Lathund och checklista för kursadministration i Scoutnet för kursteam uppdaterade senast 2018-11-27 Scouternas Folkhögskola använder Scoutnet för att administrera anmälning, antagning, rapportering och fakturering (till viss del) av kurser som ges med scoutrörelsen som målgrupp. Det här är en manual för dig som är ansvarig för att administrera en eller flera kurser samt för kursteamet. Scouterna Post: Bo 42034, 126 12 Stockholm Besök: Instrumentvägen 19, Hägersten Telefon väel: + 46 8 568 432 00 scouterna.se
Innehåll 1. Inledning... 3 Varför Scoutnet?... 3 Vår utbildningsorganisation... 3 2. Vem gör vad?... 4 Checka in och ut deltagare... 4 3. Före anmälan öppnar... 5 Beslut att köra kurs (inkl. utse kursansvarig)... 5 Fyll i kursomgångsformulär på hemsidan... 5 Anpassa anmälningsformulär + e-postsvar i Scoutnet... 5 Lägga in hela kursteamet i Scoutnet... 7 4. Anmälan är öppen... 9 Öppna och stäng anmälan... 9 Håll koll på bokningsläget... 9 5. Före kursstart... 9 Antagningsprocessen... 9 Kursteam anmäler sig... 10 6. På kursen... 11 Checka in och ut deltagare... 11 7. Efter avslutad kurs... 11 Fakturering... 11 Radera nedladdade listor/filer... 11 8. Övrigt kring administrring av kurs och kursdeltagare... 12 Hitta information om deltagare... 12 Sök deltagare... 12 Rapporter... 12 E-posta deltagare... 13 2 (14)
1. Inledning Du som håller den här manualen i handen är antagligen kursansvarig eller igår i ett kursteam som kursledare i Scouternas Folkhögskola. Grattis till ett givande uppdrag, och tack för att du gör scoutrörelsen bättre! Vår förhoppning är att manualen innehåller allt du behöver för att sköta din kursadministration: tekniska instruktioner, folkhögskolans byråkratiska rutiner, och tips på arbetsmetoder som gör kursledningens arbete enklare. Tack för att du är kursledare! Hanna Bata och Johan Manner Varför Scoutnet? Genom att vi använder Scoutnet som kursadministrativt system ökar vi tillgängligheten för er i kursteamen att själva få den information ni behöver, till var tid. Ni får tillgång till informationen genom er egen inloggning, via datorn eller telefonen. Ni kan med andra ord lätt ha rätt information med er under själva kursen. Dessutom gör vi denna förflyttning till ett och samma system för att säkerställa att vi följer den nya GDPR-lagstiftningen. Sist men inte minst, när ni som team avslutar kursen och klickar Check ut på alla deltagare har ni rapporterat kursen klart! Vår utbildningsorganisation Ledarskapsön är Scouternas folkhögskolas utbildningsplattform där det finns både regionala och nationella utbildnigar. Scoutledarutbildningarna på Ledarskapsön genomförs i princip till 100% av idella krafter, i en i stort sett helt ideell organistion. De regionala utbildningsgrupperna (också ideell) ansvarar för att de regionala utbildninagrna sker i respektiive region utifrån Scouternas folkhögskolas budget och verksamhetsplan samt efterefterfrågan och behov i regionen. De regionala utbildninagrna är Leda scouting, Leda avdelning, Leda kår, Leda patrull, Redo för naturen och Ditt personliga ledarskap. 3 (14)
2. Vem gör vad? Då vi är en ideell organisation med många ideella inblandade är det viktigt att veta vad som färväntas av en i sitt ideella uppdrag. Rent administrativt är uppdelningen mellan utbildare/utbildningsteam och utbildninsggruppen som följer: Att göra Kursteam Reg. utb. gruppen Folkhögskolan Annan Beslut att köra kurs (inkl. utse kursansvarig) Fyll i kursomgångsformulär på hemsidan Skapa anmälan för kursen i Scoutnet Före anmälan öppnar Lägga in kursansvarig i Scoutnet Infoga anmälningslänk i kursomgångsformulär Publicera kursomgångsformulär i Kurskatalog Anpassa anmälningsformulär + e-postsvar i Scoutnet Lägga in hela kursteamet i Scoutnet Anmälan är öppen Öppna anmälan/ansökan *enligt överenskommelse Håll koll på bokningsläget Stänga anmälan i Scoutnet Före kursstart På kursen Antagningsarbete i Scoutnet Kursteam anmäler sig Administrera manuell reservlista Avanmäla & lägg till i Scoutnet Checka in och ut deltagare Avsluta kurs, utcheckning sista gången (ev. ej godkända) Maila RUG att kurs är administrativt avslutad Efter avslutad kurs Info till Fhsk om kurs administrativt avslutad Slutfakturering Ladda ner rapporteringsfil - till Folkbildningsrådet Arkivera kurs Radera nedladdade listor/filer 4 (14)
