E-faktura till offentlig sektor Eva Lindblom Anderz Petersson Offentliga rummet 2 juni 2015 Visby
ESV:s arbete kring e-handel och digitalisering E-handel i staten leda och samordna Effektivisera interna processer Samordnad leverantörs-anslutning Följa upp nyckeltal/resultatindikatorer Färdplan PEPPOL Nya ramavtal? Öka användning av PEPPOL Nationell spridning av PEPPOL i fokus Fortsatt leda OPENPEPPOL Postaward community E-SENS leder svenska arbetet Fokus att genomföra piloterna Informera bredare om möjligheterna för intresserade i andra områden Digitalisering Stabsroll att stödja Näringsdepartementet Uppdrag kring ITkostnader, riskprojekt och IT-mognad Nyttofokus säkerställa att effekter realiseras 3
EU-kommissionen driver på om e-faktura med nytt direktiv Obligatoriskt 2018 för upphandlande myndigheter och enheter att acceptera elektroniska fakturor i de format som överensstämmer med ny europeisk standard. Möjligt för enskilda medlemsländer att införa mer långtgående reglering än vad som krävs i direktivet. Svensk lagstiftningen behöver anpassas på grund av EU-direktivet. Finns då möjlighet att se över om andra insatser kan göras för att främja ökad e-fakturering. 4
Regeringen vill gå ett steg längre med e-fakturering E-fakturering bidrar till högre kvalitet och effektivitet i verksamheten och kan också bidra till att minska miljöpåverkan. Uppdrag till ESV om analys av konsekvenser av eventuellt krav på e-fakturering för fakturor som skickas till offentlig sektor. - Bred förankring hos intressenter. - Ge förslag till stödåtgärder. - Följa upp realiserade effekter. Avrapportering senast 31 maj. 5
Frågeställningar krav på enbart e-faktura till off. sektor Vilka kostnader och nyttor uppstår för köpare resp. säljare? Tid, Pengar, Kvalitet, Miljö Vad bör omfattas av ett sådant krav? Eventuella undantag? Vad är en lämplig tidsplan? Behövs det stödåtgärder vid genomförandet? Andra synpunkter och förslag? 6
Många tog chansen att påverka Dialogmöten 10 och 20 mars Remissmöte via SKL Synpunkter via webb Möten och intervjuer E-post 7
Några övergripande slutsatser Enbart e-faktura till offentlig sektor från nov 2018 Bra med lagkrav för att realisera de nyttor som finns Olika typer av stöd behövs under ett flertal år E-faktura är hanterbart för små företag 8
Varför lagkrav? Efter 10 år med e-faktura inom offentlig sektor återstår mycket att önska vi kan bättre Hög tid att ta hem nyttorna Det verkar finnas en bred samsyn om att tiden är mogen 9
Bra för alla, men lagkravet mest för kommuner och landsting 213 1336 378 Statliga myndigheter Kommuner och landsting Varu- & tjänsteleverantörer (mnkr) 10
Vad döljer sig bakom siffrorna? Kostnader Offentlig sektor Information och stöd Varu- och tjänsteleverantörer Ev. anpassning av IT-stöd Nyttor Tidsbesparingar Slipper kostnad skanna fakturor Brev- & portokostnader 11
Konsekvenser för miljön Det finns en positiv miljöpåverkan i form av minskade koldioxidutsläpp och minskad energiförbrukning. Sambanden är komplexa och mångfacetterade Effekterna reduceras kraftigt om e-fakturor skrivs ut Förändrade arbetssätt kan ge ringar på vattnet för andra digitala lösningar 12
Fortsatt arbete bör ha fokus på nyttorealisering Det är en utmaning för alla aktörer att fatta beslut om hur frigjord tid ska användas ESV kan få ett utvidgat uppdrag att stödja myndigheternas nyttorealisering Ska kommuner och landsting delta i ett sådant arbete? 13
Ett datum för alla november 2018 ESV föreslår att regeringen kan överväga att ge undantag under 2 år för företag < 5 anställda 14
Tidplan i sammanhang 2015 2016 2017 2018 2019 EU-initiativ Standardiseringsarbete PC 434 Maj 2017 Standard publicerad Nov 2018 Deadlines Dir 2014/55 Nov 2019* Reglering i Sverige Färdplan PEPPOL Beslut ESV föreskrift Lagstiftningsarbete Svensk lag beslutad Föreskrift PEPPOL träder i kraft Svensk lag träder i kraft Stödjande åtgärder Sverige Upphandling av ramavtal för e-handel Information och stöd via SFTI Leverantörer Tidigare start möjlig Förbereda, anpassa verksamhet och IT, driftsätta Leverantör redo Offentlig sektor Tidigare start möjlig Förbereda, anpassa verksamhet och IT, driftsätta Köpare redo * Möjlighet till extratid för kommuner och landsting enligt direktivet.
