Handledning till informationsmöte om underhållsplan och underhållsfond för Sff Kremlan

Transkript

1 Handledning till informationsmöte om underhållsplan och underhållsfond för Sff Kremlan 1. Inledning Övergripande om vad mötet ska handla om, information och möjlighet att ställa frågor (och eventuellt diskutera) om samfällighetens underhållsplan. Att det är en övergripande bedömning/beräkning som styrelsen gjort om vad det kan komma att kosta. Vad är målbilden för mötet? Vad ska ha åstadkommits när mötet avslutats? Min förhoppning är att vi ska vara välinformerade om vad en underhållsplan och en underhållsfond innebär i funktion. Kremlan är en trygg, ansvarstagande och kreativ samfällighet där man känner sig delaktig och vill vara med i styrelsen och arbeta i. Och vad det ekonomiskt får för konsekvenser! Redogör för förutsättningarna. Av de kr som de boende inbetalade extra under 2007 (12000 kr/fastighet under 2007) har 199,150 kr återbetalats kr finns innestående som skulle kunna avsättas till ett fonderingskonto eller återbetalas. Dagens möte ska försöka informera om förutsättningarna och regler för hur och varför en underhållsplan och underhållsfond bör existera. Kremlan avsätter idag 4000 kr som ska användas till planerat underhåll. Den av boverket rekommenderade minimum nivå bör enl. styrelsens beräkningar ligga på kr. Se tabell i punkt Varför upprättas en underhållsplan? Samfälligheten är skyldig att ha en Underhålls och förnyelsefond då vi gemensamt äger och förvaltar gemensam egendom. För att kunna räkna ut avsättningen till en sådan upprättas en underhållsplan. Genom att bedöma den årliga kostnaden för dels den åldersberoende komponentens inverkan och dels, det dagliga slitagets påverkan kan man uppskatta den årliga kostnaden för upprätthållande av ursprunglig standard och funktion. Denna kostnad varierar naturligtvis kraftigt från år till år då underhållsbehoven på de olika anläggningarna inträffar vid olika tidpunkter. Underhållsplanen skapar förutsättningar för att periodisera dessa kostnader och på ett kontrollerat sätt ackumulera resurserna som åtgår. Därmed undviker man att de boende vid vissa enskilda perioder tvingas till stora inbetalningar eller motsvarande lån. En annan anledning med att upprätta en underhållsplanen är att föreningen ökar sin kunskap om anläggningarnas underhållsbehov vilket medför bättre kontroll och styrning av verksamheten.

2 3. Vad är en underhållsplan? I underhållsplanen ska det framgå vilka objekt och anläggningsdelar som är gemensamma. Det skall också framgå vilket uppskattat behov av underhåll som finns för dessa objekt och med vilka intervaller underhållet alt. utbytet ska göras. Objekt Åtgärd Intervall (år) Två Kvartersgårdar yttre Tak omläggning 50 Fasader målning 10 Fönster utbyte 50 inre Tak målning 20 Väggar målning 20 Golv omläggning 40 Avlopp byte stammar 50 Duch/Bastu renovering 20 Ventilation utbyte 30 Tvätt och torkutrustning nyanskaffning 10 Avlopp spill dagvatten stambyte 100 Kallvatten Ledning, ventiler underhåll 50 Vägar Beläggning omasfaltering 50 Kantsten underhåll 10 Skyltar utbyte 50 El anläggning Armaturer utbyte 50 Grönytor buskar o träd ersättning 20 Lekplatser utbyte utrustning Vilka fördelar ger en underhållsfond? Föreningen skapar en god beredskap för såväl planerat underhåll som oplanerat ofta akut underhåll. Underhållsfonden skapar också förutsättningar som stödjer de grundläggande principerna 1, att samtliga boende jämbördigt ska för de gemensamma anläggningarna betala för såväl det slitage som utnyttjandet innebär som åldrande p.g.a. yttre påverkan. Detta bör givetvis gälla oavsett till vilken grad respektive boende utnyttjar anläggningarna. 1 Grundläggande principer: Vara med att betala till underhållsfond när man valt att bo i en samfällighet, (oavsett om man använder lokalerna eller ej, att man som boende är medveten om att man måste bidra om man har valt denna form av boende).