3. Före anmälan öppnar Beslut att köra kurs (inkl. utse kursansvarig) Den regionala utbildningsgruppen ansvarar för den långsiktiga planerieng av kurser, säkerställer budget och att efterfrågan I regionen möts. Det betyder att regionala gruppen beslutar om en kurs skall köras elelr inte, utfrån detta. Du som utbildare som vill hålla en kurs, kontakta alltid regionala utbidlningsggruppen i igod tid med din idé/önskan. Fyll i kursomgångsformulär på hemsidan Fyll i all inforamtionom kursen ni vill ska synas i Kurskatalogen. När all inforamtion är på plats kontaktar ni den regionala utbildningsgruppen och meddela att detta är gjort. http://www.scouternasfolkhogskola.se/for-utbildare/kursomgangsformular/ Ansökan vs anmälan Om det är en kurs med ansökan, då ni gör ett urval. Beskriv detta i kursomgångsformuläret och beskriv även på vilka kriteerier ni gör urvalet samt när deltagarna kan väntas få svar på om det är antagna eller inte. Därefter skapar den regionala utbildninsggruppen kursen i Scoutnet. Dessutom: lägger de in kursansvarig i Scoutnet infogar de anmälningslänken i kursomgångsformulär publicerar de kursomgångsformulär i Kurskatalog Obs! Utbildningsgruppen är en ideell grupp som också behöver gosd tid på sig att administrera detta. Räkna med 1-2 veckor för att få all administration på plats innan kursen kan publiceras i kurskatalogen. Anpassa anmälningsformulär + e-postsvar i Scoutnet Nu skall du gå in i Socutnet. Följ anmälningslänken som regionala utbildnigsgruppen lagt till i kursomgångsformuläret. Du som kursansvarig har behörighet att gå in och ändra vissa saker. Det första du skall göra är att lägga till ett meddelande i det bekräftelsemail som deltagarna får när det anmäl/ansökt till kursen. 5 (14)
Välj Alternativ, därefter Aktivitetsinställningar Välj fliken E-postinställningar. För att e-postmeddelandet skall skicka behöver Status vara aktiv. I e-postmeddelandet skall alltid länk till våra avbokningsregler medfölja samt informationen om när fakura skickas ut (skicaks alltid ut efter avslutat kurs). Dessutom är det bra att kontaktinforamtion till kursansvarig framgår. Förslag på tet till e-postmeddelandet är: 6 (14)
Hej! Vad roligt att du har ansökt till Leda scouting i Danderyd. Kursavgiften kommer faktureras efter att kursen är genomförd. Fram till sista ansökningsdatum kan du gå in och ändra och/eller avboka dig. Därefter gäller våra avbokningsregler som du <a href="http://www.scouternasfolkhogskola.se/ledarskapson/scouternas-utbildningssystem/anmalnings-ochavbokningsregler">kan läsa mer om här >></a> Har du frågor, kontakta kursansvarig, e-post och telefon Lägga in hela kursteamet i Scoutnet För att sanmltiga kursledare skall få tilolgånmg till deltagarlistan behöver de nu läggas till som administratörer. Det gör du som kursansvarig genonm att gå till fliken Administratörer Klicka på Lägg till administratörer Skriv in för och efternamn på kursledaren. Obs! Invänta att namnet kommer upp som förslag (klicka ej på retur/enter). Väölj rätt namn u föreslagen lista. Välj rollen projektadministratör och avslutra med Lägg till medlem. Ändringar i anmälningsformuläret Regionala utbildninsggruppen lägger till grundläggande frågorna i ert anmälbninsgfiormulär. Önskar ni ytterligare frågor i formuläret, kontakta utbildningsggruppen så lägger de till dessa. Alternativt gör ni det själva genom att: 7 (14)
