REJÄL UNDERHÅLLSPLAN

Transkript

1 REJÄL UNDERHÅLLSPLAN Spara tid och pengar genom planerat underhåll Det är ett välkänt faktum att planerat och förebyggande underhåll är avsevärt billigare än akut och eftersatt underhåll. Trots att de flesta bostadsrättsföreningar håller med om detta faktum är det svårt att utforma en välfungerande struktur för hur underhållet av fastigheten ska hanteras på ett bra sätt. Med en Rejäl Underhållsplan får styrelsen denna struktur färdigserverad som en enda tjänst, en enkel och tydlig checklista som ligger till grund för underhållsarbetet. På så vis hjälper planen föreningen att spara avsevärda pengar samtidigt som förvaltningen av föreningens fastighet ofta kan effektiviseras betydligt. VAD ÄR EN REJÄL UNDERHÅLLSPLAN? En Rejäl Underhållsplan är styrelsens huvudsakliga verktyg för den långsiktiga förvaltningen. Enkelt förklarat kan den beskrivas som en sammanställning över: VAD som ska göras NÄR det ska göras Hur mycket det kommer att KOSTA

2 Med underhållsplanen får styrelsen alltså en checklista över vilka underhållsåtgärder som bör utföras varje år samt hur mycket de bedöms kosta. Denna ekonomiska planering ligger till grund för föreningens årliga budgetprocess samt ger en direkt koppling till hur stora fondavsättningar föreningen ska göras varje år för att spara exakt rätt summa varje år för planerat underhåll. Underhållsplanen omfattar fastighetens samtliga delar, utrymmen och installationer. För nivåerna Bas och Total inleds planen med en enkel och tydlig besiktningsrapport där läsaren guidas genom fastigheten och kan läsa om de underhållsbehov som finns. Här inkluderas även annan intressant fakta om byggnaden och dess ingående delar såsom arkitektoniska och tekniska aspekter. Efter detta avsnitt följer sedan själva underhållsplanen med en sammanställning över samtliga planerade åtgärder per år för de kommande 30 åren med tillhörande kostnader. Den data som ligger till grund för planen återfinns längst bak i en detaljerad databas. För en mer detaljerad förteckning över planens innehåll, läs avsnittet Tre grader av omfattning nedan. KUNDVÄRDEN Rejäl Underhållsplan är ett användbart verktyg för föreningen som skapar följande värden: Förenklar förvaltningen genom att utgöra en tydlig checklista över vad som ska göras, när det ska göras och hur mycket det kommer att kosta. Sparar pengar genom att undvika akut underhåll samt uppnå samordningseffekter vid större underhållsåtgärder. På så vis betalar underhållsplanen av sig själv, ofta inom 3 år. Ger möjlighet att jämna ut kostnaderna över en lång period. Ger en direkt koppling mellan underhållsbehovet och hur stor fondavsättning som ska göras varje år. Underlättar revisorernas bedömning av storleken på fonderade medel och avsättningar räcker till för att underhålla området. Höjer kreditvärdigheten. Kvalitetsstämpel för föreningen och fastigheten