3 Underhållsfonden bygger också bort sådana mekanismer där flera boende av rena taktiska skäl skulle kunna motarbeta ett beslut om en behövlig reparation eller upprustning p.g.a. att denne avser att avyttra sin egen fastighet inom kort. Detta scenario gör också att styrelsen ställs inför utmaningar som blir svåra att hantera. Dessa försvårande omständigheter gör det även svårare att värva nya medlemmar till styrelsen. Att avsätta pengar till underhållsfond signalera på ett stort ansvarstagande och god verksamhetskontroll. Det ökar även möjligheten till att fler blir intresserade av att sitta i styrelsen då styrelsen visar på ett klokt och genomtänkt handlande. Dessutom förenklas styrelsearbetet eftersom man undviker att tvingas driva in stora belopp för att underhåll. Det kan uppfattas som dålig verksamhetskontroll speciellt då underhållet blir av akut karaktär.. Ytterligare en fördel är att man signalerar om god och trygg ekonomi vid försäljning av privat egendom. 5. Vilka problem kan en underhållsfond ge? Det primära syftet med en underhållplan är att hålla god och planerande framförhållning genom att fondera pengar. Fonderade pengar ökar tillgångarna i föreningen vilket kan förenas med vissa risker om inte begränsande styrmekanismer för fondens utveckling och värde införs (bankgaranti, ett omotiverat högt värde på fonden m.m). Vissa boende kan också framföra viss orättvisa då man tvingas betala för underhåll trots att man inte är en frekvent utnyttjare av anläggningarna.

4 6. Om inte en underhållsplan upprättas kan storleken på fonderat belopp tas fram genom att uppskatta anskaffningsvärdet på gemensamhetsanläggningarna. Om inte en underhållsplan upprättas av samfälligheten finns en rekommendation från Boverket att avsätta minst 0,3 % av uppskattat anskaffningsvärde gällande gemensamhetsanläggningarna. Uppskattat anskaffningsvärde gällande Objekt gemensamhetsanläggningarna Kvartersgård Kvartersgård Lekparksanläggning Lekplatsutrustning Vägar Avlopp o dagvattenanläggning Summa Avsättning per år Avsättning per hushåll och år Hur beräknar man den årliga avsättningen baserat på en underhålls och förnyelseplan? Det görs genom att uppskatta kostnaden för varje åtgärd och periodisera kostnaden per år baserat på underhållsintervall. Objekt aktivitet kostnad frekvens (år) kostnad per år 2 Kvartersgårdar yttre tak omläggning väggar målning fönster utbyte inre tak målning väggar målning golv Omläggning avlopp byte stammar ventilation utbyte dusch/bastu renovering tvättinrättning nyanskaffning Avlopp dagvatten spill dag vatten stambyte Ledningar/ventiler underhåll Vägar Beläggning omasfaltering Kantsten underhåll Skyltar utbute El anläggning Armatur urbyte (ej stolpe) Grönytor busker o träd ersättning Lekplatser utbyte utrustning Avsättning per år Avsättning per år och hushåll 1 082

5 En avsättning på 1082 kr per år och hushåll ska då enl. uträkningen ovan göras till reparations och underhållsfonden. Fram till idag har kontot reparation och underhåll hanterat både den kostnad som har med det planerade underhållet att göra samt den kostnad som har med förbrukning att göra. Det är därför inte rimligt att låta föra ett resonemang att inbetalningsnivån för de boende ska öka med 1082 kr eftersom man redan idag betalar för detta underhåll. 8. Principer som ska gälla för att kunna hantera underhållsplan och fondering till denna. Nedanstående figur visar ackumulerad underhållskostnaden för varje 10 års period och som baseras på under punkt 7 gjorda underhållsplan. Idag Värdeminskningsperiodperiod Värdeökningsperiod planerad underhållskostnad per 10:e år baserat på underhållsplanen 0 år 1 10 år år år år år år år år år Lägg in de nya siffrorna i räknesnurran - Kjelle Enl. ovanstående graf står föreningen inför ett ökat underhållsbehov för anläggningen de nästkommande 20 åren. År ska fonden omsätta nära kr. År ska den omsätta drygt två gånger mer. Ytterligare fakta är att under de senaste 10 åren har fondens värde varierat mellan kr upp till kr med väldigt små variationer och någon tillväxt kan man inte tala om trots att planen visar att så borde vara fallet. Om man bortser från de kr som betalades in av de boende under 2007 finns idag kr i fonden. För att förstå och kunna motivera den årliga avsättningen och fondens optimala totalvärde så måste man som ett första steg lägga fast vilka grundläggande principer som ska gälla för förvaltning av de gemensamma anläggningarna och att de boende förstår vilka konsekvenser det ger. Nedan omnämns ett antal principer som man borde ta ställning till innan en beräkning av fonderingsbelopp och fastställande av fondens nivå görs: 1. Princip gällande solidariskt betalande till fonden Ska varje hushåll fullt ut solidariskt betala för det slitage som samtliga boende och väder och vind utsätter anläggningen för? Eller är det de fastighetsägare som för tillfället bor i fastigheterna

