Förfrågningsunderlag för upphandling av massage genom förenklat förfarande

Datum: 2011-11-28 1 (11) Förfrågningsunderlag för upphandling av massage genom förenklat förfarande Skolinspektionen. Box 23069. 104 35 Stockholm. Telefon växel: 08-586 080 00, www.skolinspektionen.se

2 (11) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Bilagor... 2 1 Inbjudan... 3 2 Skolinspektionen... 3 3 Upphandlingens syfte och uppdragets omfattning... 3 4 Kravspecifikation... 4 5 Allmänna anvisningar för anbudsgivare... 5 6 Offentlighet och sekretess... 6 7 Anbudsutvärderingsmodell... 7 8 Anbudsutvärdering... 7 8.1 Uteslutning av anbudsgivare... 8 8.2 Intyg och bevis angående anbudsgivare... 8 8.3 Ekonomisk och finansiell ställning... 9 8.4 Intyg om kreditvärdighet... 9 9 Meddelande om tilldelningsbeslut... 10 10 Checklista... 11 10.1 Dokument och redovisningar som bifogas till anbudet... 11 10.2 Ställda krav beskrivs eller bekräftas i svarsformuläret... 11 Bilagor Bilaga 1, Svarsformulär Bilaga 2, Avtalsvillkor

3 (11) 1 Inbjudan Statens skolinspektion (nedan Skolinspektionen) inbjuder Er att lämna anbud i myndighetens upphandling av massagetjänster i överensstämmelse med detta förfrågningsunderlag och de två medföljande bilagorna (svarsformulär och avtalsvillkor). 2 Skolinspektionen Skolinspektionen är en tillsynsmyndighet som granskar kvaliteten och utför tillsyn i skolväsendet, förskoleverksamheten och skolbarnsomsorgen samt bedömer ansökningar om att driva fristående skola. Skolinspektionen finns i Stockholm, Göteborg, Linköping, Lund och Umeå. Det totala antalet anställda personer är 392 fördelade med följande antal per ort. Stockholm: 208, Besöksadress: Sveavägen 159 Göteborg: 53, Besöksadress: Kungsgatan 20 Linköping: 40, Besöksadress: Storgatan 33 Lund: 57, Besöksadress: Gasverksgatan 1 Umeå: 34, Besöksadress: Nygatan 18-20 Ytterligare information om Skolinspektionens verksamhet och organisation finns på <http://www.skolinspektionen.se>. 3 Upphandlingens syfte och uppdragets omfattning Upphandlingen ska resultera i ett avtal per ort med en leverantör som kan tillgodose Skolinspektionens behov av massage, i första hand på rygg och nacke. Skolinspektionen finns i Stockholm, Göteborg, Linköping, Lund och Umeå. Om en leverantör vill lämna anbud för flera orter ska anbuden lämnas var för sig per ort. För varje ort krävs det ett ifyllt och undertecknat svarsformulär och ett undertecknat avtalsvillkorsförslag. Det räcker med en uppsättning bilagor, specificerade i punkt 10.1. Tanken är att var och en av de anställda ska erbjudas massage en gång per månad med 30 minuter per tillfälle. Medarbetarna på Skolinspektionen får under en timme varje vecka på arbetstid utöva en valfri friskvårdsaktivitet. Friskvårdstimmen kan användas till massage.

