Guide: Uppföljning akt 990099 Fördelning stöd och 990098 Fördelning lokal 1 Innehåll: 1. Modellen för full kostnadstäckning... 1 Allmänt om modellen... 1 Fördelning av stödverksamheten i budgetprocessen... 2 Fördelning av stödverksamheten i redovisningen... 3 2. Följa upp fördelningen av stödverksamhetens kostnader och fördelningen av direkta lokalkostnader... 4 Viktiga delar av analysen... 4 3. Identifiera avvikelser och analysera dem... 5 I EOS... 5 I Raindance... 12 4. Hantera stora över- och underskott = kapitalflytt... 12 Bilagor... 13 Rapportbilaga till Uppföljning av indirekta kostnader och fördelade lokalkostnader.docs... 13 Avstämning och analys av ik och lk_mall.xlsx... 13 Guiden uppdaterad: 2016-06-22 1. Modellen för full kostnadstäckning Allmänt om modellen All kärnverksamhet (utbildning och forskning) ska bära sina egna direkta kostnader samt sin andel av de indirekta kostnaderna Direkta kostnader redovisas direkt på kostnadsbärare (aktivitet/projekt) och indirekta kostnader fördelas till kostnadsbäraren genom ett procentuellt påslag på direkt lön och drift (påläggsbas) På kostnadsbäraren samlas den totala kostnaden och den totala finansieringen. Kostnadsbäraren ska visa full kostnadstäckning Varje nivå, universitetsnivå, fakultetsnivå, institutionsnivå och (ev. avdelningsnivå) beräknar och budgeterar kostnader för sin stödverksamhet Stödverksamhetens kostnader fördelas stegvis nedåt tills kostnaderna når de slutliga kostnadsbärarna 1
2 Fördelning av stödverksamheten i budgetprocessen På varje nivå, universitetsnivå, fakultetsnivå, institutionsnivå och (ev avdelningsnivå), beräknas och budgeteras de gemensamma kostnaderna på verksamhet 91 Stödverksamheten fördelas på: 1. Utbildning 2. Ev. Uppdragsutbildning (särskild fördelning endast om det gäller större andel uppdragsutbildning och som inte nyttjar samma stöd som övrig utbildning) 3. Forskning Varje nivå vidarefördelar sin fördelade stödverksamhet till nivån under utifrån de olika organisatoriska enheternas inbördes storlek en historisk fördelningsbas På lägsta nivån där kärnverksamheten finns, fördelas den fördelade stödverksamheten på de olika verksamheterna för kärnverksamhet, 11-58, utifrån den budgeterade kärnverksamheten, påläggsbasen Resultatet av budgeterad stödverksamhet och budgeterad påläggsbas på varje institution/avdelning ger en kalkylerad påläggsprocent, som både ska användas i fullkostnadskalkyler i samband med ansökningar och offerter i redovisningen, i den sk. påläggsbokföringen Förhållandet mellan storleken på stöd- och kärnverksamheten påverkar påläggsprocenten! Den budgeterade fördelningen av stödverksamheten mellan utbildning, (uppdragsutbildning) och forskning ger de fördelningsnycklar som kommer att användas i redovisningen det kommande budgetåret
3 Fördelning av stödverksamheten i redovisningen På varje nivå, universitetsnivå, fakultetsnivå, institutionsnivå och (ev. avdelningsnivå), ska stödverksamhetens kostnader och intäkter på verksamhet 91 vid varje periodslut fördelas till kärnverksamheterna Precis som i modellen som tillämpades före 2016 görs samma fördelning mellan verksamhetsområdena i budget och utfall Nyhet! Fördelningsnycklarna importeras från EOS (före 2016 behövde de läggas in manuellt i redovisningssystemet ) Nyhet! Till skillnad mot före 2016 ska fördelning även göras inom verksamhetsområdena. Fördelningen görs utifrån de olika verksamheternas utfall - påläggsbasen Tom 2015 stannade fördelningen på verksamhetsområdena som representerades av två verksamhetsgrenar, vgren 10 (utbildning) och vgren 30 (forskning) Nyhet! Till skillnad mot före 2016 sker den slutliga fördelningen av stödverksamheten till kostnadsbärarna inom respektive kärnverksamhet. Påläggsbokföringen för indirekta kostnader (och pålägg för direkta lokalkostnader) har både debet och kreditkonteringarna på samma verksamhetskod. Nyhet! Fördelningen av verksamhet 91 görs om varje period från årets början för att inte ojämnheter i utfallet över året ska påverka fördelningen
