Användarhandledning Planerat Underhåll Version: 1.1

Användarhandledning Planerat Underhåll Version: 1.1 Umefast AB 2008 www.umefast.se

Innehåll 1. Planerat underhåll... 3 1.1. Syfte och avgränsningar... 3 1.2. Definitioner... 3 1.2.1. Begrepp inom planerat underhåll... 3 1.2.1.1. Planerat underhåll... 3 1.2.1.2. Felavhjälpande underhåll... 3 1.2.1.3. Akut underhåll... 3 1.2.1.4. Drift... 4 1.2.1.5. Skötsel... 4 1.2.1.6. Tillsyn... 4 1.2.2. Underhållsplanen... 4 1.2.3. Olika aktiviteter i planerat underhåll... 4 1.2.3.1. Inspektion... 5 1.2.3.2. Åtgärdsval, planering... 5 1.2.3.3. Budgetberedning, beslutprocess... 5 1.2.3.4. Upphandling, anbudsförfarande... 5 1.2.3.5. Genomförande... 5 1.2.3.6. Erfarenhetsåterföring, utfall... 5 1.2.4. Investeringar/ Underhåll... 5 1.3. Förutsättningar för arbete med modulen... 6 1.3.1. Fastställ detaljnivå... 6 1.3.2. Fastställ nomenklatur och struktur... 6 1.3.3. Åtgärdsprislista... 6 1.3.4. Area/ mängd i rapporter och diagram... 6 2. Planering- allmänna funktioner... 7 2.1. PU-tavla... 7 2.2. Planeringsöversikt... 8 2.3. Planeringstavla... 8 2.4. Planeringslista... 9 3. Planering- dataregistrering... 10 3.1. PU-typer... 10 3.1.1. Ny PU-typ... 11 3.1.2. Ta bort/redigera PU-typ... 11 3.2. Registrera underhållspost (PU-kort)... 11 3.2.1. Registrering av PU-kort... 11 3.2.2. Registrering av underhållsåtgärd... 13 3.2.3. Redigera/ta bort PU-kort... 14 4. Ärendehantering - allmänna funktioner... 15 4.1. Ärendeprocessen... 15 4.2. Ärendelistan... 16 4.3. Ärendetavlan... 17 5. Ärendehantering - arbeta med ärenden... 18 5.1. Skapa ärende... 18 5.2. Återrapportering... 19 5.2.1. Skapa felavhjälpande underhåll... 19 5.2.2. Filer... 19 5.2.3. Ärenderader... 20 5.2.4. Slutför... 20 1

5.2.4.1. Den nya kopian av planeringskortet... 21 5.2.5. Avrapportera från planeringskortet... 22 5.3. Bevakade ärenden... 22 6. Utdata/ rapporter... 23 6.1. Rapporter och Diagram från PU-modulen... 23 6.1.1. Åtgärder per objekt... 24 6.2. Utskrifter från rapportmodulen... 24 6.2.1. Datakällor... 25 6.2.2. Rapporter... 25 2

