Användarmanual Phoniro App 3.4 för Android

Användarmanual Phoniro App 3.4 för Android

Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 1 Phoniro Care - en IT-plattform inom vård och omsorg... 5 2 Terminologi och ikoner... 6 2.1 Terminologi... 6 2.2 Ikoner... 6 3 Förberedelser... 8 3.1 Installera och registrera Phoniro App... 8 3.1.1 Fel vid installation och registrering... 8 3.1.2 Skapa genväg... 9 3.2 Koppla mobiltelefon... 9 3.3 Användarkonto... 9 4 Använda Phoniro App Generella funktioner... 10 4.1 Innan inloggning... 10 4.1.1 Öppna Phoniro App i mobiltelefonen... 10 4.1.2 Verktyget... 10 4.1.3 Rensa all Data... 11 4.1.4 Om Phoniro App... 11 4.1.5 Logga in... 12 4.2 När du loggat in... 12 4.2.1 Hämta vårdtagarlista... 12 4.2.2 Byt Lösenord... 13 4.2.3 Skärmlås - Lås Phoniro App... 13 4.2.4 Om Phoniros App... 13 4.2.5 Logga ut... 14 4.3 Sök fram vårdtagare... 14 4.3.1 Sök fram vårdtagare där besök skall göras... 14 4.3.2 Fliken Alla... 14 4.3.3 Fliken Senaste... 15 4.3.4 Fliken Sök lås... 15 4.3.5 Hämta vårdtagare... 16 4.3.6 Registrera batteribyte... 17 5 Använda Phoniro App Generella funktioner för digital nyckelhantering 18 Version 1.1 2 (37)

5.1 Digital nyckelhantering... 18 5.1.1 Låsa upp och låsa hos vårdtagare... 18 5.1.2 Låsa upp bostadsdörr... 18 5.1.3 Låsa/låsa upp huvudentré och soprum... 18 5.1.4 Låsa upp och låsa övriga lås... 19 5.1.5 Låsa upp Medicinskåp... 20 5.1.6 Låsa bostadsdörr... 20 5.1.7 Registrera ankomst samt avfärd... 20 5.1.8 Registrera ankomst... 21 5.1.9 Registrera avfärd... 21 5.1.10 Logga ut... 21 6 Använda Phoniro App Generella funktioner kvittens & uppföljning... 23 6.1 Starta arbetspass... 24 6.1.1 Påbörja arbetspass... 24 6.1.2 Starta arbetspass... 24 6.2 Starta besök... 24 6.2.1 Starta besök hos vårdtagare med digitalt lås... 24 6.2.2 Starta besök med enbart kvittens (utan upplåsning)... 25 6.2.3 Starta besök hos vårdtagare utan digitalt lås... 25 6.2.4 Starta besök utanför bostad... 27 6.3 Registrera information under besöket... 27 6.3.1 Registrera insatser... 27 6.3.2 Registrera övriga uppgifter... 27 6.3.3 Skriva anteckning... 28 6.3.4 Läsa om annan vårdtagare under besöket... 28 6.3.5 Batteribyte... 29 6.4 Avsluta besök... 29 6.4.1 Avsluta besök hos vårdtagare med digitalt lås... 29 6.4.2 Avsluta besök hos vårdtagare utan digitals lås... 30 6.4.3 Avsluta besök utanför bostad... 30 6.4.4 Redigera utfört besök... 30 6.5 Registrera kringtid... 31 6.5.1 Starta kringtid... 31 6.5.2 Avsluta kringid... 31 Version 1.1 3 (37)

6.5.3 Redigera kringtid... 32 6.6 Avsluta arbetspass... 32 7 Använda Phoniro App - Funktionalitet vid integration med planeringssystem... 33 7.1.1 Läsa om planerat arbetspass... 33 7.1.2 Starta planerat arbetspass... 33 7.1.3 Starta planerad kringtid... 33 7.1.4 Starta planerat besök... 34 7.1.5 Avböja insats... 34 7.1.6 Lägg till extra insats... 34 7.1.7 Registrera övriga uppgifter... 35 7.1.8 Skriv anteckning... 35 7.1.9 Avsluta besök... 35 7.1.10 Avsluta kringtid... 35 7.1.11 Oplanerat besök under ett planerat arbetspass.... 35 7.1.12 Oplanerad kringtid under ett planerat arbetspass.... 35 7.1.13 Redigera utfört besök i ett planerat arbetspass.... 36 7.1.14 Redigera kringtid i ett planerat arbetspass... 36 7.1.15 Avböja besök... 36 7.1.16 Starta oplanerat arbetspass... 36 8 Personlig Assistans... 37 9 Funktionalitet för digital nyckelhantering... 37 Version 1.1 4 (37)

1 Phoniro Care - en IT-plattform inom vård och omsorg Phoniro Care är en IT-plattform med verktyg för att öka kvalitet och effektivitet inom vård och omsorg. Plattformen beskrivs närmare i våra produktblad. Som en del av denna plattform finns Phoniro App - en mobilapplikation för att stödja personal inom hemtjänst i sitt arbete att registrera rätt information på ett enkelt sätt. Information kring besök som registreras i Phoniro App förs kontinuerligt över till Phoniro Care (backend-system) där man sedan kan bearbeta informationen vidare genom att t.ex. ta fram rapporter och följa upp verksamheten. Denna manual beskriver hur man använder Phoniro App för Android i följande två moduler: Digital nyckelhantering Nyckelfri hemtjänst, passage för tryggt kvarboende samt säker låshantering i äldreboende. Kvittens & uppföljning Uppföljning av utförda besök och utförda insatser. Personalen använder en mobiltelefon för att registrera besök och insatser. Kvittens av besök kan ske genom låsöppning eller kommunikation med kvittensenhet. Manualen är strukturerad på ett sätt så att man lätt ska kunna ta till sig informationen oavsett vilken eller vilka modul/-er man använder. Observera att bilderna som används i denna manual är skärmdumpar av Phoniro App som applikationen ser ut på Samsung Xcover 2 (Modell GT-S7710), och att bilderna kan se något annorlunda ut på andra modeller av mobiltelefoner. Version 1.1 5 (37)

