Lean Forum 2 oktober 2007
Vara kommun 16.000 invånare 1350 anställda Varas Lean-resa: Pilotenhet 2004 Utbildar 10 leanhandledare våren 2006 Anställer 2 projektledare hösten 2006 hösten 2008 Start i äldreomsorgen men utan slut.
Jämförelse förutsättningar 2004 / 2005 Ej förankrat hos hela ledningen Lärdomar Reaktion på utvärderingen Hösten 2006 - Förankrat hos hela ledningen Isolerad företeelse, en enhet engagerad Reaktion på utvärderingen Kunskapsspridning, många enheter engagerade Öronmärkt utvecklingstid Ekonomi Förbättringsarbete under pågående verksamhet Process-tänk ganska okänt Verksamhets-utveckling hela kommunen Process ett känt begrepp 3 externa konsulter Ekonomi, kunskap inom kommunen, behov av pådrivare 2 projektledare + 8 interna handledare
Vara Lean Projektet riktar sig i första hand till äldreomsorgen Kartläggningar av processer i verksamheten Riktmärke-minst 2 genomförda process-kartläggningar per enhet Då utrymme finns: kartläggning/ informationstillfällen bokas även in i övrig kommunal verksamhet Leanspel 5 S kontor
Hur driva förbättringsarbete i en verksamhet som ständigt pågår? Tid till förbättring ger tid till förbättring Kunskap och verktyg skapar ett behov hos medarbetarna till fortsatt förbättringsarbete Delaktighet och möjlighet till egen påverkan ger en stor tillfredsställelse Konceptet skapar en aktiv, engagerad arbetsgrupp som själv kommer med idéerna till förbättringar Träna sig i att hitta och använda den tid som faktiskt finns att använda till förbättringsarbete Det handlar inte om att ta stora kliv utan om ständiga små steg
PDCA Förbättra Analysera Planera Genomföra Avgränsning Process kartläggning nuläge, leta slöseri Process kartläggning framtida läge Upprätta handlingsplaner
Nulägeskarta Kedumsgården Påfyllning av boendes förråd Nuläge PER DAG P/T 12min16sek - 56min 57sek V/T 0-4 tim 27 min L/T 12min 16 sek - 5 tim 24 min RFB 7% PER VECKA 1 tim 25 min - 37 tim 48 min
Önskat framtida läge Kedumsgården Önskat framtida läge PER VECKA P/T 27,5min - 40,5 min V/T 30min - 1tim 30min L/T 57,5min - 2 tim 10,5 min RFB 65%
PDCA Förbättra Planera Handlingsplaner följs Analysera Genomföra
PDCA Förbättra Analysera Planera Genomföra Uppföljning Dag 30, 60 & 90 Mätetal följs upp
Handlingsplan för: Påfyllning av boendes förråd Aktiviteter slutdatum dag 30 Aktivitetsöversikt Kedumsgården Ej påbörjad Påbörjad Avslutad Mål sättning uppfylld Leder till ny aktivitet Ja Nej Sätt X Kommentar: Datum dag 30: 1) Område 0 Hur får vi med våra arbetskamrater Ansvarig: Muntlig information på schema-mötet x x Alla var med på hur mycket tid som går åt. (+förberedelse) Else Kartorna visades. 2) Område 1 Behov uppstår inne på rummet Ansvarig: Skapa rutin för hur och när påfyllning ska göras in på schemat. Helena x Har varit lite personal, många vikarier. Fungerar bra. Prata med nattpersonal ang påfyllningsrutin. Helena x x 3) Område 2 Fyller på i boendes rum Ansvarig: Tillverka och sätta upp inplastad lapp i Anna-Lena x tvättstugan om vad som ska finnas i boendes förråd. Be Solveig uppdatera blöjkorten. Anna-Lena x x 6) Område 5 Kunskap i huvudet Ansvarig: Ordna en idélåda i personalrummet. Anna-Lena x x Förbättringsförslag har redan kommit in.
PDCA Förbättra Planera Nya rutinen, nya arbetssättet fastställs Analysera Genomföra
Återblick Kedumsgården Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Mycket tid läggs på att hämta material x Rutin saknas för påfyllning av boendes förråd x Förbättringsområden Behov uppstår inne på rummet Rutin schemalagd för påfyllning av förråd Identifierat slöseri Rörelse, Transport Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter Ja Nej område + - x Kvalitetstiden med de boende har ökat. Fyller på i boendes rum Tydlig förteckning om vad som ska finnas i Rörelse, boendes rum är uppsatt Omarbete x Blöjkorten är aktuella Rörelse x Förråd Förråden är uppmärkta och där finns endast det som hör hemma där Rörelse, Lager x Blöjförråd finns även på sida A Rörelse x Källaren Källarförrådet är urröjt samt uppmärkt Rörelse, Lager x Rutin finns för blöjor till "utepensionärer" Rörelse x Förteckning finns över hur mycket som ska hämtas upp från källaren Rörelse x Kunskap i huvudet Rörelse, Tydlig, skriftlig info finns Omarbete x Outnyttjad Idélåda finns kreativitet x Outnyttjad Idépunkt på APT finns kreativitet x Frigjord yta i förrådet. Nattens rutin fungerade väl. Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Tar mycket tid Irritationskälla Rutiner saknas Har tydlig förbättring skett? Ja Nej x x x Verkligt resultat totalt per vecka P/T 27,5-40,5min V/T 30min-1t 30min L/T 57,5min-2t 10,5min RFB 94%
Resultat frigjord tid Våren 2007 Frigjord tid i antal timmar per vecka 8,0 7,0 6,8 Antal timmar per vecka 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 2,7 0,5 1,3 4,7 5,7 5,7 0,0 Enhet 1 Enhet 2 Enhet 3 Enhet 4 Enhet 5 Enhet 6 Enhet 7
Lärdomar Aha-upplevelse Det går åt mycket tid och RFB är lågt (medarbetare som granskar sitt nuläge) Det går att göra stora förändringar med små medel Förbättringsarbete som ger något Vår nivå genomförbart Tänk så många förbättringar vi hittade i en process som vi trodde var lätt Kartorna gör allt tydligt Det finns så mycket slöseri
Hur kan vi gå vidare? Leanhandledare utbildas Förenklat koncept för framtiden Plan för standardiserat förbättringsarbete
www.vara.se Kvalitetschef: Maria Viidas 0512 310 66 maria.viidas@vara.se Projektledare: Christina Salomonsson 0512 318 39 christina.salomonsson@vara.se Katarina Olsson-Fernandinho 0512 319 13 katarina.olsson.fernandinho@vara.se Helena Höiås 0512 130 83