LATHUND Sida 1
Innehåll Skapa bilder...3 Bekanta dig med arbetsytan...5 Lägga till nya bilder...6 Välja layouter för bilder...7 Skriv din text...8 Infoga bilder från en annan presentation...9 Skapa stödanteckningar... 10 Övning... 11 Välja ett tema, lägga till mer innehåll... 12 Det fina med ett tema... 13 Välja ett tema... 14 Infoga bildillustrationer och andra element: 1... 15 Infoga bilder och andra objekt: 2... 16 Redigera bildelement... 17 Ordna bildelement... 18 Övning... 19 Lägg till ljudeffekter i dina presentationer... 20 Infoga ljudet med hjälp av platshållaren för en bild... 21 Starta ljuduppspelningen... 22 Spela upp ljudet över flera bilder... 23 Ange när ljudet ska stoppas... 24 Ändra hur ljuduppspelningen startar... 25 Definiera en utlösare för ljuduppspelningen... 26 Kommer filerna att länkas eller bäddas in?... 27 Länkade filer... 27 Inbäddade filer... 28 Arbeta med länkade filer... 28 Övning: Lär dig att infoga ljudfiler i en presentation och prova olika ljudinställningar.... 29 Spela upp musik från en CD... 29 Lägga upp ljudspår... 30 Obs!... 30 Övning: Använd en egen CD som ska spelas upp under presentationen... 31 Granskning, utskrift och förberedelser... 32 Granska bildspelet på datorn... 33 Kontrollera stavning och inhämta kommentarer... 34 Skriva ut åhörarkopior... 35 Sida 2
Skriva ut stödanteckningar... 36 Lägga till sidfotstext i åhörarkopior och anteckningar... 37 Färgalternativ för utskrifter... 38 Paketera presentationen... 39 Övning... 40 Snabbreferens:... 41 Lägga till bilder... 41 Välja och ändra layout... 41 Infoga bilder från andra presentationer... 41 Använda ett tema... 41 Infoga bildelement... 42 Ändra storlek på och justera bildobjekt och textrutor... 42 Arbeta med anteckningar... 42 Förbered för utskrift... 42 Arbeta i vyn Bildspel... 42 Paketera på en CD-skiva eller i en mapp... 43 Ett sista råd... 43 PowerPoint kortkommandon... 44 Skapa bilder Här får du se en skymt av arbetsytan i PowerPoint. Då får en introduktion till den, så att du känner dig bekväm med att arbeta här. Sedan får du se hur du lägger till nya bilder, väljer en layout för en bild och lägger till text. Du Sida 3
kan också återanvända bilder från en annan presentation. Slutligen får du lära dig att skapa anteckningar som du kan använda när du presenterar bildspelet. Sida 4
Bekanta dig med arbetsytan Detta är den vy som visas när du öppnar PowerPoint. Den kallas normalvyn och det är här som du skapar presentationens bilder. Normalvyn består av tre huvudområden: Bildfönstret är det stora området i mitten där du arbetar med bilderna. Rutorna med streckade kantlinjer på bilderna är platshållare. Det är i dessa som du skriver din text. Platshållarna kan också innehålla bilder, diagram och andra objekt som inte är text. Till vänster visas små versioner, miniatyrer, av bilderna i presentationen. Den bild du för tillfället arbetar med är markerad. Detta är fliken Bilder och när du har lagt till bilder i presentationen kan du klicka på bildminiatyrerna här för att förflytta dig till mellan dem. Längst ned visas rutan Anteckningar där du skriver stödanteckningar för din presentation. Anteckningsutrymmet är större än vad som visas här. Sida 5
Lägga till nya bilder När du öppnar PowerPoint innehåller bildspelet bara en enda bild. Övriga bilder lägger du själv till. Det mest uppenbara sättet är att klicka på Ny bild på fliken Start när bilden visas. Du kan använda den här knappen på två olika sätt: Om du klickar på knappens övre del, där ikonen visas, läggs en ny bild till omedelbart under den bild som har markerats på fliken Bilder. Om du klickar på knappens nedre del visas ett galleri med layouter för bilden. När du väljer en layout infogas en bild med denna layout. Om du lägger till en bild utan att välja layout används en standardlayout automatiskt i PowerPoint. Du kan enkelt ändra denna layout och under övningen får du veta hur du gör. Sida 6
Välja layouter för bilder Placeringen av bildens innehåll styrs av bildlayouten. Du vill kanske både visa en lista och ett foto på en bild, eller en skiss och en beskrivning. Layouterna innehåller olika typer av platshållare och platshållarstrukturer för olika typer av innehåll. Illustrationen visar vilka layouter som automatiskt används i PowerPoint. Layouten Rubrikbild, som här visas med det utseende den har i layoutgalleriet, används för den första bilden i bildspelet, den bild som redan finns där när du skapar en ny presentation. Layouten Rubrikbild innehåller två platshållare, en för en rubrik och en för en underrubrik. Den layout som du troligen kommer att använda för de flesta andra bilder kallas Rubrik och innehåll och visas här med det utseende den har i layoutgalleriet. Den här layouten består av en platshållare för bildens rubrik och en andra, universell platshållare som innehåller text och flera olika ikoner. I den andra platshållaren kan du lägga till text eller grafiska element som diagram, bilder och filmfiler. Vissa av de övriga layouterna innehåller två universella platshållare så att du kan placera en lista i den ena och en bild eller ett annat grafiskt element i den andra. Under övningssessionen får du arbeta mer med layouter. Sida 7
Skriv din text I den universella platshållaren som visats tidigare, kan du lägga till grafiska element och text. Under nästa lektion får du känna på att lägga till grafik som bildobjekt. Men för tillfället ska vi tala om text. Standardformateringen för text är en punktlista. Du kan använda olika nivåer av text inom punktlistor om du vill skapa delpunkter under huvudpunkterna. Använd kommandona i gruppen Teckensnitt i menyfliksområdet om du vill ändra teckenformatering, till exempel teckenfärg och -storlek. Använd kommandona i gruppen Stycke om du vill ändra styckeformatering, till exempel listformatering, indrag och radavstånd. Automatisk textanpassning Om den text som du skriver inte får plats i platshållaren minskas teckenstorleken och radavståndet automatiskt så att all text får plats. Om du vill kan du inaktivera den här funktionen. Du lär dig hur du gör i övningssessionen. Sida 8
