Information om upphandling av svenska för invandrare (SFI)

Kallelse/underrättelse 2018-01-23 Kommunstyrelsens förvaltning Beslutsorgan Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdag 30 januari, klockan 8 Plats Sammanträdesrum A2 Ärenden 1. Val av justerare 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Information om upphandling av svenska för invandrare (SFI) 5. Kursorganisation för gymnasial vuxenutbildning hösten 2018 och våren 2019 (KS 2018/0034-1) 6. Likabehandlingsplan mot kränkande behandling och diskriminering för kommunal vuxenutbildning 2018 (KS 2018/0032-1) 7. Revidering av fastighetsinvesteringsprocessen (KS 2017/0357-15) 8. Beredning inför dialogsamtal med Hallands Hamnar 9. Information om ersättningsanspråk 10. Svar på motion om att premiera elever med goda studieresultat (KS 2017/0327-6) 11. Svar på motion om en samåkningsparkering vid riksväg 153/E6 (KS 2017/0321-8) 12. Svar på remiss om Verkställbarhet av beslut om bygglov, rivningslov och marklov (KS 2017/0725-2) 13. Svar på motion om att utvärdera bufféservering i kommunens innovationskök (KS 2017/0423-5) 14. Rapport regionalt samarbete 15. Rapport kurser och konferenser 16. Information från kommunstyrelsens förvaltning POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra Vallgatan 12 (hiss) 0340-880 00 212000-1249 ks@varberg.se 432 80 Varberg TELEFAX WEBBPLATS 0340-67 64 52 www.varberg.se

Beslutsförslag 2018-01-09 1 (2) Dnr: KS 2018/0034-1 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning Kursorganisation för gymnasial vuxenutbildning hösten 2018 och våren 2019 Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar 1. godkänna kursorganisation för andra halvåret 2018 och första halvåret 2019 enligt följande allmänna och ekonomiska ämnen naturvetenskapligt basår yrkesutbildning med inriktning - Omvårdnad - Barn och fritid - Bygg - Fordon - VVS - Industri, grundläggande svetsutbildning - El - Trädgård - Övriga yrkesutbildningar utifrån individuella behov lärlingsutbildning kommer att erbjudas utifrån individuella behov skapa nya utbildningspaket utifrån arbetsmarknadens behov och i samarbete mellan Arbetsmarknadsenheten, Arbetsförmedlingen och CLL. Beskrivning av ärendet Centrum för livslångt lärande, CLL, skickar i april varje år ut vuxenutbildningens utbildningskatalog via post till alla invånare i Varbergs kommun, med utbud för kommande höst- och vårtermin. Inför det utskicket arbetas kursorganisationen fram genom omvärldsbevakning och behovsanalys. Grunden för behovsinventeringen i Varbergs kommun är Arbetsförmedlingens prognos för arbetsmarknaden i Hallands län samt kontakt med anordnare, branscher och företag med flera. CLL arbetar efter konceptet efterfrågad utbildning utifrån arbetsmarknadens behov och initierar också nya utbildningar utifrån det behovet. CLL samverkar också POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra 0340-880 00 Vallgatan 12 (hiss) 432 80 Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS 212000-1249 ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS 0340-67 64 52 www.varberg.se

2018-01-09 2 (2) Dnr: KS 2018/0034-1 regionalt genom nätverksträffar och gemensamma ansökningar om statsbidrag för yrkesutbildning. CLL har utarbetat förslag till kursorganisation för andra halvåret 2018 och första halvåret 2019. Organisationen innebär en individanpassad gymnasial vuxenutbildning som erbjuds i fyra olika studieformer: studier på dagtid, flexibla studier, distansstudier samt lärlingsutbildning. Utbildning erbjuds under hela kalenderåret med möjlighet att studera inom flera pedagogiska former samt i varierande studietakt. Utifrån individens behov och önskemål är kombinationer mellan olika pedagogiska former och studietakt möjliga. Beslutsunderlag Beslutsförslag 9 januari 2018. Kommunstyrelsens förvaltning Christer Allestad Rektor vuxenutbildningen Protokollsutdrag CLL

Beslutsförslag 2018-01-08 1 (2) Dnr: KS 2018/0032-1 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning Likabehandlingsplan mot kränkande behandling och diskriminering för kommunal vuxenutbildning 2018 Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1. anta Likabehandlingsplan mot kränkande behandling och diskriminering för kommunal vuxenutbildning 2018, daterad 8 januari 2018. Beskrivning av ärendet Likabehandlingsarbetet regleras av två olika lagar. Det finns också sedan 1 januari 2015 även bristande tillgänglighet som diskrimineringsgrund. Förbudet mot bristande tillgänglighet gäller den fysiska miljön, lokaler, men också den pedagogiska och sociala miljön. Skärpningen i diskrimineringslagen ställer inte högre krav än vad Skollagen gör men denna skärpning av lagen gör att skolor kan anmälas dubbelt utifrån bägge lagarna. Bristande tillgänglighet betyder att en person med funktionsnedsättning missgynnas i en jämförbar situation med elever utan funktionsnedsättning. Varje verksamhet ska varje år upprätta en likabehandlingsplan enligt 3 kap 16 diskrimineringslagen och en plan mot kränkande behandling enligt Skollagen 6 kap 8. Planerna kan sammanföras till en plan så länge innehållet uppfyller lagarnas krav och detta har kommunal vuxenutbildning valt att göra i samarbete med utbildningsarrangörerna. Det finns en form av böter, ett vite, för skolor som inte har en plan som lever upp till diskrimineringslagens krav. Beslutsunderlag Beslutsförslag 8 januari 2018. Likabehandlingsplan 8 januari 2018 POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra 0340-880 00 Vallgatan 12 (hiss) 432 80 Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS 212000-1249 ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS 0340-67 64 52 www.varberg.se

2018-01-08 Kommunstyrelsens förvaltning Christer Allestad Rektor vuxenutbildningen Protokollsutdrag CLL Ewa Riis Rektor 2 (2) Dnr: KS 2018/0032-1

1 (18) 2018-01-08 Dnr: Centrum för livslångt lärande/cll Ewa Riis Otto Torells gata 16 C 432 80 Varberg Campus Ewa Riis, 0340-69 74 24 Likabehandlingsplan mot kränkande behandling och diskriminering för kommunal vuxenutbildning 2018 Målsättning Kommunal vuxenutbildning ska vara en utbildning där alla trivs och känner sig respekterad för den person man är. Alla medarbetare ska i sitt dagliga arbete aktivt bidra till att det demokratiska uppdraget skolan har och som uttrycks i lagar, läroplan och förordningar genomförs. Alla elever ska behandlas lika. Ingen, varken studerande eller personal, ska behöva utsättas för diskriminering eller kränkande behandling. För att uppnå detta behövs information/dialog om diskrimineringsgrunderna och om kränkande behandling och denna information/dialog ska nå alla som är verksamma inom skolan både elever och samtlig personal. Alla ska också veta till vem man vänder sig om det ändå inträffar något. Vad står begreppen för i diskrimineringslagen? En grundläggande rättighet är rätten till likabehandling. Alla som är verksamma i skolan ska ha samma rättigheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Diskriminering är när skolan på osaklig grund behandlar en elev sämre än andra elever och missgynnandet har samband med nedanstående rubriker. Trakasserier är när någon kränker en elevs värdighet. Trakasserier kan också vara av sexuell natur och kallas då för sexuella trakasserier (beröring, tafsande, skämt, bilder mm). Trakasserierna ska ha samband med nedanstående rubriker. Kön Skolan ska förebygga och förhindra att elever blir diskriminerade eller trakasserade på grund av könstillhörighet Könsöverskridande identitet eller uttryck Skolan ska förebygga och förhindra att om en elev inte identifierar sig som kvinna eller man eller att personen genom sin klädsel ger uttryck för att tillhöra ett annat kön inte blir diskriminerad eller trakasserad. Etnisk tillhörighet Skolan ska förebygga och förhindra att om man tillhör en grupp med annat etniskt ursprung eller hudfärg ska man inte bli diskriminerad eller trakasserad på grund av detta. Var och en har rätt att bestämma sin egen tillhörighet. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER. E-POSTADRESS Varbergs kommun Campus 432 80 Varberg Otto Torells gata 16 0340-880 00 TELEFAX 212000-1249 info@campus.varberg.se WEBBPLATS www.varberg.se

2 (18) 201 Dnr: Religion och annan trosuppfattning Skolan ska förebygga och förhindra diskriminering och trakasserier på grund av religion eller annan trosuppfattning. Undervisningen i skolan ska enligt läroplanen vara icke-konfessionell och skolan får inte missgynna någon på grund av religion. Funktionsnedsättning Skolan ska förebygga och förhindra diskriminering och trakasserier av elever i fysiska, psykiska eller intellektuella handikapp. Förbud mot bristande tillgänglighet är ytterligare en skärpning av diskrimineringslagen som diskrimineringsgrund. Sexuell läggning Skolan ska förebygga och förhindra diskriminering och trakasserier på grund av sexuell läggning. Rätten till likabehandling oavsett sexuell läggning gäller. Ålder Skolan ska förebygga och förhindra diskriminering på grund av ålder. Direkt diskriminering Med direkt diskriminering menas att en person missgynnas genom att bli behandlad sämre än någon annan behandlats/skulle behandlats i en jämförbar situation om missgynnandet rör någon av ovanstående diskrimineringsgrund. Indirekt diskriminering Med indirekt diskriminering menas till exempel om någon personal i skolan tillämpar en bestämmelse, ett kriterium eller förfaringssätt som framstår som neutralt men som i praktiken särskilt missgynnar någon enligt de ovan definierade diskrimineringsgrunderna. Om till exempel alla elever i en grupp får samma tid på sig att besvara ett prov diskriminerar skolan indirekt de elever som på grund av funktionshinder är i behov av längre tid. Annan kränkande behandling Detta är ett begrepp som innebär ett uppträdande som utan att vara trakasserande kränker en elevs värdighet. Detta begrepp har införts för att täcka in alla former av kränkningar även de som faller utanför diskrimineringsgrunderna exempelvis mobbing. Den myndighet som bevakar att denna lag följs och som man kan vända sig till om man anser att man blivit diskriminerad är diskrimineringsombudsmannen Skolan ska förebygga och förhindra diskriminering och trakasserier på grund av religion eller annan trosuppfattning. Undervisningen i skolan ska enligt läroplanen vara icke-konfessionell och skolan får inte missgynna någon på grund av religion. Funktionsnedsättning Skolan ska förebygga och förhindra diskriminering och trakasserier av elever i fysiska, psykiska eller intellektuella handikapp. Förbud mot bristande tillgänglighet är ytterligare en skärpning av diskrimineringslagen som diskrimineringsgrund. Sexuell läggning Skolan ska förebygga och förhindra diskriminering och trakasserier på grund av sexuell läggning. Rätten till likabehandling oavsett sexuell läggning gäller.

3 (18) 201 Dnr: Ålder Skolan ska förebygga och förhindra diskriminering på grund av ålder. Annan kränkande behandling Detta är ett begrepp som innebär ett uppträdande som utan att vara trakasserande kränker en elevs värdighet. Detta begrepp har införts för att täcka in alla former av kränkningar även de som faller utanför diskrimineringsgrunderna exempelvis mobbing. Den myndighet som bevakar att denna lag följs och som man kan vända sig till om man anser att man blivit diskriminerad är diskrimineringsombudsmannen www.do.se Vad står begreppet för i skollagen? Kränkande behandling Skolan ska också förebygga och förhindra det som i lagen benämns som kränkande behandling. Kränkande behandling är ett uppträdande som kränker en elevs värdighet, men saknar koppling till någon av diskrimineringsgrunderna. Kränkningar kan vara fysiska, verbala, psykosociala eller text- och bildburna. Kränkningar kan utföras av en eller flera personer. Även institutioner, som t ex skolan, kan genom strukturer och arbetssätt upplevas som kränkande Den som bevakar att denna lag följs och som man kan vända sig till om man upplever sig kränkt är Barnoch elevombudsmannen www.skolinspektionen.se/beo Främjande och förebyggande arbete Det är mycket viktigt att motarbeta diskriminering och kränkande behandling innan något händer. Det främjande arbetet handlar om att stärka de positiva förutsättningarna för likabehandling i skolan och behöver inte utgå från identifierade problem. Det förebyggande arbetet tar sikte på att minimera risken för kränkningar och utgå från identifierade riskfaktorer Främjande arbete som ska ske kontinuerligt Tydliga budskap från alla på skolan att kränkningar och diskriminering inte accepteras. Alla anställda på skolan iakttar i sitt uppträdande mot elever och varandra ett demokratiskt och icke-kränkande förhållningssätt. En medvetenhet ska skapas om vad kränkande behandling och trakasserier innebär Regelbundna samtal i elevgrupperna och personalgruppen om demokratiska värderingar, förhållningssätt, normer. Varje lärare har en god närvarokontroll och ansvarig lärare följer upp elevernas frånvaro noggrant.

4 (18) 201 Dnr: Återkommande samtal med eleverna där bland annat elevens trivsel på skolan tas upp. Respektive lärare har i uppdrag att kritiskt granska litteratur som ingår i undervisningen för att säkerställa att innehållet inte kan uppfattas som diskriminerande eller på annat sätt kränkande. Om möjligt, arbeta fram en elevenkät som samtliga arrangörer kan använda sig av. Förebyggande arbete som ska ske kontinuerligt Kartläggning ska ske regelbundet och kartläggningen ska sedan analyseras för att kunna identifiera risker för diskriminering, trakasserier och kränkande behandling. Om något framkommer ska skolan, ihop med eleverna, planera vilka insatser som ska genomföras. Förebyggande åtgärder ska bygga på de risker skolan har identifierat i kartläggningen. Det syftar till att avvärja de risker som finns för diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling som finns i verksamheten. Om det visar sig att en skola bara har problem som tillhör någon diskrimineringsgrund ska skolan endast sätta in förebyggande åtgärder för att avvärja risk inom detta område. Se för övrigt under varje verksamhetsområde Ansvarsfördelning Det är enligt lag rektors ansvar att -Se till att all personal och alla elever känner till att alla former av diskriminering, trakasserier och kränkande behandling är förbjudna på skolan Se till att det bedrivs ett målinriktat arbete för att främja elevers lika rättigheter och att motverka kränkande behandling, diskriminering och trakasserier. -Se till att årligen upprätta, utvärdera och revidera en likabehandlingsplan i samarbete med personal och elever. -Se till att det finns rutiner för utredning, åtgärder och dokumentation om skolan får kännedom om att kränkande behandling, trakasserier eller diskriminering förekommer och att åtgärder vidtas för att stoppa detta. Det är lärarnas/pedagogernas ansvar att -Följa skolans plan mot diskriminering/kränkande behandling. -Ifrågasätta och reflektera över de normer och värderingar som förmedlas genom undervisningen. -Ta upp planen till diskussion med alla nya elever. -Se till att rektor får kännedom om någon blir utsatt för trakasserier, kränkande behandling eller diskriminering för vidare utredning. Eleverna Som elev har man inget formellt ansvar i likabehandlingsarbetet. Däremot finns en förväntan att du som elev ska ta kontakt med personal på skolan om

5 (18) 201 Dnr: det kommer till din kännedom att någon utsätts för diskriminering, kränkande behandling eller trakasserier Folkuniversitetet utbildning i svenska för invandrare Kommunikation av planen Planen kommuniceras direkt till eleverna för sfi vid varje nybörjarstart. Likabehandlingsfrågor blir sedan en del av den dagliga undervisningen då det på ett tydligt vis kommuniceras med eleverna inom SFI-verksamheten. Detta för att bland annat kunna påvisa de kulturella skillnader som föreligger i olika delar av världen. Lärarna får på så vis in det som en del i den dagliga undervisningen. Alla lärare är ansvariga för att det sker och att det följs upp av utbildningsledaren. Elevernas delaktighet i framtagandet kommer att bli bättre; se nedanstående punkt. Likabehandlingsplanen har under året förenklats för att det ska vara tydligare och mer lättfattligt för eleverna. Eleverna meddelas även att Likabehandlingsplanen finns att tillgå i sin helhet på skolan. Den finns även översatt till olika språk. Tydliga och konkreta mål för att främja likabehandling 2018 Eleverna kommer att vara delaktiga i framtagandet och revidering av planen kontinuerligt då frågeställningar ur planen kommer att diskuteras på de språkcaféer som vi har vid ett tillfälle per månad. Detta tillsammans att pedagogerna ska ägna ett lektionstillfälle varje månad (första tisdagen varje månad). För att få elever inom sfi mer delaktiga i arbetet får vi använda oss av de kanaler som vi har tillgängligt. I de ämnen där eleverna är på plats, fysiskt i lokalerna, tas det upp som en del i undervisningen. För andra blir det genom lärplattformen Moodle där de uppmanas att ta del av likabehandlingsplanen. Det tas även upp i enkäter, introduktionsmöte och studerandesamråd. Lärarna har påbörjat att göra besök hos varandra under lektionstid och till en början väljer de själva vad de vill att den andre personen ska iaktta. I förlängningen ser lärarna att det finns möjligheter att använda sig av dessa tillfällen för att titta på elevinflytande, hur ofta läraren vänder sig mot män respektive kvinnor med mera. Tydliga och konkreta mål för att förebygga likabehandling 2018

6 (18) 201 Dnr: Skolan har inte haft några tydliga och konkreta fall. Det har förekommit tre mindre incidenter och vid två av dessa har rektor varit inblandad. Vi har då diskuterat med berörda parter. Vid det tredje tog utbildningsledare en diskussion med de som var berörda. Under 2018 kommer vi att fortsätta med samrådsmöten. Vi kommer även att göra en enkätundersökning som enbart gäller likabehandlingsfrågor. Alla enkäter kommer framledes att göras digitalt. Uppföljning, utvärdering 2017 Samrådsmöten och enkätundersökningar har genomförts under 2017. Vid samrådsmötena deltar två elever från varje grupp - efter genomfört klassmöte utan lärare. Eleverna delger utbildningsansvarig det som de vill lyfta fram från sin grupp. De får oftast svar direkt. Vissa frågeställningar behöver utbildningsansvarig dock diskutera med lärarlaget innan de får återkoppling. Lärarna får ta del av protokoll från dessa möten och alla diskuterar frågeställningar och synpunkter på kommande arbetslagsmöte. Detsamma gäller enkätsvar som besvaras enskilt och anonymt av eleverna. Efter diskussion i lärarlaget återkopplar lärarna till sina grupper. Samtal med varje elev har lärarna i samband med nationella prov. Samrådsmöten och elevenkäter är utbildningsledares ansvar och utvecklingssamtal pedagogernas. Rektor för sfi tar del av protokoll från mötena och för en dialog med utbildningsansvarig. Hermods vård och omsorg Kommunikation av planen Planen diskuteras med elever vid uppstartslektioner i början på utbildningen. Där utöver finns ett aktivt elevråd som arbetar en gång i halvåret med revidering som en punkt. Vid exempel på ex kränkning tar pedagog upp diskussion med utbildningsansvarig som kallar skyndsamt till möte med berörda parter med plan som underlag för diskussion. Vid behov kontaktas rektor. All dokumentation sparas och dagboksanteckningar har förts i enskilt ärende som lämnats till uppdragsgivare (kommunen). Utbildningsansvarig stämmer av att elevråd är aktiva och träffas. Utbildningsansvarig är även ute i lokaler i verksamheten och har ofta personliga och enskilda dialoger med elever om bland annat trivsel. Utbildningsansvarig är också ansvarig för att APL platser informeras och uppdateras om skolans värdegrund och likabehandlingsplan.

