Innehållsförteckning 1 Inledning...2 2 Planering...3 3 Resurssäkring...5 4 Riskanalys med miniriskmetden...6 5 Osäkerhetsanalys med Successivprincipen...8 6 Kalkylering...9 6.1 Kalkylering i Utrednings- ch planeringsfasen...9 7 Intressentanalys...10 8 Kmmunikatinsplan...12 9 Kvalitetssäkring av prjekt...13 9.1 Kvalitetsgenmgångar ch granskningar...13 9.2 Ändringshantering i pågående prjekt...14 10 Lägesrapprtering till prjektstyrgruppen...16 10.1 Lägesrapprten...16 10.2 Prjektstyrgruppsmötet...17 11 Lessns learned / Utvärdering av erfarenheter...19 12 Prjektverktyget Antura...20 Manual Sida 1/20 3. Allmänheten
1 Inledning Denna handbk beskriver de metder sm finns i Regin Östergötlands prjektmdell. Syftet med mdellen är att övergripande beskriva hur prjekt planeras, styrs ch följs upp ch därmed öka förutsättningarna för att prjekt lyckas. Mdellen består av riktlinje, rutiner ch metder för hur prjekten ska rganiseras ch genmföras. I bilderna indikerar blå färg det sm ligger inm prjektet, röd färg beställaren ch gul färg det arbete sm genmförs av resurser i den rdinarie linjerganisatinen. Nedan beskrivna dkument, mallar etc. ligger i Dkumenta men nås även via Antura ch intranätet/lisa. Manual Sida 2/20 3. Allmänheten
2 Planering Planering av prjektarbetet görs i lika faser i prjektprcessen. En grv planering görs i förstudiefasen. I utrednings- ch planeringsfasen görs den första mest genmgripande planeringen enligt följande huvudsteg: 1. Gör en WBS (Wrk Breakdwn Structure), en hierarkisk nedbrytning av prjektresultatet i mindre bitar, ända ner till lämplig nivå. På översta nivåerna i WBS:en sammanfattas leveranserna. 2. Identifiera aktiviteter (arbetspaket) på lägsta WBS-nivå (under leveransnivån). Arbetspaket beskrivs alltid med verb & substantiv, dvs. beskriver aktiviteten vad sm ska göras. 3. Gör ett nätdiagram för arbetspaketen i WBS:en. Bestäm rdningen aktiviteterna ska utföras i. Hitta berenden mellan dem. I nätdiagrammet finns ingen tidsaxel. 4. Identifiera kritiska milstlpar. Milstpar innebär en synbar händelse/tillstånd i prjektet. Numrera ch beskriv milstlparna. 5. Sätt ansvarig ch deltagare per aktivitet. 6. Resursuppskatta varje aktivitet tillsammans med de sm skall göra jbbet 7. Bedöm aktivitetens utsträckning i tiden, där hänsyn tas till kalendern ch tillgängliga resurser. 8. Gör ett Gantt-schema med milstlpar (en grafisk illustratin av prjektets tidplan sm visar berenden mellan lika aktiviteter, faser ch milstlpar) WBS 1, 2, 3 (grön) mtsvarar leveransnivån i WBS-strukturen. 1.1, 1.2 etc (blå, lägstanivån) mtsvarar arbetspaketen i WBS:en. Manual Sida 3/20 3. Allmänheten
Nätdiagram med milstlpar Verktyg för att dkumentera WBS ch Gantt-schema finns i Antura. Dkumentatin av Nätdiagram kan exempelvis göras i PwerPint, Visi eller mtsvarande. Manual Sida 4/20 3. Allmänheten
3 Resurssäkring Alla prjekt kräver resurser. En fördel med att arbeta i prjekt är att vi kan utnyttja den bästa kmpetensen i respektive rganisatin avsett tillhörighet. För att prjektledaren ska kunna planera sitt prjekt måste det vara klart vilka resurser sm finns tillgängliga, alltså vilka persner sm kan arbeta i prjektet. Så här säkras resurser för prjektet: 1. Prjektledaren bedömer tillsammans med den sm skall göra jbbet eller sm har mtsvarande kmpetens, respektive persns arbetsvlym i samband med planeringen av prjektet. Resursbehvet sammanställs ch uttrycks i timmar ch när i tiden resurserna behöver finnas tillgängliga. Prjektledaren föreslår en bemanning (ska finnas med i prjektplanen). 2. Prjektledaren diskuterar bemanningen med beställaren ch resursägarna i prjektstyrgruppen. 3. Prjektstyrgruppen beslutar m tidplanen ch resurstillgången. 4. Resursägaren (linjechefen) ser till att den sm ska arbeta i prjektet får så mycket tid under aktuell tidsperid för det sm ni har kmmit överens m. 5. Därefter arbetar prjektdeltagarna under prjektledarens ledning. 6. Under prjektets gång görs regelbundna resursavstämningar i prjektstyrgruppen för att möta framtida behv/tillgång. Manual Sida 5/20 3. Allmänheten
