Sektorn för socialtjänst GRUNDERNA FÖR DET SYSTEMATISKA KVALITETSARBETET 3 kap 3 och 4 att uppföljningsbara mål utifrån SoL eller LSS fastställs Uppföljningsbara mål utifrån SoL och LSS definieras, på såväl verksamhets- som enhetsnivå, och följs upp i verksamhetsplanerna (VEP) och verksamhetsberättelserna (VEB) Sektorschef, verksamhetschef och enhetschef ansvarar för respektive område. kvalitetsarbetets inriktning och omfattning är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål Mätbara kvalitetsindikatorer, knutna till verksamhetens alla mål, redovisas och följs upp i VEP och VEB i form av nyckeltal för respektive verksamhet ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet fastställs Ansvarig befattning är identifierad i anslutning till alla krav i författningen (SOSFS 2006:11, bilaga 1) enskilda och grupper, t.ex. brukarorganisationer, ges möjlighet att vara delaktiga i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten Brukarundersökningar genomförs på alla enheter varje år. Resultatet redovisas och följs upp i VEB och VEP, på intranätet samt på kommunens hemsida.
Forts. Enheterna har modeller för brukarinflytande vilka redovisas i VEB och VEP Verksamhetschefen träffar regelbundet handikapporganisationerna. Verksamhetschef personalen görs delaktig i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten Alla enheter reviderar sina verksamhetsplaner i samråd mellan enhetschef och personal. Personal arbetar kontinuerligt med genomförandeplaner och social dokumentation. Biträdande enhetschef kvalitetsarbetet dokumenteras och kontinuerligt följs upp Kvalitetsarbetet redovisas utifrån mål och kvalitetsindikatorer i verksamhetsplanen och följs sedan upp i den årliga verksamhetsberättelsen. Redovisningen sker utifrån medborgarperspektivet, medarbetarperspektivet, verksamhetsperspektivet och ekonomiperspektivet Nämnden ska försäkra sig om att det bedrivs ett systematiskt kvalitetsarbete i övrig yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet 2
från vilken nämnden upphandlar tjänster för att fullgöra skyldigheter enligt SoL, eller åt vilken nämnden genom avtal enligt 17 första stycket LSS uppdragit att tillhandahålla insatser enligt samma lag I samband med upphandling ställer inköpsavdelningen vid behov krav på att systematiskt kvalitetsarbete bedrivs. Vad gäller verksamhetens köp av tjänster som går utanför ramavtal ska verksamhetens kvalitetsarbete redovisas och bedömas innan avtal undertecknas. Verksamhetschef SAMVERKAN OCH SAMARBETE 4 kap 1 att det finns rutiner som tydliggör ansvaret för samarbete, internt och externt, som gäller den enskildes behov av insatser vad avser tex. överföring av information Samarbete diskuteras vid brukarmöte och brister som identifieras då eller i andra sammanhang rapporteras som avvikelser. Rapporteringen ligger sedan till grund för utarbetande av nya skriftliga rutiner avseende samarbete och ansvarsfördelning. /er hur samverkan skall bedrivas såväl internt, inom och mellan nämnder, som externt med myndigheter och andra aktörer, med beaktande bestämmelserna om tystnadsplikt i SoL eller LSS Samverkansplanen ses över i samband med översyn av delegationsordningen. Däremellan görs justeringar vid betydande eller väsentliga förändringar. I den interna samverkansplanen inarbetas och hänvisas till övergripande rutiner såsom avtal mellan Västkom och Västra Götalandsregionen. 3
HANDLÄGGNING OCH DOKUMENTATION M.M. AV ÄRENDEN SOM RÖR ENSKILDA 4 kap 2 att det finns rutiner för handläggning och dokumentation av ett ärende Utarbetad rutinbeskrivning för handläggning uppdateras kontinuerligt och ses över en gång (pärm hos handläggarenheten) för handläggargruppen dokumentation av genomförandet av en beslutad insats Översyn av modell för Social Dokumentation har reviderats under 2009. Underlag/mall för Social Dokumentation presenteras på intranätet, IDA hur uppgifter ska lämnas mellan den som fattar beslut om en insats och den som ansvarar för det praktiska genomförandet av en insats, i förekommande fall efter prövning enligt bestämmelserna i sekretesslagen (1980:100) och bestämmelserna om tystnadsplikt i SoL eller LSS uppföljning och utvärdering av en beslutad insats Utarbetad samverkansplan ses över och revideras en gång i samband med revidering av delegationsordningen. Brukarnas individuella genomförandeplaner, som utarbetats i enlighet med rutinen för social dokumentation, följs upp och utvärderas minst en gång. Biträdande enhetschef 4
