Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(24 Plats och tid: Arbetsförmedlingen i Finspång, Kalkugnsvägen 2, torsdag den 25 oktober 2018 kl 8:30 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare P a t r i k l e v 0 2 7 6 ( M Irma Görtz, Norrköping, ej närvarande Birgitta Wessman Thyrsson, Region Östergötland Gabriella Gylling, Arbetsförmedlingen Malin Masimov, Försäkringskassan Ulla Wallering Fall, Valdermarsvik, ej närvarande Tuula Ravander, Söderköping Riitta Leiviskä Widlund, Finspång Ersättare Criss Hagfeldt, Norrköping Claes Hallert, Region Östergötland Susanne Karlsson, Försäkringskassan, ej närvarande Per Hollertz, Valdemarsvik, ej närvarande Anna Creutz, Finspång, ej närvarande Camilla Jonsson, Arbetsförmedlingen, ej närvarande Inga Lill Östlund, Söderköping, ej närvarande Criss Hagfeldt, Norrköping Övriga Peter Johansson, förbundschef Therese Löfgren, administrativ assistent Linda Alexandersson, samordnare Susanne Nordlöf, samordnare Anna Hansdotter, verksamhetsutvecklare Utses att justera: Plats och tid för justering: Tuula Ravander Samordningsförbundet Östra Östergötland, torsdagen den 8 november kl.09.00 Sekreterare: Paragrafer: 143-163 Anna Hansdotter Ordförande: Justerare: Nämnd eller dylikt: Birgitta Wessman Thyrsson Tuula Ravander Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2018-11-10 Datum för nedtagning av anslag: 2018-12-02 Förvaringsplats för protokollet: Underskrift: BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Samordningsförbundet Östra Östergötland Anna Hansdotter

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(24 Innehållsförteckning 143 Fastställande av föredragningslista 144 Information om Plattform Finspång SAMÖ 2018/0024 145 Uppföljning av resultat och måluppfyllelse för perioden januari-augusti 2018 SAMÖ 2018/0045 146 Presidiets förslag till organisering av ledning och styrning i relation till förbundsmedlemmarna och den fortsatta processen SAMÖ 2018/0044 147 Återkoppling från MVG-konferensen mellan styrelsen och medarbetare inom Plattformarna SAMÖ 2018/0063 148 Arbetet med intern kontrolloch interkontrollplan 2019 SAMÖ 2018/0028 149 Genomförd intern kontroll SAMÖ 2018/0013 150 Lägesrapport Plattformarna SAMÖ 2018/0018-16 151 Plan B SAMÖ 2018/0006 152 Inbjudan till EU-utbildning den 27 november SAMÖ 2018/0064 153 Inbjudan till NNS höstkonferens den 12 13 november SAMÖ 2018/0065 154 Val av ombud till NNS extra årsmöte den 13 november SAMÖ 2018/0021 155 Ersättning till Arbetsförmedlingen angående personell bemanning till Plattform Söderköping SAMÖ 2018/0066 156 Tecknande avavtal med Arbetsmarknads-och vuxenutbildningskontoret angående genomförande av Spiraprojektet SAMÖ 2018/0006

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(24 157 Budgetuppföljning september inklusive kommentarer SAMÖ 2018/0017 158 Budgetuppföljning kvartal 3 2018 SAMÖ 2018/0017 159 Tilldelningav statliga medel för 2019 SAMÖ 2018/0056 160 Övriga frågor SAMÖ 2018/0046 161 Summering SAMÖ 2018/0016 162 Delegationsbeslut SAMÖ 2018/0034 163 Rapporter SAMÖ 2018/0011

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(24 143 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen fastställer föredragningslistans innehåll. Föredragningslistan ändras på följande sätt: Ärende 7, Tilldelning av statliga medel 2019, tas som ärende 18. Utsänd föredragningslista fastställs i övrigt utan förändringar.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(24 144 Information om Plattform Finspång SAMÖ 2018/0024 Styrelsen tar informationen till protokollet Styrelsen får under sammanträdet information om Plattform Finspång

