare och kretsarnas planeringsgrupper för utvärdering. Ungdomsverksamhet Ungdomskommittén ansvarar för all ungdomsverksamhet som genomförs i distriktets regi. Verksamheten ska planeras, budgeteras och genomföras. Ungdomskommittén är uppdelad i flera olika projekt, som jobbar självständigt och med egna ledningsgrupper. Detta hindrar inte att det ändå finns plats för ett samarbete mellan projekten. Många av ledarna kommer från vårt egna ledarprojekt O-CAMP, vilket vi definitivt ser som en styrka. Nedan redovisas vad som ingår i kommitténs verksamhetsplan för USM-truppen Under året kommer USM-ledarna att planera och genomföra USMtruppens verksamhet så att ungdomarna förhoppningsvis kommer väl förberedda till USM och därmed kan prestera så bra som de vill under tävlingarna. Fokus ligger också på att skapa en lagkänsla och att ungdomarna ska känna gemenskap. USM 2015 arrangeras av Sundsvalls OK med sprint den 11 september, långdistans 12 september och distriktsstafett 13 september. O-CAMP O-CAMP är ett ledarutvecklingsprojekt som genom teori och praktik skapar nya ledare inom många olika områden. Individutveckling samt ledarförsörjning för klubb och distrikt är två av de viktigaste målen med projektet. Det är dessutom ett av Sveriges bästa orienteringsläger för ungdomar arrangeras lägret på Tånga Hed i Vårgårda den juni. Det blir andra gången som lägret arrangeras på Tånga Hed, förra gången var Konfirmationsläger Från början av juni till början av juli får orienteringsungdomar chansen att kombinera orienteringsläger med konfirmationsläsning. Lägret skall utveckla ungdomarna både som orienterare och individer. Tävlingsresor Unionsmatchen arrangeras den maj 2015 av OK Skogshjortarna. Västergötlands OF kommer som vanligt att ställa upp med maximala 7 löpare i varje klass för uttagna ungdomar. Under året anordnas även en resa till Götalandsmästerskapen för distriktets 16 och 14-åringar. GM går i Hässleholm den augusti Likt förra året kommer GM även att avgöras i en sprinttävling. Arrangör är Hässleholms OK. Gemensam resa kommer även att arrangeras upp till Daladubbeln i oktober. Uttagningar Ungdomskommittén ansvarar för all uttagning till USM, GM, UM och AXA-stafetten. Uttagningen kommer främst baseras på Team Sportia League om inte annat anges på ungdomskommitténs hemsida. Det kan dock vara så att antalet genomförda tävlingar i TSL kan missvisa i resultatet och därför förbehåller sig ansvariga ledare för respektive uttagning att även kunna ta ut löpare på resultat från andra tävlingar. Nya projekt Ungdomskommittén är en kommitté som hela tiden är intresserad av nya projekt. Under året kan det mycket väl tillkomma ytterligare projekt för att stimulera och utveckla distriktets ungdomar. Information För att underlätta informationsspridningen skall under året all information finnas tillgänglig via VOF:s hemsida under fliken ungdom, men för att sprida information kan även mail, Facebook eller andra kommunikationsformer komma att användas. Ungdomskommittén går även att nå på usmtruppen@gmail.com. Västergötlands orienteringsförbunds 5

6 Tävlingskommittén Tävlingskommittén ansvarar för att distriktets tävlingar genomförs enligt SOFT:s tävlingsregler och med hänsyn tagen till mark, vilt och flora. Detta innebär att stödja tävlingsarrangörer men också ställa krav på kvalitén i arrangemangen. Tävlingskommittén ska även verka för en utveckling av tävlingsverksamheten och om möjligt pröva nya idéer. Arbetsuppgifter Ha regelbundna möten och ha särskild utsedd mark- och viltkontaktperson. Fastställa tävlingsprogram för Västergötland som har god geografisk spridning, är fördelat på olika distanser och är samordnat med angränsande distrikt. Ansvara för långtidsprogram avseende mästerskap samt verka för att distriktet söker och tilldelas tävlingar av bl a SM- och övriga Värdetävlingar. Hämta ny kunskap från SOFT, ta in synpunkter från andra kommittéer och föreningar i distriktet i syfte att verka för att förbättra och optimera tävlingsverksamheten. Sprida kunskaper om regler, riktlinjer, anvisningar och rekommendationer främst genom information på hemsidan, utbildningar, arrangemangskonferens och Västgötamodellen 2.0. Ansvarar för att granska och godkänna ansökningar till mästerskap, nationella tävlingar och distriktstävlingar. Ansvarar för att huvudfunktionärer vid tävlingar (tävlingsledare, tävlingskontrollant, banläggare och bankontrollant) har rätt utbildning. Särskild vikt läggs vid att banläggare och bankontrollant har rätt behörighet. Ansvarar för, i samråd med arrangör, att banoch tävlingskontollanter utses vid DM. VOF TK delegerar till arrangör, att i samråd med VOF TK, utse banoch tävlingskontrollanter vid övriga tävlingar i nivå 3 och 4. Utser jury vid GM och DM-tävlingar. Ansvarar för fortsatt utveckling av Västgötamodellen. (Kvalitétssäkring/ kvalitétsuppföljning av arrangemang.) Arrangörscoach är föreningens stöd och samtalspartner vid allehanda orienteringsfrågor Ansvarar för samråd med Länsstyrelsen enligt Allmänna råd. Huvudansvarig för distriktets PreOverksamhet. Ansvarar för att tävlingsrapport och resultatlistor insändes enligt SOFT:s regler samt redovisar närtävlingar till SOFT. Aktiviteter Tävlingsprogram 2015/16 - Långtidsprogram - Tävlingsledarträffar - Utbildningar - Hålla hemsidan uppdaterad - Bevaka O-ringen och U10mila - PreO-verksamhet - Teknisk konferens SOFT - Västgötamodellen, fortsatt utveckling - Utveckla MtbO i Västergötland Kartkommittén Kommittén ansvarar för kartfrågor. Skall bevaka kartfrågor och inhämta ny kunskap från SOFT m.m. Uppgifter att sprida och nå ut med aktuell info. En fortsatt verksamhet för kommittén är att få samtliga västgötaklubbar att lägga upp sina kartor i nya kartbanken. Utse kartkontrollanter vid tävlingsarrangeman som DM och nivå 1&2. Det är för att rätt kvalitetsnivå följs. Ha koll på utskrifter för tävlignar där inte certutskift används. Västergötlands Orienteringsförbund Box Skövde Gustav Adolfs gatan Västergötlands orienteringsförbunds