Begreppen bemanning och planering i Retendo 2 Två olika sätt att bemanna 3

Bemanna och Planera Begreppen bemanning och planering i Retendo 2 Två olika sätt att bemanna 3 Bemanning av ett uppdrag 3 Kursansvarig och timbudget 3 Bemanning 5 Timmar i tjänsteplaneringen 6 Planering av aktiviteter i ett uppdrag 7 Planering i fliken Aktiviteter 7 Redigera en aktivitet 7 Skapa ny aktivitet 8 Timmar i tjänsteplaneringen 8 Planering i kursens modul 9 Gå till kursens modul alternativ 1 9 Gå till kursens modul alternativ 2 9 Bemanning och planering i kursens modul 9 Delegera planering av aktiviteter 10 Tilldela behörighet 10 Delplanering 10 Bemanning direkt på en person 11 Bemanning i olika typer av uppdrag 12 Redigera, lista 13 Välj eller skapa lista (vy) 13 Redigera innehåll i listan 13 Matrisvy 14 Ta fram matrisvyn och välj kolumner 14 Redigera innehållet 14 Fyll i budget 14 Fyll i bemanning 15 Summeringar 15 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 1

Multibokning 16 Välj uppdrag 16 Välj personer 16 Arbeta med portföljer 17 Samläsning av kurser 17 Delegering av planering av samläst kurs 17 Delegera planering på en portfölj 17 Publicering 18 Låsa planering 19 Lås 19 Lås upp 19 Begreppen bemanning och planering i Retendo I Retendo används både begreppen bemanning och planering. Detta sker i olika nivåer och det finns några väsentliga skillnader. Planering (tjänsteplanering) Hela systemet handlar ju om planering och det är också rubriken i navigeringsmenyn där du tar fram listor med uppdrag och personal. Bemanning I detta läge lägger du in personer på ett uppdrag. Detta kallas i en del vyer för bokning av personal. Du bemannar uppdragen genom att boka de personer som ska vara med i dem. Du kan då också ange hur många timmar var och en ska ha i uppdraget. Planering (planering av aktiviteter i ett uppdrag) Ett uppdrag detaljplaneras genom att definiera aktiviteter i det. Är det en kurs, kan du t.ex. lägga in aktiviteter som föreläsningar, handledning, m.m. Du kan själv definiera vilka aktiviteter som ska finnas och lägger in personer och tid på dem. Om du endast gör en bemanning, så är det de timmar som du anger där som används i beräkningar i tjänsteplaneringen. Men gör du en planering av aktiviteter, är det istället de timmar som anges där som används i tjänsteplaneringen. Det går att blanda detta arbetssätt och endast göra bemanning för en del personer och specificera aktiviteter för en del andra i samma uppdrag, men det är inte att rekommendera. Summeringarna av uppdragets tid stämmer då inte i alla vyer. I en del visas endast bemannad tid och i en del andra endast aktiviteter. Så du bör välja att antingen endast göra en bemanning genom att boka personer och ange total tid för var och en av dem i uppdraget, eller att lägga alla personer som ska vara med i uppdraget på aktiviteter. Bemanning och planering av aktiviteter på ett uppdrag kan också delegeras till någon annan person, t.ex. den som är kursansvarig eller projektansvarig. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 2

Två olika sätt att bemanna Du kan ha två olika angreppssätt för att boka personer och planera in dem på uppdrag. Det ena är att utgå från ett uppdrag och där boka personer och planera in dem med total tid för uppdraget eller gå vidare och skapa aktiviteter i uppdraget. Det andra är att utgå från en person och i tjänstgöringsplanen för personen lägga in uppdrag och tid. Båda sätten tas upp i denna manual och vi börjar med att gå igenom hur man utgår från ett uppdrag, för att bemanna det. Även andra sätt för bemanning genom en matris eller multibokning visas längre ner i denna manual. Bemanning av ett uppdrag Här ges ett exempel på bemanning av en kurs, men bemanning av andra uppdrag sker på samma sätt. Kursansvarig och timbudget Ta fram Planering / Uppdrag / Förteckning. Klicka där på den kurs som ska bemannas. Du får då en vy med ett antal flikar med information om kursen. Klicka på pennan, för att redigera uppdraget. Du får då en vy med tre flikar Bemanning, Allmänt och Kursdata. Det som är markerat med blå färg är fält som måste vara ifyllda, men då kursen är inläst från Ladok, är dessa redan ifyllda. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 3

