Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2013

2013-11-05 Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2013 Rapport från E-delegationen

Innehåll Förord... 5 Sammanfattning... 6 1 Om undersökningen... 9 1.1 Uppdrag... 9 1.2 Genomförande... 9 1.3 Grunddata... 9 1.4 Avgränsningar... 9 1.5 Definition av begrepp... 9 2 Myndigheternas tillhandahållande av e-tjänster... 10 2.1 Myndigheternas målgrupper för e-tjänster... 10 2.2 Myndigheternas integrering av e-tjänster maskin-till-människa... 13 2.3 Grad av automatisering... 17 2.3.1 Helt automatiserade e-tjänster... 18 2.3.2 Delvis automatiserade e-tjänster... 18 2.4 Information om myndigheternas e-tjänster... 18 2.4.1 E-tjänsternas ärendevolym maskin till människa... 18 2.4.2 E-tjänsternas ärendevolym maskin-till-maskin... 19 2.4.3 Anslutning till förvaltningsgemensamma e-tjänster... 19 2.5 Utveckling av e-tjänster... 19 2.5.1 Nya e-tjänster... 20 2.5.2 Volym på nya e-tjänster... 20 2.5.3 Syfte med utveckling av nya e-tjänster... 21 2.5.4 Kostnadsbesparing... 22 2.6 Användning av verktyg vid utveckling av e-förvaltning och e-tjänster... 22 2.7 Förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser inom e-förvaltning... 23 2.7.1 Aktuella utvecklingsinsatser... 24 2.7.2 Gemensamma e-tjänster inom förvaltningen... 24 3 Ledning och styrning... 25 3.1 Prioritet av arbetet med e-förvaltning... 25 3.2 Strategi för utveckling av e-förvaltning... 26 3.3 Hur e-tjänsterna ska levereras till privatpersoner och företag... 26

3.4 Sourcingstrategi... 27 3.5 Användning av E-delegationens vägledningar och riktlinjer... 27 4 Samverkan... 29 5 Effekter och hinder... 31 5.1 Effekter... 31 5.2 Förändringar... 33 5.3 Hinder... 33 6 Öppenhet och innovation... 36 6.1 Öppna data... 36 6.2 Mobilapplikationer... 36 6.3 Aktörers användning av myndigheternas offentliga data eller information 37 7 Grön it... 39 8 Informationssäkerhet... 40 9 Standardisering... 41 9.1 Beskrivning av information för extern användning... 41 9.2 Tekniska tjänster för extern åtkomst av myndighetsinformation... 41 10 Sociala medier... 42 10.1 Policy för sociala medier... 42 10.2 Användning av sociala medier... 42 11 Öppen programvara... 44 12 Molntjänster... 46 12.1 Användning av molntjänster... 46 12.2 Betydelse av molntjänster... 46 Figur och tabellförteckning... 48 Bilagor... 50 Bilaga 1: Begrepp... 50 Bilaga 2: E-tjänsternas ärendevolymer maskin till människa... 52 Bilaga 3: E-tjänsternas ärendevolymer maskin till maskin... 59 Bilaga 4: Aktuella utvecklingsinsatser inom e-förvaltning... 61 4

Förord Denna rapport har genomförts inom ramarna för E-delegationens uppdrag att följa upp myndigheternas arbete med e-förvaltning. E-förvaltning handlar om att göra det enklare för privatpersoner och företag att utnyttja offentliga tjänster och att göra rätt för sig, liksom att effektivisera processer och arbetssätt inom offentlig sektor. Syftet med rapporten är att bidra till en samlad översiktsbild. I rapporten redovisas ett antal indikatorer på e-förvaltningens effekter på förvaltningen, företag och privatpersoner. Ambitionen är att undersökningen ska bidra till ökad kunskap om e- förvaltningens utveckling och genomslag. Det är andra gången E-delegationen gör denna typ av uppföljning. För att kunna realisera regeringens e-förvaltningsstrategi om en förvaltning som är enkel, öppen och effektiv, ställs ökade krav på samverkan inom offentlig sektor. Glädjande kan vi se i denna undersökning att samverkan ökat de senaste två åren, främst mellan myndigheter. Det har också skett en ökning av hur högt myndigheterna prioriterar arbetet med att utveckla e-förvaltning. Det tyder på att e- förvaltning klättrat allt högre upp på myndigheternas agendor. Rapporten har utarbetats av Anna Pegelow, Cecilia Bredenwall och Patrik Åkesson på E-delegationens sekretariat. Ewa Carlsson, Kanslichef E-delegationen 5

Sammanfattning I fokus för denna rapport är de statliga myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster. Rapporten baseras på den enkät till statliga myndigheter som E- delegationen genomförde under våren 2013. En motsvarande undersökning genomfördes på samma sätt 2011. I fokus är statliga myndigheters arbete med e- förvaltning och verksamhetsutveckling. 137 myndigheter har besvarat enkäten, vilket ger en svarsfrekvens på drygt 80 procent. Myndigheternas tillhandahållande av e-tjänster 137st myndigheter tillhandahåller sammantaget 3 816 e-tjänster till privatpersoner, företag och offentlig sektor. Av dessa tillhandahålls 1 057st via gränssnittet maskin-till-människa samt 2 183st via gränssnittet maskin-tillmaskin. Myndigheternas e-tjänster vänder sig främst till företag, intresse- och branschorganisationer och privatpersoner. Det är ovanligt att myndigheternas e-tjänster vänder sig till landsting, privata vårdgivare och kommuner. Relativt få e-tjänster kräver identifiering. För hälften av myndigheterna är en majoritet av deras e-tjänster integrerade med eller en del av bakomliggande verksamhetssystem. Två tredjedelar av myndigheterna mäter nästan aldrig användarens uppfattning om e-tjänsten. Utveckling av nya e-tjänster Drygt 40 procent av de svarande myndigheterna planerar att driftsätta mellan 1 och 3 nya e-tjänster under 2013-2014. Vid en jämförelse med 2011 är antalet i stort sett oförändrat. Syftet med utvecklingen av nya e-tjänster är oftast nyttan för privatpersoner och företag, men även den intern ekonomiska och intern kvalitativ nytta är drivande till stor del. Endast ett par myndigheter kunde beräkna den årliga interna kostnadsbesparingen på nya tjänster de kommande tre åren efter driftsättning. Tillämpningen av olika verktyg, till exempel kostnad- och nyttoanalys, behovsanalys och projektstyrningsmodeller har ökat de senaste två åren. Nästan 60 procent av myndigheterna uppger att de bedriver förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser (utveckling som bedrivs av två eller fler offentliga aktörer tillsammans) inom e-förvaltning. Av de utvecklingsinsatser som E-delegationen bedriver är e-arkiv och e-diarium den insats flest myndigheter vidtar aktiviteter kring. Nästan en fjärdedel av myndigheterna har planer att ansluta sig till Mina meddelanden inom två år. Hälften av de svarande har inga planer på att ansluta sig. 6