Gå till ditt kurstillfälle i Scoutnet (följ länken du fått, eller använd sökfunktionen i Scoutnet) Under rubriken Anmälan till aktivitet, bredvid anmälningsformulärets namn (oftast anmälan ), klicka på knappen Alternativ, sedan Redigera I redigeringsläget kan du leta fram de frågor du vill uppdatera och ändra dem, eller lägga till frågor genom att skrolla längs ner. Ändra ordning på frågor genom att dra och släppa dem För att dölja vissa frågor utifrån användarens svar på andra frågor, klicka på ögat Det finns många typer av frågor, de viktigaste är: Tet, där du kan välja mellan en liten eller en stor tetruta. Radioknappar/rullgardinsmeny - olika sätt att låta väljaren välja ett av flera alternativ. Du börjar med att skapa en tom meny eller en tom mängd radioknappar, och lägger sedan till svarsalternativen. Det går att byta mellan radioknappar och rullgardinsmeny i efterhand. Kryssruta - en kryssruta är en fråga användaren kan svara antingen ja eller nej på. Om du vill ha en flervalsfråga där användaren kan välja flera alternativ, kan du implementera det med hjälp av flera kryssrutor efter varandra. Om du gör en kryssruta obligatorisk, krävs det att användaren svarar ja för att gå vidare. Om du vill avkräva användaren antingen ett ja eller ett nej, gör en radioknappsgrupp med två alternativ och gör den obligatorisk. Siiferinmatning/datum/tid - specialfält som endast tillåter siffror (bra för antal, inte bra för telefonnummer), datum, respektive klockslag. Prioritera val i en lista - låter användaren välja m alternativ av n tillgängliga, och rangordna sina val. Användbart för att t.e. önska föreläsningar eller rösta på fikaalternativ. Val av arbetsgrupp, fakturamottagare, låt deltagaren välja en etra materiel - använd dessa i samråd med din utbildningsgrupp om du tror att ni har behov av dem. 8 (14)
4. Anmälan är öppen Öppna och stäng anmälan Tillsammans med regionala utbidlningsgruppen kommer ni överens om när anmälan skall öppna. Anmälan öppnas genom att: Gå till fliken Deltagande och registrering Välja Anmälan är öppen resp. Individuell anmälan är öppen i de två första radernas rullistor. Spara Nu är anmälan är öppen för alla, även de som inte har ett konto i Scoutnet. Vill man anmäla sig till en kurs skapar man ett gästkonto som gör att man kan anmäla sig. När sista anmälningsdag passerat (och eller maantal anmälda är uppnåt), stänmger ni som kursteam kursanmäklan på samma sätt som ovan, Håll koll på bokningsläget I dagsläget kan man inte ställa sig på kö till en kurs. Det betyder att ni som kursteam behöver ha koll på anmälningarna så att ni kan stänga anmälan om ni har ett begränsat antal platser och inte jobbar med ansökningar (där ansökan är öppen till ett visst datum och ni sedan gör ett urval). Andra inställningar Det mesta går att konfigurera i anmälningssystemet i Scoutnet, både på sätt som fungerar bra och mindre bra. Inställningar utöver de som beskrivs i den här guiden rekommenderar vi att ni inte ändrar på utan att samtala med en regional utbildningsgrupp eller folkhögskolans kansli. 5. Före kursstart Antagningsprocessen Om er kurs har ansökan till skillnad från anmälan, och ni gjort urvalet kring vilka som får plats behöver ni redigera er deltagarlista inklusive kommunicera till de som fått plats resp. de som inte fått plats. 9 (14)
Detta görs genom att ni i listan under fliken Individuellt anmälda deltagare tar bort de som inte kommer med på kursen. Klicka på röda krysset till höger om namnet. Därefter skickar ni e-post med informationen ni vill kommunicera. Kursteam anmäler sig Utöver att alla i kursteamet skall ligga inne med behörigheter under fliken administratörer, behöver alla i kursteamet dessutom anmäla sig till kursen. Detta görs av flera anledningar: Kursteamet skall också rapporteras till Folkbildningsrådet, de kommerbara med i listan om de är anmälda Ni får in kursteamets allergier och kontaktuppgifter till anhöriga i samma dokument som för deltagarna. Avanmäla & lägg till i Scoutnet Deltagare som inte kan delta på kurs kan avanmäla sig själv, så länge anmälan är öppen. Efter att anmälan är stängd kan ni i kursteamet gå in och avanmäla deltagare genom att ta bort dem från listan som ligger under fliken Individuellt anmälda deltagare. Klicka på röda krysset till höger om namnet. Obs! När en deltagare avanmäler sig efter att anmälan är stängd sker ändå en fakturering för kursen utifrån våra rutiner för avanmälan och avbokning. Om deltgaren inkommer med läkarintyg krediteras fakturan och återbetalning kommer ske. Kontakta Frida Furberg på Folkhögskolan om detta är aktuellt. 10 (14)