4 Riskanalys med miniriskmetden Riskanalys görs i förstudiefasen ch i utrednings- ch planeringsfasen samt i längre prjekt även under genmförandet då riskerna uppdateras kntinuerligt. Inför BP2 måste en riskanalys göras ch resultatet rapprteras till prjektstyrgruppen. För stra ch/eller kmplexa prjekt bör dessutm en separat säkerhetsanalys göras, se kap 5 nedan. Riskanalys avser riskanalys av prjektarbetet ej prjektresultatet ch dess frtsatta användning. Miniriskanalysmetden används enligt följande: 1. Sätt samman en grupp sm gör riskanalysen. Lämplig grupp är prjektdeltagare samt några erfarna neutrala kllegr. 2. Risker (händelser ch förutsättningar) för prjektet tas fram genm brainstrming. Det är viktigt att tydliggöra i frmuleringen vad risken handlar m ch hur det påverkar prjektet. Risker inleds alltid med: Det är en risk att 3. Respektive risks sannlikhet, S, bedöms (1-5, där 5 är störst sannlikhet). Vid bedömning av sannlikheten kan följande nyckel användas: S=1; mycket låg sannlikhet det händer ng inte S=2; låg sannlikhet S=3; medelhög sannlikhet fifty-fifty S=4; hög sannlikhet S=5; mycket hög sannlikhet det händer 4. Respektive risks knsekvens, K, bedöms (1-5, där 5 är störst knsekvens). Vid bedömning av knsekvensen för prjektet kan följande nyckel användas: K=1; försumbara knsekvenser K=2; ej försumbara/mindre knsekvenser K=3; medelstra knsekvenser K=4; stra knsekvenser K=5; allvarliga knsekvenser 5. Ett riskvärde beräknas per risk, R=S*K 6. En handlingsplan för att eliminera risken eller mildra knsekvensen tas fram för händelserna med störst riskvärde. Manual Sida 6/20 3. Allmänheten
Riskvärdesmatris: Risker hanteras med hjälp av miniriskfunktinen i Antura. Manual Sida 7/20 3. Allmänheten
5 Osäkerhetsanalys med Successivprincipen För större kritiska prjekt kan en säkerhetsanalys med Successivprincipen krävas. Osäkerhetsanalys används för att: 1. Identifiera ch kvantifiera tids- eller kstnadssäkerheter 2. Verifiera eller bestämma en realistisk färdigtidpunkt 3. Ta fram ett underlag för att sätta en budget ch riskreserv för ett prjekt. 4. Ta fram en handlingsplan för att minimera säkerheten Ett förberedelsemöte på nrmalt en dag genmförs ch därefter en wrkshp för att bedöma säkerhetens knsekvenser i frm av tid ch/eller pengar. Wrkshpen tar 2 (tid eller kstnad) eller 3 (tid ch kstnad) heldagar att genmföra. Analysen genmförs i 5 steg: 1. En berende mderatr utses ch genmför ett eller flera förberedelsemöten (avgränsningen diskuteras, deltagare utses, tidpunkt fastställs, vilket underlag sm skall tas fram identifieras, etc). 2. Enskilt tas underlag för analysen fram (kstnadsstruktur ch/eller nätdiagram). 3. Mderatrn gör sina förberedelser. 4. En wrkshp genmförs med mderatrns hjälp. 5. Mderatrn skriver en rapprt. Att mderera ch genmföra en säkerhetsanalys enligt Successivprincipen kräver certifiering, därmed behövs det externt upphandlat stöd för att genmföra en säkerhetsanalys. Kstnaden för det externa stödet står respektive prjekt för. Manual Sida 8/20 3. Allmänheten