2 Terminologi och ikoner 2.1 Terminologi Backend-system Phoniro Care Skärmlås Vy [Knapp] menyval Bakomliggande system som tar emot information om besök från bland annat Phoniro App. Backend-system till Phoniro App. Kan nås från webbgränssnitt. Slås på efter en viss konfigurerbar tid. Kan också slås på manuellt. Kräver att användaren anger sitt lösenord igen för att kunna fortsätta arbeta med Phoniro App. Sida/bild i Phoniro App. T.ex. [Mer] en knapp att trycka på mobilskärmen. T.ex. Om phoniros App ett menyval att trycka på. 2.2 Ikoner Phoniro App. Ikonen du trycker på för att starta appen. Under denna ikon har du möjlighet att utföra följande uppgifter: Omregistrera, Uppgradera och Rensa data. Här hittar du information om Phoniro App, exempelvis vilken version av appen som är installerad och tid innan skärmlås slås på. Under Arbetspassikonen kan du läsa om ett planerat arbetspass. Dessutom kan du starta ett planerat eller oplanerat arbetspass. Version 1.1 6 (37)

Under vårdtagarikonen kan du läsa om vårdtagaren. Indikerar att vårdtagaren har lås kopplat till sig. Indikerar att vårdtagaren har kvittensenhet kopplat till sig. Indikerar att vårdtagaren har QR-kod kopplad till sig. Indikerar att vårdtagaren har NFC Etikett kopplad till sig. Indikerar att det utförda besöket var dubbelbemannat. Indikerar att det utförda besöket endast har startkvittens. Indikerar att det utförda besöket har start och slutkvittens. Indikerar att det utförda besöket endast har slutkvittens. Indikerar att det utförda besöket behöver kontrolleras för att det bryter mot regel. Version 1.1 7 (37)

3 Förberedelser 3.1 Installera och registrera Phoniro App Innan du kan börja använda Phoniro App måste den hämtas och installeras på mobiltelefonen. Hämtning av Phoniro App gör du på https://secure.phoniro.se/download/. För att kunna ladda ner appen krävs det att du har fått ett nedladdnings-id, vilket kan fås av ansvarig hos kommunen, via Phoniro Care på sidan Support Ladda ner Phoniro App eller via Phoniros support. När Phoniro App har installerats på mobiltelefonen måste en registrering mot Phoniro Care ske för att mobiltelefonen ska få tillgång till rätt konfiguration av appen. För att kunna registrera Phoniro App måste man ha tillgång till en licensnyckel (16 siffror, anges i första textrutan). Vidare ska man ange ett namn för mobiltelefonen samt mobilens telefonnummer (se exempel bild ovan). Därefter trycker man på [Registrera]. Licensnyckeln kan redan vara ifylld vid installation, kontrollera då att licenskoden är rätt innan telefonen registreras. 3.1.1 Fel vid installation och registrering Om installationen eller registreringen av telefonen inte lyckas kan det bero på följande: Felaktigt Download id ger felet Kunde inte logga in vid nerladdningen Ingen internetanslutning ger felet Webpage not available Felaktig licenskod ger felet Registreringen misslyckades Ingen kontakt med server ger felet Registreringen misslyckades Sedan visas Unable to resolve host... Version 1.1 8 (37)

3.1.2 Skapa genväg För att enkelt kunna hitta Phoniro App på mobilens startskärm kan man skapa en genväg. Hur man skapar en genväg till en applikation skiljer sig beroende på vilken mobil man har. Här hänvisas till instruktioner för respektive mobiltelefonmodell. 3.2 Koppla mobiltelefon Innan mobiltelefonen kan användas i verksamheten måste den vara kopplad till den organisation/utförarenhet där mobilen ska användas. Administration kring mobiltelefon och kopplingar i Phoniro Care beskrivs i Phoniro Care Användarmanual. 3.3 Användarkonto För att du som användare ska kunna logga in i Phoniro App krävs det att du har fått ett användarkonto med användarnamn och lösenord upplagt i Phoniro Care. Administration av användarkonton i Phoniro Care beskrivs i Phoniro Care Användarmanual. Version 1.1 9 (37)

4 Använda Phoniro App Generella funktioner Phoniro App kan användas för digital nyckelhantering enskilt eller i kombination med Kvittens & Uppföljning. 4.1 Innan inloggning 4.1.1 Öppna Phoniro App i mobiltelefonen Phoniro App hittas på startskärmen om du tidigare skapat en genväg. (se 3.1.2 Skapa genväg). I annat fall kan du hitta den under den ikon på mobiltelefonen som kallas antingen Program eller Applikationer. Öppna upp Phoniro App: Tryck på Phoniro App-ikonen för att starta Phoniro App, inloggningssidan visas. 4.1.2 Verktyget I övre högra hörnet av inloggningsskärmen finns ett verktyg. Här kan du bl.a. uppgradera Phoniro App om detta inte sker automtiskt. De val som finns under verktyget är Omregistrering, Uppgradera och Rensa all data. Omregistrera Phoniro App Om ni blir ombedda att omregistrera Phoniro App finns möjligheten att göra detta från inloggningsvyn: 1. Tryck på ikonen för verktyg. 2. Tryck på Omregistrering. 3. Tryck [OK] på kontrollfrågan. Version 1.1 10 (37)

