AP2s Upphandling av serverhallstjänst Förenklad upphandling Dnr: AP2 2012/16 Anbudsförfrågan
Innehållsförteckning 1 Allmänt... 3 1.1 Om AP2... 3 1.2 Upphandlingens omfattning... 3 1.3 Avtalets start... 3 1.4 Avtalsvillkor... 3 1.5 Upphandlande enhet... 4 1.6 Ombud under anbudstiden... 4 1.7 Upphandlingsform... 5 1.8 Tidsplan... 5 1.9 Meddelande om beslut... 5 2 Upphandlingsföreskrifter... 6 2.1 Förteckning över innehåll i denna förfrågan... 6 2.2 Skallkrav och börkrav... 6 2.3 Lämnande av anbud... 7 2.4 Anbudets giltighetstid... 7 2.5 Anbudets publicering... 7 2.6 Krav på anbudsgivaren... 8 2.6.1 Formella krav... 8 2.6.2 Allmän beskrivning av anbudsgivare... 8 2.6.3 Kreditupplysning... 8 2.6.4 Registreringsbevis... 8 2.6.5 Skattekontroll... 8 2.6.6 Teknisk förmåga och kapacitet... 9 3 Övriga krav... 9 3.1 Årsredovisning... 9 3.2 Ansvarsförsäkring... 9 4 Övriga villkor... 10 4.1 Ingen ersättning för anbud... 10 4.2 Antal leverantörer... 10 5 Kommersiella villkor... 10 5.1 Pris för tjänst... 10 5.2 Leveransförmåga... 10 6 Anbudsutvärdering... 11 2 (14) 2012-03-29
1 ALLMÄNT 1.1 Om AP2 Andra AP-fonden (AP2) presenteras på www.ap2.se där även den senaste årsredovisningen (2011) kan laddas ner. 1.2 Upphandlingens omfattning AP2 vill med denna anbudsförfrågan få offerter från etablerade leverantörer av serverhallstjänster. Förfrågan omfattar två, på geografiskt skilda platser, serverhallar (benämnda som Site#1 och Site#2 i underlaget) i vilka AP2s verksamhet har för avsikt att placera sina IT- produktionsmiljöer i. Huvudmålet är att etablera AP2s nuvarande IT-produktionsmiljöer, huvudsite och backupsite, i kvalitetssäkrade och kostnadseffektiva serverhallar som motsvarar de krav myndigheten har på tillförlitlighet, säkerhet och kapacitet gällande sina ITproduktionsmiljöer. AP2 behöver helrack, ett på varje site med exklusivt förfogande. Den efterfrågade tjänsten kräver möjlighet till fiberanslutning, samt redundant Internetförbindelse med tillgång till virtuell default gatewayadress. Alla krav på serverhallstjänsten specificeras i anbudsmallen Bilaga1. För en överblick, se systemskiss i bilaga 2. 1.3 Avtalets start AP2 har för avsikt att börja utnyttja serverhallstjänsten under kvartal 2 innevarande år. 1.4 Avtalsvillkor Valuta för betalning till leverantör när avtal är tecknat skall vara svenska kronor SEK. Om leverantör väljer att för någon av serverhallarna Site#1 eller Site#2 samarbeta med extern part skall det gentemot AP2 oavsett detta endast finnas en (1st) avtalspart. Längd på avtalet skall vara 3 år med möjlighet för AP2 att; - säga upp avtalet efter 1 år beroende på utfall av samarbetet under första året - förlänga avtalet i ytterligare 3 år efter den initiala avtalsperiodens slut Eventuella underavtal som är väsentliga för leveransen av tjänsten i sin helhet skall följa ovan specificerade krav gällande avtalets längd. 3 (14) 2012-03-29
Avtal tecknas i samband med val av leverantör och anbud men fakturering av tjänster skall starta fr.o.m överenskommet datum med AP2 och i samband med AP2s etablering av IT-miljö i serverhall på Site#1 1.5 Upphandlande enhet Andra AP-Fonden Org.nr: 857209-0606 Besöksadress: Östra Hamngatan 26-28 Postadress: Box 11155, 404 24 Göteborg Telefon: Telefon: 031-704 29 00 Fax: 031-704 29 99 E-post: upphandling@ap2.se Ansvarig AP2: Gunilla Engelbrektsson, IT-chef 1.6 Ombud under anbudstiden Frågor rörande upphandlingen eller detta dokument ställs till (företrädesvis via e-post): Gunilla Engelbrektsson E-post: upphandling@ap2.se Telefon: 031-704 29 31 4 (14) 2012-03-29
