Administrera kurser i Scoutnet

Administrera kurser i Scoutnet Scouternas Folkhögskola använder Scoutnet för att administrera anmälning, antagning, rapportering och fakturering (till viss del) av kurser som ges med scoutrörelsen som målgrupp. Det här är en manual för dig som är ansvarig för att administrera en eller flera kurser. Scouterna Post: Bo 42034, 126 12 Stockholm Besök: Instrumentvägen 19, Hägersten Telefon väel: + 46 8 568 432 00 scouterna.se

Innehåll 1. Inledning... 3 Varför Scoutnet?... 3 2. Sammanfattning... 3 3. Att anpassa anmälan till din kurs... 4 Lägga till/ändra bekräftelsemail... 4 Ändra i anmälningsformulär... 4 Öppna/stäng anmälan samt kölista... 6 Avanmäl deltagre... 6 Antagningsprocessen... 6 Deltagaravgifter... 7 Flera deltagaravgifter... 8 Tillval och etra avgifter... 8 Andra inställningar... 8 4. Kursteam... 8 Anmäl kursteamet... 9 5. Administrera kurs och kursdeltagare... 9 Hitta information om deltagare... 9 Sök deltagare... 9 Rapporter... 9 E-posta deltagare... 10 Dynamiska listor... 10 6. Under kursen... 11 Checka in och ut deltagare... 11 7. Efter kursen... 11 Fakturering... 11 Rapportering... 12 8. Checklista för kursteam... 13 2 (13)

1. Inledning Du som håller den här manualen i handen är antagligen kursansvarig eller kursledare i Scouternas Folkhögskola. Grattis till ett givande uppdrag, och tack för att du gör scoutrörelsen bättre! Vår förhoppning är att manualen innehåller allt du behöver för att sköta din kursadministration: tekniska instruktioner, folkhögskolans byråkratiska rutiner, och tips på arbetsmetoder som gör kursledningens arbete enklare. Tack för att du är kursledare! Hanna Bata och Johan Manner Varför Scoutnet? Genom att vi använder Scoutnet som kursadministrativt system ökar vi tillgängligheten för er i kursteamen att själva få den information ni behöver, till var tid. Ni får tillgång till informationen genom er egen inloggning, via datorn eller telefonen. Ni kan med andra ord lätt ha rätt information med er under själva kursen. Dessutom gör vi denna förflyttning till ett och samma system för att säkerställa att vi följer den nya GDPR-lagstiftningen. Sist men inte minst, när ni som team avslutar kursen och klickar Check ut på alla deltagare har ni rapporterat kursen klart! 2. Sammanfattning När den regionala utbildningsgruppen tillsammans med er i kursteamen beslutat att en kurs ska hållas lägger ni upp ett kursomgångsformulär med all inforamtion. Därefter skapar den regionala utbildninsggruppen ett anmälningsformulär som innehåller en uppsättning standardfrågor, tillräcklig för de flesta kurser. Till sin hjälp behöver de informatuionen ni angett i kursomgångsformuläret. Länken till detta kurstillfälle läggs in i kurskatalogen på Scouternas folkhögskola v den regionala utbildningsgruppen. Aktuellt kursteam får när detta är klart tillgång till sitt kurstillfälle i Scoutnet. Om anmälan inte har öppnats kan teamet ändra i anmälningsformuläret för att anpassa till sina unika förutsättningar (klicka på den orangea knappen bredvid formulärets namn och välj redigera ). Teamet kan se anmälingar i takt med att de kommer in via fliken sök deltagare. Här kan man också filtrera fram de som svarat på ett visst sätt i formuläret, hitta de som inte bekräftat sin anmälan, m.m. En komplett rapport med alla anmälningar i Ecelformat kan laddas ner under fliken rapporter. När anmälan har stängt, gör kursteamet sin antagningsprocess (om det är en sådan) genom att avregistrera de deltagare som inte blivit antagna, och lämnar besked till alla deltagare både de som antagits och de som inte antagits. När alla antagningsbesked skickats ut, kontaktar den kursansvariga sin regionala utbildningsgrupp, som ser till att fakturor skickas ut till kursdeltagarna. Kursansvariga 3 (13)