FEL OCH BRISTER I VERKSAMHETEN 4 kap 3 att det finns rutiner för hur fel och brister i verksamheten ska identifieras, dokumenteras, analyseras och åtgärdas samt hur vidtagna åtgärder ska följas upp. De erfarenheter som gjorts i samband med uppkomna fel och brister skall utgöra ett underlag för det systematiska kvalitetsarbetet Fastställda rutiner avseende avvikelserapportering för hälso- och sjukvård, medicintekniska produkter och fall tillämpas (bilaga 2). MAS/MAR sammanställer statistik per kvartal som följs upp och analyseras vid behov med förslag till åtgärder i VEB och VEP. Brister i omsorg rapporteras och åtgärdas i enlighet med fastställd rutin (bilaga 2). Rapporteringen sammanställs och analyseras med förslag till åtgärder i VEB och VEP. Verksamhetschef eller enhetschef enligt rutin Då personal blir utsatt för risk eller skada rapporteras och följs detta upp i enlighet med fastställda rutiner för arbetsskador och tillbud (bilaga 3). Personalavdelningen sammanställer statistik som följs upp och analyseras, vid behov med förslag till åtgärder, i VEB och VEP. Avvikelser från den individuella genomförandeplanen Biträdande enhetschef 5
dokumenteras, i enlighet med rutinen för social dokumentation. Dokumentationen används i samband med uppföljning av mål samt revidering av genomförandeplan. Varje enskild medarbetares ansvar för att förebygga allvarliga fel och brister i verksamheten och tänka förebyggande vad gäller sådana betonas i samband med personalmöten, brukarmöten samt i daglig arbetsledning. /Biträdande enhetschef Kvalitetsarbetet ska vidare omfatta en bedömning av vilka fel och brister som kan komma att uppstå vid planerade förändringar i verksamheten. Den bedömning som gjorts skall användas som ett underlag för att minimera risken för att fel och brister uppkommer. Vid planerade förändringar kartläggs/analyseras vilka fel och brister som kan uppstå och hur dessa kan motverkas. Underlaget presenteras vid behov i samverkansorgan och för handikapporganisationerna. Ansvarig chef som beslutat om förändringen. 6
SYNPUNKTER OCH KLAGOMÅL PÅ VERKSAMHETEN 4 kap 4 Ledningssystemet skall säkerställa att det finns rutiner för att samla in och använda sypunkter och klagomål från enskilda samt från t.ex. myndigheter och organisationer för att förebygga fel och brister utveckla verksamheten identifiera nya eller ej tillgodosedda behov Utarbetat system för synpunktshantering, Synpunkten, används. Sammanställning av synpunkter samt vidtagna åtgärder redovisas i VEB. Nyanställd personal informeras om hur synpunkter ska hanteras och frågan tas upp på APT minst en gång. Verksamhetschef och enhetschef inom respektive ansvarsområde. PERSONAL OCH KOMPETENSFÖRSÖRJNING 4 kap 5 att det finns rutiner för att fortlöpande kontrollera att det finns den bemanning som behövs för att utföra socialtjänstens uppdrag Med utgångspunkt från de individuella genomförandeplanerna planeras arbetet. Avvikelser från planen rapporteras i den sociala dokumentationen och vid 7
brister i omsorg skrivs avvikelserapporter som sammanställs i VEB och följs upp i VEP Enhetens personaltäthet lyfts upp under medarbetarperspektivet i VEB och VEP och analyseras i förhållande till verksamhetens nyckeltal. Personaltäthet analyseras även i förhållande till nyckeltal i samband med delårsbokslut. Förändrade omvårdnadsbehov och behov av bemanning tas upp som en stående punkt på arbetsplatsträffar och anmäls till enhetsrådet. Personalen har den kompetens som krävs för att utföra uppgifterna Vid nyanställningar ställs de kvalifikationskrav som fastställts i BAS-systemet för den aktuella befattningen. Ansvarig chef Personalen ges förutsättningar för fortlöpande kompetensutveckling som svarar mot verksamhetens behov och kunskapsutvecklingen inom verksamhetsområdet En gemensam utbildningsplan fastställs varje år i samband med budgetarbetet. Verksamhetschef En utbildningsplan fastställs per enhet utifrån behov som inte tillgodoses genom den gemensamma utbildningsplanen. 8
UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING AV VERKSAMHETEN 4 kap 6 Krav i författningen Så uppnås författningens krav Ansvarig att det systematiska kvalitetsarbetet omfattar metoder för uppföljning och utvärdering av verksamhetens planering, genomförande, resultat och utveckling utarbetas VEB och VEP utifrån ekonomi, verksamhets, medborgar- och medarbetarperspektivet. Veb och VEP presenteras på intranätet Ida. Delårsbokslut baserat på samma princip utarbetas per den 31/8 varje år. 9