Infoga bilder från en annan presentation Vill du använda bilder från en befintlig presentation i ett bildspel? Så här gör du: Klicka på pilen bredvid Ny bild på fliken Start som om du vill infoga en ny bild och välja en layout för den. Klicka sedan på Återanvänd bilder under layoutgalleriet. Klicka på Bläddra under Infoga bild från i åtgärdsfönstret Återanvänd bilder och leta upp presentationen eller presentationsbildbiblioteket där bilderna finns. Klicka därefter på pilen så att bilderna öppnas i åtgärdsfönstret. Leta upp den bild som du vill använda och kontrollera innan du infogar bilden att kryssrutan Behåll källformatering längst ned i fönstret är markerad om du vill bibehålla bildens utseende när du infogar den i det nya bildspelet. Klicka på de bilder som du vill infoga. Varje bild kopieras och placeras i den öppna presentationen under den bild som är markerad eller under pekaren, om du har placerat pekaren under en miniatyr. Om du väljer Behåll källformatering ärver de infogade bilderna utseendet eller temat som de aktuella bilderna har. (Temat är det som styr den övergripande designen och färgvalet i presentationen. Du får veta mer om detta i nästa lektion.) Mer information om den här processen finns i snabbreferensen i slutet av kursen. Sida 9
Skapa stödanteckningar Använd stödanteckningar om du vill utveckla de olika punkterna i bilden. Bra anteckningar gör det enklare att engagera åhörarna och begränsa textmängden i bilderna. Allt eftersom du utvecklar innehållet i bilderna skriver du anteckningar i anteckningsfönstret, under bilden. Som föredragshållare bör du skriva ut anteckningarna och använda dem medan du ger presentationen. Du kan förstora anteckningsfönstret genom att dra delningslisten, så att det blir enklare att arbeta i det. Anteckningarna sparas i anteckningsfönstret, som innehåller en kopia av bilden tillsammans med anteckningarna. Det är detta som du skriver ut och som du kan använda under bildspelet. Du lär dig hur du visar och redigerar anteckningssidan i övningssessionen som följer. Utrymmet är begränsat Om anteckningarna överskrider anteckningssidans storlek kapas de av när de skrivs ut. I lektionen "Granskning, utskrift och förberedelser" får du lära dig hur du undviker detta. Sida 10
Övning Starta webbläsaren på din dator och gå till sidan http://tinyurl.com/ybw8aao Följ instruktionerna Sida 11
Välja ett tema, lägga till mer innehåll Svart och vitt kan mycket väl användas som färgschema i en presentation. Men när du känner för lite mer färg och en livfullare design kan du prova något av de teman som finns i temagalleriet i PowerPoint. Illustrationen visar ett standardtema till vänster och ett av alla de teman du har tillgång till i PowerPoint till höger. Att välja ett annat tema är inte svårare än att trycka på en knapp. Du ska nu få lära dig att placera andra element, exempelvis bilder och bildtexter, i bildspelet och några justeringsknep så att du kan ordna dem snyggt och prydligt. Sida 12
Det fina med ett tema Varje presentation har ett tema, vissa kan vara mer färgstarka än andra. Bildernas utseende och färger bestäms av temat som ger presentationen ett enhetligt utseende. Här visas tre bilder med samma innehåll men olika teman. Ett tema innehåller följande tre element, kombinerade till ett färdigt paket: Bakgrund Färgschema Teckensnitt och teckenstorlek samt Platshållarpositioner Färgschemat påverkar färgerna på bakgrunder, tecken, figurfyllning, kantlinjer, hyperlänkar och bildelement som tabeller och diagram. Ett tema ändrar generellt inte platshållarnas placering i layouten men kan justera den en aning. På de tre bilder som visas här får platshållarna för rubrik och underrubrik aningen skilda placeringar i de tre teman som används, men den grundläggande layouten Rubrikbild bibehålls. Sida 13
Välja ett tema Varje ny presentation skapas med ett standardtema, det så kallade Office-temat. Du ska nu får lära dig hur du väljer ett annat tema. Klicka på fliken Design i menyfliksområdet när du vill söka efter och använda ett tema. Exempelteman, i form av sådana små miniatyrbilder som du ser här, visas i gruppen Teman. Om du vill visa fler teman klickar du på knappen Mer till höger om gruppen. Peka på en temaminiatyr om du vill förhandsgranska den i bilden. Klicka på en miniatyrbild om du vill använda temat för alla dina bilder. Du kan också välja att använda ett tema endast för de bilder som du markerar. Du kan när som helst använda ett tema medan du skapar bildspelet. Kom dock ihåg att temat kan ändra platshållarnas position vilket gör att vissa teman fungerar bättre än andra till just ditt innehåll. Sida 14
Infoga bildillustrationer och andra element: 1 Du kan infoga bildillustrationer och element som inte är text på två sätt i ett bildspel. Under den första lektionen introduceras den första metoden som innebär att du klickar på en ikon i en platshållare. Illustrationen visar hur du infogar ClipArt. Klicka på ikonen ClipArt i platshållaren. Åtgärdsfönstret ClipArt öppnas. Skriv ett ord i rutan Sök efter som anger vilken typ av bild du söker och klicka på Gå till. ClipArt-bilder som matchar sökordet visas. Klicka på en av dem så att den infogas i bilden. ClipArt-bilden storleksanpassas automatiskt och placeras i platshållaren. Du kan även infoga tabeller, diagram, SmartArt-grafik, egna foton och videofiler på detta sätt. Varning om bilder Bilder, särskilt fotografier med hög upplösning, kan snabbt öka presentationens storlek. Prova gärna olika metoder för att optimera bilderna och göra dem så små som möjligt. Mer information om detta hittar du i snabbreferensen i slutet av kursen. Sida 15
