K A LLELSE KULTURNÄMNDEN 2012-01-24 Tid och plats Tisdagen den 24 januari 2012 kl. 19.00 Frösundarummet, Socialförvaltningen, Tuna torg 15, Vallentuna Kallade tjänstemän Pernilla Järveroth, kulturchef Charlotta Burlin, kultursekreterare pkt 3-4 Anders Dahlgren, enhetschef kultur pkt 5 Maria Liljeholm, nämndsekreterare Följande rum är bokade för förmöten: Borgerlig grupp Frösundarummet kl 18-19 S-gruppen Arkivrummet, kulturförvaltningen kl 18-19 Fika finns framställt från kl 18 utanför Frösundarummet. Vallentuna den 16 januari 2012 Lars-Bertil Ohlsson (KD) Ordförande Maria Liljeholm Sekreterare Tfn: 08-587 853 32 maria.liljeholm@vallentuna.se
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 2 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1. Val av justerare... 3 2. Godkännande av dagordningen... 4 3. Bidrag till kulturverksamhet 2012 (KN 2011.050)... 5 4. Program och utställningar 2012 information (KN 2011.079)... 7 5. Bokning av Kulturrummet hösten 2012 (KN 2011.064)... 8 6. Verksamhetsplan för kulturnämnden 2012-2014 (KN 2011.048)... 9 7. Intern kontroll för kulturnämnden 2011 plan och uppföljning (KN 2011.010)... 10 8. Intern kontroll för kulturnämnden 2012 - plan (KN 2011.078)... 11 9. Ärenden till kulturnämnden 2012 (KN 2011.077)... 12 10. Nybyggnad av bibliotek/kulturhus i Kommunalhusparken - byggprojekt (KN 2011.061)... 13 11. Anmälningar... 14 Kallelsen, inklusive handlingarna, finns också i elektroniskt format på www.vallentuna.se.
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 3 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 1. Val av justerare
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 4 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 2. Godkännande av dagordningen
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 5 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 3. Bidrag till kulturverksamhet 2012 (KN 2011.050) Beslut Kulturnämnden beslutar att bevilja garantibidrag enligt sammanställning nedan. Förening/studieförbund Högsta garantibelopp kr Vuxenprogram Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening 5 000 Frösunda hembygdsförening 10 000 Föreningen Brottby Gamla Idrottsvänner 2 000 Klockarborgs vänner 2 100 Stiftelsen Gustav Vasa 500 år 1 600 Studieförbundet Vuxenskolan 10 000 Sverigefinska kulturföreningen 10 000 Vallentuna biblioteks vänner 6 000 Vallentuna biodlarförening 1 000 Vallentuna Dans- och Musikförening 25 000 Vallentuna Hembygdsförening 13 000 Vallentuna Konstförening 9 000 Vallentuna Naturskyddsförening 7 400 Vallentuna RPG-grupp 10 000 Össeby hembygdsförening 25 000 Barnprogram Orkesta hembygdsförening 5 640 Övrigt kulturstöd Arbetsgruppen för dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning 10 000 Vallentuna Folkrörelsearkiv 2 600 Total summa: 155 340
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 6 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 Ärendet i korthet Anslaget för bidrag till föreningar och studieförbund för offentlig programverksamhet och kulturprojekt är för år 2012 180 000 kr. Sammanställning av bidragsansökningar redovisas i bilaga. I sammanställningen redovisas också beviljat och hittills utbetalt bidrag till respektive förening 2011. Föreningar och studieförbund har för verksamhet 2012 ansökt om totalt 274 365 kr i bidrag. Ärendets tidigare behandling Kulturnämndens arbetsutskott 2012-01-10 11 Handlingar 1. bidragsammanställning uppdatering 12-01-11 2. Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott 11 3. Bidrag till kulturverksamhet 2012 Expedieras till Akten Respektive kulturförening
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 7 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 4. Program och utställningar 2012 information (KN 2011.079) Beslut Kulturnämnden noterar informationen. Ärendet i korthet Charlotta Burlin, kultursekreterare, informerar om kulturförvaltningens program- och utställningsverksamhet 2012. Expedieras till Akten
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 8 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 5. Bokning av Kulturrummet hösten 2012 (KN 2011.064) Beslut Kulturnämnden beslutar att kulturförvaltningen inte ska ta emot externa bokningar till kulturrummet i Vallentuna Kulturhus och Bibliotek under hösten 2012. Ärendet i korthet Under 2012 kommer kulturförvaltningen flytta in i nya Vallentuna kulturhus och bibliotek. Den verksamhet som tidigare lagts i Vallentunasalen kommer under hösten 2012 att förflyttas till Kulturrummet i det nya kulturhuset och biblioteket. För att själva kunna styra programinnehållet under inledningsfasen av verksamheten i Kulturrummet, samt få tid att se över rutiner gällande bokningar och hyressättning, kommer vi inte ta emot externa bokningar, utan endast interna bokningar under hösten 2012. Externa bokningar tas emot från våren 2013. Ärendets tidigare behandling Kulturnämndens arbetsutskott 2012-01-10 12 Handlingar 1. Bokning av Kulturrummet hösten 2012 2. Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott 12 Expedieras till Akten
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 9 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 6. Verksamhetsplan för kulturnämnden 2012-2014 (KN 2011.048) Beslut Kulturnämnden antar verksamhetsplanen för kulturnämnden med reviderad ram för 2012-2014. Ärendet i korthet I enlighet med kommunens planeringsmodell ska, efter det att kommunplanen fastställts av kommunfullmäktige, varje nämnd anta en verksamhetsplan för perioden. Verksamhetsplanen för 2012-2014 antogs av kulturnämnden i december 2011, KN 87, därefter har ramarna justerats. Kulturnämnden behandlar därför ramarna på nytt. Ärendets tidigare behandling KN 2011-10-28 84 KNAU 2011-10-04 60 Kulturnämndens arbetsutskott 2011-11-22 69 KNAU 2011-11-22 69 KN 2011-12-06 87 Kulturnämndens arbetsutskott 2012-01-10 13 Handlingar 1. VPKN rev ram 2012 2. Verksamhetsplan kulturnämnden, reviderad ram 2012-2014 3. Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott 13 Expedieras till Akten KS