6 Kalkylering Kalkylering görs vid lika tillfällen under prjektets gång ch blir mindre säker ju mer genmarbetade underlag sm finns. I förstudien görs grva kalkyler på budgetffert-nivå. 6.1 Kalkylering i Utrednings- ch planeringsfasen Kalkylen i utrednings- ch planeringsfasen ska ligga till grund för prjektbudgeten. Kalkylen ska vara så väl genmarbetad att man inför genmförandebeslutet BP2, har en nggrann uppfattning m vilka ttala kstnader sm prjektet kmmer innebära. Följande kstnadspster ska finnas med i kalkylen: Kstnad för egen persnal i prjektgruppen (interntid) Kstnad för extern persnal (t.ex. knsulter) Anskaffningskstnader med bindande anbud (särskilt i de fall där anskaffningskstnaderna är en betydande del av den ttala prjektkstnaden) Omkstnader för prjektet (resr, lkaler, utbildning etc.) Övrigt En kstnadskalkyl tas fram enligt mall, alt. hanteras kalkylering av kstnader med hjälp av funktiner i Antura. Manual Sida 9/20 3. Allmänheten
7 Intressentanalys Intressenter är alla persner sm på någt sätt kmmer i kntakt med prjektet eller det resultat sm prjektet levererar. Identifiera alla tänkbara intressenter Prjektledaren kallar samman några lämpliga deltagare (prjektgruppen, beställaren eller andra) ch en brainstrming genmförs kring vilka persner ch grupper sm på någt sätt kmmer att vara i kntakt med prjektet, kmmer att kunna påverka det eller ta del av resultatet. Skriv upp alla intressenter. Vanligen hittar man intressenter inm följande mråden: 1. Persner eller grupper av persner sm kmmer att jbba i prjektet. 2. Persner eller grupper av persner sm har en ledande befattning ch ett direkt ansvar för prjektet. 3. Persner eller grupper av persner sm förväntar sig att påverka prjektet, men sm inte har ett direkt ansvar för prjektet (till exempel chefer på andra avdelningar). 4. Persner eller grupper av persner sm kmmer att använda resultatet av prjektet. 5. Infrmella ledare ch nyckelpersner sm har strt inflytande över andra utan att själva vara i chefsbefattning. 6. Verksamheten sm ska ta del av prjektet eller dess resultat. 7. Andra företag ch myndigheter sm har ett intresse av prjektet eller dess resultat. Gör en enkel analys av intressenterna Bedöm intressenterna utifrån exempelvis nedanstående frågeställningar. Hinner ni på wrkshpen så kan ni göra det tillsammans, annars gör prjektledaren det själv ch stämmer av med till exempel beställaren så att ni har samma syn. 1. Hur strt inflytande har persnen eller gruppen? Försök värdera intressenterna i förhållande till varandra, till exempel genm att skriva den sm har störst inflytande högst upp. 2. Är det en persn eller grupp sm huvudsakligen påverkar prjektet eller påverkas av prjektet? 3. Vad har persnen eller gruppen för inställning till prjektet, är de psitiva eller negativa? Manual Sida 10/20 3. Allmänheten
Gruppera intressenterna Intressenterna kan grupperas enligt följande mdell (Mendelw, 1991): Lågt intresse Högt intresse Högt inflytande Lågt inflytande A Minimal ansträngning (ingen riktad infrmatin) C Håll tillfredsställd (rådfråga, kmmunicera mtiverande) B Håll infrmerad D Nyckelspelare (invlvera sm ambassadör) Fundera på hur intressenterna ska nås Börja med de intressenter sm har störst inflytande. Fundera på följande två frågr: 1. Fundera på vad din rll sm prjektledare är gentemt intressenten. Ska du infrmera, rådfråga, invlvera eller få beslut? 