Webbstöd för leverantör etableringslots

Användarstöd Webbstöd för leverantör etableringslots (Uppdaterat 2014-11-26)

Sida: 2 av 20 Innehåll ETABLERINGSLOTS... 3 SIDAN ÖVERSIKT... 4 SIDAN STATUSÖVERSIKT... 5 GEMENSAM PLANERING... 6 REGISTRERA GEMENSAM PLANERING... 6 BEGÄRA STARTERSÄTTNING... 8 MÅNADSRAPPORT... 8 REGISTRERA MÅNADSRAPPORT... 9 BEGÄRA PERIODISK ERSÄTTNING... 11 SLUTREDOVISNING... 11 RESULTAT 1 OCH 2... 13 REGISTRERA RESULTAT 1... 13 Begära resultat 1... 15 Kompletterande underlag vid resultat 1... 15 Avsluta resultat 1... 15 REGISTRERA RESULTAT 2... 16 Begära resultat 2... 17 Kompletterande underlag vid resultat 2... 17 Snabbhetspremie... 17 AVVIKELSERAPPORT... 18 REVISIONSHISTORIA... 20

Sida: 3 av 20 Aktuella informationer om tjänsten och de villkor som gäller för hantering av de datorstöd Arbetsförmedlingen tillhandahåller finns på arbetsförmedlingens webbplats. Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/for-leverantorer/for-kompletterande-aktorer-.html Förfrågningsunderlaget och allmänna bestämmelser hittar du på www.tendsign.se eller på www.valfrihetswebben.se Bild 1 Grafisk framställning över hanteringen av handlingar som avser en arbetssökande hos etableringslotsen och hantering av ersättning till etableringslotsen

Sida: 4 av 20 Sidan Översikt I brevet Meddelande om val av etableringslots som du får från oss finns den information du behöver för att söka fram den arbetssökande i webbstödet. Under fliken Mitt arbete och Översikt ser du alla de ärenden som finns inskickade av oss. De senast inkomna händelserna är de som ligger fetmarkerade. De ligger i denna status under en vecka för att visa att något har hänt. Det är även möjligt att sortera de olika ärendena i rullmenyn Status. Det finns också en sökfunktion där du kan söka på ärendenummer. Bild 2 Startsida Översikt efter inloggning Genom att söka på ärendenummer eller klicka på ärendenumret i översikten kommer du till respektive ärende och de handlingar som ska hanteras. Genom att klicka på Registrera får du fram ett formulär att skriva i. Bild 3 Ett ärende med handlingar att hantera

Sida: 5 av 20 Om du kryssar i rutan Visa alla så visas även handlingar som du redan skickat in i ärendet med aktuell status. En inskickad handling som du registrerat och signerat får statusen Inkommen. När vi har granskat handlingen kan den få status Godkänd eller Underkänd, skicka in en ny beroende på vilken bedömning vi gjort. Om handlingen är underkänd skriver vi en kommentar till den. Kommentaren kan du läsa genom att klicka på länken Underkänd, skicka in en ny (kommentar), den står i kolumnen Status. Handlingar som inte ska granskas får status Mottagen när vi läst handlingen. Handlingar med status Mottagen kan du inte begära ersättning för. Sidan Statusöversikt Sidan Statusöversikt visar pågående ärenden samt status för handlingar och ersättningar. Bild 4 Statusöversikten visar handlingar för att begära ersättning alt tvingande att sända in Tyvärr så visas inte statusöversikten rätt för dig som har rollen Registrerare. Det är menyvalet Statusöversikt som inte visas korrekt vid övergång från samtliga andra menyval. Nedan finns en tabell för hur det fungerar idag: Översikt => Statusöversikt Begär ersättning => Statusöversikt Begärda ersättningar => Statusöversikt Ger inte handlingskolumner Ger handlingskolumner Ger inte handlingskolumner

