Version 1.5 Frågor och svar kring ny version av WebCare Detta dokument ger svar på en del vanliga frågor om WebCare och hur systemet används. Detta dokument gäller från den 14 november 2018. Ytterligare info finns i dokumentet Funktionsbeskrivning som finns länkad från WebCare samt under menyn Hjälp i systemet där man får hjälp om just den funktion man är inne på vid öppnandet av hjälpdokumentet. 1
INNEHÅLL Hur redigerar jag det enhets- eller avdelningsnamn som visas i WebCare?... 3 Hur blir jag behörighetsadministratör för WebCare?... 3 Vilka webbläsare fungerar WebCare med?... 3 Kan reservnummer eller samordningsnummer användas i WebCare?... 3 Hur sker utskrivningsplaneringen?... 3 Hur byter jag avdelning inom samma vårdgivare i WebCare?... 3 Vad är en chattanteckning?... 3 Vad är en tilläggsanteckning?... 4 Vad är händelselistan och vad används den till?... 4 Vilken typ av information kan jag söka fram i Katalogen och hur gör jag?... 4 Vad är Trygghetskvitto/Utskrivningsinformation i WebCare?... 4 Hur avbryter jag ett ärende i WebCare i förtid?... 5 Vad är ett förkortat ärende?... 5 Hur ändrar jag ett förkortat ärende till ett komplett ärende eller tvärtom?... 5 Vad är ett returnerat ärende och hur hanteras ett returnerat ärende?... 6 Hur hittar jag arkiverade ärenden i WebCare?... 6 Finns statistikrapporter tillgängliga?... 6 Hur hittar jag utbildningsversionen av WebCare?... 6 Hur loggar jag in i utbildningsversionen?... 6 Hur får jag svar på ytterligare frågor?... 6
HUR REDIGERAR JAG DET ENHETS- ELLER AVDELNINGSNAMN SOM VISAS I WEBCARE? Det enhets-/avdelningsnamn som visas i WebCare hämtas från "Egennamn" i EK. De namn som är ibockade under denna rubrik i EK bildar det enhetsnamn som visas på vallistan i WebCare. Vid behov att förändra ett enhets-/avdelningsnamn: Kontakta lokal EK-administratör för er verksamhet. Om EK-administratörer behöver instruktioner avseende detta ska de kontakta Katalogansvarige i EK. HUR BLIR JAG BEHÖRIGHETSADMINISTRATÖR FÖR WEBCARE? Lokal Katalogansvarig för EK tilldelar behörighet att "Administrera WebCare" i EK. VILKA WEBBLÄSARE FUNGERAR WEBCARE MED? Internet Explorer upp till version 11 är godkänd för användning i WebCare. Behöver du hjälp så kontaktar du i första hand din lokala IT-support eftersom det rör inställningar som måste göras på respektive användares dator. KAN RESERVNUMMER ELLER SAMORDNINGSNUMMER ANVÄNDAS I WEBCARE? Nej - i WebCare är det enbart möjligt att hantera patienter med personnummer som är folkbokförda i Stockholms län och inte har skyddad identitet. Lokal manuell rutin ska användas för övriga patienter. HUR SKER UTSKRIVNINGSPLANERINGEN? Slutenvården fyller i en sammanfattning av den problematik/de behov som har identifierats vid genomförda bedömningar i slutenvården och som beskriver patientens aktivitetsbegränsningar, funktionsnedsättningar och/eller fysiska eller psykiska problematik. Kommunen och öppenvården beskriver vilka insatser som planeras sättas in efter patientens utskrivning. När informationen är skickad syns en grön bock på ärendesidan i respektive verksamhets kolumn. HUR BYTER JAG AVDELNING INOM SAMMA VÅRDGIVARE I WEBCARE? Exempel: Patienten är inskriven på vårdavdelning 1 och ska flytta till vårdavdelning 4: 1. Gå till formuläret Inskriven 2. Klicka på rutan Klinik/avd 3. Välj vårdavdelning 4 4. Välj därefter Godkänn/Skicka VAD ÄR EN CHATTANTECKNING? En chattanteckning ska enbart gälla kommunikation av typen tid och plats för möte avseende ett specifikt ärende i WebCare, men kan i övrigt göras fritt. En chattanteckning kan skrivas av alla parter.