2. När ch hur fta ska vi nå ut till denna intressent? Prjektstyrgruppen nås genm lägesrapprter ch styrgruppsmöten en gång i månaden. Andra intressenter kanske ska bjudas in till återkmmande avstämningsmöten. Använd intressentanalysen En intressentanalys är inget statiskt dkument. Den ska gås igenm ch uppdateras med jämna mellanrum under prjektet. Bestäm till exempel att du tittar igenm den en gång i månaden för att se m någt förändrats: Är det någn persn eller grupp sm tillkmmit eller fallit brt? Är det någn sm vi behöver nå till ftare? Följ upp att de avstämningsmöten sm ni km fram till i intressentanalysen faktiskt genmförs. Ansvar för intressentanalys Det är prjektledarens ansvar att se till att alla intressenter har tillräcklig infrmatin ch är tillräckligt invlverade i prjektet. Prjektledaren bör alltid själv sköta kntakterna med överrdnade intressenter, medan andra intressenter kan vara ett mer gemensamt ansvar i prjektgruppen. Manual Sida 11/20 3. Allmänheten
8 Kmmunikatinsplan I kmmunikatinsplanen beskrivs hur infrmatin från prjektet planeras, hanteras ch distribueras dvs. målsättningen ch frmerna för samverkan mellan prjektet ch dess mgivning dkumenteras. Kmmunikatinsplan tas fram för att få kntrll på att rätt infrmatin når rätt intressent i rätt tid. Utgå ifrån Intressentanalysen när kmmunikatinsplanen tas fram. Se mall för kmmunikatinsplan. Manual Sida 12/20 3. Allmänheten
9 Kvalitetssäkring av prjekt 9.1 Kvalitetsgenmgångar ch granskningar Före varje BP-punkt bör allt framtaget underlag granskas. Ansvaret för detta ligger på prjektledaren ch skall läggas in i tidplanen. Utse en neutral granskningsledare. Gör detta i följande steg: 1. Utse granskare (en eller flera) 2. Ta fram de underlag sm skall granskas 3. Skicka ut underlag, checklistr (t.ex. mallar för kvalitetsgenmgång inför BPX) ch en kallelse till genmgång. 4. Genmför en gemensam genmgång ch ntera fel, brister ch tydligheter i ett prtkll/checklistan/mallen. 5. Rapprtera resultatet till prjektstyrgruppen Mallar för kvalitetsgenmgångar av prjektet inför varje BP finns (dck ej för BP1 respektive BP1.1). Dessa mallar bör alltid användas inför varje BP-beslut för att säkerställa kvaliteten i prjektstyrningen. Dessutm kan prjektrevisin göras på uppdrag av beställare ch/eller prjektkntr. Berende på revisinens uppdrag används lämplig metd. Manual Sida 13/20 3. Allmänheten
9.2 Ändringshantering i pågående prjekt Omfattning Ändringshanteringen mfattar ändringar, tillägg ch avvikelser i prjektet sm påverkar tid, kstnad eller prjektresultatet i: beslutad prjektplan andra beslutade dkument Ovan angivna dkument utgör underlag för prjektarbetet. Ändringshanteringen mfattar även införandet av beslutade ändringar (ändringsrder). Syfte Ändringshanteringen syftar till att få alla ändringar ch tillägg specificerade, tids- ch kstnadsberäknade på samma sätt sm övriga delar i prjektplanen. Syftet är dessutm att ha full kntrll på alla förändringar ch förtydliganden i underlagen för prjektarbetet. Beskrivning av rutinen Under prjektarbetet kan behv uppstå att ändra i redan gdkända dkument. Alla ändringar skall hanteras enligt följande: Ändringsbehv kan uppstå på begäran från lika parter, t.ex. prjektrganisatinen, intressenter eller på förslag ifrån leverantörer/entreprenörer. Beredning av ändringsbegäran Alla ändringsbehv bereds, vilket innebär att de sm begär ändringen dkumenterar behvet av ändringen samt alla mtiv ch knsekvenser för ändringen i en ändringsbegäran, se mall för ändringsbegäran. Dessutm skall ändringen dkumenteras. Om parterna är överens m att ändringen ingår eller inte ingår i prjektet skall detta framgå i ändringslggen. Om parterna är ense avgörs detta i prjektstyrgruppen. Manual Sida 14/20 3. Allmänheten
