Protokoll vid styrelsemöte Örebrocyklisterna

Transkript

1 Protokoll vid styrelsemöte Örebrocyklisterna Tid och plats: Klubblokalen kl Närvarande: Camilla Hansén, Lars-Erik Aversjö, Helena Kihlberg, Christer Rydén, Jenny Sverker, Gabriel Litzell, Patrik Lövgren. 1. Mötet öppnas. Ordförande Camilla hälsar välkommen. 2. Camilla valdes till mötesordförande och Patrik till sekreterare. Christer och utsågs till justerare. 3. Den tidigare utsända dagordningen godkändes. 4. Föregående protokoll stämdes av. 5. Ekonomisk rapport från Linnéa togs upp utan att något nämnvärt avvikande noterades. Mötesdeltagarna kom överens om att Helena gör en extra översyn av den ekonomiska rapporten inför varje möte och uppdagar ifall något avviker från det normala. Detta för att effektivisera mötesprocessen framöver. 6. Vänern Runt Uppdatering av Camilla och Helena. Ett riktigt bra arbete har gjorts gällande bansträckning av Helena och Jenny och utförliga vägbeskrivningar är framtagna. Ny depå vid Karlstad Racketcenter samt i Vänersborg (där Wänershof gör ett uppehåll i sitt GP-lopp för att underlätta och höja säkerheten för samtliga cyklister). Vidare har projektgruppen jobbat hårt med tydliga uppförandekoder och kommunikation till samtliga deltagare. Ledningen för Vänern Runt kommer träffa FMCK kommande vecka. Den 20/5 anordnas även en genomgång för funktionärer och iblandande på Svampen i Örebro. - Beslut taget om att samtliga gruppledare under Vänern Runt skall få sina startavgifter betalda. 7. Hjälmaren Runt Arbetet går vidare. Avstämning med projektledare och ordförande tors 4/5. Lars-Erik har ordnat ett förhandsreportage i Örebroar n samt 500st Shimanokepsar för att sätta lite extra prägel på 50-årsjubileumet.

2 Christer föreslår en uppskjutning av föranmälan till två dagar innan cykelfesten för att underlätta administration och anmälningsförfarandet på plats. -Beslut taget att Projektgruppen har mandat att ändra detta vid synligt behov. 8. Återrapport Örebro cykelfestival Projektledaren tackar för engagerat deltagande från Örebrocyklisterna. Utvärdering önskas av city Örebro. Det finns en god potential i ett arrangemang som men också mycket att önska av årets festival. Mer fokus på cykel och fler cykelbutiker representerade. Vidare upplevde några att prislappen var förhållandevis hög för deltagandet. Camilla föreslår även att start- och mål för Hjälmaren runt skulle kunna ske i anslutning till festivalen och Cykelns dag den 12 Maj nästa år. Vidare diskussion och undersökning kring detta under hösten. 9. Förfrågan om att arrangera SM i landsvägscykling 2018 SCF har ställt frågan till Örebrokompaniet och vidare till Örebrocyklisterna. Vi är hedrade över förfrågan men bedömer att organisation och kunskap måste byggas upp för att hantera ett sådant arrangemang. Det finns otroligt många fördelar med ett sådant arrangemang för klubben och ambitionen finns till ett genomförande i framtiden, dock inte Beslut att tacka nej till förfrågan att anordna SM i Landsvägscykling Vänern Runt 2016 Förundersökning färdig och vidarelämnad till åklagare Camilla informerar om processen. 11. Sponsorer Lars-Erik Aversjö berättar hur vi arbetar med sponsorer. Samarbetet med sponsorer bör bli tydligare. Förslag på utveckling diskuteras kort för vidare arbete under hösten. - Beslut att underlätta arbetet för Lars-Erik med en sponsringsgrupp/ kommité som förrutom Lars-Erik består av Gabriel och Patrik. Vidare överlämnas uppdrag till sponsringsgruppen att ta fram en rutinbeskrivning för sponsring under hösten (efter övriga arrangemang).

3 Lämpligtvis är tidsramen att detta skall vara färdigt och sjösättas i samband med ny hemsida. 12. Erbjudande från Från Vélo Performance. Gruppköp av effekt-mätare (stages power meters) samt stående medlemsrabatt på ex service eller hjälmar. -Beslut taget om att inte gå vidare med Vélo Performance erbjudande om gruppköp av effektmätare. Återkommer gällande medlemsrabatt då vi avser att se över hela vårt medlemserbjudande under hösten. 13. Motionskomittén Camilla föreslår någon form av träningsläger för att locka, behålla ledare och stärka deras roll. Huvudsyftet skall vara att utveckla rollen, skapa en trygghet hos ledarna i form av ökad kunskap och praktik med träning, ledarskap och teori på ex Bosön. Motionskommitén undersöker detta och tar hjälp av Camilla och hennes nätverk i fråga. Vidare försöker Christer och Jenny hitta någon ytterligare som kan hjälpas åt med arbetet i motionskommitén. -Beslut om att samtliga ledare skall premieras och stärkas med en fri startavgift till önskat motionslopp (tillsammans eller enskilt). -Beslut om att samtliga ledare skall erhålla ett kit med bibs och en jersey när ÖC fått sin nya kollektion på plats till hösten. 14. Randonneur Kort diskussion kring randonneurverksamhet. Hur kan vi locka ytterligare medlemmar till dessa rundor. Ett förslag som lyfts under mötet är att betona dessa lopp tydligare under söndagscyklingen. Vidare har Patrik fått uppdraget att prata med Börje om möjligheten att lägga ett Randonneurlopp om 20 mil under 2018 i nära anslutning till exempelvis Vätternrundan som förberedande träning (förslagsvis slutet på maj). 15. Ansvarsområden och roller Genomgång av ansvarsområden, och fördelning: - Vätternrundan, bokning av gruppper, att ta över efter Henrik Jonsson. Beslut om att Gabriel övertar och utvecklar denna roll.

4 - Camilla lyfter frågan om en vice ordförande för att underlätta, dela och effektivisera arbetet vid tillfällen då hon inte kan vara på plats. Inget beslut idag, men en vädjan till övriga styrelsen från ordförande att fundera på lämplig kandidat. - Teknik, datorer mm i lokalen. Beslut om att ställa frågan till Lars H och Rickard B, och även godkänna dessa roller om tillfrågade är intresserade. - Klubblokalen Beslut om att Patrik får ett huvudansvar för eventuella inköp och skötsel. - Tävlingsverksamhet Patrik får i uppdrag att prata med Bengt A om att tillsätta en projektgrupp för diskussion kring utveckling av tävlingsverksamheten i Örebrocyklisterna. - Kläder, att ta över efter Sasha Strid Punkten bordläggs till kommande möte. 16. Inbjudningar - Föreningarnas dag, 1 juni, i arrangemang av Örebro föreningsråd - Bingoalliansens stämma. Beslut om att inte medverka på stämman. 17. SISU, ny idrottskonsulent Vår nya konsulent Thomas Malmgren vill träffas. Bjuds in till styrelsemöte efter kommande arrangemang. 18. Övriga frågor -Tävlingsverksamhet och erbjudande för att locka fler medlemmar att tävla i Örebrocyklisternas färger. Patrik får i uppdrag att titta på tidigare erbjudande och vid behov ta fram ett förslag till styrelsen i samråd med Bengt A. -Diskussion om hur vi skall mottaga nya medlemmar. Frågan bordläggs till kommande möte. -Fråga om en Facebookgrupp för styrelsen

5 Frågan bordläggs till kommande möte Vid protokollet Justeras Patrik Lövgren Christer Rydén Ordförande Camilla Hansén