Version 2018.1 Grundschema Chefswebb Manual Medvind Informationsteknik AB
Innehåll Allmänt... 2 Att skapa ett schema... 3 Skapa ny planeringsgrupp... 3 Innehåll i planeringsgruppen... 4 Att göra ett nytt grundschema... 4 Grundinformation... 5 Schemats innehåll... 7 Hämta in arbetspass till schemat... 8 Lokala arbetspass för just detta schema... 8 Hämta arbetspass från den gemensamma arbetspassdatabasen... 9 Lägga ut arbetspass till schemat... 10 Inställningar och visning... 11 Visning av tider:... 11 Egenskaper för rad... 12 Övriga uppgifter på ett arbetspass... 13 Summor... 14 Övriga funktioner i schemat... 15 Kopiera och förskjut... 15 Kontroll mot dygns- och veckovila... 16 Ersätt... 17 Ändra/komplettera grundschema... 17 Ändra befintligt grundschema... 18 En tillfällig schemaändring... 19 Attesterat schema/schemarad... 21 Byta schema... 22 Skriva ut ett schema... 23 Direkt till Excel... 23 Schemautskrift... 23 Grundschema Medvind Informationsteknik AB 1
Allmänt Om den anställde är kopplad till ett grundschema så kan du alltid se den planerade tiden framåt. Är den anställde kopplad till ett rullande schema som gäller tillsvidare, kan både du och den anställde se dessa tider framåt och bakåt i tiden. Det är utifrån det kopplade schemat som den anställde sedan rapporterar sina avvikelser. Om man arbetar med så kallade önskeschema, där den anställde själv lägger in sin tänkta arbetstid så kan man endast se tider så lång fram som det finns en planering. Schemats tider kan jämföras mot ett resursbehov. Det gör att man redan i planeringsstadiet kan se om det är planerat med för många eller för få timmar. Om den anställde är kopplad till ett schema, sparas det på anställningen, endast rapporterade avvikelser mot schemat på personen. Övriga tider läses alltid från schemat. Detta gör att när du har attesterat en persons tider, kommer denna schemarad att bli skrivskyddad. Du kan då inte ändra på schemaraden avseende tider som är attesterade. Man måste då alltid ändra raden från ett datum EFTER attestdatum. (Alternativt låsa upp attesten om tiderna var felaktiga) Grundschema Medvind Informationsteknik AB 2
Att skapa ett schema När du ska skapa ett helt nytt schema, är det enklast att börja med att välja en Organisation. Sök fram den organisation som du vill skapa ditt nya schema under. Figur 1 Bild på organisationsträdet Om det inte redan finns en planeringsgrupp under den aktuella organisationen, måste du börja med att skapa en sådan. Skapa ny planeringsgrupp För att skapa en planeringsgrupp, markerar du den organisation som du vill planera under. Därefter klickar du på Redigera och väljer Ny planeringsgrupp. Figur 2 skapa ny planeringsgrupp Grundschema Medvind Informationsteknik AB 3
Innehåll i planeringsgruppen Du anger planeringsgruppens namn. I text kan du ange upp till 12 tecken. I klartext kan du ange en längre text, upp till 40 tecken. Det är klartexten som visas i organisationsträdet. Om du har flera planeringsgrupper under en organisation, sorteras dessa i korttextens bokstavsordning. Vill du ändra sorteringsordning, kan du skriva in den ordningsföljd du vill sortera dem efter, i fältet Sorteringsordning. Observera att du måste uppdatera för att du ska se den ändrade ordningen. I meddelandetext kan du skriva en text som kommer att användas när du skickar ut förfrågning om ersättare, istället för hela organisationstexten. Då är det denna text som visas för medarbetaren. Att göra ett nytt grundschema När du skapat en ny planeringsgrupp, kan du i den högra delen av bilden skapa ditt schema. Figur 3 Klicka på Ny och ange förutsättningarna för schemat Grundschema Medvind Informationsteknik AB 4