1. Planerat underhåll Planerat Underhåll är en del av Planering i Pondus Pro. Systemet bygger på att man varje år fastställer de underhållsåtgärder som man avser att utföra under det kommande budgetåret. Det är hela tiden fråga om att styra ett underhållsberg framför sig och sedan prioritera vilka underhållsåtgärder som skall utföras. Det finns stora fördelar med att integrera PU-delen med de övriga delarna i Pondus Pro. Mycket av den information som skapas kring fastigheter är användbart även i PU t ex fastighet, byggnad, lokaluppgifter, materialmängder och ytuppgifter etc. Det finns också koppling mot dokumentarkivet för lagring av besiktningsprotokoll ritningar eller andra typer av dokument. 1.1. Syfte och avgränsningar Pondus PU är ett verktyg för planeringsansvariga, förvaltare och för de som i sitt dagliga arbete behöver stöd och tillgång till underhållsplaner och planeringsverktyg inom detta område. Syftet med PU-modulen är att upprätta långsiktiga underhållsplaner PU och därigenom på ett enkelt sätt kunna följa upp kostnader och aktiviteter under en löpande period. Tänk på att de kostnadsbelopp som planeras endast är riktmärken för hur stor den verkliga kostnaden sedan kommer att bli. Använd tidigare erfarenheter för att beräkna kostnaderna. Använd mer sammansatta underhållsåtgärder i stället för att gå ner på en högre detaljnivå. Hur man registrerar t ex fastigheter, byggnader, utrymmessystem och utrymmen tas ej upp i denna manual. Information och hjälp om detta finns i basmanualen. Begrepp inom underhåll, drift, tillsyn etc. kommer att klargöras men denna dokumentation handlar i övrigt endast om planerat underhåll. 1.2. Definitioner 1.2.1. Begrepp inom planerat underhåll Inom fastighetsbranschen råder en stor begreppsförvirring om vad som avses med underhåll, drift, tillsyn etc. Namn som periodiskt underhåll, förebyggande underhåll, långsiktigt underhåll, felavhjälpande underhåll, tekniskt underhåll etc. tolkas olika beroende på förvaltningar och verksamheter. Vi kommer nedan att klargöra vilka begrepp som används och avses i Pondus Pro 1.2.1.1. Planerat underhåll Underhåll planerat till tid, art och omfattning. Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning. 1.2.1.2. Felavhjälpande underhåll Syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå, (felanmälan). 1.2.1.3. Akut underhåll Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast, (felanmälan). 3

1.2.1.4. Drift Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. 1.2.1.5. Skötsel Driftåtgärder som omfattar en eller flera av åtgärderna justering eller vård av förvaltningsobjekt, inredning, utrustning, byte eller tillförsel av förbrukningsmaterial. 1.2.1.6. Tillsyn Driftåtgärder som omfattar observation, kontroll av funktion hos ett Förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser. Bild: Schematisk bild över begreppen inom drift och underhåll 1.2.2. Underhållsplanen Underhållsplanen håller samman de olika moment som tillsammans utgör den totala underhållsverksamheten. Planen baseras på företagets målsättning och skall garantera att målsättningen kan uppnås vad gäller de faktorer som underhållet påverkar. Vidare är planen ett verktyg för att på bästa sätt utnyttja företagets resurser till att uppfylla målsättningar och strategi. Planen skall täcka tiden före, under och efter utförda och planerade underhållsåtgärder. 1.2.3. Olika aktiviteter i planerat underhåll inspektion planering budget upphandling genomförande utfall Bild: Arbetsflödet av de olika aktiviteterna i en PU-process I planeringsfasen ingår aktiviteterna. inspektion (besiktning) åtgärdsval, planering 4