Uppgradera Phoniro App Manuellt Om ni blir ombedda att uppgradera Phoniro App finns möjligheten till detta från inloggningsvyn: 1. Tryck på ikonen för verktyg. 2. Tryck på Uppgradera. 3. Webbläsaren öppnar sidan https://secure.phoniro.se/download/ där du måste ange ett nedladdningsid för att kunna hämta hem den senaste versionen. Automatiskt Uppdateringen av Phoniro App kan även initieras från systemet. Detta innebär att du får upp en dialogruta om uppgradering. Det finns två typer av uppdatering, tvingande eller frivillig uppdatering. Om den är tvingande måste uppdatering ske innan du kan logga in. För att uppdatera: 1. Välj att uppdatera. 2. Svara [OK] på frågan om du vill ersätta ett annat program. 3. Välj att installera Phoniro App. 4. Välj öppna när Phoniro App har installerats. 4.1.3 Rensa all Data Om ni blir ombedda att rensa data i Phoniro App finns möjligheten till detta från inloggningsvyn: 1. Tryck på ikonen för verktyg. 2. Tryck på Rensa all data under rubriken Avancerad. 3. Om du lämnar kryssrutan framför Automatisk omregistrering av aktuell licenskod så behöver du sedan inte fylla i licenskoden igen. 4. Tryck [OK] på kontrollfrågan. Sedan behöver Phoniro App nyregistreras, detta sker genom att starta upp appen och registrera telefonen igen enligt 3.1. 4.1.4 Om Phoniro App Genom att trycka på frågetecknet i övre högra hörnet får du upp en informationssida om Phoniro App där det bl.a. står information om programversion, vilken grupp telefonen är kopplad till och telefonens blåtandsadress. Version 1.1 11 (37)

4.1.5 Logga in Du måste ha ett användarkonto för att kunna logga in. 1. Skriv in användarnamn. 2. Skriv in lösenord. 3. Tryck på [Logga in]. För att ingen ska kunna läsa det lösenord du anger är detta maskerat i form av punkter. Om du anger fel användarnamn eller lösenord får du ett felmeddelande och en möjlighet att ange användarnamn och lösenord på nytt. 4.2 När du loggat in Efter inloggning får du antingen upp en lista på vårdtagarna eller möjligheten att starta ett arbetspass. Detta beror på om det enbart är digital nyckelhantering eller kvittens och uppföljning som används. 4.2.1 Hämta vårdtagarlista Om du saknar en vårdtagare när du söker i mobilen kan det bero på att du inte har en uppdaterad vårdtagarlista. Detta kan exempelvis hända när man får nya vårdtagare i en organisation under arbetsdagen. För att uppdatera vårdtagarlistan i mobiltelefonen: 1. Tryck på knappen [Mer] på vilken som helst av flikarna Alla, Senaste eller Sök lås. 2. Tryck på Hämta vårdtagarlista. Version 1.1 12 (37)

4.2.2 Byt Lösenord Om du behöver byta lösenordet kan du enkelt göra detta i Phoniro App. 1. Tryck på knappen [Mer]. 2. Välj Byt lösenord. 3. Ange ditt befintliga lösenord. 4. Ange ditt nya lösenord två gånger. 5. Tryck på [OK]. För att avbryta lösenordsbytet trycker du på [Avbryt] 4.2.3 Skärmlås - Lås Phoniro App Låsa skärmlås Skärmlåset slås på automatiskt efter en viss tid som bestämts av kommunen. För att slå på skärmlåset manuellt: 1. Tryck på knappen [Mer]. 2. Tryck sedan på Lås Phoniros App. Låsa upp skärmlås För att låsa upp skärmlåset måste du ange ditt lösenord och trycka på [Lås upp]. Det finns här också en möjlighet att logga ut en användare om den som är inloggad inte finns tillgänglig för att låsa upp. I detta fall avslutas också eventuellt pågående arbetspass för denna användare. Fortsatt registrering av besök samt godkännande av arbetspass måste ske via webbgränssnittet i Phoniro Care. 4.2.4 Om Phoniros App Här finns information om Phoniro App där det bl.a. finns information om Programversion, vilken grupp/organisation telefonen är kopplad till och telefonens blåtandsadress. Version 1.1 13 (37)

4.2.5 Logga ut Det är viktigt att du loggar ut innan du stänger av telefonen och sätter den på laddning. 1. Tryck på knappen [Mer]. 2. Tryck sedan på Logga ut. 4.3 Sök fram vårdtagare 4.3.1 Sök fram vårdtagare där besök skall göras För att kunna låsa upp ett lås eller starta ett besök hos en vårdtagare måste man först söka fram vårdtagaren. Man kan söka fram en vårdtagare på flera olika sätt; på fliken Alla, på fliken Senaste samt på fliken Sök lås. 4.3.2 Fliken Alla Här visas en lista på vårdtagare som finns i organisationen. Det finns en begränsning på antal poster som visas i listan. Begränsningen är vanligen satt till 200. Hitta vårdtagaren genom att dra med fingret över skärmen tills rätt vårdtagare visas. Finns det många vårdtagare i listan kan vårdtagaren istället sökas fram. Sök bland alla vårdtagare i organisationen: 1. Tryck på fliken Alla om den inte redan är förvald. 2. Ställ dig i fältet Sök vårdtagare genom att trycka på raden. 3. Skriv ett eller flera tecken av de första bokstäverna i vårdtagarens för eller efternamn. 4. Listan filtreras allteftersom du matar in tecken. 5. Välj vårdtagare genom att trycka på raden med vårdtagarens namn. Version 1.1 14 (37)