Ledning och styrning 70 procent av myndigheterna anger att de prioriterar arbetet med att utveckla e- förvaltning i mycket hög eller ganska hög grad. Det är en ökning mot för två år sedan då motsvarande resultat var 53 procent. Det tyder på att e-förvaltning klättrat allt högre upp på myndigheternas agendor. Antalet myndigheter som har en e-förvaltningsstrategi som är inkluderad i utvecklingsplanen har ökat från 40 till 48 procent. 55 procent saknar en kanalstrategi som beskriver hur tjänsterna ska levereras till privatpersoner och företag. Mer än hälften av alla myndigheter har inte en sourcingstrategi. Ungefär två tredjedelar av myndigheterna känner till E-delegationens vägledningar och riktlinjer. Vägledning för webbutveckling samt riktlinjer för sociala medier är de verktyg som myndigheterna använder i högst grad. 43 respektive 42 procent använder dessa verktyg i stor utsträckning. Samverkan Det har skett en betydande ökning av samverkan de senaste två åren. Till exempel har antalet myndigheter som samverkar kring utveckling av e-tjänster ökat från 37 till 69 procent. Effekter Hinder Störst förbättring till följd av myndigheternas arbete med e-förvaltning de senaste två åren, har skett genom att det blivit en ökad service för privatpersoner och företag samt effektivare arbetsprocesser och bättre informationskvalitet. Det största hindret kopplat till myndigheternas utveckling av e-förvaltning, anses fortfarande vara bristande finansiering. 41 procent av myndigheterna angav finansieringen som ett mycket eller ganska stort hinder, vilket i och för sig är en minskning mot förra undersökningens resultat på närmare 60 procent. Allt färre myndigheter anser dessutom att befintliga lagar och regelverk är ett mycket stort eller ett ganska stort hinder. Var fjärde myndighet ser detta som ett hinder, jämfört med 42 procent för två år sedan. Även tillgång till nödvändig kompetens ses som ett mindre problem än vid tidigare mätning. Öppenhet och innovation 41 procent av de svarande myndigheterna anger att ett aktivt arbete bedrivs och att de har publicerat öppna data. Detta är en markant ökning jämfört med 2011 då 17 procent av de svarande myndigheterna angav att de publicerade information för vidareutnyttjande. 30 procent av myndigheterna har mobila appar. Det är en betydande ökning mot de 9 procent som angavs 2011. På två år har det alltså skett en förändring mot att allt fler myndigheter väljer att utveckla sina egna appar. Det har även skett en ökning av applikationer som utvecklats av andra aktörer. 7

Grön it 56 procent av myndigheterna anger att det är it-driften som de arbetar i högst utsträckning med avseende på grön it. Motsvarande siffra för 2011 var 42 procent. Betydande ökningar har skett även inom resfria möten, upphandlingar och utskriftshantering. Informationssäkerhet 71 procent av myndigheternas ledning har antagit en informationssäkerhetspolicy och har även tagit fram riktlinjer kopplade till denna. Motsvarande siffra för 2011 var 47 procent. Standardisering 62 procent av de svarande myndigheterna arbetar inte med att ta fram informationsbeskrivning för extern användning. 45 procent av de svarande myndigheterna arbetar med att ta fram tekniska tjänster för extern åtkomst av myndighetsinformation. Sociala medier 71 procent av de svarande myndigheterna använder sig av sociala medier i sin kontakt med privatpersoner och företag. 52 procent av de svarande myndigheterna har en policy för användningen av sociala medier. Motsvarande siffra 2011 var 26 procent. Öppen programvara Det vanligaste är att myndigheterna inte använder någon öppen programvara, men det har skett en ökad användning de senaste två åren. Molntjänster Av de svarande myndigheterna är det 65 procent som i någon omfattning använder programvara som molntjänst. Motsvarande andel för Infrastruktur som molntjänst är 46 procent. Molntjänster tillmäts överlag större betydelse 2013 än vad de gjorde två år tidigare. 8

1 Om undersökningen 1.1 Uppdrag Undersökningen har genomförts inom ramarna för E-delegationens uppdrag att följa upp myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning mot de förvaltningspolitiska målen och de mål som regeringen kan komma att besluta (kommittédirektiv 2009:1, Delegation för e-förvaltning). Det är andra gången som E-delegationen genomför denna uppföljning. Den första genomfördes 2011 i samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting. Några av frågeställningarna har sedan dess omformulerats eller tagits bort. Det betyder att resultaten inte alltid är helt jämförbara, men där det går att göra jämförelser mellan undersökningarna beskrivs dessa i texten. 1.2 Genomförande Undersökningen genomfördes i form av en webbenkät som genomfördes i samverkan med SCB. Webbenkäten skickades till 168 förvaltningsmyndigheter i myndighetsregistret. Totalt inkom 137 svar, vilket ger en svarsfrekvens på drygt 80 procent (81,5 procent). Flera myndigheter som samverkar inom området, t.ex. Länsstyrelserna, har i vissa frågor gjort gemensamma svar. 1.3 Grunddata Data är insamlat under våren 2013. Grunddata finns publicerad på E-delegationens webbsida tillsammans med rapporten (www.edelegationen.se). 1.4 Avgränsningar Undersökningen har avgränsats från områdena e-tillgänglighet och e-handel, efter samråd med Handisam och Ekonomistyrningsverket, vilka ansvarar för uppföljning av dessa områden. 1.5 Definition av begrepp I anslutning till varje fråga i undersökningen fanns länkar till definitioner av viktiga begrepp, som även finns med i denna rapport som en sammanfattande begreppsförklaring (bilaga 1). 9

2 Myndigheternas tillhandahållande av e-tjänster Följande avsnitt beskriver hur många e-tjänster som myndigheterna tillhandahåller. I enkäten definieras en e-tjänst som en tjänst som tillhandahålls via ett elektroniskt gränssnitt och som helt eller delvis utförs elektroniskt. Det elektroniska gränssnittet kan vara maskin-till-människa eller maskin-till-maskin. Myndigheterna tillhandahåller sammantaget 3 816 e-tjänster till privatpersoner, företag och offentlig sektor. Av myndigheternas e-tjänster tillhandahålls 1 057 via gränssnittet maskintill-människa. Av myndigheternas e-tjänster tillhandahålls 2 183 via gränssnittet maskintill-maskin. Antalet e-tjänster via gränssnittet maskin-till-människa har ökat med över 65 procent från 640 e-tjänster 2011 till 1 057 e-tjänster 2013. Antalet e-tjänster via gränssnittet maskin-till-maskin har ökat med över 455 procent från 150 e-tjänster 2011 till 2 183 e-tjänster 2013. Tolkningen och definitionen av vad en e-tjänst är varierar stort bland myndigheterna som har svarat. I kommentarer nämns att det ibland är svårt att avgöra vad som ska räknas som en e-tjänst och vilket gränssnitt denna har. Några myndigheter har kommenterat att e-tjänsterna kan räknas till båda gränssnitten. Den stora ökningen med över 455 procent måste tolkas med stor försiktighet och kan förklaras med att tolkningen och definitionen av e-tjänst var en annan 2011. 2.1 Myndigheternas målgrupper för e-tjänster Myndigheternas e-tjänster vänder sig främst till företag, intresse- och branschorganisationer och privatpersoner. Det är ovanligt att myndigheternas e- tjänster vänder sig till landsting, privata vårdgivare och kommuner. Flera e-tjänster vänder sig till flera målgrupper samtidigt. 10