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 10 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 7. Intern kontroll för kulturnämnden 2011 plan och uppföljning Beslut (KN 2011.010) Kulturnämnden godkänner uppföljningen av genomförd intern kontroll 2011 samt föreslagna åtgärder och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Uppföljningen avser rutinen för "Utbetalning av föreningsbidrag". Granskningen har utförts genom stickprovskontroll av att utbetalda bidrag stämmer med tidigare ansökan från föreningen och kulturnämndens beslut om bidrag samt att föreningens redovisning är granskad av handläggare och attesterad av behörig attestant enligt"attestreglemente". En uppföljning har också gjorts för att se om föreningarna har lämnat in verksamhetsberättelse för 2010. Stickprovskontrollen av utbetalade föreningsbidrag 2011 visar att rutiner för "Utbetalning av föreningsbidrag" och "Attestreglemente" har följts. När det gäller "Regler för bidrag" har fyra föreningar, som beviljats bidrag inte lämnat in verksamhetsberättelse för 2010. Förslag till åtgärd är att "Regler för bidrag" ses över. Syftet är att förtydliga kravet på att föreningar förutom Ansökan/redovisning av offentligt program även ska lämna in verksamhetsberättelse från föregående år för att beviljat bidrag ska utbetalas. En årlig uppföljning bör också göras av att verksamhetsberättelser har lämnats in till kulturförvaltningen. Ärendets tidigare behandling Kulturnämndens arbetsutskott 2012-01-10 14 Handlingar 1. Beslutsattestanter2011 2. Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott 14 3. Rutin för beslut och utbetalning av föreningsbidrag 4. Bidrag till föreningar och studieförbund 2011 5. Bidrag som kan sökas från kulturnämnden 6. Regler för bidrag till offentliga arrangemang 7. Intern kontroll för kulturnämnden-uppföljning 2011 8. Internkontroll för kulturnämnden 2011 - plan 9. Intern kontroll för kulturnämnden 2011 - rutinförteckning Expedieras till Enhetschef Kultur Kultursekreterare Akten
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 11 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 8. Intern kontroll för kulturnämnden 2012 - plan (KN 2011.078) Beslut Kulturnämnden fastställer kontrollplan för 2012 enligt kulturförvaltningens förslag. Ärendet i korthet Kulturförvaltningen har upprättat ett förslag till internkontrollplan för kulturnämnden 2012, och bifogar rutinförteckningen för internkontroll 2012. Under 2012 föreslås kontroll för: Biblioteksenheten - redovisning av kassa Kulturenheten - utbetalning av föreningsbidrag Kulturskolan - entréavgifter Ärendets tidigare behandling Kulturnämndens arbetsutskott 2012-01-10 15 Handlingar 1. Intern kontroll - plan 2012 2. Rutinförteckning 2012 3. Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott 15 4. Intern kontroll - plan 2012 Expedieras till akten KS
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 12 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 9. Ärenden till kulturnämnden 2012 (KN 2011.077) Beslut Kulturnämnden godkänner den föreslagna tidplanen för ärenden under 2012 med ordförandens tilläggsyrkande. Ärendet i korthet Kulturförvaltningen har tagit fram en översiktlig tidplan för kulturnämndens ärenden 2012. Ärendets tidigare behandling Kulturnämndens arbetsutskott 2012-01-10 16. Handlingar Yrkanden Ordföranden yrkar att en förstudie av de bidragssystem som kulturnämnden hanterar bör läggas till ärendelistan 2012. 1. Protokollsutdrag Kulturnämndens arbetsutskott 16 2. Ärenden till kulturnämnden 2012 3. ärenden kulturnämnden 2012 Expedieras till Akten
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 13 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 10. Nybyggnad av bibliotek/kulturhus i Kommunalhusparken - byggprojekt (KN 2011.061) Beslut Kulturnämnden noterar informationen. Ärendet i korthet Pernilla Järveroth, kulturchef, informerar om byggprojektet.
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 14 (14) Kulturnämnden 2012-01-24 11. Anmälningar Beslut Kulturnämnden tar del av anmälningslistan och lägger den till handlingarna. Protokoll Kommunstyrelsen KS 2011-11-28 165, Kommuninterna budgetförutsättningar 2012 Kulturnämndens arbetsutskott KNAU 2012-01-10 4, Avrop Allmänna utrymmen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU 2012-01-10 5, Avrop Möbler till barnavdelningen Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU 2012-01-10 6, Avrop Arkiv- och förrådsmöbler Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU 2012-01-10 7, Avrop Belysning Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU 2012-01-10 8, Avrop Textil Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU 2012-01-10 9, Avrop Inredning utställning och exponering Vallentuna Kulturhus och Bibliotek KNAU 2012-01-10 10 Upphandling entreprenör cafédrift Vallentuna Kulturhus och Bibliotek Delegationsbeslut Datum Diarienummer Fattat av Rubrik 2011-12-22 KN 2011.001-20 Eleonor Åberg (Vallentuna Kommun) Remiss gällande användning av massor Rockelsta 4:1 Skrivelser Datum Diarienummer Avsändare Rubrik 2012-01-24 Kulturförvaltningen Postlista 2011-12-07-2012-01-24 Expedieras till Anmälningspärm
Handlingar till kulturnämndens sammanträde 2012-01-24 Ärenderubrik Diarienummer 3 Bidrag till kulturverksamhet 2012 KN 2011.050 5 Bokning av Kulturrummet hösten 2012 KN 2011.064 6 Verksamhetsplan för kulturnämnden 2012-2014 reviderad ram KN 2011.048 7 Intern kontroll för kulturnämnden uppföljning 2011KN 2011.010 8 Intern kontroll plan 2012 KN 2011.078 9 Ärenden till kulturnämnden 2012 KN 2011.077
Ärende 3
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 13 (19) Kulturnämndens arbetsutskott 2012-01-10 11 Bidrag till kulturverksamhet 2012 (KN 2011.050) Beslut Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att bevilja garantibidrag enligt sammanställning nedan. Förening/studieförbund Högsta garantibelopp kr Vuxenprogram Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening 5 000 Frösunda hembygdsförening 10 000 Föreningen Brottby Gamla Idrottsvänner 2 000 Klockarborgs vänner 2 100 Stiftelsen Gustav Vasa 500 år 1 600 Studieförbundet Vuxenskolan 10 000 Sverigefinska kulturföreningen 10 000 Vallentuna biblioteks vänner 6 000 Vallentuna biodlarförening 1 000 Vallentuna Dans- och Musikförening 25 000 Vallentuna Hembygdsförening 13 000 Vallentuna Konstförening 9 000 Vallentuna Naturskyddsförening 7 400 Vallentuna RPG-grupp 10 000 Össeby hembygdsförening 25 000 Barnprogram Orkesta hembygdsförening 5 640 Övrigt kulturstöd Arbetsgruppen för dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning 10 000 Vallentuna Folkrörelsearkiv 2 600 Total summa: 155 340 Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 14 (19) Kulturnämndens arbetsutskott 2012-01-10 Anteckning Ordföranden anmäler jäv och deltar inte i handläggningen av och beslut i ärendet. Jane Schultzberg går in som ordförande. Ärendet i korthet Anslaget för bidrag till föreningar och studieförbund för offentlig programverksamhet och kulturprojekt är för år 2012 180 000 kr. Sammanställning av bidragsansökningar redovisas i bilaga. I sammanställningen redovisas också beviljat och hittills utbetalt bidrag till respektive förening 2011. Föreningar och studieförbund har för verksamhet 2012 ansökt om totalt 274 365 kr i bidrag. Handlingar 1. Bidrag till kulturverksamhet 2012 2. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna Biodlarförening 3. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna biblioteks vänner 4. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Stiftelsen Gustav Vasa 500 år 5. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - VaDoM 6. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Studieförbundet Vuxenskolan/Sabina Agnas 7. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna Folkrörelsearkiv 8. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna Folkrörelsearkiv 9. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Össeby hembygdsförening 10. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Föreningen Brottby gamla idrottsvänner 11. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Klockarborgs Vänner 12. Ansökan om garantibidrag under år 2012 för kulturverksamhet - Vallentuna RPG-grupp 13. Ansökan om kulturbidrag under år 2012 - Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening 14. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Sverigefinska Kulturföreningen 15. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Sverigefinska Kulturföreningen 16. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Frösunda Hembygdsförening 17. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Arbetsgrupp för dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning 18. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna Naturskydddsförening 19. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna Naturskyddsförening 20. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna Konstförening 21. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna hembygdsförening 22. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna hembygdsförening 23. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet - Vallentuna hembygdsförening 24. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Orkesta hembygdsförening 25. Sammanställning bidrag 2012 Expedieras till Akten Respektive kulturförening Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING 2011-11-30 DNR KN 2011.050 CHARLOTTA BURLIN SID 1/3 KULTURSEKRETERARE 08-587 853 30 CHARLOTTA.BURLIN@VALLENTUNA.SE KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Bidrag till kulturverksamhet 2012 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att bevilja garantibidrag enligt sammanställning nedan. Förening/studieförbund Högsta garantibelopp kr Vuxenprogram Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening 5 000 Frösunda hembygdsförening 10 000 Föreningen Brottby Gamla Idrottsvänner 2 000 Klockarborgs vänner 2 100 Stiftelsen Gustav Vasa 500 år 1 600 Studieförbundet Vuxenskolan 10 000 Sverigefinska kulturföreningen 10 000 Vallentuna biblioteks vänner 6 000 Vallentuna biodlarförening 1 000 Vallentuna Dans- och Musikförening 25 000 Vallentuna Hembygdsförening 13 000 Vallentuna Konstförening 9 000 Vallentuna Naturskyddsförening 7 400 Vallentuna RPG-grupp 10 000 Össeby hembygdsförening 25 000 KULTURFÖRVALTNINGEN TORGGATAN 11 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KULTUR@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING 2011-11-30 DNR KN 2011.050 SID 2/3 Barnprogram Orkesta hembygdsförening 5 640 Övrigt kulturstöd Arbetsgruppen för dokumentation av 10 000 Eva Rahmqvists kulturgärning Vallentuna Folkrörelsearkiv 2 600 Total summa: 155 340 Ärendet i korthet Anslaget för bidrag till föreningar och studieförbund för offentlig programverksamhet och kulturprojekt är för år 2012 180 000 kr. Sammanställning av bidragsansökningar redovisas i bilaga. I sammanställningen redovisas också beviljat och hittills utbetalt bidrag till respektive förening 2011. Föreningar och studieförbund har för verksamhet 2012 ansökt om totalt 274 365 kr i bidrag. Handlingar 1. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna Biodlarförening 2. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna biblioteks vänner 3. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Stiftelsen Gustav Vasa 500 år 4. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - VaDoM 5. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Studieförbundet Vuxenskolan/Sabina Agnas 6. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna Folkrörelsearkiv 7. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna Folkrörelsearkiv 8. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Össeby hembygdsförening 9. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Föreningen Brottby gamla idrottsvänner 10. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Klockarborgs Vänner
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING 2011-11-30 DNR KN 2011.050 SID 3/3 11. Ansökan om garantibidrag under år 2012 för kulturverksamhet - Vallentuna RPG-grupp 12. Ansökan om kulturbidrag under år 2012 - Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening 13. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Sverigefinska Kulturföreningen 14. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Sverigefinska Kulturföreningen 15. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Frösunda Hembygdsförening 16. Bidrag till kulturverksamhet 2012 17. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Arbetsgrupp för dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning 18. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna Naturskydddsförening 19. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna Naturskyddsförening 20. Ansökan om bidrag till kulturverksamhet 2012 - Vallentuna Konstförening 21. Pernilla Järveroth kulturchef Anders Dahlgren Enhetschef kultur Ska expedieras till: Akten Respektive kulturförening