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(24 145 Uppföljning av resultat och måluppfyllelse för perioden januari augusti 2018 SAMÖ 2018/0045 Styrelsen tar informationen till protokollet. Kansliet har tagit fram verksamhetsuppföljning och måluppfyllelse för perioden januari augusti 2018. Analys av sammanställningen sker muntligt på styrelsemötet Sammanställningen redovisas i bilagda handling.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(24 146 Presidiets förslag till organisering av ledning och styrning i relation till förbundsmedlemmarna och den fortsatta processen SAMÖ 2018/0044 Styrelsen tar informationen till protokollet. Frågan lyfts igen på nästkommande styrelsemöte i november för beslut. Presidiet har fortsatt diskussionen kring organisering av ledning och styrning i relation till förbundsmedlemmarna utifrån vad som framkom på föregående styrelsemöte. Presidiets bedömning är att processen inte bör avstanna så att det uppstår ett vacuum i frågan utan att dedelar i förslaget som det finns konsensus kring genomförs. Den del som presidiet bedömer att det finns konsensus kring är genomförandet av en gemensam beredningsgruppå länsdelsnivå samt förtydligande av rollen och mandatet som samordnare. Presidiet bedömer vidare att resterande delar i förslaget behöver ses som en helhet som stegvis kan genomföras utifrån fortsatta diskussioner med förbundsmedlemmarna och deras ställningstagande. Förslaget redovisas i bilagda handling.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(24 147 Återkoppling från MVG-konferensen mellan styrelsen och medarbetare inom Plattformarna SAMÖ 2018/0063 Styrelsen tar informationen till protokollet. Presidiet har diskuterat MVG-konferensen mellan styrelsen och medarbetarna inom Plattformarna. Presidiets uppfattning är att mötet mellan styrelsen och medarbetarna är värdefullt och att styrelsen behöver diskutera hur ett fortsatt arbete mellan styrelsen och medarbetarna kan tänkas se ut framöver. Minnesanteckningar från MVG-konferensen redovisas i bilagda handling.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(24 148 Arbetet med intern kontroll och internkontrollplan 2019 SAMÖ 2018/0028 Styrelsen tar informationen till protokollet. Presidiet, förstärkt av Gabriella Gylling, får i uppdrag att förarbeta ett underlag till en halvdag angående risk-och väsentlighetsanalysarbete. Styrelsen beslutar att förlänga styrelsemötet den 22 november fram till kl. 16.00 för att arbeta med risk-och väsentlighetsanalys. Presidiet har diskuterat hur arbetet med intern kontrollen och internkontrollplan 2019 kan utvecklas. Utifrån den handlingsplan som styrelsen beslutade att genomföra bl.a. gällande revisorerna synpunkter på förbundets arbete med intern kontroll har en extern konsult anlitats för genomlysning av förbundets process. Ett av förbättringsområdena är att tidigarelägga processen så att den ligger i fas med beslutet av verksamhetsoch budgetplanen samtatt styrelsen lägger mer tid på risk-och väsentlighetsanalysen samt framtagandet av internkontrollplanen. Presidiets förslag är styrelsen avsätter en halvdag till detta arbete.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(24 149 Genomförd intern kontroll SAMÖ 2018/0013 Styrelsen tar informationen till protokollet. Två av styrelsen utsedda ledamöter har den 24 oktobergenomförtintern kontroll enligt internkontrollplan 2018. Resultatet från internkontrollenredovisas på styrelsemötet den 25 oktober. Det finns två punkter i internkontrollplanen som kommer att kompletteras till nästkommande styrelsemöte.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(24 150 Lägesrapport Plattformarna SAMÖ 2018/0018 Styrelsen tar informationen till protokollet. Enligt styrelsens utvecklingsplan för 2018 skall lägesrapport Plattformen vara en stående informationspunkt på varje styrelsemöte.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(24 151 Plan B SAMÖ 2018/0006 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen har under 2017 arbetat med plan B för att ha en alternativplan på olika typer av insatser som kan sjösättas om det visar sig att avsatta medel inte förbrukas som planeras. Presidiet har för avsikt att fortsätta arbetet med plan B även för 2018 och att alla är delaktiga i arbetet. Från Försäkringskassan och Söderköpings kommuns Arbetsmarknadsenhet samt LSS Daglig verksamhet har det inkommit en ansökan om utvecklingsmedel till Process-och metodutveckling för unga med aktivitetsersättning i Söderköpings kommun Ansökan redovisas i bilagda handling.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13(24 152 Inbjudan till EU-utbildning den 27 november SAMÖ 2018/0064 Styrelsen tar informationen till protokollet. Samordningsförbunden i Östergötland bjuder den 27 november mellan kl. 13.30 15.30 in till en gemensam utbildningsdag på Sky meetings i Linköping för att tydliggöra kopplingen mellan lokal sakpolitik och EUnivån. Utbildningen har tagits fram och genomförs av SKL tillsammans med Sieps, Svenska institutet för europapolitiska studier. Utgångspunkten är aktuella sakfrågor i kommun, landstingeller region. Inbjudan redovisas i bilagda handling.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(24 153 Inbjudan till NNS höstkonferens den 12 13 november SAMÖ 2018/0065 Styrelsen tar informationen till protokollet. Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS bjuder in till höstkonferens den 12-13 november på Wärdshuset Lasse Maja i Järfälla. Sista anmälningsdag är den 2 november. Program redovisas i bilagda handling.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(24 154 Val av ombud till NNS extra årsmöte den 13 november SAMÖ 2018/0021 Styrelsen utser Birgitta Wessman Thyrsson som ombud för Samordningsförbundet Östra Östergötland till NNS extra årsmöte den 13 november. Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS genomför den 13 november ett extra årsmöte för att bl.a. fatta beslut om reviderade stadgar och fastställande av verksamhetsinriktning 2019-2022 och budget 2019. Vice ordförande Birgitta Wessman Thyrsson föreslås utses till ombud för Samordningsförbundet Östra Östergötland. Kallelse och dagordningtill det extra årsmötet redovisas i bilagda handling.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16(24 155 Ersättning till Arbetsförmedlingen angående personell bemanning till Plattform Söderköping SAMÖ 2018/0066 Styrelsen beslutar ersätta Arbetsförmedlingen med ett bidrag som uppgår till maximalt 152700kr under perioden 2018-10-01 2018-12-31. Till Plattform Söderköping har en ersättningsrekrytering av koordinator genomförts med Arbetsförmedlingen. Den tidigare koordinatorn var anställd av Söderköpings kommuns arbetsmarknadsenhet. Detta innebär att Arbetsförmedlingen ersätts sin kostnad med ett bidrag motsvarande den faktiska kostnaden. Kostnaden för Arbetsförmedlingen under perioden 2018-10-01 2018-12-31 uppgårtill totalt 152700 kr.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17(24 156 Tecknande av avtal med Arbetsmarknads- och vuxenutbildningskontoret angående genomförande av Spiraprojektet SAMÖ 2018/0006 Styrelsen beslutar teckna bilagda avtal med Arbetsmarknads-och vuxenutbildningskontoret angående genomförande av Spiraprojektet. På föregående styrelsemöte beslutade styrelsen godkänna genomförande av Spiraprojektet med 275000 kr avseende 2018 samt gav kansliet i uppdrag att upprätta ett avtal kring verksamheten med Arbetsmarknads-och vuxenutbildningskontoret. Förslag till avtal redovisas i bilagda handling. Sänt till: Arbetsmarknads-och vuxenutbildningskontorets kontorschef