Ansvarig för ändringsberedningen är prjektledaren. Beslut m ändringsrder Beslut m ändring tas av beställaren i samråd med prjektstyrgruppen. Beslutet kan innebära följande: ändringen införs i prjektet enligt de givna förutsättningarna ch knsekvenserna ändringsrder avslås för detta prjekt Genmförandet av ändringen Genmförandet innebär att ett tillägg skrivs till prjektplanen. Därefter planeras ändringsarbetet in ch genmförs enligt vad sm överenskmmits. Manual Sida 15/20 3. Allmänheten
10 Lägesrapprtering till prjektstyrgruppen Prjektstyrgruppsmöten sker regelbundet ch minst vid varje BP, utöver det är det viktigt med en tät dialg mellan prjektledare ch beställare. Lägesrapprt ska ske en gång per månad ch publiceras i prjektverktyget. Lägesrapprten ska jämföra prjektets utveckling med prjektplanen ch ge en prgns för det frtsatta arbetet. Lägesrapprten ska vara en rientering av var prjektet befinner sig i frm av vad sm är gjrt sen sist, vad sm ska göras till nästa möte samt förväntade beslut. Lägesrapprtering görs med hjälp av funktiner i prjektverktyget Antura. 10.1 Lägesrapprten Lägesrapprten innehåller två delar. 1. En värdering av Grön, Gul ch Röd status för: Tid Kstnad Prjektresultat Resurs Humör Färgen på statusen/trafikljusen är viktiga signaler till styr- ch ledningsgrupper. Färgerna mtsvarar: Grönt = Enligt plan Gult = Risk för avvikelse mt plan Rött = Avvikelse mt plan Om läget sätts till Gult (risk för avvikelse) eller Rött (avvikelse) behöver även en kmmentar kring Orsak till avvikelsen ch plan för Åtgärd anges. Status för Humör ska illustrera hur lätt/tufft/mtigt PL upplever det är att driva prjektet. 2. En lägesrapprt/fritextdel sm ska ge en rientering av var prjektet befinner sig i mer beskrivande frm gällande: Vad har hänt sedan sist? Vad händer närmast? Framsteg/resultat Hinder/prblem/utmaningar Förväntade beslut Manual Sida 16/20 3. Allmänheten
3. Till lägesrapprten tas alltid aktuellt utfall samt en prgns för tid ch kstnad fram. Tidplanen redvisas i frm av en milstlpeplan i ett GANTT-schema 4. En värdering av prjektets risker inklusive handlingsplan bifgas ckså alltid lägesrapprten. 10.2 Prjektstyrgruppsmötet Under prjektstyrgruppsmötet hålls fkus på tid, kstnad, prjektresultat, resursläget samt prjektets risker. Alla prjektstyrgruppsmöten har en fast agenda. På första prjektstyrgruppsmötet är det viktigt att tydliggöra framförallt målfrmuleringen så att alla är överens m både effektmål ch prjektresultat så att prjektledaren får rätt förutsättningar att leverera rätt. Att gå igenm förväntningar på varandra är ckså väsentligt. Agenda första prjektstyrgruppsmötet 1. Genmgång av prjektstyrgruppens rll samt ansvar ch befgenheter: Är rllerna beställare, resursägare ch mttagare representerade? Är ansvar/befgenheter ch de uppgifter sm är förknippade med prjektstyrgruppsarbete tydliggjrda? Har alla tid för ett aktivt prjektstyrgruppsarbete? 2. Genmgång av prjektmdell, beslutspunkter ch mallarna. Mtivera eventuella avsteg. 3. Genmgång av prjektmål (tid, kstnad, prjektresultat) ch effektmål. Är prjektresultatet tydligt ch är alla överens m vad prjektet ska leverera till när ch till vilken kstnad? Vilka effektmål ska prjektet bidra till ch hur ska de mätas? 4. Genmgång av ändringshanteringsrutinen. Hur hanteras nya krav gällande resurser, eknmi, tidplan, funktinalitet? 5. Genmgång av hur infrmell/frmell kntakt mellan prjektstyrgrupp ch prjekt ska ske. Hur håller sig prjektstyrgruppen ajur med prjektet, lägesrapprtering, frekvens mm? 6. Beslut m prjektstyrningen. Manual Sida 17/20 3. Allmänheten