kan se när fakturor skickats ut och betalats via fliken Sök deltagare och i rapporten med alla deltagare. Under själva kursen använder kursteamet fliken Checka in/ut för att markera vilka deltagare som är närvarande och ej. Checka in deltagare när de kommer, och checka ut när de lämnar. Om en deltagare inte deltagit tillräckligt mycket för att vara godkänd, markera rutan ej deltagande sista gången hen checkas ut. Efter kursen, när in- och utcheckningen är klar, ska alla godkända deltagare vara markerade som deltog och alla andra som deltog ej. När det stämmer, kontaktar kursansvarig sin utbildningsgrupp som ser till att kursen rapporteras till Folkhögskolan. 3. Att anpassa anmälan till din kurs När ett kursteam fått sin kursomgång upplagd i Scoutnet av den regionala utbildningsgruppen, kan de uppdatera anmälan efter sina specifika behov. Det är viktigt att ni kommunicerar med utbildningsgruppen innan ni gör större ändringar, för att inte förstöra möjligheten att jämföra anmälningar mellan kurstillfällen. Lägga till/ändra bekräftelsemail Ofta vill vi att den som ansöker ska få en epostbekfräftelse när deras ansökan är registrerad i systemet. Funktionen för att skicka bekräftelsemail kan vara på- eller avslagen när kursteamet får tillgång till sin kurs anmälningssida, beroende på typ av kurs, region, och andra faktorer. Om du vill lägga till, ta bort, eller ändra i bekräftelsemailet går du till kurstillfällets startsida och klickar på Alternativ Aktivitetsinställningar uppe till höger. Välj fliken E-postinställningar. Figur 3:1: ändra i bekräftelsemail Under varningstet fyller du i den välkomsttet som ska stå innan sammanfattningen av deltagarens ansökan, under "sidfot sådant som ska stå efter sammanfattningen. En länk tillbaka till ansökningssidan inkluderas automatiskt. Ändra i anmälningsformulär Kursteamet kan lägga till frågor i anmälningsformuläret, till eempel för att få svar på praktiska frågor om deltagarnas ankomsttider eller fika-önskemål. 4 (13)

1. Gå till ditt kurstillfälle i Scoutnet (följ länken du fått, eller använd sökfunktionen i Scoutnet) 2. Under rubriken Anmälan till aktivitet, bredvid anmälningsformulärets namn (oftast anmälan ), klicka på knappen Alternativ, sedan Redigera Figur 3:2: Redigera anmälningsformulär 3. I redigeringsläget kan du leta fram de frågor du vill uppdatera och ändra dem, eller lägga till frågor genom att skrolla längs ner. Ändra ordning på frågor genom att dra och släppa dem För att dölja vissa frågor utifrån användarens svar på andra frågor, klicka på ögat Det finns många typer av frågor, de viktigaste är: i. Tet, där du kan välja mellan en liten eller en stor tetruta. ii. Radioknappar/rullgardinsmeny - olika sätt att låta väljaren välja ett av flera alternativ. Du börjar med att skapa en tom meny eller en tom mängd radioknappar, och lägger sedan till svarsalternativen. Det går att byta mellan radioknappar och rullgardinsmeny i efterhand. iii. Kryssruta - en kryssruta är en fråga användaren kan svara antingen ja eller nej på. Om du vill ha en flervalsfråga där användaren kan välja flera alternativ, kan du implementera det med hjälp av flera kryssrutor efter varandra. Om du gör en kryssruta obligatorisk, krävs det att användaren svarar ja för att gå vidare. Om du vill avkräva användaren antingen ett ja eller ett nej, gör en radioknappsgrupp med två alternativ och gör den obligatorisk. iv. Siiferinmatning/datum/tid - specialfält som endast tillåter siffror (bra för antal, inte bra för telefonnummer), datum, respektive klockslag. v. Prioritera val i en lista - låter användaren välja m alternativ av n tillgängliga, och rangordna sina val. Användbart för att t.e. önska föreläsningar eller rösta på fikaalternativ. vi. Val av arbetsgrupp, fakturamottagare, låt deltagaren välja en etra materiel - använd dessa i samråd med din utbildningsgrupp om du tror att ni har behov av dem. 5 (13)

Öppna/stäng anmälan samt kölista Anmälan är öppen för alla, även de som inte har ett konto i Scoutnet. Vill man anmäla sig till en kurs skapar man ett gästkonto som gör att man kan anmäla sig. I dagsläget kan man inte ställa sig på kö till en kurs. Det betyder att ni som kursteam behöver ha koll på anmälningarna så att ni kan stänga anmälan om ni har ett begränsat antal platser och inte jobbar med ansökningar (där ansökan är öppen till ett visst datum och ni sedan gör ett urval). Kontakta er regionala utbildningsgrupp när det är dags att stänga ansökan. Avanmäl deltagre Deltagare som inte kan delta på kurs kan avanmäla sig själv, så länge anmälan är öppen. Efter att anmälan är stängd kan ni i kursteamet gå in och avanmäla deltagare genom att ta bort dem från listan som ligger under fliken Individuellt anmälda deltagare. Klicka på röda krysset till höger om namnet. Obs! När en deltagare avanmäler sig efter att anmälan är stängd sker ändå en fakturering för kursen utifrån våra rutiner för avanmälan och avbokning. Om deltgaren inkommer med läkarintyg krediteras fakturan och återbetalning kommer ske. Kontakta Sara Källman på Folkhögskolan om detta är aktuellt. Antagningsprocessen Om er kurs har ansökan till skillnad från anmälan, och ni gjort urvalet kring vilka som får plats behöver ni redigera er deltagarlista inklusive kommunicera till de som fått plats resp. de som inte fått plats. Detta görs genom att ni i listan under fliken Individuellt anmälda deltagare tar bort de som inte kommer med på kursen. Klicka på röda krysset till höger om namnet. 6 (13)