3 De mest avgörande skillnaderna är: VARFÖR VÄLJA REJÄL? Underhållsplanering är en vanligt återkommande tjänst hos många företag som sysslar med byggteknik och förvaltning. Tyvärr delar inte de vår uppfattning om hur en underhållsplan bör utformas och användas, nämligen som grundstenen för föreningens fastighetsförvaltning. Fokus på kundvärde och kvalitet. Vårt mål är att göra Sveriges bästa underhållsplaner och vi kompromissar aldrig. Vi lägger ner betydligt mer tid och energi på våra planer och på så sätt kan de hjälpa våra kunder att spara mer pengar och effektivisera sin förvaltning. Enkelt och tydligt. Detta är vårt motto och återkommer i allt vi gör. En Rejäl Underhållsplan är ett intressant och snyggt dokument som alla kan förstå. Vi använder foton, bilder och diagram i mycket högre utsträckning än våra konkurrenter och undviker avancerade facktermer och kodsystem som annars är vanligt förekommande. Avsättningsanalys. Många underhållsplaner utelämnar det allra viktigaste: avsättningsanalysen. Utan denna analys får föreningen ingen koppling mellan fastigheten och ekonomin, d.v.s. hur stora avsättningar för underhåll som ska göras varje år. En Rejäl Underhållsplan innehåller en enkel och tydlig analys samt rekommendation om hur avsättningarna bör dimensioneras. Inte bara med hänsyn till det underhåll som finns i planen, utan även andra faktorer såsom föreningens investeringsstrategi och finansieringssituation. Egenutvecklat system. Många av underhållsplanerna som finns på marknaden är i själva verket en produkt av samma stela grundsystem för underhållsplanering (REPAB/Incit) klädda i olika utseende och tillägg. Vi har däremot utvecklat ett helt eget system med fokus på enkelhet och anpassningsbarhet. Tack vare detta kan vi skräddarsy planens innehåll efter kundens önskemål, och kunden har själv möjligheten att redigera sin plan om så önskas. Underhållsplanen är bara början. Vi ser underhållsplanen som en inledning på en lång relation där vi kan bistå med all kompetens som kunden behöver för att förvalta sin fastighet. Planen utgör grundstenen i vårt tjänstepaket Rejäl Förvaltning som föreningen har möjlighet att få offert på. Den minsta varianten, Rejäl Förvaltning MINI, är helt gratis.

4 PROCESSEN Offert Rundvandring Detaljbesiktning Mängdning/ prissättning Avsättningsanalys och författa rapport Presentation för kunden Rejäl Förvaltning Det första steget i processen är en graderad offert, där kunden kan välja fritt mellan tre olika omfattningar av Rejäl Underhållsplan. Vid beställning inleds projektet med en rundvandring tillsammans med medlemmar ur styrelsen. Vi blir då runtvisade i fastigheten och intervjuar styrelsen för att få maximalt informationsunderlag för underhållsplanen. Efter denna rundvandring vidtar sedan detaljbesiktningarna oftast pågår under några dagar. Vi utför då besiktningar, mätningar, fotografering och mängdar samtliga byggdelar och utrymmen. Parallellt med besiktningarna hämtas alla underlag in som behövs för underhållsplaneringen såsom ritningar, årsredovisningar och förteckningar. Med besiktningsprotokollen, foton och underlagen som grund inleds sedan arbetet med att ta fram underhållsplanen. Mängdning, prissättning, gruppering, prioritering, analys och rapportskrivning är de största arbetsmomenten. Det färdiga resultatet levereras till kunden som pdf samt lagras på en webbtjänst för alla våra kunder som ingår i gratispaketet Rejäl Förvaltning. Planen presenteras därefter för styrelsen som får handledning om hur planen kan integreras i föreningens förvaltningsprocess samt hur man bör behandla det underhåll som planen visar på. Rejäl Underhållsplan fungerar även som grundstenen i vårt tjänstepaket Rejäl Förvaltning, som föreningen har möjlighet att teckna avtal för. Även denna tjänst finns i olika omfattningar, från gratisnivån MINI till totalförvaltningskonceptet TOTAL.

5 TRE GRADER AV OMFATTNING Som med de flesta av våra tjänster erbjuds Rejäl Underhållsplan till fastpris i tre olika grader, så att kunden själv kan välja fritt den omfattning som passar dem bäst. Allt från den kortfattade MINI-nivån till helhetspaketet TOTAL som även inkluderar en detaljerad energi/miljöanalys. Bas Total Mini REJÄL UNDERHÅLLSPLAN MINI En enklare plan för styrelser med god kompetens inom fastighetsunderhåll Brf Mannekängen i Stockholm, nöjd kund med underhållsplan MINI och rabattavtal för årlig uppdatering Grundläggande underhållsplan 30 år - Överskådligt exceldokument med plan i 30 år i övergripande form. Specificerar underhållsåtgärder för varje år med tillhörande kostnader. o Åtgärdsplan 10 år - Åtgärdsplan för underhåll 10 år framåt. o Prognos 20 år - Utöver de 10 åren som åtgärdsplanen omfattas av görs en övergripande prognos över åtgärder och kostnader för ytterligare 20 år. o Avsättningsanalys - Rekommendation om avsättning till föreningens fond för periodiskt underhåll utifrån de åtgärder som rekommenderas i underhålls-planen. Illustreras med diagram. o Databas - Sammanställning över samtliga underhållsåtgärder med mängder, intervall och kostnader.