VAD ÄR EN TILLÄGGSANTECKNING? En tilläggsanteckning ska bara göras om det finns felaktig, saknad eller missvisande information i ett ärende som inte kan ändras på respektive sida för ett ärendes olika lägen Inskriven, Kallelse, Utskrivningsplanering, Utskrivningsklar och Utskrivning. En tilläggsanteckning kan skrivas av alla parter och anteckningen sparas. VAD ÄR HÄNDELSELISTAN OCH VAD ANVÄNDS DEN TILL? I Händelselistan visas de händelser som loggas specifikt per ärende. Händelselistan utgör ett juridiskt bindande elektroniskt underlag och kan användas som ett faktureringsunderlag. Händelselistan finns tillgänglig på ärendesidan i kolumnen längst ut till höger under rubriken "H-lista". Klicka på symbolen som ser ut som ett dokument. VILKEN TYP AV INFORMATION KAN JAG SÖKA FRAM I KATALOGEN OCH HUR GÖR JAG? 1. Genom att söka på personnummer kan du få information om följande: Var patienten är folkbokförd (hämtas från SLL:s PersonUppgiftsregister) Var patienten är listad (hämtas från SLL:s listningssystem ListOn) Vilken områdesbaserad vårdcentral patienten tillhör Vilket geriatriskt område patienten tillhör 2. Katalogen kan användas för att hitta kontaktinformation för både enheter och personer inom slutenvård, öppenvård och kommun. Så här gör du för att hitta sådan information: Öppna listboxen för Kommun/Stadsdel, Vårdcentral eller Geriatrisk klinik. Välj enhet. Till vänster om vald enhet finns en blå rubrik: "Kommun/Stadsdel, Vårdcentral eller Geriatrisk klinik". Klicka på den för att komma vidare i sökningen. Klicka sedan vidare för att se mer detaljerade uppgifter. OBS: Blå text = mer information visas om du klickar på denna Svart text = ingen mer information finns. VAD ÄR TRYGGHETSKVITTO/UTSKRIVNINGSINFORMATION I WEBCARE? Ett trygghetskvitto är en utskrift av delar av informationen i WebCare som kan tilldelas patienten i samband med utskrivning. Trygghetskvittot ska kompletteras med läkemedelslista och läkemedelsberättelse från journalsystem för att vara komplett. En knapp för utskrift av Trygghetskvitto finns i utskrivningsformuläret. Trygghetskvitto ersättas av Utskrivningsinformation när Förkortat ärende tillämpas. 4
HUR AVBRYTER JAG ETT ÄRENDE I WEBCARE I FÖRTID? Ibland händer det att du behöver avbryta ett patientärende i WebCare och inte gå igenom hela ärendeprocessen fram till utskrivning. Detta kan till exempel bero på att patienten remitteras vidare till en geriatrisk enhet eller annan vårdform. Då ska ärendet avbrytas och information ska skickas till kommun och primärvård om vart patienten har remitterats. Detta kan göras i en tilläggsanteckning. Så här avbryts ett ärende: 1. Gå till formuläret Inskriven för patienten. 2. Under rubriken "Avslutat ärende" väljer du ett lämpligt alternativ i listboxen. 3. Fyll i "Avslutsdatum" Välj Godkänn/Skicka. På detta sätt avbrutna ärenden kan inte analyseras i samma grad som slutförda ärenden. Därför ska ärenden med fördel slutföras när patienten skrivs ut från avdelningen och avbrytas enligt ovan endast om patienten byter vårdform eller t.ex. avviker från sjukhuset. VAD ÄR ETT FÖRKORTAT ÄRENDE? Har slutenvården redan vid inskrivning information om att patienten kan återgå till samma insatser, och en samordning (upprättning/uppdatering av SIP) inte behövs, kan slutenvården välja ett Förkortat ärende. Förkortat ärende innebär att man skickar inskrivningsmeddelandet och sedan går direkt till utskrivning utan utskrivningsplanering och kallelse till SIP. Utskrivningsklar dokumenteras i en tilläggsanteckning. HUR ÄNDRAR JAG ETT FÖRKORTAT ÄRENDE