AU förslag kr KN beslut kr Sidan 1 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen 2011-12-14 Bidrag till kulturverksamhet 2012 ansökningar Förslag till KN Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr VUXENPROGRAM Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening Frösunda Hembygdsförening 4 kulturaktiviteter 4 kulturaktiviteter Frösunda vårmarknad Frösunda vårmarknad 17 000 7 000 14 000 5 000 25 000 10 000 25 000 10 000 Föreningen Brottby Gamla Idrottsvänner 2 föredrag om idrott, vt 2012 samt ht 2012 2000 2000 2000 2 000 Klockarborgs vänner Nationaldagsfirande Nationaldagsfirande 2000 2000 2100 2 100 Kårsta/Ekskogens Bygdegårdsförening Filmvisning ca 8 st föreställningar 6 700 6 000
AU förslag kr KN beslut kr Sidan 2 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen 2011-12-14 Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Orkesta hembygdsförening (se även barn- och ung.prog) Vuxenteater Dansuppvisning, midsommar Valborgsmässofirande (fyrverkerier, facklor, polistillstånd) Röda Korset Vallentunakretsen Höstmöte med föredrag och musik oktober/november 2011 9 500 4 000 Åbybergskyrkan/Bilda 21 st kulturarrangemang 37 000 5 000 Stiftelsen Gustav Vasa 500 år Tre föredrag om Sveriges historia: Greve Erik Dahlberg, Konungen är död leve konungen, Vasadöttrarna 1 600 1 600 Studieförbundet Vuxenskolan (se även barn- och ungdomsprogram) Gitarrfestivallentuna 2011 Gitarrfestivallentuna 2012 14 500 7 000 20 000 10 000 Sverigefinska Kulturföreningen/RSK Språkkafé Språkkafé i april Jubileumsår Utställning och program i november 10 000 6 000 5 000 14 000 19 000 3000 7 000 10 000
AU förslag kr 25 000 KN beslut kr Sidan 3 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen 2011-12-14 Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Tuna Gille Vallentuna Dans 8 st tillfällen Motionsdans 20 st tillfällen 18 165 4 849 Avslag Vallentuna biblioteks vänner Vallentuna Biodlareförening Författarbesök 6 000 6 000 6 000 6 000 Honungens dag Från blomma till honungsburk Honungens dag Från blomma till honungsburk 1 000 1 000 1 000 1 000 Vallentuna Dans- och Musikförening Musik i handlingstider Vallentunasalen jan-dec, Spelmanskvällar i Brottby, Ekskogen m.fl ställen. Julkonsert, Program under utst. om Klockarborg, Konsert med Täby spelmansgille våren och under hösten. 49 000 25 000 Musik i handlingstider Vallentunasalen Programinslag vid invigningen av Kulturhuset och släpp av Vishäfte 4 Spelmanskvällar i Brottby, Ekskogen Julkonsert Program under sommarmånaderna Konsert med Täby spelmansgille vår/höst BarnKul på biblioteket 24 000 7 000 5 000 3 000 4 000 8 000 5 000 56 000
AU förslag kr 13 000 KN beslut kr Sidan 4 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen 2011-12-14 Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Vallentuna Folkdansförening Dans på torget i samband med lördagshandling 2 st tillfällen Dans på äldreboenden vår/höst Midsommaruppvisning Från vikingar till Vikingarna (dansuppvisning) 51 500 15 000 Vallentuna Hembygdsförening Föreläsningar i historiska ämnen Midsommarfirande, Bussutflykt till historisk sevärdhet 20 500 13 000 Musikprogram vid årsmöte Midsommarfirande Bussutflykt till historisk sevärdhet 3000 12 000 5 000 20 000
AU förslag kr 9 000 7400 KN beslut kr Sidan 5 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen 2011-12-14 Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Vallentuna Konstförening Konstutställning, årsmötesarr. Medlemstidning, marknadsföring Föredrag om kinesisk konst Jin Jiang Årsmötesarr: sångkör Föredrag om ryska ikoner Föredrag om Albertus Pictor Föredrag om Helen Schjerfbecks konst Vallentuna Naturskyddsförening Föredrag med filmvisning Föredrag med filmvisning Slåtterdag 9 500 7 000 4 775 4 375 3000 3000 3000 3000 12 000 4925 2500 7425 Vallentuna RPG-grupp Verksamheten under 2011 Verksamheten under 2012 25 000 10 000 25 000 10 000
AU förslag kr 25 000 KN beslut kr Sidan 6 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen 2011-12-14 Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Össeby hembygdsförening Konsert m familjen Dahlkvist och vänner Föredrag 3 st, Musikprogram i Kvarnstugan, Natur- och kulturexkursioner 2 st, Temadagar 4 st, Midsommarfirande vid Kvarnstugan Studieutflykt, Föredragskvällar 4 st, Hembygdsdag vid Kvarnstugan, underhållning Föredrag 10/11 45 000 20 000 Konsert m familjen Dahlkvist och vänner Föredrag 3 st. vintern/våren Studiebesök till Birka Natur- och kulturexkursioner, vår/höst 2 st Temadagar, vår/sommar/höst, 4 st Midsommarfirande vid Kvarnstugan Studieutflykt, hösten Föredragskvällar, hösten 4 st Trädgårdsdagar vid Kvarnstugan, vår/höst Summa vuxenprogram 2011 Summa vuxenprogram 2012 321 050 150 300 12 000 4 900 2 800 2 600 4 000 5 500 3 000 5 200 5 000 45 000 256 125 137 100 BARN- OCH UNGDOMSPROGRAM
AU förslag kr KN beslut kr Sidan 7 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen 2011-12-14 Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Orkesta hembygdsförening (se även vuxenprogram) Barnteater 2011 Barnteater vår och höst 2012 2000 2000 2820 2820 5 640 Studieförbundet Vuxenskolan (se även vuxenprogram Lovverksamhet (sport-, påsk- höstlov) Konst- och musikskola (vår- och hösttermin) Summa barn och ungdom 2011 Summa barn och ungdom 2012 22 400 22 000 5 640 5 640 0 ÖVRIGT KULTURSTÖD Arbetsgruppen för Dokumentation av Eva Rahmqvists arbete 10 000 10 000 dokumentation av Eva Rahmqvists kulturgärning Arbetsgruppen för Filmatisering av Långhundraleden 25 000 25 000 filmatisering av Långhundraleden Kören Cantaton Bidrag till noter 6 000 Avslag
AU förslag kr 2 000 600 2 600 KN beslut kr Sidan 8 av 8 VALLENTUNA KOMMUN Kulturförvaltningen 2011-12-14 Förening/ studieförbund Verksamhet 2012 Sökt bidrag 2011 kr Beviljat bidrag 2011 kr Sökt bidrag 2012 kr Vallentuna Folkrörelsearkiv Filmprojekt: Vallentuna 1964-1983 Nytryck av VFA-folder 2 000 600 2 600 Vallentuna Konstförening/Konst i Roslagen Arrangemanget Konst i Roslagen: Informationsfolder, marknadsföring, hemsidan 10 000 10 000 Summa övrigt kulturstöd 2011 Summa övrigt kulturstöd 2012 TOTALT BELOPP Totalt belopp 2011 Total belopp 2012 65 400 39 500 185 375 12 600 12 600 274 365 155 340 2010 Anslag 170 000 Sökta bidrag 408 850 Utbetalat (101118) 70 000 2011 Anslag 180 000 Sökta bidrag 401 989 Utbetalat (111214) 147 656 2012 Anslag 180 000 Sökta bidrag 274 365 Förslag KNAU 11-12-12 155 340