Därefter skickar ni e-post med informationen ni vill kommunicera. Deltagaravgifter Troligen är er kurs konfigurerad med rätt deltagaravgifter redan från början, men om ni behöver ändra en avgift eller lägga till en alternativ avgiftsnivå är det möjligt. Under Aktivitetsinställningar går du till fliken Avgifter, och kan antingen ändra eller lägga till avgifter. OBS: Om du ändrar en avgift efter att anmälan öppnat, tänk på att alla som redan anmält sig men inte fått en faktura kommer att få den nya avgiften. Figur 3:3: Redigera deltagaravgifter För att ändra en avgift, klicka på symbolen med block och penna till höger. För att lägga till en ny, klicka på lägg till. Det finns se inställningar: Beskrivning: Namnet på avgiften t.e. deltagaravgift, funktionärsavgift, rabatterad avgift för medlemmar i Åshöjdens BK. Pris per person: Hur stor ska avgiften vara? Gäller för individuell: Bör vara ikryssad, annars kan avgiften bara tilldelas deltagare som anmäls av sin scoutkår. 7 (13)

Gäller för kårmedlem: Ointressant för kurser, eftersom scoutkårer inte anmäler kontingenter med deltagare. Publicera: Ska avgiften visas i listan med avgifter på förstasidan? Även en opublicerad avgift kan tilldelas en deltagare, men den visas inte för allmänheten. Användbart t.e. om man har subventionerade avgifter för deltagare som får stipendier. Endast admin: Dessa avgifter är aldrig tillgängliga för deltagare att välja i formulär, utan kan endast sättas av en administratör. Används med försiktighet på befintliga avgifter. FLERA DELTAGARAVGIFTER En kurs kan ha olika deltagaravgifter för olika deltagare. Det finns flera sätt att avgöra vilken deltagaravgift en specifik deltagare får: Genom anmälningsformulär: I formulär kan man lägga till en eller flera frågor som väljer rätt deltagaravgift. Använd frågetyper för flervalsfrågor (radioknappar/menyer) och lägg till svarsalternativ av typen val som anger deltagaravgift. Manuellt: Efter att en deltagare anmält sig, kan en administratör gå in i deltagarlistan och byta avgift. Om deltagaren senare går in i sitt anmälningsformulär och väljer en avgift kommer det att uppdatera det manuella valet. Standardavgift: Alla deltagare som inte tilldelats en annan avgift i sin anmälan får den avgift som är markerad som standardavgift. TILLVAL OCH EXTRA AVGIFTER Det går att sälja olika tillval via deltagaravgiftsfakturan om ni har behov av det kontakta er regional utbildningsgrupp för hjälp med inställningar. Andra inställningar Det mesta går att konfigurera i anmälningssystemet i Scoutnet, både på sätt som fungerar bra och mindre bra. Inställningar utöver de som beskrivs i den här guiden rekommenderar vi att ni inte ändrar på utan att samtala med en regional utbildningsgrupp eller folkhögskolans kansli. 4. Kursteam Alla i kursteamaet skall läggas till som administratörer. Det gör regionala utbildningsgruppen åt kursteamet. Rollen som projektledare ges till kursansvarig. Övriga i kursteamet får rollen Projektadministratör och kan se allt men inte redigera som projektledaren. Dessa roller kommer så småningom byta namn till Kursansvarig respektive Kursledare. 8 (13)

Anmäl kursteamet Alla i kursteamet skall ligga inne md behörigheter under fliken administratörer. Dessutom behöver alla i kursteamet anmäla sig också, detta av flera anledningar: Kursteamet skall också rapporteras till Folkbildningsrådet, de kommerbara med i listan om de är anmälda Ni får in kursteamets allergier och kontaktuppgifter till anhöriga i samma dokument som för deltagarna. 5. Administrera kurs och kursdeltagare Hitta information om deltagare Kursteamet behöver i många skeden i kursen ta del av information om ansökningar och deltagare. Det kan göras på flera sätt. Sök deltagare I de flesta fall är sökfunktionen din vän för att hitta den information du behöver. Här finns möjlighet att få fram en komplett lista på alla deltagare, att se påbörjade ansökningar som inte bekräftats, och att hitta deltagarnas svar på anmälingsformuläret te vilka allergier eller kontaktpersoner de angett. Rapporter Under fliken rapporter kan ni ladda ner en ecellista med alla som anmält sig. 9 (13)

