Granskning av den interna kontrollen inom Servicenämnden

Revisionsrapport Granskning av den interna kontrollen inom Servicenämnden Eslövs kommun Oktober 2007 Anna Eriksson Mattias Haraldsson

Innehållsförteckning 1 Inledning och bakgrund...3 1.1 Syfte och metod...3 2 Regler och avtal...3 2.1 Synpunkter...4 3 Uthyrning av fordon från kommunens bilpool, hantering av drivmedelskort och tanknings- och körjournalsdokumentation...4 3.1 Bilpoolen...4 3.1.1 Synpunkter...5 3.2 Hantering av drivmedelskort...6 3.2.1 Synpunkter...7 3.3 Tanknings- och körjournalsdokumentation...7 3.3.1 Synpunkter...8 3.4 Övrigt...8 3.4.1 Synpunkter...9 2

1 Inledning och bakgrund Intern kontroll är primärt ett verktyg med väsentlig betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen ska bidra till att stärka att beslut vilar på korrekt underlag. Intern kontroll skyddar också mot förlust eller förstörelse av kommunens tillgångar. Syftet är således att säkra en effektiv förvaltning och att undvika allvarliga fel. God intern kontroll är även en säkerhet för personalen och de förtroendevalda. 1.1 Syfte och metod På uppdrag av Eslövs kommuns revisorer har Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB granskat den interna kontrollen inom Servicenämnden. Syftet med granskningen är att granska hur den interna kontrollen säkerställs för enskilda rutiner. De rutiner som granskats är: Hantering av bensinkort och hur tankningen dokumenteras. Om förande av körjournal sker och om de överensstämmer med körjournalsreglerna inom Eslövs kommun. Uthyrning av fordon från kommunens bilpool. Intervjuer har genomförts med före detta entreprenadchef och den nytillträdde entreprenadchefen och relevant dokumentation har gåtts igenom. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. 2 Regler och avtal Kommunen har en rutinbeskrivning för hantering av leasingbilar, skapad inom förvaltningen via dialog med ekonomichefen. Här finns bl.a. beskrivet vad som gäller vid val av fordon, upprättande av avtal och avslut av uthyrningen (se bilaga 1). Blankett för bilavtal har även tagits fram internt inom service och teknik. Avtalet ska undertecknas av service och teknik och arbetsledare för den förvaltning som hyr fordonet (numera enhets/förvaltningschef). Avtalet innehåller bl.a. formalia kring kostnader för reparationer, kontroller inför besiktning och försäkring (se bilaga 2). Det finns inga dokumenterade körjournalsregler inom kommunen. Servicenämnden ger istället muntliga instruktioner. 3

2.1 Synpunkter Revisionen anser det inte tillfredställande att endast muntliga instruktioner ges kring förandet av körjournaler. Kommunen bör överväga att dokumentera körjournalsregler för att säkerställa den interna kontrollen inom detta område. Revisionen anser inte heller att det är tillfredställande att politiskt beslut saknas för rutinbeskrivning för hantering av leasingbilar. Dokumentet bör ses över och därefter behandlas politiskt. Sedan vår granskning av den interna kontrollen inom servicenämnden inleddes, har åtgärder börjat vidtas. Arbete har inletts med att se över rutinbeskrivningen för hantering av leasingbilar och blanketten för bilavtal, vilket revisionen ser som positivt. 3 Uthyrning av fordon från kommunens bilpool, hantering av drivmedelskort och tanknings- och körjournalsdokumentation All hantering och uthyrning av kommunens fordon sker av bilpoolen inom verksamhetsområdet Entreprenad 1. 3.1 Bilpoolen I bilpoolen finns ca 140 fordon varav ca 40 är gasdrivna. Totalt får fordonsleasingen uppgå till maximalt 9 mnkr. Vid granskningen uppgick denna leasing till ca 7 mnkr. Entreprenad äger även egna fordon och maskiner (ca 10-15 st) och har en egen verkstad där de servar/reparerar samtliga fordon i den mån de kan, annars anlitas märkesverkstad. Om bilarna har garanti utnyttjas alltid denna. Bilpoolen leasar fordon som i sin tur hyrs ut till olika nämnder och bolag. Det är bara kommunen (nämnderna och bolagen) som kan hyra fordon från bilpoolen och endast till dem med någon form av chefsbefattning (avtalspart). Avtalen som tecknas mellan servicenämnden och motparten (annan nämnd) har en avtalstid mellan 3 månader och 3 år. De uthyrda fordonen finns hos nämnderna som hyr fordonen. Muntliga instruktioner ges om att tankkorten inte får förvaras i fordonen. Service- och teknikförvaltningen har tidigare drabbats av inbrott, varför merparten av fordonen numer förvaras i garage. 1 Tillhör servicenämnden. 4