Figur/Tabell 1, I vilken utsträckning vänder sig myndigheternas e-tjänster till privatpersoner. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Privatpersoner 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % Figur/Tabell 2, I vilken utsträckning vänder sig myndigheternas e-tjänster till företag, intresse- och branschorganisationer. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Företag, intresse- och branschorganisationer 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % 11

Figur/Tabell 3, I vilken utsträckning vänder sig myndigheternas e-tjänster till statliga myndigheter, länsstyrelser, universitet och högskolor. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Statlig myndighet, länsstyrelser, universitet och högskolor 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % Figur/Tabell 4, I vilken utsträckning vänder sig myndigheternas e-tjänster till landsting, privata vårdgivare. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Landsting, privata vårdgivare 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % 12

Figur/Tabell 5, I vilken utsträckning vänder sig myndigheternas e-tjänster till kommuner. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Kommuner 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % 2.2 Myndigheternas integrering av e-tjänster maskin-till-människa E-tjänst maskin till människa definieras som en tjänst där informationen som tjänsten bygger på så långt möjligt automathanteras elektroniskt i gränssnittet mot privatpersoner och företag. I enkäten ställdes frågor kring hur många av myndigheternas e-tjänster som är integrerade med bakomliggande verksamhetssystem, användare och andra aktörer, och om man använder e-legitimation (eid/bankid) eller annan form av identifiering. Av resultatet framgår att relativt få e-tjänster kräver identifiering, för hälften av myndigheterna är 76-100 procent av e-tjänsterna integrerade eller en del av bakomliggande verksamhetssystem, e-tjänsterna är till största del inte utvecklade i samverkan med andra offentliga aktörer, e-tjänsterna är till största del inte beroende av information från andra aktörer för att fungera. Värt att notera är att användarnas uppfattning om e-tjänsterna mäts i mycket begränsad omfattning. 13

Figur/Tabell 6, Integrering av tjänster. Andel, i procent av de som svarat på frågan 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % E-tjänsten kräver identifiering med hjälp av eid/bankid 72 18 7 3 E-tjänsten kräver identifiering med hjälp av användarnamn/lösenord 46 13 11 30 E-tjänsten kräver underskrift (e-signatur) 77 6 16 2 E-tjänsten är integrerad med eller del av bakomliggande verksamhetssystem 26 12 12 50 E-tjänsten är samproducerad (utveckling, drift och förvaltning) med andra offentliga aktörer 78 12 5 6 E-tjänsten är beroende av information från andra aktörer för att fungera 69 14 10 7 Det är möjligt att följa ärendets status via e-tjänsten 74 13 2 10 Myndigheten mäter kundernas uppfattning om e-tjänsten 66 14 9 10 Figur/Tabell 7, E-tjänsten kräver identifiering med hjälp av eid/bankid. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 E-tjänsten kräver identifiering med hjälp av eid/bankid 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % 72 procent av de svarande menar att e-tjänsten kräver identifiering i 0 25 procent av fallen vid användande av myndigheternas e-tjänster som tillhandahålls maskin-till-människa. Figur/Tabell 8, E-tjänsten kräver identifiering med hjälp av användarnamn/lösenord. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 E-tjänsten kräver identifiering med hjälp av användarnamn/lösenord 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % 14

46 procent av de svarande menar att e-tjänsten kräver identifiering med hjälp av användarnamn/lösenord i 0 25 procent av fallen vid användande av myndigheternas e-tjänster som tillhandahålls maskin-till-människa. Figur/Tabell 9, E-tjänsten kräver underskrift (e-signatur). P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 E-tjänsten kräver underskrift (e-signatur) 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % 77 procent av de svarande menar att e-tjänsten kräver underskrift i 0 25 procent av fallen vid användande av myndigheternas e-tjänster som tillhandahålls maskin-till-människa. Figur/Tabell 10, E-tjänsten är integrerad med eller del av bakomliggande verksamhetssystem. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 E-tjänsten är integrerad med eller del av bakomliggande verksamhetssystem 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % För hälften av myndigheterna är 76-100 procent av e-tjänsterna integrerade eller en del av bakomliggande verksamhetssystem. 15

Figur/Tabell 11, E-tjänsten är samproducerad med andra offentliga aktörer. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 E-tjänsten är samproducerad med andra offentliga aktörer 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % 6 procent uppger att e-tjänsten är samproducerad till större del (76 100 procent) med andra offentliga aktörer. Figur/Tabell 12, E-tjänsten är beroende av information från andra aktörer för att fungera. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 E-tjänsten är beroende av information från andra aktörer för att fungera 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % 69 procent uppger att e-tjänsten inte är så beroende (0 25 procent) av information från andra aktörer för att fungera. 16

Figur/Tabell 13, Det är möjligt att följa ärendets status via e-tjänsten. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Det är möjligt att följa ärendets status via e-tjänsten 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % Var tionde myndighet har e-tjänster där det är möjligt att följa ärendets status via e- tjänsten. Figur/Tabell 14, Myndigheten mäter kundernas uppfattning om e-tjänsten. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Myndigheten mäter kundernas uppfattning om e-tjänsten 0-25 % 26-50 % 51-75 % 76-100 % Två tredjedelar av myndigheterna mäter nästan aldrig (0-25 procent) kundens uppfattning om e-tjänsten. 2.3 Grad av automatisering Automatiserad ärendehantering är ärendehantering som sköts helt och hållet maskinellt, det vill säga ingen manuell hantering utförs. Delvis automatiserad ärendehantering innebär att ett eller flera steg har automatiserats, men några steg som skulle kunna automatiseras handläggs fortfarande manuellt. 17