I fliken Allmänt finns det två saker som är bra att fylla i. Det ena är vem som är kursansvarig. Klickar du i fältet Ansvarig då det är tomt, får du en lista med all personal och väljer där önskad person. Det andra som du bör fylla i är en timbudget, dvs totalt antal timmar som du vill att kursen ska bemannas med. Klicka på den gröna knappen med ett plus för Budgetperioder. I fälten som då dyker upp skriver du in ett värde i Timmar. Du behöver inte ange några datum i From och Tom, utan perioden blir hela kursperioden. Är det ett projekt kanske du vill fördela olika antal timmar i olika perioder. Då kan du lägga till flera budgetperioder och ange datum i From och Tom och fördela timmar till de olika perioderna. I fliken Kursdata ser du lite information om kursen, såsom anmälningskod, studieort, etc., men det är inget som du ska ändra där. Planeringstal och registrerat antal studenter kommer att läsas in från Ladok. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 4

Bemanning I fliken Bemanning lägger du till vilka personer som ska vara med och kan också tilldela dem timmar. Detta är dock valfritt. Ska du sedan göra en detaljplanering med aktiviteter, bör du istället specificera timmar där. Men ska detaljplaneringen delegeras till någon annan, kanske du här vill göra en bemanning, för att ange vilka som ska vara med och gränser för hur mycket. Men hela bemanningen kan också överlåtas till den som du delegerar uppdraget till, se manualen Delegerad planering. Här nedan visa dock hur du kan göra en bemanning i fliken Bemanning. Finns det inga tomma fält för personer, klickar du på grön knapp med plus, för att lägga till en ny rad. Klicka sedan i ett tomt fält under Personer och välj önskad person i listan. Ska tiden anges i timmar, skriver du in det direkt i fältet i kolumnen Bemanning. Vill du istället ange tiden i procent av heltid eller procent av bemanningsbar tid, klickar du på pennan till höger om Bemannings -fältet. Då får du en ruta där du kan specificera bemanningen. I fältet Bemanning markeras det sedan med ett antal punkter. Du kan även ange datum, men det normala för en kurs är nog att man inte anger datum. Då fördelas den bemannade tiden över hela uppdragets tidsperiod. Men för projekt vill du kanske ange flera tidsperioder och lägga in olika antal timmar eller procentsatser. Status kan ha tre värden (det normala är Bekräftad ): Preliminär. Timmarna räknas inte med i summeringar. Gul färg i beläggningen. Bekräftad. Timmarna räknas med i summeringar. Grön färg i beläggningen. Avslagen. Timmarna räknas inte alls med och visas inte i beläggningen. Observera att kursansvarig person (dvs den du angav i fliken Allmänt ) inte kommer in i bemanningen automatiskt, utan du får själv lägga in personen. När du är klar med alla flikar, klickar du på Spara-knappen. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 5

Timmar i tjänsteplaneringen Då du gjort en bemanning, men inte någon detaljplanering på aktivitetsnivå, är det timmarna i uppdragets bemanning som används i tjänsteplaneringen. Du kan t.ex. se en sammanställning i vyn för uppdraget. De timmar som lagts på personerna är fördelade över hela uppdragets period. Du kan också ta fram en lista över uppdragen, t.ex. Planering / Uppdrag / Förteckning och föra muspekaren över kursen (utan att klicka). Då poppar det upp en ruta som visar bemanningen. I listan Planering / Uppdrag / Förteckning kan du längst ut till höger se Timbudget, Bemannat och Diff. Den sistnämnda är negativ, om du i bemanningen överskridit budgeten, som du la in för uppdraget. Listan är ganska bred, speciellt om det finns någon kurs med långt namn, så du kan behöva scrolla i sidled, för att se dessa siffror. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 6

Planering av aktiviteter i ett uppdrag Planering av aktiviteterna kan göras i en del olika vyer och vi går först igenom hur du använder en flik i kursens vy. Ett annat sätt beskrivs längre ner i denna manual. Planering i fliken Aktiviteter Ta fram kursen genom att gå in på Planering / Uppdrag / Förteckning och klicka på kursen. I den vy du då får, går du in på fliken Aktiviteter. Det finns redan ett antal aktiviteter inlagda som läggs in för alla nya uppdrag. Du kan ta bort de som du inte vill ha, genom att klicka på röd knapp med kryss. Du kan också lägga till nya aktiviteter, genom att klicka på den övre gröna knappen med ett plus. Redigera en aktivitet Klicka på pennan för den aktivitet som du vill redigera. Du får då en vy med tre flikar. Det är på fliken Planering som du ska lägga till de personer ( resurser ) som ska planeras in på aktiviteten. Klicka på den gröna knappen med ett plus, för att lägga till personer. I menyn under Namn finns de personer som du tidigare lagt in då uppdraget bemannades. Välj önskad person och skriv in hur många timmar denne ska ha i aktiviteten. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 7

