2012-02-10 002/2012 1(8) Sista anbudsdag: 2012-03-09 kl. 16.30 Anbudets giltighet: 2012-07-08 Upphandlingsförfarande: förenklad upphandling Anbudsmärkning: dnr 002/2012 Upphandling av konsultuppdrag - omvärldsbevakning och dokumentation av genteknisk forskning INNEHÅLL: 1 Allmän information om upphandlingen 2 Beskrivning av uppdraget 3 Krav på yrkesmässig kompetens 4 Kommersiella villkor 5 Viktiga formella krav om upphandlingsprocessen och inlämnande av anbud 6 Prövning, utvärdering och antagning av anbudsgivare 1 Allmän information om upphandlingen 1.1 Inbjudan Gentekniknämnden har för avsikt att upphandla en konsulttjänst för bevakning och dokumentation av den nationella och internationella utvecklingen inom genteknikområdet, med undantag för växter. Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling. Anbudsgivare inbjuds att lämna anbud enligt förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag. 1.2 Kort om uppdraget Den konsult som utför uppdraget, ska följa och dokumentera den nationella och internationella forskningen inom genteknikområdet, undantaget växter. 1.3 Om Gentekniknämnden Gentekniknämnden är en myndighet i Solna som startade 1994. Nämnden består av 15 ledamöter och deras ersättare samt ordförande och vice ordförande. Vid nämnden finns ett kansli med kanslichef och kanslisekreterare. Ett av målen för 2012 är bl.a. att följa och informera allmänheten om utvecklingen inom gentekniken på ett sådant sätt att den allmänna debatten stimuleras och intresset för de etiska frågorna upprätthålls. Uppdraget fullföljs bl.a. genom att bevaka den vetenskapliga litteraturen och sammanställa ett urval av aktuella forskningshändelser i en rapport, som överlämnas Postadress: Telefon: Fax: Webb/E-post: Box 1380 +46 8 508 846 30 +46 8 508 846 33 www.genteknik.se 171 27 Solna genteknik@genteknik.se
2012-02-10 002/2012 2(8) till regeringen. Årsrapporterna publiceras på nämndens webbplats under menyn Genteknikens utveckling. 2 Beskrivning av uppdraget 2.1 Avtalsperiod Avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör. Avtalet ska gälla från och med 2012-04-01 till 2013-02-28 med möjlighet för Gentekniknämnden att förlänga avtalet två (2) år dvs. maximalt till 2015-02-28. 2.2 Uppdragets omfattning Anbudsgivaren (eller av denne utsedd konsult) ska följa och dokumentera den nationella och internationella forskningen genom bevakning av den vetenskapliga litteraturen inom tre huvudområden: Genteknik och människa Genteknik och djur Genteknik och mikroorganismer Anbudsgivaren ska därutöver skriva minst två populärvetenskapliga referat per månad utifrån vetenskapliga artiklar för publicering på nämndens webbplats. Omfattningen av uppdraget bör inte överskrida 40 % av en heltidstjänst. 2.3 Redovisning En kortfattad sammanställning över de senaste forskningshändelserna levereras enligt nedanstående tidsplan till nämndens kansli med en slutlig årssammanställning i januari kommande år. 2.3.1 Redovisning Sammanställning över forskningshändelser januari-februari mars-april maj-juli augusti-september oktober-december Datum för rapportering april maj aug okt ingår i slutredovisningen 2.3.1 Slutredovisning En första sammanställning över årets händelser, med källhänvisningar, levereras till nämnden i december. Efter samråd och synpunkter från kansliet och med tillägg av december månads händelser levereras ett slutgiltigt dokument omkring den 15 januari påföljande år. Eventuellt kan ytterligare ändringar behöva göras under februari. 2.4 Möten, konferenser, seminarier o dyl. Möten med kansliet, deltagande i andra möten och seminarier för uppdragets utförande kan komma ifråga och ska ingå i den arbetstid som offereras.
