Protokolljusterare Margaretha Elfving utses till protokolljusterare.

Transkript

1 Protokoll fört vid styrelsemöte för Gymnastikförbundet Väst, torsdag den 8 mars 2012 klockan på Östra Hamngatan 52. Närvarande: Christer Holmgren, ordf, Robert Andersson, Bodil Berntsson, Margaretha Elfving, Jessica Gustafsson 3, Jesper Hedlund. Från kansliet: Lena Fridlund. Anmält förhinder: Sofia Blom, Kristina Göthberg. 1 Mötets öppnande Ordförande hälsar alla välkomna och inleder sitt sista styrelsemöte med att tacka för de gångna sjutton åren som ordförande för Gymnastikförbundets olika sammansättningar här på västkusten. Därmed förklaras mötet öppnat. 2 Protokolljusterare Margaretha Elfving utses till protokolljusterare. 3 Anmälan av övriga frågor a) 6, Budget b) 6, Bokföringsprogram c) 9 c) Lingförbundets årsmöte 9 d) Mentorskapsprogram 9 e) Årets ledare, Årets förening Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs. 4 Protokolljustering Protokoll från den 2 februari justeras och läggs till handlingarna. 5

2 6 Ekonomi - Kostnader i samband med GympaKidz-convent Styrelsen beslutar att bevilja Barn/Ungdomskommittén ytterligare 500 kronor som inte ersätts av Idrottslyftsmedel för deras medverkan på GympaKidz-conventet i Stockholm 4 5 februari samt att ersätta resekostnaderna i samband med detta. Styrelsen önskar att hela kostnadsbilden i samband med aktivitet ska presenteras i fortsättningen, innan beslut tas i frågan om ersättning. - SEB De medel som tidigare funnits på konton i SEB och som inte varit räntebärande, har placerats om till räntebärande konton med tre månaders löptid och med en ränta på för närvarande 3,10 %. - Aktuellt läge Lena redogör för de samtal som förts med GF Västs revisor Carina Ombert rörande byte av bokföringssystem från SPCS till Speedledger. Då Carina starkt avråder från användning av det sistnämnda, beslutade styrelsen att ge kansliet i uppdrag att fortsätta använda SPCS. Detta för att vårt nuvarande system enklare kan hantera bokföring i resultatenheter. Med anledning av att oklarheter rått runt bokföringssystemen, har kansliet inte blivit klara med bokföring som kan redovisa aktuellt läge. Rapport kommer istället på nästkommande styrelsemöte. Noteras kan dock att en del kurser ställs in. Lena får i uppdrag att kontakta de berörda kommittéerna och ta reda på orsakerna. - Årsbokslut Resultatet för år 2011 blev ,05 kronor. Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att resultatet ska överföras till ny balansräkning. - Budget Styrelsen beslutar att justera budgeten för år 2012 till kronor för posten Personal, styrelse, kommittéer samt att göra en notering om att landstingsbidragen förväntas öka år 2012 med anledning av att GF Väst genomfört fler kurser under år Rapporter 7 a) Årsmöte Lena informerar om upplägget för ordförandekonferensen som föregår årsmötet. Lena, Christer och Malin Eggertz Forsmark kommer att informera om arbetet inom GF Väst och med Gymnastikförbundets Vision Lena presenterar förslag på styrelsens proposition till årsmötet rörande stadgeändring i frågan om antal ledamöter i styrelsen, enligt följande ny formulering:

3 3 Kap. GRF-styrelsen 7 a), forts. 1 Sammansättning, kallelse och beslutmässighet GRF-styrelsen är, när GRF-årsmöte inte är samlat, GRF:s beslutande organ. GRF-styrelsen består av ordförande samt åtta övriga ledamöter, valda enligt 2 Kap. 5 punkterna 13 och 14. Styrelsen beslutar enligt förslaget. Styrelsen beslutar också att till lunchen med föreningsordföranden som föregår ordförandekonferensen, bjuda in GF Västs valberedning och revisorer. Lena skickar ut en inbjudan. b) Konsulenten rapporterar Lena rapporterar från en mycket lyckad Baby&Barnmässa den 2 4 mars på Svenska Mässan i Göteborg. Uppträdande med Bamsegympa lockade överlägset flest deltagare till stora scenen och många hänvisningar gjordes i montern till gymnastikföreningar inom regionen. Intresset för barn- och familjegymnastik är mycket stort, vilket Lena via mail meddelat barnföreningarna med en extra uppmaning att satsa på eller vidareutveckla föreningens småbarnsverksamhet. Lena redogör för den hjälp hon hittills har kunnat bistå föreningar med, som frågor om Idrottslyftet, hur man blir en Gymmix- eller GympaKidz-förening, hjälp med frågor som rör stadgar, årsmöten osv. Vi har fått tre föreningar, Nissaflickorna, ABGS och Lingförbundet, som ska hjälpa till med cirkusskola i samband med Cirkus Scotts föreställningar i Halmstad respektive Göteborg. c) Övriga rapporter Lena rapporterar att tomträttsavgiften för Gymnastikens Hus i Bergsjön kommer att höjas från kronor per år till kronor per år de kommande tio åren med start den 1 oktober Christer rapporterar att SDF Östra Göteborg lämnat beskedet att man i dagsläget inte arbetar med frågan om ett övertagande av Gymnastikens Hus då alternativa lokallösningar saknas. Turnföreningen önskar bygga en egen hall i Torslanda. Lena rapporterar att hon vid ett möte med Linus Kroon på Idrott och förening fått reda på att ingen ny hall planeras i området men att Torslandaskolans sporthall ska gymnastikanpassas.