Infoga bilder och andra objekt: 2 Ett annat sätt att infoga bildelement är att använda fliken Infoga i menyfliksområdet. Alla saker som du kan infoga från bildfönstret finns också här, samt en del annat bland annat figurer, hyperlänkar, textrutor, sidhuvuden och -fötter samt mediaklipp som ljud. I bilden visas vilka saker som finns på fliken. Något som du ofta infogar är textrutor. (Observera att du inte kan infoga en textruta med hjälp av en ikon i en bildlayout.) Textrutor är praktiska när du vill lägga till text någonstans och behöver en extra platshållare för den, till exempel för en bildtext. Klicka först på Textruta på fliken Infoga. Sedan ska du rita rutan i bilden och skriva i den. Vilken är den bästa metoden? Det går att infoga vissa saker på två sätt, men vilken metod är den bästa? Det beror oftast på vilken du tycker är mest praktisk. Du bör emellertid ta hänsyn till hur du vill att det infogade objektet ska placeras i bilden. Om du till exempel använder en ikon i platshållaren för att infoga bildobjekt placeras bildobjektet i platshållaren. När du infogar bildobjektet med hjälp av fliken Infoga sker placeringen antingen i en tillgänglig platshållare eller i en som du har markerat. Om det inte finns några platshållare infogas bildobjektet mitt på bilden och ibland kanske du vill det. Sida 16
Redigera bildelement När du har infogat en illustration på en bild i ett bildspel vill du kanske göra vissa justeringar, exempelvis ändra dess storlek, beskära den eller ändra ljusstyrkan, och det kan du göra med hjälp av Bildverktyg som blir tillgängliga när du markerar illustrationen. Börja alltså med att markera illustrationen. Bildverktyg visas då ovanför menyfliksområdet och med hjälp av alternativen på fliken Format gör du önskade justeringar. Här finns verktyg för en rad olika element som du kan infoga, från tabeller, diagram och SmartArt-grafik till textrutor och figurer, ljud och videoklipp. När du markerar det objekt som du vill redigera visas relevant flik i menyfliksområdet. Sida 17
Ordna bildelement När du har infogat alla element som du önskar på en bild i en presentation måste du se till att de placeras rätt i förhållande till varandra. På den här bilden bör exempelvis textrutan med bildtexten anpassas efter bilden och antingen vänsterjusteras eller centreras. Använd kommandot Ordna när du vill justera bildelement. Om du vill vänsterjustera den här bildtexten efter bilden börjar du med att markera båda platshållarna. Leta upp gruppen Ordna på fliken Format i Bildverktyg. Klicka på knappen Justera och sedan på Vänsterjustera. Ordna-kommandona är också tillgängliga i gruppen Rita på fliken Start. Sida 18
Övning Starta webbläsaren på din dator och gå till sidan http://tinyurl.com/y8q2ur2 Följ instruktionerna Sida 19
Lägg till ljudeffekter i dina presentationer Infoga ljudfiler och spela upp dem på lämpliga ställen i presentationen. Lär dig hur du lägger till en egen ljudfil eller en ljudeffekt från klippbiblioteket i en presentationsbild. Lär dig att lägga till ljudfiler på olika sätt och hur du använder ljudverktygen i PowerPoint för att styra uppspelningen. Först går vi igenom grundläggande inställningar som styr hur uppspelningen startar och hur ljudet spelas upp under bildvisningen. Därefter lär du dig hur du kan använda åtgärdsfönstret Anpassad animering för att ange mer exakta inställningar för hur uppspelningen ska starta och stoppa. Vi går också igenom hur du kan lägga till objekt i bilden, t.ex. en navigeringspil eller en bild, som du sedan klickar på för att starta uppspelningen. Slutligen lär du dig också hur du försäkrar dig om att ljudfilen kan spelas upp på den dator som du planerar att visa presentationen på. I den här lektionen ska vi arbeta med ljudfiler som du infogar från din egen dator, från en nätverksserver eller från klippbiblioteket. Filerna har namn som exempelvis MySound.wav eller Atmospheric.mid. Följande steg illustrerar två metoder som du kan använda för att infoga ljudet med hjälp av fliken Infoga: Klicka på fliken Infoga. Klicka på pilen bredvid Ljud. Om du vill infoga ljudfilen från din dator eller från en nätverksserver klickar du på Ljud från fil. Bläddra till och dubbelklicka på filen för att infoga den. Om du vill infoga ett ljud från klippbiblioteket klickar du på Ljud från Clip Organizer och söker efter klippet i åtgärdsfönstret ClipArt. Gå till det klipp som du vill använda och klicka på klippet för att infoga det i bilden. Sida 20
Innan ljudet infogas uppmanas du att ange hur du vill att uppspelningen ska starta (de olika alternativen beskrivs närmare längre fram i lektionen). Ljudet visas som en ljudikon i bilden och spelas upp så fort du infogat det så att du hör hur det låter. Om du vill spela upp ljudet igen i normalvyn dubbelklickar du bara på det. Infoga ljudet med hjälp av platshållaren för en bild Två metoder som kan användas för att infoga en ljudfil med hjälp av platshållaren för en bild. Du kan också använda ikonerna som finns i en del bildlayouter för att infoga en ljudfil. Resultatet är detsamma: du infogar en ljudfil, men du gör det från bilden i stället för med hjälp av fliken Infoga. Bilden måste ha en layout som inkluderar en platshållare för innehåll, som den i bilden. Platshållare för innehåll syftar på fälten som omges av prickade linjer i en bild. Innehållet placeras inuti detta fält. Ikoner som de du ser här indikerar att platshållaren kan innehålla text eller andra objekt, t.ex. bilder, ljud eller grafik. Klicka på ikonen Infoga medieklipp för att bläddra efter ljudfiler på datorn eller på en nätverksserver. Klicka på ikonen ClipArt för att öppna åtgärdsfönstret ClipArt och söka efter ljud som du vill infoga. Ljudfilen infogas i platshållaren, i form av en ljudikon. Vilka är fördelarna med den här metoden? Du kanske vill att ljudikonen alltid ska visas på en särskild plats i bilderna. Om du exempelvis skapar en självgående presentation, där användaren måste klicka på ljudikonen i varje bild, så kanske du vill att ikonen ska finnas i samma platshållare och visas på samma plats genom hela presentationen. Observera att innehållsplatshållarna används för infogade ljud även om du infogar filerna med hjälp av fliken Infoga. Ljudikonen placeras automatiskt i mitten av platshållaren. Ikonerna för innehållsplatshållarna är bara ett praktiskt sätt att infoga objekt som garanterar att ljudet placeras på en viss plats. Sida 21
