Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2014-04-17 Upphandlande organisation Upphandling Region Skåne, Koncerninköp Förvaltning och rekreationsverksamhet för Stiftelsen Skånska Landskap Sofie Arebom 1400496 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 11. Delområde I. Kravspecifikation Arbete på timbasis 11.1. Uppdraget 11.1.1. Allmänt om uppdraget Uppdraget omfattar att på Stiftelsens uppdrag utföra manuella och motormanuella arbeten på stiftelsernas fastigheter (såväl marker som enklare arbeten på byggnader). Leverantören ska svara för all nödvändig utrustning (såsom verktyg, maskiner, motorsågar och dylikt) samt transporter av personer och material vid utförandet av uppdraget. Arbetet sker på direkt uppdrag av Beställarens personal och rapportering ska göras direkt till denne. Huvudsaklig arbetsuppgift är strövområdesskötsel för Fulltofta strövområde och skötsel kring Fulltofta Naturcentrum och byggnader för korttidsuthyrning i Fulltoftaområdet samt förekommande arbeten med natur- och kulturmiljövård samt vissa skogsvårdsarbeten som röjning, stängsling mm. I de fall arbetet inte kan/får utföras som ensamarbete ska leverantören genomföra uppdraget med minst två personer vid arbetets utförande. I uppdraget ingår även att ta ned lutande och vindfällda träd för att hålla strövområdena framkomliga, motorsåg behöver användas i förekommande fall. För strövområdesarbeten ska rapportering ske i en webbaserad rekreationsplan som tillhandahålls av Beställaren. Leverantören är införstådd i att Beställarens verksamhet är beroende av årliga bidrag för verksamheten. Beställaren förbehåller sig rätten att reducera omfattningen av uppdraget om erforderliga medel ej erhålles, varvid Leverantörens ersättning ska jämkas i motsvarande mån. Utförandetider Utförande av arbete ska normalt göras vardagar mellan kl 07.00-17.00. Avverkningsarbeten mm på andra tider ska utföras med hänsyn till närliggande bostadsbebyggelse och dylikt. Leverantören ska vid behov kunna utföra arbeten utanför ordinarie arbetstid t ex vid akuta driftsstörningar. Utskrivet: 2014-04-17 11:12 Sida 1 av 5
11.1.2. Uppskattad omfattning Beställaren uppskattar att uppdraget kommer att omfatta arbete för ca 1 500 timmar/år. 11.1.3. Anbudsgivarens beskrivning av planerat utförande Anbudsgivaren ska beskriva hur denne avser att genomföra uppdraget i enlighet med i förfrågningsunderlaget angivna krav, mål och syfte med verksamheten. Bedömning och utvärdering av beskrivning av Planerat genomförande: Anbudsgivaren ska lämna en redogörelse för hur denne planerar att genomföra uppdraget, från start till slut, för att säkerställa att uppdraget genomförs till dess målsättningar avseende nedanstående moment Anbudsgivarens beskrivning bör omfatta tydlig och tillräcklig information om minst: - omfattning, - tider, - budget och - kvalitet. Målet är att uppdrag alltid ska utföras med överenskommen omfattning, inom överenskomna tids- och budgetramar samt till överenskommen kvalitet. Anbudsgivaren ska i fritextsvaret nedan redogöra för hur denne avser att utföra uppdraget samt hur denne avser att arbeta med kvalitetssäkring. Anbudsgivarens lämnade svar kommer att bedömmas och poängsättas enligt vad som framgår i Delområde I. Bilaga 1.Utvärderingsmodell. Anbudsgivarens beskrivning av uppdragets genomförande 11.2. Kompetens och erfarenhet Anbudsgivaren ska redovisa tidigare erfarenhet av liknande verksamhet. Referenser ska lämnas avseende två (2) liknande uppdrag, uppdragen ska ha utförts under 2009-2014. Kontroll av referenser kan komma att ske. Information om referenser ska lämnas i fritextsvaren nedan, av varje svar ska framgå: * Uppdragsgivare som uppdraget utförts för * Den tid som uppdraget utfördes inom * Typ av uppdrag och omfattning * Namn på referenten samt telefonnummer och e-post