Rapport Årlig revisionsrapport med yttrande och validering Europeiska återvändandefonden Årligt program 2011 ESV 2015:14
ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF och beställas från www.esv.se. Word-formatet kan tillhandahållas via Publikationsservice. Datum: 2014-03-03 Dnr: 6.1-111/2014 ESV-nr: 2015:14 Copyright: ESV Rapportansvarig: Lena Lindgren
FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Lena Lindgren har varit föredragande. Revisor Shafiq Babakarkhail har biträtt vid den slutliga handläggningen. Stockholm, den 3 mars 2014 Till: Europeiska kommissionen Generaldirektoratet för inrikes frågor Kopia: Ansvarig myndighet, Migrationsverket Attesterande myndighet, Migrationsverket Riksrevisionen Justitiedepartementet 3
INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 A. Årlig revisionsrapport... 6 1 Allmän information... 6 1.1 De organ som medverkat i utarbetandet av rapporten... 6 1.2 Identifiering och motivering av viktigare förändringar av genomförandet av revisionsplanerna som avser det berörda årliga programmet... 6 1.3 Sammanfattande tabell av resultaten från revisionerna... 7 2. SYSTEMREVISIONER... 8 2.1 Organ som utfört revisionerna... 8 2.2 En sammanfattande förteckning över de revisioner som utförts... 8 3. PROJEKTREVISIONER... 9 3.1 Organ som utfört revisionerna... 9 3.2 En sammanfattande förteckning över utförda revisioner och procentandelen av kontrollerade utgifter i förhållande till de sammanlagda stödberättigande utgifter som deklarerats till kommissionen... 9 3.2.1 Projektrevision inför årlig revisionsrapport avseende årligt program 2011... 9 3.2.2 Mål och omfattning på ESV:s projektrevisioner... 9 3.3 Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser av revisionerna med avseende på de genomförda projekten... 11 3.3.1 Sammanfattning granskningsresultat och felprocent... 11 3.3.3 Systemfel... 12 3.3.3 Övriga fel med finansiell påverkan... 12 3.3.3.1 Icke stödberättigande under personal kostnader.... 12 3.3.4 Kostnad för köp av tjänst med fokus på offentlig upphandling.... 12 3.3.4 Tidigare iakttagna systemfel... 13 3.4 Slutsatser som dragits från revisionsresultaten avseende effektiviteten hos förvaltnings- och kontrollsystemet... 13 3.5 Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser... 13 3.6 Ytterligare arbete, när så är lämpligt... 14 3.7 Information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna... 14 3.8 Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits, inklusive en beräkning av eventuella finansiella korrigeringar... 14 4. UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER, OM TILLÄMPLIGT... 14 4.1 Information om uppföljningen av tidigare revisionsrekommendationer... 14 4.2 Information om systemrelaterade revisionsresultat från tidigare årliga program... 14 B. Yttrande om hur förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar... 15 1. INLEDNING... 15 2. GRANSKNINGENS OMFATTNING... 15 4
INNEHÅLL 3. YTTRANDE... 15 C. Validering av ansökan om utbetalning... 16 1. INLEDNING... 16 2. GRANSKNINGENS OMFATTNING... 16 3. YTTRANDE... 16 5
ALLMÄN INFORMATION A. Årlig revisionsrapport 1 Allmän information 1.1 De organ som medverkat i utarbetandet av rapporten Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket (ESV) har självständigt utarbetat den årliga revisionsrapporten. 1.2 Identifiering och motivering av viktigare förändringar av genomförandet av revisionsplanerna som avser det berörda årliga programmet Inga större förändringar av revisionsplanerna har skett. 6
ÅRLIG REVISIONSRAPPORT 1.3 Sammanfattande tabell av resultaten från revisionerna Revisionsrapport Medlemsstat: Sverige Berört årligt program: Årligt program 2011 Ställningen per 2014-02-26 Fond SYSTEMREVISIONER SOM AVSLUTATS SEDAN DEN SENASTE RAPPORTEN Berörda Berörda Revisionens omfattning Antal Datum för myndigheter processer mandag slutrapporten ar som använts Ej tillämpligt Revisioner av projekt som är kopplade till det årliga programmet för 2011, SEK (varav medel ur Fond Projekt Slutlig Återvändande fonden Återvändande fonden (R13-206-) Svenska Röda korsets nätverk vid återvändande Tekniskt Stöd stödmottag are Svenska Röda korset Migrations verket Totalt belopp åtgärder årligt program Återvändandefonden) Totala stödberättigande kostnader (a) 8 473 820 (4 236 910) 1 209 559 (1 209 559) Totalt 9 683 379 (5 446 469) (e) 24 846 470 (14 072 162) Stödberättigande kostnader som omfattats av revision (b) 4 753 844 ( 2 376 922) 185 515 (185 515) 4 939 359 2 562 437 (f) 4 939 359 SEK (2 562 437) SEK Finansiell korrigering (c) 2 771 (1 386) 4 969 (4 969) 7 740 (6 355) Täckningsgrad: (= f/e) Felpro cent (d = c/b) 0,06 % 2,7 % = 19,9 (18,20) % 0,16 (0,25) 7