2.3.1 Helt automatiserade e-tjänster En tredjedel av de tillfrågade myndigheterna svarar att den bakomliggande interna ärendehanteringen inte alls har automatiserats för de e-tjänster som myndigheten tillhandahåller via maskin-till-människa. Figur/Tabell 15, Helt automatiserade e-tjänster. Andel i procent 2013 81-100 % 10 61-80 % 6 41-60 % 10 21-40 % 6 1-20 % 25 Inte alls 33 Vet inte 9 2.3.2 Delvis automatiserade e-tjänster 22 procent av de tillfrågade myndigheterna svarar att den bakomliggande interna ärendehanteringen delvis har automatiserats för 80-100 procent av de e-tjänster som myndigheten tillhandahåller via maskin-till-människa. Figur/Tabell 16, Delvis automatiserade e-tjänster. Andel i procent 2013 81-100 % 22 61-80 % 8 41-60 % 16 21-40 % 13 1-20 % 13 Inte alls 17 Vet inte 11 2.4 Information om myndigheternas e-tjänster Följande avsnitt redovisar e-tjänsternas volym och innehåll samt i vilken grad myndigheterna är anslutna till förvaltningsgemensamma e-tjänster (Mina meddelanden). 2.4.1 E-tjänsternas ärendevolym maskin till människa Myndigheterna fick i uppdrag att redovisa volymen på max tre e-tjänster maskintill-människa genom att namnge e-tjänsten och redovisa årliga antalet ärenden som inkommer via e-tjänsten samt den totala årliga ärendevolymen för ärendetypen. Transportstyrelsen är den myndighet med störst total ärendevolym för e-tjänster maskin till människa följt av Skatteverket och Tullverket. De tre största e-tjänsterna via gränssnittet maskin-till-människa i total ärendevolym är: 18

Filöverföring kontrolluppgifter (65 000 000), Skatteverket Försäkringsbolagens grundfråga fordon (43 000 000), Transportstyrelsen Grundfråga fordon direktåtkomst (22 000 000), Transportstyrelsen I bilaga 2 redovisas fler exempel på e-tjänster maskin till människa med hög transaktionsvolym. 2.4.2 E-tjänsternas ärendevolym maskin-till-maskin Myndigheterna fick i uppdrag att redovisa volymen på max tre e-tjänster maskintill-maskin genom att namnge e-tjänsten och redovisa årliga antalet ärenden som inkommer via e-tjänsten samt den totala årliga ärendevolymen för ärendetypen. Skatteverket är den myndighet med störst total ärendevolym i tjänster maskin-tillmaskin följt av Försäkringskassan och Lantmäteriet. De tre största e-tjänsterna via gränssnittet maskin-till-maskin i total ärendevolym är: NAVET (folkbokföringsuppgifter), Skatteverket Tandvårdsstödet, Försäkringskassan Topografisk webbkarta med fastighetsindelning, Lantmäteriet I bilaga 3 redovisas fler exempel på e-tjänster maskin till människa med hög transaktionsvolym. 2.4.3 Anslutning till förvaltningsgemensamma e-tjänster Nästan en fjärdedel av de svarande myndigheterna har planer att ansluta sig till e- tjänsten Mina meddelanden inom två år. Hälften av de svarande har inga planer på att ansluta sig. Figur/Tabell 17, Anslutna till Mina meddelanden. Andel i procent 2013 Vi är anslutna 2 Ja, under 2013 14 Ja, inom två år 9 Nej, vi har inga planer på att ansluta oss 50 Vet ej 26 2.5 Utveckling av e-tjänster Följande avsnitt redovisar hur många nya e-tjänster myndigheterna planerar att driftsätta de närmaste åren och vilka syfte som motiverar nya utvecklingsinsatser. Du får även svar på vilka verktyg myndigheterna använder vid utveckling av nya e-tjänster och vilka förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser som är på gång eller planeras. 19

2.5.1 Nya e-tjänster Drygt 40 procent av de svarande myndigheterna planerar att driftsätta mellan 1 och 3 nya e-tjänster under 2013-2014. Vid en jämförelse med E-delegationens förra undersökningen 2011 är antalet nya e-tjänster som är planerade att driftsättas i stort sett oförändrad. Figur/Tabell 18, Planerade nya e-tjänster de kommande två åren, jämförelse undersökning 2011 och 2013. Andel i procent 2011 Andel i procent 2013 0 17 12 1-3 38 42 4-6 11 11 7-9 3 2 Fler än 9 4 5 Vet inte 27 27 Figur/Tabell 19, Utveckling av nya e-tjänster under 2013. 100 Utveckling av nya e-tjänster under 2013-2014 90 P r o c e n t 80 70 60 50 40 30 20 10 0 0 1-3 4-6 7-9 Fler än 9 Vet inte 2.5.2 Volym på nya e-tjänster En stor andel av myndigheterna (66 procent) hade svårt att beräkna antal och volym på nya e-tjänster. Transportstyrelsen är den myndighet som planerar störst ökning av ärendevolym i nya e-tjänster. 20

Figur/Tabell 20, Beräknad volym på nya e-tjänster. Myndighet Antal Total ärendevolym av dessa ärendetyper Patent- och registreringsverket 10 000 15 000 Transportstyrelsen 14 6 000 000 Riksarkivet 23 500 28 500 Centrala studiestödsnämnden 60 000 190 000 Myndigheten för yrkeshögskolan 10 000 10 000 Fortifikationsverket 100 30 000 Socialstyrelsen 10 000 15 000 Ej beräknat=1 Myndigheter som svarat vet ej eller svar med lägre volymer (0) har tagits bort i tabellen ovan. Syfte 2.5.3 Syfte med utveckling av nya e-tjänster Syftet med utvecklingen av nya e-tjänster är oftast nyttan för privatpersoner och företag, men även den interna ekonomiska och kvalitativa nyttan är drivande till stor del. Inte mindre än 116 e-tjänster med nytta för privatpersoner pågår/planeras under 2013-2014. Figur/Tabell 21, Syfte med utveckling av nya e-tjänster. Antal myndigheter med 0 (pågående/planerade e- tjänster 2013-2014) Antal myndigheter med fler än 0 (pågående/planerade e- tjänster 2013-2014) Antal e-tjänster (pågående/planerade 2013-2014) totalt Antal e-tjänster (pågående/planerade 2013-2014) medelvärde för alla Intern ekonomisk nytta 95 30 64 0,51 Intern kvalitativ nytta 84 41 89 0,71 Nytta för privatpersoner 81 44 116 0,93 Nytta för företag (ink. intresse- och branschorganisationer) 88 37 80 0,64 Nytta för annan statlig myndighet (ink. länsstyrelser, universitet och högskolor) 94 31 49 0,40 Nytta för landsting (ink. privata vårdgivare) 117 8 11 0,09 Nytta för kommuner 105 20 34 0,30 Nytta utifrån ett internationellt perspektiv 99. 0 0 Övrigt 112. 0 0 21