Då du lagt in de personer som ska vara med i aktiviteten, klickar du på Spara-knappen högst upp till höger. Skapa ny aktivitet Skapar du en ny aktivitet, måste du också ange namn på aktiviteten, men sedan lägger du in personer på samma sätt som vid redigering. Timmar i tjänsteplaneringen Då du lagt in aktiviteter på en person, är det aktiviteternas timmar som gäller för den personen, istället för de timmar som angavs vid bemanningen. Ska du göra en planering på aktivitetsnivå, bör du alltså inte ange timmar vid bemanningen, utan där endast ange vilka personer som ska vara med i uppdraget, så att du sedan kan välja dem som resurser i aktiviteterna. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 8

Planering i kursens modul Ett annat sätt att göra en planering av aktiviteter är att gå till uppdragets modul. Gå till kursens modul alternativ 1 Ta fram listan Planering / Uppdrag / Förteckning och för muspekaren över kursen. Klicka där på den gröna knappen med en pil, som dyker upp längst ut till höger. Gå till kursens modul alternativ 2 Ett annat sätt att gå till en modul är att använda modulmenyn, dvs dropdown-menyn som du får genom mappsymbolen högst upp i fönstret. Klicka där på Uppdrag. Har du redan varit inne i modulen tidigare, visas den i listan och du kan direkt klicka på den. Annars klickar du på förstoringsglaset, utan att skriva in något i sökfältet. Då får du en lista över alla uppdrag och kan välja det som du vill gå till. Bemanning och planering i kursens modul Då du kommit in i kursens modul, kan du göra en bemanning och planering av aktiviteter. Hur detta görs kan du se i avsnitten Bemanning och Planering av aktiviteter i manualen Delegerad planering. Även om du inte delegerat det, gör du själv på samma sätt inne i modulen. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 9

Delegera planering av aktiviteter På en del institutioner vill man delegera planeringsarbetet. Du som planerare anger då endast vem som är ansvarig och sätter en timbudget. Eventuellt gör du också en bemanning, genom att boka de personer som ska vara med i uppdraget, men det är inte nödvändigt. Sedan tilldelar du behörighet till den som ska kunna planera uppdraget, t.ex. den person som är ansvarig. Tilldela behörighet Om du inte redan är inne i kursmodulen, tar du först fram kurslistan i Planering / Uppdrag / Förteckning. Där för du muspekaren över det uppdrag du ska delegera och klickar på den gröna knappen med vit pil, för att gå in i uppdragets modul. I modulen går du in på Hem / Behörighet. Klicka på grön knapp med plus, för att lägga till en person. I den vy du då får, klickar du på förstoringsglaset intill Namn och pekar sedan ut önskad person. Klicka därefter på Spara-knappen med en penna, för att spara namn och gå vidare. Du får då ett fält för Roll. Klicka på förstoringsglaset och välj Planerare. Klicka därefter på Spara-knappen. Delplanering Den person som du satt som planerare för uppdraget, kan på sin sida ta fram uppdragets modul och göra en bemanning eller detaljerad planering med aktiviteter. Det är också möjligt för denna person att lägga till fler personer i uppdragets bemanning. Detta går till på samma sätt som beskrivits för dig ovan, men tas också upp i manualen Delegerad planering, som du förmedlar till den som du delegerat uppdraget till. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 10

Bemanning direkt på en person Ska du bemanna ett helt uppdrag, utgår du från det enligt ovan. Men ska du endast koppla ett uppdrag till en specifik person, kan du istället utgår från personen. Ta fram en personallista, t.ex. Planering / Personal / Förteckning och klicka på namnet på den person som ska bemannas. I den vy du då får går du till fliken Tjänstgöringsplan. Klicka på den gröna knappen med ett plus, för att lägga till en ny bokning. Klicka på förstoringsglaset intill Uppdrag utan att skriva något i fältet. Då får du en lista på alla uppdrag och kan välja det som du ska ha. I From och Tom anger du tidsperiod. I Bemannat och Typ anger du omfattning. Status är förvalt till Bekräftad och kan vara kvar så. Klicka sedan på Spara-knappen. Uppdraget kommer då in i personens tjänstgöringsplan. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 11