2. SYSTEMREVISIONER Beräkningar enligt SOLID/2010/15 Toleransnivå 2 % av 14 072 162 = 281 443 SEK Identifierat felbelopp i urvalet (gemenskapsmedel): 6 355 SEK Felprocent [= c/a]: 0,12 % Av ESV bedömt stödberättigat gemenskapsbidrag i revisionens urval [=a-c]: 5 440 114 SEK (5 446 469-6 355). Resultatet från revisionerna har kommunicerats med ansvarig myndighet som har vidtaget finansiella korrigeringar utifrån revisionens rekommendationer (gemenskapsmedel i SEK): (R13-206) Svenska röda korsets nätverk vid återvändande 1 386SEK Tekniskt stöd 4 969 SEK Totalt 6 355 SEK Efter samtliga korrigeringar uppgår det kvarvarande icke stödberättigade gemenskapsmedel i den granskade delen av populationen till 0 SEK. Kvarvarande icke granskad del av deklarerade utgifter avseende programmets åtgärder som inte omfattats av revisionens urval: Projekt Stödberättigade utgifter Gemenskapsmedel R14-008-2 10 984 294 5 492 146 R13-207-1 4 186 537 3 139 902 Summa 15 170 831 8 632 048 2. SYSTEMREVISIONER 2.1 Organ som utfört revisionerna Revisionsmyndigheten, ESV. 2.2 En sammanfattande förteckning över de revisioner som utförts Se rubrik 1.3 ovan. Där framgår att inga systemrevisioner har genomförts sedan inlämnandet av årlig revisionsrapport avseende årlig program 2010 till dags dato. 8
3. PROJEKTREVISIONER 3. PROJEKTREVISIONER 3.1 Organ som utfört revisionerna Revisionsmyndigheten ESV. 3.2 En sammanfattande förteckning över utförda revisioner och procentandelen av kontrollerade utgifter i förhållande till de sammanlagda stödberättigande utgifter som deklarerats till kommissionen Se rubrik 1.3 ovan och rubrik 3.3.1 nedan. 3.2.1 Projektrevision inför årlig revisionsrapport avseende årligt program 2011 Granskat projekt (R13-206) Svenska röda korsets nätverk vid återvändande Tekniskt stöd AM beslut om Datum för RM:s expediering utbetalning revision av rapport 2013-10-15 2013-12-04 2014-01-28 Löpande under året 2014-02-05 2014-02-20 Datum för revision avser den månad då besök hos projektägaren genomfördes. 3.2.2 Mål och omfattning på ESV:s projektrevisioner Målet har varit att, i enlighet med grundläggande rättsakten Rådets beslut nr 575/2007/EG artikel 30.1 b, granska ett lämpligt urval åtgärder så att de redovisade utgifterna kontrolleras och där urvalet ska motsvara minst 10 % av varje årligt programs stödberättigade utgifter. Ansökan och beslut om utbetalning samt övriga relevanta handlingar har inhämtats hos ansvarig myndighet och stödmottagaren. Vid besök hos stödmottagaren har information om projektets genomförande erhållits och verifierats genom granskning av underliggande verifikationer. Därefter har ytterligare kompletterande underlag i det granskade projektet inhämtats från stödmottagaren. I granskningen har korrektheten i utbetalade bidrag bedömts genom att använda revisionsmyndighetens 9
3. PROJEKTREVISIONER checklistor avseende kraven i Rådets förordning 575/2007/EG samt kommissionens beslut om tillämpningsföreskrifter till beslut nr 575/2007/EG. 10
3. PROJEKTREVISIONER 3.3 Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser av revisionerna med avseende på de genomförda projekten 3.3.1 Sammanfattning granskningsresultat och felprocent Projekt (projektnr) (R13-206) Svenska röda korsets nätverk vid återvändande AM godkänt i SEK (varav finansiering ur RF) 8 473 820 (4 236 910) TA-medel 1 209 559 (1 209 559) SUMMA 9 683 379 SEK (5 446 469) ESV granskat i SEK (varav finansiering ur RF) 4 753 844 (2 376 922) 185 515 (185 515) 6 507 436 SEK (3 253 718) ESV bedömt ej stödberättigat enligt bilaga 11, i SEK (varav finansiering ur RF) 2 771 (1 386) 4 969 (4 969) 7 680 SEK (6 355 ) Ansvarig