Ärende 5
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 15 (19) Kulturnämndens arbetsutskott 2012-01-10 12 Bokning av Kulturrummet hösten 2012 (KN 2011.064) Beslut Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att besluta att kulturförvaltningen inte tar emot externa bokningar till kulturrummet i Vallentuna Kulturhus och bibliotek under hösten 2012. Ärendet i korthet Under 2012 kommer Kulturförvaltningen flytta in i nya Vallentuna kulturhus och bibliotek. Den verksamhet som tidigare lagts i Vallentunasalen kommer under hösten 2012 att förflyttas till Kulturrummet i det nya kulturhuset och biblioteket. För att själva kunna styra programinnehållet under inledningsfasen av verksamheten i Kulturrummet, samt få tid att se över rutiner gällande bokningar och hyressättning, kommer vi inte ta emot externa bokningar, utan endast interna bokningar under hösten 2012. Externa bokningar tas emot från våren 2013. Handlingar 1. Bokning av Kulturrummet hösten 2012 Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING 2011-12-19 DNR KN 2011.064 ANDERS DAHLGREN SID 1/1 ENHETSCHEF KULTUR 08-587 853 65 ANDERS.DAHLGREN@VALLENTUNA.SE KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Bokning av Kulturrummet hösten 2012 Förslag till beslut Kulturförvaltningen tar inte emot externa bokningar till kulturrummet i Vallentuna Kulturhus och bibliotek under hösten 2012. Ärendet i korthet Under 2012 kommer Kulturförvaltningen flytta in i nya Vallentuna kulturhus och bibliotek. Den verksamhet som tidigare lagts i Vallentunasalen kommer under hösten 2012 att förflyttas till Kulturrummet i det nya kulturhuset och biblioteket. För att själva kunna styra programinnehållet under inledningsfasen av verksamheten i Kulturrummet, samt få tid att se över rutiner gällande bokningar och hyressättning, kommer vi inte ta emot externa bokningar, utan endast interna bokningar under hösten 2012. Externa bokningar tas emot från våren 2013. Handlingar 1. Bokning av Kulturrummet hösten 2012 Pernilla Järveroth kulturchef Anders Dahlgren Enhetschef kultur Ska expedieras till: Akten KULTURFÖRVALTNINGEN TORGGATAN 11, 1 TR 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KULTUR@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
Ärende 6
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 16 (19) Kulturnämndens arbetsutskott 2012-01-10 13 Verksamhetsplan för kulturnämnden 2012-2014 (KN 2011.048) Beslut Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att anta verksamhetsplanen för kulturnämnden med reviderad ram för 2012-2014. Ärendet i korthet I enlighet med kommunens planeringsmodell ska, efter det att kommunplanen fastställts av kommunfullmäktige, varje nämnd anta en verksamhetsplan för perioden. Verksamhetsplanen för 2012-2014 antogs av kulturnämnden i december 2011, KN 87, därefter har ramarna justerats. Kulturnämnden behandlar därför ramarna på nytt. Ärendets tidigare behandling KN 2011-10-28 84 KNAU 2011-10-04 60 Kulturnämndens arbetsutskott 2011-11-22 69 KNAU 2011-11-22 69 KN 2011-12-06 87 Handlingar 1. Verksamhetsplan kulturnämnden, reviderad ram 2012-2014 2. VPKN rev ram 2012-2014 Expedieras till Akten KS Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING 2011-12-29 DNR KN 2011.048 PERNILLA JÄRVEROTH SID 1/1 KULTURCHEF 08-587 853 31 PERNILLA.JARVEROTH@VALLENTUNA.SE KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Verksamhetsplan kulturnämnden, reviderad ram 2012-2014 Förslag till beslut Kulturnämnden antar verksamhetsplanen för kulturnämnden med reviderad ram för 2012-2014. Ärendet i korthet I enlighet med kommunens planeringsmodell ska, efter det att kommunplanen fastställts av kommunfullmäktige, varje nämnd anta en verksamhetsplan för perioden. Verksamhetsplanen för 2012-2014 antogs av kulturnämnden i december 2011, därefter har ramarna justerats. Kulturnämnden behandlar därför ramarna på nytt. Ärendets tidigare behandling Verksamhetsplanen antogs i KN 87, 2011-12-06. Handlingar 1. Verksamhetsplan kulturnämnden, reviderad ram 2012-2014 2. VPKN rev ram 2012-2014 Pernilla Järveroth kulturchef Ska expedieras till: Akten KS KULTURFÖRVALTNINGEN TORGGATAN 11 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KULTUR@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
REV RAM I KN 2012-01-24 DNR KN 2011.048. 2 0 1 2-2 0 1 4 KULTURNÄMNDEN Verksamhetsplan
1. Driftsbudget Tabell 1 Driftsbudget per område, tkr Kulturnämndens driftsbudget Prognos 2011 Budget 2012 Plan 2013 Plan 2014 Kulturnämnden 260 260 270 280 Studieförbund 300 300 300 300 Administration och service 2 617 2 868 3 743 3 743 Kulturverksamhet * 4 747 5 318 4 919 5 019 Biblioteksverksamhet 8 732 14 928 19 928 20 628 Kulturskola 8 841 8 941 8 964 9 146 Ändring 2012 + 255 + 509 + 91 Kulturnämndens ram 25 497 32 615 38 124 39 116 = 855 Kulturverksamhet; *) Vallentuna Teater 1 655 2 255 2 255 2 255 *) Kulturmiljövård 743 753 775 805 2. Investeringsbudget Tabell 2 Investeringsbudget per projekt, mnkr Projekt Prognos 2011 Budget 2012 Bibliotek inventarier 1,1 20,5 RFID chippning 0,4 Vallentuna teater 4,0 (Vallentuna Kulturhus och Bibliotek SBN) 60,0 33,0 Plan 2013 Plan 2014 Årligt anslag 0,2 0,2 0,2 0,2 Totalt 65,7 53,7 0,2 0,2
Ärende 7
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 17 (19) Kulturnämndens arbetsutskott 2012-01-10 14 Intern kontroll för kulturnämnden 2011 - plan och uppföljning (KN 2011.010) Beslut Arbetsutskottet beslutar föreslå kulturnämnden att godkänna uppföljningen av genomförd intern kontroll 2011 samt föreslagna åtgärder och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Uppföljningen avser rutinen för "Utbetalning av föreningsbidrag". Granskningen har utförts genom stickprovskontroll av att utbetalda bidrag stämmer med tidigare ansökan från föreningen och kulturnämndens beslut om bidrag samt att föreningens redovisning är granskad av handläggare och attesterad av behörig attestant enligt"attestreglemente". En uppföljning har också gjorts för att se om föreningarna har lämnat in verksamhetsberättelse för 2010. Stickprovskontrollen av utbetalade föreningsbidrag 2011 visar att rutiner för "Utbetalning av föreningsbidrag" och "Attestreglemente" har följts. När det gäller "Regler för bidrag" har fyra föreningar, som beviljats bidrag inte lämnat in verksamhetsberättelse för 2010. Förslag till