Sida: 6 av 20 Gemensam planering Som etableringslots gör du en gemensam planering under den tid den arbetssökande är aktuell hos dig, oavsett hur länge. Du ska göra den gemensamma planeringen tillsammans med den arbetssökande. Den gemensamma planeringen ska utgå från etableringsplanen som Arbetsförmedlingen har upprättat tillsammans med den arbetssökande. Den gemensamma planeringen ska komplettera och förstärka etableringsplanens övriga etableringsinsatser. Det är därför viktigt att du får ta del av etableringsplanen. Du anger om du har fått ta del av etableringsplanen i den gemensamma planeringen. Du får etableringsplanen via Arbetsförmedlingen per post eller direkt från den arbetssökande. Den gemensamma planeringen ska ha inkommit till Arbetsförmedlingen senast inom 20 arbetsdagar från och med datum vid utsänt beslutsmeddelande (datumet hittar du på i brevet Meddelande om val av etableringslots). Registrera gemensam planering Du klickar på Registrera (se bild 3) för att få fram formuläret för en gemensam planering för etableringslots (se bild 4). Du fyller i de uppgifter som är relevanta för den arbetssökande. Den gemensamma planeringen ska vara individuellt anpassad utifrån den arbetssökandes förutsättningar och erfarenheter. I fältet Antal timmar sökande deltar i aktivitet anger du det uppskattade antalet timmar per månad. I fritextfältet Beskrivning av planerade aktiviteter utvecklar du närmare på vilket sätt markerade aktiviteter kommer att genomföras. Beskrivningen ska vara utförlig (max 2000 tecken) och ska omfatta en beskrivning över de aktiviteter som ni som etableringslots och den arbetssökande planerar att genomföra.

Sida: 7 av 20 Bild 4 Registrera gemensam planering etableringslots

Sida: 8 av 20 När du klickar på Signera och har signerat med din e-legitimation får du en kvittens på att signeringen lyckades. På kvittensen finns länken Skriv ut Gemensam planering. Bild 5 Kvittens på signeringen och knappen för att skriva ut en gemensam planering Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen inte längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan. När den gemensamma planeringen är skickad till Arbetsförmedlingen för granskning ger avtalet oss 20 arbetsdagars handläggningstid för att godkänna eller underkänna den gemensamma planeringen. Om den inskickade gemensamma planeringen ännu inte granskats eller att den underkänts har du möjlighet att skicka in en ny gemensam planering. Begära startersättning När den gemensamma planeringen är godkänd av Arbetsförmedlingen kan du begära ersättning, så kallad startersättning. Se under flik Mitt arbete > Begär ersättning för att se vilka ärenden du kan begära ersättning för. Månadsrapport Efter varje avslutad kalendermånad ska du skicka in en månadsrapport för att bekräfta till Arbetsförmedlingen att leverans har skett enligt avtal. Rapporten är underlag till de månadsersättningar du begär för din arbetsinsats.

Sida: 9 av 20 Registrera månadsrapport Du lämnar en månadsrapport genom att söka fram aktuell arbetssökande och sedan klicka på Registrera. Bild 6 Registrera en månadsrapport I månadsrapporten lämnar du en deltagarbekräftelse och redovisar månadens genomförda aktiviteter. Du ska även redogöra för den arbetssökandes aktiviteter för den aktuella månaden i fritext. I det fall den arbetssökande avbryter placeringen kan du sända in månadsrapporten tidigt i månaden. Registrera blir då aktivt. Du får fram formuläret för månadsrapporten för den tidsperiod som månadsrapporten gäller för. Du anger om den arbetssökande har deltagit enligt den gemensamma planeringen samt anger antal genomförda individuella möten mellan lots och arbetssökande, antal timmar som den arbetssökande har varit i lotsaktivtet samt vilka aktiviteter som då genomförts. Det är viktigt att du endast anger antal timmar och möten där den arbetssökande har varit närvarande. Vid värde 0, lämna fältet tomt. Om den arbetssökande har varit helt frånvarande (0 antal möten och 0 antal genomförda timmar), lämna båda fälten tomma. Ni kan fortfarande få månadsersättning trots att den arbetssökande inte deltar enligt gemensam planering, förutsatt att lotsen har erbjudit tjänsten/platsen till den arbetssökande och försökt nå den arbetssökande vid frånvaro. Du fyller i vilka typer av aktiviteter som har genomförts. I fritextfältet ska du även beskriva de aktiviteter som har genomförts (max 450 tecken). Här ska du även skriva sådan information som bedöms viktig för etableringen och den fortsatta planeringen. I månadsrapporten anger du även för- och efternamn på den arbetssökande och dennes lots. Med lots avses den person inom organisationen som arbetar direkt med den arbetssökande.