Hur ska framåtskridande/lägesrapprtering gå till? I hur gd tid? Hur fta? Användning av lägesrapprtmall. Underlag för beslut. Bka in i almanackan. Rekmmendatin en gång/månad. 7. Kallelse till prjektstyrgruppsmöten Görs av beställaren (rdförande i prjektstyrgruppen), ch vid behv av prjektledaren. 8. Prjektstyrgruppens förväntningar på prjektledaren 9. Prjektledarens förväntningar på prjektstyrgruppen T.ex. hur prjektledaren vill bli stöttad. Agenda för löpande prjektstyrgruppsmöten, se mall för Mötesprtkll Styrgruppsmöte Manual Sida 18/20 3. Allmänheten
11 Lessns learned / Utvärdering av erfarenheter Löpande under prjektets gång, eller åtminstne i samband med framtagande av slutrapprten under avvecklingsfasen, kan det vara bra att sammanfatta prjektgruppens erfarenheter av prjektet. Förslag på en metd för Lessns learned eller utvärdering av erfarenheter, är följande: Prjektledaren eller en neutral mderatr/wrkshp-ledare (WS-ledare) håller i övningen. Ledaren ska vara inläst på metdens steg, hålla kll på tidsåtgången ch säkerställa att alla kmmer till tals. Pst-it-lappar ch färgpennr behövs till övningen. WS-ledaren har även förberett en tidsaxel på en prjektplast eller whitebard där periden (eller hela prjektet) sm utvärderas finns utmärkt med lämpliga tidsintervall. Alla ska tydligt veta vilken tidsperid (alternativt hela prjektet) sm utvärderingen gäller. Ett steg i taget gås igenm ch WS-ledaren håller kll på tiden mm. Avsätt mellan 1-2 timmar till övningen, lite berende på hur många sm deltar. 1. Betygsätt prjektet individuellt, skala 1-10 (10 är högst). Betyget mtsvarar din känsla för prjektet överlag (resultat, arbete, mttagande, mgivning, känsla etc.). Vid genmgång av allas siffrr mtiveras varje betyg individuellt med några rd. 5-10 min. 2. Skriv ner 3 nyckelrd sm du tycker beskriver prjektet överlag, din egen uppfattning/känsla. 5-10 min. 3. Skriv ner så många nyckelhändelser i prjektet sm du kan kmma på, bra ch dåliga, individuellt genm brainstrming. 5 min. 4. Placera ut allas nyckelhändelser på den förberedda tidsaxeln, gemensamt. Liknande lappar sätts vanpå varandra. 5-10 min. 5. Alla får markera 5 stycken prickar/känslfärg (5 st röda var sv) på lapparna på tidsaxeln. 10-15 min. RÖTT, någt sm gick dåligt GRÖNT, någt sm gick bra BLÅTT, någt sm förvånade/förvirrade 6. Diskussin kring markeringarna med känslfärger, 10-20 min. 7. Sammanfattning ch övriga erfarenheter diskuteras. 8. Förslag till frtsatt handlingsplan tas fram, 10-20 min. Sammanfattning av övningen dkumenteras på lämpligt sätt. Manual Sida 19/20 3. Allmänheten
12 Prjektverktyget Antura Regin Östergötlands gemensamma prjektverktyg heter Antura. Syftet med att samla/hantera så många prjekt sm möjligt i ett gemensamt prjektverktyg är att: Få en enhetlig tillämpning av Regin Östergötlands prjektmdell ch på ett enhetligt sätt erbjuda en verktygslåda för hela prjektprcessen Kunna följa prjektens status, prgress ch planer på ett ensat sätt Bidra till ett effektivt prjektarbete, med möjlighet till samarbete ch kmmunikatin både inm ch mellan prjekten Kunna tillhandahålla en ständigt aktuell överblick över reginens prjekt ch prjektprtföljer Miniminivå av prjektstyrning i Antura Alla prjekt ska hanteras i Antura. En miniminivå av användningen i verktyget ger prjektstyrgrupperna samt övriga intressenter möjligheten att på ett enhetligt sätt kunna följa prjektens status, prgress, planer ch kvalitet. Prjektledaren i varje enskilt prjekt är ansvarig för att miniminivån av prjektstyrningen i verktyget följs. I rutinen Miniminivå för prjekt Antura beskrivs vilken infrmatin sm ska läggas in i Antura ch sm hjälp finns en manual Miniminivå för prjekt - Antura sm beskriver steg för steg hur infrmatinen läggs in. Manual Sida 20/20 3. Allmänheten