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18(24 157 Budgetuppföljning september inklusive kommentarer SAMÖ 2018/0017 Styrelsen godkänner bilagd budgetuppföljning för september. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning t.o.m. september månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat. Uppföljningen inkluderar även kommentarer till utfallet. Budgetuppföljningen och kommentareredovisas i bilagda handling.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19(24 158 Budgetuppföljning kvartal 3 2018 SAMÖ 2018/0017 Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för kvartal 3 2018 samt översända budgetuppföljningen till samtliga medlemmar. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för kvartal 3 2018. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat. Budgetuppföljningen redovisas i bilagda handling.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20(24 159 Tilldelning av statliga medel för 2019 samt konsekvenser SAMÖ 2018/0056 Styrelsen tar informationen till protokollet samt beslutar att skjuta fram godkännandet av verksamhets-och budgetplan 2019 till styrelsemötet den 20 december. Samordningsförbunden i landet har nu fått en preliminär tilldelning av statliga medel för 2019. Samordningsförbundet Östra Östergötland har fått en preliminär tilldelning på totalt 17428 000 kr. Det är en minskning med 5,5 % jämfört med 2018, vilket motsvarar 1 022000 kr. Förbunden i Östergötland har fått en minskning med mellan 5,5 % -10 %. Utifrån förbundets minskade tilldelning och förbundets nuvarande kostnadsmassa utslaget på helår för 2019 behöver förbundet minska sina kostnader även att delar av det egna kapitalet skjuts till. Den preliminära bedömningen är att ca. 2 mkr av det egna kapitalet kan användas till verksamheten för 2019. För att göra kloka överväganden är presidiets förslag att beslutet om verksamhets-och budgetplan 2019 skjuts fram från styrelsemötet i november till styrelsemötet i december.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21(24 160 Övriga frågor SAMÖ 2018/0046 Styrelsen tar informationen till protokollet. Inga övriga frågor lyftes vid mötet.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22(24 161 Summering SAMÖ 2018/0016 Styrelsen noterar informationen. Styrelsemötet avslutas med en reflektion över dagens sammanträde.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23(24 162 Delegationsbeslut SAMÖ 2018/0034 Styrelsen noterar att nedanstående beslut anmälts till styrelsen. Delegationsbeslut förbundschef Datum sfattare Belopp 2018-09-17 Förbundschef 495:-/mån 2018-09-24 Förbundschef 4 395 kr 2018-09-24 Förbundschef 10 940 kr 2018-09-27 Förbundschef 12 750 kr et avser Vattenautomat Plattform Norrköping Lokal och fika dialogmötet den 11/10 Planeringsdagar Plattform Finspång Planeringsdagar kansliet

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 24(24 163 Rapporter med mera SAMÖ 2018/0011 Förslag till beslut Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen delges rapporter enligt förteckning nedan. Diarienummer Titel Från/till SAMÖ 2018/0002-16 Protokoll från NNS styrelsemöte 2018-09-21 Nationella nätverket för samordningsförbund SAMÖ 2018/0011-18 Finsamnytt september 2018 2018-10-15 FINSAM SAMÖ 2018/0011-19 Finsam protokoll NR 2018-05-31 FINSAM Nationella rådet SAMÖ 2018/0011-20 Finsamkonferens 2019 2018-10-15 FINSAM Nationella rådet