7 (18) 201 Dnr: Tydliga och konkreta mål för att främja likabehandling 2018 Utbildningsansvarig är ansvarig för att likabehandlingsplan tas upp i verksamheten, ett exempel där det förekommit obehag är metodrum, där erbjuds de elever som känner obehag av gruppövningar enskild undervisning. På APL platser med elever av ex annan religion får elever möjlighet att ex ha eget omklädningsrum eller egen tid i omklädningsrum. Vi försöker att arbeta med att alla ska ha möjlighet att nå målen. I lektionsdiskussioner tas kontinuerligt upp värderingar, etik. Ett exempel på diskussioner i klassrum kan vara hur man som undersköterska ställer sig till att inte visa sina privata åsikter till sina patienter utan alla har rätt till lika vård och omsorg oavsett kön, sexuell läggning, tidigare misstag i livet och religion. Till 2018 arbetar vi med att justera ytterligare i likabehandlingsplan för att den ska passa verksamheten. Vi har även inom företaget en värdegrund som är väldigt tydlig för anställda att arbeta utifrån. Vi arbetar aktivt med kartläggning av våra elever för att få fram det vi behöver stötta dem i i sina studier. Vi markerar tydligt i klassrum, metodrum och på APL om vi hör eller ser handling av kränkande slag med direkt markering mot den som utför handlingen, därefter samtal med utbildningsansvarig som uppföljning. Tydliga och konkreta mål för att förebygga likabehandling 2018 Vi har haft två ärenden under 2017 en elev som kränkt personal i stor utsträckning. Detta behandlades med samtal, direkta markeringar, kontakt med rektor, kallelser till rektor och utbildningschef för region syd samt många samtal och mail kring vederbörandes uppförande. Dokumentation fördes kring varje händelse samt dagboksanteckningar i Word dokument. Eleven är inte kvar i studier. Det andra tillfället handlade om elev på Bf-utbildning som i diskussioner i klassrum ventilerade åsikter om nyanlända svenskar. Detta markerades av pedagog ett par tillfällen i anslutning till lektion. Ärendet togs vidare till utbildningschef som kallade elev till samtal med pedagog för diskussion kring värderingar hos berörd elev då eleven är anställd inom barnomsorgen i Varbergs kommun som barnskötare i ett område med många utlandsfödda barn och föräldrar. Utbildningsansvarig kontaktade även elevens chef för kännedom om elevens värderingar Uppföljning, utvärdering 2017 Se ovanstående punkter. Skolan har planlagda utvecklingssamtal där bland annat punkt trivsel tas upp. Vid behov följs ärenden upp med ytterligare samtal. Vi större händelser är rektor inkopplad och vi tvekar inte heller att lämna dokumentation för polisanmälan om så behövs.

8 (18) 201 Dnr: Likabehandlingsarbetet på GRUV, Peder Skrivares skola Kommunikation av likabehandlingsplanen Vid introduktion på utbildningen informeras eleven om likabehandlingsplanen och dess innehåll. Vi trycker på vikten av en öppen och omedelbar kommunikation med skolans personal om någon uppmärksammar att annan elev blir kränkt. Samma gäller att elev som själva blir kränkta/diskriminerade direkt ska ta kontakt med skolans personal och känna sig trygg med att frågan hanteras på att klokt och riktigt sätt. Händelsen ska rapporteras till lärare eller rektor. Rektor ansvarar för att snarast utreda händelsen och ah samtal med inblandade. Om ändring ej sker, och diskriminering/kränkning upprepas kan detta leda till avstängning från studierna av elev som kränkt/diskriminerat. På möten i elevrådet, minst två tillfällen per termin, finns arbetsmiljön på skolan med som en fast punkt på dagordningen. På elevrådsmöten deltar rektor samt representanter från olika undervisningsgrupper på GRUV. Tydliga och konkreta mål för att främja likabehandling 2018 Vi arbetar kontinuerligt för att skapa en bra och trygg arbetsmiljö för våra elever. Detta gäller både den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Att ha goda relationer och en öppen kommunikation mellan elever och personal är en förutsättning för att ha en handlingsberedskap för om situationer med trakasserier eller kränkande behandling inträffar så att vi i personalen snarast får kännedom om det inträffade och kan agera. Vi kartlägger omedelbart händelsen genom samtal med berörda och skriver en plan för hur uppföljning av det inträffade ska ske för att säkerställa att upprepning av kränkningar inte sker. Viktigt i dessa samtal är också att vi från skolan klart tydliggör vad som gäller i fråga om bemötande, alls lika värde samt respekt för varandra. Konkreta mål för att förebygga diskriminering och kränkningar 2018 Vi har på GRUV en nolltolerans för kränkningar, trakasserier och diskriminering. Genom att arbeta för ett arbetsklimat och arbetsmiljö som präglas av öppenhet och goda relationer med en öppen kommunikation vill vi att alla

9 (18) 201 Dnr: våra elever ska reagera och agera om man själv eller någon annan blir illa behandlad. Våra elever ska se det som ett ansvar för alla att reagera och även känna sig trygga i vetskapen om att vi på skolan ska agera på ett tydligt och kraftfullt sätt. Händelser med diskriminering/kränkning under 2017 På GRUV har vi inga rapporterade händelser med kränkning/diskriminering under 2017 Uppföljning och utvärdering 2017 Enligt vår likabehandlingsplan ska varje rapporterad händelse med kränkning/diskriminering medföra att vi gör en plan för hur uppföljning ska ske och vem som ansvarar för denna. Vi följer upp den psykosociala arbetsmiljön med elevenkäter två gånger per år. I dessa enkäter finns frågor som rör diskriminering, kränkningar och trakasserier. På möten i elevrådet finns den psykosociala arbetsmiljön med som fast punkt på dagordningen. Folkuniversitetet gymnasiedelen Kommunikation av planen Detta sker för den gymnasiala vid varje introduktionsstart. Likabehandlingsfrågor är även en del av den dagliga undervisningen då det på ett tydligt vis måste kommuniceras med eleverna inom de gymnasiala kurserna på vuxenutbildningen. Detta för att påvisa de kulturella skillnader som föreligger i olika delar av världen och i Sverige idag. Vi får på så vis in det som en del i den dagliga undervisningen. Alla lärare är ansvariga för att det sker och det kontrolleras av utbildningsledare. Elevernas delaktighet i framtagandet kommer att bli bättre; se nedanstående punkt. Likabehandlingsplanen har under året förenklats för att det ska vara tydligare och mer lättfattligt för eleverna. På gymnasiedelen finns den förenklade versionen lättillgängligt upplagd på elevernas lärplattform (Moodle). Lärarna på gymnasiet i respektive kurs har ansvar för att den även diskuteras med eleverna på lektionstillfällen. I form av olika inlämningsuppgifter och diskussionsuppgifter (till exempel i läsningen av olika texter) tas olika

10 (18) 201 Dnr: perspektiv av likabehandling upp i de olika ämnena. Eleverna meddelas även att likabehandlingsplanen finns att tillgå i sin helhet på skolan. Den finns även översatt till olika språk. Tydliga och konkreta mål för att främja likabehandling 2018 Eleverna kommer att vara delaktiga i framtagandet och revidering av planen kontinuerligt då frågeställningar ur planen kommer att diskuteras på de språkcaféer som vi har vid ett tillfälle per månad. Detta tillsammans att pedagogerna ska ägna ett lektionstillfälle varje månad (första tisdagen varje månad). För att få eleverna inom vux mer delaktiga i arbetet får vi använda oss av de kanaler som vi har tillgängligt. I de ämnen där eleverna är på plats, fysiskt i lokalerna, tas det upp som en del i undervisningen. I exempelvis svenska/sva och i andra gymnasiala ämnen diskuteras olika perspektiv av likabehandling i texterna som läses, diskuteras och i inlämningsuppgifter som alla elever gör under kursen. För andra blir det genom lärplattformen Moodle där de uppmanas att ta del av likabehandlingsplanen. Det tas även upp i enkäter, introduktionsmöte och studerandesamråd. Lärarna har börjat att göra besök hos varandra. Till en början väljer de själva vad de vill att den andre personen ska iaktta. I förlängningen ser vi att det finns möjligheter för lärarna att använda sig av dessa tillfällen för att titta på elevinflytande, hur ofta läraren vänder sig mot män respektive kvinnor et.c. När det gäller komvux arbetas detta med, som tidigare nämnts, i texter och inlämningsuppgifter i de respektive kurserna. Tydliga och konkreta mål för att förebygga likabehandling 2018 Skolan har inte haft några tydliga och konkreta fall. Det har förekommit tre mindre incidenter och vid två av dessa har rektor varit inblandad. Vi har då diskuterat med berörda parter. Vid det tredje tog utbildningsledare en diskussion med de som var berörda. Under 2018 kommer vi att fortsätta med samrådsmöten. Vi kommer även att göra en enkät för gymnasiedelen som enbart gäller likabehandlingsfrågor. Alla enkäter kommer framledes att göras digitalt. Uppföljning, utvärdering 2017 Samrådsmöten och enkäter har genomförts under 2017. Vid samrådsmötena deltar två elever från varje grupp (efter genomfört klassmöte utan lärare). Dessa delger mig det som de vill lyfta fram från sin grupp. De får oftast svar direkt. Vissa frågeställningar behöver jag dock diskutera med lärarlaget innan

11 (18) 201 Dnr: de får återkoppling. Lärarna får ta del av protokoll från dessa möten och vi diskuterar frågeställningar och synpunkter på kommande arbetslagsmöte. Detsamma gäller enkätsvar (besvaras enskilt). Efter diskussion i lärarlaget återkopplar lärarna till sina grupper. Samtal med varje elev har lärarna i samband med nationella prov. Samrådsmöten och elevenkäter är utbildningsledares ansvar och utvecklingssamtal pedagogernas. När det gäller gymnasiedelen hanterar pedagogerna detta på olika sätt. Lärarna har samtal/uppföljning med eleverna kontinuerligt under en kurs gång. Detta sker genom uppförandet av elevernas individuella studieplan, mitterminssamtal, individuella samtal vid läxförhör och i slutet av kursen sker vanligtvis ett individuellt betygssamtal. Mer informella utvecklingssamtal sker löpande med eleverna på handledningstillfällen och vid formativ bedömning av elevernas uppgifter (vilket ofta sker digitalt). Efter avslutad kurs på komvux informeras eleverna om att de ska fylla i en utvärdering digitalt som automatiskt skickas till utbildningsledaren. ME-skolan Yrkesutbildningar Kommunikation av planen Planen visas för eleverna i samband med uppstart av en utbildning där innehållet diskuteras. Lärarna på respektive utbildningsort har ansvaret för att det görs. Eleverna har möjlighet att inkomma med synpunkter och tankar för att på det sättet skapa en lokal förankring utifrån samhället. Tydliga och konkreta mål för att främja likabehandling 2018 Under 2018 arbetar vi med ett nationellt ESF projekt där de horisontella aspekterna är integrerade i varje moment. I detta arbete kommer samtlig av vår personal vara delaktig i arbetet. De horisontella aspekterna inkluderar samtliga nedan nämnda grupperna. Till vår hjälp i detta arbete kommer vi att ha ett projektstöd i ämnet som hjälper oss att översätta teori till praktik inom ämnet. Tydliga och konkreta mål för att förebygga likabehandling 2018 Vi har inte fått någon indikation på att någon i vår verksamhet känt sig utsatt under 2017, vare sig elever eller anställda. Uppföljning, utvärdering 2017

12 (18) 201 Dnr: Vi gör utvärderingar tillsammans med våra huvudskolor under året. Eftersom vi inte är skolhuvudman så har samarbetsskolan en delaktig roll i detta arbete. Det är ett lite olika upplägg på de orter vi är etablerade. Ansvarig för att detta följs upp inom vår verksamhet/utbildning är ME-skolans ledning. MiROi Kommunikation av planen Planen visas för eleverna i samband med uppstart av en utbildning där innehållet diskuteras. Lärarna på respektive utbildningsort har ansvaret för att det görs. Eleverna har möjlighet att inkomma med synpunkter och tankar för att på det sättet skapa en lokal förankring utifrån samhället. Tydliga och konkreta mål för att främja likabehandling 2018 Under 2018 arbetar vi med ett nationellt ESF projekt där de horisontella aspekterna är integrerade i varje moment. I detta arbete kommer samtlig av vår personal vara delaktig i arbetet. De horisontella aspekterna inkluderar samtliga nedan nämnda grupperna. Till vår hjälp i detta arbete kommer vi att ha ett projektstöd i ämnet som hjälper oss att översätta teori till praktik inom ämnet. Tydliga och konkreta mål för att förebygga likabehandling 2018 Vi har inte fått någon indikation på att någon i vår verksamhet känt sig utsatt under 2017, vare sig elever eller anställda. Uppföljning, utvärdering 2017 Vi gör utvärderingar tillsammans med våra huvudskolor under året. Eftersom vi inte är skolhuvudman så har samarbetsskolan en delaktig roll i detta arbete. Det är ett lite olika upplägg på de orter vi är etablerade. Ansvarig för att detta följs upp inom vår verksamhet/utbildning är ME-skolans ledning. Movant Kommunikation av planen Planen kommer att delas ut i samband med utbildningens start. Kommunikation kommer att föras löpande med eleverna i form av mindre mentorsgrupper. Denna är planerad till en gång i månaden, där alla får chansen att ventilera eventuella synpunkter. Alla elever kommer även i kurserna diskutera kring social arbetsmiljö, kränkande behandling och arbetsrätt. Likabehandlingsplanen kommer att finns tillgänglig på anslagstavlor samt i pärmform som är lättillgänglig för alla.