Märk väl att Sök vårdtagare söker fram vårdtagare där angivna bokstäver inleder förnamn och/eller efternamn. 4.3.3 Fliken Senaste Under fliken Senaste hittar du de vårdtagare där du nyligen har använt mobiltelefonen för att exempelvis låsa upp. Denna lista är personbunden till användaren och den mobiltelefonen. Listan är oftast tillräckligt kort för att du ska kunna hitta vårdtagarens namn direkt. Om listan är lång kan man söka i den på samma sätt som under fliken Alla. Sök i listan: 1. Tryck på fliken Senaste om den inte redan är förvald. 2. Ställ dig i fältet Sök vårdtagare genom att trycka på raden. 3. Skriv ett eller flera tecken av de första bokstäverna i vårdtagarens för eller efternamn. 4. Listan filtreras allteftersom du matar in tecken. 5. Välj vårdtagare genom att trycka på raden med vårdtagarens namn. Märk väl att Sök vårdtagare söker fram vårdtagare där angivna bokstäver finns i början av förnamn och/eller efternamn. 4.3.4 Fliken Sök lås Ibland kan det vara enklare och snabbare att söka fram en vårdtagare i mobiltelefonen genom att söka efter dennes lås. Framför allt om du redan står vid vårdtagarens dörr. Version 1.1 15 (37)

1. Tryck på fliken Sök lås om den inte redan är förvald. 2. Väck låsenheten. 3. Tryck på knappen Sök lås. 4. Välj vårdtagare genom att trycka på raden med vårdtagarens namn. Märk väl att listan som visas efter sökning kan innehålla både namn på vårdtagare som har lås kopplade till sig, men också namn på lås som ännu inte kopplats till någon vårdtagare. De låsenheter som inte är kopplade visas med enhetens KE nummer. Dessutom visas de övriga låsenheter t.ex. entrélås som telefonen hittar. 4.3.5 Hämta vårdtagare Liksom man kan uppdatera information i mobiltelefonen om alla vårdtagare genom att Hämta vårdtagarlista, kan man uppdatera informationen om en specifik vårdtagare genom att Hämta vårdtagare : 1. Sök fram den vårdtagare för vilken du vill uppdatera informationen. 2. Tryck på knappen [Mer]. 3. Välj menyvalet Hämta vårdtagare. Version 1.1 16 (37)

4.3.6 Registrera batteribyte För att registrera ett batteribyte: 1. Sök fram vårdtagaren. 2. Tryck på knappen [Mer]. 3. Tryck på menyvalet Registrera batteribyte. 4. Svara [OK] på kontrollfrågan. 5. Lås och lås upp låsenheten för att säkerställa låsets funktion efter batteribytet. Version 1.1 17 (37)

5 Använda Phoniro App Generella funktioner för digital nyckelhantering Phoniro App kan användas för digital nyckelhantering enskilt eller i kombination med Kvittens & Uppföljning. Nedan beskrivs användningen av Phoniro App som digital nyckel utan kvittens och uppföljning. 5.1 Digital nyckelhantering 5.1.1 Låsa upp och låsa hos vårdtagare En vårdtagare kan ha flera lås kopplade till sig, exempelvis lås för huvudentré, bostad, soprum och medicinskåp. Alla dessa varianter kan öppnas med Phoniro App. Efter att du valt vårdtagaren har du möjligheten att låsa och låsa upp bostadsdörren direkt från vårdtagarbilden, och entrélåset kan låsas upp under [Mer]. 5.1.2 Låsa upp bostadsdörr 1. Sök fram vårdtagaren vars lås du ska öppna. 2. Väck låsenheten. 3. Tryck på knappen Lås upp. Om upplåsningen misslyckas får du meddelande om detta och en möjlighet att försöka igen. 5.1.3 Låsa/låsa upp huvudentré och soprum Entreélås som är strömförsörjda behöver inte väckas innan de går att låsa upp/låsa. Om det är vanligt batteridrivet Phoniro Lock, som t.ex. monterats på ett soprum, måste låsenheten väckas först innan låset kan låsas upp/låsas. Version 1.1 18 (37)

1. Sök fram vårdtagaren vars lås du ska öppna. 2. Tryck på knappen [Mer]. 3. Tryck på menyvalet Entré. 4. Väck eventuellt låsenheten (t.ex. soprum). 5. Tryck på platsen som låset du vill öppna sitter på. a. Om Entré både kan låsas upp och låsas får du detta val i mobilen. b. Om Entré endast kan låsas upp så sker detta direkt. Om upplåsningen/låsning misslyckas får du meddelande om detta och en möjlighet att försöka igen. Märk väl att om menyvalet Entré saknas har vårdtagaren inget entrélås kopplat till sig. Har vårdtagaren flera entréer / Platser kopplade t.ex. En port, ett soprum så finns möjligheten att låsa upp alla dessa under Entré. 5.1.4 Låsa upp och låsa övriga lås För att låsa upp ett lås under besöket, t.ex. ett Medicinskåp eller ett soprum. 1. Tryck på knappen [Mer]. 2. Tryck på menyvalet Entré, vårdtagarens övriga lås visas. 3. Tryck på platsen som låset du vill öppna sitter på. a. Om Entré både kan låsas upp och låsas får du detta val i mobilen. b. Om Entré endast kan låsas upp så sker detta direkt. Version 1.1 19 (37)