Grundinformation Figur 4 Här fyller du i egenskaperna för schemat Ange det datum som det nya schemat ska gälla från. (Tom-datum bör aldrig fyllas i). Finns det inget schema sedan tidigare, sätts som förslag den första i innevarande månad. Om schemat ska gälla fram till det att du går in och ändrar det, låter du markeringen i Gäller tillsvidare stå kvar. Om det ska vara tidsbegränsat, tar du bort markeringen och anger istället det datum som schemat gäller till och med. I Beräkningstyp anges om schemat ska vara rullande eller kalendariskt. I detta exempel är schemat rullande. Ange hur många rader schemat ska innehålla. En schemarad motsvarar en persons arbetstider. Du kan koppla en eller flera personer till samma schemarad. I antal veckor anges schemats rullningscykel (exempelvis 4, 5, eller 6 veckor). Grundschema Medvind Informationsteknik AB 5
I startvecka anges vilken schemavecka som schemat befinner sig i vid from-datumet. Bör anges vid nyupplägg av schema. Rätt startvecka gör att schemat får rätt utrullning när schemarad sedan kopplas på aktuella personer. Vid ändring av schema kommer schemavecka/startvecka automatiskt att beräknas, om markeringen för att beräkna startvecka automatiskt är satt. Timmar/vecka kan anges för hur många timmar som varje schemarad ska uppnå. Det är nog mer troligt att man anger detta värde på en enskild schemarad. Men om de flesta raderna ska innehålla ett visste värde, kan du ange detta här och sedan ange avvikande på en enskild rad. Ange det heltidsmått som är vanligast i schemat. (Du kan ange ett avvikande heltidsmått för en enskild rad inne i schemat). Om du anger timmar/vecka och Heltidmått, visas den aktuella sysselsättningsgraden. Du kan välja att ange Heltidsmått och Syss grad. Då sätts istället Timmar/vecka automatiskt. Arbetstidsregel är viktigt att fylla i då man vill lägga ut vakanta schemarader (Vakansplaneringen). Kalender helgdagar är kopplat till arbetstidsregeln, vilket gör att inga pass faller ut på röda dagar, om personen har en sådan kalender. Du kan välja Personalgrupp som gäller för hela schemat för att kunna göra en summering på schema för vald personalgrupp. Kan även göras per schemarad under egenskaper inne i schemat. Regel för dygnsvila och/eller veckovila kan du direkt koppla på schemat. Du kommer då att få larm på dagar som inte följer dessa. När du klickar på OK, sparas dina uppgifter. Du har nu fått in ett datumintervall när ditt schema gäller från och med. Din planeringsgrupp har nu även fått en markering som visar att det finns ett schema kopplat. Figur 5 Ikon för schema Grundschema Medvind Informationsteknik AB 6
Schemats innehåll För att komma till schemabilden och fylla schemat med innehåll, markerar du aktuellt datum och väljer Öppna 1 2 3 Figur 6 Schemavy 1.Här visas schemats samtliga rader dag för dag. Om schemat innehåller flera veckor så kan du bläddra (scrolla) till höger. 2.Om resursbehov finns definierat i systemet så visas en grafisk beskrivning i denna del. Du kan växla till att visas en rads samtliga veckor. 3.I arbetspasslistan finns alla typer av arbetstider som förekommer i schemat. Här kan du växla till att istället visa summeringar för schemat. Både för hela schemat totalt samt för varje enskild schemarad. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 7
Hämta in arbetspass till schemat Nedan beskrivs de symboler som du finner på den högra sidan av bilden och som har rubriken Arbetspass. Figur 7 Här hämtar du in de arbetspass du vill använda dig av i schemat Det första du måste göra är att hämta in de arbetspass du behöver till det aktuella schemat. Det finns två möjligheter att hämta in arbetspass till ditt schema. Lokala arbetspass för just detta schema När du klickar på Ny kan du lägga in ett nytt arbetspass. Du måste ge varje typ av arbetspass en beteckning, exempelvis Dag. Detta namn är unikt i just ditt schema. Det kan finnas andra scheman med samma beteckning, men med ett helt annat innehåll. Figur 8 Skapa ett lokalt arbetspass När du fyllt i arbetspassets benämning kan du lägga in tidsintervallen. Du kan välja att lägga ut rasten i schemat med klockslag, som i bilden ovan, eller genom att ange rastminuter. Om du väljer att ange rastminuter kommer rasten utvärderingsmässigt att läggas mitt i arbetspasset. Tänk på att om du har nattpass så ska tiderna läggas in i den ordning de infaller. Figur 9 Exempel på nattpass Grundschema Medvind Informationsteknik AB 8