På varje förvaltning/enhet finns det en person som är bilansvarig. Servicenämnden har dock ingen lista över eller kännedom om, vilka som har detta ansvar. Servicenämnden har två reservfordon som kan lånas då exempelvis ett uthyrt fordon är på verkstad för reparation. I kommunens garage finns därutöver 12 fordon som kan hyras för kortare tid. Fordonen bokas på intranätet och själva uthyrningen sker via kommunens reception. Drivmedelskort utlämnas endast då det behövs, d.v.s. beroende på hur fulltankat fordonet är i förhållande till antalet planerade mil. Instruktioner om tankning, rapportering av körda mil och handhavande av eventuellt alkolås ges av personalen i receptionen. Vid återlämning av fordonet ska mätarställning rapporteras. Hyran debiteras därefter korrekt kostnadsställe. Upphandlingsavtal finns t.o.m. 1 december 2007 och ny upphandling kommer att genomföras tillsammans med Lund, Kävlinge, Höör och Hörby. Arbetet med upphandlingen är igång och beräknas vara klart under november. Bilarna i bilpoolen är id-märkta med s.k. 55-nr (femsiffriga nummer). De egna fordonen och maskinerna är id-märkta med 45-nr. Id-numren finns inlagda i kommunens ekonomisystem. Då nämnden/bolaget ska lämna tillbaka det hyrda fordonet tas fordonet in för besiktning vilken utförs av extern verkstad. Eventuella skador bekostas av den som hyrt fordonet. Eftersom servicenämnden bekostar försäkringen står den nämnd som hyr fordonet endast för självrisken. Om restvärdet på fordonet är lågt och fordonet inte har för hög mätarställning, köps fordonet in av servicenämnden då det leasats färdigt. Då servicenämnden köper fordonen används de antingen till lånebilar vid service och reparationer av leasingbilarna, hyrs ut eller säljs. 3.1.1 Synpunkter Revisione n anser det inte vara tillfredställande att instruktioner kring förandet av körjournaler och andra instruktioner kring det hyrda fordonet sker muntligt. Instruktioner kring korttidsuthyrningen via kommunens reception samt hur fordonen ska förvaras av den nämnd som hyr fordonet, bör ingå i de instruktioner som för närvarande tas fram. Revisionen anser att endast förvaltningschef ska skriva under bilavtal för att garantera att uthyrning inte sker utan tillräckligt behov. Sedan vår granskning inleddes har denna rutin börjat ses över. Vi vill dock påpeka att det är viktigt att framtagandet av en ny rutin dokumenteras och att detta följs upp. 5

3.2 Hantering av drivmedelskort Drivmedelskortet är alltid knutet till fordonet/id-numret med undantag för om behov finns för både bensinkort och gaskort 2. Det är den person som är ansvarig för fordonet som blir ansvarig för drivmedelskortet, vilket framgår av blanketten utlämning av drivmedelskort, där undertecknande görs. Utlämningen av korten vidimeras av ansvarig för bilpoolen samt den person som blir ansvarig för drivmedelskortet. På den särskilda blankett som används ifylls uppgifter avseende bensinkort, dieselkort och gaskort där drivmedelsföretagets namn, kortnummer och kod ska ifyllas samt id-numret för fordonet. På blanketten står även att undertecknad har ansvar för att drivmedelskortet samt tillhörande kortkod inte hamnar i orätta händer. Om något fel skulle uppstå, eller vid försvinnande av drivmedelskort, ska ansvarig för bilpoolen snarast kontaktas. Själva kortet kopieras även in på blanketten. Enligt muntlig instruktion ska drivmedelskortet och kod inte förvaras tillsammans. Blanketten förvaras sedan i kassaskåp på servicenämnden. På korten kan inhandlas olja och dylikt vid behov. Det ska inte gå att inhandla livsmedel eller liknande på bensinstationerna. Dock går det att använda korten i parkeringsautomater, vilket framgår av fakturorna. Några otillåtna tankningar har inte framkommit i granskningen. I kontraktet anges att kvittona från tankningarna ska lämnas in till ansvarig för bilpoolen enligt instruktioner. Instruktionerna ges muntligt och innebär att kvittona ska lämnas till servicenämnden direkt efter tankning, via särskild brevlåda. Kvittona ska signeras med fordonets registreringsnummer och id-nummer. När fakturorna inkommer sker en avstämning mot kvittona. Kontroll av kvittoinlämning Översiktlig granskning av inlämningen av kvitton till servicenämnden har genomförts. Underlaget har bestått av fakturor och förvaltningens avstämning avseende augusti månad. Kvittona skulle vid tidpunkten för granskningen vara inskickade. Fakturorna har olika utformning. Fakturor från E.ON och Uno-X innehåller samtliga tankningar under perioden medan inköpen från Lastbilscentralen, Preem och Statoil faktureras per kort. För augusti månad kunde vi konstatera att det saknades ett stort antal kvitton. Från E.ON inkom en sammanställd faktura 2007-09-03. Av de totalt 170 tankningarna hade endast 95 2 Det finns ca 175 kort inom verksamhetsområde Entreprenad bilpoolen. 6