5.1.5 Låsa upp Medicinskåp För att låsa upp ett Phoniro Medic Medicinskåp. 1. Tryck på knappen [Mer]. 2. Tryck på menyvalet Medicinskåp, 3. Aktivera Medicinskåpet i de fall detta behövs genom att trycka på knappen på medicinskåpet. 4. Tryck sedan på Medicinskåpets namn i popuprutan för att låsa upp Medicinskåpet. 5.1.6 Låsa bostadsdörr 1. Sök fram vårdtagaren vars lås du ska låsa, om detta inte redan är gjort efter upplåsning av dörr. 2. Väck låsenheten. 3. Tryck på knappen Lås. Om låsningen misslyckas får du meddelande om detta och en möjlighet att försöka igen. 5.1.7 Registrera ankomst samt avfärd Är dörren öppen när du kommer eller vill vårdtagaren att dörren skall vara olåst när du går kan du registrera ankomst eller avfärd. Detta ger en kvittens för besöket. Version 1.1 20 (37)

5.1.8 Registrera ankomst Om låset hos vårdtagaren man besöker redan är öppet när man kommer, kan man erhålla kvittens på besöket genom att man registrerar ankomst. Detta görs på följande sätt: 1. Sök fram vårdtagaren. 2. Tryck på knappen [Mer]. 3. Väck låsenheten. 4. Tryck på menyvalet Registrera ankomst. Om registreringen misslyckas får du meddelande om detta och en möjlighet att försöka igen. 5.1.9 Registrera avfärd Om låset hos vårdtagaren man besöker ska lämnas låst när man går, kan man erhålla kvittens på besöket genom att man registrerar avfärd. Detta görs på följande sätt: 1. Sök fram vårdtagaren om detta inte redan är gjort. 2. Tryck på knappen [Mer]. 3. Väck låsenheten. 4. Tryck på menyvalet Registrera avfärd. Om registreringen misslyckas får du meddelande om detta och en möjlighet att försöka igen. 5.1.10 Logga ut När du inte längre ska använda Phoniro App är det viktigt att du loggar ut så att ingen annan använder appen med ditt användarkonto. Logga ut kan du göra på två sätt: Version 1.1 21 (37)

1. Genom att trycka på [Mer] på Välkomstsidan och sedan Logga ut. 2. Genom att trycka på mobiltelefonens inbyggda [tillbaka-knapp]. Båda tillvägagångssätten innebär att du får en kontrollfråga om du är säker på att du vill logga ut. Version 1.1 22 (37)

6 Använda Phoniro App Generella funktioner kvittens & uppföljning I modulen Kvittens & uppföljning registrerar du information om de besök som utförs hemma hos vårdtagaren. Detta sker genom att du startar upp ett arbetspass under vilket du sedan registrerar information om de besök du utför hos dina vårdtagare. Arbetspassen kan antingen vara planerade eller oplanerade. Med planerat menas att arbetspasset och dess besök har planerats i förväg i ett planeringssystem. Även besöken i ett planerat arbetspass kan vara både planerade och oplanerade. Arbetspass Planerat arbetspass Oplanerat arbetspass Utfört besök Avböjt besök Utfört besök Avböjt besök Planerat Oplanerat Vid registreringen av besök i ett arbetspass kan start och/eller slut på besöket kvitteras mot en kvittensenhet i bostaden. Med kvittens menas att man får ett kvitto på att besöket faktiskt har utförts hemma hos vårdtagaren. Kvittens kan erhållas på olika sätt: Utan kvittens Kvittens Digital nyckelhantering Kvittensknapp NFC/QR-Kod Vid upplåsning/låsning av digitalt lås Vid registrering av ankomst/avfärd Version 1.1 23 (37)

6.1 Starta arbetspass 6.1.1 Påbörja arbetspass Arbetspasset behöver påbörjas innan besöket kan göras. 6.1.2 Starta arbetspass Du startar ditt arbetspass på följande sätt: 1. På startsidan - tryck på ikonen för Arbetspass. 5. Tryck på knappen [Starta arbetspass]. 6.2 Starta besök När arbetspasset är påbörjat får du valet att starta Nytt besök. Nedan beskrivs olika varianter för detta. 6.2.1 Starta besök hos vårdtagare med digitalt lås 1. Tryck på knappen [+Nytt besök]. 2. Välj vårdtagare för vilken du vill starta besöket hos om detta inte är gjort. Detta görs på flikarna Alla, Senaste eller Sök lås. 3. Tryck på knappen [Starta besök]. 4. Väck låsetenheten. 5. Välj menyvalet Med upplåsning och kvittens. Om upplåsningen inte lyckas visas ett felmeddelande och du kan prova att låsa upp igen. Version 1.1 24 (37)

6.2.2 Starta besök med enbart kvittens (utan upplåsning) 1. Tryck på knappen + Nytt besök. 2. Välj vårdtagare för vilken du vill starta besöket på fliken Alla, Senaste eller Sök lås. 3. Tryck på knappen [Starta besök]. 4. Väck sedan låsenheten. 5. Välj menyvalet Enbart med kvittens. Om kvittensen inte lyckas, visas ett felmeddelande och du sedan försöka igen för att få kvittensen. 6.2.3 Starta besök hos vårdtagare utan digitalt lås Kvittensknapp 1. Tryck på knappen [+ Nytt besök]. 2. Välj vårdtagare för vilken du vill starta besöket på fliken Alla, Senaste eller Sök lås. Version 1.1 25 (37)

3. Tryck på knappen [Starta besök]. 4. Välj menyvalet Med kvittens. 5. Skapa kvittens. a. Med Blåtandsknapp - Tryck på en av blåtandsknappens knappar. b. Med QR-Kod - Håll telefonens kamera mot QR-koden. c. Med NFC-etikett Håll telefonen mot NFC-etiketten. Om kvittensen inte lyckas, visas ett felmeddelande och du kan prova att få kvittensen igen. Sök lås innebär att du kan söka efter kvittensknappen hos vårdtagaren. Efter att du tryckt på kvittensknappen och [Sök lås] i appen får du upp vårdtagarens namn i en lista. Välj sedan vårdtagaren som du vill göra besöket hos. Om kvittensknappen inte är kopplad till en vårdtagare visas istället kvittensknappens id. Version 1.1 26 (37)

