Instruktion för att planera med uppgifter

Instruktion för att planera med uppgifter Version 2010.05 Medvind Informationsteknik AB 2011-04-06

Att planera med uppgifter... 3 Allmänt... 3 Knyta person till uppgift... 3 På en dag i planeringen... 3 På personalgruppen... 4 På grundschema... 4 Knyta uppgifter direkt till organisation... 5 Se aktuella uppgifter med färg... 6 Visning av uppgifter i planeringen... 7 Visa uppgifter på med färg... 8 Visa uppgifter på med färg... 8 Visa uppgifter i grafen.... 9 Se översikt över bemannade uppgifter... 10 Gruppera bilden efter uppgifter.... 10 Välj att visa brister/överskott i bilden.... 11 Vad visar bilden... 12 Filtrering... 13 Bilden uppgift/dag... 13 Maskinell disponering... 15 Manuell disponering... 15 Utifrån uppgiften... 15 Dra en uppgift till person... 17 Utifrån personen... 17 Flytta en uppgift från en person till en annan... 18 När behovet tillfälligt ändras... 19 Ändra uppgiftens förläggning på dagen... 19 Ändra en uppgift tidsmässigt (förlänga eller avkorta)... 19 Visning av tillfällig ändring... 20 Tillfällig ändring... 21 Tillfälligt flytta en dag/aktivitet... 22 Återställa en ändring... 23 Tillfällig ändring Detalj.... 24 När behovet tillfälligt tas bort... 25 Borttag av enstaka uppgift... 25 Tillfälligt avslut... 25 Ta bort uppgift från en person.... 26 Ta bort uppgift från person via daginformation... 26 Ta bort uppgift från person i Uppgift/dag... 27 Var visas rapporterade uppgifter... 27 Sidan 2 av 27

Att planera med uppgifter Allmänt Uppgifter används dels i resursbehovet och dels i planeringen på personernas arbetstider. Detta gör att man kan se om en eller fler arbetsuppgifter är bemannade. Man kan även få en uppföljning över hur många timmar som har utförts för respektive uppgift. För att man ska kunna använda en uppgift måste den finnas upplagd under menyvalet Underhåll, Uppgifter/Uppdrag. En viss uppgift kan även kopplas till den anställdes personalgrupp. Då får personen automatiskt denna uppgift på sin tid i planeringen. Uppgiften kan även läggas in på den anställdes grundschema, då kommer dessa att rullas in i planeringen Knyta person till uppgift Det finns olika alternativ när man ska tilldela en person en uppgift. Antingen utgår man från personen och ger den en arbetsuppgift en viss tid i planeringen eller så lägger man uppgiften på den anställde personalgrupp eller på personens schemarad. På en dag i planeringen Dubbelklicka på den dag det avser: Genom att klicka på 3 punkter kan man välja den uppgift personen ska arbeta med, det man måste tänka på då är att uppgiften avser hela det klockslaget som står på den raden. Om personen i ovanstående exempel ska ha uppgiften telefon mellan kl 10.00 och 12.00 måste den raden delas upp. Eftersom alla klockslag måste rapporteras i kronologisk ordning får man använda Insert -tangenten, eller använda funktionen Dela intervall, för att få in en tom rad. Sidan 3 av 27

På personalgruppen I tabellen personalgrupp har man talat om att personalgruppen Assistent ska ha uppgiften Administration. När du sedan hämtar in personen och dennes tider sätt automatiskt uppgiften på alla tidsintervall på den anställdes arbetstider, under förutsättning att du inte angivit uppgifter på den anställdes schema. På grundschema När man hämtat in en tur i grundschemat kan man klicka på denna tur och välja en uppgift. Alla schemarader som har den valda turen kommer att få dessa uppgifter i schemat. ( I ett annat schema kan alltså turen ha helt andra uppgifter. När du sedan rullar ut tiderna i planeringen sätt automatiskt uppgiften på aktuella dagar på den anställde. Sidan 4 av 27

Knyta uppgifter direkt till organisation Som alternativ till att använda uppgiftssekretess kan man knyta uppgiftsgrupper direkt till valfri organisation istället. Endast de uppgifter som knyts till respektive organisationsmapp visas och är valbara i respektive planering samt motsvarande planering på Medvind Web. Uppgifter kan knytas till högre organisationsmapp för att sedan gälla alla underliggande organisationsmappar. Denna funktionalitet kan inte kombineras med uppgiftssekretess. Högerklicka på aktuell organisation, välj Ändra. Välj vilken uppgiftsgrupp som ska ligga på aktuell organisation. Sidan 5 av 27

Se aktuella uppgifter med färg Under Underhåll och Uppgifter/Uppdrag kan du ge uppgifterna olika färger som sedan presenteras både i grafen och i planeringen. En viss uppgift har då alltid samma färg. Sidan 6 av 27