4 2. Följa upp fördelningen av stödverksamhetens kostnader och fördelningen av direkta lokalkostnader Processen att budgetera och fördela stödverksamhetens kostnader och beräkna påläggsprocenten bygger på att samtliga gemensamma kostnader blir fördelade och fullt finansierade av den kalkylerade kärnverksamheten På avstämningsaktiviteterna för stödverksamheten och fördelade direkta lokalkostnader finns det alltså inget budgeterat resultat Om någon del i divisionen avviker från budget uppstår ett utfall på avstämningsaktiviteterna på respektive verksamhet Nyhet! Avvikelserna mellan budget och utfall finns sedan 2016 inte på egna verksamhetskoder utan utläses av på två särskilda aktiviteter, 990099 för stödverksamhetens kostnader och 990098 för lokalkostnader Det är viktigt att avstämning och analyser som görs under året görs ur ett helårsperspektiv tänk på ojämn fördelning över året! Det är viktigt att avstämning och analyser som görs vid årets slut görs ur ett flerårsperspektiv små avvikelser åt motsatt håll från år till år tar ut varandra! Hantera stora över- och underskott (mindre avvikelser balanseras mellan åren) flytta överskott av kapital till aktivitet för att använda som samfinansiering flytta underskott av kapital för att täcka med andra resultatavräknade medel Viktiga delar av analysen Utfallet för indirekta kostnader följer utfallet för direkta kostnader Om man har budgetavvikelser mellan verksamheterna så drabbar det både direkta- och indirekta kostnaderna Budgetavvikelser på kärnverksamheten syns på aktivitet 000000-990097 Kalkyldifferenser för finansiering av stödverksamhet och lokalkostnader syns på akt 990098 och 990099 beror på att påläggen har triggats på att storleken på påläggsbas har avvikit från budget Budgetavvikelser för fördelning av stödverksamheten och lokalkostnader syns på akt 990098 och 990099 och beror på att kostnaderna som påläggen skulle täcka har avvikit från budget
5 3. Identifiera avvikelser och analysera dem I EOS Då EOS innehåller alla delar för att kunna göra en analys av stödverksamhetens kostnader - budgeten, utfallet och aktuell prognos, är det i detta system utfallet ska analyseras. En samlad rapport som tydligt visar de delar som behövs för analysen håller på att utarbetas och kommer finnas färdig under hösten 2016. Tills vidare kan du följa de instruktioner som följer: I. Översiktlig avstämning av utfallet (=saldot) på akt 990099 och 990099 1. Öppna EOS, välj Ekonomi, rapporten 102. Resultat- och balansräkning 2. I den övre vänstra urvalrutan, Kostnadsställe struktur, markera en institution och eller en avdelning/kst som du vill följa upp 3. Se till att Utfallsår och Period stämmer med den uppföljning du vill göra 4. Markera den understa kontoraden, RR 5. Välj fliken Aktivitet 6. Skrolla längst ner i listan för att hitta aktivitet 990098 och 990099 7. I den undre vänstra urvalrutan, Verksamhet, väljer du att titta på utbildning och forskning var för sig genom att markera summeringsraden för verksamhetområdet 8. När Utbildning är markerat syns saldot för de båda aktiviteterna i kolumnerna till höger 9. När Forskning är markerat syns saldot för de båda aktiviteterna i kolumnerna till höger
6 10. Storleken på saldot i kolumn Avvikelse bud - utfall avgör behovet av ytterligare analys. Vid närmare uppföljning och analys rekommenderas nedan rapportuttag och beräkningar.