Starta ljuduppspelningen Välj hur du vill att ljuduppspelningen ska starta. När du infogar ljudet visas ett meddelande som uppmanar dig att ange om ljudet ska spelas upp automatiskt eller när du klickar med musen. Välj Automatiskt om du vill att ljuduppspelningen ska starta automatiskt. Om bilden inte innehåller några fler medieeffekter spelas ljudet upp när bilden visas. Om bilden redan inkluderar en annan effekt, t.ex. en animering, ett ljud eller en film, startar ljuduppspelningen efter den effekten. Klicka på Vid klickning om du vill att ljudet ska spelas upp när du klickar på ljudikonen i bilden. Den här inställningen kallas för en utlösare eftersom du måste klicka på någonting, t.ex. ljudikonen, för att spela upp, eller utlösa, ljudet. Om du ångrar dig och vill att ljuduppspelningen ska starta på ett annat sätt byter du bara inställning. Obs! Du kan också ange att andra objekt i bilden ska starta ljuduppspelningen, t.ex. text, en figur eller en bild. Du lär dig hur du gör längre fram i lektionen. Sida 22
Spela upp ljudet över flera bilder Använd Ljudverktyg om du vill ange att ljuduppspelningen ska fortsätta över flera bilder. Du har infogat ljudet och uppspelningen startar antingen automatiskt eller när du klickar på ljudikonen. Uppspelningen fortsätter tills ljudet har spelats klart och stannar sedan automatiskt, förutsatt att du inte klickar i bilden under uppspelningen, vilket gör att ljudet stoppas. Men hur gör du om du vill att uppspelningen ska fortsätta även om du klickar med musen för att starta något annat i bilden (t.ex. en animeringseffekt eller ett filmklipp) eller för att gå vidare till nästa bild? Enkelt, du anger bara att uppspelningen ska fortsätta över flera bilder. Markera ljudikonen. Klicka på fliken Alternativ under Ljudverktyg i menyfliksområdet. Välj Spela upp på alla bilder i listan Spela upp ljud i gruppen Ljudalternativ. Nu kommer ljuduppspelningen att starta automatiskt när bilden visas och fortsätta tills hela ljudfilen har spelats upp eller tills bildspelet är slut, beroende på vilket som inträffar först, även om du klickar i bilden. Du kan justera ljudet ytterligare om du vill. Du kanske exempelvis bara vill spela upp ljudet när den aktuella bilden visas, eller över ett bestämt antal bilder. Du kan göra dessa typer av justeringar i åtgärdsfönstret Anpassad animering. Läs vidare om du vill veta mer. Sida 23
Ange när ljudet ska stoppas Ange att ljudet ska stoppas efter ett visst antal bilder. Du kan ange mycket specifika alternativ för ett ljud i åtgärdsfönstret Anpassad animering. Du arbetar med ljudet här eftersom ljudet betraktas som en effekt, precis som animeringseffekter. Du arbetar även med filmfiler i den här åtgärdsfönstret. Du kan ange exakt när dessa effekter ska stoppa och starta, och i vilken ordning de ska spelas upp. Om du vill att ljuduppspelningen ska fortsätta över ett visst antal bilder börjar du med att öppna åtgärdsfönstret Anpassad animering (kommandot Anpassa animering på fliken Animeringar). Gör sedan följande i åtgärdsfönstret: Den ljudeffekt som du har infogat i bilden representeras av motsvarande filnamn i åtgärdsfönstret, i vårt exempel LongerFlute.wav. När effekten markeras i bilden markeras den även i åtgärdsfönstret. Klicka på pilen bredvid ljudeffekten för att visa effektens meny. Klicka på Effektalternativ på menyn. Dialogrutan Spela upp ljud innehåller några alternativ som du kan välja mellan för att ange hur uppspelningen ska stoppa. Om du vill ange ett visst antal bilder använder du pilarna för att välja ett tal i rutan bredvid Efter. Ljudet i vårt exempel ska spelas upp över tre bilder. Uppspelningen startar när bilden som ljudet infogats i visas, och fortsätter sedan över de efterföljande två bilderna. Uppspelningen stoppas när du klickar för att gå till den fjärde bilden. Obs! För att det här alternativet ska vara effektivt är det viktigt att ljudet är tillräckligt långt, så att uppspelningen kan fortsätta över angivet antal bilder. Sida 24
Ändra hur ljuduppspelningen startar Ändra hur ljuduppspelningen startar. Du kan också ändra hur ljuduppspelningen startar i åtgärdsfönstret Anpassad animering. Om du till exempel har angett att ljudet ska spelas upp automatiskt, men sedan ångrar dig och i stället vill att uppspelningen ska starta när du klickar med musen, så kan du göra det här. Effekten visas med en klocka i åtgärdsfönstret. Klockan anger att uppspelningen startar automatiskt direkt efter föregående effekt, t.ex. en animeringseffekt eller ett annat ljud, eller när bilden visas om det inte finns några andra effekter. Samma inställning visas bredvid rutan Start, ovanför listan. En klockikon visas med texten Efter föregående. Om du vill ändra startinställningen klickar du på pilen bredvid effekten i listan och klickar sedan på Starta vid klickning. Effekten visas med en musikon, och inställningen visas i rutan Start. Med den här inställningen spelas ljudet upp när du klickar med musen. Det finns emellertid en viktig skillnad som du bör vara medveten om. Alternativet Starta vid klickning anger i detta fall att ljudet ska spelas upp när du klickar i bilden, i stället för när du klickar på ljudikonen. Om du vill klicka på ljudikonen för att starta effekten måste du definiera ikonen som utlösare för ljudet. Du lär dig hur du gör i nästa avsnitt. En fördel med att klicka i bilden i stället för på ljudikonen för att starta ljudet är att du kan välja att dölja ljudikonen och sedan bara klicka i bilden för att spela upp ljudet. Du lär dig hur du döljer ljudikonen i övningssessionen. Sida 25