13 (18) 201 Dnr: Hur ofta? Likabehandlingsplanen revideras tillsammans med lärare på APT samt med elevrådet på skolan vid årets första elevråd. Platschef arbetar kontinuerligt med att vara lyhörd för ärenden som rör att likabehandlingsplanen inte följs och leder arbetet i hur dessa ärenden hanteras och utreds. Tydliga och konkreta mål för att främja likabehandling 2018 Vi kommer att diskutera mer kring likabehandlingsplanen med eleverna på våra veckomöten, samt fortsätta liknande arbete som under 2017. Platschef tillsammans med mentorerna är ansvariga att det kommer att ske. Tydliga och konkreta mål för att förebygga likabehandling 2018 Vi kommer att diskutera mer kring likabehandlingsplanen med eleverna på våra veckomöten, samt fortsätta liknande arbete som under 2017. Platschef tillsammans med mentorerna är ansvariga att det kommer att ske. Uppföljning, utvärdering 2017 Vi planerar att följa upp och revidera planen i början av 2018. Indikerande frågor gällande psykosocial hälsa, värdegrund och bemötande finns i de elevenkäter som genomförs internt av Movant såväl som av huvudmannen. Dessa följs kontinuerligt upp av Platschef och lärarlag samt omsätts i åtgärder. I de elevundersökningar som Movant har gjort under 2017 så finns det inget som tyder på att det har varit några kränkande behandlingar Peder Skrivares skola enhet 2 Kommunikation av planen Likabehandlingsplanen gås igenom med eleverna i nära anslutning till läsårstarten (aug-sep) av platschef. Därefter tas innehållet upp när kursråd genomförs regelbundet (1gg/månad) En av lärarna är ansvarig för detta. Läraren meddelar platschef att så har skett. Eleverna får utvärdera planen mot slutet av läsåret, lärarna likaså, synpunkter inlämnas och planen revideras under sommaren och presenteras för nästa kursgrupp osv. Tydliga och konkreta mål för att främja likabehandling 2018 Personalen arbetar för att främja likabehandling genom att i alla situationer vara beredda att ingripa om de själva eller någon inom elevgruppen får kännedom om att diskriminering kan ha förekommit. Frågan lyfts till platschef som vidtar nödvändiga akuta åtgärder samt skyndsamt rapporterar det

14 (18) 201 Dnr: inträffade till rektor Vuxenutbildningen. Kön-etnisk tillhörighet-religionfunktionsnedsättning-sexuell läggning-könsöverskridande identitet-ålder kränkande behandling arbetas konkret med genom ett aktivt bemötande i klassrummet från personalens sida. Personalen reagerar om något sker som strider mot dessa. Eleverna vet att personalen kommer att ingripa. Se avsnitt Tydliga och konkreta mål för att förebygga likabehandling 2018 Vid utvärdering av underlaget i form av enkäter, nulägesanalyser och personals observationer framgick att eleverna trivdes bra på skolan och de allra flesta kände sig trygga i sin lärandemiljö. Det förekom dock vissa kränkningar mellan elever på enhet 2 och andra enheter som medförde insatser från olika personalkategorier. Det gemensamma mönstret i dessa var att eleverna hade dåliga relationer med varandra på fritiden som sedan spred sig in i skolan. Detta följdes upp av rektor som säkerställde att frågan hade hanterats och att den trygga ordningen återställd. Uppföljning, utvärdering 2017 Varje kontaktlärare har kartlagt och analyserat förhållandena i sin klass vid klassråden för att motverka diskriminering och kränkande behandling. Utifrån identifierade risker formulerades konkreta och uppföljningsbara mål. Eleverna var delaktiga i kartläggningen och analysen. Protokoll lämnades till rektor för att möjliggöra uppföljning och utvärdering av arbetet. Skolsköterska hade individuella samtal med varje elev i åk 1. Kontinuerligt skedde uppföljning genom utvecklingssamtal, EHT-s veckomöte, skolkurators samtal med elever, samt vid klasskonferenser varje termin. ASTAR Kommunikation av planen Fyra gånger per år (1 gång/kvartal) har vi en dag inplanerad där vi arbetar med planen. Vi har då grupparbeten där vi diskuterar innehållet, innebörden och vikten av planen. Ansvarig för detta arbete är Projektledare tillsammans med lärare. Elevrådet har på sin agenda att vid sina möten diskutera planen och dess innehåll. Deras sammanställning av synpunkter tilldelas Projektledaren som sedan tar det vidare med övrig personal i arbetet med planen. Planen finns i GFE och även uppsatt på vår anslagstavla. Eleverna får information samt genomgång av planen vid uppstart. Tydliga och konkreta mål för att främja likabehandling 2018 Det främjande arbetet handlar om att stärka de positiva förutsättningarna för likabehandling i verksamheten. Det syftar till att skapa en trygg skolmiljö och

15 (18) 201 Dnr: förstärka respekten för allas lika värde. Det främjande arbetet ska omfatta diskrimineringsgrunderna kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder eller sexuell läggning. Det är av stor vikt att arbetet för likabehandling blir en del av utbildningen. Vi skapar och möjliggör utrymme för diskussioner och synpunkter i det dagliga arbetet, ex. i lektioner, genomgångar, praktiska och teoretiska övningar, möten mm. Detta utöver de inplanerade dagarna, som vi har fyra gånger per år, då vi har avsätter tid för arbete med planen mot diskriminering och kränkande behandling, Allt för att främja arbete för likabehandling. Tydliga och konkreta mål för att förebygga likabehandling 2018 Alla ska uppleva skolan som en trygg plats Om någon elev känner sig trakasserad eller diskriminerad ska det utredas så fort som möjligt. Uppföljning, utvärdering 2017 Målen är uppfyllda enligt föregående likabehandlingsplan. Vi har analyserat resultatet vi fått in genom kvalitetsundersökningar som genomförts av Astar samt kommun, elevråd, samtal med elever vid individuella samtal, möten på skolan, temadagar samt inlämnade klagomål. Resultatet visar på att inga elever har rapporterat någon form av diskriminering eller kränkning. Det är bra relationer i klassrådet samt bra kontakter mellan elev och lärare. Sammansättningen är mycket god. Peder Skrivares skola lärlingsutbildningen Vi har mellan 5 10 elever årligen Frågan om likabehandling behandlas kontinuerligt vid trepartssamtal ute på arbetsplatserna. Det sker individuellt med varje elev, varje arbetsplats. Det sker löpande under året. Vi jobbar väldigt lite i grupp därav vårt fokus på individ och arbetsplats. Det är ute på arbetsplatserna det skulle kunna uppstå situationer. Vi har inte haft någon kränkning under detta året. Munkagårdsgymnasiet Kommunikation av planen I samband med utbildningsstarten informeras de studerande även om Likabehandlingsplanen. I kursen Entreprenörskap (ENTENR0) diskuterar läraren och eleverna innehållet i planen och applicerar detta på arbetslivet. Det kan vara i form av gruppdiskussioner som berör olika situationer i arbetslivet tex konflikter mellan

16 (18) 201 Dnr: anställda, konflikter mellan anställda och chefer, konflikter arbetsledare chefer. Eleverna har praktik och här diskuteras även hur praktikanter behandlas på sina praktikplatser. Vi har många kvinnor i utbildningen och i branschen är det huvudsakligen män som är chefer/arbetsledare. Hur fungerar det? Kursen entreprenörskap börjar i augusti och avslutas i december. Läraren är kursansvarig. Eleverna är delaktiga i upplägget plus att de informerar om hur de upplever branschen efter 2veckors praktik. Utbildningsledaren är ansvarig för att det genomförs. Tydliga och konkreta mål för att främja likabehandling 2018 Under ht är kursen Entreprenörskap utlagd under månaderna augusti-december och de studerande träffar kursläraren varje månad. Efter den avslutande praktiken strax innan kursavslut i maj följer utbildningsledaren upp hur praktiken har upplevts med tanke på Likabehandling. Elevernas ålder varierar mellan 26 och 55 år och detta kan leda till olika behandling. Vårt mål är att förbättra arbetssituationen för eleverna när de är på praktik. Vi misstänker att arbetsplatserna i branschen kan behöva stöd och coachning när det gäller Likabehandling Ansvarig för uppföljning av utvärderingen och fortsatt arbete under 2018 är utbildningsledaren. Tydliga och konkreta mål för att förebygga likabehandling 2018 Ingen har rapport om diskriminering eller kränkning under 2017 har kommit till vår kännedom. Om /när detta sker följer vi upp händelsen omedelbart. Ansvarig är utbildningsledaren Uppföljning, utvärdering 2017 En övergripande utvärdering om utbildningen har gjorts i november. Sammanställningen har delgetts de studeranden via It s Learning och följs upp i januari. Enligt studieplanen ska fem kurser avslutas och betygsättas senast i januari. Samtliga kurser är utvärderade. Kurslärarna ansvarar för utvärdering av kurserna. Ett samråd och ett individuellt samtal är utfört under hösten. Ett nytt samtal och samråd planeras under januari. Ansvarig är utbildningsledaren.

17 (18) 201 Dnr: Om någon blir diskriminerad/kränkt inom kommunal vuxenutbildning gäller följande Handlingsplan mot diskriminering/kränkande behandling Demokratiskt uppdrag Skolan har ett tydligt demokratiskt uppdrag som uttrycks i lagar, läroplan och förordningar. Skolan ska förmedla, förankra och gestalta demokratiska värden och motverka alla former av kränkande behandling/diskriminering. Skolan ska ge kunskaper om demokrati och värdegrund och verka för demokratiska arbetsformer. En förutsättning för att trivas, växa och utvecklas är att man känner sig trygg och respekterad för den person man är. Alla medarbetare ska i sitt dagliga arbete aktivt bidra till att genomföra det demokratiska uppdraget. Alla studerande ska behandlas lika. Ingen, varken studerande eller personal, ska behöva utsättas för diskriminering eller kränkande behandling och alla ska veta till vem man kan vända sig om det ändå skulle inträffa. På alla utbildningarna ska gälla nolltolerans avseende kränkande särbehandling, trakasserier och diskriminering av såväl anställda som elever. Om någon ändå blir kränkt/diskriminerad gäller följande: Förhållningssätt Det är allas skyldighet, både personal och elever, att reagera mot kränkande beteende och mot andra uttryck som kan upplevas som stötande. Det är allas moraliska ansvar att säga ifrån och ingripa om någon blir utsatt. Kränkande behandling/diskriminering blir aldrig bättre för att man undviker att ta itu med den tidigt och blir heller aldrig sämre av att man går in med åtgärder för att stoppa den. Ansvaret för att så sker ligger hos utbildningsanordnarens personal som sedan har en anmälningsskyldighet till ansvarig rektor på CLL. Steg 1 Direkt åtgärd Om någon uppträder olämpligt får denne omgående ett rakt besked om att beteendet varit olämpligt eller oacceptabelt. Detta ansvar ligger på samtlig personal hos utbildningsanordnaren.

18 (18) 201 Dnr: Steg 2 Åtgärdsprogram I linje med att skolan ska tillämpar en nolltolerans mot diskriminering eller annan kränkande behandling ska huvudregeln vara att alla händelser som utbildningsanordnarens personal får kännedom om ska rapportera till rektor på CLL. Rektor på CLL ska sedan rapportera till huvudmannen för utbildningen. Rektor tillsammans med utbildningsanordnaren utreder ärendet så snabbt som möjligt och vidta de åtgärder som krävs för att förhindra fortsatt kränkning/diskriminering och återrapportera till huvudmannen. Det finns inget krav på uppsåt det är effekten som avgör Vad händer praktiskt? Ett enskilt samtal förs direkt med den drabbade av utbildningsanordnarens personal och sedan med den som har utpekats till att ha utfört kränkningen. Rektor för CLL kopplas in och eleverna informeras om detta. Om rektor och utbildningsanordnaren efter detta bedömer det som lämpligt sammanförs parterna för att försöka lösa situationen. Om detta inte skulle vara en lämplig lösning fortsätter rektor ihop med utbildningsanordnaren att utreda den uppkomna situationen vidare genom att ha enskilda samtal med parterna tills kränkningarna upphör. Rektor för CLL bedömer och beslutar om när problemet är åtgärdat. Allt ska dokumenteras i en tjänsteanteckning. Om kränkningen ändå inte upphör får rektor ta ställning till om ärendet ska hänskjutas till huvudmannen för disciplinära åtgärder. Dessutom gäller att: Alla gärningar som misstänks vara brottsliga anmäls till polisen till exempel misshandel, ofredande, olaga hot, förtal sexuellt ofredande, hets mot folkgrupp. Chef/rektor på CLL står för anmälan. Alla händelser som inneburit allvarlig fara för liv eller hälsa anmäls till Arbetsmiljöverket av chef/rektor på CLL

Beslutsförslag 2018-01-18 1 (3) Dnr: KS 2017/0357-15 Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunstyrelsens förvaltning Anna-Karin Kvarnemar, +46 0731433905 Revidering av fastighetsinvesteringsprocessen Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att: 1. Godkänna revidering av regelverk för hantering och handläggning av kommunens fastighetsinvesteringar Beskrivning av ärendet En genomlysning av kommunens investeringsprocess och fastighetsorganisation gjordes under 2015 och i den revisionen ingick att revidera investeringsprocessen. Syftet med revideringen är att: Underlätta för brukare/hyresgäst att fokusera på behov och funktion. Öka kopplingen till kommunens projektstyrningsmodell Förtydliga ansvars-/arbetsfördelningen i respektive fas Förtydliga grindar och beslutsunderlag - vilka beslut som skall tas, när och av vem Kommunens fastighetsinvesteringar ska föregås av utredningar som på ett rationellt och förvaltnings-gemensamt sätt säkerställer att rätt investeringar görs vid rätt tidpunkt och på rätt plats. Arbetet med en fastighetsinvestering, från behovsanalys till överlämning ska bedrivas enligt Varberg kommuns projektstyrningsmodell. Investeringsprocessen är indelad i dessa faser: Behovsanalys Åtgärdsval Förstudie Projektutveckling Projektering Byggnation Överlämning Uppdaterad investeringsprocess berör enbart fastighetsinvesteringarna. POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra 0340-880 00 Vallgatan 12 (hiss) 432 80 Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS 212000-1249 ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS 0340-67 64 52 www.varberg.se

2018-01-18 2 (3) Dnr: KS 2017/035715 Beslutsunderlag Beslut remiss av fastighetsinvesteringsprocessen dnr: KS 2017/0357-1 Fastighetsinvesteringsprocessens reviderade beskrivningar: Övergripande Behovsanalys Åtgärdsval Förstudie Projektutveckling Projektering Byggnation Överlämning Sammanställning av hantering av remisskommentarer. Arbetsutskottet 30 maj 2017, 323. Övervägande Den reviderade fastighetsinvesteringsprocessen har varit på remiss till kommunens nämnder och bolag och deras kommentarer har inarbetats i den reviderade processen. Fastighetsinvesteringsprocessen är väl genomarbetad och förväntas kunna bidra till ökad samordning och bättre avvägningar i tidiga skeden, samt möta de krav som ställs på noggrannhet och uppföljning under alla processens faser. Den största förändringen gentemot tidigare process är införandet av en ny fas kallad behovsanalys som ersätter nämndernas tidigare arbete med åtgärdsval. Åtgärdsvalet föreslås istället utföras av kommunstyrelsen då det innehåller avvägningar kring fysisk planering, utbyggnadsplan och fastighetsstrategiska avvägningar. Denna förändring är den som mött flest synpunkter från berörda nämnder. En annan förändring i förslaget är att hanteringen av garanti i entreprenadprojekten fortsättningsvis hanteras av serviceförvaltningen istället för Varbergs Fastighets AB. Detta då serviceförvaltningen har en närmare relation till kunden, och kan samordna garantiåtgärder och entreprenadfel med övriga felanmälningar och åtgärder. Styrgruppens ekonomiska mandat regleras i reglemente och delegationsordning, och styrgruppen har således enbart ett beredande och rekommenderande syfte. Ekonomi och verksamhet Det åtgärdsval som föreslås utföras av kommunstyrelsen är förenat med en kostnad eftersom analys och utredning ska göras i ett bredare perspektiv än tidigare. Kostnader för åtgärdsval föreslås hanteras på samma sätt som förstudie, det vill säga belasta initierande nämnd om inte projektet genomförs.