6.2.4 Starta besök utanför bostad 1. Tryck på knappen [Nytt besök]. 2. Välj vårdtagare för vilken du vill starta besöket på fliken Alla eller Senaste. 3. Tryck på knappen [Starta besök]. 4. Välj menyvalet Utan kvittens. 6.3 Registrera information under besöket På ett besök kan du registrera insatser som utförs (normala, extra, avböjda), övrig information (dubbelbemanning, specificerad tidsåtgång) samt göra anteckningar. 6.3.1 Registrera insatser 1. Tryck på Registrera insatser på ett påbörjat besök. 2. Kryssa för den eller de insatser som är utförda under besöket. Insatserna är grupperade som Beställda insatser och Övriga insatser. Det är också möjligt att se alla insatser i en lista. Detta är en konfigurering som kommunen bestämt. I bilden nedan visas alla insatser. 3. En insats kan anges som Normal, Extra och Avböjd. Ändra genom att trycka på pilen längst till höger i rutan. 4. Välj antal för de insatser som kräver detta, t.ex. matlådor i bilden ovan. 5. Ange den skattade tiden för en utför insats som kräver det. Välj timmar och minuter i listan som visas när du trycker i rutorna, t.ex. tvätt i bilden ovan. 6. Tryck [OK]. 6.3.2 Registrera övriga uppgifter 1. Tryck på Registrera övriga uppgifter på ett påbörjat besök. 2. Ange om besöket är dubbelbemanning genom att kryssa i kryssrutan och tryck på [OK]. 3. Kryssa i önskad specificerad tidsåtgång för att få möjligheten att t.ex. ange avböjd tid i timmar och minuter. Version 1.1 27 (37)

4. Tryck sedan på [OK]. 6.3.3 Skriva anteckning 1. Tryck på Anteckningar på ett påbörjat besök. 2. Välj anteckningstyp genom att trycka på pilen bakom texten Anteckning. 3. Skriv din anteckning genom att trycka på raden Lägg din anteckning, tangentbordet visas så du kan skriva texten. 4. För att lägga till ytterligare en anteckning tryck på Lägg till ny. 5. Tryck sedan på [OK] för att spara anteckningen. 6.3.4 Läsa om annan vårdtagare under besöket Ibland finns behovet att läsa om en annan vårdtagare under ett pågående besök. Nästa vårdtagare kan behöva bli uppringd om du är försenad och du vill informera om detta. Detta är enkelt att göra i Phoniro App utan att avsluta besöket. 1. Gå tillbaka ett steg med telefonens tillbakaknapp eller tillbakapilen i appen. 2. Det besök du har pågående ses nu uppe i högra hörnet med en grön pil framför sig. 3. Gå tillbaka ett steg till via mobilens tillbakaknapp eller applikationens tillbakaknapp. 4. Välj Vårdtagarikonen. 5. Sök fram vårdtagaren via Alla eller Senaste. 6. Telefonnummer presenteras under personuppgifterna. Detta är klickbart för att enkelt ringa vårdtagaren. 7. För att sedan gå tillbaka till det pågående besöket gå tillbaka två gånger. 8. Tryck sedan på Arbetspass. Version 1.1 28 (37)

9. Tryck sedan på vårdtagaren med gröna pilen framför sig uppe i högra hörnet och du kan fortsätta ditt besök. 6.3.5 Batteribyte För att registrera ett batteribyte, se avsnitt 4.3.1.6. 6.4 Avsluta besök När besöket avslutas sker en kontroll om besöket bryter mot några regler t.ex. att besöks/kringtider inte får överlappa. I de fall en regel bryts visas detta tydligt i arbetspass listan och möjligheten att göra ändringar nu eller välja att göra ändringen senare finns. Det kan vara så att dessa rättningar måste göras innan arbetspasset kan godkännas, detta bestäms av kommunen. 6.4.1 Avsluta besök hos vårdtagare med digitalt lås Innan du går till nästa vårdtagare måste besöket avslutas. Detta innebär att sluttiden för besöket och all besöksinformation rapporteras till Phoniro. 1. Välj [Avsluta besök] i nedre vänstra hörnet. 2. Välj hur du vill avsluta besöket. a. Med låsning och kvittens. Väck låsenheten och tryck på Med låsning och kvittens. b. Enbart kvittens innebär att vi inte låser dörren, detta kan vara en dörr som vårdtagaren önskar ha olåst. Väck låsenheten och välj Enbart kvittens. c. Utan kvittens kan vi använda om vi gått med vårdtagaren till en aktivitet eller liknande och inte är i närheten av vårdtagarens bostad. I fallet A och B får man i de fall telefonen och låset inte kan kommunicera upp en varning. Prova då att väcka låsenheten och avsluta besöket igen. Version 1.1 29 (37)