Definiera en utlösare för ljuduppspelningen Definiera en utlösare för ljudet. Som du sett kan du starta ljudet på flera olika sätt. En annan metod med flera roliga möjligheter är att starta ljudet genom att klicka på ett särskilt element i bilden. Om du väljer inställningen Vid klickning när du infogar ett ljud definieras själva ljudikonen automatiskt som utlösare för ljudet. Men du kan ange att ett annat objekt ska starta ljuduppspelningen, t.ex. text, en bild eller en pilform som spelar upp ett ljud för bildbyte. Ljudet måste infogas i bilden, och det objekt som du vill klicka på måste också finnas i bilden. Anta att du vill använda pilformen i vårt exempel som utlösare. Klicka på pilen bredvid ljudeffekten i åtgärdsfönstret Anpassad animering och klicka på Tidsinställning på menyn. Klicka på Starta effekt vid klickning på under Utlösare i dialogrutan Spela upp ljud. Klicka på pilen på objektet och välj vad du vill använda som utlösare, i vårt exempel Högerpil 6 (namnet på pilformen). Observera att om du vill använda ljudikonen som utlösare så klickar du på namnet på ljudet, som också visas i listan, d.v.s. SoundEffect1.wav. Om en utlösare har definierats för uppspelningen av ett ljud visas ett särskilt fält ovanför ljudet i effektlistan, som anger vad som utlöser ljudet: I bilden visas en liten hand bredvid ljudikonen för att indikera att en utlösare används för att spela upp ljudet. Sida 26
Du får prova på att definiera en utlösare i övningssessionen. Kommer filerna att länkas eller bäddas in? Jämföra länkade och inbäddade filer. Dessa filer länkas till presentationen eftersom de inte är WAV-filer eller eftersom de är WAV-filer som överskrider den högsta tillåtna filstorleken på 100 kb. Dessa filer bäddas in i presentationen eftersom de är WAV-filer som inte överskrider den högsta tillåtna filstorleken på 100 kb. För att vara säker på att ett ljud kan spelas upp på den dator som du planerar att visa presentationen på är det viktigt att du är medveten om vissa begränsningar avseende ljudfilernas storlek. Det är också viktigt att veta om filerna är länkade eller inbäddade i presentationen. Alla filer som du länkar till från presentationen måste finnas på en plats där de kan hittas av PowerPoint. Länkade filer En länkad fil lagras inte i själva presentationen. I stället skapas en länk till filen baserat på var den lagras när du infogar den i presentationen. Den kan exempelvis finnas på din dator, eller på en server som din dator är ansluten till. När du "infogar" skapar du alltså bara en länk till filen. PowerPoint använder den här länken för att hitta och spela upp ljudet. Problemet med detta är att om du flyttar ljudfilen till en annan plats, och därmed bryter länken till filen, eller om du visar presentationen på en dator som inte har åtkomst till ljudfilen, så kan inte PowerPoint hitta ljudfilen och spela upp den. På nästa skärm ser du hur du kan undvika detta problem. Sida 27
När infogas en ljudfil som en länkad fil? Det beror på filstorleken och filformatet. I PowerPoint skapas en länk för alla WAV-filer på över 100 kb och för alla andra typer av ljudfiler, oavsett storlek. (De sista fyra tecknen i filnamnet, t.ex..wav, anger ljudfilens format.) Inbäddade filer En inbäddad fil är en del av presentationen. Om du kopierar presentationen till en annan plats flyttas den inbäddade ljudfilen med presentationen, och du kan vara säker på att den spelas upp korrekt. När infogas en ljudfil som en inbäddad fil? Det beror på filstorleken och filformatet. Om ljudet är en WAV-fil på 100 kb eller mindre så bäddas filen in. Kom ihåg Den dator som presentationen visas på måste vara utrustad med ett ljudkort och högtalare för att ljudeffekterna ska spelas upp. Arbeta med länkade filer Ta för vana att kopiera och klistra in ljudfilerna i samma mapp som presentationen innan du infogar filerna i PowerPoint. Här följer några tips som du bör ta hänsyn till när du arbetar med länkade filer för att försäkra dig om att de kan hittas och spelas upp av PowerPoint när du visar din presentation. Metodtips 1 När du skapar en presentation bör du ta för vana att kopiera alla ljudfiler till samma mapp som presentationen innan du infogar filerna. När du har kopierat ljudfilerna infogar du dem i PowerPoint från den nya lagringsplatsen. PowerPoint skapar en länk till ljudfilerna baserat på filernas placering i mappen. Så länge ljudfilerna finns i samma mapp som presentationen kan de hittas av PowerPoint, även om du flyttar eller kopierar mappen till en annan dator. Metodtips 2 När presentationen är färdig och redo att kopieras eller distribueras använder du funktionen Paketera för CD. Med den här funktionen kopieras alla filerna till samma plats Sida 28
(en CD eller en mapp) tillsammans med presentationen, och alla länkar till mediefilerna uppdateras automatiskt. Mer information om funktionen Paketera för CD finns i snabbreferensen. Obs! Du kan öka maxstorleken för inbäddning av WAV-filer. Maxgränsen på 100 kb är standardinställningen i PowerPoint. Du kan öka gränsen till 50 000 kb, men tänk på att presentationens filstorlek ökar kraftigt om du väljer att tillåta stora ljudfiler. Du lär dig hur du ändrar den här inställningen i övningssessionen. Övning: Lär dig att infoga ljudfiler i en presentation och prova olika ljudinställningar. Följ instruktionerna i länken nedan. http://tinyurl.com/yj4eldc Spela upp musik från en CD Gör presentationen mer personlig genom att spela upp bakgrundsmusik från en CD. CD-skivor ger dig stor frihet att välja passande bakgrundsmusik. Du kan välja ljudspår eller låtar som ska spelas genom hela presentationen, eller skapa en viss stämning i början eller slutet av ett bildspel. En fördel med att använda en CD är att presentationens filstorlek inte påverkas. Det enda du behöver tänka på är att ta med CD:n när du ska hålla presentationen. I den här lektionen får du lära dig att spela upp ljudspår under en presentation. Sida 29