2012-02-10 002/2012 3(8) 2.5 Plats för arbetets bedrivande Gentekniknämnden tillhandahåller lokal, teknisk utrustning samt tillgång till vetenskaplig litteratur för arbetets utförande. 3 Krav på yrkesmässig kompetens Anbudsgivaren ska visa att den konsult som anbudsgivaren erbjuder (eller om anbudsgivaren själv utför uppdraget) har kompetens inom molekylärgenetik är väl förtrogen med internationell vetenskaplig litteratur och har dokumenterad förmåga att uttrycka sig på begriplig svenska och i populärvetenskapliga termer Anbudsgivaren ska bifoga styrkt erfarenhet och kompetens samt personliga referenser. 4 Kommersiella villkor 4.1 Personal Anbudsgivaren får byta ut någon som arbetar med uppdraget mot annan endast efter skriftligt medgivande av Gentekniknämnden. 4.1.1 Anlitande av underkonsult Anbudsgivaren får efter skriftligt medgivande av Gentekniknämnden anlita underkonsult för att utföra viss del av uppdraget. Anbudsgivaren ansvarar för underkonsults arbete som för eget arbete. Avtalat pris ska täcka kostnader för eventuellt anlitande av underkonsult. 4.2 Deltagande i konferenser eller seminarier Om den konsult som anbudsgivaren utsett (eller om anbudsgivaren själv utför uppdraget) behöver delta i någon nationell eller internationell konferens för uppdragets utförande, sker det efter godkännande av nämnden. I sådant fall betalar nämnden konferensavgift, resa, hotell och traktamente utöver avtalat pris. 4.3 Pris Anbudsgivaren ska offerera ett fast pris för hela uppdraget uppdelat per månad. Med hela uppdraget menas avtalsperiod med eventuell avtalsförlängning. Pris anges i svenska kronor uppdelat på nettokostnad och mervärdesskatt och ska inkludera samtliga åtaganden för uppdragets utförande. Anbudet kan inkludera prisregleringsklausul som tillämpas vid en eventuell förlängning av tilldelat avtal. 4.4 Betalningsvillkor Betalning sker månadsvis i efterskott med 30 dagar netto efter godkänd fakturas ankomst.
2012-02-10 002/2012 4(8) Notera att betalning av faktura inte ska anses vara detsamma som godkännande av levererad dokumentation. 4.5 Faktureringsvillkor Faktura adresseras till: Gentekniknämnden Box 1380 171 27 Solna Av faktura ska tydligt framgå vad som avses, tidsperiod samt med hänvisning till avtalets diarienummer. Vid avvikelser i faktura ska nämnden snarast möjligt meddela anbudsgivaren. När parterna är överens om avvikelsen, skickar anbudsgivaren en kreditfaktura till nämnden samt en ny faktura med det korrekta beloppet och ny förfallodag. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller liknande avgifter godkänns inte. Mervärdesskatt ska redovisas separat. 4.6 Dröjsmålsränta Om nämnden inte betalar i rätt tid betalar nämnden dröjsmålsränta enligt svensk räntelag, vilket är gällande referensränta plus åtta (8) procent. 4.7 Leveransförsening Avlämnas inte dokumenten eller avlämnas dokumenten för sent eller om avlämnad dokumentation inte uppfyller överenskommen specifikation, och beror det inte på nämnden eller något förhållande på dennes sida har nämnden rätt till vite. Leveransförseningar aviseras av anbudsgivaren i god tid före avtalad leveranstidpunkt för nämndens bedömning om senareläggning kan accepteras. Kan senareläggning accepteras fastställs ny leveranstid. Vite utgår inte i sådant fall. 4.8 Vitesklausul Vid leveransförseningar är nämnden berättigad till vite av anbudsgivaren utgörande 25 % av månadsbetalningen per påbörjad förseningsvecka. Vitet utgår i maximalt 6 veckor. Vitet avräknas i möjligaste mån på fakturerat månadsbetalning. Efter vite i maximalt antal veckor har nämnden rätt att häva detta avtal under förutsättning att anbudsgivaren ensam har orsakat förseningen. 4.9 Immateriella rättigheter etc. Nämnden har en icke-tidsbegränsad, kostnadsfri rätt att fritt använda, reproducera, ändra och bearbeta resultatet under detta avtal. Detta gäller oavsett på vilket sätt och i vilken form resultatet framställts och oavsett om resultatet framställts av anbudsgivaren och nämnden gemensamt eller tillsammans med annan. Anbudsgivaren får inte använda eller på annat sätt disponera resultatet utan nämndens skriftliga medgivande. Äganderätten och upphovsrätten till resultat och framtaget material i samband med uppdragets utförande tillfaller oinskränkt nämnden, oavsett medium. Vidare garanterar anbudsgivaren att nämnden genom användandet av månads- respektive årsrapporterna inte kränker någon immateriell rättighet som innehas av tredjeman med ensamrätt.