1.7 Upphandlingsform Upphandlingen är en förenklad upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Deltagande leverantörer skall lämna skriftliga anbud. Civilrättsligt bindande avtal skall tidigast anses slutet i samband med skriftligt upphandlingskontrakt. 1.8 Tidsplan Upphandlingen kommer att genomföras enligt följande preliminära tidsplan (reservation för oförutsedda förseningar): Denna anbudsförfrågan tillgänglig samt annonsering: 2012-03-29 Sista dag att inkomna med anbud: 2012-04-23 Anbud öppnas: 2012-04-24 Tilldelningsbeslut beräknas meddelas: 2012-05-04 1.9 Meddelande om beslut Samtliga anbudsgivare kommer att få skriftligt besked om AP2:s tilldelningsbeslut via ett tilldelningsmeddelande. 5 (14) 2012-03-29
2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER För att förenkla en rättvis och enkel jämförelse mellan de inkomna anbuden skall anbudsgivaren använda den bifogade anbudsmallen (Bilaga 1). Att använda anbudsmallen innebär att man bibehåller samtliga rubriker och numrering. Det är dock tillåtet att lägga till egna rubriker om så önskas. För krav av karaktären bör, beskriv och ange skall anbudslämnaren lämna redogörelser i specifika dokument. Varje sådant dokument skall innehålla enligt anbudsmallen korrekt rubrik och numrering. Information om sekretess kring anbud: Detta är en offentlig upphandling som omfattas av offentlighetsprincipen. Kring alla inkomna anbud råder strikt sekretess så länge upphandlingen pågår. När tilldelningsbeslut meddelats blir som huvudregel alla anbud offentliga. Sekretess utöver detta regleras av sekretesslagen. 2.1 Förteckning över innehåll i denna förfrågan Anbudsgivaren är skyldig att själv kontrollera att fullständig anbudsförfrågan enligt förteckning nedan erhållits: Denna anbudsförfrågan Bilaga 1, Anbudsmall / kravlista (separat dokument) Bilaga 2, Översiktlig systemskiss (finns i detta dokument) 2.2 Skallkrav och börkrav I detta förfrågningsunderlag förekommer flera olika typer av krav. Kraven beskrivs i anbudsmallen i bilaga1 samt i detta dokument. Följande typer av krav förekommer: Krav I texten Innebörd Skallkrav T ex: skall... Samtliga skallkrav måste vara uppfyllda. Ett anbud som inte uppfyller alla skallkraven kommer att förkastas utan vidare prövning. Börkrav T ex: bör... Börkraven är viktiga att uppfylla. Dessa kan vara avgörande vid val av anbud och ligger bl a till grund för värderingen av anbud. Ange T ex: ange... Dessa uppgifter används i utvärderingen av anbuden. 6 (14) 2012-03-29
Beskriv T ex: beskriv... Dessa uppgifter används i utvärderingen av anbuden. Det är viktigt att vara så noga och utförlig som möjligt i dessa beskrivningar. OBS! Anbud som inte uppfyller samtliga skallkrav kommer ej att utvärderas vidare. 2.3 Lämnande av anbud Anbud skall lämnas i original och en kopia samt som digitalkopia på dvd/cdrom i word- eller pdf-format. Anbud skall vara undertecknat av behörig (via fullmakt styrkt person) och/eller firmatecknare Anbud skall lämnas i slutet kuvert med tydlig märkning Serverhallstjänst Anbudshandlingar skall vara AP2 tillhanda senast 2012-04-23. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud skall märkas med Dnr: AP2 2012/16 Anbud kan inlämnas på följande sätt: Via post, med adress: Andra AP-Fonden Östra Hamngatan 26-28 Box 11155, 404 24 Göteborg Genom bud eller personlig överlämning hos AP2, receptionen, med besöksadress: Östra Hamngatan 26-28 i Göteborg Anbudsgivaren svarar i båda dessa fall för att försändelsen inkommit till AP2 i rätt tid. Anbud översänt med telefax eller e-post, eller annat elektroniskt medium, accepteras ej. 2.4 Anbudets giltighetstid Anbudsgivare skall i sitt anbud ange att uppgifterna och anbudet är giltigt t o m 3 månader efter anbudstidens utgång. 2.5 Anbudets publicering Anbudet publiceras på Visma Opic AB/Tendsign (http://www.opic.com/sv/tendsign/) samt på AP2s hemsida (www.ap2.se). 7 (14) 2012-03-29