I denna lista kommer alla med även de som avanmält sig. Ladda ner ecelarket och skapa en filtrering för rubrikerna. Gå till kolumnen Registrerad och Sortera A-Ö) så läggs alla anmälda (Ja) först och de som inte anmälda (Nej) sist i arket. E-posta deltagare Scoutnet har en inbyggd funktion för att skapa maillistor, som kan användas för att skicka epost till alla deltagare på en kurs. När du skapat en epostlista får du en automatgenererad epostadress som du skickar dina meddelanden till, och alla meddelanden som skickas till den adressen vidarebefordras automatiskt till alla listans medlemmar. För att skapa en epostlista går du till https://www.scoutnet.se/mailing_lists/list och letar upp den kurs du vill ha en maillista för. Du ger listan ett namn, och gör två inställningar: Fördefinierad eller privat välj om listan ska synas i Scoutnet för alla kursadministratörer eller bara för dig. Även om listan är privat kan vem som helst som får epostadressen skicka till den skillnaden är om adressen och information om listan visas när man loggar in i Scoutnet eller ej. Dynamisk eller statisk välj om listan ska uppdateras varje gång ett meddelande skickas, eller om den går till de mottagare som var relevanta när listan skapas. En dynamisk lista till alla deltagare kommer alltid att gå till de som är anmälda när ett meddelande skickas, medan en statisk lista går till de som var anmälda när listan skapas. DYNAMISKA LISTOR För att skapa en dynamisk lista definierar du ett eller flera filter som sållar fram vilka mottagare som ska få mail från listan. För att få deltagare i din kurs, går du till Sök på övriga egenskaper och letar upp din aktivitet under aktivitet. Du kan välja mellan flera anmälningsstatusar: Registrerad deltagare som är anmälda. Ej registrerad personer som har varit anmälda men avregistrerats, eller som påbörjat men inte avslutat en anmälan. 10 (13)

Deltog deltagare som checkats in och ut, och markerats som deltagande vid utcheckningen Registrerad, ej närvarande deltagare som registrerats, men inte (ännu) checkats in. Figur 5:1: Skapa filter för dynamiska maillistor 6. Under kursen Checka in och ut deltagare Som tidigare nämnts skall ni som team under själva kursen använda er av fliken Checka in/ut för att markera vilka deltagare som är närvarande och ej. Checka in deltagare är möjligt from kursens startdatum. Checka in deltagare när de kommer, och checka ut när de lämnar. Om en deltagare inte deltagit tillräckligt mycket för att vara godkänd, markera rutan ej deltagande sista gången hen checkas ut. 7. Efter kursen Fakturering När sista anmälningsdag passerat skickas fakturorna ut av Folkhögskolans administratör. Fakturan skickas till deltagaren. I dagsläget har vi inte möjlighet att deltagaren får välja om någon annan ska betala kursen utan de får lösas internt i kåren/distriktet när det är aktuellt. 11 (13)

Rapportering Efter kursen, när in- och utcheckningen är klar, ska alla godkända deltagare vara markerade som deltog och alla andra som deltog ej. Detta gör ni under fliken Checka in/ut. När all information stämmer, kontaktar kursansvarig den regionala utbildningsgruppen som i sin tur ser till att kursen rapporteras till Folkhögskolan. 12 (13)

8. Checklista för kursteam Att göra Kursteam Reg. utb. gruppen Folkhögskolan Annan Beslut att köra kurs Skapa kursomgångsformulär till hemsidan Skapa anmälan för kursen i Scoutnet Före anmälan öppnar Lägga in kursansvarig i Scoutnet Infoga anmälningslänk i kursomgångsformulär Publiera kursomgångsformulär i Kurskatalog Anpassa anmälningsformulär + e-postsvar i Scoutnet Lägga in hela kursteamet i Scoutnet Anmälan är öppen Öppna anmälan/ansökan *enligt överenskommelse Håll koll på bokningsläget Stänga anmälan Antagningsarbete i Scoutnet Kursteam anmäler sig Kommunicera till admin på Fhsk om att det är dags att fakturera Fakturering Frågor om fakturering Administrera manuell reservlista Före kursstart Avanmäla & lägg till i Scoutnet Kreditering inkl. bestämma (beroende av skäl) Ev. återbetalning Ev ekonomi Scouterna På kursen In- & utcheckning Avsluta kurs, utcheckning sista gången (ev. ej godkända) Maila RUG att kurs är administrativt avslutad Efter avslutad kurs Info till Fhsk om kurs administrativt avslutad Slutfakturering Ladda ner rapporteringsfil - till Folkbildningsrådet Arkivera kurs Radera nedladdade listor/filer 13 (13)