2018-01-18 3 (3) Dnr: KS 2017/035715 Verksamheterna påverkas då garanti fortsättningsvis ska hanteras av serviceförvaltningen samt att kommunstyrelsen kommer få en ny fas att ansvara för i åtgärdsvalet. Samråd Den reviderade fastighetsinvesteringsprocessen har gjorts i samråd med representanter från serviceförvaltningen, Varbergs Fastighets AB och samhällsutvecklingskontoret. Kommunens nämnder och bolag har haft fastighetsinvesteringsprocessen på remiss och haft möjlighet att lämna kommentarer som har inarbetats i den reviderade versionen. Kommunstyrelsens förvaltning Magnus Sjöberg Avdelningschef Mark och exploatering Protokollsutdrag Kommunens nämnder Kommunens Bolag Anna-Karin Kvarnemar Projektledare

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Övergripande Version 2.0 Övergripande Beskrivning Fastighetsinvesteringsprocessen är ett övergripande ramverk som fastställer hur fastighetsinvesteringar ska hanteras inom Varbergs kommun. Processen fastställs av kommunstyrelsen, ägs och förvaltas av kommunstyrelsens förvaltning och har utvecklats med stöd av region Hallands projektstyrningsmodell. Processen säkerställer att fastighetsinvesteringar hanteras utifrån ett helhetsperspektiv för kommunen och beskriver vad som skall ingå i investeringens olika faser. Det övergripande syftet med beskrivningarna i investeringsprocessen är att skapa tydliga besluts - och förankringspunkter i projektets olika faser för att säkerställa en ökad kvalité i projektgenomförandet och skapa goda förutsättningar för ett bra överlämnande. Uppdatering av fastighetsinvesteringsprocessen sker en gång om året, förslagsvis i Q1, och då i samråd med eventuella revideringar av andra processer. För övriga investeringar gäller investeringsprocess beslutad 2013. Inom hamnoch gatuförvaltningen pågår ett arbete med att ta fram en projekthandbok för beskrivning av förvaltningens arbetssätt avseende investerings- och exploateringsprojekt. 1. Investeringsprocessens faser 1 (7)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Övergripande Version 2.0 Investeringsprocessen är indelad i nedan faser: Behovsanalys Åtgärdsval Förstudie Projektutveckling Projektering Byggnation Överlämning Kommunens fastighetsinvesteringar ska föregås av utredningar som på ett rationellt och förvaltnings-gemensamt sätt säkerställer att rätt fastighetsinvesteringar görs vid rätt tidpunkt och på rätt plats. Arbetet med en fastighetsinvestering, från behovsanalys till överlämning ska bedrivas enligt Varberg kommuns projektstyrningsmodell. Behovet som föranleder en fastighetsinvestering skall utredas genom en detaljerad behovsanalys tillsammans med ett åtgärdsval. Syftet är att på ett tidigt stadium klarlägga behovet, undersöka kostnadseffektiva möjligheter att åtgärda behovet, belysa tids- och beslutsaspekter samt definiera eventuellt vidare arbete med en förstudie. En central del i åtgärdsvalet är att det presenterade behovet inte nödvändigtvis tillfredsställs genom en investering, utan kan innebära att behovet tillfredsställs ex. genom en anpassning som i sådana fall genomförs via serviceförvaltningen. Rekommenderar åtgärdsvalet en investering skall beslut om förstudie fattas. En förstudie syftar till att belysa de konsekvenser som fastighetsinvesteringen innebär. Förstudien utgör underlag inför beslut om projektets genomförande eller ej. Under genomförandefasen (projektering och byggnation) justeras projektplan, upphandling genomförs och det fysiska arbetet med att förverkliga investeringen sker. Månatlig statusrapportering sker till beställaren vad gäller tid, omfattning och kostnad och berörd facknämnd får löpande återkoppling på status under genomförandefasen. Vid genomförandets avslut driftsätts fastighetsinvesteringen. I slutredovisningen ska fokus läggas på uppfyllelsen av de behov som har föranlett investeringen, hur genomförandet avlöpt och eventuella avvikelser. I denna fas överlämnas projektet till förvaltande organisation med kompletta handlingar och godkända protokoll De olika faserna i investeringsprocessen finns detaljerat beskrivna under respektive dokument, se bilagor: 1. Behovsanalys 2. Åtgärdsval 3. Förstudie 4. Projektutveckling 5. Projektering 6. Byggnation 7. Överlämning 2 (7)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Övergripande Version 2.0 2. Definition och avskrivning Med fastighetsinvesteringar avses att kommunen bygger nytt eller anpassar befintliga lokaler. En investering räknas inte som en driftkostnad eftersom det är en utgift av engångskaraktär och förväntas uppfylla en funktion under flera år. En investering finansieras antingen med lån från externa långivare som exempelvis banken, från kommunen själv eller genom extern medfinansiering. En investering som görs av annan än kommunen och som belastar kommunen i form av hyra, driftsbidrag eller dylikt, är inte att betrakta som en investering men bör behandlas och utredas på samma sätt som om kommunen svarar för investeringen. De kostnader som uppstår i samband med ränta och värdeminskning på investeringen kallas för kapitalkostnad. Kapitalkostnaden är en driftkostnad och belastar kommunens resultat. Ny-, till- och ombyggnad: Eventuellt kvarvarande värde på ersatt/ombyggd investering skrivs ner och belastar årets resultat för berörd nämnd. Den nya investeringen aktiveras i sin helhet eller som komponenter. Avskrivningskostnaderna skall spegla den faktiska resursförbrukningen/ värdeminskningen. Samma typ av objekt kan därför ha olika långa avskrivningstider beroende på hur, var och av vem anläggningstillgången används. Här måste bedömningar av den förväntade nyttjandetiden göras utifrån tidigare erfarenheter. Komponentindelning görs enligt nedan: Komponent Mark Markarbeten Grund och stomme Tak Fasad Invändiga ytskikt Teknisk installation Exempel på utgift Markinköp Schaktning, Sprängning, Dränering, Asfaltering, Stenläggning, Trädgårdsanläggning, Rör, Staket Bottenplatta, Bjälklag, Ytterväggar, Bärande innerväggar, Takkonstruktion Takpannor, Läkt, Underlagspapp, Plåttak, Hängrännor, Stuprör Träpanel, Puts, Fasadsten, Fönster, Ytterdörrar Ej bärande innerväggar, golv, innerdörrar, kök, badrum, bastu, väggbeklädnad, innertak, fönsterbrädor Värme, Ventilation, El, Vatten, Avlopp, Hiss, Låssystem, Larm, 3 (7)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Övergripande Lekutrustning och komplementbyggnad Version 2.0 Kylanläggning, Solpaneler, Belysning, Tele och data Vindskydd, Rutschkana, Klätterställning, Oisolerat förråd, Sandlåda, Gungställning, Klimatskydd för cyklar 3. Roller, ansvar och mandat 3.1. Arbetsfördelning Att passera en beslutspunkt erfordrar att kraven för beslutspunkten uppfyllts och presenterats för behörig beslutsfunktion 3.1.1. Byggnader/fastigheter Initierande nämnds förvaltning ansvarar för att genomföra en behovsanalys Utifrån behovsanalysen studeras olika val av åtgärder av kommunstyrelsens förvaltning i samråd med lokalförsörjningsprocessens taktiska beredningsgrupp för att möjliggöra en lösning, inklusive beröringspunkter i övriga processer såsom exploatering, utbyggnad, lokalförsörjning och budget. Efter åtgärdsvalets rekommendation tar initierande nämnd beslut om en förstudie ska genomföras eller inte, samt hur förstudien ska finansieras om investeringsprojektet inte godkänns av kommunfullmäktige. Kostnaden för förstudien måste i så fall belasta initierande nämnds driftbudget Kommunstyrelsen godkänner eller avslår nämndens beslut om att upprätta förstudie och ansvarar för genomförandet av förstudien. Efter genomförd förstudie beslutar initierande nämnd om att godkänna framtagen förstudierapport och besluta att nämndens investeringsplan kompletteras med den specifika investeringen. Förstudierapporten skall därefter beslutas i kommunstyrelsen. Initierande nämnd föreslår kommunfullmäktige i samband med budgetprocessen att lägga in objektet i kommunens investeringsplan med år för genomförande. Om kommunfullmäktige godkänner investeringen ansvarar kommunstyrelsen i egenskap av framtida fastighetsägare för genomförandet av investeringen. Följande organ stöder projektet under genomförandet: Projektets Styrgrupp: Styrgruppens uppdrag är att säkerställa ett kostnadseffektivt genomförande av fastställd förstudie enligt rumsfunktionsprogram, tidsplan och budget. Styrgruppen sammankallas i huvudsak vid avvikelser. Styrgruppen innefattar: beställarens ombud (tillika ordförande), förvaltningschef för berörd förvaltning, ekonomidirektör, fastighetschef, mark- och exploateringschef, projektchef utförandeorganisation och föredragande projektledare. Avvikelser i innehåll, jämfört med projektets förstudie, ska efter styrgruppsbeslut godkännas i berörd nämnd. Förvaltningschef ansvarar för att förbereda beslutsförslag för kommande beslut i berörd nämnd. Avvikelser i 4 (7)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Övergripande Version 2.0 kostnader som understiger 10% ska godkännas av kommunstyrelsen eller delegat i enlighet med gällande delegationsordning. Kostnadsöverstigande av 10 % eller 10 mnkr skall alltid beslutas i kommunfullmäktige. Projektet: Projektledaren har mandat att ta projektspecifika beslut förutsatt att det är inkluderat i projektdirektivet (omfattning, budget och tidplan). Övriga frågor lämnas till beställarens representant för ev. beslut i styrgrupp och StyrFast. Observera att det är av stor vikt att all input och kommunikation i projektet sker via lokalstrateg eller likvärdig, och inte sker från personal inom verksamheten som berörs direkt till projektorganisationen. StyrFast: För frågeställningar rörande processfrågor gällande gränsdragningar och ansvarsfördelning, om det är en anpassning eller investering etc. skall beslutas inom StyrFast (Styrgrupp för fastighetsinvesteringar). I styrgruppen ingår samhällsplaneringschef, förvaltningschef service och vd Varbergs Fastighets AB. StyrFast har mandat att resursplanera utifrån projektportföljen, ta beslut om avsteg från gällande process och hantera frågeställningar som kan påverka framtida eller pågående förstudier/projekt. 3.2. Ekonomisk ansvarsfördelning Det är alltid initierande nämnd som ansvarar för att investeringar och tilläggsäskanden lyfts i budgetarbetet, och kommunstyrelsen som framtida fastighetsägare som ansvarar för igångsättning av redan beslutade investeringsprojekt. Äskas investeringsmedel för de närmast följande tre åren ska underlaget vara komplett med utfört åtgärdsval och slutförd förstudie. För äskade investeringsprojekt för år fyra och fem i investeringsplanen ska en enkel erfarenhetsbaserad kalkyl anges som senare kompletteras med fullständiga beslutsunderlag till kommande budgetberedningar. På så vis uppnås en god informationsnivå i den sammanställda investeringsplanen. Kostnaden för genomförd behovsanalys och åtgärdsval bärs av den initierande nämnden, även om kommunstyrelsens förvaltning arbetat fram åtgärdsvalet. De utgifter som är nedlagda i det äskade projektets förstudie ska ingå i investeringens totalkalkyl. Om inte projektet erhåller budgetbeslut ska dessa utgifter belasta den initierande nämndens driftsresultat. Kommunfullmäktige beslutar om medel för en fastighetsinvestering. Detta görs i november månad och i samband med att budget och investeringsplan och fastställs. Endast i undantagsfall kan fullmäktige fatta investeringsbeslut vid andra tidpunkter. I samband med beslut om investeringsram anges även till vilken politisk instans som slutredovisning av investeringsprojektet ska ske. Om nya oförutsedda händelser eller omständigheter uppstår som gör ett projekt inaktuellt efter att det erhållit ett budgetbeslut av kommunfullmäktige, kan projektet 5 (7)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Övergripande Version 2.0 avbrytas och redan nedlagda kostnader kommer då att belasta kommunens resultat genom direktavskrivning. Reinvesteringar (för att upprätthålla fastighetens funktion) på redan befintliga fastigheter äskas av servicenämnden som ansvarar för förvaltningen av kommunens fastigheter. Kapitalkostnader för dessa investeringar belastar hyresgästerna. Om initierande nämnd behöver göra en anpassning av verksamhetens lokaler hanteras och utförs detta av serviceförvaltningen. Kostnader belastar serviceförvaltningens driftbudget det år som anpassningen sker. Vid större om- eller tillbyggnad läggs ärendet över till STYRFAST som beslutar om ärendet ska gå in i åtgärdsval hos kommunstyrelsen eller genomföras som en anpassning. Kommunstyrelsen beställer genomförandet av utförandeorganisationen. Lokalanpassningen finansieras genom ett hyrespåslag till initierande nämnd. Är anpassningen över 1 miljon kronor följs det upp av servicenämnden under punkten projekt över 1 miljon i månadsrapporten. 4. Checklistor Checklistor säkerställer att projekten arbetar metodiskt och likvärdigt. Detta är ett kvarstående arbete och med fördel inarbetas erfarenheter från projekten så att planering och uppföljning av projekten blir så tillfredsställande som det är möjligt. 6 (7)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Övergripande Version 2.0 Revideringsförteckning Kapitel/sida Orsak/ändring Alla Nytt dokument 7 (7) Version 2.0 Ansvarig Anna-Karin Kvarnemar

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Behovsanalys Version 2.0 Behovsanalys Beskrivning Initierande nämnd äger och ansvarar för behovsanalysen. Behovsanalys är det första steget i det som kan komma att bli ett investeringsprojekt och handlar om att förstå vad som är det faktiska behovet (vad behöver verksamheten) och de bakomliggande faktorerna till att behovet finns. Syftet är att säkerställa verksamhetens behov utifrån nämndens uppdrag samt förväntade förändringar på kort och lång sikt, för att kunna fatta beslut om ett åtgärdsval ska genomföras. Behovsanalysen skall även beskriva konsekvenserna om behovet inte tillgodoses. Det är viktigt att behovsanalysen belyses väl ur alla aspekter då den ligger som bas för efterkommande faser. En bristfällig behovsanalys kan innebära att ärendet blir återremitterat för revidering. Ett rumsfunktionsprogram (RFP) skall utarbetas för att finnas med som underliggande kravdokument genom hela processen. Respektive förvaltning skall ha rumsfunktionsprogram för de objekt som avses; ett RFP för ex. en skola behöver inte se ut som ett RFP för en förskola eller idrottsanläggning utan det är behoven som skall styra. Det är viktigt att löpande göra justeringar utefter de erfarenheter som fås i avslutade projekt. Även serviceförvaltningen skall ha ett RFP för sina teknikutrymmen och utöver denna ansvarar serviceförvaltningen även för att tillhandahålla en teknisk specifikation för behövda komponenter. Resultatet dokumenteras och nedanstående punkter skall belysas i behovsanalysen: Bakgrund, nuläge och behov Målbeskrivning Vilka styrande krav och förutsättningar som finns Vilka begränsningar/risker och problem/brister som finns i nuvarande situation Eventuella nyttoeffekter Nollalternativ (Konsekvens vid utebliven förändring) Jämställdhetsanalys Prioritering utifrån verksamhetens behov (enligt budgetprocessens direktiv) Schablonberäkning av investeringen för att estimera framtida hyra i samråd med kommunstyrelsens förvaltning och serviceförvaltningen Schablonberäkning av kostnad för åtgärdsval i samråd med kommunstyrelsens förvaltning Rumsfunktionsprogram (bilagd) Vid omfattning som innebär större om- eller tillbyggnad läggs ärendet över till STYRFAST som beslutar om ärendet ska gå in i åtgärdsval hos kommunstyrelsen eller genomföras som en anpassning, se övergripande beskrivning. Behovsanalys beslutas i initierande nämnd. Beslutad behovsanalys likställs med beställning och lämnas därmed över till kommunstyrelsen för åtgärdsval. Kostnad för åtgärdsval ska definieras i behovsanalysen och motsvara ett maxbelopp för kostnader i nästa fas, åtgärdsval. 1 (3)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Behovsanalys 2 (3) Version 2.0

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Behovsanalys Version 2.0 Revideringsförteckning Kapitel/sida Orsak/ändring Alla Nytt dokument 3 (3) Version 2.0 Ansvarig Anna-Karin Kvarnemar

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Åtgärdsval Version 2.0 Åtgärdsval Beskrivning Kommunstyrelsen äger och ansvarar för åtgärdsvalet. Åtgärdsvalsstudie är ett förberedande steg för val av åtgärd och grundar sig i behovsanalysen. Åtgärdsvalet kan ses som ett förarbete inför en eventuell förstudie och identifierar de frågeställningar som särskilt behöver belysas i förstudien. Kostnader för genomförande av åtgärdsvalet är framtagna i behovsanalys och belastar initierande nämnd. Förstå situationen Åtgärdsvalet utreder och definierar behovet från initierad nämnd. Det är av stor vikt att utredningen lyfter blicken från det framförda behovet i behovsanalysen. Pröva tänkbara lösningar Vid utarbetandet av lösningsalternativ analyseras på vilka sätt det identifierade behovet kan bemötas. Lösningar som innebär kombinationer av åtgärder och arbete mellan förvaltningar ska utredas varför intressenter och aktörer är en viktig del i framtagandet av lösningsalternativ. Samtliga lösningsalternativ ska redovisas med en beskrivning av hur alternativen värderas. Forma en inriktning och rekommendera åtgärder Åtgärdsvalet rekommenderar vilket/vilka av lösningsalternativen som bör arbetas vidare med samt hur vidare arbete ska ske. Det ska belysas vilka tids- och beslutsaspekter som finns för att genomföra åtgärden. Frågeställningar att ta hänsyn till i åtgärdsvalet: - Är behovet formulerat begripligt och således redo för att gå in i åtgärdsvalet? - Finns det tidigare genomförda utredningar och/eller undersökningar som kan komma åtgärdsvalet till nytta? - Vilka intressenter och aktörer (interna och externa) som direkt eller indirekt påverkas av åtgärdsvalet ska involveras från och med nu? Serviceförvaltningen, stadsbyggnadskontoret, hamnoch gatuförvaltningen, Vivab, Varberg Energi, VFAB, eventuella externa aktörer - Kan förvaltningar och verksamheter samverka för att öka synergieffekten mellan flera beskrivna behov? - Finns framtida behov beskrivna som direkt eller indirekt påverkas av inkommen behovsanalys? - Är behovsanalysen beskriven och avstämd med övriga processer såsom, Exploateringsprocessen (mark och exploateringsavdelningen) geografisk placering, exploateringsområden etcetera. Utbyggnadsprocessen (avdelning för samhällsplanering) bostadsbyggnation och prognosarbete etcetera. Budgetprocessen (ekonomikontoret) - tidpunkter i den årliga budgetprocessen etcetera. 1 (3)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Åtgärdsval Version 2.0 - Lokalförsörjningsprocessen (mark och exploateringsavdelningen) övriga eventuella inkomna behovsanalyser identifierade för eventuell synergi etcetera. Vilket eller vilka alternativ rekommenderas att förstudera? Vilka tidsaspekter och tidplaner ska åtgärdsvalet ta hänsyn till? När åtgärdsvalet har tagit form är förankringsarbetet med förvaltande organisation och utförarorganisation viktigt. Det vill säga, vad är det beskrivna behovet och vilka lösningar har diskuterats. Det är av stor vikt att eventuella frågeställningar kring detaljplaner och utpekade tomter är beslutade i åtgärdsvalet. Om förstudie och genomförande kräver planändring eller utbyggnad av andra allmänna anläggningar ska föreliggande åtgärdsval initiera även förstudie i enlighet med exploateringsprocessen, kommunstyrelsens förvaltning. De två förstudierna sammanfattas lämpligen i en rapport. Färdig åtgärdsvalsstudie används som underlag och beslutas i initierande nämnd Finns det alternativ av olika omfattning att förstudera skall behov av förstudiemedel definieras och ingå i det beslut som initierande nämnd fattar gällande åtgärdsvalsstudie. Därefter fattas beslut i kommunstyrelsen för det eller de alternativ som skall förstuderas. Observera att innan beslut är taget i kommunstyrelsen finns inga ekonomiska medel för att starta upp förstudie och därmed kan inget objektsnummer belastas för kostnader. 2 (3)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Åtgärdsval Version 2.0 Revideringsförteckning Kapitel/sida Orsak/ändring Alla Nytt dokument 3 (3) Version 2.0 Ansvarig Anna-Karin Kvarnemar

