Excel-guide Introduktion I denna laboration kommer ni få använda några grundfunktioner i Microsoft Excel. Laborationen utgår ifrån Excel 2010, men om ni vill använda ett annat program för att lösa uppgifterna så går detta bra (kontrollera första med din laborationsassistent!). Följande kommer att behandlas i denna laboration: Språkinställningar Importera data Sortera celler Formatera celler Formler Diagram
Språkinställningar Laborationen till Excel kommer att utgå från den svenska versionen och således kommer samtliga termer att vara på svenska. När du startar Excel för första gången kommer språket automatiskt att vara inställt på engelska. Det är inga krav på att du ändrar språket, men om du vill göra det så gör följande: 1. Tryck på File, välj alternativet Options. 2. I den ruta som du nu har framför dig på skärmen; tryck på alternativet Language och placera Swedish högst upp i samtliga boxar (precis som bilden nedan visar). Tryck på OK och starta om programmet.
Importera data Vi föreställer oss att du har samlat in en mängd data i en textfil (kanske från ett program som du själv har programmerat och använt i en studie) som du vill kopiera direkt från textfilen till Excel. När du nu vill analysera dessa data inser du att detta inte är möjligt då all data har hamnat i samma kolumn (cell) i programmet. Då Excels analysfunktioner är beroende av kolumnuppdelning ställer detta till problem. I programmet finns det funktioner för dataimportering som kan lösa sådana problem. Funktionen heter Hämta externa data och ligger under fliken Data (se bild). När du klickat på detta alternativ kan du välja flera olika alternativ (exempelvis filursprung och hur cellerna ska avgränsas) som påverkar hur din importerade data kommer att se ut. När du har gjort alla inställningar klickar du på knappen Slutför. Tips: När du importerar data och ska välja språk (filursprung) finns det många alternativ och några av dem kan inte hantera å, ä eller ö. Språket Latin 9 kan hantera det mesta.
Sortera celler Det kan hända att du ibland behöver sortera i din data och det är lätt att man råkar sortera på fel sätt vilket gör att datan kan bli missvisande. För att underlätta sortering rekommenderas att ha rubriker på de kolumner som ska sorteras. I exemplet nedan har vi valt rubrikerna Observation, Kön, Mankhöjd, Längd och Vikt. För att sortera på rubriker finns det två tillvägagångssätt: 1) Markera all data (inklusive rubriker), högerklicka, välj alternativet Sortera och sedan klicka på Anpassad sortering 2) Markera all data (inklusive rubriker), tryck på fliken Data och välj Sortera. Båda dessa sätt leder dig till en sorteringsmeny där du kan välja exakt hur du vill sortera din data.
Formatera celler I de flesta fall formaterar Excel automatiskt dina celler. Detta innebär att Excel automatiskt identifierar om du skriver in exempelvis valuta, datum eller text. Tyvärr fungerar inte denna automatiska identifiering perfekt och ibland vill du ändra cellens format. För att ändra en cells (eller cellers) format markerar du cellen/cellerna, högerklickar och väljer alternativet Formatera celler. Förutom att du kan välja datatyp kan du även ge cellen olika färg och du kan till exempel ge cellerna olika kantlinjer och på så sätt skapa ett flödesschema, en tabell eller liknande.
Formler Excel ger tillgång till ett flertal inbyggda formler som du kan behöva använda dig av i framtiden. Två av dessa formler är SUMMA och MEDEL som räknar ut summan respektive medelvärde för de celler som du har valt. För att använda dig av formler skriver du, i formelfältet, exempelvis =MEDEL(H2:H4), detta kommer räkna ut medelvärdet på cellerna H2 till H4. Tips 1: När du har skrivit den första halvan av en formel (t.ex. =MEDEL( ) i formelfältet kan du markera celler genom att klicka och dra med muspekaren. Du behöver alltså inte skriva allting själv! Om du vill använda samma formel på flera kolumner kan du markera cellen och dra i den lilla fyrkanten som visas i markeringens nedre högra hörn. Formeln dupliceras då och cellreferenserna ändras i förhållande till de nya cellerna. På bilden visas formeln =MEDEL(H2:H4). Om vi drar i fyrkanten ett steg åt höger att formeln duplicerats till =MEDEL(I2:I4) Tips 2: Excel har väldigt många formler som du kan använda dig av under din studietid. Excels standardformler hittar du under fliken Formler, men du kan även lägga till fler formler (t.ex. Statistiska formler som du kan komma att använda i en annan kurs)! För att lägga till fler formler till Excel; Tryck på Arkiv -> Alternativ -> Tillägg och tryck sedan på Gå när du har markerat Excel-tillägg i boxen. Rutan som kommer upp visar alla Excel-tillägg som du kan lägga till just nu.
Diagram Word och Excel kompletterar varandra på flera sätt och de fungerar dessutom relativt bra tillsammans. Kopierar man exempelvis några celler ur ett Excel-ark skapas automatiskt en tabell över data i Word (dock utan stödlinjer som standard). Även diagram kan enkelt kopieras från Excel till Word. För att skapa ett diagram klickar vi på Infoga och väljer sedan en lämplig diagramtyp under Diagram. Om ingen data var markerad så öppnas en vit ruta i ditt dokument. Om du högerklickar i denna ruta och väljer alternativet Markera data så öppnas en till ruta där du får välja vilken data som ska markeras. Om vi har gjort ett stapeldiagram och har tryckt på Markera data så visas rutan som är visualiserad till höger. Om du ställer dig i fältet Diagramdataintervall kan du markera all data som ska finnas med i diagrammet och Excel kommer automatiskt att placera datan på rätt plats. Om du har rubriker kommer även dessa med i diagrammet. Förklaringsposter (serie) är din Y-axel och Vågräta (kategori) axeletiketter) är din X-axel och du kan i dessa fält manipulera ditt diagram för hand om något skulle vara fel. Tips: Om du markerar data innan du väljer diagram så slipper du göra detta extra steg, men det är större risk att det blir fel då Excel kan ha svårt att skilja på rubriker och liknande. För att lägga till rubriker på diagrammets X- och Y-axel markerar du diagrammet och klickar på plus-tecknet, därefter klickar du i Axelrubriker.