budgetberedning, beslutprocess upphandling, anbudsförfarande genomförande erfarenhetsåterföring, utfall Pondus Pro har stöd för processerna åtgärdsval, planering, budgetberedning, genomförande, erfarenhetsåterföring och utfall. 1.2.3.1. Inspektion Genom en besiktning fastställs statusen på förvaltningsobjektet. 1.2.3.2. Åtgärdsval, planering Utifrån besiktningsstatus fastställs åtgärdsval, kostnad för åtgärd samt lämplig tidpunkt för utförande av åtgärd. 1.2.3.3. Budgetberedning, beslutprocess Före upphandling fastställ de åtgärder som avses genomföras för det kommande budgetåret. Här sker prioriteringar och omflyttningar av planerade underhållsåtgärder. Resultatet av detta blir den slutgiltiga budgeten för nästkommande år. Beslutade underhållsåtgärder som utförs av egen personal går vidare till genomförande och genomgår inte upphandlingsprocessen. 1.2.3.4. Upphandling, anbudsförfarande Här genomförs upphandling av budgeterade underhållsåtgärder mot externa entreprenörer och serviceföretag. 1.2.3.5. Genomförande Här verkställs de planerade underhållsåtgärderna. 1.2.3.6. Erfarenhetsåterföring, utfall Här återförs kostnader och tidsaspekter för utfört arbete. Nästa underhållsintervall fastställs och det gjorda underhållet dokumenteras och arkiveras för historisk uppföljning. 1.2.4. Investeringar/ Underhåll Skillnader mellan investeringar och underhåll Underhåll innebär skötsel och reparationer som behövs för att vidmakthålla en anläggningsfunktion eller kapitalvärde under dess livslängd. Kostnaden för underhåll bokförs det år som åtgärden utförs. Investering är en anskaffning av en anläggningstillgång. Med en anläggningstillgång menas en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav och har en ekonomisk livslängd på tre år eller mer. Åtgärder som innebär standardförbättringar genom ny- och ombyggnad ska bokföras som investeringsutgift och aktiveras som anläggningstillgång. Investeringar medför årliga kostnader för avskrivning och ränta. För att kunna skilja på underhåll- eller investeringsåtgärder så finns det i Pondus Pro en kryssruta som gör det möjlighet att märka planeringsposten om den avser investering. 5

1.3. Förutsättningar för arbete med modulen För att planeringsfunktionen skall fungera så bra som möjligt så rekommenderas att även BAS, Dokument och Ärendemodulerna också körs i systemet. När allt data för en underhållspost finns tillgängligt kan posten registreras in i Pondus Pro. Se till att Bas och grunddata finns registrerat innan ni påbörjar inregistreringen. Genom att konfigurera olika filter och behörighetsnivåer kan olika förvaltarroller skapas. Detta är en process som görs tillsammans med den systemansvarige. 1.3.1. Fastställ detaljnivå Innan man skapar PU-planer är det viktigt att bestämma den detaljnivån man vill uppnå. Tänk på att en allt för hög detaljnivå kan vara kostsam att administrera och underhålla. Ex. Byte av golv kan registreras som en post för en hel byggnad men man kan även lägga in detaljerad information för varje rum eller lägenhet. Detta är faktorer son varierar beroende på organisation, verksamhetsart och viken typ av förvaltare som nyttjar systemet. 1.3.2. Fastställ nomenklatur och struktur Det är även viktigt att bestämma vilken nomenklatur och struktur som ska ligga till grund för all registrering och planering av underhållsåtgärder. Använd AFF eller någon annan standard för att dela in PU i olika grupper. Skilj på invändigt, utvändigt-, mark- och underhåll för tekniska installationer. 1.3.3. Åtgärdsprislista Pondus Pro stödjer inte med automatik någon extern prislista. Vill man använda en prislista finns det i Pondus Pro möjlighet att lägga upp s.k. åtgärdsmallar. De kan fungera som en bank av underhållsåtgärder. En Åtgärdsmall innehåller Kod, beskrivning, intervall och kostnad per enhet. 1.3.4. Area/ mängd i rapporter och diagram Vissa rapporter använder sig av en area/mängd vid beräkning av nyckelvärden. Vanligtvis när det gäller lokaler används byggnadens LOA värde. När det gäller underhåll av bostäder användes istället BOA som jämförelse yta. Pondus Pro har en systemparameter som styr vilken Area/mängd som skall användas vid beräkning i samband med generering av dessa rapporter och diagram. Denna parameter ställs in av den systemansvarige och gäller för allt PU. 6

2. Planering- allmänna funktioner 2.1. PU-tavla För att överskådligt visa de registrerade PU-korten finns en PU-tavla. Tavlan visar planerade, budgeterad, pågående och avslutade PU-kort. Tavlan visar varje PU-kort på en egen rad med tillhörande kostnader och kalender. Det som visas går att filtrera på olika sätt vilket ger bra överblick över vad som är planerat och vad som pågår. Genom att klicka på den blå texten för ett PU-kort kommer man direkt in till registreringsbilden. Med hjälp av en drag & drop-funktion kan planeringen enkelt flyttas från ett år till ett annat. Gjorda års flyttningar via tavlan verkställs genom att trycka på Spara. Ny ger möjlighet att registrera ett nytt PU-kort. Bild: PU-tavlan 7