6 som ska betala för underhållet då det inträffar? Eller är det något mellanting mellan de båda ovanstående principer där man exempelvis kapar extrema toppar med ett lån (exempelvis år ). 2. Princip gällande fondens storlek och utveckling. Ska max nivån vara variabel och följa kostnadsvariationen enl. grafen i punkt 8? Hur ska extrema perioder hanteras (exempelvis år 41 50, ). Att planen med exakthet inte kommer att följa det verkliga utfallet är troligt, vilket skulle kunna framtvinga ständiga justeringar av planen. Ett sätt att komma runt ett sådant problem är att införa styrinstrument för att kontrollera fondens storlek istället för att kontinuerligt justera underhållsplanen. 3. Princip gällande fondens förvaltning. Det är viktigt att fastslå hur pengarna ska förvaltas. 4. Princip om hur underhållsplanen ska användas. Om nu en underhållsplan tas fram så ska den användas som ett instrument för att reglera och kontrollera: A) planering av underhåll B) Avsättningsbelopp och styrning av fondens storlek. Man bör därför fundera på om inte tillämpning av underhållsplanen ska beskrivas i stadgarna. Ett förslag är också att man med viss periodicitet (vartannat år eller vart 4:e år)gör en översyn gällande planen och bestämmer vilken max nivå som ska gälla. 5. Princip om Fondens huvudsakliga användningsområde. Det är också viktigt att vara överrens om vad fonden ska användas till. Är det ok att fondens pengar ska användas till att lägga till ny funktionalitet i anläggningarna, t.ex. att utrusta lekparken med ny utrustning som ger utökad funktionalitet. Det ska självklart finnas möjlighet att göra sådana investeringar men då måste också plan och inbetalningsbelopp justeras därefter eftersom förvaltningskostnaden blir högre. 10. Motivering av och förslag till fondavsättning och fondstorlek t.o.m. år (år 2024) Under senaste 10 års perioden har konto reparation och underhåll omsatt kr. Enligt den gjorda underhållsplanen skulle omsättningen uppgå till ca kr. Skillnaden utgörs av en takomläggning som inte var enl. plan och som finansierades med extra inbetalningar då inte de fonderade pengarna täckte kostnaden. Med dagens månadsinbetalningsnivå på 420 kr hushåll/månad (VA och kabel tv borträknad) och befintlig fondavsättning på 4000 kr klarar vi att upprätthålla en omsättning per 10 års period på ca kr. För att hantera en omsättning nästa 10 års period krävs att vi kan omsätta ca kr. Genom att behålla ca kr av de innestående kr samt att öka avsättningen från dagens 4000 kr till kr (0,03 % av uppskattat anläggningsvärde) skulle föreningen uppnå en kapacitet att hantera en omsättning på ca kr kommande 10 års period då fonden redan har en

7 tillgång på kr. Det skulle innebära att månadsinbetalningarna skulle öka med ( )/(12 mån x 50 hushåll) = ca 20 kr/mån och hushåll. Ett förslag är att skapa en post för avsättningen på avin vilket tydliggöra det hela. Avgift Kabel TV Vattenavgift Fondavsättning (6) 26 Summa Ytterligare förslag Införande av post gällande fondavsättning på avin. Inför i stadgarna att man med viss periodicitet gör översyn på underhållsplanen och fastställer nya nivåer för fondavsättning och fondstorlek för 10 eller 15 år framöver. Inför en kontoplan som med större precision hanterar kontot reparation och underhåll. Det finns behov av att ha ett särskilt konto för just reparation och underhåll av gemensamhetsanläggningarna och låta kostnader som inte hör hemma där ligga på andra konton. Vill här hänvisa till Sörens kommande förslag.