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Förstudie Version 2.0 Förstudie beskrivning Kommunstyrelsen äger och ansvarar för förstudien. Förstudien utgör underlag för beslut om investeringsmedel samt ett eventuellt senare genomförande av investeringen. Förstudien ska vara tydlig och ställningstagande så att genomförandet inte behöver kantas av avgränsningsfrågor. Arbetet ska utföras enligt Varbergs kommuns projektstyrningsmodell. Identifiering och avgränsning Arbetet inleds med att ett syfte definieras utifrån resultatet från behovsanalysen och åtgärdsvalet. För att uppnå en bred förankring och att alla interna och externa aspekter lyfts, ska det inledande arbetet bestå av att identifiera externa och interna intressenter och framtagande av en kommunikationsplan. En intressentanalys skall göras då det är av stor vikt för att få synpunkter, idéer och information som kan underlätta genomförande. En tidig förankring och förståelse för projektet kan även ha stor betydelse för tidsaspekten i genomförandet, exempelvis om projektet är avhängt en detaljplanprocess eller annan juridisk prövning. Kommunikationsplanen anger hur vidare kommunikation och förankringsarbete mot intressenter ska ske. Utifrån dialogen med intressenterna definieras och avgränsas vad som ska utredas i förstudien. Eventuellt kan projektgruppens sammansättning behöva revideras. En bred förankring och medverkan av olika professioner innebär att synergieffekter kan lyftas och behandlas samtidigt som arbetet kvalitetssäkras. Utredning och analys Utifrån rumsfunktionsprogram, avgränsningar och definitioner utarbetas ett förslag för att lösa behovet. Det är viktigt att här fånga upp övriga kostnader t.ex. markkostnader, administrativa kostnader, olika tillstånd, hamn och gata, myndigheter m.m. Erforderliga utredningar såsom geoteknik, buller, sanering, infrastruktur etc. utförs om det inte är gjort sedan tidigare faser. Beroende på projektets art och storlek kan lösningsförslag behöva stämmas av med styrgrupp innan vidare analys sker. I styrgruppen representeras den initierande nämnden av förvaltningschefen som tillser att information delges och vid behov beslut tas av nämnden innan beslut tas i styrgrupp. Beställaren ska i förstudieuppdraget ange styrgrupp samt vilka beslut som krävs från densamma innan arbetet kan fortsätta. Resultatet från förstudien dokumenteras i en förstudierapport där följande punkter skall belysas: Beskrivning av alternativen Hur det identifierade behovet kan tillgodoses Hur projektet bidrar till kommunens och initierande nämnds måluppfyllelse Tidplan för genomförandet av projektet Riskanalys för genomförandet Investeringsvolym/ram 1 (4)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Förstudie Version 2.0 Kravspecifikation (funktionkrav och rumsfunktionsprogram) Övergripande layout för om-/tillbyggnationen respektive nybyggnationen, inklusive placering på tomt Vilka driftskostnader kapitalkostnad och övriga driftskostnader som investeringen medför. Planerade underhållsåtgärder i samband med investeringen och hur dessa finansieras Beskriva konsekvensanalysen från behovsanalysen Förvaltnings-/nämndsöverskridande frågor och ansvarsfördelning. Tillgänglighet Eventuella verksamhetsförändringar, samt verksamhetsinventarier Förslag till prioriteringstriangel, fig.1, inför budgetbeslut. Inledande dialog med konstrådet för avsättning av konstnärlig gestaltning i projektet I förstudien gäller ett kalkylsäkerhetskrav om ±20 % vilket indirekt även anger nivån på förstudiens omfattning, d.v.s. detaljeringsgraden på förstudien. Förstudien ska behandla kommunens totala kostnad för investeringen och hur detta påverkar den initierande nämnden, samt vilka verksamhetsförändringar/utökningar som aktualiseras. En riskanalys ska upprättas för att identifiera och visa på risker med genomförandet samt hur dessa kan hanteras. Riskanalysen görs med fördel genom en tidig brainstorming och bedömning av sannolikheten för att de enskilda riskerna inträffar. Utifrån förslag och riskanalys analyseras därefter konsekvenserna av investeringen. Förstudien ska även innehålla en prioritetstriangel för det specifika projektet som tas fram i samråd med initerande nämnd. Följande tre styrparametrar: Resultat motsvarar ambitionsnivå för projektet vad gäller funktion och kvalité Kalendertid anger hur lång tid projektet får ta i anspråk Resurser anges i form av pengar, antal eller arbetstid Prioriteringstriangeln specificerar vilken av parametrarna som är viktigast och som skall styra projektet. Den ligger till grund för kommunfullmäktiges budgetbeslut avseende tid och investeringsmedel samt för projektplanen och avsättning av resurser i genomförandeskedet. 2 (4)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Förstudie Version 2.0 Figur 1 Prioritetstriangel Efter genomförd förstudie beslutar initierande nämnd om att godkänna framtagen förstudierapport och besluta att nämndens investeringsplan kompletteras med den specifika investeringen. Förstudierapporten skall därefter beslutas i kommunstyrelsen. Initierande nämnd föreslår kommunfullmäktige i samband med budgetprocessen att lägga in objektet i kommunens investeringsplan med år för genomförande definierat. Efter avslutad förstudie och innan projektdirektiv, skall verksamhetens RFP (framtagen i behovsanalysen), serviceförvaltningens RFP (teknikutrymmen) och teknisk specifikation fastställas för respektive objekt för att säkerställa att projektet har komplett underlag som behövs för att starta projektering. Samordningen av dessa ansvarar kommunstyrelsens förvaltning för. Beställning start projekt För att ge underlag och förutsättningar för att starta projektet, inklusive tids- och kostnadsramar, dokumenteras resultatet i ett projektdirektiv. Nedanstående punkter skall belysas i projektdirektivet: Kort beskrivning av vad som skall genomföras Avgränsningar Intressentanalys Förslag på styrgrupp, organisation Risker Tidsram - När projektet är planerat att starta respektive avslutas. Kalkyl Prioritering - Vad är viktigast: kvaliteten, tiden eller resurserna? Hur skall projektets resultat levereras Alla avvikelser skall genomgående loggas i en loggbok som skall ingå i slutredovisningen Observera att mycket information finns att hämta i förstudien, och behöver då inte skrivas in i projektdirektivet. Ett signerat projektdirektiv med bilagor (förstudierapport, kalkyl och rumsfunktionsprogram) överlämnas från kommunstyrelsen till utförandeorganisation för start av genomförande. 3 (4)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Förstudie Version 2.0 Revideringsförteckning Kapitel/sida Orsak/ändring Alla Nytt dokument 4 (4) Version 2.0 Ansvarig Anna-Karin Kvarnemar

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Projektutveckling Version 2.0 Projektutveckling Beskrivning Kommunstyrelsen äger projektutvecklingsfasen och utförandeorganisationen ansvarar för projektutvecklingsfasen enligt projektdirektivet. Projektutvecklingsfasen börjar med att utförandeorganisationen (Varbergs fastighet AB eller serviceförvaltningen) tar fram en projektplan för projektet utifrån projektdirektivet. När projektplanen är godkänd av beställarorganisationen tas systemhandling och bygglov fram. Byggprojektledare ansvarar för projektet inom de ramar som är satta avseende ekonomi, tid och omfattning. Ansvarig byggprojektledare ansvarar för projekteringsgruppens sammansättning och omfattning vad gäller tidplaner och genomförande. Projekteringsgruppen tar fram systemlösningar/skisser utifrån den beslutade förstudien som legat till grund för projektdirektivet och arbetar kontinuerligt med att förbättra och kvalitetssäkra kalkylen. Utförandeorganisationen tar fram systemhandling i tät dialog med beställare för att säkerställa omfattning/kvalité mot projektets budget. Systemhandlingar som tas fram skall tas fram för säkerställer kalkylen. Om kalkylen avviker från beslutad investeringsram skall den hanteras via projektets styrgrupp, se Övergripande beskrivning. Visar systemhandling och utförandeorganisationens kalkyl att projektet ligger inom beslutad budget går projektet (efter överenskommelse med beställare) över i projekteringsfas där framtagandet av förfrågningsunderlag för upphandling av projektet startar. 1 (2)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Projektutveckling Version 2.0 Revideringsförteckning Kapitel/sida Orsak/ändring Alla Nytt dokument 2 (2) Version 2.0 Ansvarig Anna-Karin Kvarnemar

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Projektering Version 2.0 Projektering Beskrivning Kommunstyrelsen äger utförandeorganisationen ansvarar för projekteringsfasen enligt projektdirektivet. En investering som beslutats av kommunfullmäktige inleds med att projektplanen uppdateras utifrån projektutvecklingen och ska godkännas av kommunstyrelsens förvaltning. I denna fas genomförs en fullskalig projektering med samtliga konsulter för de olika kompetenserna med syfte att ta fram ett förfrågningsunderlag för upphandling av projektet. Observera att vid en partneringsamverkan kan upphandlingen vara gjord i tidigare fas. Även i denna fas skall intressentanalysen justeras för att säkerställa de grupperingar/intressenter som har behov av information, eller som projektet behöver information av inklusive imiterande nämnds förvaltning. Uppföljning mellan beställare och utsedd byggprojektledare vad gäller tid, omfattning och kostnad ska ske kontinuerligt under hela genomförandefasen. Metod Framtaget material används som underlag för upphandling (förfrågningsunderlag). Efter att anbuden kommit in utvärderas de efter givna kriterier, och vald entreprenör blir tilldelad. Byggprojektledaren sköter upphandlingen enligt LoU. Projektplanen uppdateras om det finns ny/ändrad information. Här justeras även den riskanalys som startades upp under tidigare faser. Utförandeorganisationens projektledare (byggprojektledaren) ansvarar för projektet enligt projektdirektiv. 1 (3)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Projektering Version 2.0 Beställare ansvarar för beslut om förändringar utöver beställning, och har styrning/samordning med övriga intressenter i kommunen. Representant från initierande nämnds förvaltning granskar förfrågningsunderlaget tillsammans med förvaltande organisation och lämnar synpunkter gällande ritning/layout för att möta behov under ritningsgranskningen. Ritningar skall granskas och samverkas enligt ritningsgranskningsrutinen. Resultatet från fasen är en uppdaterad projektplan och förfrågningsunderlag. Om anbudet (-n) ryms inom investeringsramen kan genomförandet starta upp enligt tidigare avtal med utförandeorganisationen. Är anbudet inte inom investeringsramen skall det hanteras via projektets styrgrupp, se Övergripande beskrivning. 2 (3)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Projektering Version 2.0 Revideringsförteckning Kapitel/sida Orsak/ändring Alla Nytt dokument 3 (3) Version 2.0 Ansvarig Anna-Karin Kvarnemar

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Byggnation Version 2.0 Byggnation Beskrivning Kommunstyrelsen äger byggnationsfasen och utförandeorganisationen ansvarar för byggnationsfasen enligt projektdirektivet. I denna fas genomförs en byggnation upphandlad enligt framtaget förfrågningsunderlag. Inom ramen för tilldelad projektbudget och projektdirektiv har, av utförandeorganisationens utsedde byggprojektledare, fullt ansvar och befogenhet. Uppföljning mellan beställare och utsedd byggprojektledare vad gäller tid, omfattning och kostnad ska ske kontinuerligt under hela genomförandefasen. Granskat förfrågningsunderlag är lika med att utförandeorganisationen har klartecken att köra projektet inom givna ramar. För eventuellt tillkommande beslut eller frågetecken under projektets gång tas ett möte med beställarorganisationen. Avvikelser i omfattning, tid eller kostnad skall behandlas i styrgrupp, se övergripande beskrivning kap. 3. Alla avvikelser under projektets gång loggas i en beslutslogg och skall rapporteras till beställarorganisationen som samordnar svaren till projektet. Beslutsloggen skall ses som ett komplement till slutrapporten för att fånga upp historiken. Vid förbesiktningar skall förvaltande organisation och hyresgäst vara med för att säkerställa funktionen som är framtagen i projekteringen så att ev. avvikelser hittas och åtgärdas innan slutbesiktning. Byggnationen avslutas med en godkänd slutbesiktning. Syfte Efter genomförd byggnation skall en komplett byggnad enligt förfrågningsunderlag vara klar och parametrar enligt projektdirektivet skall vara uppfyllda. 1 (2)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Byggnation Version 2.0 Revideringsförteckning Kapitel/sida Orsak/ändring Alla Nytt dokument 2 (2) Version 2.0 Ansvarig Anna-Karin Kvarnemar

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Överlämning Version 2.0 Överlämning Beskrivning Kommunstyrelsen äger överlämnandefasen, utförandeorganisationen ansvarar för att överlämningen sker enligt de direktiv som ges i tidigare faser. I denna fas driftsöverlämnas projektet till beställarorganisation. Fasen inkluderar en garantitid. Efter godkänd slutbesiktning lämnas byggnaden över till beställande organisation och förutbestämda dokument (sedan projektutvecklingsfasen) lämnas över till förvaltande organisation. Slutredovisning inklusive NKI-rapport lämnas, som senast sex månader efter godkänd slutbesiktning, över till beställarorganisationen. Efter att investeringen är genomförd och övergår i driftsfas ska projektet inom ett halvår slutredovisas till initierande nämnd, kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige samt delges ekonomikontoret. Slutredovisningen ska beskriva investeringens måluppfyllelse enligt vad som lyftes fram i förstudien, huruvida det framställda behovet har uppfyllts samt beskrivning av genomförandet och eventuella avvikelser. Berörda förvaltningar skall rådfrågas inför slutredovisningen så det går att få en samlad bild av uppfyllande av krav och målbilder. Kommunfullmäktige anger vid sitt antagande av investeringsbudget om var slutredovisning ska ske utifrån förslag i förstudien. För slutredovisning skall mall Slutredovisning användas. Varje investering är kopplat till en entreprenörsgaranti, där entreprenören säkerställer och åtgärdar fel som eventuellt uppstår inom bestämd garantitid. Under garantitiden är det endast entreprenören som åtgärdar de fel som uppkommer och som kan härledas till entreprenaden. Efter godkänd slutbesiktning startar garantitiden. Utförandeorganisationen delegerar garantihanteringen till förvaltande organisation i de fall utförare är annan än förvaltande organisation. Alla avtal under garantitiden tecknas med förvaltande organisation som då är ansvarig för drift och skötsel av fastigheten under garantitiden. Denna information och krav finns med i upphandlingen av investeringen. Eventuellt garantifel anmäls av den verksamhet som hyr lokalerna till förvaltande organisation. Förvaltande organisation driver garantifel mot entreprenören och loggar detta i en rapport som utförandeorganisationen löpande tar del av fram till erfarenhetsåterföringen som sker ett år efter avslutat projekt. Skulle en tvist med entreprenörerna uppstå kallar alltid den förvaltande organisationen utförandeorganisationen. Garantibesiktning sker efter två år och i vissa fall efter fem års tid. Förvaltande organisation bjuder in genom kallelse till garantiansvarig hos utförandeorganisationen senast två månader innan besiktningen. Skulle avstämning av garantiärenden krävas innan 1 år (erfarenhetsutbyte), 2 år (garantibesiktning) eller 5 år (garantibesiktning) kallar förvaltande organisation till en sådan avstämning. 1 (3)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Överlämning Version 2.0 Finansiering för hantering av garantiärenden och besiktningar under garantitid görs genom en garantiavsättning som bestäms i varje projekt. Obligatoriska deltagare erfarenhetsutbyte och garantibesiktningar: Förvaltande organisation Utförandeorganisation Projektledare Byggprojektledare Förvaltare Garantiansvarig (garantibesiktningar) Underhållstekniker Projektingenjör (erfarenhetsutbyte) Verksamhet lokalstrateg Förvaltande organisation har vid driftsättning av fastighetsinvesteringar ansvar för objektets löpande drift samt upprättande av en långsiktig underhållsplan. Vid driftsättning av fastighetsinvesteringen sätts en internhyra mot brukande förvaltning vilket skall säkerställa och motsvara fastighetens löpande driftskostnader, underhåll, mediakostnad samt kapitalkostnad. Internhyran, som beräknas vi förstudien och revideras när projektet är slutredovisat, börjar gälla direkt vid driftsättning Denna metod/modell har till syfte att säkerställa investeringens långsiktiga ändamålsanvändning och kapitalsäkra investeringen. Den har även som syfte att användas som styrinstrument med mål att visa investeringens årskostnad. 2 (3)