6. På kursen Checka in och ut deltagare Som tidigare nämnts skall ni som team under själva kursen använda er av fliken Checka in/ut för att markera vilka deltagare som är närvarande och ej. Checka in deltagare är möjligt from kursens startdatum. Checka in deltagare när de kommer, och checka ut när de lämnar. Om en deltagare inte deltagit tillräckligt mycket för att vara godkänd, markera rutan ej deltagande sista gången hen checkas ut. Avsluta kurs, utcheckning sista gången (ev. ej godkända) Efter kursen, när in- och utcheckningen är klar, ska alla godkända deltagare vara markerade som deltog och alla andra som deltog ej. Detta gör ni under fliken Checka in/ut. 7. Efter avslutad kurs Fakturering När kursen är avslutad och kursansvarig checkat ut alla deltagare samt ev. skrivit någon kommentar.. Faktureras kursen. Detta gör administratören på Scouternas folkhögskola. Behöver ni ge någon information kring fakturering behöver detta maials till administratören i derekt samband med avslutad kurs så att faktureringen blir rätt. Maila till: folkhogskola@scouterna.se Radera nedladdade listor/filer När kursen är avslutad är det viktigt att alla i kursteamet slänger och/eller raderar all infoatmion med personuppgifter på från kursen. 11 (14)
8. Övrigt kring administrring av kurs och kursdeltagare Hitta information om deltagare Kursteamet behöver i många skeden i kursen ta del av information om ansökningar och deltagare. Det kan göras på flera sätt. Sök deltagare I de flesta fall är sökfunktionen din vän för att hitta den information du behöver. Här finns möjlighet att få fram en komplett lista på alla deltagare, att se påbörjade ansökningar som inte bekräftats, och att hitta deltagarnas svar på anmälingsformuläret te vilka allergier eller kontaktpersoner de angett. Rapporter Under fliken rapporter kan ni ladda ner en ecellista med alla som anmält sig. I denna lista kommer alla med även de som avanmält sig. Ladda ner ecelarket och skapa en filtrering för rubrikerna. 12 (14)
Gå till kolumnen Registrerad och Sortera A-Ö) så läggs alla anmälda (Ja) först och de som inte anmälda (Nej) sist i arket. E-posta deltagare Scoutnet har en inbyggd funktion för att skapa maillistor, som kan användas för att skicka epost till alla deltagare på en kurs. När du skapat en epostlista får du en automatgenererad epostadress som du skickar dina meddelanden till, och alla meddelanden som skickas till den adressen vidarebefordras automatiskt till alla listans medlemmar. För att skapa en epostlista går du till https://www.scoutnet.se/mailing_lists/list och letar upp den kurs du vill ha en maillista för. Du ger listan ett namn, och gör två inställningar: Fördefinierad eller privat välj om listan ska synas i Scoutnet för alla kursadministratörer eller bara för dig. Även om listan är privat kan vem som helst som får epostadressen skicka till den skillnaden är om adressen och information om listan visas när man loggar in i Scoutnet eller ej. Dynamisk eller statisk välj om listan ska uppdateras varje gång ett meddelande skickas, eller om den går till de mottagare som var relevanta när listan skapas. En dynamisk lista till alla deltagare kommer alltid att gå till de som är anmälda när ett meddelande skickas, medan en statisk lista går till de som var anmälda när listan skapas. Dynamiska listor För att skapa en dynamisk lista definierar du ett eller flera filter som sållar fram vilka mottagare som ska få mail från listan. För att få deltagare i din kurs, går du till Sök på övriga egenskaper och letar upp din aktivitet under aktivitet. Du kan välja mellan flera anmälningsstatusar: Registrerad deltagare som är anmälda. Ej registrerad personer som har varit anmälda men avregistrerats, eller som påbörjat men inte avslutat en anmälan. Deltog deltagare som checkats in och ut, och markerats som deltagande vid utcheckningen Registrerad, ej närvarande deltagare som registrerats, men inte (ännu) checkats in. 13 (14)
14 (14)