åtgärd är att "Regler för bidrag" ses över. Syftet är att förtydliga kravet på att föreningar förutom Ansökan/redovisning av offentligt program även ska lämna in verksamhetsberättelse från föregående år för att beviljat bidrag ska utbetalas. En årlig uppföljning bör också göras av att verksamhetsberättelser har lämnats in till kulturförvaltningen. Handlingar 1. Intern kontroll för kulturnämnden-uppföljning 2011 2. Internkontroll för kulturnämnden 2011 - plan 3. Intern kontroll för kulturnämnden 2011 - rutinförteckning 4. Rutin för beslut och utbetalning av föreningsbidrag 5. Bidrag till föreningar och studieförbund 2011 6. Beslutsattestanter2011 7. Bidrag som kan sökas från kulturnämnden 8. Regler för bidrag till offentliga arrangemang Expedieras till Enhetschef Kultur Kultursekreterare Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING 2011-12-15 DNR KN 2011.010 SUSANNE LARSSON SID 1/2 EKONOM 08-587 853 40 SUSANNE.LARSSON@VALLENTUNA.SE KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll för kulturnämndenuppföljning 2011 Förslag till beslut Kulturnämnden godkänner uppföljningen av genomförd intern kontroll 2011 samt föreslagna åtgärder och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Uppföljningen avser rutinen för "Utbetalning av föreningsbidrag". Granskningen har utförts genom stickprovskontroll av att utbetalda bidrag stämmer med tidigare ansökan från föreningen och kulturnämndens beslut om bidrag samt att föreningens redovisning är granskad av handläggare och attesterad av behörig attestant enligt"attestreglemente". En uppföljning har också gjorts för att se om föreningarna har lämnat in verksamhetsberättelse för 2010. Stickprovskontrollen av utbetalade föreningsbidrag 2011 visar att rutiner för "Utbetalning av föreningsbidrag" och "Attestreglemente" har följts. När det gäller "Regler för bidrag" har fyra föreningar, som beviljats bidrag inte lämnat in verksamhetsberättelse för 2010. Förslag till åtgärd är att "Regler för bidrag" ses över. Syftet är att förtydliga kravet på att föreningar förutom Ansökan/redovisning av offentligt program även ska lämna in verksamhetsberättelse från föregående år för att beviljat bidrag ska utbetalas. En årlig uppföljning bör också göras av att verksamhetsberättelser har lämnats in till kulturförvaltningen. KULTURFÖRVALTNINGEN TORGGATAN 11 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KULTUR@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNING 2011-12-15 DNR KN 2011.010 SID 2/2 Bakgrund Enligt reglementet för intern kontroll i Vallentuna kommun har varje nämnd skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sitt verksamhetsområde. Den interna kontrollen syftar till att uppnå säkerhet i system och rutiner, främja effektivitet i organisation och förvaltning samt säkerställa rättvisande räkenskaper. Varje år ska en plan upprättas för uppföljning av olika delar av den interna kontrollen. Kulturnämnden antog den 22 februari 2011 KN 11 en kontrollplan för 2011.En total revidering av kulturförvaltningens internkontrollplan ska genomföras under 2011. Följande rutin ska särskilt kontrolleras 2011: 1. Utbetalning av föreningsbidrag Handlingar 1. Internkontroll för kulturnämnden 2011 - plan 2. Intern kontroll för kulturnämnden - uppföljning 2011 3. Internkontroll för kulturnämnden, rutinförteckning 2011 4. Rutin för beslut om utbetalning av föreningsbidrag 5. Bidrag till föreningar och studieförbund 2011 6. Beslutsattestanter 2011 7. Bidrag som kan sökas från kulturnämnden 8. Regler för bidrag till offentliga arrangemang Pernilla Järveroth kulturchef Susanne Larsson ekonomihandläggare Ska expedieras till: Enhetschef Kultur Kultursekreterare Akten
Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Ny plan 2011 Total revidering Arbetsutskott Löpande Förvaltningschef Löpande Löpande Arbetsutskott Löpande Total Förvaltningschef \\S1107\vallentuna$\KF\Administrationservice\Protokoll\2011\Tjänsteskrivelser\110222\IK plan 2011.xls 1(1) VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Plan för 2011 Rutin/system Tillämpligt dokument Ansvarig för åtgärd Bedömd risk Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Enhet/verksamhetsområde Total revidering av Kulturförvaltningens internkontrollplan under 2011 utarbetande av ny internkontrollplan Möjlig Kännbar Ny plan med Förvaltningsadministratör uppdaterade rutiner färdig 2011 Förvaltningschef Administration Ärendeberedning övergång till Platina utarbetande av rutin 2010 Mindre sannolik Kännbar Underlag Handläggande tjänsteman Nämndssekreteraren Expediering av beslut etc Förvaltningslag, kommunallag Mindre sannolik Kännbar Expediera beslut, verkställighet Registrator Förvaltningschef Ekonomi Utbetalning av föreningsbidrag Regler för bidrag, kulturnämndens beslut om bidrag. Rutiner för utbetalning. Attestreglemente Möjlig Kännbar Granskning av redovisning. Avstämning mot ansökan och KN:s beslut. Kontroll att verksamhetsberätt elser etc inlämnas efter verksamhetsåret Kultursekreterare Ekonomi-, personaladm.
Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Ny plan 2011 Total revidering Arbetsutskott Löpande Stickprov och vid årsskiftet kontroll att hela rutinen följts 1 gång per termin Genomgång av postlista + stickprov övr rutiner Förvaltningschef Förvaltningschef Löpande Stickprov Förvaltningschef Löpande Förvaltningschef Löpande Löpande Arbetsutskott \\S1107\vallentuna$\KF\Administrationservice\Protokoll\2011\Tjänsteskrivelser\110222\Rutinförteckning 2011.xls 1(5) VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Rutinförteckning 2011 Rutin/system Tillämpligt dokument Ansvarig för åtgärd Bedömd risk Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Enhet/verksamhetsområde Total revidering av Kulturförvaltningens internkontrollplan under 2011 Administration Dokumenthantering; Arkivvård utarbetande av ny internkontrollplan Förvaltningschef Dokumenthanteringsplan fastställd av nämnden och lokal handbok. Arkivlag, arkivreglemente under omarbetning - se IK. Möjlig Allvarligt Dokumenthanteringsplan och lokal "handbok": 1) revideras 2) följs 1) Förvaltn.chef 2) Arkivredogörare Möjlig Kännbar Ny plan med Förvaltningsadministratör uppdaterade rutiner färdig 2011 Arkivhandlägga re Postmottagning/post/ fax/e-post Kommunens e- postpolicy med förvaltningsspecifikt tillägg; interna rutiner för postöppning; instruktion för postlista Mindre sannolik Kännbar Rutiner följs; policy efterlevs Respektive tjänsteman Samarbete med annan förvaltning Registrering, diarium Platina Förvaltningslag, intern rutin Mindre sannolik Allvarligt Rutiner följs Registrator Ekonomi-, personaladm. Ärendeberedning övergång till Platina utarbetande av rutin 2009 Mindre sannolik Kännbar Underlag Handläggande tjänsteman Förvaltnings-, nämndsekr. Expediering av beslut etc Förvaltningslag, kommunallag Mindre sannolik Kännbar Expediera beslut, verkställighet Registrator Förvaltningschef
Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Stickprov Förvaltningschef Nyckelregister Intern rutin Mindre sannolik Lindrig Rutinen följs - Bibliotekstekniker Förvaltningschef nycklar återläm-nas etc. 2 ggr/år Förvaltningschef Löpande, 2 ggr/år Månadsvis. Stickprov PAkonsult (Konsult & Serivice) Förvaltningschef Arbetsutskott \\S1107\vallentuna$\KF\Administrationservice\Protokoll\2011\Tjänsteskrivelser\110222\Rutinförteckning 2011.xls 2(5) VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Rutinförteckning 2011 Rutin/system Tillämpligt dokument Ansvarig för åtgärd Bedömd risk Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig IT IT-säkerhetspolicy, användarförsäkran, interna rutiner för förvaltningspec system Mindre sannolik Lindrig Att policy och regler följs Inventarieredovisning Intern rutin Mindre sannolik Lindrig Att uppdatering sker kontinuerligt Bibliotekstekniker IT-avdelningen Löpande, vid nyanställning, extra personal Bibliotekstekniker Ekonomi-, personaladm. 1 gång per år Komplett Förvaltningschef Avtalshantering Avtalsrutin antagen av KS 2002 34 Mindre sannolik Lindrig Registrering i Platina Underlag fr resp handläggare; Reg av nämndsekr Enhet/verksamhetsområde Förvaltningschef Konstregister. Rutin för hantering av konst Databas med manual. Arbetsbeskrivning. Bilder: dia + papperskopia m neg. Delvis digitalt Mindre sannolik Lindrig Uppdateras kontinuerligt vid flytt av konst etc. Konstansvarig på förvaltning Konstansvarig Årlig avstämning Personal, löner och förmåner Arbetsrättsliga lagar, avtal, semesterlag etc. Analys-, löne- och bevakningslistor Möjlig Kännbar Registreras från korrekt underlag. Analys-, löne- och bevakningslistor Anställde och Löneadministratör KLK Personalkostnader: Anställningsavtal, ledighetsansökningar, ändringsuppgifter och tidrapporter för timanställda. Avvikelserapportering: sjukförsäkran, försäkran vid vård av barn och semestrar i Personalportalen Förvaltningschef
Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Vid behov Komplett Förvaltningschef Arbetsutskott Årligen Komplett Arbetsutskott Löpande Stickprov Förvaltningschef \\S1107\vallentuna$\KF\Administrationservice\Protokoll\2011\Tjänsteskrivelser\110222\Rutinförteckning 2011.xls 3(5) VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Rutinförteckning 2011 Rutin/system Tillämpligt dokument Ansvarig för åtgärd Bedömd risk Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Enhet/verksamhetsområde Resor och bilavtal Gällande avtal och reglementen Möjlig Kännbar Korrekt tecknade bilavtal finns, reseavtal, reglemente och anvisningar följs, begäran om reseersättning enligt korrekt underlag Anställde och Löneadministratör KLK Telefon i tjänsten Kommunpolicy och regelverk Mindre sannolik Lindrig Ny policy för kommunen 2010 Anställde och Löneadministratör KLK Närmaste chef Vid behov Förvaltningschef Arbetsutskott Bisysslor AB 01, LOA Möjlig Kännbar Inhämtning om uppgift om bisyssla, beslut ang bisyssla, sammanställning en gång per år till KLK Ekonomi-, personaladm. Hantering av friskvårdsersättning Attestreglemente, policy. Utbetalas i första hand via lönerutinen Mindre sannolik Lindrig Att reglemente och policy efterlevs, lönelistan Förvaltningschef Förvaltningschef Anställd Löneadministratör KLK Ekonomi
Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Månadsvis Hela rutinen Förvaltningschef Löpande 1 ggr/år Förvaltningschef Löpande Stickprov 4 ggr/år Förvaltningschef Löpande Stickprov Förvaltningschef Vid delårs-, årsbokslut Komplett Förvaltningschef \\S1107\vallentuna$\KF\Administrationservice\Protokoll\2011\Tjänsteskrivelser\110222\Rutinförteckning 2011.xls 4(5) VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Rutinförteckning 2011 Rutin/system Tillämpligt dokument Ansvarig för åtgärd Bedömd risk Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Enhet/verksamhetsområde Redovisning av dagskassa Rutiner för redovisning av intäkter: avstämning av kassaapparat och redovisning. Attestreglemente. Rutiner för utbetalningar, kontantkvitton Mindre sannolik (kontroller inbyggt i rutinerna) Kännbar Rutiner och reglemente efterlevs. Avstämning av balanskonton Ekonomi-, personaladm. Bibliotekstekniker Leverantörsfaktura Elektronisk fakturahantering i IM. Möjlig Kännbar Attestförteckning Ekonomi-, upprättas/fast-ställs personaladm. och överfört till IM (IM-administratör) för elektronisk fakturahantering Ekonomiavd. Systemansvari g Utanordning/attest Attestreglemente, gällande besluts- och behörighetsattestanter, inkomna fakturor, momsregler. Möjlig Kännbar Attestförteckning upprättas/fastställs, attestreglemente efterlevs, rätt kontering och betalning sker, momsredovisning sker korrekt Sakgranskning/att estant Ekonomiavd. Systemansvari g Fakturering vid uppdragsförsäljning Fakturering i XOR. Möjlig Kännbar Rutiner revideras Underlag från och följs. försäljning i biblioteket. Ekonomi-, personaladm. Kultursekreterare Avstämning av balanskonton Lag, kommunrutin Mindre sannolik Lindrig Avstämning tertialvis; Konto 2822 och 2836 månadsvis Ekonomi-, personaladm. Förvaltningschef
Frekvens Omfattning Avvikelserapport till Löpande Total Förvaltningschef En gång/år Stickprov; 3 studieförbund Förvaltningschef löpande Hela rutinen Förvaltningschef 4 tillfällen/år Stickprov Förvaltningschef \\S1107\vallentuna$\KF\Administrationservice\Protokoll\2011\Tjänsteskrivelser\110222\Rutinförteckning 2011.xls 5(5) VALLENTUNA KOMMUN KULTURFÖRVALTNINGEN INTERN KONTROLL Rutinförteckning 2011 Rutin/system Tillämpligt dokument Ansvarig för åtgärd Bedömd risk Väsentlighet Kontrollmoment Kontrollansvarig Utbetalning av föreningsbidrag Regler för bidrag, kulturnämndens beslut om bidrag. Rutiner för utbetalning. Attestreglemente Möjlig Kännbar Granskning av redovisning. Avstämning mot ansökan och KN:s beslut. Kontroll att verksamhetsberätt elser etc inlämnas efter verksamhetsåret Kultursekreterare Ekonomi-, personaladm. Övrigt Studieförbund Regler för kommunalt bidrag till studieförbund. Möjlig Allvarligt- för mkt bidrag utbetalas Regler följs. Förslag till revidering av regler. Enhet/verksamhetsområde Förvaltningssekreterare Kultursekreterare Betalkort First Card - rutin Möjlig Allvarligt Rutin följs kortansvarig ekonomiadm. genom IM Krav Kommunens kravrutin. Mindre sannolik Lindrig Kravrutiner följs Handläggande Biblioteks- Kravrutin för bibliotekstekniker biblioteksverksamhet assistent