2.5.4 Kostnadsbesparing Endast ett par myndigheter kunde beräkna den årliga interna kostnadsbesparingen på nya tjänster de kommande tre åren efter driftsättning. Flera myndigheter kommenterade att det istället blir ökade kostnader. Försäkringskassan beräknade den årliga interna kostnadsbesparingen till 80 000 000 kronor per år. Det har varit svårt att redovisa siffrorna på frågan och resultatet ska därför tolkas med en viss försiktighet. 2.6 Användning av verktyg vid utveckling av e-förvaltning och e-tjänster Det vanligaste verktyget som myndigheterna använder sig av vid utveckling av e- förvaltningen är behovsanalys. Vid en jämförelse med undersökningen som gjordes 2011 kan man se en ökning av tillämpningen av olika verktyg, till exempel kostnad- och nyttoanalys, behovsanalys och projektstyrningsmodell. Men eftersom det var betydligt fler myndigheter som vid förra undersökningen uppgav att de inte kände till om verktygen används, ska resultatet tolkas med viss försiktighet. Vid den senaste undersökningen förtydligades det i instruktionen till enkäten vem som är mest lämpad att besvara frågorna, vilket kan ha inneburit mindre osäkerhet i svaren. Figur/Tabell 22, Verktyg i utveckling av e-förvaltningen. 22

Figur/Tabell 23, Användning av verktyg i utveckling av e-förvaltning och e-tjänster. Jämförelse med 2011 (siffrorna inom parentes) Andel, i procent av de som svarat på frågan Samtliga svarande myndigheter Alltid Ofta Sällan Inte alls Vet inte Kostnads-/nyttoanalys (21) 19 (29) 39 (21) 29 (9) 6 (20) 6 Behovsanalys (26) 34 (43) 46 (7) 10 (7) 5 (17) 5 Effektmål som kopplas till verksamhetsmål (22) 22 (33) 36 (17) 28 (11) 8 (17) 6 Projektstyrningsmodell (32) 34 (28) 38 (13) 11 (10) 11 (17) 6 Riskhantering (identifiera, analysera, åtgärda följa upp) (29) 27 (37) 40 (10) 21 (7) 7 (16) 5 Uppföljning av beslutade effektmål och realiserade nyttor (9) 7 (30) 31 (31) 45 (12) 10 (19) 7 Processkartläggning (21) 33 (42) 40 (14) 14 (8) 8 (15) 6 2.7 Förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser inom e-förvaltning E-förvaltning är verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser. Förvaltningsgemensam utveckling är utveckling som bedrivs av två eller flera offentliga aktörer tillsammans, t ex för att förbättra en tvärsgående kundprocess eller informationsöverföring. Nästan 60 procent av myndigheterna bedriver förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser inom e-förvaltning. Figur/Tabell 24, Förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser inom e-förvaltning. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Bedriver myndigheten några förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser inom e-förvaltning? Ja Nej 23

2.7.1 Aktuella utvecklingsinsatser Det är 78 myndigheter som har pågående förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser inom e-förvaltning. Totalt listades 112 utvecklingsinsatser. Om du vill veta vilka de är hittar du dem i bilaga 4. 2.7.2 Gemensamma e-tjänster inom förvaltningen E-delegationen har under några år arbetat för att få fram fler förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser. En fråga ställdes för att få reda på hur stor kunskapen är om dessa insatser bland myndigheterna, och vilka aktiviteter som pågår för att ansluta sig till dessa. E-arkiv och e-diarium är den utvecklingsinsats som flest myndigheter vidtar aktiviteter kring just nu. Figur/Tabell 25, Gemensamma e-tjänster inom förvaltningen. Procent Utvecklingsinsats Aktiviteter pågår Aktiviteter planeras Aktiviteter planeras inte Känner inte till dessa utvecklingsinsatser Samtliga svarande myndigheter Mina meddelanden 8 22 53 18 Mina fullmakter 3 18 58 23 Min ärendeöversikt 1 23 54 22 E-arkiv och e-diarium 29 43 19 8 Effektivare informationsförsörjning - Ekonomiskt bistånd 6 2 53 40 E-legitimation (bedrivs av E-legitimationsnämnden) 18 21 45 17 27 24

3 Ledning och styrning I följande avsnitt redovisas hur arbetet med e-förvaltningen prioriteras i ledning och styrning av myndigheterna och i vilken grad arbetet stöds av strategier, riktlinjer och vägledningar. 3.1 Prioritet av arbetet med e-förvaltning 70 procent av samtliga svarande myndigheter anger att de prioriterar arbetet med att utveckla e-förvaltning i mycket hög eller ganska hög grad. Det är en ökning mot den tidigare undersökningen som genomfördes 2011, där motsvarande resultat var 53 procent. Det tyder på att e-förvaltning klättrat allt högre upp på myndigheternas agendor de senaste två åren. Figur/Tabell 26, Prioritet av arbetet med att utveckla e-förvaltning i myndigheter. Figur/Tabell 27, Prioritet av arbetet med e-förvaltning, jämförelse mellan 2011 och 2013 Andel i procent 2011 Andel i procent 2013 Samtliga svarande myndigheter Mycket hög prioritet 17 16 Ganska hög prioritet 36 54 Ganska låg prioritet 27 18 Mycket låg prioritet 8 6 Vet inte 12 6 25

3.2 Strategi för utveckling av e-förvaltning En e-förvaltningsstrategi beskriver de mål, processer och resurser som ska användas för att utveckla och effektivisera verksamheten med hjälp av it och digitalisering. Fyra procent av de svarande myndigheterna har en särskild e-strategi. 48 procent av myndigheterna inkluderar strategi för utveckling i e-förvaltningen som en del av utvecklingsplanen eller som en del av en annan strategi/styrande dokument. Vid undersökningen 2011 uppgav 40 procent att de hade en e-förvaltningsstrategi som var inkluderad i utvecklingsplanen eller annat dokument. Det är alltså en ökning med åtta procent. Figur/Tabell 28, Strategi för utveckling av e-förvaltning. Figur/Tabell 29, Strategi för utveckling av e-förvaltning, jämförelse mellan 2011 och 2013. Andel i procent 2011 Andel i procent 2013 Samtliga svarande myndigheter Ja, en särskild e-strategi 5 4 Ja, som en del av utvecklingsplanen 11 22 Ja, som del av annan strategi/styrande dokument 29 26 Håller på att ta fram 19 18 Nej 35 30 3.3 Hur e-tjänsterna ska levereras till privatpersoner och företag En fjärdedel av samtliga myndigheter har en kanalstrategi som beskriver hur tjänsterna ska levereras till privatpersoner och företag. Det är en liten ökning med 6 procent i jämförelse med enkätresultatet från 2011. Hela 55 procent av 26