Bemanning i olika typer av uppdrag I Retendo finns det tre olika typer av uppdrag kurs, projekt och löpande uppdrag. Alla dessa kan bemannas och planeras på samma sätt som det i denna manual visats för en kurs. Men du kanske gör lite olika planering ändå. T.ex. gör du troligen endast en bemanning och ingen aktivitetsplanering i löpande uppdrag. För löpande uppdrag är det inte nödvändigt att ange slutdatum för uppdragen. Då du bemannar uppdraget och anger timmar eller procentsats för en person, måste du dock ange start- och slutdatum. Om uppdraget inte har någon avgränsad tid, kan systemet annars inte fördela bemanningens tid. Är det ett uppdrag som löper år efter år, kan det vara lämpligt att sätta start- och slutdatum till 1 jan. och 31 dec. I fliken Bemanning kan du också ange resurser för Ospecificerad planering. Det kan t.ex. vara om du i ett projekt vill avsätta tid för inhyrning av konsulter, som inte finns med i systemet, eller annan tid som ska bekosta uppdraget, utan att ligga på någon specifik person. Den tid du anger som ospecificerad tid räknas med i den bemannade tiden i uppdragslistan. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 12

Redigera, lista Ska du ange kursansvarig för flera kurser är det bra att använda en lista. Välj eller skapa lista (vy) Gå till Planering / Uppdrag / Redigera, lista. Längst upp till vänster i vyn får du en meny där du kan välja mellan olika listor eller skapa en ny. Välj en lista där en kolumn för ansvarig person finns med. Finns det ingen sådan lista, skapar du en ny genom att klicka på den gröna knappen med ett plus. Du får då en ruta, där du väljer vilka kolumner som ska vara med. Välj Ansvarig och eventuellt andra kolumner som du vill ha med i din lista. Skriv också in ett namn på listan och klicka på knappen Spara. Redigera innehåll i listan Din nya lista visas och där klickar du på pennan längst upp till höger, för att kunna redigera innehållet i listan. (Endast halva pennan syns, så det kan vara lite svårt att hitta den.) För att redigera ett fält med Ansvarig, dubbelklickar du på det. Du får då en meny där du väljer önskad person. Då du lagt in alla ansvariga, klickar du på Spara-knappen. Tyvärr går det inte skriva in budget i en lista samtidigt som du lägger in ansvarig i listan. Vill du fylla i budget för flera kurser samtidigt, kan du istället använda matrisvyn. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 13

Matrisvy I matrisvyn arbetar du ungefär som i ett Excel-ark. Du har rader för uppdragen och kolumner för personalen. Har du delat in personalen i avdelningar (se manualen Avdelningar ), kan du filtrera på det och arbeta med en mindre grupp. Du kan också filtrera på en del annat och välja vilka övriga kolumner du vill ha. Här beskrivs hur du tar fram matrisvyn och kan lägga in timmar för budget och bemanna personalen. Övriga delar i matrisvyn hanteras på samma sätt, så experimentera också själv, för att se vad du kan göra. Ta fram matrisvyn och välj kolumner Gå till Planering / Uppdrag / Redigera, matrisvy. Om vyn inte har en kolumn för Budget, klickar du på knappen för att välja kolumner. I den lista du då får kan du välja vilka kolumner som ska finnas med i matrisen. Klickar du på ett alternativ som inte finns i matrisen läggs det till. Om det redan finns i matrisen, tas det istället bort. Så om Budget inte finns med i matrisen klickar du på det. Klicka sedan på knappen Stäng längst ner i listan. Redigera innehållet Klicka på pennan längst upp till höger. Då kan du sedan redigera innehåll i matrisens rutor, genom att dubbelklicka i dem. Då får du en ruta. där du kan fylla i innehåll. Fyll i budget Dubbelklicka i rutan för Budget för någon kurs. Du får då en ruta där du kan fylla i uppgifter om budgeten. Är det en kurs kanske du väljer att endast fylla i timmar, men det går också att fylla i start- och slutdatum och en notering. Du kan också välja att lägga in flera budgetperioder. Klicka sedan på Spara-knappen, så kommer budgeten in i rutan i matrisen. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 14

Fyll i bemanning Dubbelklicka på rutan i kolumnen för en person för en kurs. Du får då en ruta där du kan fylla i timmar. Om du vill kan du också fylla i datum och skapa flera bemanningsperioder. Klicka sedan på Spara-knappen, för att få in timmarna i matrisen. I kolumnerna till höger ser du en summering av bemannade timmar och en differens jämfört med budgeten. På detta sätt kan du alltså snabbt göra en enkel bemanning av uppdrag. Summeringar Längst ner i vyn får du en summering för var och en av hur mycket som är bemannat, etc. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 15

