Så här skapar du en kostnadsfördelning exempelvis UGA/FUF Raindanceportalen Ekonomiavdelningen 2018-10-04
Innehåll... 0 Skapa en mall... 2 Välj mallen... 4 Radera mallen... 6 Justera/Ändra mallen... 8 1
Skapa en mall Denna manual beskriver hur du gör en fördelning på UGA och FUF när du e-beställer i e-handelsportalen. Manualen kan naturligtvis även användas vid andra kostnadsfördelningar, exempelvis när du vill fördela kostnaden på olika enheter. För att kunna skapa din mall måste du befinna dig i vyn för Beställning Beställningsinformation, d.v.s. välj först dina artiklar och tryck Nästa vid beställningar via Varukorg. Klicka på ikonen Registrera personlig konteringsmall (1) efter Konteringsförslag: 1 Följande vy syns: 2 Nu ska du skapa din mall. Klicka det antal fält du önskar vid Objekttyp genom att klicka på Ny objekttyp (2). Tre nya fält innebär tre tryckningar. Följande sex fält är vanliga på Stockholms universitet: INST PROJ ENH AKT KOSTNB FPMALL Obligatoriska objekt måste finnas i mallen (INST, AKT, KOSTNB och FPMALL). 2
Döp din mall genom att skriva i fältet Mallid (3) samt Beskrivning (4). Vid Mallid: börja alltid med att ange institutionsnummer. Skriv rubriker vid Objekttyp. Du kan skriva dessa själv eller leta fram dem genom att använda förstoringsglaset till höger om rubrikfältet: 3 4 OBS! Under rubrik FPMALL ska samma värde stå som institutionsnummer! (se under INST) Nu skapar vi UGA/FUF-delen genom att göra såhär: Tryck på Ny rad för att lägga till rader. OBS! att även här måste INST och FPMALL vara samma nummer på samtliga rader! Fördelningen mellan UGA och FUF styrs via KOSTNB. Klicka på förstoringsglaset vid KOSTNB och sök fram raden för UGA resp FUF. Markera och tryck OK. Eller skriv in värdet 102001 för UGA och 102002 för FUF: Klicka nu på Fördelning%. Du möts av följande popup: Klicka OK. (Denna lösning finns endast för e-beställningar, därav meddelandet). Du kan skapa mallen utan att ange några procentsatser men när du väl börjar använda mallen måste det summeras till 100 procent. Så här ser det ut nu: 3
Om den sparade mallen saknar procentsatser och du glömmer ange dessa vid beställningstillfället kommer hela beställningen att konteras utifrån rad 1. Om procentsatserna ligger fast en viss tid är det säkrare att spara mallen med dessa procentsatser än att spara den med 0%. Skriv in procentsats som gäller på din institution: Tryck Spara och Stäng. Mallen ses endast av den som skapat mallen och ingen annan. Institutionen kan således inte göra gemensamma mallar. Endast alternativet personliga mallar finns. Välj mallen Nu är mallen skapad dock ännu ej valt för den aktuella beställningen. Så du måste välja den aktuella mallen samt göra färdigt Beställningsinformation. Naturligtvis kan mallen även användas vid beställningar via Extern webshop. Ställ markören i mallfältet och tryck förstoringsglaset (5): 5 4
Dubbelklicka på raden för att välja mallen. Då syns detta: Du måste nu klicka på Visa rader för att fylla i AKT [om mallen innehåller AKT utgår detta moment] 5
Vid Kontera/attestera under Kvantitet (6): detta värde är statiskt, d.v.s. fördelas ej enligt procentuell fördelning. Endast summan fördelas (7): 6 7 Radera mallen Du kan ångra och radera mallen. Gör så här: Klicka på ikonen Registrera personlig konteringsmall (8): 8 6
Du möts av följande vy: 9 Klicka på soptunnan (9). För att komma till vyn Beställning Beställningsinformation kan du välja följande väg: Klicka på Inköp, sedan Beställ och Rekvisition: Gör sedan moment (8) och (9). 7
Justera/Ändra mallen Dubbelklicka på den ljusblå raden med din mall. Nu ser du din mall och kan ändra den. Avsluta ditt arbete med att trycka Spara och Stäng. 8