kvitton inkommit. Från Uno-X inkom en sammanställd faktura, 2007-09-03. I princip alla dessa tankningar hade stämts av. Från Lastbilscentralen hade 11 fakturor inkommit. Av dessa bedömdes hälften vara godkända genom att de flesta tankningarna var avstämda mot inskickade kvitton. Från Preem hade 31 fakturor inkommit. Här bedömdes att 2/3 var godkända. Från Statoil hade 39 fakturor inkommit. Här bedömdes att 1/4 var godkända. Det fanns en faktura från Statoil, inkommen 2007-09-09, om 15 000 kr, där korten numer är spärrade. Kortet förvarades i bilen och stals genom inbrott i bilen. Kostnaden kommer att delas mellan servicenämnden och den berörda nämnden. Svårigheterna att få kvittona inskickade har uppmärksammats inom förvaltningen. Antalet drivmedelskort anses vara ett problem i sammanhanget. Någon lösning på problemet finns dock inte idag. 3.2.1 Synpunkter Revisionen anser att rutinerna för hantering av drivmedelskort och kvitton bör ses över och dokumenteras då hanteringen inte är tillfredställande. I granskningen konstateras brister i kvittoinlämningen vilket måste åtgärdas omgående för att säkra den interna kontrollen avseende kvittohantering och för att undvika otillbörliga tankningar. Revisionen vill framhäva vikten av att kvittona betraktas som räkenskapsinformation och ska hanteras därefter. Det bör även tydliggöras vem som bär ansvar vid incidenter som t.ex. stöld. Idag vilar ansvaret på den som innehar drivmedelskortet, medan servicenämnden och den berörda nämnden får ta kostnaden för oaktsam förvaring av kortet. Nämnden bör därför arbeta för att åstadkomma en praktisk lösning på problematiken kring drivmedelskorten. Nämnden kan undersöka goda exempel i andra kommuner där hanteringen av drivmedelskort sker på ett väl fungerande sätt. Under granskningens gång har blanketten Utlämning av drivmedelskort korrigerats där det nu anges att drivmedelskort och kod ej får förvaras tillsammans. Denna instruktion gavs tidigare muntligt. 3.3 Tanknings- och körjournalsdokumentation Normalt ingår drivmedel i hyran av fordonet och avtal upprättas för hur många mil fordonet beräknas köra. Om fordonet körs mer än vad som avtalats tillämpas överdebitering. Vård- och omsorgsnämnden har dock särskilt avtal med rörligt drivmedelspris, vilket innebär att de faktureras löpande för sina drivmedelskostnader. Övriga nämnder/bolag har fast bensinpris. 7