2.2. Planeringsöversikt Planeringsöversikten spänner över alla typer av planering och är en översikt över antalet planeringskort som gjorts med hjälp av de olika planeringsmallar man definierat. Planeringskorten grupperas per objekt i basen och individuell planeringsmall. OBS! Planeringsöversikten används endast i specialfall eftersom den bara visar planeringar som är knutna till en individuell planeringsmall. Det är i princip de planeringar som skapats mha Ny via guide längst ned i planeringslistan som visas och Ny via guide används inte i normalfallet när planering skapas. Bild: Planeringsöversikt Sidan visar alltså bas-objekt i den högra kolumnen och planeringsmallar som rubriker. I tabellen visas då antalet planeringskort per bas-objekt och planeringsmall. Man väljer vilka nivåer man vill se genom kryssrutorna i filtreringspanelen. På sidan finns funktionalitet för att exportera tavlans innehåll till Excel. 2.3. Planeringstavla Planeringstavlan är en generell tavla som visar all planering i Pondus Pro. Planeringstavlan används lämpligen om man vill få en överblick över alla inplanerade åtgärder för ett bas-objekt oavsett om det är en obligatorisk ventilationskontroll, en besiktning, om det rör sig om tillsyn- och skötsel eller PU. På sidan finns funktionalitet för att exportera tavlans innehåll till Excel. Tavlan har funktioner för att filtrera på planeringstyp, bas-objekt, resurs m.m. Man kan även ange upplösning på tavlan. Om man använder denna tavla på högsta upplösningen, dvs. dag, så får man även en överblick över notifieringsinställningarna för de olika planeringsåtgärderna. 8

Bild: Planeringstavla Sista funktionen på sidan är att visa en lista över åtgärder. 2.4. Planeringslista Alla planeringskort listas i planeringslistan. Planeringslistan sammanställer planeringar från alla planeringstyper d.v.s. besiktningar, planerat underhåll och tillsyn- och skötsel med flera i en och samma lista. Listan kan filtreras för olika planeringstyper och urval. Planeringskort som skapats men inte innehåller några åtgärder återfinns i denna lista och kan lätt kompletteras genom direkthopp till det valda planeringskortet. Bild: Planeringslistan OBS! Ny via guide används i normalfallet inte! 9

3. Planering- dataregistrering 3.1. PU-typer Varje planeringspost av typen PU kan tilldelas en PU-typ. På så sätt kan olika sorters PU grupperas och summeras var för sig. I dag finns ingen branschgemensam namngivningsstandard utan det varierar bland olika förvaltare. Pondus Pro har en grundtabell där PU-typer kan registreras. Det är viktigt att man i ett tidigt skede klargör vilka typer som kommer att användas i systemet. Det vanligaste sättet är att man skiljer på åtgärder för inomhus, utomhus och mark. Vi från Pondus Pro rekommenderar AFF-99 och den strukturerade indelning som denna modell erbjuder. Pondus Pro systemet levereras blankt utan några PU-typer eller åtgärdsmallar som bygger på AFF-99. PU-typer enligt AFF-99 T. Tekniska arbetsuppgifter i fastighetsförvaltning (föreskrifter under denna kod gäller alla förvaltningsobjekt inom ramen för den aktuella egenskapen) T1. Utemiljö T2. Byggnad utvändigt T3. Byggnad invändigt T4. Va-, vvs-,kyl- och processmediesystem T5. Elsystem T6. Tele- och datasystem T7. Transportsystem T8. Styr- och övervakningssystem. Bild: PU-typer 10