Lägga upp ljudspår Välj vilka ljudspår från CD:n som ska spelas upp under presentationen. Om du vill lägga upp ljudspår börjar du med att sätta i CD:n i datorns CD-enhet. Därefter gör du följande: Klicka på pilen bredvid Ljud i gruppen Medieklipp på fliken Infoga och klicka sedan på Spela ett ljudspår från CD. Välj det spår som du vill börja med bredvid Börja med spåret. Ange hur långt in i spåret som uppspelningen ska starta i rutan tid. Inställningen 00:00 betyder att uppspelningen av ljudspåret börjar från början. Välj vilket spår som du vill avsluta uppspelningen med bredvid Sluta med spåret. Du kan avsluta med samma spår som du började med. Ange hur långt in i spåret som uppspelningen ska stoppa i rutan tid. Om du vill spela hela spåret anger du den totala speltiden för spåret. (Observera dock att uppspelningen stannar om bildspelet är slut innan spåret har spelat klart.) Obs! Du kan inte göra något åt tystnaden mellan ljudspåren på CD:n. Däremot kanske CD:n innehåller ett längre ljudspår som passar bildspelets längd. I så fall kan du ange att bara det ljudspåret ska spelas upp (du lär dig hur du gör i övningssessionen). Om du vill spela upp olika CD-spår för olika bilder fortsätter du att använda kommandot Spela ett ljudspår från CD för att ange spår- och tidsinställningarna för varje bild. Det finns ingen automatisk funktion för att anpassa CD-spår Med inställningarna i vårt exempel börjar CD-uppspelningen med spår 1 och slutar efter Sida 30
spår 4. När du har valt ljudspår uppmanas du att välja hur ljuduppspelningen ska starta (automatiskt eller när du klickar med musen). Därefter visas en CD-ikon i mitten av bilden. CD-uppspelningen fortsätter inte automatiskt över alla bilderna. Uppspelningen fungerar med samma ljudinställningar som du använder för att spela upp ljudfiler. Det betyder att du måste konfigurera PowerPoint så att CD:n spelar över alla bilder eller över ett visst antal bilder. Du får öva på detta i övningssessionen som följer. CD-uppspelningen stannar efter den sista bild du angett. Om bildspelet börjar om automatiskt fortsätter CD-uppspelningen från det första programmerade spåret när bildspelet börjar om. Övning: Använd en egen CD som ska spelas upp under presentationen Följ instruktionerna i länken nedan. http://tinyurl.com/yzal63p Sida 31
Granskning, utskrift och förberedelser Du har lärt dig grunderna för att skapa ett bildspel. Anta att presentationen nu är klar och att du vill förbereda dig för framförandet. Börja med att förhandsgranska presentationen som ett bildspel på datorn. Kör därefter en stavningskontroll, inhämta kommentarer från andra och kontrollera dina anteckningar. Granska stödanteckningarna och åhörarkopiorna i förhandsgranskningsvyn och välj lämpliga utskriftsalternativ för dem. När allt detta är gjort kopierar du presentationen till en CD eller en dator som du har tillgång till under presentationen och då använder du paketeringsfunktionen i PowerPoint. Sida 32
Granska bildspelet på datorn När du skapar ett bildspel kan du när du vill förhandsgranska det i bildspelsvyn. Du får då en uppfattning om hur bilderna kommer att se ut och fungera när de visas. Öppna bildspelsvyn genom att klicka på fliken Bildspel och klicka sedan på lämpligt kommando i gruppen Starta bildspelet om du vill starta på den första eller den markerade bilden i bildspelet. Bildspelsvyn visas i helskärm. Ett sätt att navigera från bild till bild är att använda verktygsfältet Bildspel längst ned till vänster på skärmen. Här finns navigeringspilar som visas när du placerar pekaren i området. (Verktygsfältet visas under övningssessionen.) Ett annat sätt att flytta från bild till bild är att klicka med musknappen. Om du vill stänga bildspelsvyn trycker du på ESC. Du kommer då tillbaka till föregående vy, vanligtvis normalvyn. Där kan du göra nödvändiga ändringar i bilderna innan du förhandsgranskar bildspelet på nytt. Du kan också öppna vyn Bildspel så här: Tryck på F5 om du vill börja med den första bilden. Tryck på SKIFT+F5 om du vill börja med den aktuella bilden. Klicka på knappen Bildspel, som finns nere till höger i PowerPointfönstret bredvid reglaget Zooma. Bildspelet börjar med bilden som är markerad på fliken Bilder. Klicka på Bildspel på fliken Visa. Bildspelet börjar med den första bilden oavsett vilken bild som är markera Sida 33
Kontrollera stavning och inhämta kommentarer Du vill naturligtvis rensa bort eventuella stavningsfel, tabbar och luckor innan du framför presentationen. Gå till fliken Granska i menyfliksområdet och kör en stavningskontroll. Det är också här som kollegor eller granskare skriver in sina kommentarer till bilderna. Klicka på Stavning i gruppen Språkkontroll på fliken Granska och gör nödvändiga korrigeringar när stavningskontrollen går igenom bilderna. Du kanske vill låta andra granska och kommentera presentationen innan du framför den. Den som vill lägga till en kommentar klickar på kommandot Ny kommentar i gruppen Kommentarer på fliken Granska och skriver en kommentar för respektive bild. När du vill granska kommentarerna förflyttar du dig mellan dem med hjälp av Föregående och Nästa i gruppen Kommentarer. Om du vill att andra ska granska din presentation kan du i PowerPoint automatiskt bifoga presentation till ett e-postmeddelande. Under övningssessionen får du veta hur du gör detta. Sida 34