7 II. Uppföljning och analys av fördelad stödverksamhet akt 990099 1) Öppna Excel-mallen, fyll i vilken månad(ack) som ska följas upp 2) Spara avstämningsfilen på din dator 3) Öppna EOS, välj Ekonomi, rapporten 102. Resultat- och balansräkning 4) I Rutan Kostnadsställe struktur, markera en institution och ev. vidare till en avdelning/kst som du vill följa upp 5) Se till att Utfallsår och Period stämmer med den uppföljning du vill göra 6) Markera den understa kontoraden, RR 7) Välj fliken Aktivitet 8) Skrolla längst ner i listan för att hitta aktivitet 990099 9) Välj fliken Konto/vsh 10) Välj mått Budget ÅÅÅÅ a) Fyll i summan för Påläggsbokföring för Utbildning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Budget helår Påläggsbas i kolumnen Budget helår c) Fyll i summan för Påläggsbokföring för Forskning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Budget helår Påläggsbas i kolumnen Budget helår 11) Välj mått Budget mmm-mmm (frivillig kolumn i Excelmallen) a) Fyll i summan för Påläggsbokföring för Utbildning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Budget för perioden Påläggsbas i kolumnen Budget period c) Fyll i summan för Påläggsbokföring för Forskning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Budget period Påläggsbas i kolumnen Budget period
8 12) Välj mått Utfall mmm-mmm a) Fyll i summan för Påläggsbokföring och RR för Utbildning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Utfall period, skriv en beräkningsformel = [beloppet för Påläggsbokföring] +/- beloppet för RR], + om RR är negativt och om RR är positivt Påläggsbas i kolumnen Utfall period c) Fyll i summan för Påläggsbokföring och RR för Forskning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Utfall period, skriv en beräkningsformel = [beloppet för Påläggsbokföring] +/- beloppet för RR], + om RR är negativt och om RR är positivt Påläggsbas i kolumnen Utfall period 13) Välj mått Prognos ÅÅÅÅ (frivillig kolumn i Excelmallen) a) Fyll i summan för Påläggsbokföring och RR för Utbildning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Budget period, skriv en beräkningsformel = [beloppet för Påläggsbokföring] +/- beloppet för RR], +om RR är negativt och om RR är positivt Påläggsbas i kolumnen Prognos helår c) Fyll i summan för Påläggsbokföring och RR för Forskning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Budget period, skriv en beräkningsformel = [beloppet för Påläggsbokföring] +/- beloppet för RR], + om RR är negativt och om RR är positivt Påläggsbas i kolumnen Prognos helår 14) I tabellen erhålls nu följande upplysningar: a) Hur mycket av avvikelsen som beror avvikande fördelade kostnader och hur mycket som beror på avvikande påläggsbas b) Hur mycket påläggsprocenten skulle varit under avstämningsperioden för att saldot skulle vara noll c) Hur mycket påläggsprocenten skulle vara om prognosen på kostnader och påläggsbas håller året ut Beräkningarna i tkr i tabellen kan ge avvikelser mot saldot på Aktiviteten, +/- 1tkr.
9 10-13a 10-13b 10-13c 10-13d 10 11 12 13 14a 14b 14c
10 III. Uppföljning och analys av fördelade direkta lokalkostnader akt 990098 1) Fortsätt fyll i nedre blocket i Excell-mallen 2) Öppna EOS, välj Ekonomi, rapporten 102. Resultat- och balansräkning 3) I Rutan Kostnadsställe struktur, markera en institution och ev. vidare till en avdelning/kst som du vill följa upp 4) Se till att Utfallsår och Period stämmer med den uppföljning du vill göra 5) Markera den understa kontoraden, RR 6) Välj fliken Konto/vsh 7) Välj mått Budget ÅÅÅÅ a) Fyll i summan för konto 51120 och 51720, Lokalkostnader gem kärnv för Utbildning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Budget helår (skriv = före uträkningen och + mellan beloppen) Påläggsbas i kolumnen Budget helår c) Fyll i summan för konto 90500, Fördelade lokalkostnader kärn för Forskning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Budget helår (skriv = före uträkningen och + mellan beloppen) Påläggsbas i kolumnen Budget helår 8) Välj mått Budget mmm-mmm (frivillig kolumn i Excelmallen) a) Fyll i summan för konto 51120 och 51720, Lokalkostnader gem kärnv Påläggsbokföring för Utbildning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Budget period (skriv = före uträkningen och + mellan beloppen) Påläggsbas i kolumnen Budget period c) Fyll i summan för 51120 och 51720, Lokalkostnader gem kärnv för Forskning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Budget period (skriv = före uträkningen och + mellan beloppen) Påläggsbas i kolumnen Budget period