Kultur och Bibliotek 2003-06-26 Rutin för beslut om och utbetalning av föreningsbidrag Ansökan om bidrag skall vara skriven på fastställd blankett och skall innehålla en realistisk ekonomisk och tidsmässig planering. Samma blankett skall användas för redovisning av bidraget. När bidragsansökningar för kommande år inkommer till kulturförvaltningen ankomststämplas de av postöppnare och förs in på postlista av registrator. Ansökningarna skall ha inkommit före den 15 november för att behandlas på kulturnämndens decembersammanträde. Det är också möjligt att ansöka om bidrag under resten av året, då behandlas ansökan på nästkommande kulturnämndsmöte. Bidragsansökningar och beslut förs upp på lista som uppdateras kontinuerligt av förvaltningsassistententen. Kultursekreteraren bereder ansökningarna inför kulturnämndens sammanträden. Kulturnämnden fattar beslut om en bidragsansökan skall beviljas eller avslås. Kulturförvaltningen och bidragssökaren informeras om kulturnämndens beslut. Ett brev och en lista över beviljade /avslagna bidragsansökningar sammanställs av förvaltningsassistenten. Utbetalning: Ifylld fastställd redovisningsblankett tillsammans med vederbörliga verifikationer och uppgifter om publikantal, bidrag från annan arrangör etc inkommer till kulturförvaltningen och ankomststämplas av postöppnare. Kultursekreteraren granskar redovisningen och vid anmärkning kontaktas bidragsmottagaren. Bidrag beviljas som regel ej för andra kostnader än vad som uppgivits i kalkylen. Kultursekreteraren granskningsattesterar samt beslutsattesterar redovisningen och ger till ekonomi/personaladministratör. Redovisningen behörighetsattesteras av ekonomi/personaladministratören som sedan registrerar den i X-or enligt rutinbeskrivningen för leverantörsfakturor, varefter utbetalning sker. C:\Documents and Settings\maria.liljeholm\Platina\platina2010\Rutin för beslut och utbetalning av föreningsbidrag(56296)_tmp.doc 1 (2)
2012-01-02 1. Garantibidrag till offentliga kulturprogram Garantibidrag används till att täcka underskott i ett kulturarrangemangs budget. Garantibidraget utbetalas först efter arrangemanget, dock ej senare än 6 veckor efter. 2. Bidrag till övriga kulturstödjande åtgärder Föreningar kan också söka bidrag till speciella projekt (t ex dokumentation, arkivforskning, bokutgivning) eller för stöd till föreningens basverksamhet. Bidraget utbetalas efter redovisning av hela projektet. Vid behov kan bidraget utbetalas i förskott. 2 (2)
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNINGEN 2012-01-02 DNR KN 2011.010KN 2010.033 805 SID 1/2 CHARLOTTA BURLIN KULTURSEKRETERARE 08-587 853 30 CHARLOTTA.BURLIN@VALLENTUNA.SE KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Bidrag till föreningar och studieförbund 2011 Kulturförvaltningen föreslår kulturnämnden Att bevilja garantibidrag att utbetalas mot redovisning av samtliga kostnader och intäkter av programmet enligt sammanställning: Förening/studieförbund Högsta garantibelopp kr Vuxenprogram Frösunda-Vallentuna Blåbandsförening 7 000 Frösunda hembygdsförening 10 000 Klockarborgs vänner 2 000 Kårsta/Ekskogens Bygdegårdsförening 6 000 Studieförbundet Bilda/Åbybergskyrkan 5 000 Sverigefinska Kulturföreningen 6 000 Tuna Gille Avslag Vallentuna biblioteks vänner 6 000 Vallentuna Biodlarförening 1 000 Vallentuna Dans- och Musikförening 25 000 Vallentuna Folkdansförening 15 000 Vallentuna Hembygdsförening 13 000 Vallentuna Konstförening 7 000 Vallentuna RPG-grupp 10 000 Össeby hembygdsförening 20 000 Övrigt kulturstöd Konst i Roslagen 10 000 Kören Cantaton Avslag KULTURFÖRVALTNINGEN TUNA TORG 11 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 853 38 KULTUR@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KULTURFÖRVALTNINGEN 2012-01-02 DNR KN 2011.010KN 2010.033 805 SID 2/2 Ärendet i korthet Anslaget för bidrag till föreningar och studieförbund för offentlig programverksamhet och kulturprojekt är för år 2011 180 000 kr. Sammanställning över bidragsansökningar och kulturförvaltningens förslag till beslut redovisas i bilaga. I sammanställningen redovisas också beviljat och hittills utbetalt bidrag till respektive förening 2010. Föreningar och studieförbund har för verksamhet 2011 ansökt om totalt 344 214 kr i bidrag. Handlingar 1. Sammanställning Bidrag till kulturverksamhet 2011 ansökningar 2010-11-17 Pernilla Järveroth Kulturchef Charlotta Burlin Kultursekreterare Expedieras till: Akt
501 105 Kulturnämnd Förvaltningschef Enhetschef Bibliotek 501 310 Stöd till studieförbund Förvaltningschef Enhetschef Kultur 501 391 Administration och service Förvaltningschef Enhetschef Bibliotek 501 Projekt 5005, 5006 Investeringsbudget Förvaltningschef Enhetschef Bibliotek 503 320 Biblioteksverksamhet Enhetschef Bibliotek Förvaltningschef 502 320 515-517 Verksamhetsansvar Bibliotek, mediainköp Bibliotekarie med Enhetschef Bibliotek, Förvaltningschef mediaansvar 505 320 Verksamhetsansvar Bibliotekssystem, IT Biblioteksintendent Enhetschef Bibliotek, Förvaltningschef 507 315 Kulturverksamhet Enhetschef Kultur Förvaltningschef 507 321 Kulturmiljövård Enhetschef Kultur Kommunantikvarie, Förvaltningschef 507 929 Vallentuna teater Enhetschef Kultur Förvaltningschef 504 315 Verksamhetsansvar Allmänkultur Kultursekreterare Enhetschef kultur, Förvaltningschef 506 331 Musikskola avgiftsbelagd Kulturskolechef Förvaltningschef 506 332 Kulturskola gemensam Kulturskolechef Förvaltningschef 506 333 Kulturskola avgiftsbelagd Kulturskolechef Förvaltningschef VALLENTUNA KOMMUN 2011-02-09 Kulturnämnden Beslutsattestanter 2011 Ansvar Verksamhet Aktivitet Benämning Attestant Ersättare Kod Nr Befattning Behörighetsattestanter 2011 Samtlig verksamhet Förvaltningsadministratör Biblioteksintendent