Fastighetsinvesteringsprocessen Datum 2018-01-18 Överlämning Version 2.0 Revideringsförteckning Kapitel/sida Orsak/ändring Alla Nytt dokument 3 (3) Version 2.0 Ansvarig Anna-Karin Kvarnemar

Remisskommentarer gällande Fastighetsinvesteringsprocessen, remissinstans BN Dokument Kap., sida Remisskommentar Signatur Åtgärd kommentar (författare) Stadsbyggnadskontoret har inga invändningar på remissen gällande förslaget till nytt regelverk för hantering och handläggning av kommunens fastighetsinvesteringar. Stadsbyggnadskontoret vill dock upplysa om att eventuella fastighetsinvesteringar som kräver antingen framtagande av en ny detaljplan eller ändring i befintlig detaljplan, bör konsulteras med stadsbyggnadskontoret. Detta för att få en tydlig bild över vad fastighetsinvesteringen innebär dels i ekonomisk investering samt i tidsperspektiv när det gäller framtagandet av en ny detaljplan. BN Lägger till i åtgärdsval: Om förstudie och genomförande kräver planändring eller utbyggnad av andra allmänna anläggningar så ska föreliggande åtgärdsval initiera även förstudie i enlighet med exploateringsprocessen, kommunstyrelsens förvaltning. De två förstudierna sammanfattas lämpligen i en rapport. Signatur (författa re)

Remisskommentarer gällande Fastighetsinvesteringsprocessen, remissinstans BUN Dokument Kap., sida Övergripande 3 Remisskommentar Signatur Åtgärd kommentar (författare) I avsnittet övergripande beskrivning beskrivs att en månatlig statusrapport ska ske till beställaren av projektet. Det är även viktigt att berörd facknämnd får löpande återkoppling på status i projektering och byggnation. Under avsnittet roller, ansvar och mandat efterfrågas förtydligande kring de olika rollerna och vilka som innehar vilka roller. Det är i nuvarande beskrivning inte helt enkelt att följa vem som innehar vilken roll. (3. Roller, ansvar och mandat omarbetas för klargörande av ansvarsfördelning mellan initierande nämnd, Kommunstyrelsen (beställare) och projektets styrgrupp) att det av förslaget framgår hur och när återkoppling ska ske till initierande nämnd och beställare BUN OK, har lagt till det BUN En processmodell är inlagd för att visa på ansvar, beslut och produkter för varje fas. BUN att det av förslaget framgår att det krävs ett politiskt beslut vid ett överskridande av Kommunfullmäktige fastställd investeringsbudget BUN En processmodell är inlagd för att visa på ansvar, beslut och produkter för varje fas. att det av förslaget framgår vilken politisk instans som har rätt att besluta om överskridande med max 10% och max 10 miljoner. BUN Har ändrat till: Avvikelser i innehåll, jämfört med projektets förstudie, ska efter styrgruppsbeslut godkännas i berörd nämnd. Avvikelser i kostnader som understiger 10% ska godkännas av kommunstyrelsen eller delegat i enlighet med gällande delegationsordning. Kostnadsöverstigande av 10 % eller 10 mnkr skall alltid beslutas i kommunfullmäktige. Har ändrat till: Avvikelser i innehåll, jämfört med projektets förstudie, ska efter styrgruppsbeslut godkännas i berörd nämnd. Avvikelser i kostnader som understiger 10% Signatur (författa re)

Behovsanalys Åtgärdsval Förstudie Projektutveckli ng Projektering Byggnation Överlämning ska godkännas av kommunstyrelsen eller delegat i enlighet med gällande delegationsordning. Kostnadsöverstigande av 10 % eller 10 mnkr skall alltid beslutas i kommunfullmäktige. OK De punkter som ska ingå i behovsanalysen känns relevanta. Det är också bra att det framgår att kommunstyrelsens förvaltning är med och tar fram schablonberäkningar avseende framtida hyra och kostnad för åtgärdsval. Stycket avseende STYRFAST ses kunna strykas ur detta avsnitt då det beskrivs under övergripande beskrivning. BUN Avsnittet kring åtgärdsval är detaljerat beskrivet och det framgår tydligt att det är kommunstyrelsen som ansvarar för åtgärdsvalet. Vid frågeställningar bör det förtydligas att det är frågor som ställs inom åtgärdsvalet. BUN Får stå kvar då det beskriver ett viktigt steg i behovsanalysen (åtgärdsval eller anpassning) och hänvisar till den övergripande beskrivningen OK OK, har förtydligat BUN OK, ingen åtgärd BUN OK, har kompletterat med rubrik BUN OK, har förtydligat med Varbergs fastighet AB eller serviceförvaltningen) OK OK I avsnittet kring förstudie beskrivs att prioriteringstriangeln ska styra projektet. Det är av vikt att samtliga investeringar föregås av ett effektivt resursnyttjande och en god ekonomisk hushållning. De tre sista styckena som behandlar vad som sker efter avslutad förstudie bör ligga i ett eget avsnitt för att tydliggöra att det inte är en del av förstudien, alternativt få en tydlig underrubrik. Under projektutveckling ses önskemål om förtydligande kring projektledning och vilken projektledning som åsyftas och från vilken organisation. Barn- och utbildningsnämnden har inget att erinra. Barn- och utbildningsnämnden har inget att erinra. Barn- och utbildningsnämnden har inget att erinra. BUN BUN BUN BUN BUN OK

Ekonomi och verksamhet Genom att samordna facknämndernas behov i ett övergripande arbete med åtgärdsval ses möjlighet till bättre ekonomiska förutsättningar som gynnar samtliga verksamheter inom kommunen. Det finns lagstadgade krav som behöver uppfyllas för den verksamhet som bedrivs inom barnoch utbildningsnämndens ansvarsområde. Därav är det ytterst viktigt att samtliga delar av fastighetsinvesteringsprocessen hanteras inom rimliga tidsramar för att säkerställa de behov som finns i kommunens verksamhet. Tidsramar för åtgärdsval och förstudie behöver fastställas för att bemöta och tillgodose nämndens behov enligt behovsanalys. BUN OK, ingen åtgärd det är bl.a. det åtgärdsvalet syftar till BUN Detta styrs av lokalförsörjningsprocessen och budgetprocessen som säger när vi tid vi skall ha underlag framme

Remisskommentarer gällande Fastighetsinvesteringsprocessen, remissinstans HNG Dokument Övergripande Generellt Övergripande Kap., sida Remisskommentar Signatur Åtgärd kommentar (författare) föreslå att processbeskrivningen utvecklas och förtydligas avseende begrepp, roller, ansvar och befogenheter samt att den kompletteras med en illustrativ processkarta informera om att det inom hamnoch gatuförvaltningen pågår ett arbete med att ta fram en projekthandbok för beskrivning av förvaltningens arbetssätt avseende investerings- och exploateringsprojekt. Även om det finns gemensamma beröringspunkter mellan de olika investeringsprocesserna bör det för tydligheten i förslaget till reviderad fastighetsinvesteringsprocess konsekvent framgå i remissunderlaget att det gäller just fastighetsinvesteringar, förslagsvis bör detta framgå i sidhuvudet på respektive dokument. De faser i den föreslagna fastighetsinvesteringsprocessen som beskriver projektering respektive byggnation är något sparsamt beskrivna och kan behöva utvecklas vad det gäller ansvar, styrning och uppföljning. HNG En processmodell är inlagd för att visa på ansvar, beslut och produkter för varje fas. Hamn- och gatuförvaltningen arbetar för närvarande med att ta fram en projekthandbok som avses användas för hanteringen av de investeringsprojekt som hamnoch gatunämnden ansvarar för samt för de exploateringsprojekt som nämnden utför på uppdrag av kommunstyrelsen. Delar av denna projekthandbok kan med fördel inarbetas i den nu föreslagna fastighetsinvesteringsprocessen. I denna del beskrivs även olika funktioner och stödjande organ för fastighetsprojektens genomförande. Det bör förtydligas att de båda styrgruppernas mandat över resurserna rör de medverkande och HNG Signatur (författa re) OK, har lagt till det i övergripande beskrivning HNG OK, har lagt till detta i sidhuvudet på varje dok HNG OK, Under övergripande beskrivning är det beskrivet sedan tidigare att uppföljning sker mot beställaren i dessa faser. Har förtydligat detta i beskrivningar för genomförandefaserna OK, ingen åtgärd kontakt får tas när hamnoch gata är klar med sin projekthandbok Då det är förtydligat i sidhuvudet att processen enbart berör fastighetsinvesteringarna görs ingen åtgärd. HNG HNG

Övergripande berörda förvaltningarnas och bolagens investeringsverksamhet och inte alla berörda investeringsverksamheter i kommunkoncernen. det andra stycket i den övergripande beskrivningens inledande textmassa förefaller det som att viktiga ord eller meningar saknas avseende förväntade effekter av de givna förutsättningarna. HNG... och skapa goda förutsättningar... Har lagt till... förutsättningar för ett bra överlämnande

Remisskommentarer gällande Fastighetsinvesteringsprocessen, remissinstans KFN Dokument Kap., sida Remisskommentar Signatur Åtgärd kommentar (författare) Övergripande Sid1 Uppdatering av fastighetsinvesteringsprocessen bör ske en gång per mandatperiod KFN Sid 1 För investeringar som inte är fastighetsinvesteringar gäller... bör ändras till: För övriga investeringar gäller.... Behovsanalys och åtgärdsval föreslås vara en fas Ger påverkan på kap. 1, 3.1.1, behovsanalys, åtgärdsval, KFN Då det kan finnas påverkan från övriga processer som med fördel inarbetas samtidigt är det att rekommendera en gång per år. Ingen åtgärd Kap1, sid 1 Kap2, sid 2 Kap3, sid 3 Genom en detaljerad behovs analys tillsammans med åtgärdsval... KFN Det behöver definieras vilken nämnd som bär kostnaden för direktavskrivningen KFN Kap1, sid 1 Utifrån behovsanalysen studeras olika val av åtgärder av kommunstyrelsens förvaltning. Ändra till... av initierande nämnds förvaltning i nära samarbete med kommunstyrelsens förvaltning KFN KFN OK, ändrar Anledning till att vi separerar till 2 olika faser är att verksamheten skall fokusera på sitt faktiska behov och inte på val av ex. placeringar. Detta ökar tydligheten mellan nämndernas ansvar. Ingen åtgärd OK, tar bort och därefter även om det är samma sak. Har lagt till: belastar årets resultat för berörd nämnd. Behovsanalys och åtgärdsval är olika faser, se svar ovan. Har dock förtydligat: Utifrån behovsanalysen studeras olika val av åtgärder av kommunstyrelsens förvaltning i samråd med lokalförsörjningsprocessens taktiska beredningsgrupp Signatur (författa re)

Kap3, sid 3 Kap3, sid 3 Initierande nämnds driftbudget lägg till: eller resultatreserv KFN...ansvarar för genomförandet av förstudien. Lägg till: i samarbete med initierande nämnd KFN Kap3, sid 4 Efter genomförd förstudie beslutar Initierande nämnd om att godkänna framtagen förstudierapport och besluta om att nämndens investeringsplan kompletteras med den specifika investeringen. Nämnden föreslår dessutom kommunfullmäktige att lägga in objektet i kommunens investeringsplan med genomförandeår definierat i samband med budgetprocessen. Om projektet ska avbrytas fattar nämnden beslut om detta. investeringen ska föreslås kommunstyrelsen eller projektet avbrytas. KFN Kap3, sid 4 Kommunstyrelsen beslutar därefter, utifrån förstudien och Initierande nämnds beslut, om investeringen ska lyftas som äskande till kommunfullmäktiges budgetberedning eller projektet ska avbrytas. KFN Fastighetsinvesteringsprocessen styr inte var medel skall tas, ingen åtgärd Kommunstyrelsen ansvara för förstudien, olika verksamheter såsom initierande förvaltning eller serviceförvaltningen ingår i förstudiens projektgrupp. Ingen åtgärd Då KS lägger uppdraget att förstudien skall göras bör den även utöver initierande nämnds beslut även beslutas i KS varför det är ändrat enligt nedan: Efter genomförd förstudie beslutar initierande nämnd om att godkänna framtagen förstudierapport och besluta att nämndens investeringsplan kompletteras med den specifika investeringen. Förstudierapporten skall därefter beslutas i kommunstyrelsen. Initierande nämnd föreslår kommunfullmäktige i samband med budgetprocessen att lägga in objektet i kommunens investeringsplan med år för genomförande. tt förstudien skall göras bör den även utöver initierande nämnds beslut även beslutas i KS. OK, ändrat ingår i ovan

Kap3, sid 4 Projektets styrgrupp: Styrgruppens uppdrag och ansvar måste ha en politisk förankring i initierad nämnd och kommunstyrelse innan ekonomiska avsteg beslutas för är att KFN Kap3, sid 4 Gruppen har för detta ett mandat att besluta om De nödvändiga förändringar som medför ökade kostnader som understiger 10 % av totalkostnaden eller 10 mnkr,. ändringsbeslut som påverkar innehåll och tidplan eller påverkan drift skall alltid tas upp i styrgrupp för enhälligt beslut diskussion samt inriktningsbeslut fattas om vad politiken ska ta ställning till och i vilken instans. KFN Kap3, sid 4 Förvaltningschef ansvarar för att informera och vid behov i förhand förankra förbereda beslutsförslag kommande beslut i berörd nämnd. KFN Kap3, sid 4 Kap 3.2 sid 5 Projektet; Övriga frågor lämnas till beställarens representant för ev. beslut i styrgrupp, eller StyrFast eller politiskt. KFN Erfarenhetsbaserad kalkyl: Riskfaktorn för enkla, erfarenhetsbaserade kalkyler är hög om investeringsobjektet inte är en repetitionsbyggnad. Kostnaden för genomförd behovsanalys och åtgärdsval bärs av den initierande nämnden, även om kommunstyrelsens förvaltning arbetat fram åtgärdsvalet. Kostnad för åtgärdsval kan inte per automatik belasta initierande nämnd om den genomförs av KFN KFN Har ändrat till: Avvikelser i innehåll, jämfört med projektets förstudie, ska efter styrgruppsbeslut godkännas i berörd nämnd. Avvikelser i kostnader som understiger 10% ska godkännas av kommunstyrelsen eller delegat i enlighet med gällande delegationsordning. Kostnadsöverstigande av 10 % eller 10 mnkr skall alltid beslutas i kommunfullmäktige. Har ändrat till: Avvikelser i innehåll, jämfört med projektets förstudie, ska efter styrgruppsbeslut godkännas i berörd nämnd. Avvikelser i kostnader som understiger 10% ska godkännas av kommunstyrelsen eller delegat i enlighet med gällande delegationsordning. Kostnadsöverstigande av 10 % eller 10 mnkr skall alltid beslutas i kommunfullmäktige. I och med ovan skrift är styrgruppen beredande till nämnd, beslutsförslag görs av förvaltningschef Förvaltningschef ansvarar för att förbereda beslutsförslag för kommande beslut i berörd nämnd. Alla politiska frågor hanteras via styrgrupp, ingen åtgärd Det som avses är år fyra respektive fem dvs för behovsanalys. En mer detaljerad kalkyl tas fram i förstudie, ingen åtgärd Nej, se svar ovan. För att få kvalitativa åtgärdsval kan det i vissa fall behöva utredas mer med högre kostnader som följd. Det är av stor vikt att behovsanalysen är väl

Behovsanalys kommunstyrelsens förvaltning. Föreslås att behovsanalys och åtgärdsval är en och samma fas som genomförs av initierande nämnd i samarbete med kommunstyrelsens förvaltning. Kommunfullmäktige beslutar om medel för en fastighetsinvestering. utifrån underlag som behandlar behovet (behovsanalys, åtgärdsval) som föranleder investeringen, samt en utredning (förstudie) om investeringen. Detta görs i november månad och i samband med att budget och investeringsplan beslutas och fastställs. upprättas i november. Endast i undantagsfall kan fullmäktige fatta investeringsbeslut vid andra tidpunkter. I samband med beslutet om investeringsram anges även om och i så fall till vilken politisk instans som slutredovisning av investeringsprojektet ska ske. Reinvesteringar på redan befintliga fastigheter äskas av servicenämnden som ansvarar för förvaltningen av kommunens fastigheter. Kapitalkostnader för dessa investeringar belastar hyresgästerna och ingår i befintliga ramar via internhyra. Förklara tydligare vad som menas med en reinvestering Åtgärder som Om initierande nämnd behöver göra för att en anpassaning av lokalerna till verksamhetens lokaler hanteras som en anpassning och utförs detta av serviceförvaltningen. Kostnader belastar då serviceförvaltningens driftbudgeten hos serviceförvaltningen det år som anpassningen sker. Vid omfattning som innebär större om- eller tillbyggnad läggs ärendet över till STYRFAST som beslutar om ärendet ska gå in i åtgärdsval hos kommunstyrelsen alternativt initierande nämnd eller genomföras som en anpassning. Kommunstyrelsen beställer av genomförandet till av utförandeorganisationen. sker då från kommunstyrelsen. Lokalanpassningen finansieras genom ett hyrespåslag till den beställande initierande nämnden. Är det anpassningen över 1 miljon följs det upp av servicenämnden under punkten projekt över 1 miljon i månadsrapporten. Behovsanalys och åtgärdsval föreslås vara en fas, åtgärdsval med behovsanalys. KFN genomarbetad för att minimera kostnader i åtgärdsvalet OK, har ändrat KFN Har lagt till: för att upprätthålla fastighetens funktion KFN OK, har ändrat KFN OK, har ändrat KFN Se svar ovan, ingen åtgärd