4 (11) Uppskattade volymer I Stockholm har massage tidigare utnyttjats tre dagar i veckan, upp till 120 pass/månaden. I Göteborg har det varit ungefär 15 pass i månaden. I Lund i snitt 12 pass. I Umeå har det varit ca 20 pass i månaden. I Linköping har kring 15 anställda i månaden utnyttjat massage. Hur många som sedan kommer att boka massage framöver kan variera. Inga garantier på minsta antal massagepass kommer att lämnas. Lokaler I Stockholm tillhandahåller Skolinspektionen lokaler som kan användas till massagen. I Göteborg, Lund och Umeå kan massagen utföras i lokaler tillhandahållna dels av Skolinspektionen och leverantören, efter överenskommelse. I Linköping ska massagen ske hos leverantören. De av leverantörerna föreslagna lokaler ska vara belägna på ett sådant avstånd att massagen inklusive transporter till och från lokalerna kan göras under friskvårdstimmen. Leverantören ska tillhandahålla massagebänk med tillhörande utrustning, såsom handdukar, massageolja etc. Vårt önskemål är att leverantören har ett lättillgängligt bokningssystem för översikt och bokning av tider, helst via Internet. Avtalet gäller under sex månader, med start från avtalstecknandet och kan komma att förlängas med sex månader åt gången under en fyraårsperiod. Om avtalet tecknas i januari 2012 kan det som längst förlängas till januari 2016. Förlängning av avtalet gäller med oförändrade villkor. 4 Kravspecifikation För uppdraget krävs att leverantören är certifierad massageterapeut, eller motsvarande, har minst tre års dokumenterad yrkeserfarenhet samt har tidigare arbetat med arbetsplatsmassage för anställda. Leverantören ska bifoga ett CV med kontaktuppgifter till en referent som kan styrka liknande uppdrag, helst med både tel. nr och e-postadress. Referenstagning kommer att genomföras som ett sista led i utvärderingen och det är anbudsgivaren som bär huvudansvaret för att referenten går att nå. Den leverantör som Skolinspektionen tecknar avtal med ska på bästa sätt tillgodose att behovet av massage sker på det mest kostnadseffektiva sättet. Exempelvis genom att alltid informera om förändringar i god tid.

5 (11) 5 Allmänna anvisningar för anbudsgivare Anbudsinfordrare: Statens skolinspektion. Upphandlingsform: Förenklad upphandling. Anbudsspråk: Svenska. Kontaktperson: Henrik Siipo, 08-586 080 74, henrik.siipo@skolinspektionen.se Svarsdatum: Anbudet ska ha inkommit senast onsdagen den 4 januari 2012. Anbud som kommer för sent kommer inte att tas upp till prövning. Anbudsfrist: Samtliga inkomna anbud ska gälla t.o.m. den 29 februari 2012. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudets giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst fyra månader efter sista dag för avlämnande av anbud. Antal anbudshandlingar: Svarsformuläret och avtalsutkastet, båda lämnas som ett undertecknat originalanbud inkl. bilagor, specificerade i punkt 10.1, samt en elektronisk kopia på CD/DVD-skiva eller USB-minne med samtliga anbudshandlingar i allmänt använt filformat för PC. Vid eventuella skiljaktigheter, mellan det skriftliga originalanbudet och det elektroniska underlaget, gäller det skriftliga. Frågor: Eventuella frågor ska ställas skriftligen via e-post till Allegos upphandlingstjänst senast måndagen den 19 december 2011. Skriftliga svar på eventuella frågor kommer att besvaras via Allego. Eventuella förtydliganden kommer att publiceras på Allegos webbsida, senast torsdagen den 22 december 2011, <http://www.allego.se>. Pris: Anges i svenska kronor exklusive mervärdesskatt. Fakturering sker månadsvis i efterskott. För att en rättvis utvärdering av lämnade priser ska kunna göras ska bilaga 1 Svarsformulär, användas och de prisuppgifter som begärs ska lämnas utan reservationer eller tillägg i denna bilaga. Inga övriga kostnader får förekomma. Priset ska anges i kronor per 30 minuters massagebehandling. Observera att om pris anges i intervall så kommer det högre priset att användas vid utvärdering av anbudet.