Sida: 10 av 20 Bild 7 Månadsrapporten som ska fyllas i av etableringslotsen, bilden beskuren När du registrerat uppgifterna signerar du rapporten. Du får en kvittens på att signeringen lyckades. Bild 8 Kvittens på signeringen och knappen för att skriva ut en månadsrapport

Sida: 11 av 20 Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen inte längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan. Månadsrapporten är nu skickad till Arbetsförmedlingen för granskning. Avtalet ger Arbetsförmedlingen 20 arbetsdagars handläggningstid för att granska - godkänna eller underkänna - månadsrapporten. Om Arbetsförmedlingen underkänner handlingen finns det en kommentar i webbstödet att läsa. Du kan bara sända in en månadsrapport per månad. Om månadsrapporten blir underkänd kan du sända in en ny med kompletterande information som kan styrka leverans enligt avtal. Du har inte rätt till ersättning om tjänsten inte levereras enligt avtal. Begära periodisk ersättning När månadsrapporten är mottagen och godkänd av Arbetsförmedlingen ska du begära ersättning, så kallad periodisk ersättning. Under fliken Mitt arbete och Begär ersättning kan du se vilka ärenden du kan begära ersättning för. Slutredovisning Du ska göra en slutredovisning när en arbetssökandes tid hos dig närmar sig sitt slut. Den gör du tillsammans med den arbetssökanden. Senast fem arbetsdagar efter placeringens slut ska den lämnas till Arbetsförmedlingen. Registrera en slutredovisning Du söker fram aktuellt ärende och klickar på Registrera för slutredovisningen. Bild 9 Registrera slutredovisning

Sida: 12 av 20 Du får då fram formuläret för slutredovisning. Bild 10 Slutredovisning som ska fyllas i av etableringslotsen När du fyllt i samtliga fält klickar du på Signera och signerar slutredovisningen med din e- legitimation/bank-id. Du erhåller en kvittens på din signering och skriver sedan ut slutredovisningen. Bild 11 Kvittens på signeringen och knappen för att skriva ut en slutredovisning

Sida: 13 av 20 Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen inte längre möjlig. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan. Om du inte skrev ut sidan bör du kontakta ansvarig arbetsförmedlare för att få en utskrift skickad per post. Om du av misstag skickat en bristfällig slutredovisning eller att du efter samtal med ansvarig arbetsförmedlare kommit överens om att en ny slutredovisning ska skickas in är detta möjligt. Du kan således lämna flera slutredovisningar för samma arbetssökande om det finns behov av detta. Observera dock att även detta skall ske i samråd med arbetssökanden. Resultat 1 och 2 Villkoren för resultatersättning kan du lösa om i förfrågningsunderlaget. http://www.valfrihetswebben.se/arbetsformedlingen/annons.aspx?ad=etableringslots För att registrera Resultatrapport 1 eller 2 söker du fram den arbetssökande i Mitt arbete/översikt. Du klickar på Registrera för respektive handling och får fram ett formulär att fylla i. Registrera resultat 1 Formuläret för Resultat 1 ska kompletteras med anställningsbevis utfärdat av arbetsgivaren eller intyg om anställning enligt formulär på vår webbplats. Intyget skickar du till den Arbetsförmedling den arbetssökande kommer ifrån enligt det placeringsmeddelande du fått. När du ska skriva resultatrapport Resultat 1 och det är ett utländskt organisationsnummer som har fler eller färre siffror än tio kan du göra på följande sätt: Vid färre siffror än tio fyller du ut med nollor (0) till tio siffror. Vid fler än tio siffror skriver du endast de tio första siffrorna. Kontakta alltid Arbetsförmedlingen när du hanterat ett organisationsnummer enligt ovan. Det för att arbetsförmedlaren som ska godkänna/underkänna handlingen ska få information om vad som är gjort.