myndighet har efter korrigeringar godkänt 24 846 470 SEK (14 072 162). Täckningsgrad av totala gemenskapsmedel vid granskningstillfället: 18,20 %. Beräkningar i enlighet med SOLID/2010/15 Toleransnivå 2 % av 14 072 162 = 281 443 SEK Identifierat felbelopp i urvalet (gemenskapsmedel): 6 355 SEK Felprocent [= c/a]: 0,12 % Av ESV bedömt stödberättigat gemenskapsbidrag i revisionens urval [=a-c]: 5 440 114 SEK (5 446 469-6 355). Av ansvarig myndighet vidtagna finansiella korrigeringar utifrån revisionens rekommendationer (gemenskapsmedel i SEK): (R13-206) Svenska röda korsets nätverk vid återvändande 1 386SEK Tekniskt stöd 4 969 SEK Totalt 6 355 SEK Efter samtliga korrigeringar uppgår kvarvarande icke stödberättigade gemenskapsmedel i den granskade delen av populationen till 0 SEK. 11
3. PROJEKTREVISIONER Kvarvarande icke granskad del av deklarerade utgifter avseende programmets åtgärder som inte omfattats av revisionens urval: Projekt Stödberättigade utgifter Gemenskapsmedel R14-008-2 10 984 294 5 492 146 R13-207-1 4 186 537 3 139 902 Summa 15 170 831 8 632 048 Slutsats: Beräknad felprocent understiger kommissionens fastställda toleransnivå två procent och slutredovisningen bedöms därmed inte innehålla väsentliga fel. Revisionen av projekt visar att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnats till kommissionen är korrekta, och som en följd härav, rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. 3.3.3 Systemfel Inga systemfel har iakttagits. 3.3.3 Övriga fel med finansiell påverkan Nedanstående fel bedöms inte vara av karaktären systemfel. 3.3.3.1 Icke stödberättigande under personal kostnader. I projektet R13-206 har stödmottagaren tagit upp kostförmåner för anställda under personal kostnader totalt belopp om 2 771 SEK. Kostnaden bedöms inte vara nödvändiga för genomförande av projektet enligt tillämpningsföreskrifter bilaga XI, rubrik II.1 och rubrik II.1.1. 1 Ansvarig myndighet har rekvirerat kostnader för friskvård för två anställda belopp 823 kr i TA medel. Friskvårdskostnader bedöms vara ej stödberättigade enligt tillämpningsföreskrifter bilaga XI, rubrik II.1 och rubrik II.1.1. 3.3.4 Kostnad för köp av tjänst med fokus på offentlig upphandling. Ansvarig myndighet har i TA medel köpt konferenstjänst uppgående till ett belopp om 18 233 (varav 22,74 % belopp 4 146 SEK avser återvändandefonden). Ansvarig myndighet är enligt Lag (2007:1 091) om offentlig upphandling (LOU) att betrakta 1 Tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets beslut nr 575/2007/EG 12
3. PROJEKTREVISIONER som upphandlande myndighet där samtliga inköp av en specifik vara/tjänst ska summeras vid bedömning av vilken upphandlingsform som ska väljas. Fondenheten har inte kunnat visa att avrop har skett från ramavtal eller att upphandling har skett av aktuell konferensanläggning. Ansvarig myndighet har inte i övrigt heller kunnat styrka att undantagsreglerna i lagen är tillämpliga. Revisionsmyndigheten bedömer mot denna bakgrund att detta köp av konferenstjänster har skett i form av otillåten direktupphandling. Beloppet bedöms därför i sin helhet vara icke stödberättigat. 3.3.4 Tidigare iakttagna systemfel I samband med avslut av årligt program 2010 konstaterade revisionsmyndigheten att systemfel inom förvaltnings- och kontrollsystemet förelåg avseende ansvarig myndighets kontroll av: lönekostnader för personal hos offentliga organ inklusive kostnader finansierade för särskilda ändamål. Motsvarande fel har inte iakttagits vid granskning av årligt program 2011. Detta beror dels på regelförenklingar avseende personalkostnader hos offentligt organ, dels att inget offentligt organ har granskats i årligt program 2011. 3.4 Slutsatser som dragits från revisionsresultaten avseende effektiviteten hos förvaltnings- och kontrollsystemet Felprocenten understiger kommissionens fastställda toleransnivå två procent. Medlemsstatens slutredovisning bedöms inte innehålla väsentliga fel. Revisionen av projekt visar att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerat tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnats till kommissionen är korrekta, och som en följd härav, rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. Slutsatser från tidigare års systemrevisioner är att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar delvis men väsentliga förbättringar behövs. Mot bakgrund av dels att projekt i årligt program 2011 granskats med en täckningsgrad på ca 18,20 % dels att felprocenten understiger kommissionens fastställd toleransnivå två procent så bedöms sammantaget förvaltnings- och kontrollsystemet fungera tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnas till kommissionen är lagliga och korrekta. 3.5 Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser Se rubrik 3.3.1 ovan. 13
4. UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER, OM TILLÄMPLIGT 3.6 Ytterligare arbete, när så är lämpligt Ej tillämpligt. 3.7 Information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna Lämnade rekommendationer har åtgärdats. 3.8 Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits, inklusive en beräkning av eventuella finansiella korrigeringar Ej tillämpligt. 4. UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER, OM TILLÄMPLIGT 4.1 Information om uppföljningen av tidigare revisionsrekommendationer Ej tillämpligt. 4.2 Information om systemrelaterade revisionsresultat från tidigare årliga program Se avsnitt 3.3.4 ovan. 14
B. YTTRANDE OM HUR FÖRVALTNINGS- OCH KONTROLLSYSTEMEN FUNGERAR B. Yttrande om hur förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar Till Europeiska kommissionen 1. INLEDNING Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket har granskat hur förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar i Återvändandefonden i fråga om de åtgärder som genomförts enligt det årliga programmet för 2011 i syfte att utfärda ett yttrande om huruvida systemen fungerar tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnats till kommissionen är korrekta och, som en följd härav, rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. 2. GRANSKNINGENS OMFATTNING Granskningen utfördes i enlighet med revisionsstrategin för denna fond under perioden 2013-12-04 till 2014-02-20 och redogjordes i den årliga revisionsrapporten i avsnitt A. Granskningens omfattning har inte begränsats. 3. YTTRANDE På grundval av ovan nämnda granskning anser Revisionsmyndigheten beträffande det aktuella årliga programmet att förvaltnings- och kontrollsystemet för Återvändandefonden var förenligt med tillämpliga bestämmelser i den grundläggande rättsakten beslut 575/2007/EG och kommissionens beslut 2008/458/EG. Det fungerade tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnats till kommissionen är korrekta, och som en följd härav, rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. Totala finansiella korrigeringar utifrån ESV:s rekommendationer: 6 355 SEK. (gemenskapsmedel) Ansvarig myndighet har inför upprättande av Årlig rapport, tabell 1 ingående ekonomisk rapport, vidtagit fullständiga korrigeringar med anledning av revisionsmyndighetens iakttagelser. 15
C. VALIDERING AV ANSÖKAN OM UTBETALNING C. Validering av ansökan om utbetalning Till Europeiska kommissionen 1. INLEDNING Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket, har för det årliga programmet för 2011 avseende Återvändandefonden granskat resultaten av revisionen av detta program och har utfört det ytterligare arbete som den har bedömt vara nödvändigt i enlighet med vad som anges i rapporten. Revisionsmyndigheten har planerat och utfört detta arbete för att bedöma huruvida ansökan om slutbetalning av gemenskapsbidraget till det årliga programmet för 2011 är giltig och om de underliggande transaktioner som omfattas av utgiftsredogörelserna för detta årliga program är lagliga och korrekta. 2. GRANSKNINGENS OMFATTNING Granskningens omfattning har inte begränsats. 3. YTTRANDE På grundval av ovan nämnda granskning anser Revisionsmyndigheten att den slutliga utgiftsredogörelsen på ett rättvisande sätt i allt väsentligt återger de utgifter som har betalats inom ramen för det årliga programmet och att ansökan om slutbetalning av gemenskapsbidraget till detta årliga program som en följd härav är giltig. 16
ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 104 30 Stockholm www.esv.se