Syftet är att säkerställa verksamhetens behov utifrån nämndens uppdrag samt förväntade förändringar på kort och lång sikt, för att kunna ta fatta beslut om ett åtgärdsval ska genomföras. Behovsanalysen skall även beskriva vilka konsekvenserna blir om behovet inte tillgodoses. Respektive förvaltning skall ha rumsfunktionsprogram för de objekt som avses; ett RFP för ex. en skola behöver inte se ut som ett RFP för en förskola idrottshall Resultatet från behovsanalysen dokumenteras i en behovsanalysrapport.och nedanstående punkter skall belysas i behovsanalysen och finns med i mall för behovsanalysen: Åtgärdsval Beslutad behovsanalys likställs med beställning och lämnas därmed över till kommunstyrelsen för åtgärdsval. Kostnad för åtgärdsval, om detta görs av annan part än initierande nämnd, ska denna definieras i behovsanalysen och motsvara ett maxbelopp för kostnader i nästa fas, åtgärdsval. Risk finns att initierad nämnd debiteras kostnader som denne inte kunnat påverka om åtgärdsval sker under annan nämnds ansvarsområde. Behovsanalys och åtgärdsval föreslås vara en fas, åtgärdsval med behovsanalys. Åtgärdsvalsstudie är ett förberedande steg för val av åtgärd och grundar sig i behovsanalysen vilken initierande nämnd svarar för och som görs i nära samarbete med kommunstyrelsens förvaltning. Detta för att minimera dubbelarbete, hålla nere kostnader för utredningar och kunna svara för olika val av lokalisering och inriktningar. Kostnader för genomförande av åtgärdsvalet är framtagna i behovsanalys och belastar initierande nämnds driftbudget eller resultatreserv om beslut tas om att inte genomföra förstudie. KFN OK, har ändrat KFN Har ändrat till: förskola eller idrottshall KFN Har ändrat till: Resultatet från behovsanalysen dokumenteras och nedanstående punkter skall belysas i behovsanalysen. Att uppskatta kostnaden för åtgärdsval finns redan beskrivet under vad som skall belysas i behovsanalysen, ingen åtgärd KFN Se svar ovan. KFN Har ändrat är framtagna i behovsanalys. Dock styr inte fastighetsinvesteringsprocessen var medel skall tas så det listas inte KFN KFN Åtgärdsval och behovsanalys är olika faser se ovan. Ingen åtgärd

Förstudie Är behovsanalysen beskriven (detta kravställs inte i behovsanalys) och avstämd med övriga processer såsom, KFN Färdig åtgärdsvalsstudie används som underlag och beslutas i initierande nämnd. Finns det alternativ av olika omfattning att förstudera ska behov av förstudiemedel definieras och ingå i det beslut initierande nämnd fattar gällande åtgärdsvalsstudie. Därefter fattas beslut i kommunstyrelsen för valt alternativ att förstudera. och tas därefter upp till beslut i kommunstyrelsen. Observera att innan beslut är taget i kommunstyrelsen finns inga ekonomiska medel för att starta upp förstudie och därmed kan inget objektsnummer belastas för kostnader. Utredning och analys: Beroende på projektets art och storlek kan lösningsförslag behöva stämmas av med styrgrupp innan vidare analys sker och det måste framgå hur förankring sker med initierande nämnd. KFN Tid- och process?plan för genomförandet av projektet Planerade underhållsåtgärder i samband med investeringen samt hur dessa finansieras Eventuella verksamhetsförändringar samt verksamhetsinventarier Efter prioritetstriangeln: När förstudien är klar presenteras den för initierad nämnd. Efter genomförd förstudie beslutar initierande nämnd om att godkänna framtagen förstudierapport och besluta att nämndens investeringsplan kompletteras med den specifika investeringen. Nämnden föreslår dessutom kommunfullmäktige i samband med budgetprocessen att lägga in objektet i kommunens investeringsplan med år för genomförande definierat. Efter att nämnden beslutat om förstudien tas ett beslutförslag fram för presentation till kommunstyrelsens arbetsutskott och därefter KFN KFN KFN KFN KFN Detta tillhör inte behovsanalysfasen utan åtgärdsvalet. Det är av stor vikt att verksamheten enbart fokuserar på sitt behov, och inte ex. vart en byggnad skall ligga OK, har ändrat enligt förslag utom.. för valt alternativ... Har istället skrivit för det eller de alternativ som skall förstuderas då det ibland finns flera olika alternativ att titta på. Har lagt till: I styrgruppen representeras den initierande nämnden av förvaltningschefen som tillser att information delges och vid behov beslut tas av nämnden innan beslut tas i styrgrupp Tar bort process, tillför inget OK Har ändrat enligt nedan: Efter genomförd förstudie beslutar initierande nämnd om att godkänna framtagen förstudierapport och besluta att nämndens investeringsplan kompletteras med den specifika investeringen. Förstudierapporten skall därefter beslutas i kommunstyrelsen. Initierande nämnd föreslår kommunfullmäktige i samband med OK

Projektering kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens beslut tas därefter med för budgetbeslut. Förstudien bifogas i nämndens förslag till budget och investeringsplan. Samordningen av dessa ansvarar kommunstyrelsens förvaltning för. Kommunstyrelsen äger projekteringsfasen och utförandeorganisationen ansvarar för projekteringsfasen enligt projektdirektivet.i samverkan med initierande nämnd. Beställare ansvarar för beslut om förändringar utöver beställning, och har styrning/samordning med övriga intressenter i kommunen. Representant från initierande nämnds förvaltning granskar förfrågningsunderlaget utefter deras behovsanalys och tillsammans med förvaltande organisation och lämnar synpunkter gällande behov, ritning/layout för att möta behov under ritningsgranskningen. Ritningar skall granskas och samverkas enligt ritningsgranskningsrutinen. Om anbudet (-n) är över 10 % eller 10 mnkr ska beställaren informera initierande nämnd innan beslut för fortsatt hantering går till kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Därefter skall kommunstyrelsen och kommunfullmäktige besluta om fortsatt hantering. Byggnation KFN KFN budgetprocessen att lägga in objektet i kommunens investeringsplan med år för genomförande OK Det åligger projektgruppen att förankra om det finns behov (vilket är en del av intressentanalysen). Har lagt till längre ner istället: Även i denna fas skall intressentanalysen justeras för att säkerställa de grupperingar/intressenter som har behov av information, eller som projektet behöver information av inklusive initierande nämnds förvaltning. KFN Har ändrat enligt förslag utom gällande behov,... Behovet måste vara satt tidigare. KFN Allt kostnadsöverskridande bereds i styrgrupp innan det går till nämnd varför går till styrgrupp först tas meningen bort. Fg. mening ändras till: Är anbudet inte inom investeringsramen skall det hanteras via projektets styrgrupp, se Övergripande beskrivning. Har lagt till och hyresgäst. Alla avvikelser under projektets gång loggas i en beslutslogg och skall KFN rapporteras till beställarorganisationen som samordnar svaren till

Överlämning projektet. Beslutsloggen skall ses som ett komplement till slutrapporten för att fånga upp historiken. Vid förbesiktningar skall förvaltande organisation och hyresgäst vara med för att säkerställa funktionen som är framtagen i projekteringen så att ev. avvikelser hittas och åtgärdas innan slutbesiktning. Kommunikation förs med initierande nämnd. Efter godkänd slutbesiktning lämnas byggnaden över till beställande organisation och förutbestämda dokument (sedan projektutvecklingsfasen) lämnas över till förvaltande organisation. Slutredovisning inklusive NKI-rapport (hur ser frågeställningar ut och vilka frågas i NKI-rapport, då detta moment är nytt) lämnas, som senast sex månader efter godkänd slutbesiktning, över till beställarorganisationen. Efter att investeringen är genomförd och övergår i driftsfas ska projektet inom ett halvår ett år slutredovisas... Garantibesiktning sker efter två år och i vissa fall efter fem års tid. Förvaltande organisation bjuder in genom kallelse till garantiansvarig hos utförandeorganisationen och även hyresgästen senast två månader innan besiktningen. Obligatoriska deltagare erfarenhetsutbyte och garantibesiktningar: Lägg till hyresgäst under förvaltandeorganisation Vid driftsättning av fastighetsinvesteringen sätts en internhyra mot brukande förvaltning vilket skall säkerställa och motsvara fastighetens löpande driftskostnader, underhållreparationer, mediakostnad samt kapitalkostnad. Från vilket tidpunkt räknas internhyra? Tillträde till lokal, vid godkänd slutbesiktning eller vid nästkommande årsskifte. Baseras hyran på uppskattad kostnad i förstudie, och revideras när investeringen är slutredovisas. Klargör detta! KFN Dock skall kommunikationen med initierande nämnd inte föras mellan projekt och initierande nämnd då ansvaret för uppdraget ligger hos kommunstyrelsens förvaltning. NKI-rapporten är tillsammans med checklistor något som håller på att tas fram. Verksamheten skall inte vara med på garantibesiktning. Deras ev. kommentarer hanteras via felanmälan och serviceförvaltningen tar med deras synpunkter. Övriga synpunkter sammanfattas på erfarenhetsåterföringen som sker 1 år efter slutfört projekt Lägger till lokalstrateg verksamhet Ja, självklart är det ett halvår och inte ett år felskrivning. KFN KFN KFN Ändrat till underhåll. Har kompletterat med: Internhyran, som beräknas vi förstudien och revideras när projektet är slutredovisat, börjar gälla direkt vid driftsättning

Remisskommentarer gällande Fastighetsinvesteringsprocessen, remissinstans SN Dokument Övergripande Kap., sida 3 Remisskommentar Signatur Åtgärd kommentar (författare) Socialnämnden är positiv till att fastighetsinvesteringsprocessen förtydligas och att den säkerställer att fastighetsinvesteringar görs vid rätt tidpunkt och på rätt plats. En omarbetning behöver ske för att förtydliga ansvarsfördelningen mellan initierande nämnd, kommunstyrelsen och projektets styrgrupp. Vid investeringar kan det tillkomma okända behov såsom tillbyggnad/ytterligare ytor och ombyggnader som medför ökade kostnader. Vid överskridande av investeringskostnader med upp till 10%, max 10 mnkr, kommer det att medföra ökade driftskostnader för verksamheten vilket nämnden behöver godkänna genom beslut. Därför behöver det klargöras att det krävs politiska beslut vid överskridande av fastställda investeringar i kommunfullmäktige. Följaktligen behöver återkopplingen till beställande nämnd och kommunstyrelse ske kontinuerligt. Överskridande av investeringskostnader med upp till 10%, max 10 mnkr, beslutas av kommunstyrelsen efter beslut i respektive nämnd. Ökade investeringskostnader över 10 mnkr beslutas av kommunfullmäktige. SN OK, ingen åtgärd SN En processmodell är inlagd för att visa på ansvar, beslut och produkter för varje fas. SN Signatur (författa re) Alla tillkommande kostnader oberoende av vad de kommer från skall beredas i styrgrupp för hantering i nämnd och kommunstyrelse/kommunfullmäktige. Har förtydligat: Avvikelser i innehåll, jämfört med projektets förstudie, ska efter styrgruppsbeslut godkännas i berörd nämnd. Avvikelser i kostnader som understiger 10% ska godkännas av kommunstyrelsen eller delegat i enlighet med gällande delegationsordning. Kostnadsöverstigande av 10 % eller 10 mnkr skall alltid beslutas i kommunfullmäktige.

Remisskommentarer gällande Fastighetsinvesteringsprocessen, remissinstans SVN Dokument Övergripande Kap., sida Remisskommentar Signatur Åtgärd kommentar (författare) Servicenämnden ser positivt på att fastighetsprocessen förtydligas. Det är en väl genomarbetad process där alla parter har varit involverade i arbetsgruppen som har skrivit fram förslaget. Den stora ändringen för serviceförvaltningen blir att hantera garantiärenden redan från driftsöverlämningen. Processen innebär även att förvaltningen kommer att få en tydligare dialog mellan nämnderna, ägaren, beställaren, utföraren och serviceförvaltningen. Nämnden ser att det har blivit fler steg i processen, det kan vara befogat. Men det får inte innebära att processen drar ut på tiden i onödan. Under projektering finns exempel på kostnader som ska fångas upp i detta steg, de borde vara med tidigare i processen innan kommunfullmäktige fattar beslut. Exemplen behöver förtydligas. ansvar och mandat ska omarbetas för klargörande av ansvarsfördelning mellan initierande nämnd, kommunstyrelsen (beställare) och projektets styrgrupp. Att det av förslaget framgår hur och när återkoppling ska ske till initierande nämnd och beställare. Att det av förslaget framgår att det krävs ett politiskt beslut vid ett överskridande av kommunfullmäktige fastställd investeringsbudget. SVN OK, ingen åtgärd Signatur (författa re) SVN Flyttas till förstudie SVN Lägg in processmodell för att förtydliga SVN Lägg in processmodell för att förtydliga SVN Har ändrat till: Avvikelser i innehåll, jämfört med projektets förstudie, ska efter styrgruppsbeslut godkännas i berörd nämnd. Avvikelser i kostnader som understiger 10% ska godkännas av kommunstyrelsen eller delegat i enlighet med gällande delegationsordning.

Att det av förslaget framgår vilken politisk instans som har rätt att besluta om överskridande med max 10 % och max 10 miljoner. SVN Kostnadsöverstigande av 10 % eller 10 mnkr skall alltid beslutas i kommunfullmäktige. Har ändrat till: Avvikelser i innehåll, jämfört med projektets förstudie, ska efter styrgruppsbeslut godkännas i berörd nämnd. Avvikelser i kostnader som understiger 10% ska godkännas av kommunstyrelsen eller delegat i enlighet med gällande delegationsordning. Kostnadsöverstigande av 10 % eller 10 mnkr skall alltid beslutas i kommunfullmäktige.

Remisskommentarer gällande Fastighetsinvesteringsprocessen, remissinstans VFAB Dokument Kap., sida Bilaga 2. Åtgärdsval Sid 1 och 2 av 2 Remisskommentar - - Är behovsanalysen beskriven och avstämd med övriga processer såsom, Exploateringsprocessen (mark och exploateringsavdelningen) - geografisk placering, exploateringsområden etcetera. Utbyggnadsprocessen (avdelning för samhällsplanering) - bostadsbyggnation och prognosarbete etcetera. Lokalförsörjningsprocessen (mark och exploateringsavdelningen) - övriga eventuella inkomna behovsanalyser identifierade för eventuell synergi etcetera. Vilket eller vilka alternativ rekommenderas att förstudera? Signatur Åtgärd kommentar (författare) VFAB Längre ner står: Det är av stor vikt att VFAB JA, ett första utkast av detta ingår redan i behovsanalysen, men fastställda och eventuella frågeställningar kring detaljplaner och utpekade tomter är beslutade i åtgärdsvalet. Ändrar enligt ovan Signatur (författa re) Föreslagen tomt måste vara med när åtgärdsvalet är klart. VFAB ser att det blir svårt i förstudierna att förstudera något när man inte har en tomt att förhålla sig till. Avtal med markägare bör vara klart. Bilaga 3. Beskrivning Förstudie 3 (3) Jmfr text ifrån förstudiefas: Övergripande layout för om-/tillbyggnationen respektive nybyggnationen, inklusive placering på tomt Efter avslutad förstudie och innan projektdirektiv, skall verksamhetens RFP, serviceförvaltningens RFP (teknikutrymmen) och teknisk specifikation fastställas för respektive objekt för att

säkerställa att projektet har komplett underlag som behövs för att starta projektering. Samordningen av dessa ansvarar kommunstyrelsen för. Bilaga 3. Beskrivning Förstudie 1 (3) Bilaga 4. 1 (1) Projektutveckli ng Beskrivning Bilaga 7. Överlämning Beskrivning 1 (2) För att få rätt förstudie med rätt kalkylosäkerhet och rätt storlek på byggnad bör (måste) dessa handlingar (verksamhetens RFP, serviceförvaltningens RFP (teknikutrymmen) och teknisk specifikation fastställas) vara klar när förstudien startas. Mindre justeringar går att göra senare, men den bör vara med så rätt som möjligt. handskakade sådana tas fram när vi är säkra på vad vi vill ha. Övergripande layout för om-/tillbyggnationen respektive nybyggnationen, inklusive placering på tomt VFAB Ja, se svar ovan Erforderliga utredningar såsom geoteknik, buller, sanering, infrastruktur etc. utförs i denna fas. VFAB i de flesta fall ingår det i detaljplaneprocessen. Tar bort i projektutvecklingen och lägger till i förstudie Slutredovisningen ska beskriva investeringens måluppfyllelse enligt vad som lyftes fram i förstudien, huruvida det framställda behovet har uppfyllts samt beskrivning av genomförandet och eventuella avvikelser. VFAB Har lagt till: Berörda förvaltningar skall rådfrågas inför slutredovisningen så det går att få en samlad bild av uppfyllande av krav och målbilder. Tomt måste vara klar i förstudie, för att få rätt förutsättningar med in i projektet. Jmfr med text i åtgärdsval Bör göras i förstudien, för att få rätt förutsättningar till kalkylen som ligger till grund för investeringsbeslut. Risk att vi tappar tid annars, om det är delar som påverkar övriga kommun. VFAB har svårt att bedöma om förvaltningens behov är uppfyllt.