3.1.1. Ny PU-typ Klicka på Lägg till längst ned i listan på PU-typer för att lägga till en ny PU-typ. Bild: Ny PU-typ Fyll i namn och spara. 3.1.2. Ta bort/redigera PU-typ Om man vill redigera en PU-typ klickar man på den i listan. Ändra namnfältet och klicka sedan på spara. Om man vill ta bort en PU-typ markerar man den i listan och klickar på Ta bort för att ta bort posten. 3.2. Registrera underhållspost (PU-kort) När allt data för en underhållspost finns tillgängligt kan posten registreras in i Pondus Pro. Se till att Bas och grunddata finns registrerat innan ni påbörjar inregistreringen. Data för en underhållspost: Basobjektet som underhållsposten avser: ISE, byggnadsverk, utrymmessystem, utrymme, byggdel m.m. Åtgärdsbeskrivning: Vad som skall utföras, när och till vilken kostnad Resurs för ansvar: Resurs-ID för ansvarig resurs Prisindex: Minst ett prisindex skall finnas med ett indextal för det aktuella året 3.2.1. Registrering av PU-kort Registreringssidan för PU-kort kan nås på flera sätt: 1. Välj modulfliken Planering. Välj PU-tavla i undermenyn Planerat underhåll. Klicka på Ny längst ned i PU tavlan. 2. Välj modulfliken Planering och undermenyn Planeringslista. Klicka på Ny och välj Planerat underhåll. 11

Bild: PU-kort. Fyll i de fält som önskas. Fälten objekt, ansvarig och resurs registreras med hjälp av Välj - knappen till höger om respektive fält. Nedan följer en förklaring av fälten på PU-kortet: Grunddata: Beskrivning: Rubriken för underhållsåtgärden, t.ex. Fasadrenovering. PU-typ: Se mer om PU-typer i avsnitt ovan Objekt: Det förvaltningsobjekt som avses Ansvarig: Ansvarig resurs Resurs: Utförande resurs Text: Beskrivande text om vad underhållsarbetet innefattar Utförandeår: Det år när arbetet ska utföras Ursprungligt planerat år: Om arbetet flyttas till annat år sparas ursprungligt år. Utförandeperiod: Vilken tid på året som arbetet ska utföras Ref 1: Fritextfält Ref 2: Fritextfält Ekonomisk information: Är budgeterat: Posten går inte att ändra om detta fält är ikryssat. Ursprunglig planerad kostnad: Den ursprungliga planerade kostnaden, ändras bara manuellt. Planerad kostnad: Om summan av de underliggande åtgärdernaär noll så visas ursprunglig kostnad. I annat fall visas summan av de underliggande åtgärderna. Med mörk text visas det indexuppräknade värdet. Totalt prognos: Kalkylerat värde från underliggande åtgärder Utfall: Kalkylerat värde från underliggande åtgärder 12

Prisindex: Är investering: Kostnadsställe: Konto: Projekt: Sätt det år som priset avser samt vilken indextyp som avses. Det pris som satts i ursprunglig planerad kostnad kommer att indexuppräknas automatiskt till aktuellt års index. Sätt kryss om arbetet avser investering Välj från grundtabell, ärvs från valt objekt Valfritt konto från kontotabellen Valfritt projekt från projekttabellen 3.2.2. Registrering av underhållsåtgärd Varje PU-Kort kan delas upp i underåtgärder. Normalt görs först en grovplanering på PUkortnivå och i samband med budgetarbetet fintrimmas, delas arbetet upp, på mindre underhållsposter. Arbetet som skall utföras enligt PU-kortet kan också upphandlas från flera olika entreprenörer eller serviceföretag. Varje åtgärdsrad kan då styras ut mot respektive entreprenör. För att lägga till en underhållsgärd till ett PU-kort trycker man på Lägg till åtgärd från PU kortet. Bild: Lägg till underhållsåtgärd Observera att fälten ansvarig, resurs och objektlänk registreras med hjälp av Välj -knapparna till höger om respektive fält. Beskrivning: Arbetsbeskrivning: Area/Mängd: Mängd: Rubriken för underhållsåtgärden, t.ex. Fasadrenovering Kortfattad beskrivning om arbetets omfattning I denna lista visas de Area/mängder som finns registrerade på aktuellt objekt länkat i PU-kortet Vald mängd. 13