6 (11) Anbudet ska skickas till: Skolinspektionen Registraturen Box 23069 104 35 Stockholm Försändelsen ska vara märkt Upphandling av massage,. Skolinspektionen ser helst att den sänds i neutralt omslag, utan företagsbeteckning eftersom anbuden omfattas av sekretess före ett tilldelningsbeslut eller att upphandlingen på annat sätt har avslutats. Anbud kan även lämnas i Skolinspektionens reception i Stockholm, Sveavägen 159, plan 5 som är öppen mellan 08.30 och 16.30 (lunchstängt 11.30-12.30). Anbudsöppning: Anbudsöppning kommer att ske måndagen den 9 januari 2012. 6 Offentlighet och sekretess Statens skolinspektion är en myndighet vars verksamhet bedrivs i offentlig regi. Verksamheten omfattas därmed av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att alla handlingar ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning. Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av sekretesslagen erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade. Det är också viktigt att notera att om Skolinspektionen gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas i första hand till kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig lämnas. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifter. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg.

7 (11) 7 Anbudsutvärderingsmodell Denna upphandling genomförs som förenklad upphandling enligt 15 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Skolinspektionen vill betona vikten av att följande förutsättningar följs: En grundförutsättning för att ett lämnat anbud ska kunna beaktas vid utvärderingen är att anbudsgivaren uppfyller samtliga krav som ställs oavsett om kravet avser krav på leverantören, tjänsten eller avtalsvillkoren. Anbud som inte uppfyller kraven eller innehåller reservationer kommer att förkastas. Anbudet ska utformas helt i enlighet med svarsformuläret, bilaga 1, och ska innehålla svar på samtliga angivna frågeställningar och villkor. Anbudsgivaren ska begränsa sitt anbud till att endast innehålla i svarsformuläret begärd information och efterfrågade dokument. Anbudsvaret i svarsformuläret och utkastet till avtalsvillkor, bilaga 1 och 2, ska vara undertecknat av behörig firmatecknare eller annan behörig företrädare för anbudsgivaren. Reservationer och alternativa anbud accepteras inte. 8 Anbudsutvärdering Prövning av anbud sker i fyra steg. Först sker kontroll av att samtliga formella krav är uppfyllda, sedan kontrolleras att anbudsgivare uppfyller samtliga kvalificeringskrav. Efter det sker kontroll av att samtliga ställda ska-krav är uppfyllda. Om inget svar har lämnats till ett ska-krav, är slutsatsen normalt att anbudet inte kan uppfylla kravet. Observera att endast anbud som uppfyller samtliga ska-krav kommer att utvärderas. De anbud som inte uppfyller dessa krav kommer att förkastas. Slutligen sker utvärderingen av de kvalificerade anbuden. Skolinspektionen har valt att utvärdera anbuden genom metoden lägsta pris. Den anbudsgivare som lämnat det lägsta utvärderingspriset vinner upphandlingen. Om flera anbudsgivare lämnar samma pris på anbuden kommer den bästa/vinnande anbudsgivaren väljas genom förhandling.

8 (11) 8.1 Uteslutning av anbudsgivare Anbudsgivare kommer enligt 10 kap. 1 LOU att uteslutas från deltagande i upphandlingen om Skolinspektionen få reda på att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är: dömd för brott som innefattar deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Anbudsgivare kan även uteslutas från deltagande i upphandlingen om de omständigheter som räknas upp i 10 kap 2 LOU föreligger: är i konkurs eller likvidation, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är genom lagakraftvunnen dom dömd för brott avseende yrkesutövningen eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, har inte fullgjort sina skyldigheter att betala skatt eller socialförsäkringsavgifter eller lämnat felaktiga uppgifter eller låtit bli att lämna uppgifter som har begärts i samband med denna upphandling. 8.2 Intyg och bevis angående anbudsgivare Anbudsgivare intygar, i och med undertecknandet av svarsformuläret, att denne: är fri från hinder för deltagande enligt 10 kap 1 och 2 LOU, inte har oreglerade socialförsäkringsavgifter eller skatteskulder, är registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, om registreringsskyldighet föreligger, som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad och förbinder sig att ha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden.