Hämta arbetspass från den gemensamma arbetspassdatabasen Vill du hämta arbetspassen från en gemensam tabell, klickar du på Lägg till. Figur 10 Bild på den gemensamma turdatabasen Markera de arbetspass du vill arbeta med i ditt nya schema och klicka på Välj. Passen kommer nu in i listan. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 9
Lägga ut arbetspass till schemat Du kan välja att arbeta i den övre bilden (Schema) eller i den nedre bilden (Flik Schemarad). Resultatet blir det samma. 4 1 2 3 4 5 2 Figur 11 Schemats vyer Du kan göra på följande sätt, då du vill placera ut arbetspassen på veckodagarna: 1.Du kan markera ett arbetspass i listan, hålla vänster mustangent nedtryckt och dra den till önskad dag och släpp tangent-trycket. Drag och släpp! 2.Du kan stå på en dag, högerklicka och välja arbetspass ur listan. 3.Du kan markera arbetspass i listan, högerklicka och välja Kopiera. Därefter ställer du dig på önskad dag, högerklickar och väljer Klistra in. 4.Markera dag, klicka på direktvalet Arbetspass och markera det arbetspass du vill ha på den markerade dagen. 5.I kolumnen för schemarad kan du ange namn för schemaraden. Här kan du skriva exempelvis personalkategori eller namn. Detta gör du genom att klicka på Egenskaper för schemarad. Vill du ta bort ett arbetspass för en dag så trycker du på Delete. Eller högerklickar och väljer Ledig. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 10
Arbetstiderna kan presenteras på olika sätt. De olika visningsalternativen finns under valet till höger i varje fönster. Inställningar och visning Figur 12 Genom att klicka på de tre punkterna får du möjlighet att ändra din visning Figur 13 Välj vilken visning du vill ha Visning av tider: Arbetspass Visar arbetspassets namn Klockslag Per tidtyp Ramtider Visar samtliga intervall på passet Visar varje typ av tid för sig med undantag för rast som inte visas Visar första och sista klockslaget för passet, oavsett typ av tid. Här väljer du även om du vill att grafen ska visas, om du vill visa uppgifter mm på enskild dag. Du kan även från denna bild välja att skriva ut ett schema eller en enstaka schemarad. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 11
Egenskaper för rad Det finns möjlighet att ange egenskaper för hela schemat (samma som du angav när du skapade schemat) och egenskaper för en enskild schemarad (avvikande mot det som gäller för schemat. Figur 14 Här kan du ange egenskaper för en enskild rad I Text anger du namnet på schemaraden. Om övriga uppgifter är tomma gäller de uppgifter som angivits på egenskaper för schema. Observera att Regel dygnsvila och Regel veckovila här endast anger vilken regel som fungerar på aktuellt schema/schemarad. Du måste sedan koppla regeln på personens anställning alternativt på arbetstidsregeln. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 12
Övriga uppgifter på ett arbetspass Du kan direkt på arbetspasset lägga in Uppdrag, Uppgift eller Avvikande konto. Det du anger kommer att automatiskt sättas på den person som väljer detta arbetspass Figur 15 övriga uppgifter du kan ange direkt på arbetspasset Grundschema Medvind Informationsteknik AB 13