myndigheterna saknar en kanalstrategi som beskriver hur tjänsterna ska levereras till privatpersoner och företag. Denna siffra är oförändrad sedan den senaste undersökningen. Figur/Tabell 30, Kanalstrategi, jämförelse 2011 och 2013. Andel i procent 2011 Andel i procent 2013 Ja 19 25 Håller på att ta fram 25 20 Nej 56 55 3.4 Sourcingstrategi En sourcingstrategi syftar till att säkerställa tillgång till rätt kompetens, i rätt omfattning och i rätt tid för att realisera beslutade verksamhetsmål. Kompetens kan hämtas internt eller genom att nyttja marknadens tjänster med beaktande av varje myndighets specifika situation. Mer än hälften av alla svarande myndigheter har inte en sourcingstrategi. Ingen förändring kan ses i jämförelse med undersökningen som gjordes för två år sedan. Sourcingstrategi är fortsatt något som ofta saknas i myndigheternas verksamhetsplanering, med de risker i avsaknad av lämplig kompetens som detta kan medföra. Figur/Tabell 31, sourcingstrategi, jämförelse mellan 2011 och 2013. Andel i procent 2011 Andel i procent 2013 Ja 20 30 Håller på att ta fram 25 18 Nej 55 52 3.5 Användning av E-delegationens vägledningar och riktlinjer E-delegationen har tagit fram 16 vägledningar och riktlinjer som ska bidra till att effektivisera e-förvaltning inom offentlig sektor. I enkäten ställdes frågor kring vilken kunskap myndigheterna har om vägledningarna och i vilken grad de används. Två tredjedelar av myndigheterna känner till E-delegationens vägledningar och riktlinjer. Vägledning för webbutveckling samt riktlinjer för sociala medier är de verktyg som myndigheterna använder i högst grad. 43 respektive 42 procent använder dessa verktyg i stor utsträckning. 27

Figur/Tabell 32, Användning av E-delegationens vägledningar och riktlinjer. Figur/Tabell 33, Användning av E-delegationens vägledningar och riktlinjer. Andel i procent Utvecklingsinsats Använder i stor utsträckning Använder i liten utsträckning Uppmärksammat, men använder inte Känner inte till Samtliga svarande myndigheter Vägledning för behovsdriven utveckling 16 20 29 35 Vägledning för nyttorealisering 10 30 27 33 Vägledning för webbutveckling (www.webbriktlinjer.se) 43 24 12 21 Riktlinjer för sociala medier 42 27 15 15 Vägledning för automatiserad samverkan 15 14 26 46 Vägledning kring elektroniska original, kopior och avskrifter 17 19 29 35 28

4 Samverkan För att kunna realisera regeringens e-förvaltningsstrategi om en förvaltning som är enkel, öppen och effektiv, ställs ökade krav på samverkan inom offentlig sektor. I detta avsnitt redovisas i vilken grad myndigheterna samverkar med andra aktörer för att utveckla e-förvaltningen. Det vanligaste är att myndigheterna samverkar med andra statliga myndigheter för att utveckla e-förvaltningen inom olika områden. En fjärdedel av myndigheterna har samarbetat med ett eller flera företag vid utveckling e-tjänster. Det har skett en betydande ökning av samverkan mellan myndigheter de senaste två åren inom alla områden som tas upp. Till exempel har antalet myndigheter som samverkar kring utveckling av e-tjänster ökat från 37 till 69 procent. Figur/Tabell 34, Samverkan vid utveckling av e-tjänster. 29

Figur/Tabell 35, Områden för samverkan, jämförelse mellan 2011 och 2013, siffrorna för 2011 inom parentes. Andel i procent En eller flera kommuner Ett eller flera landsting En eller flera statliga myndigheter Ett eller flera företag Internationell samverkan Nej, ingen samverkan Samtliga svarande myndigheter Utveckling av e- tjänster (7) 12 (3) 6 (37) 69 (12) 23 16 26 Drift och förvaltning av e- (1) 4 tjänster (2) 1 (28) 56 (3) 14 6 38 Gemensam (0) 2 upphandling (2) 2 (22) 50 (3) 1 1 49 Gemensam ITinfrastruktur (2) 2 (35) 56 (1) 3 4 43 (1) 2 Gemensam processutveckling 5 2 43 5 6 54 Gemensam (1) 2 benchmarking (1) 1 (14) 32 (1) 4 5 66 Samverkan i behovsanalys (7) 6 (2) 4 (31) 50 (10) 6 8 49 30

5 Effekter och hinder I detta avsnitt redovisas vilka effekter myndigheterna bedömer att arbetet med e- förvaltningen kommer att generera och vilka de största hindren för utvecklingen är. 5.1 Effekter Störst förbättring till följd av myndigheternas arbete med e-förvaltning de senaste två åren, har skett genom att det blivit en ökad service för privatpersoner och företag samt effektivare arbetsprocesser och bättre informationskvalitet. Nästan ingen myndighet bedömer att det blivit en försämring inom något av de listade områdena. Nästan 40 procent anger att de kunnat konstatera förbättringar vad gäller minskat uppgiftslämnande för privatpersoner och företag. Över hälften av myndigheterna anger att de kunnat frigöra resurser internt. För 58 procent av myndigheterna har utvecklingsarbetet inneburit ökad samverkan med andra offentliga organisationer, var fjärde myndighet ser inte någon förändring. Var tredje myndighet ser förbättringar vad gäller företags och privatpersoners insyn i myndighetens beslutsprocesser. 31

Figur/Tabell 36, Bedömning av effekterna av arbetet med e-förvaltning. Andel i procent Samtliga svarande myndigheter 1. Enklare vardag för privatpersoner och företag Stor förbättring Liten förbättring Ingen förändring Liten försämring Stor försämring Vet inte 1a. Ökad service för privatpersoner och företag 26 45 14 0 0 15 1b. Minskat uppgiftslämnande för privatpersoner och företag 15 24 38 1 0 22 1c. Snabbare besked och beslut till privatpersoner och företag 18 36 26 2 0 19 2. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet 2a.Större insyn i myndighetens beslutsprocesser 8 28 48 0 0 16 2b.Ökad och förenklad tillgång till offentlig information 14 35 35 0 0 15 2c.Ökad samverkan med andra offentliga organisationer 8 50 26 0 0 15 3.Högre kvalitet och effektivitet inom den offentliga förvaltningen 3a. Effektivare arbetsprocesser 22 52 14 1 0 11 3b. Frigjorda resurser 12 42 34 2 0 10 3c. Bättre informationskvalitet 19 53 17 1 0 10 32

5.2 Förändringar Vilka organisatoriska förändringar har de senaste årens arbete med e-förvaltning inneburit för myndigheterna? En tredjedel av de svarande myndigheterna anger att det skett förändringar i roller och kompetenser i mycket eller ganska hög grad till följd av de senaste två årens arbete med e-förvaltning. Figur/Tabell 37, Förändringar i organisation, roller eller kompetenser. Figur/Tabell 38, Förändringar i organisation, roller eller kompetenser med anledning av arbetet med e- förvaltning. Andel i procent I mycket hög grad I ganska hög grad I ganska låg grad I mycket låg grad Vet inte Samtliga svarande myndigheter Organisation 4 11 41 38 6 Roller 4 27 35 28 6 Kompetenser 4 29 38 23 6 5.3 Hinder Det största hindret kopplat till myndigheternas utveckling av e-förvaltning, anses fortfarande vara bristande finansiering. 41procent av myndigheterna angav finansieringen som ett mycket eller ganska stort hinder, vilket i och för sig är en minskning mot förra undersökningens resultat på närmare 60 procent. Allt färre myndigheter anser dessutom att befintliga lagar och regelverk är ett mycket stort eller ett ganska stort hinder. Var fjärde myndighet ser detta som ett 33