Antal: Pris per enhet: Planerad kostnad: Prognos: Ansvarig: Resurs: Objektlänk: Konto: Utfall: Ref 1: Ref 2: Antal av Area/Mängd Pris per enhet för antal (ger Planerad kostnad) Skriv in direkt eller kalkyleras genom avtal*pris/enhet Prognosvärde som används i ärendefasen Ansvarig resurs Utförande resurs Länk till förvaltningsobjekt Valfritt konto från kontotabellen Kostnad på ärendet är det som blir utfall i det planerade underhållet Fritextfält Fritextfält 3.2.3. Redigera/ta bort PU-kort För att redigera ett PU-kort eller en underhållsåtgärd söker man fram och väljer kortet från PU-tavlan. Redigera önskade fält och spara. Gäller ändringen en underhållsåtgärd väljer man först rätt underhållsåtgärd, ändrar önskat fält och sparar posten. För att ta bort ett PU-kort söker man fram det och väljer det från tavlan. Klicka sedan på Ta bort för att ta bort posten. Observera att om PU-kortet Är budgeterat så kan man inte ta bort posten och endast vissa fält är tillåtna att redigera. 14

4. Ärendehantering - allmänna funktioner 4.1. Ärendeprocessen Genom att anpassa ärendeprocessen kan signalering och notifiering ske via e-post eller andra meddelandesätt. Ärendeprocessen ger också stora möjligheter att styra och bevaka hela ärendet från början till avrapportering (se mer i användarhandledning om ärendeprocessen). Bild: Exempel på ärendeprocess i PU-modulen 15

4.2. Ärendelistan PU-ärenden återfinns i ärendelistan eller ärendetavlan. I ärendelistan visas alla ärendetyper, men varje användare ser endast de ärenden de har behörighet att se. Både listan och tavlan kan filtreras för att visa ett önskat urval ärenden. Vid klick på ärendenumret i ärendelistan öppnas ärendet. Bild: Ärendelistan 16

4.3. Ärendetavlan Ärendetavlans summerade vy visar veckovis hur många ärenden som ligger i respektive status; aktiv, utförd, avrapporterad och avbruten. Klicka i tavlan för att komma till en mer detaljerad översikt på ärendena. Från denna översikt klickas sedan på ärendenumret för att komma åt önskat ärende. Bild: Ärendetavlan 17

5. Ärendehantering - arbeta med ärenden När man valt vilket planerat underhåll som ska utföras under året, dvs man vet vilka PU-kort som innehåller information om PU som ska utföras under året, skapar man upp ärenden för dessa. Det blir ett ärende per PU-kort. För att särskilja vilka PU-kort som ska utföras under året markerar man dessa genom att kryssa i fältet Är budgeterat. 5.1. Skapa ärende Bild: PU kort, skapa ärende För att skapa ett PU-ärende öppnar man PU-kortet och klickar på Skapa ärende. När ärendet är skapat ändras texten till Visa ärende. I PU-tavlan kan man nu se att markeringen blivit blå och fått statusen Pågående, se bild nedan. Bild: Status i PU-tavlan 18