Summor När du lägger ut arbetstiderna i schemat, kan du se direkt efter varje uppdatering hur summeringarna påverkas. Dessa visas till höger på bilden, under fliken Summor. Figur 16 Summor i schemat I den övre delen av bilden ser du summorna som gäller för den rad du har markerat. I den nedre delen, visas summeringar för hela schemat. Vad som ska visas sätts upp för varje kund, så dessa kan avvika från exemplet ovan. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 14
Övriga funktioner i schemat Kopiera och förskjut Om schemaraderna har samma arbetstider men under olika veckor, kan du när du lagt färdigt en schemarad, välja funktionen som hjälper dig att kopiera raden och förskjuta arbetstiderna till de övriga raderna. Figur 17 Hjälp att förskjuta arbetstiderna till övriga rader Figur 18 Välj hur du vill förskjuta Klicka på pilen bredvid valet Källa och välj vilken schemarad du vill kopiera från. I Mål -start I Mål -slut väljer du den första schemarad du vill kopiera till. väljer du den sista raden du vill kopiera till. Markerar om du vill förskjuta åt vänster eller höger och hur många veckor. Om du inte väljer någon förskjutning sker endast en exakt kopiering av den första schemaraden. Om det visar sig att förskjutningen blev åt fel håll, är det bara att göra om förskjutningen. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 15
Kontroll mot dygns- och veckovila Du kan alltid se vilka regler för dygnsvila och veckovila som kommer att fungera i ditt schema. Om du väljer Kontroll vila, får du upp alla regler. Figur 19 Här visas förslag på dygns- och veckovila som fungerar i schemat I listan visas de regler som fungerar i schemat. Du kan även se de regler som inte fungerar. Om du vill kan du nu koppla ditt schema, eller schemarad till ett regelverk. Då kommer du senare att få larm, om du gör ändringar som medför att detta regelverk inte längre fungerar. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 16
Ersätt Om du vill ersätta alla arbetspass av en viss typ med ett nytt arbetspass är det enklast av använda funktionen Ersätt. Figur 20 Ett pass kan enkelt ersättas med ett annat pass Du väljer in det arbetspass du vill ersätta. I den nedre delen av bilden väljer du det arbetspass du vill ersätta med. När du klickat på Ersätt, har du fått in ditt nya pass istället. Ändra/komplettera grundschema Om du vill lägga till eller ändra uppgifterna i ditt schema, markerar du schemat och klickar på Öppna. Figur 21 Du kan ändra schemat så länge förändringarna gäller från samma datum som schemat gäller ifrån Grundschema Medvind Informationsteknik AB 17
Ändra befintligt grundschema När förutsättningarna för schemat ändras, p.g.a av verksamhetsförändringar eller att en persons tider förändras, måste du alltid ange från och med vilket datum ändringen ska gälla. För att nå detaljinformationen för schemat klickar du på symbolen för organisationsträdet (gulmarkerat). Oavsett vilken ändring du ska göra i schema,t måste du tala om fr.o.m. vilket datum ändringen ska gälla ifrån. Du skapar då ett datumbryt under schemagruppen. Figur 22 Datumbryt på schemat Ange datum från när ändringen ska gälla. Till och med datum bör aldrig fyllas i. Systemet kommer nu med automatik att beräkna fram rätt start-/schemavecka för ändringsdatumet. Gör eventuella ändringar t ex utökning av antal rader, ändra antal veckor eller till annat heltidsmått. Övriga ändringar görs inne i schemat. En ny rad har nu skapats med det nya datumet. Den tidigare raden stängs automatiskt. Figur 23 Förändringar i schemat som gäller from 2017-01-02 För att ändra något av innehållet i schemat, ska du markera det nya datumintervallet och välja Öppna. Du kommer då in i schemat och kan göra dina ändringar. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 18