hinder, jämfört med 42 procent för två år sedan. Även tillgång till nödvändig kompetens ses som ett mindre problem än vid tidigare mätning. Figur/Tabell 39, Upplevda hinder i arbetet med utveckling av e-förvaltning. Figur/Tabell 40, Upplevda hinder i arbetet med utveckling av e-förvaltning, jämförelse mellan 2011 och 2013. Resultaten för 2011 inom parentes. Andel i procent Mycket stort hinder Ganska stort hinder Ganska litet hinder Mycket litet hinder/inte alls Vet inte Samtliga svarande myndigheter Befintliga lagar och regelverk (12) 10 (30) 15 (27) 42 (12) 24 (20) 9 Bristande kunskap om målgruppernas (0) 0 behov (10) 22 (49) 40 (18) 30 (23) 8 Bristande samverkan över organisationsgränser (3) 3 (31) 33 (26) 30 (20) 26 (19) 9 Bristande finansiering (16) 11 (42) 30 (24) 37 (5) 14 (14) 9 Befintlig systemmiljö svår att integrera (5) 6 (25) 20 (35) 34 (20) 34 (16) 7 Bristande tillgång till nödvändig kompetens (3) 4 (34) 22 (37) 53 (11) 16 (16) 6 Brister i myndighetens förmåga att genomföra verksamhetsutveckling (5) 4 (26) 27 (35) 39 (18) 23 16) 6 Brister i tillämpning av gemensamma standarder (5) 0 (20) 18 (28) 44 (27) 30 (20) 7 Företag och privatpersoner efterfrågar inte e-tjänster (4) 5 (6) 10 (29) 31 (35) 46 (27) 8 Övrigt (0) 2 (10) 6 (5) 4 (8) 7 (78) 81 34

Figur/Tabell 41, Övriga listade hinder från myndigheterna. Övrigt hinder Bristande styrning. Avsaknad av gemensamma införandeplaner för gemensam infrastruktur. Bristande finansiering av bakgrundsdata (t.ex. kartdata) Ledningens prioritering av e-förvaltning kontra andra aktiviteter Vår verksamhet är mångfacetterad vilket gör att tillämpningar kommer att se olika ut för olika områden. Detta driver komplexitet. Inte stora volymer för varje e- tjänst. Låg IT-mognad hos vissa målgrupper/relativt många som står utanför Internet Tidsbrist. Mångfacetterad och komplex verksamhet som kräver differentierade lösningar och utvecklingsinsatser. Myndigheten saknar en egen strategi för e-förvaltning. Ökad komplexitet mellan leder ibland till brist på överblick, ökad sårbarhet och att felkällor får oväntade effekter. Resurser, tid och pengar. Myndigheten är till stor del (ca 94 procent) uppdragsstyrt med snäva tidsramar, vilket medför bl.a. att tid för dessa typer av frågeställningar oftast är en bristvara. Vi saknar en samlad målbild inom myndigheten. Ett arbete är dock påbörjat, en strategisk plan för myndigheten håller på att utarbetas. Detta arbete ska bla leda till att en plan även för e-förvaltningen utarbetas. Bristande engagemang från myndighetens ledning När det gäller befintliga lagar och regler är ett stort hinder frågan om direktåtkomst och medium för automatiserad behandling Det finns möjlighet till förbättring genom en tydligare begreppsapparat och metoder som skulle förenkla en intern diskussion inom myndigheten. Vi har väldigt liten kontakt mot privatpersoner/företag. Har endast ett litet antal ärenden från allmänheten. Stort behov av utveckling bl a utifrån lagstiftning överskrider tillgången till resurser och medför hård prioritering. Höga säkerhetskrav. Sekretessregler motarbetar informationsutbyte mellan myndigheter. 35

6 Öppenhet och innovation I detta avsnitt ges en indikation på i vilken grad myndigheterna arbetar med öppna data och nya former av applikationer. 6.1 Öppna data Ett av huvudsyftena med lagen om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen är att i ökad omfattning tillgängliggöra maskinläsbar offentlig information för att företag och privatpersoner ska kunna skapa nya informationsprodukter och tjänster. 41 procent av de svarande myndigheterna anger att ett aktivt arbete bedrivs och öppna data redan publicerats. Detta är en markant ökning jämfört med 2011 då 17 procent av de svarande myndigheterna angav att de publicerade information för vidareutnyttjande. Ungefär 40 procent bedriver inget aktivt arbete och kommer inte heller starta något under 2013. Figur/Tabell 42, Arbete med öppna data. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 På vilket av följande sätt arbetar myndigheten med öppna data? Samtliga myndigheter Ett aktivt arbete bedrivs och öppna data har redan publicerats Ett aktivt arbete bedrivs men öppna data har ännu inte publicerats Ett aktivt arbete kommer att starta upp under 2013 Inget aktivt arbete bedrivs och kommer inte heller att starta upp under 2013 6.2 Mobilapplikationer 30 procent av myndigheterna har mobila appar och 23 procent svarade att arbete med utvecklande av appar pågår. Det är en betydande ökning mot de 9 procent som 2011 angav att de utvecklat mobila appar. Andelen som inte avser att ta fram egna 36

appar har minskat från 70 procent till 48 procent. På två år har det alltså skett en förändring mot att allt fler myndigheter väljer att utveckla sina egna appar. Figur/Tabell 43, Tillhandahållande av mobila applikationer. 100 Tillhandahåller myndigheten några mobilapplikationer, s.k. appar? Samtliga myndigheter 90 80 P r o c e n t 70 60 50 40 30 20 10 0 Ja Arbete pågår Nej 6.3 Aktörers användning av myndigheternas offentliga data eller information I enkäten fanns en fråga om myndigheten har kännedom om att andra aktörer utvecklat applikationer baserade på e-tjänster, offentlig data eller information som myndigheten tillhandahåller. Mer än en tredjedel av myndigheterna har kännedom om att andra aktörer utvecklat sådana applikationer. 2011 var det 18 procent av myndigheterna som kände till applikationer som utvecklats av andra aktörer. 37

Figur/Tabell 44, Andra aktörers användande av offentlig data från myndigheterna. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Har myndigheten kännedom om att andra aktörer utvecklat applikationer baserade på e-tjänster, offentlig data eller information som myndigheten tillhandahåller? Samtliga myndigheter Ja Har kännedom om att arbete pågår Nej Vet inte 38