Avtal för drivmedel finns med Statoil och Preem. Andra bolag används om fordonet används i ett område där Statoil eller Preem ej finns representerade. För tankning av diesel finns avtal med Lastbilscentralen. Gasen tillverkas i Ellingeverket och Eon äger utrustningen för distribution samt tillser att gas finns tillgängligt. Det finns inga dokumenterade rutiner för hur körjournalen ska föras. I avtalet för fordonet står endast att körjournal ska föras enligt direktiv (muntliga). I de muntliga instruktionerna sägs att körjournal ska föras och ifyllas efter varje utförd tankning av fordonet. Inom Eslövs kommun har en körjournalsbok tagits fram. I körjournalen ska bilens förare, tidsperiod för körjournalen, diverse information om fordonet och nyckel, försäkringsbolag och uppgifter kring mätarställningen ifyllas. Vid varje avstämning ska sedan ifyllas: Datum Mätarställning i mil alternativt timmar Drivmedel liter Oljepåfyllning liter Oljebyte liter Däckbyte styck Anteckningar utförda åtgärder/anteckningar systemservice Förarens signatur Mätarställningen ska lämnas in kvartalsvis på en särskild blankett. Entreprenadchefen bedömer att inlämnandet av blanketterna fungerar relativt bra. Assistenten på Entreprenad för statistik över de tankningar som gjorts och huvudpunkterna i statistiken baseras på körsträcka i km och de tankningar som har gjorts. Bilpoolsansvarig gör även stickprov på olika fordon som kommer in på servicenämnden. Enligt uppgift görs detta två gånger i månaden. 3.3.1 Synpunkter Revisionen vill återigen påpeka att det inte är tillfredställande med muntliga instruktioner kring förandet av körjournaler, då det inte kan garanteras att anställda får likvärdig information. Kommunen bör överväga att dokumentera körjournalsregler för att säkerställa den interna kontrollen inom detta område. 3.4 Övrigt Det finns en del nämnder som har egna fordon. De är dock gamla och nya fordon inhandlas ej. Dagens leasingavtal med leverantören innebär att leverantören inte återtar bilen efter leasingperioden. Av den anledningen förekommer det att servicenämnden säljer fordon och 8

maskiner. Försäljningen sker på internet via Kvarndammen Bilauktioner AB, som även prissätter fordonen. Intäkterna inkommer sedan till servicenämnden. Kommunen har en resepolicy, antagen av kommunfullmäktige 2003-03-31, som bl.a. säger att vid resor ska möjligheten att resa med Skånetrafiken alltid beaktas. I annat fall ska prioritering av bokning av biogasdrivet fordon via kommunens bilpool ske. Sedan vår granskning av den interna kontrollen inom servicenämnden inleddes har åtgärder börjat vidtas. Servicenämnden har inlett arbete med att skapa ett arkiv som är uppdelat per fordon för att all information ska vara samlad på ett ställe. Det gäller information av karaktären inköpsavtal, kontrakt med nämnden/bolaget, försäkringar, drivmedelskort, samt övrig information. Entreprenadchefen har, i början av oktober, haft ett möte med ekonomichefen där de beslutade att förvaltningschefen måste godkänna förfrågningar om inköp av fordon. En blankett för detta ändamål ska framtagas. Syftet med blanketten är att förvaltningschefen ska intyga att nämnden har ett behov av att långtidshyra ett fordon och godkänner detta. Bakgrunden till detta initiativ är att servicenämnden anser att det varit oklart vem som haft rätten att långtidshyra ett fordon. Detta medför att en enhetschef inte längre kan långtidshyra fordon av servicenämnden utan förvaltningschefens godkännande. Inköp av ny bil kommer hädanefter att ske efter godkännande av berörd förvaltningschef. Bilavtalet mellan servicenämnden och annan nämnd/bolag kommer att undertecknas av enhetschef från berörd nämnd/bolag samt entreprenadchefen. Drivmedelskorten kommer att kvitteras av bilansvarig från hyrande nämnd/bolag eller anställd. Stickprov Under granskningen har vi haft möjlighet att genomföra stickprov på två fordon. Vid båda stickproven förvarade fordonsanvändaren drivmedelskorten i sin plånbok. Koderna för bensinkortet och gaskortet var inte nertecknade i kronologisk ordning i körjournalen. Körjournalen förvarades dock i fordonet. Avstämning av senaste inrapportering i körjournalen utfördes och bedömdes som rimligt mot mätarställningen i fordonet. 3.4.1 Synpunkter Även om brukaren av drivmedelskort vidimerat det ansvar som följer, så bör servicenämnden se över hur de ansvariga för drivmedelskorten förvarar sina drivmedelskort och dess koder. Det är av stor vikt att förvaringen sker på ett säkert sätt då det annars kan få ekonomiska konsekvenser för den anställde och/eller kommunen. Revisionen ser positivt på att arbetet med att se över rutinerna för hanteringen av bl.a. uthyrning via bilpoolen, körjournaler och drivmedelskort, har inletts. Det är viktigt att re- 9

visionens synpunkter beaktas, samt att arbetet fullföljs och dokumenteras för att säkerställa att den interna kontrollen är tillfredställande. 10