TILL ETT KOMPLETT ÄRENDE ELLER TVÄRTOM? Om slutenvården efter svar från kommun och öppenvård gör bedömningen att patienten kan återgå till samma insatser och en uppdatering av SIP inte behövs, finns möjlighet att i formuläret Inskriven göra om ett komplett ärende till ett förkortat ärende (eller ett förkortat till ett komplett). Kompletta ärenden kan göras om till förkortade ärenden endast om Kallelse SIP och Utskrivningsplanering inte ännu är ifyllda. Gå till formuläret Inskriven för patienten. Under rubriken Avsluta ärendet välj att göra om till förkortat eller till komplett ärende. Fyll i Avslutningsdatum, dagen datum, klicka på Godkänd/Skicka. Ärendet avbryts och det bildas röda kryss över ärendet på ärendesidan. Ärendet återgår till Inskrivn. WebCare, med inskrivningsdelens information förifylld från det tidigare ärendet. Kontrollera om ärendet ska skickas till kommun och/eller öppenvård. Klicka på Godkänn/Skicka. Ett nytt ärende syns och ett litet "i" visar att ärendet är kopplat till det förra ärendet på grund av att ärendetypen ändrats. 5
VAD ÄR ETT RETURNERAT ÄRENDE OCH HUR HANTERAS ETT RETURNERAT ÄRENDE? Kommunen eller öppenvården kan returnera ett ärende under Inskriven. Detta visas som en röd pil på ärendesidan. Exempel: 1. Patienten är folkbokförd eller vistas i en annan kommun än vad folkbokföringen visar. Vistas patienten i en annan kommun än där patienten är folkbokförd, kan meddelande skickas till vistelsekommun för akuta insatser. 2. Patienten har listat sig på en annan husläkarmottagning än vad listningsuppgiften visar. När slutenvården får ett returnerat ärende börjar de med att avsluta/avbryta ärendet i formuläret "Inskriven" genom att välja "Ändrad kommun/stadsdel/öppenvårdsenhet" och klicka på knappen "Godkänn/Skicka". Ärendet återgår till formulär Inskrivn. WebCare. Välj ny kommun/vårdcentral genom att öppna listboxen. Klicka på "Godkänn/Skicka". Ett nytt ärende bildas och ett litet "i" visar att ärendet är kopplat till det förra ärendet på grund av att kommun eller öppenvårdsenhet ändrats. HUR HITTAR JAG ARKIVERADE ÄRENDEN I WEBCARE? Utskrivna ärenden ligger kvar som aktuella i 24 timmar efter utskrivning innan de arkiveras. Arkiverade ärenden kan sökas på den enhet där ärendet slutfördes. Om patienten skrivs in på en enhet och flyttar till en annan enhet inom samma vårdgivare, finns det arkiverade ärendet på den enhet som slutförde ärendet/skrev ut patienten. Under Urval på ärendesidan kan du ta fram arkiverade ärenden genom att välja "Arkiverade ärenden". Sök sedan på något av följande: Ärendenummer, personnummer eller tidsperiod. FINNS STATISTIKRAPPORTER TILLGÄNGLIGA? Det finns i dagsläget inget statistikverktyg i WebCare. Rapporter levereras kontinuerligt till Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF). Om du önskar beställa specifika uttag av statistik kan leverantören leverera detta mot en kostnad. Kontakta WebCare-förvaltningen för att få en offert. HUR HITTAR JAG UTBILDNINGSVERSIONEN AV WEBCARE? Ange följande sökväg i din webbläsare: webcareutb.sll.se HUR LOGGAR JAG IN I UTBILDNINGSVERSIONEN? Klicka på Hjälp i menyraden på inloggningssidan för utbildningsversionen så får du upp en lista med inloggningsuppgifter för användare såväl inom slutenvård, öppenvård och kommun samt patienter som kan användas. HUR FÅR JAG SVAR PÅ YTTERLIGARE FRÅGOR? Användarfrågor hanteras av lokalt verksamhetsstöd. Övriga frågor kan ställas till funktionsbrevlådan webcare.hsf@sll.se eller om de gäller IT inom SLL till SLL-IT Servicedesk: https://kontakt.sllit.sll.se/ 6