Om man klickar på Visa ärende öppnas sidan för ärendet. Bild: PU-ärende När man utfört underhållsåtgärden kan man kvittera eller Avsluta ärendet. Se mer om detta senare i manualen under rubriken Återrapportering. 5.2. Återrapportering Vilka knappar som finns på ärendets verktygsrad beror på hur ärendeprocessen ser ut. Här nedan görs en allmän beskrivning. För ytterligare information hänvisas till användarhandledningen om ärendeprocessen. Bild: Exempel på verktygsrad 5.2.1. Skapa felavhjälpande underhåll Vid återrapportering går det att skapa felavhjälpande underhåll från PU-ärendet. Markera vilken eller vilka ärenderader som felavhjälpande underhåll ska skapas på och tryck på Skapa felavhjälpande underhåll på verktygsraden. Det felavhjälpande underhållet blir ett eget ärende dit objektlänken skickas med. På det felavhjälpande underhållsärendet ser man även att det skapats från ett planerat underhållsärende. Bild: Felavhjälpande underhållsärende skapat från PU-ärende 5.2.2. Filer Filer kan tittas på eller läggas till ärendet via knappen filer. Filerna kopplas till ärendet och hanteras i dokumentarkivet (se mer i användarmanual om dokumentarkivet). 19

5.2.3. Ärenderader I PU-modulen blir varje underhållsåtgärd för respektive PU-kort en ärenderad. På varje ärenderad kan man fylla i prognos och kostnad innan ärendet avslutas. Total kostnad på ärendet är det som av systemet förs in som utfall på planeringskortet. Kom ihåg att spara alla registreringar innan du går vidare. Bild: Exempel på ärenderad, underhållsåtgärd Man kan lägga till nya rader via knappen Lägg till rad. Bild: Lägg till rad på PU-ärende 5.2.4. Slutför När man utfört underhållsåtgärden kan man kvittera eller Avsluta ärendet. Detta görs genom att klicka på knappen Slutför. Observera att knapparna kan variera beroende på hur processen ser ut. I fältet utförandeår står aktuellt år angivet som grundinställning. Detta år kan vid behov ändras. 20

Bild: Slutför ärende När man slutför ett ärende får man välja mellan Fortsätt utan kopia och Fortsätt med kopia. Att fortsätta utan kopia innebär att ärendet bara avrapporteras och utfallet förs in i planeringskortet tillsammans med utförandeår. Att fortsätta med kopia innebär att ett nytt planeringskort skapas upp som är en kopia av det gamla men med ett antal förändringar baserade på det avrapporterade ärendet. 5.2.4.1. Den nya kopian av planeringskortet Det nya planeringskortet namnsätts som det gamla men med ett tillägg av # [nummer] där nummer är ett löpnummer som börjar på 1. Bild: Planeringskort i PU-tavlan skapade med Fortsätt med kopia Följande avvikelser finns på det nya planeringskortet jämfört med det ursprungliga: Utförandeår och ursprungligt planerat år är blankt. Prisindex: Året blir nuvarande år, indextyp blir samma som det tidigare PU-kortet. Ursprunglig planerad kostnad, Planerad kostnad och Indexuppräknad kostnad blir ärendets totalkostnad, dvs utfallet. Kostnader från ärenderader kopieras på respektive underhållsåtgärd till fältet för Planerad kostnad. Dvs det är ärenderadens utfall som på det nya planeringskortets underhållsåtgärd blir planerad kostnad. Som utfall på åtgärdsraden på det nya planeringskortet står det 0. 21

De eventuella extra-rader som har lagts till på ärendet blir nya underhållsåtgärder på det nya planeringskortet. Om man tar bort en underhållsåtgärd (tex extraraderna) minskas Planerad kostnad och Indexuppräknad kostnad med radens planerade kostnad. Ursprunglig planerad kostnad minskas inte automatiskt, där får man minska kostnaden manuellt om den ska ändras. Undantag: Om ärendets kostnad är 0 sätts Ursprunglig planerad kostnad, Planerad kostnad och Indexuppräknad kostnad till föregående korts motsvarande kostnader. Även raderna får samma kostnader som föregående kort. Även index blir detsamma som föregående korts. 5.2.5. Avrapportera från planeringskortet Ett PU-ärende kan även avrapporteras via PU-kortet. När man trycker Avrapportera på PUkortet kommer man till ärendet. Om det inte finns något ärende skapas det upp ett. Om det inte fanns någon åtgärdsrad läggs det till en, annars kan man redigera de åtgärdsrader som finns och kvittera ärendet enligt ovanstående. Bild: Avrapportera från PU-kortet När ärendet är avslutat kan man i PU-tavlan se att markeringen blivit grön och fått statusen Avslutad. 5.3. Bevakade ärenden Det går att skapa bevakning på ärenden genom att på ärendets verktygsrad välja Skapa bevakning. Man får möjlighet att lägga en kommentar till bevakningen innan den sparas. Ärenden som skapats bevakning på visas i listan Bevakade ärenden, där även bevakningskommentaren visas. På detta sätt kan vissa utvalda ärenden lätt överblickas. 22