Multibokning Om du vill göra en likadan bemanning för flera personer samtidigt, kan du använda funktionen Multibokning. Du kan göra detta i vilket uppdrag som helst, t.ex. ett projekt, där flera personer ska få lika många timmar, eller administrativ tid, där alla ska få en viss procentsats av sin tjänst. Välj uppdrag Gå till Planering / Funktioner / Multibokning. I den vy du får, klickar du på pennan längst upp till höger, för att redigera uppdrag och tid. Klicka där på förstoringsglaset och sök önskat uppdrag. Fyll sedan i tidsperiod och hur stor bemanningen kan vara. Där kan du välja att fylla i timmar eller procent av heltid eller bemanningsbart. Klicka sedan på Spara-knappen. Välj personer Sedan ska du ange vilka personer som ska bemannas. Klicka på länk-knappen, för att välja personer. Du får då en sökruta, där du markerar vilka personer det ska vara. Om du vill ha nästan alla, kan du först klicka på den övre kryssrutan, för att markera alla, och sedan klicka bort de som inte ska vara med. Slutligen klickar du på knappen Utför, för att lägga bemanningen på de valda personerna. För att kontrollera att bemanningen lagts ut, kan du t.ex. gå till Planering / Personal / Tjänstgöringsplan. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 16

Arbeta med portföljer Flera uppdrag kan grupperas i en portfölj. Det kan t.ex. vara kurser som samläses eller andra uppdrag som hör ihop. Du kan dock inte bemanna en portfölj, utan bemanning och planering får ske på de olika uppdragen i portföljen. Men den bemanning som görs på uppdragen summeras till portföljen. Du kan alltså där se vilka som ingår i uppdragen och hur många timmar som ligger på dem för samtliga uppdrag i portföljen, om du t.ex. i Planering / Uppdrag / Förteckning för muspekaren över en portfölj. Samläsning av kurser Många kurser har flera kurstillfällen som samläses. Det kan t.ex. vara en kurs som både ges inom ett program och som fristående kurs. De är då två olika kurstillfällen i Ladok och har också kommit in som två uppdrag i Retendo. För att endast göra en planering, så kan du gruppera kurstillfällena i en gemensam portfölj och sedan göra bemanning och planering på ett av kurstillfällena. Delegering av planering av samläst kurs Om du ska delegera planeringen av kursen till kursansvarig, så bör du endast göra det på ett av kurstillfällena, för att underlätta för den som du delegerar till. Delegera planering på en portfölj Om det finns flera uppdrag som ligger i en gemensam portfölj och du ska delegera planeringsansvaret på dessa uppdrag till någon annan, kan du sätta behörigheten på portföljen istället för varje enskilt uppdrag. Det krävs dock lite större ansvar av den som får behörigheten att planera en portfölj. Den person som får rollen Planerare för en portfölj kan göra lite mer än en delplanerare för ett uppdrag. I portföljen arbetar man med bemanning och planering på samma sätt som du gör i hela tjänsteplaneringen. Så denna delegering bör endast göras till personer som är väl insatta i systemet. I annat fall är det bättre att delegera planeringen på varje enskilt uppdrag. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 17

Publicering Det som syns på Min sida (både för dig och andra anställda) är endast planering som är publicerad. Du kan alltså arbeta med en planering för en termin, utan att andra kan se det. När du sedan vill göra den synlig för andra, publicerar du planeringen, genom att ange ett datum för hur långt fram tjänsteplaneringen ska synas. Du behöver inte vara klar med planeringen, då du publicerar, utan du kan sedan fortsätta att arbeta vidare med den. Ta fram Planering / Funktioner / Publicera. Då får du en vy med publiceringsdatum. Klicka där på pennan längst upp till höger, så får du en ny vy, där du anger datum. Du kan också föra markören över en portfölj eller uppdrag och klicka på pennan som då dyker upp, ifall du endast vill publicera en del av planeringen. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 18

Låsa planering Det går att låsa planeringen fram till ett visst datum för att förhindra att ändringar i den görs. Detta kan du t.ex. göra för föregående års planering, då alla ändringar i utfallet är gjorda. Lås Gå till Planering / Funktioner / Låsa. Där klickar du på pennan högst upp till höger, för att redigera datum. Fyll i datum och eventuellt en notering. Klicka sedan på Spara-knappen. Lås upp Skulle du sedan efteråt komma på att något behöver ändras, går det låsa upp planeringen igen. Det gör du genom att klicka på pennan igen och ange ett tidigare datum eller lämna datumfältet tomt. Alla låsningar och upplåsningar loggas, så att det går att se vem som gjort dem. 2018-09-01 Rune Körnefors & Marika Tordenlid 19