En tillfällig schemaändring Om schemaändringen inte ska vara permanent, utan endast ska gälla under en viss period för att därefter återgå till det ordinarie schemat, rekommenderas att denna ändring görs enligt beskrivningen nedan. Kort beskrivet kan sägas, att man först skapar datumbryt innan själva ändringen av schemat görs. Dels datumbryt för schemaändring och dels datumbryt för återgång till det ordinarie schema. Nedan beskrivs arbetsgången för tillfällig ändring av schemat. Som vanligt måste du tala om fr.o.m vilket datum ändringen ska gälla ifrån. T.o.m-datumfältet lämnas blankt. Markera datumintervallet i trädet, högerklicka och ange ändringsdatum. Figur 24 Tillfällig ändring av schemat När du har sparat, kan du se att schemat har fått nytt datum och att den förra datumposten har stängts. Figur 25 Återgå till ordinarie schema Förbered nu återgången till det ordinarie schemat, innan du gör ändring av schemat. Markera det nya datumintervallet och välj Ändra. Ange datumet för återgången. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 19
Genom detta förfarande har schemat nu kopierats till de olika datumbryten och ingen ändring har ännu gjorts. Figur 26 Gör ändringarma på det tillfälliga schemat Det är nu dags att göra själva ändringen av schemat. Du välja om du vill ha rullande schema eller kalendarisk visning av schemat. Markera datumperioden, välj Ändra för att ändra förutsättningarna. Om du ändrat till kalendarisk visning så kommer kalenderdagarna att visas i schemat. Figur 27 Kalendariskt schema Ändringar som görs, kommer att gälla endast för den aktuella datumperioden. Därefter kommer det ordinarie schemats tider att rulla ut som vanligt. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 20
Attesterat schema/schemarad Om en eller flera personer som är kopplade till det aktuella schemat är godkända eller attesterade, kan du endast göra förändringar av dessa efter detta datum. Figur 28 Ett schema som är attesterat går inte att ändra på I exemplet ovan så är personen som är kopplad till rad 1 godkänd t.o.m 2016-10-31. Då kan du inte ändra på denna schemarad. Arbetspassen som förekommer i denna schemarad är markerade med hänglås och kan inte heller ändras. Om det är just rad 1 som ska ändras, måste du antingen låsa upp attesten eller göra ett bryt på schemat fr.o.m 2016-11-01. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 21
Byta schema När du är inne på ett visst schema och vill byta till ett annat, gör du det enklast genom att klicka på schemats namn. Figur 29 Byta schema Om du klickar på schemats namn, visas alla datumintervall och du kan växla. Du ser övriga scheman som du har varit inne på, och kan direkt växla. Finns inte det schemat som du vill öppna i lista, så får du istället klicka på Visa organisationsträd. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 22
Skriva ut ett schema Direkt till Excel Du kan skriva ut de olika delbilderna i schemat. Markera det fönster du vill få ut och klicka på, du kan då välja att exportera bilden till Excel för eventuell utskrift. Figur 30 Skriva ut ett schema i excel Schemautskrift Under samma menyval som ovan kan du även välj att skriva ut schemat som en rapport. Figur 31 Schema som en rapport Du får nu upp inställningar för din utskrift. De val du angivet sparas till nästa gång. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 23
Du kan göra ett antal inställningar: Godkänt för tillämpning Lista arbetspass Meddelande Dagvisning Liggande Markera du detta, måste du även ange fr.o.m-datum. Du får upp en ruta där arbetsgivare och fack kan skriva under Då visas passen som finns i schemat samt även aktuella summeringar Anger du ett meddelande så visas det överst på bilden Om du vill skriva ut arbetspass, klockslag eller ramtider Markerar du inget här blir formatet stående För utskrift av enskilda schemarader har du samma val. Det som då tillkommer är att du kan välja vilka raders information du vill skriva ut. Grundschema Medvind Informationsteknik AB 24