2.6 Krav på anbudsgivaren 2.6.1 Formella krav AP2 kommer att utesluta en anbudsgivare från upphandlingen om anbudsgivaren: Är i konkurs eller i likvidation, eller är under tvångsförvaltning. Är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. Är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Inte har fullgjort sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter. Lämnat in ansökan för sent. Underlåtit att lämna uppgifter om företaget eller dess verksamhet eller lämnat felaktiga uppgifter. 2.6.2 Allmän beskrivning av anbudsgivare Med anbud skall bifogas en beskrivning av anbudsgivaren, dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, etableringsort(er), historik, ägarförhållanden, vinstdelningssystem och ledningsorganisation. 2.6.3 Kreditupplysning Med anbud skall bifogas utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande från annat kreditupplysningsföretag), som visar att anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet minst motsvarar kreditnivå 3 (enligt UC:s skala) eller motsvarande. 2.6.4 Registreringsbevis Med anbud skall bifogas aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket. 2.6.5 Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter genom att bifoga skattemyndighetens blankett 4820 Begäran om upplysningar offentlig upphandling ifylld för svenska anbudsgivare. Små och tvistiga skulder kommer inte att beaktas. Blanketten får inte vara äldre än tre månader. 8 (14) 2012-03-29
2.6.6 Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren skall översiktligt lämna beskrivning över de tjänster som levereras och eventuella specialiteter. Anbudssvar skall omfatta båda de geografiskt åtskilda lokationerna, benämnda Site#1 och Site#2, som efterfrågas i anbudet. 3 ÖVRIGA KRAV 3.1 Årsredovisning Med anbud skall bifogas anbudsgivarens undertecknade årsredovisning för de två senaste åren eller de uppgifter som annars finns att tillgå beträffande ekonomisk redovisning för verksamheten till anbudet. Årsredovisning skall innehålla undertecknad revisionsberättelse. För anbudsgivare som inte har att tillgå årsredovisning för de två senaste åren, skall med anbud bifogas annan dokumentation utvisande anbudsgivarens ekonomiska ställning (pro forma balansräkning och resultaträkning). Att dessa dokument återspeglar företagets ekonomiska ställning skall vidimeras av företagets revisor. 3.2 Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren skall inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. Med anbudet skall bifogas intyg från anbudsgivarens revisor. Av intyget skall framgå, enligt revisorns bedömning, att anbudsgivaren med beaktande av omfattningen av dess verksamhet samt arten och omfattningen av anbudsgivarens uppdrag har en beloppsmässigt tillräcklig ansvarsförsäkring. Antagna anbudsgivare skall kunna uppvisa dokumentation som styrker att anbudsgivaren innehar en giltig ansvarsförsäkring och som styrker storleken på densamma (totalt och per skadefall), med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer. Uppgifter av detta slag anses enligt AP2 omfattas av sekretess, 31 kap 16-19 offentlighets- och sekretesslagen. 9 (14) 2012-03-29
4 ÖVRIGA VILLKOR 4.1 Ingen ersättning för anbud AP2 godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud. 4.2 Antal leverantörer AP2 avser att teckna avtal med en leverantör. 5 KOMMERSIELLA VILLKOR 5.1 Pris för tjänst Pris skall anges för samtliga i tjänsten (Site #1 och Site #2) ingående komponenter. Priset skall anges på ett sådant sätt att den totala kostnaden för tjänsten (Site #1 och Site #2) kan beräknas. Kostnader för ingående komponenter skall gå att utläsa som rörliga respektive fasta kostnader. Eventuella tariffer för ingående komponenter skall redovisas. Kostnader för tjänsten skall delas upp i: - Installationskostnad/engångskostnader - Löpande kostnad per månad - Eventuella övriga kostnader I anbud skall pris anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. 5.2 Leveransförmåga Den anbudsgivare vars anbud antas skall garantera att erbjudna tjänster och/eller produkter kan levereras till AP2 enligt den omfattning som anges i detta anbudsunderlag fr. o m 1 juni 2012. 10 (14) 2012-03-29