6. Utdata/ rapporter 6.1. Rapporter och Diagram från PU-modulen Det finns ett antal rapporter som kan skrivas ut direkt från PU-modulen. Dessa är Kostnader per planerat underhåll per area, Åtgärder per objekt och Kostnader för planerat underhåll. Välj PU-rapporter från menyn Planerat underhåll för att komma åt dem. Bild: PU-rapporter Välj rapport, gör urval och tryck på sök-knappen så visas rapporten. Bild: Kostnader för planerat underhåll per area Bild: Diagram Kostnader för planerat underhåll 23

6.1.1. Åtgärder per objekt Denna rapport genererar en sammanställning över kostnader inom planerat underhåll för olika objekt i basen. Det som är lite speciellt med rapporten är att man har möjlighet att välja vad datat skall grupperas på. Genom att markera en eller flera kryssrutor bredvid filtreringsrutorna för ISE, Byggnad, etc. så väljer man hur rapporten grupperas. Man måste alltså välja minst en nivå att gruppera på. Om man vill ha ut kostnader per byggnad grupperat på ISE så kryssar man alltså för ISE och Byggnad i filterpanelen. Då kommer man att få en sektion per ISE och under denna kommer en rad per byggnad med alla tillhörande PU-åtgärder. Om det finns åtgärder som knutits direkt mot en ISE och inte en byggnad så kommer dessa att listas innan posterna för byggnad visas. Åtgärd som knutits direkt mot ISE Åtgärd som knutits mot byggnad Bild: Åtgärder per objekt 6.2. Utskrifter från rapportmodulen Förutom att skriva ut rapporter direkt från PU modulen så kan man göra utskrifter via rapportmodulen. Där kan man skriva ut rapporter som kommer med systemet men man kan även skapa egna rapporter och prenumerationer. Hur själva rapportmodulen fungerar finns beskrivet i Användarmanualen för RPG. Bild: Rapporter i rapportgeneratorn 24

Till PU modulen finns ett antal standard datakällor och rapporter. Här kommer en listning på dessa. 6.2.1. Datakällor Planerade arbeten Listar planerade arbeten Beskrivning Planering utförd ISE Byggnadsverk ID Fastighet Kostnad Budgeterad Investering Typ Aviseringsdatum Projekt Konto Kostnadsställe Aviserad år Byggnadsverk Utfall Prognos Aviserad år från Aviserad år till 6.2.2. Rapporter PU-kostnader per byggnadsverk - Listar planerat underhåll per byggnadsverk PU-kostnader per byggnadsverk och år - Visar kostnader för planerat underhåll per byggnadsverk och år (diagram) PU-kostnader per fastighet - Listar planerat underhåll per fastighet PU-kostnader per fastighet och år - Visar kostnader för planerat underhåll per fastighet och år (diagram) PU-kostnader per ISE - Listar planerat underhåll per infrastrukturell enhet PU-kostnader per ISE och år - Visar kostnader för planerat underhåll per infrastrukturell enhet och år (diagram) PU-kostnader per kvm per byggnadsverk och år - Visar kostnader planerat underhåll per kvm, byggnadsverk och år (diagram) PU-kostnader per år - Visar kostnader för planerat underhåll per år (diagram) PU-typer - Listar PU-typer 25