2012-02-10 002/2012 5(8) 4.10 Force Majeure Om det skulle uppstå svåra omständigheter utanför någon av parternas kontroll och som förhindrar någon av dem att fullfölja avtalet ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. 4.11 Hävning Brister anbudsgivaren i fullgörandet av sitt åtagande eller upprepande åsidosätter ingånget avtal äger nämnden rätt att häva avtalet. Anbudsgivarens avtal med sina eventuella underkonsulter ska innehålla uppgift om detta. 4.12 Tvist Tvist vad gäller tolkning eller tillämpning av detta avtal ska i första hand lösas i förhandling mellan parterna. Om parterna inte enas, avgörs tvisten i domstol på nämndens hemort. 4.13 Handlingarnas inbördes ordning Följande handlingar betraktas som ingående delar i ett avtal. Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om dessa skulle visa sig vara motsägelsefulla gäller de i denna ordning: 1. Skriftliga ändringar eller tillägg till upprättat avtal, undertecknat av båda parter 2. Upprättat avtal inklusive eventuella bilagor 3. Eventuellt kompletterande skriftliga uppgifter till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med bilagor 5. Anbud 4.14 Bekräftelse av kommersiella villkor Anbudsgivaren bekräftar i sitt anbud att denne accepterar uppställda kommersiella villkor i avtalsutkastet, under samtliga punkter. Om anbudsgivaren vill komplettera med ytterligare tillkommande kommersiella villkor som inte är kommenterade i detta förfrågningsunderlag, så måste dessa avges i anbudet för att kunna utvärderas av nämnden, och eventuellt ingå i ett kommande avtal. 4.15 Övrigt Nämndens underlåtenhet att strikt kräva fullgörelse av samtliga villkor i detta avtal är inte att anse som ett avstående av nämndens kontraktuella rätt till fullgörelse eller kompensation. Inte heller påverkar en sådan underlåtenhet nämndens rätt att vid ett senare tillfälle kräva fullgörelse eller kompensation enligt avtalet. Inga avståenden av nämndens kontraktuella rättigheter är giltiga såvida inte nämnden skriftligen medgivit detta.
2012-02-10 002/2012 6(8) 5 Viktiga formella krav om upphandlingsprocessen och inlämnande av anbud 5.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt 15 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Förfarandet är en upphandling där alla anbudsgivare har rätt att lämna anbud och deltagande anbudsgivare lämnar skriftliga anbud. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 5.2 Sekretess 5.2.1 Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver information för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar. 5.2.2 Kommersiell sekretess Anbudsgivare har i sitt anbud möjlighet att begära att delar av anbudet ska sekretessbeläggas även efter att upphandlingen har avslutats. Tydliga skäl för sekretess ska specificeras i anbudet för uppgifter som rör affärs- eller driftförhållanden. Observera att Gentekniknämnden i enlighet med offentlighetsprincipen inte kan garantera sekretess. 5.3 Frågor, svar och kompletteringar I upphandlingsärenden ska alla anbudsgivare behandlas lika. Frågor bör därför helst skickas skriftligen, gärna med e-post, till nedanstående kontaktperson. Svar på frågor, kompletteringar av förfrågningsunderlaget m.m. publiceras fortlöpande på nämndens webbplats. Kanslisekreterare Birgit Postol e-post: genteknik@genteknik.se Telefon: 08-508 846 32 Anbudsgivare är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden. 5.4 Anbud 5.4.1 Anbudstid och giltighetstid Anbud ska vara Gentekniknämndens kansli tillhanda senast 2012-03-09. Anbud som inkommer efter detta datum får enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling inte prövas och kommer därför att uteslutas från vidare kvalificering och utvärdering. Anbudet ska vara bindande till 2012-07-08.