7 Grön it Regeringen har i It för en grönare förvaltning agenda för it för miljön 2010-2015 formulerat det övergripande målet att miljöanpassad it ska användas för att minska statlig miljöbelastning. 56 procent av de svarande myndigheterna anger att det är it-driften som de arbetar i högst utsträckning med avseende på grön it. Motsvarande siffra för 2011 var 42 procent. Betydande ökningar har skett även inom resfria möten, upphandlingar och utskriftshantering. Figur/Tabell 45, Hur arbetar myndigheten med grön IT. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Hur arbetar myndigheten med Grön IT? I hög utsträckning Resfria möten med hjälp av IT IT-drift (genomförd virtualisering och konsolidering samt minskad energiförbrukning) Miljökrav ställs vid upphandlingar, t.ex. på miljöcertifierade leverantörer Utskriftshantering (minskad förbrukning av papper, dubbelsidig utskrift) Till stor del Till viss del Inte alls Vet inte E-post och andra digitala kanaler används istället för brevutskick Övrigt Figur/Tabell 46, Myndigheternas arbete med grön it, jämförelse mellan 2011 och 2013. Siffrorna för 2011 inom parantes. I hög utsträckning Till stor del Till viss del Inte alls Vet inte Resfria möten med hjälp av it (17) 30 (20) 29 (53) 38 (9) 2 (2) 1 It-drift (genomförd virtualisering och konsolidering samt minskad energiförbrukning) (42) 56 (26) 20 (18) 15 (7) 2 (8) 7 Miljökrav ställs vid upphandlingar, t.ex. på miljöcertifierade leverantörer (26) 42 (32) 27 (30) 22 (8) 6 (5) 3 Utskriftshantering (minskad förbrukning av papper, dubbelsidig utskrift) (36) 49 (32) 27 (29) 22 (3) 2 (0) 0 E-post och andra digitala kanaler används istället för brevutskick (42) 44 (33) 36 (23) 18 (2) 1 (0) 2 Övrigt (27) 5 (27) 7 (7) 9 (13) 7 (27) 72 39

8 Informationssäkerhet 71 procent av myndigheternas ledning har antagit en informationssäkerhetspolicy och har även tagit fram riktlinjer kopplade till denna. 2011 angav 47 procent av myndigheterna att de hade tagit fram en informationssäkerhetspolicy. 84 procent har en utsedd informationssäkerhetschef eller motsvarande roll. Varannan myndighet har genomfört regelbundna riskanalyser. Figur/Tabell 47, Informationssäkerhet. Andel i procent Ja Arbete pågår Planerar Ej aktuellt för tillfället Vet inte Myndighetens ledning har antagit en informationssäkerhetspolicy och har även tagit fram riktlinjer kopplade till denna 71 21 6 2 0 Myndigheten har en utsedd informationssäkerhetschef eller motsvarande roll 84 5 6 5 1 Inom myndigheten finns informationsägare definierad för all väsentlig information 51 26 17 6 1 Myndigheten genomför regelbundna riskanalyser ur informationssäkerhetssynpunkt 50 26 14 6 2 Myndigheten har en modell för informationsklassning och genomför regelbundet klassningar 36 35 15 10 3 Myndigheten har tagit fram en plan för kontinuitetshantering och planeringen är testad 21 42 23 9 5 Myndigheten har regler för incidenthantering 63 22 11 2 2 Efterlevnaden av myndighetens regelverk för informationssäkerhet kontrolleras regelbundet 40 26 25 6 3 40

9 Standardisering I följande avsnitt ges en indikation på hur myndigheterna arbetar med standardisering. 9.1 Beskrivning av information för extern användning 62 procent av de svarande myndigheterna arbetar inte med att ta fram informationsbeskrivning för extern användning. Figur/Tabell 48, Informationsbeskrivning för extern användning. Andel i procent 2013 Samtliga svarande myndigheter Ja 26 Planerar att påbörja detta arbete under 2013 13 Nej 62 9.2 Tekniska tjänster för extern åtkomst av myndighetsinformation 45 procent av de svarande myndigheterna arbetar med att ta fram tekniska tjänster för extern åtkomst av myndighetsinformation. Figur/Tabell 49, Arbete med att ta fram tekniska tjänster för extern åtkomst av myndighetsinformation. Andel i procent 2013 Samtliga svarande myndigheter Ja 45 Planerar att påbörja detta arbete under 2013 13 Nej 42 41

10 Sociala medier Myndigheter använder sig i allt högre grad av sociala medier. Detta tas upp i följande avsnitt. 10.1 Policy för sociala medier 52 procent av de svarande myndigheterna har en policy för användningen av sociala medier och 38 procent håller på att ta fram en sådan policy. När samma fråga ställdes 2011 var det 26 procent av myndigheterna som angav att de hade en policy för sociala medier. Det är en ökning med lika många procent under två år. Figur/Tabell 50, Policy för sociala medier. 100 Har myndigheten en policy för användningen av sociala medier? Samtliga myndigheter 90 80 P r o c e n t 70 60 50 40 30 20 10 0 Ja Håller på att ta fram Nej Figur/Tabell 51, Policy för sociala medier, jämförelse mellan 2011 0ch 2013. Andel i procent 2011 Andel i procent 2013 Samtliga svarande myndigheter Ja 26 52 Håller på att ta fram 48 30 Nej 26 18 10.2 Användning av sociala medier Inte mindre än 71 procent av de svarande myndigheterna använder sig idag av sociala medier i sin kontakt med privatpersoner och företag. 42

Figur/Tabell 52, Användning av sociala medier i kontakt med privatpersoner och företag. P r o c e n t 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Använder sig myndigheten av sociala medier i sin kontakt med privatpersoner och företag? Samtliga myndigheter Ja Bedriver aktiviteter för att börja göra detta under 2013 Nej Figur/Tabell 53, Användning av sociala medier i kontakt med privatpersoner och företag. Andel i procent 2013 Samtliga svarande myndigheter Ja 71 Bedriver aktiviteter för att börja göra detta under 2013 6 Nej 23 43

11 Öppen programvara I avsnittet ges en indikation på hur myndigheterna använder öppen programvara. Öppen programvara är datorprogram där källkoden är tillgänglig att använda, läsa, modifiera och vidaredistribuera för den som vill. Mjukvaran kan användas utan några licenskostnader. Själva programvaran (t.ex. Open Office, Linux, Mozilla Firefox) kan användas utan licensavgift, men avgifter för ytterligare tjänster kan förekomma (t.ex. support eller garantier). Det vanligaste är att myndigheterna inte använder någon öppen programvara, men generellt sett har användningen av öppna programvaror ökat de senaste två åren. För operativsystemet är det vanligast med öppen programvara på de egna servrarna. Med operativsystem menas grundläggande programvara som ovanpå en hårdvara ger möjlighet att hantera resurser och exekvera program. Med databas menas programvaror för lagring och åtkomst av information. Med driftsstödsprogram menas applikationer som hjälper till med it-drift, till exempel systemövervakning och loggning, batchhantering, help desk. Figur/Tabell 54, Användning av öppen programvara. A n t a l 120 100 80 60 40 20 Använder myndigheten öppen programvara? På medarbetarnas datorer På egna servrar 0 44