Garantiuppföljning De angivna menyhänvisningarna refererar till Navigationsrutan i Navision. Garantibetingelser På maskinkortet kan du ange Garantitypkod, vilka garantibetingelser som ska gälla för maskinen. Garantityp ska vara upprättad under Service Inställningar Allmänt Garantityper: 13.3.11 1
På fliken leverantör ska maskinen vara knuten till leverantör för att garantiärendet skall kopplas samman med rätt leverantör. Fälten Kod och Beskrivning I Bilden matas en kod in som identifierar garantitypen samt en beskrivande text. Beskrivningen kommer att överföras till internfakturan för serviceordern. Om det saknas beskrivning skrivs en standardtext från programmet. Fälten Garantidatumformel (arbete/delar) Här kan du mata in en formel för beräkning av garantitiden på maskinen för arbete/ reservdelar. Formeln ska innehålla en tidsenhet. (D, VD, V, M, K, Å. Före tidsenheten kan det sättas in ett L för Löpande tidsenhet baserat på datum ). Formlerna används för att beräkna garantislutdatum från försäljning av mnaskinen, detta förutsätter att fältet Upprätta maskin på maskingruppen är markerad. Fälten Garantiprocent (arbete/delar) Här matas den önskade garantiprocenten in för arbete/ delar. Fältet Garantiredovisningskonto Här anges det kostnadskonto som ska belastas med garantikostnaden. Direkt bokföring skall vara tillåtet på kontot som används. Fälten Handlingsdatumformel (avvaktar/skickat/pågående) Här ska datumformler för handlingsdatum för de olika statusarna anges. 13.3.11 2
Formlerna ska innehålla en tidsenhet (D, VD, V, M, K Å). Det går att sätta ett L före tidsenheten för Löpande tidsenhet baserat på datum. Datumformeln används för ange den tid som får förlöpa mellan stegen i reklamationsuppföljningen för de enskilda ärenden. Reklamationsärendets första status är avvaktar. I tidsformeln definieras hur lång tid som får gå innan ärendet anmäls till leverantören. Nästa status är Skickat. Här definieras hur lång tid det får ta innan leverantören bekräftar att de mottagit reklamationsansökan. Nästa status är pågående. Här sätts tiden vi accepterar innan ärendet ska vara avslutat. Handlingsdatumen framgår i menypunkten Service Orderbearbetning Garantiuppföljning. Fältet Visa i garantiuppföljning Om du önskar att garantier med den angivna garatitypkoden ska visas i Service Orderbearbetning Garantiuppföljning ska du markera fältet. Om fältet inte är markerat kommer den angivna garantitypen inte visas i garantiuppföljningen. Som vi nämnt ovanför, uppdateras fälten garantislutdatum på maskinen vid leverans. Det förutsätter att det finns en garantitypkod på maskinkortet och ett den maskingrupp maskinen tillhör har en bock i fältet Upprätta maskin. Maskingrupper finns under Service Inställningar Allmänt Maskingrupper: 13.3.11 3
När en ny maskin upprättas, kan du mata in garantitypen manuellt. Om det finns garantitypkod på maskgruppen kommer denna att föreslås när maskinen upprättas. Försäljning av en maskin När en maskin säljs beräknas slutdatum för garanti automatiskt om det finns en garantitypkod med datumformler på maskinen. Datumet beräknas från leveransdatum. Serviceorder med reklamation 13.3.11 4
När det upprättas en serviceorder på en maskin inom garantitiden, är bockrutan Garanti markerad. Omsättningen blir bokförd på kundens generella bokföringsgrupp. Det vill säga att garantin blir bokförd på samma konton som externt arbete medan kostnaden motkonteras på det garantikonto som garantikoden anger. Om garantiarbeten skall konteras på internkonton för omsättning går det bra att skapa ett kundnr som används som betalande kundnr. Detta kundnr skall då sättas med interna bokföringsmallar på fliken fakturering men de övriga stegen för internkund ska inte utföras. Har man behov för att ge garanti efter garantitiden, kan man ändra garantidatum på maskinkortet. Garantiuppföljning Med hjälp av Garantiuppföljning går det enkelt att få en överblick över garantiärenden utfall och status. Så att varje ärende blir sänt till leverantör och att det följs upp att ärendena blir avslutade. 13.3.11 5