adress till referenten Anbudsgivaren ska tillse att kontaktuppgifter till referenten är korrekta. Observera! Det som eftersöks är referensuppdrag utförda för två (2) separata uppdragsgivare och därmed ska även referenterna utgöras av två (2) separata personer. Referens ett (1) Uppdragsgivare Referens ett (1) Den tid som uppdraget utfördes inom Referens ett (1) Typ av uppdrag och omfattning Referens ett (1) Namn på referenten samt telefonnummer och e-post adress till referenten Anbudsgivaren bekräftar att alla nödvändiga uppgifter för referensen lämnats ovan (/ svar) Utskrivet: 2014-04-17 11:12 Sida 2 av 5
Kravgräns Referens två (2) Uppdragsgivare Referens två (2) Den tid som uppdraget utfördes inom Referens två (2) Typ av uppdrag och omfattning Referens två (2) Namn på referenten samt telefonnummer och e-post adress till referenten Anbudsgivaren bekräftar att alla nödvändiga uppgifter för referensen lämnats ovan (/ svar) Kravgräns 11.2.1. Organisation, Bemanning och personalens kompetens Anbudsgivaren ska beskriva hur denne avser att organisationen för uppdragets genomförande ska se ut och vilken bemanning Anbudsgivaren kommer att ställa till Beställarens förfogande. Beskrivningen ska vara i enlighet med i förfrågningsunderlaget angivna krav, mål och syfte med verksamheten. Bedömning av beskrivning av Organisation och bemanning: Anbudsgivaren ska lämna en redogörelse för organisation och bemanning. Anbudsgivarens beskrivning bör omfatta tydlig och tillräcklig information om minst: - sin tilltänkta organisationsstruktur - sin tilltänkta bemanning - hur anbudsgivaren avser säkerställa att tillräckliga resurser med rätt kompetens tillförs organisationen i rätt tid Personalens kompetens Anbudsgivaren ska nedan namnge de personer som kommer att genomföra uppdrag för Leverantörens räkning samt ange den erfarenhet och utbildning som är relevant för respektive person och för uppdragets genomförande, som möter de krav som ställts i upphandlingen. Det är av stor vikt att offererade personer har kompetens för åtgärder inom natur- och kulturmiljövård. Detsamma gäller underhålls- och reparationsarbeten för byggnader och anläggningar så som spänger, utsiktstorn eller liknande. Vid utvärdering kommer en bedömning att göras gällande om offererade personer kan anses ha tillräcklig kunskap och kompetens för att genomföra uppdrag inom denna del. Målet är att Beställaren alltid ska ha tillgång till rätt styrning, rätt organisation och rätt kompetens för genomförande av Uppdraget. Anbudsgivaren ska i fritextsvaret nedan redogöra för organisation och bemanning. Anbudsgivarens lämnade svar kommer att bedömmas och poängsättas enligt vad som framgår i Delområde I. Bilaga 1. Utvärderingsmodell. Anbudsgivaren beskrivning av organisation och bemanning Anbudsgivaren ska namnge de personer som avses utföra uppdraget och för deras utbildning och kompetens i relation till i upphandlingen ställda kompetens- och kunskapskrav Utskrivet: 2014-04-17 11:12 Sida 3 av 5
11.3. Material och varor 11.3.1. Förbrukningsmaterial för förvaltningsobjektens drift Leverantören ska anskaffa förbrukningsmaterial och varor för uppdragets utförande. Sådant material ska redovisas separat vid fakturering. 11.3.2. Varor som tillhandahålls av Beställaren Beställaren har från tid till annan ramavtal med leverantörer av olika material och varor. Beställaren förbehåller sig rätten att utnyttja sådana avtal och Leverantören är skyldig att använda sig av de varor som Beställaren tillhandahåller. I samband med uppdragsgenomgång ska det närmre anges vilka varor som tillhandahålles för utförandet av uppdraget och hur Beställaren ska tillhandahålla dessa varor. Leverantören ska för varor som tillhandahålls hålla maskiner och personal för lossning av godset, utföra mottagningskontroll och omgående anmäla