9 (11) Följande kommer att kontrolleras: anbudsgivaren är registrerad i aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register, om registreringsskyldighet föreligger, anbudsgivaren är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen F-skatt och arbetsgivaravgifter, Skolinspektionen kommer att verifiera att ovanstående krav är uppfyllda genom att inhämta uppgifter från Skatteverket via blanketten SKV 4820. Ovanstående krav ska vara uppfyllda per den dag Skolinspektionen inhämtar uppgifterna från Skatteverket. 8.3 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning ska vara tillräckligt god och stabil så att uppdraget med rimlig sannolikhet kan genomföras utan risk för störningar på grund av ekonomiska problem. Bedömningen om anbudsgivaren kan upprätthålla ett långsiktigt avtal med Skolinspektionen görs med utgångspunkt från att anbudsgivarens riskklass inte bör vara lägre än 3 enligt Upplysningscentralens (UC) kreditvärderingsmodell eller motsvarande betyg enligt annat kreditvärderingsinstitut. 8.4 Intyg om kreditvärdighet Utdrag från kreditvärderingsinstitut som visar ovanställda krav, ska bifogas anbudet. Ratingintyget får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Nystartade företag som inte kan erhålla riskbedömning på sedvanligt sätt, ska på annat sätt visa att de har en tillräcklig ekonomisk grund för en rimlig sannolikhet för uppdragets fullgörande. Detta kan ske genom att bifoga intyg om: en redovisning av anbudsgivarens revisor, eller av en annan fysisk eller juridisk person med insyn i anbudsgivarens ekonomi, som visar att anbudsgivaren kan upprätthålla ett långsiktigt avtal eller en bankgaranti som accepteras av Skolinspektionen, den får dock inte var äldre än tre (3) månader. I de fall en garanti är aktuell, ska dess omfattning, giltighetstid och övriga villkor anges.

10 (11) För det fall anbudsgivaren åberopar annans finansiella och ekonomiska kapacitet ska anbudsgivaren till anbudet bifoga en handling om detta, fullgörandeeller koncerngaranti. Den får dock inte var äldre än tre (3) månader. I de fall en garanti är aktuell, ska dess omfattning, giltighetstid och övriga villkor anges. Den fullgörande leverantören ska i detta fall uppfylla Skolinspektionens krav på ekonomisk ställning. 9 Meddelande om tilldelningsbeslut När beslut om vald leverantör har fattats, kommer samtliga anbudsgivare att meddelas, genom e-post eller skriftligen. Tilldelningsbeslut och meddelande härom innebär inte att avtal träffats. Civilrättsligt bindande avtal kommer att slutas genom skriftligt upphandlingskontrakt. Avtal kommer att tecknas efter att avtalsspärren på minst tio (10) dagar löper ut. Utkasten till avtal i bilaga 2 ska tillämpas mellan Skolinspektionen och leverantören. Anbudsgivaren ska acceptera bifogade utkast till avtalsvillkor i bilaga 2.

11 (11) 10 Checklista 10.1 Dokument och redovisningar som bifogas till anbudet Ett ifyllt och undertecknat svarsformulär för den ort som anbudet avser, bilaga 1. Ett undertecknat utkast till avtalsvillkor för den ort som anbudet avser, bilaga 2. Intyg om registrering, om registreringsskyldighet föreligger. Redovisning av anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning såsom UC:s kreditvärderingsmodell eller motsvarande betyg enligt annat kreditvärderingsinstitut. Vid lägre riskklass än 3 krävs en godtagbar förklaring. CV, ur vilken det ska framgå att massageterapeuten är certifierad, eller motsvarande, och har minst tre års dokumenterad yrkeserfarenhet av att utföra massage samt har tidigare arbetat med arbetsplatsmassage för anställda. Kontaktuppgifter, helst både tel. nr och e-post, till referent som kan styrka liknande uppdrag. 10.2 Ställda krav beskrivs eller bekräftas i svarsformuläret Att ställda krav på leverantören är uppfyllda, bekräftas genom ifyllandet och undertecknandet av svarsunderlaget. Ett pris per ort lämnas i svarsunderlaget. Avtalsvillkoren i avtalsutkasten i bilaga 2 accepteras, bekräftas genom undertecknandet av utkastet till avtal. På Skolinspektionens vägnar Stockholm den 28 november 2011 Henrik Siipo