Skriva ut åhörarkopior Den kan göra en utskriftsversion för åhörare av en PowerPoint-presentation, en så kallad åhörarkopia, med en eller flera, men högst nio, presentationsbilder per sida. Du kan välja typ av åhörarkopia i förhandsgranskningsvyn, som visas här, och ser då hur den kommer att se ut vid utskriften. (Börja med att klicka på Förhandsgranska på menyn för Microsoft Office-knappen.) Klicka på pilen vid rutan Skriv ut i Förhandsgranska så att en lista visas. Välj en av typerna i listan. När du klickar på en typ av åhörarkopia kan du samtidigt förhandsgranska hur bilderna ser ut när de skrivs ut i detta format. Du kan bläddra igenom alla sidor. På den typ av åhörarkopior som visar tre bilder per sida finns också ett linjerat utrymme för anteckningar. Klicka på Skriv ut när du är redo att skriva ut. Du kommer att använda förhandsgranskningsvyn under övningssessionen. Obs! Du måste inte välja åhörarkopior i vyn Förhandsgranska. Du kan i stället öppna dialogrutan Skriv ut på menyn för Microsoft Office-knappen och välja åhörarkopior där. Sida 35
Skriva ut stödanteckningar Du har skrivit ut åhörarkopior och ska nu skriva ut stödanteckningar som du kan använda under framförandet till dig själv. Granska dina stödanteckningar innan du skriver ut dem och kontrollera att de ser ut som de ska. (Börja med att klicka på Förhandsgranska på menyn för Microsoft Office-knappen.) Om du vill skriva ut stödanteckningarna markerar du Anteckningssidor i listan Skriv ut. Anteckningarna visas i förhandsgranskningsfönstret, med början på den första bilden (om du inte har angett något annat). Om du ser att någon del av texten är felaktigt formaterad eller har kapats (vilket sker om texten inte ryms i platshållaren) måste du korrigera det i vyn Anteckningssidor eller i normalvyn. Du får gå igenom dessa steg i övningssessionen. Klicka på Skriv ut när du har kontrollerat anteckningarna och är redo att skriva ut. Sida 36
Lägga till sidfotstext i åhörarkopior och anteckningar I Förhandsgranska kan du också ändra och lägga till sidfötter i åhörarkopior och anteckningar. Utskrivna åhörarkopior och anteckningar har som standard sidnummer. Om du vill att de ska innehålla andra saker, till exempel sidfotstext, gör du så här: Klicka på Alternativ och sedan på Sidhuvud och sidfot. Om du vill ha med sidfotstext, till exempel "Utkast" eller "Konfidentiellt", väljer du alternativet Sidfot och skriver texten i rutan. Om du vill ha ett datum väljer du alternativet Datum och tid och anger sedan alternativ i dialogrutan. De val du gör på fliken Anteckningar och åhörarkopior i dialogrutan Sidhuvud och sidfot gäller för både åhörarkopior och anteckningssidor. Tips! Du kan när som helst skapa sidhuvuden och sidfötter medan du skapar presentationen. Öppna dialogrutan Sidhuvud och sidfot med hjälp av fliken Infoga i menyfliksområdet. Sida 37
Färgalternativ för utskrifter Beroende på vilken skrivare datorn är ansluten till kan du skriva ut presentation i Färg, i Gråskala (som består av olika gråtoner samt svart och vitt) och Endast svart och vitt (som i stort sett saknar gråtoner och använder en mindre mängd skrivarbläck). Välja utskriftsalternativ: Klicka på Alternativ under Förhandsgranska och peka på Färg/gråskala. Välj sedan ett alternativ på menyn. Bilderna kan förhandsgranskas och skrivas ut med det färgval du har gjort. Lägg märke till att alternativet Färg ändras till Färg (på svartvit skrivare) om du skriver ut på en svartvit skrivare och att alla färger i presentationens bilder återges i svart, vitt och olika gråtoner. Det första exemplet visar en bild som skrivs ut i färg. Det andra exemplet visar en bild som skrivs ut i gråskala. Bildbakgrunden blir vit och färgen avspeglas på vissa områden, exempelvis de vågräta listerna under rubriken och längst ned på bilden. Det sista exemplet visar en bild som skrivs ut i svartvitt. Sida 38
Paketera presentationen Med PowerPoint-funktionen Paketera för CD packar du ihop presentationsfilen och andra filer som behövs för presentationen och kopierar dem till en mapp eller direkt på en CD-skiva. Om du kopierar filerna till en mapp, kan du senare bränna mappen på en CD-skiva. Du kan också kopiera filerna till en nätverksserver som du har tillgång till under presentationen. Så här paketerar du presentationen och tillhörande filer: Krav för paketering på en CD-skiva För att kunna paketera och sedan kopiera en presentation till en CD-skiva från PowerPoint krävs Microsoft Windows XP eller senare och en CD-brännare. Om du kör Microsoft Windows 2000 kan du använda den här funktionen för att paketera presentationsfilerna till en mapp och sedan använda ett program från en annan tillverkare för att bränna mappen på en CD-skiva Klicka på Microsoft Office-knappen. Peka på Publicera och klicka på Paketera för CD. Välj vad som ska tas med i paketet i den dialogruta som öppnas och kopiera filen eller filerna till en mapp eller CD-skiva. Viktigt! Spara alltid presentationen innan du paketerar den till en mapp eller CD. Mer information om paketering finns i kommenterarna här och under avsnitten Se även och Paketera på en CD eller i en mapp i snabbreferensen i slutet av kursen. Sida 39
Övning Starta webbläsaren på din dator och gå till sidan http://tinyurl.com/y883q99 Följ instruktionerna Sida 40