Bilaga 7. Överlämning Beskrivning 2 (2) Detta bör utvärderas av någon annan än utförarorganisationen exempelvis förvaltningen som hade behovet. Är de inte nöjda bör tex RFP justeras. Obligatoriska deltagare erfarenhetsutbyte och garantibesiktningar: Förvaltande organisation Utförandeorganisatio n Projektledare Projektledare Förvaltare Projektingenjör VFAB OK, har ändrat OK, ingen åtgärd Underhållstekniker Det ska inte vara projektingenjör utan Garantiansvarig. Allmänna kommentarer Bilaga 1 och Bilaga 3 Bilaga 4 och Bilaga 7 (även relevant i andra dokument) Kommentar om rumsfunktionsprogram: VFAB Tolkningen är att det är ett standardiserat rumsfunktionsprogram som används vid behovsanalysen, medan resultatet från förstudien är ett projektanpassat rumsfunktionsprogram. Begreppen projektledare och byggprojektledare används inte helt VFAB konsekvent. När VFAB avses bör byggprojektledare användas, eftersom även SER och SUK har projektledare. Eftersom varken VFAB eller SER nämns vid namn (utförande resp. förvaltande organisation) är det bra om det är extra tydligt vem som avses. Exempel på formulering i bilaga 4: Projektledare ansvarar för projektet inom de ramar som är satta avseende ekonomi, tid och omfattning. Ansvarig byggprojektledare ansvarar för projekteringsgruppens sammansättning och omfattning vad gäller tidplaner och genomförande. Har ändrat till byggprojektledare i bilaga 4, 5, 6 & 7.

Exempel på formulering i bilaga 7: Obligatoriska deltagare erfarenhetsutbyte och garantibesiktningar: Förvaltande organisation Utförandeorganisation Projektledare Projektledare Förvaltare Garantiansvarig Övergripande beskrivning och Bilaga 5 Underhållstekniker Konsekvens i begreppsanvändning: totalkostnad och investeringsram. Formulering i bilaga 5: Resultatet från fasen är en uppdaterad projektplan och förfrågningsunderlag. Om anbudet (-n) ryms inom investeringsramen kan genomförandet starta upp enligt tidigare avtal med utförandeorganisationen. Är anbudet (-n) under 10 % eller 10 mnkr beslutar styrgruppen om inriktning, se övergripande beskrivning. Om anbudet (-n) är över 10 % eller 10 mnkr skall kommunstyrelsen och kommunfullmäktige besluta om fortsatt hantering. Formulering i dokumentet Övergripande beskrivning: Gruppen har för detta ett mandat att besluta om nödvändiga förändringar som medför ökade kostnader som understiger 10 % av totalkostnaden eller 10 mnkr. VFAB OK, har ändrat till investeringsram

Remisskommentarer gällande Fastighetsinvesteringsprocessen, remissinstans VIVAB Dokument Kap., sida Remisskommentar Signatur VIVAB och Varbergs Vatten AB är i mindre utsträckning berörda av processen och har inga synpunkter på förslaget VIVAB Åtgärd kommentar (författare) Signatur (författa re)

Remisskommentarer gällande Fastighetsinvesteringsprocessen, remissinstans Hallands hamnar Dokument Kap., sida Remisskommentar Signatur HallandsHamnar Varbergs AB avser inte inkomma med remissyttrande i rubricerat ärende. Hallands hamnar Åtgärd kommentar (författare) Signatur (författa re)

Varbergs kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Ks au 323 Sammanträdesprotokoll 2017-05-30 1 Dnr KS 2017/0357 Remiss - Fastighetsinvesteringsprocessen Beslut Arbetsutskottet beslutar 1. förslag till nytt regelverk för hantering och handläggning av kommunens fastighetsinvesteringar skickas ut för remiss till samtliga nämnder, bolag och kommunalförbundet Räddningstjänsten Väst. Förslag till beslut på sammanträdet Harald Lagerstedt (C) föreslår återremiss för att "Projektet Styrgrupps mandat (sid 4/5) ska omformuleras. Med utgångspunkten att det måste vara politiska beslut mellan kommunfullmäktige och en tjänstemannagrupps beslut. Det är inte rimligt att en tjänstemannagrupp kan fatta beslut om investeringsmedel upp till 10 procent eller max 10 miljoner av det av kommunfullmäktige fastställda investeringsbeloppet för ett enskilt objekt." Beslutsordning Ordförande ställer förslag på om ärendet ska återremitteras eller avgöras idag och finner att ärendet ska avgöras idag. Beskrivning av ärendet En genomlysning av kommunens investeringsprocess och fastighetsorganisation gjordes under 2015 och som en del i revisionen ingick att revidera investeringsprocessen. Syftet med revideringen är att underlätta för brukare/hyresgäst att fokusera på behov och funktion. öka kopplingen till projektstyrningsmodellen förtydliga ansvars-/arbetsfördelningen i respektive fas förtydliga grindar, beslutsunderlagen - vilka beslut som skall tas, när och av vem. Kommunens fastighetsinvesteringar ska föregås av utredningar som på ett rationellt och förvaltningsgemensamt sätt säkerställer att rätt fastighetsinvesteringar görs vid rätt tidpunkt och på rätt plats. Arbetet med en fastighetsinvestering, från behovsanalys till överlämning ska bedrivas enligt Varberg kommuns projektstyrningsmodell. Investeringsprocessen är indelad i nedan faser: Behovsanalys Åtgärdsval Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

Varbergs kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll 2017-05-30 2 Förstudie Projektutveckling Projektering Byggnation Överlämning Uppdaterad investeringsprocess berör än så länge enbart fastighetsinvesteringarna. Beslutsunderlag Beslutsförslag 10 maj 2017. Fastighetsinvesteringsprocessen förslag till remiss. Protokollsutdrag: Justerandes signatur Samhällsutvecklingskontoret Utdragsbestyrkande Datum

Beredning inför dialogsamtal med Hallands hamnar

Information om ersättningsanspråk

Beslutsförslag 2018-01-17 1 (2) Dnr: KS 2017/0327-6 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning Marcus Andersson, 0340-69 71 94 Svar på motion om att premiera elever med goda studieresultat Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta 1. bifalla motionen i den del som avser att premiera elever med goda studieresultat och god progression 2. avslå motionen i den del som handlar om utformningen av premiering enligt motionens beskrivning under rubrik Motivering 3. ge barnoch utbildningsnämnden i uppdrag att utreda frågan vidare och undersöka hur premiering kan utformas och vilka ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser detta medför samt redovisa uppdraget till kommunfullmäktige senast 31 december 2018. Beskrivning av ärendet Olle Hällnäs (SD), Andreas Feymark (SD) och Erik Hellsborn (SD) har lämnat motion om att premiera elever med goda studieresultat. Motionärerna menar att de resultat som en elev presterar i skolan påverkar dennes framtid och möjligheten att bli antagen på utbildningar samt i förlängningen vilket arbete personen har möjlighet att få. Motionärerna föreslår därför att premie delas ut årligen till den elev som presterar bäst i samtliga ämnen och den elev som under läsåret lyft sina resultat mest. Beslutsunderlag Beslutsförslag 17 januari 2017. Barn- och utbildningsnämnden 2 oktober 2017, 124. Arbetsutskottet 2 maj 2017, 264; Arbetsutskottet beslutar remittera motion om att premiera elever med goda studieresultat till barnoch utbildningsnämnden. Kommunfullmäktige 25 april 2017, 60; Kommunfullmäktige beslutar remittera ärendet till kommunstyrelsen. Motion inkommen 26 april 2017. POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra 0340-880 00 Vallgatan 12 (hiss) 432 80 Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS 212000-1249 ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS 0340-67 64 52 www.varberg.se

2018-01-17 2 (2) Dnr: KS 2017/0327-6 Övervägande Barn- och utbildningsnämnden ställer sig positiv till den del i motionen som handlar om att premiera elever med goda studieresultat och god progression. Utformningen av hur detta ska ske är dock en viktig fråga och kan inte bara tillstyrkas enligt motionens motivering. Nämnden anser att det behövs en utredning som ska specificera premiens omfattning, antal stipendiater, urvalsprocess och motivering. Även andra frågor, till exempel kring när och hur premiering ska ske, i vilken årskurs, i grundskolan och/eller på gymnasiet, på individnivå eller gruppnivå, måste belysas. Med anledning av detta föreslår barnoch utbildningsnämnden att kommunfullmäktige ger barnoch utbildningsnämnden i uppdrag att utreda frågan vidare och undersöka hur premiering kan utformas samt vilka ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser detta medför. Kommunkansliet föreslår med hänvisning till nämndens yttrande att fullmäktige beslutar att bifalla motionen i den del som avser att premiera elever med goda studieresultat och god progression, avslå motionen i den del som handlar om utformningen av premiering enligt motionens beskrivning under rubrik Motivering samt ge barnoch utbildningsnämnden i uppdrag att utreda frågan vidare och undersöka hur premiering kan utformas samt vilka ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser detta medför. Uppdraget ska redovisas till kommunfullmäktige senast 31 december 2018 Ekonomi och verksamhet Om kommunfullmäktige bifaller motionens intentioner och ger barnoch utbildningsnämnden ett utredningsuppdrag ska utredning även se över de ekonomiska konsekvenserna av förslaget. Kommunstyrelsens förvaltning Henrik Lundahl Kanslichef Protokollsutdrag Barn- och utbildningsnämnden Marcus Andersson Kommunsekreterare

Varbergs kommun Barn- och utbildningsnämnden BUN 124 Sammanträdesprotokoll 2017-10-02 1 Dnr BUN 2017/0486 Svar motion Premiera elever med goda studieresultat Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar 1. tillstyrka motionen i den del som avser att premiera elever med goda studieresultat och god progression 2. avstyrka motionen i den del som handlar om utformningen av premiering enligt motionens beskrivning under rubrik Motivering 3. föreslå kommunfullmäktige att nämnden får i uppdrag att utreda frågan vidare och undersöka hur premiering kan utformas samt vilka ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser detta medför. Reservation Jeanette Qvist, Peter Stoltz, Jenny Bolgert, Karl-Erik Bengtsson och Per Olsson (samtliga S) reserverar sig mot beslutet till förmån för Jeanette Qvists förslag. Förslag till beslut på sammanträdet Jeanette Qvist (S) föreslår att avstyrka motionen i sin helhet. Micael Åkesson (M), med bifall av Fredrik Gustafsson (SD), föreslår bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsordning Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner sitt eget förslag antaget. Beskrivning av ärendet Motion har lämnats till fullmäktige om premiering av elever med goda studieresultat av Olle Hällnäs, Andreas Feymark och Erik Hellsborn (samtliga SD). Motionen handlar om vikten av goda studieresultat för elevers fortsatta skolgång och arbetsliv samt hur en premie och ett diplom kan motivera eleverna i skolarbetet. Motionärerna föreslår att premie och Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

Varbergs kommun Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesprotokoll 2017-10-02 2 diplom delas ut årligen. Dels till den elev som presterar bäst i samtliga ämnen och dels till den elev som under läsåret lyft sina resultat mest. Motionärerna föreslår att kommunfullmäktige beslutar om att utforma och införa en plattform för att premiera elever som uppvisar goda studieresultat. Redan i dag finns det stipendier på flera skolor som ges till elever baserat på skolprestation. Dagens stipendier utbetalas i samarbete med bland annat Rotary och NBJ:s Veddigestiftelse. Beslutsunderlag Protokollsutdrag 2017-09-19 125 Beslutsförslag 2017-09-04 Motion - Premiera elever med goda studieresultat Övervägande Barn- och utbildningsförvaltningen ställer sig positivt till den del i motionen som handlar om att premiera elever med goda studieresultat och god progression. Utformningen av hur detta ska ske är dock en mycket viktig fråga och kan inte bara tillstyrkas enligt motionens motivering. Förvaltningen anser att det behövs en utredning som ska specificera premiens omfattning, antal stipendiater, urvalsprocess och motivering. Även andra frågor, t ex kring när och hur premiering ska ske, i vilken årskurs, i grundskolan och/eller på gymnasiet, på individnivå eller gruppnivå, måste belysas. Med anledning av detta föreslår förvaltningen att kommunfullmäktige ger barnoch utbildningsnämnden i uppdrag att utreda frågan vidare och undersöka hur premiering kan utformas samt vilka ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser detta medför. Ekonomi och verksamhet Om kommunfullmäktige bifaller motionens intentioner och utredningsuppdrag måste utredning även se över de ekonomiska konsekvenserna. Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande Datum

2017-04-25 Motion till Varbergs kommun llmäktige att premiera elever med goda studieresultat Motivering De resultat som en elev presterar i skolan påverkar dennes framtid och vederbörandes möjlighet att bli antagen på utbildningar och i förlängningen vilket arbete personen har möjlighet att få. Skolan blir allt viktigare och viktigare i det kunskapsdrivna samhälle vi idag befinner oss i och därför är det viktigt att inte bara stödja de svagaste eleverna i skolan utan även uppmärksamma de som faktiskt presterar över förväntan. Vi sverigedemokrater anser därför att en premie samt ett diplom skall ges till bäst presterande elev i samtliga ämnen under ett läsår. Vi vill dessutom även införa en premie och diplom till de elever som lyft sig mest under läsåret. Vi är övertygade om att denna utmärkelse kommer påverka motivationen hos såväl den som får premien men även hos de elever som kanske har det tufft eller svårt i skolan. Förslag till beslut Mot bakgrund av ovanstående föreslås kommunfullmäktige besluta att enligt ovan utforma och införa en plattform för att premiera elever som uppvisar goda studieresultat. Olle Hällnäs (SD) Andreas Feymark (SD) Erik Hellsbom (SD) Varbergs kommun Kommunstyrelsen 2017-04~ 26

Beslutsförslag 2018-01-08 1 (3) Dnr: KS 2017/0321-8 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning Anita Kryh, 070-578 84 29 Svar på motion om en samåkningsparkering vid riksväg 153/E6 Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige - Avslå motionen Beskrivning av ärendet Erik Rask (S) har inkommit med motion om samåkningsparkering vid riksväg 153/E6. Vid flera av motorvägspåfarterna finns idag möjlighet att parkera och därmed på ett enkelt sätt underlätta samåkning/pendling för Varbergs invånare. Vid avfart 54, har trafiktrycket ökat genom åren och de senaste åren har det gjorts trafiksäkerhetsåtgärder i form av två rondeller för att skapa bättre trafikflöde. Vid denna trafikplats saknas idag möjlighet att parkera för att underlätta samåkning för bland annat boende i de östra delarna i Varberg. Motionären föreslår kommunfullmäktige besluta att undersöka möjligheten att bygga en parkeringsplats för samåkning vid 153/Varberg centrum. Beslutsunderlag Beslutsunderlag 8 januari 2018. Arbetsutskottet 5 december 2017, 617. Hamn- och gatunämnden 18 september 2017, 99. Motion om en samåkningsparkering vid Riksväg 153/E6 Övervägande Samhällsutvecklingskontoret instämmer i de fördelar som finns med en eventuell samåknings/pendlarparkering i anslutning till riksväg 153/E6 som motionären beskriver. Trafikverket är positiva och ser ett behov av samåkningsparkering i området, men anser att den utpekade platsen som är kommunal mark inte är aktuellt att finansiera för Trafikverket. POSTADRESS BESÖKSADRESS Varbergs kommun Engelbrektsgatan 15, Östra 0340-880 00 Vallgatan 12 (hiss) 432 80 Varberg TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS 212000-1249 ks@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS 0340-67 64 52 www.varberg.se

2018-01-08 2 (3) Dnr: KS 2017/0321-8 Samhällsutvecklingskontoret hänvisar till det pågående detaljplanearbetet för Kvarnagårdens industriområde, där en samåkningsparkering planeras att anläggas inom planområdet. Planområdet ligger i anslutning till den avfart där motionären föreslår en samåkningsparkering. Förslag till plats för samåkningsparkering är gråmarkerad i kartan ovan och ligger precis i anslutning till väg 153 och i närheten av motorvägsavfarten E6/153. Detaljplanen beräknas vara antagen tredje kvartalet 2018. Med hänvisning till pågående detaljplanearbete för Kvarnagårdens industriområde anser Samhällsutvecklingskontoret att motionen skall avslås. Ekonomi och verksamhet Varbergs kommun kommer att få en kostnad för drift och underhåll av platsen. Samråd Samråd har skett med Hamn-och gatuförvaltningen, Stadsbyggnadskontor/ plansamordningsgrupp, inom Samhällsutvecklingskontoret och med Trafikverket. Kommunstyrelsens förvaltning Jeanette Larsson Avdelningschef Protokollsutdrag Stadsbyggnadskontoret Hamn- och gatuförvaltningen Trafikverket Anita Kryh Utvecklingsstrateg