Visa uppgifter i planeringen Under menyn Visa kan du bocka i urvalet för att visa uppgifter. Visning av uppgifter i planeringen Uppgifterna visa då direkt efter klockslagen i bilden. Om du väljer att visa klockslagsintervall (som i exemplet ovan) kan du direkt på bilden se alla uppgifterna. Om du däremot väljer att visa ramtider visas endast första uppgiften, du måste då peka på dagen för att se övriga. (Eller dubbelklicka på dagen) Sidan 7 av 27

Visa uppgifter på med färg Du kan välja att presentera uppgifterna med färg i planeringen och under fliken Planering/person samt under fliken Dagplanering istället för med text och klockslag genom att markera Graf-planerad tid. Visa uppgifter på med färg Fliken Dagplanering visar den anställdes tider som ett streck mot en tidsram. Här kan man välja att visa uppgifter. Har man valt olika färger för uppgifterna så visas dessa på den anställdes tidstreck. Sidan 8 av 27

Visa uppgifter i grafen. I grafen kan man se uppgiftsfärgen Uppgiftsfärgerna visas genom att man markerar Visa uppgift under menyvalet Visa. De tidsintervall som är gråa är då tider där de anställda arbetar utan att man har någon specifik uppgift. Sidan 9 av 27

Se översikt över bemannade uppgifter Om man använder uppgifter på de anställdas tider och dessutom har lagt in uppgifter i resursbehovet finns det möjlighet att direkt på fliken planering se om personalens arbetstider täcker de planerade uppgifterna. För att du ska få en riktig bild måste du göra vissa inställningar. Gruppera bilden efter uppgifter. Gå in under menyvalet Visa i huvudmenyn och välj Ordna kolumner. Sök fram Uppgift under gruppering och välj stigande eller fallande. Du har nu grupperat bilden efter vilka uppgifter som den anställde utför under dagen. Observera att personen nu kan dyka upp på flera rader i listan om personer gör flera uppgifter under dagen eller totalt för perioden. (Se exempelvis Ylva Rönnlund) Sidan 10 av 27

Välj att visa brister/överskott i bilden. Nu kan du välja att visa brister överskott i förhållande till resursbehov direkt för varje uppgift. Detta gör du genom att markera Visa brist grafiskt på avgränsare under menyn Visa. Klicka på Visa brist grafiskt. Här kan du även välja om du endast vill se brister/överskott och inte även personerna genom att klicka på Dölj alla grupper. Det gör du genom att högerklicka på minustecknet framför uppgiften. Väljer du att dölja grupperna se bilden ut som nedan. Sidan 11 av 27

Det röda strecket visar att det under den dag saknas personer som utför uppgiften. Det blåa strecket visar att någon person gör uppgiften trots att det inte finns behov av det för den tiden. För att visa de anställda kan du dubbelklicka klicka på plus-tecknet framför uppgiften eller högerklicka igen och välja Visa alla grupper. Vad visar bilden De dagar då det visas både en röd markering och en blå visar att det under dagen både finns för många personer och för få. I exemplet ovan kan vi se att det saknas en person som utför uppgiften under tiden 07:00-16:00. Vi kan också se att en person för mycket arbetar med uppgiften mellan 16:00 och 21:00. Sidan 12 av 27

Filtrering För att man enkelt ska kunna se vilka tider det är för mycket respektive för lite för en viss uppgift vill man enkelt se grafen endast för denna uppgift. Om ingen filtrering är vald står det Ingen filtreraring på valet i huvudmenyn. Om filtrering önskas så trycker man på det valet och får upp följande bild. Här kan du välja att se endast vissa uppdrag eller endast uppgifter med viss prioritet. Valen slår igenom både i stapeln och på bilden uppgift/dag. Vill du hoppa mellan olika uppgift är det arbetssättet krånglig. Därför kan du under ställa in automatisk filtrering. Då bytts uppgiften automatiskt utifrån den uppgift du har markerat. Knyta uppgifter till person. Bilden uppgift/dag Den bästa bilden att använda när man vill bemanna många olika uppgifter under en dag är fliken Uppgift/dag. Här kan man se alla uppgifter som är inlagda för en viss dag och även vilken person som bemannar denna uppgift Här visas alla uppgifter som är inlagda i resursbehovet som klossar Om man ska bemanna en uppgift från den här bilden måste det ske för hela klossen. Man bör därför tänka på att dela upp tiden i resursbehovet i lagom långa uppgiftspass. T ex uppgiften nyhetstelefon, om man ska ha den uppgiften med samma antal personer kl 09.00 till 17.00 men i verkligheten bemannar man bara den uppgiften 4 timmar åt gången. Då lägger man in i tätheten 09-13 nyhetstelefon och 13-17 nyhetstelefon. Detta blir då 2 klossar. Till vänster på bilden visas de aktuella uppgifterna för dagen. Till höger på bilden visas de personer som har arbetstid den aktuella dagen. Sidan 13 av 27