4 7 c) forts. Christer lämnar en rapport från regionordförandekonferensen i Stockholm. Kommittéärenden GH: Fördelning av tider, arbetsgrupp Styrelsen beslutar att ge GH-, Trupp- och AG-kommittéerna i uppdrag att ta fram förslag på fördelning av träningstider i Gymnastikens Hus. Förslaget ska vara klart i maj. Robert hör med ansvariga i Enskede- och Åkeshovshallen om hur de löst fördelningen av sina tider. Jessica pratar med Ewa om hur stort intresset är bland regionens föreningar för att hyra GH. BUK: Marie Svensson från Barn/Ungdomskommittén lyfter via Maggan frågan om möjligheten att lösa problemet med tillgången till teknisk utrustning som till exempel datakanon i samband med utbildningar. Utrustningen finns på kontoret i Göteborg och resvägen kan ibland vara för lång för utbildarna för att de ska kunna komma och hämta den. Christer ser till att frågan tas upp på nästa ordförandekonferens. 8 9 Besluts- och diskussionsfrågor a) Representanter vid DF:s/SISU-d:s årsmöten Styrelsen beslutar att utse Regina Svensson till GF Västs ombud på Hallands Idrottsförbunds och SISU Hallands årsmöten i Falkenberg den 31 mars. (Per capsulam) Styrelsen beslutar att Lena åker som representant för GF Väst till Västergötlands Idrottsförbunds och SISU Västergötlands årsmöten den 17 april i Vara. Detta om inte nästa GF Väststyrelse utser någon annan representant. Styrelsen ger i uppdrag till nästa GF Väststyrelse att utse en representant till Västsvenska Idrottsförbundets och SISU Västs årsmöten i Göteborg 18 april. Lena meddelar VSIF att vi anmäler en person men önskar återkomma med namn. b) NM i RG, Halmstad 3 4 mars Christer meddelar att han besökt NM i Halmstad för Gymnastikförbundets räkning.

5 Övriga frågor 9, forts. c) Lingförbundets årsmöte Lingförbundet fyller 100 år i år och har sänt en inbjudan till sitt årsmöte den 28 mars till Stefan Bengtsson, SvGF, som lämnar inbjudan vidare till GF Väst. Ingen i styrelsen har dock möjlighet att närvara vid nämnda årsmöte. Frågan ska lämnas över till den nya GF Väststyrelsen. Lena meddelar föreningen. d) Mentorskapsprogram Lena framför information från Kristina rörande mentorskapsprogrammet som tagits fram. Cecilia Losvik från Halmstad RG har tilldelats en mentor inom idrottspsykologi och mental träning. Mentorn kommer från Elitränargruppen i Halmstad. Arvodet är 500 kronor per tillfälle under sex tillfällen år Styrelsen godkänner arvoderingen. e) Årets förening, årets ledare Till tävlingen Årets ledare och Årets förening har sju respektive fem ansökningar inkommit. Bodil och Jessica utses till arbetsgrupp för att kora en vinnare i varje kategori. Vinnarna presenteras på årsmötet den 25 mars samt blir GF Västs bidrag till Gymnastikförbundets riksövergripande tävlingar med samma namn. Styrelsen beslutar att vinnarna ska få varsin vas från Gymnastikförbundet, blommor samt ett presentkort på kronor till vinnande ledare och kronor till vinnande förening. Presentkorten ska anpassas efter vinnaren. 10 Lingklubbens stipendium Styrelsen beslutar att Lena skickar ut anvisningar om Lingklubbens stipendium till GF Västs föreningar. 11 Nästa möte Nästa möte blir årsmötet den 25 mars. 12 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet och önskar GF Väst lycka till i sitt fortsatta arbete.

6 Göteborg Lena Fridlund, sekr Christer Holmgren, ordf Margaretha Elfving