Tidplan i sammanhang 2015 2016 2017 2018 2019 EU-initiativ Standardiseringsarbete PC 434 Maj 2017 Standard publicerad Nov 2018 Deadlines Dir 2014/55 Nov 2019* Reglering i Sverige Färdplan PEPPOL Beslut ESV föreskrift Lagstiftningsarbete Svensk lag beslutad Föreskrift PEPPOL träder i kraft Svensk lag träder i kraft Stödjande åtgärder Sverige Upphandling av ramavtal för e-handel Information och stöd via SFTI Leverantörer Tidigare start möjlig Förbereda, anpassa verksamhet och IT, driftsätta Leverantör redo Offentlig sektor Tidigare start möjlig Förbereda, anpassa verksamhet och IT, driftsätta Köpare redo * Möjlighet till extratid för kommuner och landsting enligt direktivet.
En bred palett av stödjande insatser för att få fullt genomslag Flerårig informationskampanj Stödfunktioner via SFTI Utbildningar Telefonsupport Validering och stöd för systemleverantörer Öppen infrastruktur IT-stöd via ramavtal 17
Många bra lösningar för olika leverantörer att skicka e-faktura Leverantör Portal Virtuell fakturaskrivare Operatör Olika lösningar för företag med olika mognad Affärssystem Egen integrationsprogramvara 18
Köparen kan behöva flera lösningar som passar olika leverantörer Köpare Ofta en operatör för att ta emot e-faktura Operatör Egen integrationsprogramvara EFH-system alt inköpssystem En fakturaportal är bra för mindre företag Portal Än så länge behöver man skanna pappersfakturor Skanningtjänst 19
Översiktlig bild it-stöd för e-faktura Leverantör Köpare Portal Virtuell fakturaskrivare Operatör Operatör Affärssystem Egen integrationsprogramvara Egen integrationsprogramvara EFH-system alt inköpssystem Portal Skanningtjänst 20
PEPPOL knyter samman och river barriärerna Skapat för interoperabilitet i flera plan Stopp för samtrafiksproblem Öppna flöden underlättar anslutning 21
Öppna flöden E-faktura accepteras från alla varu- & tjänsteleverantörer. Inga skriftliga avtal eller tester. En tydlig mottagningsfunktion etablerad. Möjlighet till massanslutning. Mindre administrativt arbete. Nytt sätt med upplevelse av mindre kontroll. 22
Hur påverkas de små företagen Inledningsvis uppstår kostnader för att hantera e- fakturor i form av systemstöd och tid för att nya rutiner Det finns enkla etablerade lösningar idag som t.ex. portaler och virtuella skrivare Vi ser att portaler ska vara kostnadsfria för leverantörerna På några års sikt tror vi att nyttorna överstiger kostnaderna för de små företagen Ett lagkrav kan också innebära framväxt av nya tjänster som riktar sig till små företag som underlättar fakturering mm 23
För fortsatt diskussion Konsekvenser för företag som skickar pappersfakturor efter nov 2018 Undantag för olika typer av fakturor t.ex. sekretess Incitament för små företag att skicka e-faktura t.ex. kortare betaltider 24
Och vad händer nu då? ESV:s förslag bereds i Regeringskansliet Lagstiftningsarbete tar vid i nästa steg - åtminstone för svensk implementering av EU-direktivet - sannolikt även förbud pappersfakturor ESV fattar beslut om ny upphandling av ramavtal för e- handelslösningar Involvera er i SFTI redan nu för att lära er mer och påverka e-handel och e-fakturering i offentlig sektor 25
Avslutning ESV ser positivt på en lag om e-faktura till offentlig sektor Lagkravet föreslår vi träder i kraft i november 2018 Kritiska framgångsfaktorer är en rad olika stödinsatser och att ESV upphandlar ett nytt ramavtal för e- handelstjänster Bra för miljön, effektivisering och små företag 26
Frågor och funderingar? 27
Anderz Petersson anderz.petersson@esv.se Eva Lindblom eva.lindblom@esv.se