Garantiuppföljning finns under Service Orderbearbetning Garantiuppföljning: Användning av skärmbilden Funktionen är uppbyggd så att du kan sätta filter efter vad som ska visas. Det går att sätta filter t.ex. så att ärenden som väntar på att skickas till leverantör visas. Då sätts filtret till att bara visa bokförda order samt att statusen är avvaktar. Tänk på att bara serviceorder med en garantityp som har markering i fältet Visa i garantiuppföljning visas. Status på garantiärenden Avvaktar: Ärendet är inte behandlat och insänd till leverantör. Skickat: Ärendet är skickat till leverantör. Pågående: Ärendet är pågående, dvs leverantören har återkopplat med t.ex. begäran om ytterligare information. Eller vi har fått ersättning men begär ytterligare ersättning från leverantören. Avslutat: Ärendet är avslutat. Alla: Väljer man detta filter visas alla ärenden (som uppfyller övriga kriterier) oavsett status. Alla öppna: Väljer man detta filter visas alla öppna ärenden, dvs. alla ärenden utom avslutade. Genom att ändra på filter på skärmbilden kan man skapa sig en överblick över ärendena. Filtrera t.ex. på en maskingrupp eller på en leverantör. 13.3.11 6
Man kan också välja att titta på order som inte är avslutade eller på fakturerade order som inte är sökta hos leverantör. Väljer man alla ärenden med status Avvaktar får man en överblick över de reklamationer som ska sökas hos leverantör. Väljer man att se Skickade ärenden får man en överblick över sända reklamationer och kan följa upp om något ärende har fastnat hos leverantör. Det går att mata in ett svarsdatum dvs det datum som leverantören förväntas svara innan. När man söker en reklamation hos leverantören ska det reklamationsnummer som erhålls hos leverantören matas in i fältet för Externt reklamationsnummer. Detta nummer knyts ihop med ärendet när reklamationsersättningen bokförs. Det finns också möjlighet att ange att en reklamation har blivit avvisad, Godkänd eller Delvis godkänd. Detta gör man lämpligen när kreditnotan från leverantör bokförs. Fältet: Sista inköpskreditnota blir automatisk uppdaterat vid bokföring (Se beskrivning om detta i slutet av dokumentet). Tänk på: för att kunna följa upp med belopp är det viktigt att bokföra kreditnotan med knytning till reklamationsgottgörelse. Vid radering av serviceorder eller bokförda serviceorder kommer reklamationsärendet inte längre visas i garantiuppföljningsbilden. Vissa uppgifter hämtas från dessa register. Uppdelning av reklamationsärende Det går att dela upp ett reklamationsärende om samma serviceorder används för att söka flera olika reklamationer med olika externa reklamationsnummer. Använd knappen Rad Ny garantiuppföljningsrad. Det skapas en ny rad från den markerade raden som kan användas för att mata in det nya externa reklamationsnumret på och låta det ha sin egen uppföljning. All ekonomiuppföljning knyts dock till den första raden. Exempel: En serviceorder med garanti: 13.3.11 7
Om garantitypen är markerad att visas i garantiuppföljning kan man nu se ordern under garantiuppföljning: 13.3.11 8
Vi ska skicka två separata reklamationsansökningar och använder knappen rad Ny garantiuppföljningsrad: Tänk på att alla belopp fortfarande är knutna till den ursprungliga raden. Rapporter Rapport kan skrivas ut för öppna ärenden (rapport 6052632) samt en rapport över stängda ärenden (rapport 6052633). Rapporterna skrivs ut under Service Utskrifter Rapporter. Båda rapporter kan skrivas ut som fil för behandling i t.ex. Excel. Bokföring av garantiersättning För att ersättningsbelopp ska kopplas samman med garantiärenden ska ersättning bokföras via en inköpskreditnota. I funktionen finns möjlighet att koppla samman ersättningen med garantiärendet och samtidigt uppdatera status på ärendet. I inköpskreditnotan bokförs en bokföringspost med ersättningsbeloppet. I exemplet nedanför är ersättningen 1.400 kr exkl moms: 13.3.11 9
Bokför beloppet med radtyp Redovisningskonto och i detta fall på kontonr 12720 ( för nya traktorer) med beloppet 1.400 kr. Tryck på knappen F9 för att kontrollera att beloppet inkl moms stämmer överens med beloppet på kreditnotan tryck Esc för att återgå. Markera raden och tryck på knappen Rad Reklamationsgottgörelse. Då kommer följande ruta fram: Du kan mata in det externa reklamationsnumret eller trycka på knappen F6 för att se de pågående ärendena för leverantören som har ett externt reklamationsnummer: 13.3.11 10
Markera önskad linje og klicka OK för att återgå till bilden nedan: Fyll i övriga fält i bilden( Svarsdatum, Svar och Status)och klicka OK. Detta gör att uppgifterna sparas på ärendet. Tryck därefter Bokför Bokför och skriv ut, så är kreditnotan bokförd. Därefter ser ärendet ut så här i uppföljningen. 13.3.11 11
Ersättningsbeloppet framgår nu på raden och status är ändrad till avslutad. Härmed är ärendet helt avslutat och differensen går att utläsa. Genom att filtrera på en leverantör går det att följa upp vilken den totala kostnaden för reklamationer är för en leverantör. 13.3.11 12