Har den anställde fått en viss uppgift visas arbetstiderna med uppgiftsfärgen. Har personen ännu inte någon uppgift visas dessa med arbetsfärgen, arbetsfärgen bestäms under Egenskaper för bildvisning. För uppgifterna visas olika färger beroende på om de är bemannade eller inte, dessa färger bestäms under Egenskaper för bildvisning. Färgerna för uppgifterna ställer man in under Underhåll, Uppdrag/Uppgifter dessa är gemensamma för alla användare. Under Visa i bilden ovan bestämmer du även om du vill se Alla uppgifter eller endast brist. Klickar du på det övre datumintervallet (1) så bläddrar du lika lång period framåt eller bakåt. Klickar du på det nedre datumet (2) så bläddrar du 1 dag (> eller<) eller en vecka( >> eller <<) framåt eller bakåt. Vid bemanning av uppgifter utifrån denna bild gör systemet alltid kontroll om den anställde uppfyller eventuella kompetenskrav för uppgiften samt om personen har den personalgrupp som finns angivet på resursbehovet. Sidan 14 av 27

Du kan nu från denna bild bemanna uppgifterna på flera olika sätt. Maskinell disponering För varje dag visas de aktuella uppgifterna. För att låta systemet göra en maskinell bemanning klicka på Bemanna uppgifter maskinellt. Följande bild visas då: Här ges de förutsättningar som ska gälla: 1. Datum den period där disponering ska göras, kan vara allt från 1 dag till hela den valda perioden. 2. Jämför mot vilken nivå man ska disponera mot. 3. Disponera uppgifter om inget anges tas alla uppgifter med, du kan här välja en enskild uppgift, då disponeras endast denna uppgift. 4. Disp endast inom.. Endast uppgifter som är planerade under angivet klockslag kommer att disponeras. 5. Priogrupp De uppgifter som ingår i valet försöker systemet bemanna. 6. I första hand kontaktperson används bara i brukarmodulen 7. Antal minuter för glapp används bara i brukarmodulen 8. Geografi används bara i brukarmodulen Efter den maskinella disponeringen visas hur uppgifterna har täckts. Om man pekar på en uppgift visas mer detaljerad information om uppgiften. Du kan efter en första disponering ändra kriterierna och göra maskinell disponering igen om du önskar. De uppgifter som lagts ut i första omgången kommer inte att flyttas, utan den anställde kommer eventuellt att kompletteras med ytterligare uppgifter. Manuell disponering Om inte datorn ger dig några bra förslag på personer som ska bemanna en viss uppgift så kan du göra detta själv. Utifrån uppgiften Om du markera en viss uppgift och högerklickar kan du välja Bemanna uppgift Sidan 15 av 27

När du valt denna får du fram en förteckning över alla personer i din planering som har kompetensen att utför uppgiften Personerna visas i listan enligt följande: 1. Personer som uppfyller kraven och inte redan har en uppgift 2. Personer som uppfyller kraven men inte har arbetstid under intervallet 3. Personer som uppfyller kraven men som redan har en uppgift för intervallet 4. Personer som uppfyller kraven men inte har arbetstid under intervallet men redan har en uppgift på sina planerade tider. Du kan markera den person du vill ha och klicka på Spara. Du kan även markera flera personer om uppgiften ska bemannas med fler än 1 person. Sidan 16 av 27

Dra en uppgift till person Markera den uppgift du vill flytta till person, håll muspekaren nedtryckt och dra markören till den person du vill bemanna. Oberoende av om den person man väljer har rätt personalgrupp eller rätt flytta uppgiften till personen. Man får då varningssignaler på detta. Utifrån personen Du kan dubbelklicka på personen och välja in vilken uppgift personen ska ha. Sidan 17 av 27

Flytta en uppgift från en person till en annan Markera den uppgift du vill flytta, håll muspekaren nedtryckt och dra markören till den person du vill flytta till. Före: Efter: Sidan 18 av 27