2012-02-10 002/2012 7(8) 5.4.2 Avlämnande och märkning av anbud Anbud ska märkas Anbud och skickas i neutralt omslag till följande adress: Gentekniknämnden Box 1380 171 27 Solna Leveransadress vid personligt bud: Retzius väg 13A, Campus Karolinska Institutet, Solna. För att säkra tillgänglighet bör budet kontakta kansliet per telefon före leverans. Gentekniknämnden godkänner inte anbud inlämnade genom e-postmeddelande eller genom faxförsändelse. För att få delta i upphandlingen måste anbudsgivaren lämna anbud i enlighet med dessa anvisningar. Om anbudsgivaren inte följer anvisningarna kan det leda till att den absoluta sekretessen bryts på grund av att inkommen brevförsändelse inte går att identifiera som anbud och därmed måste öppnas för att identifiera innehållet. Gentekniknämnden ansvarar inte för handling som inte inkommit. 5.4.3 Anbudets form och innehåll a) Anbud ska lämnas skriftligen på svenska. b) Anbud ska lämnas på hela åtagandet. Erbjudande om andra tjänster än de efterfrågade kan antas endast om förfrågningsunderlagets krav är uppfyllda. Anbudsgivaren bör kommentera och godkänna förfrågningsunderlagets punkter 2-5 i anbudet för att värderas som accepterade i avlämnat anbud. c) I anbudet ska följande uppgifter finnas om anbudsgivaren: Företagets namn och adress Person-/organisationsnummer, momsregistreringsnummer eller VATnummer även dessa uppgifter bör tas med: Företagsform Telefon, E-post för upphandlingsärenden samt ev. webbplats och fax Ansvarig kontaktperson 5.5 Avbrytande av upphandling Gentekniknämnden har rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen har ett pris som överstiger budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas. 5.6 Underrättelse om tilldelningsbeslut Beslut i upphandlingen fattas av Gentekniknämnden och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas. 5.7 Bindande avtal Civilrättsligt bindande avtal finns först när skriftligt avtalsdokument i original har undertecknats av båda parter. Avtal kan tecknas tidigast 10 dagar efter att anbudsgivarna meddelats beslut om vilken anbudsgivare som tilldelats kontrakt.
2012-02-10 002/2012 8(8) 5.8 Övrigt Ersättning för lämnade anbud betalas inte. 6 Prövning, utvärdering och antagning av anbudsgivare 6.1 Anbudsprövning och bedömning För att anbudsgivaren ska komma ifråga för en utvärdering prövas anbudet i följande steg: 1. Prövning av att anbud har inkommit i enligt punkt 5.4.1 och 5.4.2 2. Prövning i enlighet med uteslutning av anbudsgivare enligt punkt 6.3 och 6.4 3. Prövning av att anbud innehåller efterfrågade meriter över yrkesmässig kompetens och att punkterna 2-4 är kommenterade samt att anbudet följer strukturen enligt 5.4.3. Därefter sker en utvärdering av anbuden med hänsyn tagen till 1. Kompetens och referenser 2. Pris Gentekniknämnden kommer att anta det anbud som bedöms vara ekonomiskt mest fördelaktigt. 6.2 Tidpunkt för kravuppfyllelse Om inget annat angivits förutsätts att krav uppfylls vid anbudslämnande med undantag för kontraktskrav som ska vara uppfyllda vid avtalets tecknande. 6.3 Obligatoriska uteslutningsgrunder Gentekniknämnden ska utesluta en anbudsgivare från att delta i en offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott, enligt 10 kap 1 lagen om offentlig upphandling, som sammanfattningsvis innefattar minst en av följande: 1. deltagande i en kriminell organisation 2. bestickning 3. bedrägeri eller 4. penningtvätt Nämnden kan även utesluta den anbudsgivare som inte fullgjort sina skyldigheter enligt punkt 6.4. 6.4 Kontroll av anbudsgivare Gentekniknämnden kontrollerar att anbudsgivaren är godkänd för F-skatt samt att anbudsgivaren har fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringar m.m.