Sida: 14 av 20 Bild 12 Resultat 1 som ska fyllas i av etableringslotsen När du signerat Resultat 1 får du nedanstående kvittens. Bild 13 Kvittens på signeringen och knappen för att skriva ut resultat 1

Sida: 15 av 20 Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen inte längre möjlig. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan. Begära resultat 1 När resultat 1 är mottagen och godkänd av Arbetsförmedlingen ska du begära ersättning, så kallad resultatersättning. Se under flik Mitt arbete och Begär ersättning för att se vilka ärenden du kan begära ersättning för. Kompletterande underlag vid resultat 1 Formuläret för resultat 1 ska kompletteras med anställningsbevis, arbetsgivarintyg alternativt studieintyg. Intygen ska skickas till ansvarig arbetsförmedlare. Arbetsgivarintyg ska uppfylla de krav som framgår av informationen på Arbetsförmedlingens webbplats. Avsluta resultat 1 Anställning på deltid eller instegsjobb på hel- eller deltid berättigar inte till resultat 2. Om den arbetssökandes deltidsanställning eller instegsjobb under aktuell placering (ELO-beslut) har övergått till en osubventionerad heltidsanställning ska du be Arbetsförmedlingen att avsluta tidigare resultat 1 rapport. När tidigare resultat 1 rapport har avslutats kan du registrera en ny resultat 1 rapport med uppgifter om startdatumet som avser den aktuella osubventionerade heltidsanställningen. På så sätt kan du sedan registrera en resultat 2 rapport när villkoren för resultat 2 ersättning är uppfyllda. Observera att för den reviderade resultat 1-rapporten kommer ingen ny resultat 1- ersättning att utbetalas.

Sida: 16 av 20 Registrera resultat 2 Den röda texten visar felmeddelande om du råkar klicka på Signera innan de är ifyllda. Bild 14 Registrera resultat 2 När du signerat Resultat 2 får du nedanstående kvittens. Bild 15 Kvittens på signeringen och knappen för att skriva ut Resultat 2 Utskrift kan enbart göras vid detta tillfälle. När du valt att lämna denna kvittenssida är utskrift eller visning av handlingen ej längre möjligt. Begränsningen beror på gällande lagstiftning. Ta för vana att säkerställa att utskrift är gjord innan du väljer att lämna sidan.