6.4.2 Avsluta besök hos vårdtagare utan digitals lås Innan du går till nästa vårdtagare måste besöket avslutas. Detta innebär att sluttiden för besöket och all besöksinformation rapporteras till Phoniro. 1. Välj [Avsluta besök] i nedre vänstra hörnet. 2. Välj hur du vill avsluta besöket. a. Blåtandsknapp Välj Med Kvittens och tryck sedan på vårdtagarens blåtandsknapp för att få en kvittens vid avslut av besök. Om mobilen inte får kontakt med BTknappen visas en varning i telefonen, prova då igen. Välj Annars Utan kvittens t.ex. om vi gått med vårdtagaren till en aktivitet eller liknande och inte är i närheten av vårdtagarens bostad. b. QR-Kod Välj Med Kvittens och håll sedan telefonens kamera mot QR-koden för att få en kvittens vid avslut av besök. Välj Annars Utan kvittens t.ex. om vi gått med vårdtagaren till en aktivitet eller liknande och inte är i närheten av vårdtagarens bostad. c. NFC-Etikett Välj Med Kvittens och håll sedan telefonens mot NFC-etiketten för att få en kvittens vid avslut av besök. Välj Annars Utan kvittens t.ex. om vi gått med vårdtagaren till en aktivitet eller liknande och inte är i närheten av vårdtagarens bostad. 6.4.3 Avsluta besök utanför bostad 1. Välj [Avsluta besök] i nedre vänstra hörnet. 2. Välj Utan kvittens. 3. Besöket avslutas. 6.4.4 Redigera utfört besök Om du upptäcker att du behöver redigera ett utfört besök, du kanske glömde ange dubbelbemanning eller ser att du stavat fel i anteckningen. Det är då lätt att redigera informationen för besöket. 1. Välj det besök du vill redigera i listan över utförda besök. 2. Gå till den information du vill redigera besökstid, insatser, övriga uppgifter eller anteckningar. Version 1.1 30 (37)

3. Gör redigeringen. 4. Tryck på [OK]. 5. Gå sedan tillbaka via tillbakaknappen i applikationen eller med telefonens tillbakaknapp. 6.5 Registrera kringtid När Phoniro App är konfigurerat för att hantera kringtid finns även valet Ny kringtid i ett påbörjat arbetspass. 6.5.1 Starta kringtid För att registrera en kringtidsaktivitet: 1. Tryck på knappen [+ Ny kringtid]. 2. Välj den kringtidsaktivitet som utförs. 3. Välj [Starta kringtid]. 6.5.2 Avsluta kringid 1. Välj [Avsluta kringtid] i nedre delen av skärmen. Version 1.1 31 (37)

6.5.3 Redigera kringtid Om du upptäcker att du behöver redigera en utförd kringtid, du kanske angav fel kringtidsaktivitet. Det är då lätt att redigera informationen för kringtiden. 1. Välj den kringtid du vill redigera i listan. 2. Gå till den information du vill redigera tid eller kringtidsaktivitet. 3. Gör redigeringen. 4. Tryck på [OK]. 5. Gå sedan tillbaka via tillbakaknappen i applikationen eller med telefonens tillbakaknapp. 6. Gå sedan tillbaka med telefonens tillbakaknapp eller tillbakaknappen i applikationen. 6.6 Avsluta arbetspass När ditt arbetspass är klart behöver det avslutas. Det finns olika sätt att avsluta ditt arbetspass, är du osäker vilket sätt du skall välja, kontrollera med din administratör. I de fall kommunen valt att inte tillåta både [Avsluta och godkänn arbetspasset] och [Avsluta utan att godkänna arbetspasset] visas enbart det ena alternativet. 1. I översikten för arbetspass välj Avsluta arbetspass. 2. Välj sedan det sätt du vill avsluta arbetspasset: a. Avsluta och godkänn dina besök rapporteras som godkända. b. Avsluta utan att godkänna dina besök är rapporterade, men de kan senare redigeras i webbgränssnittet för Phoniro Care. Arbetspasset måste sedan godkännas i webbgränssnittet. c. Avbryt genom att välja detta alternativ kan du fortsätta ditt arbetspass. Version 1.1 32 (37)

Om arbetspasset innehåller besök som bryter mot regler så kan arbetspasset inte godkännas utan endast valen avsluta eller korrigera finns. Innan arbetspasset kan godkännas i mobilen måste besöket rättas. I annat fall kan besöket rättas i webbgränssnittet för Phoniro Care vid senare tillfälle så att arbetspasset kan godkännas. 7 Använda Phoniro App - Funktionalitet vid integration med planeringssystem De planeringar som skett och publicerats syns i mobilen, tillsammans med information om besöket, de tider besöket är planerat och de insatser som skall utföras. Du kan även starta ett oplanerat arbetspass. Den vanliga funktionaliteten rörande lås och kvittenser beskrivs tidigare i detta dokument. För att se dina planerade arbetspass tryck på ikonen arbetspass, det/de arbetspass som är planerade visas i listan. 7.1.1 Läsa om planerat arbetspass För att läsa om det planerade arbetspasset, tryck på arbetspasset så ser du de besök som är planerade att utföras. 7.1.2 Starta planerat arbetspass 1. Tryck på det arbetspass som du vill starta om du inte redan gjort det. 2. Tryck på Starta arbetspass. 7.1.3 Starta planerad kringtid 1. Välj den planerade kringtiden du vill utföra i listan. 2. Välj [Starta kringtid]. Version 1.1 33 (37)