11 9) Välj mått Utfall mmm-mmm a) Fyll i summan för konto 51120 och 51720, Lokalkostnader gem kärnv för Utbildning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Utfall period (skriv = före uträkningen och + mellan beloppen) Påläggsbas i kolumnen Utfall period c) Fyll i summan för konto 51120 och 51720, Lokalkostnader gem kärnv för Forskning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Utfall period (skriv = före uträkningen och + mellan beloppen) Påläggsbas i kolumnen Utfall period 10) Välj mått Prognos ÅÅÅÅ (frivillig kolumn i Excelmallen) a) Fyll i summan för konto 51120 och 51720, Lokalkostnader gem kärnv för Utbildning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Prognos helår (skriv = före uträkningen och + mellan beloppen) Påläggsbas i kolumnen Prognos helår c) Fyll i summan för konto 51120 och 51720, Lokalkostnader gem kärnv för Forskning i Excel-mallens rad för Fördelade kostnader/intäkter i kolumnen Prognos helår (skriv = före uträkningen och + mellan beloppen) Påläggsbas i kolumnen Prognos helår 11) I tabellen erhålls nu följande upplysningar: a) Hur mycket av avvikelsen som beror avvikande fördelade kostnader och hur mycket som beror på avvikande påläggsbas b) Hur mycket påläggsprocenten skulle varit under avstämningsperioden för att saldot skulle vara noll c) Hur mycket saldot skulle vara om prognosen på kostnader och påläggsbas håller året ut Beräkningarna i tkr i tabellen kan ge avvikelser mot saldot på Aktiviteten, +/- 1tkr. 7-10a 7-10b 7-10c 7-10d 7 8 9 10 11a 11b 11c
12 I Raindance Avstämning Då den viktigaste ingrediensen i analysen, budgetsiffrorna, saknas i Raindance, är det inte i detta system utfallet ska analyseras. I Raindance kan man dock få en tydlig bild av utfallet på avstämningsaktiviteterna på en Saldolista. Storleken på saldot avgör behovet av ytterligare analys. 1. Gå till Uppföljning, Frågor & analys, fliken Ekonomi, välj rapporten Saldolista 2. Beställ rapporten genom att: a. Ange period för avstämningen t.ex. 2016-04 (Period) b. Ange institution (INST) eller kostnadsställe (KST) för avstämningen c. Ange att du vill stämma av aktivitet 990098-990099 (AKT) d. Ange att du inte vill se aktiviteten på verksamhet 9, #91 (VSH) e. Ange att du bara vill stämma av RR, kontotyp 3-4 (KTYP) f. Högerklicka på urvalet för motpart (MOTP), finansiär (Fin) och funktion (FUNK), välj Dölj för att få fram saldot per aktivitet utan att se detaljer om dessa dimensioner g. Högerklicka på urvalet för konto (KONTO) och välj Dölj för att få fram saldot per aktivitet utan att se de olika kontona h. Lägg ev. till verksamhetstyp (VTYP) och flytta längst till vänster (högerklicka och välj Flytta först ), så blir rapporten summerad på utbildning och forskning förutom respektive verksamhet. 4. Hantera stora över- och underskott = kapitalflytt Efter avslutad analys vid årets slut och gjord analys ska stora över- och underskott hanteras (mindre avvikelser balanseras mellan åren). Hanteringen görs genom kapitalflytt i bokföringen: Beslut om kapitalflytt fattas på institutionen/motsv. Beroende på om det balanserade resultatet är positivt eller negativt flyttas kapital till/från aktivitet 990098 och 990099 Tänk på att kapital inte får flyttas mellan verksamheter Positivt kapital kan flyttas till aktivitet för samfinansiering, samfinansieringen sker sedan i resultaträkningen. Negativt kapital flyttas till annan aktivitet inom samma verksamhet som har täckning från andra kapitalöverskott Kapital flyttas i en externbokföringsorder i Raindance, konto 20710 och koncernkod 9000
13 Bilagor Rapportbilaga till Uppföljning av indirekta kostnader och fördelade lokalkostnader.docs Avstämning och analys av ik och lk_mall.xlsx