eventuella fel och brister till Beställaren 11.4. Rapportering till Beställaren 11.4.1. Handlingar och uppgifter från Leverantören Leverantören ska skyndsamt efter begäran från Beställaren lämna in de handlingar, register och andra uppgifter som överlämnats till Leverantören i anslutning till uppdragets inledning, som tillkommit som ett resultat av uppdraget eller som under uppdragstiden särskilt beställts av Beställaren. Leverantören ska i samband med fakturering till Beställaren överlämna erhållna varugarantier för anskaffade varor eller material. Vid tillsyn ska driftsnoteringar alltid göras i rekreationsplan senast en månad efter utfört arbete. Driftsnoteringar ska kunna användas som underlag vid bedömning av förvaltningsobjektets status samt om beslut om eventuella åtgärder. Varje besök ska dokumenteras i rekreationsplan. Rapportering avseende avvikelser, behov av underhåll och utfört underhåll ska göras i rekreationsplan. Rekreationsplaner ska föras digitalt i det dataprogram som Beställaren tillhandahåller och ska tillställas Beställaren i samband med fakturering samt inom en vecka efter anmodan. 11.5. Leveransvillkor 11.5.1. Prestationsvite Vid Leverantörens underlåtelse att utföra avtalad drift- eller underhållsåtgärd, Beställaren skriftligen har påtalat detta och rättelse ej skett inom fem arbetsdagar, har Beställaren rätt att av Leverantören erhålla vite om 5.000 kr för varje påbörjad vecka och förvaltningsobjekt, som avtalad drift- eller underhållsåtgärd uteblir. 11.5.2. Vite vid försening Leverantören ska till Beställaren utge vite med 5.000 kr för varje påbörjad vecka varmed överlämnande av underlag enligt vad som framgår under rubrik Rapportering till beställaren blivit fördröjt. Utskrivet: 2014-04-17 11:12 Sida 4 av 5
11.6. Miljömål Fossilbränslefritt 2020 Anbudsgivaren ska redogöra för hur denne avser att bedriva sin verksamhet för att bidra till att Beställarens uppnår målet att alla transporter senast år 2020 vara helt fossilbränslefria. Sådan redogörelse bör redovisa handlingsplaner med uppställda mål och delmål samt tidsplaner. Anbudsgivaren ska också redogöra för de fordon som ämnas användas i persontransporter med följande information: Typ av fordon (personbil, minibuss mm). Vilket bränsle fordonen drivs med. Ett nationellt genomsnitt kommer att användas som schablon för utvärdering. Vilket medför att fordon med gasdrift räknas som 66.2 % fossilbränslefritt och fordon med etanoldrift räknas som 73.4 % fossilbränslefritt. Bensin räknas som 3.3% fossilbränslefritt och diesel räknas som 4.7 % fossilbränslefritt. Anbudsgivaren ska i fritextsvaret nedan redogöra för det som efterfrågas i denna del. Anbudsgivarens lämnade svar kommer att bedömmas och poängsättas enligt vad som framgår i Delområde I. Bilaga 1. Utvärderingsmodell. Anbudsgivarens beskrivning av hur måluppfyllnad avseende fossilbränslefritt 2020 ska uppnås samt för vilka fordon som kommer att användas vid utförandet av uppdraget 11.7. Anbudspris Anbudspris ska lämnas i Delområde I. Bilaga 1. Utvärderingsmodell. 11.8. Utvärdering av lämnade svar Allmänt om utvärdering av inlämnade svar Utvärdering av Anbudsgivarens lämnade svar kommer att ske enligt tydligt angivna kriterier och genom poängsättning, detaljerad information för bedömning av de olika delarna återfinns i Delområde I. Bilaga 1.Utvärderingsmodell.!Observera! att information om hur utvärderingen går till ligger på ytterligare flikar i exceldokumentet för utvärdering och framkommer ej av första fliken. 11.9. Acceptans av ska-krav Anbudsgivaren intygar att denne uppfyller och accepterar samtliga ska-krav för delområde I. Arbete på timbasis. Anbudsgivaren intygar att denne uppfyller och accepterar samtliga ska-krav för delområde I. Arbete på timbasis. (/ svar) Kravgräns Utskrivet: 2014-04-17 11:12 Sida 5 av 5