7.1.4 Starta planerat besök Du behöver inte göra besöken i den ordningen som de visas. Det kan ju vara så att planeringen för din arbetsdag ändras utifrån vårdtagarnas önskemål och behov. Har vårdtagaren entrélås, soprum eller medicinskåp så kan du även låsa upp dessa i samband med besöket. 1. Välj besöket du vill utföra. 2. För att låsa upp Entré välj [Mer] Entréer och tryck sedan på den entré du vill låsa upp. 3. Starta sedan besöket genom att trycka på Starta besök. 4. Välj sedan hur du vill starta besöket. De val som finns beror på om vårdtagaren har lås eller kvittensprodukt t.ex. QR-kod. Mer om detta under 6.2. 7.1.5 Avböja insats Om vårdtagaren avböjer en eller flera insatser under besöket kan du ange detta. 1. Tryck på insatser under det pågående besöket. 2. Tryck sedan på Normal efter den planerade insatsen och välj istället Avböjd. 7.1.6 Lägg till extra insats Behöver en insats som inte är planerad utföras, t.ex. städa lite för att en blomma ramlat, kan vi lägga till en insats i besöket. 1. Tryck på Insatser. 2. De insatser som är planerade har status Normal. 3. Markera den/de insatser som utförts under rubriken Insatser, se till att de markeras Extra. 4. Tryck på [OK]. Version 1.1 34 (37)

7.1.7 Registrera övriga uppgifter 1. Tryck på Registrera övriga uppgifter på ett påbörjat besök. 2. Ange om besöket är dubbelbemanning genom att kryssa i kryssrutan och tryck på [OK]. 3. Kryssa i önskad specificerad tidsåtgång för att få möjligheten att t.ex. ange avböjd tid i timmar och minuter. 4. Tryck sedan på [OK]. 7.1.8 Skriv anteckning 1. Tryck på Anteckningar på ett påbörjat besök. 2. Välj anteckningstyp genom att tryck på pilen bakom texten Anteckning. 3. Skriv din anteckning genom att tryck på raden Lägg din anteckning, tangentbordet visas så du kan skriva texten. 4. För att lägga till ytterligare en anteckning tryck på Lägg till ny. 5. Tryck sedan på [OK] för att spara anteckningen. 7.1.9 Avsluta besök Beskrivs under stycke 6.4. 7.1.10 Avsluta kringtid 1. Välj [Avsluta kringtid] i nedre delen av skärmen. 7.1.11 Oplanerat besök under ett planerat arbetspass. För att utföra ett besök som inte finns i din planering, t.ex. om du behöver ta ett larm. 1. Gå till startsidan för arbetspasset, där dina planerade besök visas. 2. Välj [Mer]. 3. Välj Starta oplanerat besök. 4. Välj den vårdtagare som besöket skall göras hos, via flikarna Alla, Senaste eller Sök Lås. 5. Välj Starta besök. 6. Starta besöket enligt avsnitt 6.2. 7.1.12 Oplanerad kringtid under ett planerat arbetspass. För att registrera en oplanerad kringtid i ett planeret arbetspass: 1. Välj [Mer]. 2. Välj starta oplanerad kringtid. 3. Välj den kringtidsaktivitet som skall registreras. Version 1.1 35 (37)

4. Välj [Starta kringtid]. 6. Välj sedan [Avsluta kringtid] när kringtidsaktiviteten är utförd. 7.1.13 Redigera utfört besök i ett planerat arbetspass. Se stycke 6.6.4 för beskrivning av att redigera ett utfört besök i ett planerat arbetspass. 7.1.14 Redigera kringtid i ett planerat arbetspass Se stycke 6.5.2 för beskrivning av att redigera en kringtid i ett planerat arbetspass. 7.1.15 Avböja besök För att avböja ett besök: 1. Välj det besök du vill avböja. 2. Tryck på [Mer]. 3. Välj sedan Registrera besök som avböjt. Det avböjda besöket kommer få ett rött kryss framför sig i listan över besök. 7.1.16 Starta oplanerat arbetspass Även om vi planerar arbetspassen så kan det uppstå situationer när vi behöver utföra ett arbetspass som inte är planerat. För att starta ett oplanerat arbetspass behöver du först logga in i Phoniro App om du inte är inloggad. 1. Tryck på Arbetspass. 2. Tryck på [Mer]. 3. Välj Påbörja oplanerat arbetspass. För att sedan utföra besöken behöver du söka fram vårdtagarna. Detta beskrivs utförligt ovan. Version 1.1 36 (37)

8 Personlig Assistans Vid användning av Phoniro App för uppföljning inom Personlig Assistans så är arbetssättet i stort sätt samma som vid uppföljning inom hemtjänsten. Detta beskrivs tydligare tidigare i dokumentet, för Personlig Assistans finns det dock endast en insats som skall användas så att den elektroniska rapporteringen blir rätt. Vårdtagarens väntetid har matats in i gränssnittet vilket innebär att rapporten kan räkna fram tiden för tid och väntetid för Försäkringskasserapporterna. Arbetssättet för personlig assistans är som följer: 1. Logga in i Phoniro App (avsnitt 4.1.15) 2. Starta ett arbetspass (avsnitt 6.1) 3. Välj vårdtagare och starta besöket med eller utan kvittens/upplåsning (avsnitt 6.2) 4. Insatsen för personlig assistans väljs under insatser (avsnitt 6.3.1.1) 5. När sedan besöket är färdigt, tryck på [Avsluta besök] med eller utan kvittens/upplåsning. (avsnitt 6.4) 6. Avsluta sedan arbetspasset [Avsluta arbetspass] (avsnitt 6.6) 7. Välj sedan att [Avsluta och godkänn arbetspasset] eller [Avsluta utan att godkänna arbetspasset]. Kontrollera med administratör om du är osäker på vilket av dem du skall välja. 8. Välj sedan att logga ut. (avsnitt 4.2.1.5) Genom att godkänna arbetspasset signeras tiderna elektroniskt för rapporteringen till försäkringskassan. 9 Funktionalitet för digital nyckelhantering Alla de funktioner kring digital nyckelhantering som beskrivs i tidigare avsnitt fungerar förstås även tillsammans med uppföljning. Värt att observera är t.ex. möjligheten att låsa upp hos en annan vårdtagare under pågående besök. Version 1.1 37 (37)