Snabbreferens: Här finns riktlinjer för hur du skapar en Microsoft Office PowerPoint -presentation. Lägga till bilder Om du vill lägga till en bild utan att första välja layout, gör du något av följande: Klicka på Lägg till bilder i gruppen Bilder på fliken Start. Högerklicka på en bildminiatyr och klicka på Ny bild. Den första bilden efter rubrikbilden får som standard layouten Rubrik och innehåll. Därefter får en ny bild samma layout som bilden före. Välja och ändra layout Så här infogar du en bild med en viss layout: 1. Klicka på pilen bredvid Ny bild i gruppen Bilder på fliken Hem. 2. Klicka på en layout. Tips! Alla layouter som har ordet "innehåll" i rubriken innehåller ikoner som du kan infoga andra element än textelement med, till exempel bildobjekt, diagram och tabeller. Om du vill ändra layouten på en infogad bild gör du något av följande: Högerklicka på bilden som har layouten du vill ändra, peka på Layout på snabbmenyn och klicka på en layout. Markera bilden med layouten som du vill ändra. Klicka på Layout fliken Start och klicka på önskad layout. i gruppen Bilder på Infoga bilder från andra presentationer 1. Öppna presentationen som du vill lägga till bilder i. Kontrollera att du arbetar i normalvyn. 2. Klicka på pilen bredvid Ny bild i gruppen Bilder på fliken Hem. 3. Klicka på Återanvänd bilder. 4. Bläddra i åtgärdsfönstret till ett bildbibliotek eller en presentationsfil som innehåller bilderna du vill använda. 5. Om du vill behålla bildens ursprungliga utseende väljer du Behåll källformatering längst ned i åtgärdsfönstret. 6. Klicka på var och en av de bilder som du vill infoga i presentationen. Använda ett tema Så här använder du ett tema på alla bilder: Klicka på ett i gruppen Teman på fliken Design. Så här använder du ett tema på enbart vissa bilder: 1. Markera bilderna som du vill använda temat på (tryck på CTRL medan du klickar på de olika bilderna). Sida 41
2. Högerklicka på en temaminiatyr i gruppen Teman på fliken Design och klicka sedan på Använd på markerade bilder. Infoga bildelement Infoga från en bildplatshållare den här: Använd en layout som har en innehållsplatshållare, som Klicka på en ikon när du vill infoga en tabell, ett diagram, SmartArt -grafik, en bildfil, ett ClipArt eller en videofil. Använda fliken Infoga Den här fliken innehåller flest alternativ för att infoga, bland annat figurer, hyperlänkar, sidhuvuden och sidfötter samt ljud. Ändra storlek på och justera bildobjekt och textrutor När bilden markeras visas Bildverktyg. Använd kommandona i grupperna Storlek och Ordna på fliken Format. När textrutan eller figuren markeras visas Ritverktyg. Använd kommandona i grupperna Storlek och Ordna på fliken Format. Ordna-kommandona visas också på fliken Start. Arbeta med anteckningar Klicka på Anteckningssidor i gruppen Presentation på fliken Vy. I vyn Anteckningssidor kan du visa och ändra anteckningsformatering för den markerade bilden. Kontrollera att anteckningarna får plats i platshållaren, eftersom övrig text inte skrivs ut. Förbered för utskrift Klicka på Microsoft Office-knappen, peka på Skriv ut och klicka på Förhandsgranska. o Välj typ av utskrift genom att klicka på pilen i rutan Skriv ut (i gruppen Utskriftsformat) och välj i listan. o Om du vill ange färgalternativ för utskrift eller öppna dialogrutan Sidhuvud och sidfot klickar du på Alternativ i gruppen Skriv ut. o Skriv ut genom att klicka på Skriv ut i gruppen Skriv ut. Arbeta i vyn Bildspel Öppna vyn Bildspel genom att göra något av följande: Klicka på fliken Bildspel och klicka på ett kommando i gruppen Starta bildspelet. Du kan välja att börja vid den första bilden eller vid den markerade. Tryck på F5 om du vill börja med den första bilden. Tryck på SKIFT+F5 om du vill börja med den aktuella bilden. Sida 42
Klicka på knappen Bildspel som finns nere till höger i PowerPoint-fönstret bredvid reglaget Zooma. Bildspelet börjar med bilden som är markerad på fliken Bilder. Klicka på Bildspel i gruppen Presentation på fliken Vy. Bildspelet börjar med den första bilden oavsett vilken bild som är markerad. Stäng vyn Bildspel genom att trycka på ESC. Paketera på en CD-skiva eller i en mapp Med funktionen Paketera för CD packar du hop alla presentationsfiler och kopierar dem till en mapp eller CD-skiva. För att kunna paketera och sedan kopiera en presentation till en CD-skiva från PowerPoint krävs Microsoft Windows XP eller senare och en CD-brännare. Om du kör Microsoft Windows 2000 kan du använda den här funktionen för att paketera presentationsfilerna till en mapp, men sedan måste du använda ett program från en annan tillverkare för att bränna mappen på en CD-skiva. Viktigt: Alternativ för paketering Du kan paketera filen på ett par olika sätt, beroende på vilken miljö som du vill köra presentationen i. Välj något av följande alternativ: Paketera den i Microsoft Office PowerPoint 2007 Viewer, som gör att du kan visa den på en dator som inte har PowerPoint. Eller: Paketera den som den är, för presentation i PowerPoint. När filerna paketeras för visningsprogrammet konverteras de till tidigare filformat, till exempel PPT, POT och PPS. På det här sättet kan du köra dem automatiskt i visningsprogrammet om du du vill. Om du inte tänker visa presentationen i visningsprogrammet utan i PowerPoint, väljer du alternativet Arkivpaket (uppdatera inte filformat) i dialogrutan Paketera för CD. Du kommer till det alternativet genom att klicka på Alternativ. Ett sista råd Ett måste innan den slutgiltiga presentationen: försäkra dig om att du kan komma åt presentationen på den dator som den ska visas på och kör igenom hela bildspelet. Ta med dig dina utskrivna anteckningar så att du kan öva på föredraget samtidigt som du klickar dig igenom bildspelet. Be gärna någon att följa med och lyssna på och kommentera ditt framförande. Sida 43
PowerPoint kortkommandon Kommando Händelse Ctrl + = (likhetstecken) Ctrl + + (plustecken) Ctrl + F Skift + F6 F6 Ctrl + D Alt + Skift + vänsterpil Ctrl + M Ctrl + i Ctrl + V Ctrl + C Ctrl + K Ctrl + A Ctrl + P Ctrl + S F5 Alt + Skift + högerpil Ctrl + H Ctrl + backsteg F4 eller Ctrl + Y Skift + F3 Ctrl + G Ctrl + Z Använda nedsänkt formatering Använda upphöjd formatering Fetstil Gå till föregående ruta (motsols) Gå till nästa ruta (medsols) Göra en kopia av den aktuella bilden Höja stycket en nivå Infoga en ny bildruta Infoga hyperlänk Klistra in Kopiera Kursiv Markera alla Skriv ut Spara Starta ett bildspel Sänka stycket en nivå Sök Ta bort ett ord Upprepa senaste åtgärd Versaler Visa stödlinjer Ångra Sida 44
Ctrl + O (bokstav) Ctrl + T Ctrl + M F5 Skift + F5 Öppna Öppna dialogrutan Teckensnitt Infoga bild Kör bildspel Kör bildspel från aktuell bild Sida 45