Sida: 17 av 20 Begära resultat 2 Resultat 2 begärs först efter 6 månaders heltidsarbete eller efter genomförda studier på eftergymnasial nivå (en termin). När resultat 2 är mottagen och godkänd av Arbetsförmedlingen ska du begära ersättning, så kallad resultatersättning. Om resultat 1 har godkänts innan tiden för den maximala ramperioden för etableringsplanen har löpt ut, kan även resultat 2 falla ut, förutsatt att övriga villkor är uppfyllda. Heltidsanställningen/eftergymnasiala studier måste dock ha påbörjats (resultat 1) innan tiden för etableringsplanen och ELO-placering har avslutats. Du kan då registrera resultat 2 via webbstödet, men i dagsläget kan arbetsförmedlaren inte godkänna den inkomna handlingen. Du ska därför använda följande reservblankett som du sedan lämnar till den asvariga arbetsförmedlaren. http://www.arbetsformedlingen.se/download/18.79efc23f1326c8b084e80003144/beg%c3%a4ra n_om_resultaters%c3%a4ttning_resultat_2.pdf. När reservblankett är godkänd skickas den till Arbetsförmedlingens ekonomiavdelning för manuell utbetalning. Vid manuell utbetalning utgår då även den eventuella snabbhetspremien för ärendet. Kompletterande underlag vid resultat 2 Formuläret för resultat 2 ska kompletteras med arbetsgivarintyg alternativt studieintyg. Intygen ska skickas till ansvarig arbetsförmedlare. Arbetsgivarintyg ska uppfylla de krav som framgår av informationen på Arbetsförmedlingens webbplats. Snabbhetspremie En snabbhetspremie är kopplad till hur snabbt den arbetssökande uppnår resultat 2. Du begär den på samma sätt som övriga ersättningar i webbstödet, men du måste först se till att alla ersättningar för tiden innan avbrottet är begärda under fliken Begär ersättning. Alternativt fram till det senare datum då resultat 2 upprättats (se datumet i resultat 2). Bild 16 Begär ersättning med resultat från sökning på ett ärende

Sida: 18 av 20 Bild 17 Begär ersättning med ersättning att signera När du signerat snabbhetspremien kommer det inte någon dialog om att skriva ut ett dokument. Avvikelserapport Du lämnar en avvikelserapport genom att söka fram formuläret Avvikelserapportering etableringslots på vår webbplats. Du registrerar relevanta uppgifter, skriver ut och skickar in formuläret till beslutande arbetsförmedlingskontor. För adress, se brevet du fick i samband med den arbetssökandes val av dig som etableringslots. http://www.arbetsformedlingen.se/download/18.79efc23f1326c8b084e80002932/avvikelserappor tering_etableringslots.pdf Bild 18 Avvikelserapporten som finns på Arbetsförmedlingens webbplats Avvikelserapporten ska lämnas när du gör anspråk på månadsersättning trots att den arbetssökande inte deltar enligt gemensam planering. Rapporten ligger då till grund för Arbetsförmedlingens bedömning vid godkännande/underkännande vid din begäran om månads-

Sida: 19 av 20 ersättning. På blanketten ska du bland annat ange kontaktsätt med arbetssökande, tidpunkt och eventuellt orsak till frånvaro. Vid kontakt med Arbetsförmedlingen kring praktik, anställningsaktiviteter eller liknande händelser ska inte avvikelserapporten användas.

Sida: 20 av 20 Revisionshistoria Datum Version Beskrivning av förändring Ansvarig 2012-01-09 1.0 eget dokument Avd. Kompl. Af-tjänster Avd. Integration och Etablering 2012-09-21 2.0 Korrigering användargränssnitt Kommentar på underkända utbetalningsunderlag kan tas emot Avd. Kompl. Af-tjänster 2012-09-25 2.1 Förtydliganden i text och bildtext Avd. Kompl. Af-tjänster Avd. Integration och Etablering 2013-03-11 3.0 Ändrade fältrubriker. Vissa ändringar i månadsrapport, resultatredovisning och slutredovisning, Anpassning till ändrade villkor för ersättning. 2013-09-09 4.0 Ny funktionalitet i Begär ersättning. Statusöversikt var i processen befinner sig en handling Avd Förmedlingstjänster Avd. Integration och Etablering Avd Förmedlingstjänster 2013-09-18 4.1 Bilder uppdaterade Avd Förmedlingstjänster 2013-10-08 4.2 Länkar justerade. Viss textjustering Avd Förmedlingstjänster 2014-09-17 4.3 Ny funktionalitet i sidan översikt. Justering av text. 2014-11-26 4.4 Förtydligande i text om kompletterande underlag för resultat 1 och resultat 2 Avdelningen Förmedlingstjänster Avdelningen Förmedlingstjänster Avdelningen Integration och etablering