6 REJÄL UNDERHÅLLSPLAN BAS Ett komplett arbetsverktyg för det planerade underhållet Brf Linnégatan i Göteborg, nöjd kund med underhållsplan BAS och rabattavtal för årlig uppdatering Enkel och tydlig besiktningsrapport - Rapport i lättläst form med bilder från gjorda iakttagelser. Beskriver fastighetens skick på ett enkelt och tydligt sätt m.h.a. foton, illustrationer och text. Detaljerad underhållsplan 30 år - Överskådligt exceldokument med plan i 30 år i detaljerad form. Specificerar underhållsåtgärder för varje år med tillhörande kostnader. o Åtgärdsplan 10 år - Åtgärdsplan för underhåll 10 år framåt. o Prognos 20 år - Utöver de 10 åren som åtgärdsplanen omfattas av görs en övergripande prognos över åtgärder och kostnader för ytterligare 20 år. o Avsättningsanalys - Rekommendation om avsättning till föreningens fond för periodiskt underhåll utifrån de åtgärder som rekommenderas i underhållsplanen. Illustreras med diagram. Databas - Sammanställning över samtliga underhållsåtgärder med mängder, intervall och kostnader.

7 REJÄL UNDERHÅLLSPLAN TOTAL Ett rejält helhetspaket för föreningen som vill ta sin förvaltning till nästa nivå Brf Renströmska Villan i Göteborg, nöjd kund med underhållsplan TOTAL Enkel och tydlig besiktningsrapport - Rapport i lättläst form med bilder från gjorda iakttagelser. Beskriver fastighetens skick på ett enkelt och tydligt sätt m.h.a. foton, illustrationer och text. Utökad underhållsplan - Kommersiella lokaler tas med i planen. Detaljerad underhållsplan 30 år - Överskådligt exceldokument med plan i 30 år i detaljerad form. Specificerar underhållsåtgärder för varje år med tillhörande kostnader. o Åtgärdsplan 10 år - Åtgärdsplan för underhåll 10 år framåt. o Prognos 20 år - Utöver de 10 åren som åtgärdsplanen omfattas av görs en övergripande prognos över åtgärder och kostnader för ytterligare 20 år. o Avsättningsanalys - Rekommendation om avsättning till föreningens fond för periodiskt underhåll utifrån de åtgärder som rekommenderas i underhålls-planen. Illustreras med diagram. o Databas - Sammanställning över samtliga underhållsåtgärder med mängder, intervall och kostnader. Energi- och miljöanalys - En utförlig rapport med syfte att hjälpa föreningen bidra till hållbar utveckling, samtidigt som man sparar pengar och förbättrar boendemiljön. o Förslag på strukturerat miljöarbete - En enkel guide som hjälper föreningen inleda ett strukturerat miljöarbete. o Nuvarande status - En inventering av förbrukningar, innemiljö och förekomst av farliga ämnen. o Åtgärdsförslag - Anpassade förslag kompletta med beräkningar och investeringsbedömningar. Åtgärder som kan göras av boende och hyresgäster Åtgärder som kan utföras på nuvarande installationer Åtgärder som kräver större investeringar Fysisk dokumentation - Planen levereras digitalt samt i två inbundna exemplar.

8 REFERENSER Rejäl Byggkonsult har underhållsplanerat och bidragit med förvaltningstjänster åt många av Göteborgs mest kända fastigheter såsom Stora Teatern, Sjömagasinet och Röhsska Muséet. Utöver dessa fastigheter har vi underhållsplanerat över 200 bostadsrättsföreningar runtom i landet och hjälpt föreningarna till en mer ekonomisk och bekymmersfri förvaltning. För en komplett förteckning, se vår referenslista. Samtliga bilder i detta produktblad är på fastigheter vi underhållsplanerat. INTRESSERAD? Kontakta oss! Vi kommer gärna ut för en kostnadsfri presentation och diskussion om hur ni kan effektivisera er förvaltning med en Rejäl Underhållsplan. Magnus Klintenberg Byggkonsult mk@rejalbyggkonsult.se