6 ANBUDSUTVÄRDERING Inkomna anbud kommer att utvärderas av en arbetsgrupp under ledning av AP2. Extern konsulthjälp kan även komma att utnyttjas. Utvärderingen kommer att genomföras i två steg. 1. Kvalificering 2. Utvärdering I steg 1 kommer AP2 att kontrollera att anbudsgivaren besvarat och uppfyller samtliga skall-krav. Anbudsgivare kan uteslutas om kreditupplysning visar att risk kan föreligga att avtal inte kan fullföljas. AP2 kommer att kontrollera att: a) Anbudsgivaren uppfyller de kvalifikationskrav som uppställts för anbudet vilka framgår av avsnitt 1.4 5.2. b) Anbudsgivaren med anbudet bifogat efterfrågad information, c) Anbudsgivaren innehar ansvarsförsäkring erforderlig för anbudsgivarens verksamhet och som kan komma att omfattas av upphandlingen (prövning kommer att ske mot bakgrund av information enligt avsnitt 3.2), I steg 2 kommer endast de anbud som uppfyller samtliga kriterier ovan att utvärderas vidare, där det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, med hänsyn till nedanstående utvärderingskriterier, kommer att antas. 11 (14) 2012-03-29
Steg2 - Utvärderingskriterier Nr Utvärderingskriterier Prövning mot efterfrågade uppgifter i förfrågningsunderlaget 1 Totalpris under tre år Avsnitt 5 i detta underlag 2 Serverhall och förutsättningar för tjänst - Site #1 och Site #2 Vikt vid sammanräkning 40 % Avsnitt 200 i Bilaga 1 35 % 3 Behörighet, tillgänglighet, service - Site #1 och Site #2 4 Processer och rutiner Site #1 och Site #2 Avsnitt 300 i Bilaga 1 20 % Avsnitt 400 i Bilaga 1 5% Kriterium 1 Totalpris under tre år - I kriterium Nr1 baseras utvärderingen på det offererade totalpriset. Anbud med lägst pris får 100 poäng. Övriga anbud får poäng i förhållande till anbudet med lägst totalkostnad. De övriga anbuden får en lägre poäng enligt formeln: (Lägsta pris / Aktuellt pris) * 100. - Betyget beräknas genom att anbudets poäng multipliceras med 0,40. Kriterium 2 Serverhall och förutsättningar för tjänst - Site #1 och Site #2 - Se avsnitt 200 i bilaga1 (31 punkter). - Anbudets uppfyllelse bedöms enligt skala nedan. - Maxpoäng: 124 - Formel för beräkning av poäng: (Anbudets poäng / Maxpoäng) * 100. - Betyget beräknas genom att anbudets poäng multipliceras med 0,35. Kriterium 3 - Behörighet, tillgänglighet, service - Site #1 och Site #2 - Se avsnitt 300 i bilaga1 (10 punkter). - Anbudets uppfyllelse bedöms enligt skala nedan. - Maxpoäng: 40 - Formel för beräkning av poäng: (Anbudets poäng / Maxpoäng) * 100. - Betyget beräknas genom att anbudets poäng multipliceras med 0,20. 12 (14) 2012-03-29
Kriterium 4 Processer och rutiner, Site #1 och Site #2 - Kriterium Nr4 bedöms utifrån processmognad i leverantörens organisation. - Se avsnitt 400 i bilaga1 (33 punkter) - Anbudets uppfyllelse bedöms enligt skala nedan. - Maxpoäng: 132 - Formel för beräkning av poäng: (Anbudets poäng / Maxpoäng) * 100 - Betyget beräknas genom att anbudets poäng multipliceras med 0,05. Underliggande frågor för Kriterierna 2, 3 och 4 kommer att bedömas enligt en skala 1 4 poäng med följande riktvärden: - 4 poäng Mycket god kravuppfyllnad / tillför stort mervärde - 3 poäng Uppfyller kraven väl / tillför mervärde - 2 poäng Uppfyller kraven - 1 poäng Vissa brister i kravuppfyllnaden Totalpoäng beräknas för varje anbud. 13 (14) 2012-03-29
Bilaga 2 Översiktlig Systemskiss Observera, detta är en överskådlig skiss som presenteras i syfte att ge datahallsleverantören en helhetsbild av den tänkta lösningen. Avtalets omfattning inkluderar inte svartfiber mellan Site #1 och Site #2 och AP2. Avtalet omfattas inte heller av svartfiber mellan de båda siterna. (Avtal för kommunikationsförbindelser tecknas separat vid senare tillfälle). 14 (14) 2012-03-29