När behovet tillfälligt ändras Behovet kan tillfälligt ändras om man av någon anledning måste utföra uppgiften vid annan tid. För längre, mer permanenta ändringar, görs förändring av resursbehovet. Men kortare ändringar görs här och då skapas maskinellt ett tillfälligt resursbehov. Ändra uppgiftens förläggning på dagen Markera den uppgift du vill flytta, håll muspekaren nedtryckt och dra markören till den tid du vill lägga den på. En sådan ändring skapar maskinellt en tillfällig ändring av resursbehovet Före: Efter: Ändra en uppgift tidsmässigt (förlänga eller avkorta) Markera den uppgift du vill ändra, ställ markören i nedre- eller övre del på uppgiften, se till att det visas en symbol med dubbelriktad pil. Håll muspekaren nedtryckt och dra markören önskad tid. Före: Efter: Avkortad Förlängd Du kan göra samma sak genom att högerklicka på uppgiften och välja Tillfällig ändring detalj, då anger du istället den nya tiden. Sidan 19 av 27

Genom att markera den uppgift som ska flyttas och klickar höger mustangent får man valet Tillfällig Ändring samt Tillfällig ändring Detalj. Väljer du den första får du möjlighet att ändra flera intervall och. Väljer du Tillfällig ändring detalj är det endast den markerade uppgiften för just denna tid som kan ändras. Visning av tillfällig ändring Samtliga tillfälliga ändring visas på dagen genom att du får en markering bredvid datum om att det finns en ändring. Om du klickar på symbolen får du upp en lista över alla tillfälliga ändringar. Du kan då markera behovet och välja Ändra för att ta bort den tillfälliga ändringen eller kanske bara se hur ändringen ser ut. Du kan även på fliken resursbehov se vilka dagar det finns tillfällig ändring. Där det står ett datum istället för täthetens namn finns en tillfällig ändring eller avslut. Sidan 20 av 27

Tillfällig ändring När du öppnar denna bild visas den dag du stod på och tillfällig ändring är markerad. Du får trycka på Sök för att få fram dagens resursbehov. I den nedre delen av bilden visas tider, och det är där du gör dina ändringar. När du klickar SPARA kommer du tillbaka till uppgiftsbilden med den förändrade informationen. Sidan 21 av 27

Tillfälligt flytta en dag/aktivitet Du kan om du vill flytta samtliga aktiviteter för dagen till en annan dag. Ange tomdatum och se till att du markerat Visa tomma dagar. 1. Markera den dag du vill flytta 2. Ange det datum du vill kopiera/flytta till och välj kopiera eller flytta Om du väljer flytta kan du i den övre bilden se att den 18/12 nu är nollställd och tiderna istället ligger på den 19/12. Sidan 22 av 27

Om du väljer kopiera kan du i den övre bilden se att den 5/12 nu är oförändrad och tiderna även ligger på den 6/2. Klicka SPARA för att spara dina ändringar. Återställa en ändring Du kan markera uppgiften och välja ändra. Samma bild som tidigare visas. Markera Återställ ursprung, klicka på Sök och därefter på SPARA. Du har nu återställt behovet till sitt ursprung. Tänk på att om du flyttat ett behov från en dag till en annan så har systemet skapat två tillfälliga ändringar. Båda dessa måste återställas. Du kan ange ett längre tom- datum om det är flera dagar som ska återställas. Sidan 23 av 27

Tillfällig ändring Detalj. Det aktuella tidsintervallet visas och kan ändras. Sidan 24 av 27

När behovet tillfälligt tas bort Borttag av enstaka uppgift Markera den uppgift du vill ta bort och klicka höger mustangent. Där väljer du ta bort behov. Uppgiften för den markerade tiden tas bort (gäller endast markerad dag). Detta skapar automatiskt en tillfällig ändring. Tillfälligt avslut Markera en uppgift du tillfälligt vill avsluta och välj Tillfällig ändring. När du öppnar denna bild visas den dag du stod på och tillfällig ändring är markerad. Markera på bilden istället Tillfälligt avslut och ange önskad datumperiod. Klicka därefter på Sök. Bilden blir blank. Sidan 25 av 27

Observera att du inte kan klicka Spara förrän du tryckt Sök. Innan du klickar Sök kan du välja en längre period, om du tillfälligt vill avsluta flera dagar. Du kan inte ange ett datum längre än planeringens sista dag. Ta bort uppgift från en person. Du kan ta bort en uppgift från en person på två sätt. Antingen dubbelklickar du på personen/dagen och tar bort uppgiften från tidsintervallet eller så markerar du personens uppgift på fliken Uppgift/dag och tar bort den där. Ta bort uppgift från person via daginformation Ställ markören på uppgiften och klicka på Delete. Uppgiften är nu borta. Sidan 26 av 27

Ta bort uppgift från person i Uppgift/dag Högerklicka på personens uppgift och välj Ta bort Uppgift. Uppgiften är nu borttagen från personen. Var visas rapporterade uppgifter De rapporter som kan visa uppgifter är: Dagblad Dagens aktiviteter Löneunderlag Personlig planering Personlig planering planeringsgrupp Planering Resursbehov Översikt för en dag Översikt för en person Sidan 27 av 27