Agressomanual. Kundfakturering

Agressomanual Kundfakturering Författare: Jakob Brusquini År: 2015

Innehåll 1 Inledning 4 2 Kundregister 5 2.1 Kontrollsökning 5 2.2 Uppläggning av kund 6 3 Registrering av försäljningsorder 7 3.1 Order 7 3.1.1 Kundnummer 7 3.1.2 Interna referenser 8 3.1.3 Externa referenser 8 3.1.4 Kontering 10 3.2 Faktura 10 3.3 Leverans 10 3.4 Detaljer 10 3.5 Texter 12 3.6 Info 12 3.7 Noteringar 12 3.8 Spara 12 4 Beställning av faktura 13 4.1 Testfaktura 13 4.2 Beställning av faktura 14 5 Fördjupning 16 5.1 Uppläggning av ny mall för Huvud- eller Bottentext 16 5.2 Kopiering av försäljningsorder 17 5.3 Procentuell fördelning av intäkten 18 5.4 Utskrift av kopia på fakturan 19 5.5 Kreditfaktura 20 5.6 Arkivering 20 5.7 Olika layouter 21 5.7.1 Manuell-faktura 21 2 (21)

5.7.2 Print-faktura 21 5.7.3 Elektronisk-faktura 21 3 (21)

1 Inledning Den här manualen vänder sig till dig som ska kundfakturera. Läs igenom manualen noga och använd den som stöd vid faktureringen. Kom ihåg att ekonomiavdelningen gärna svarar på frågor eller går igenom de olika momenten tillsammans med dig. 4 (21)

2 Kundregister 2.1 Kontrollsökning Innan du börjar fakturera behöver du kontrollera om kunden är upplagd i kundregistret eller inte. Ska du fakturera en privatperson vid ett enstaka tillfälle ska kundnummer 99 användas. När du ska kontrollera om en kund finns upplagd går du in i kundregistret. Välj Kundreskontra, Kundregister och Kund. Du har nu kommit till kundregistret, se nedanstående bild. För att söka fram befintliga kunder kan du välja Fönster och Visa Tabell i huvudmenyn eller ställa markören i fältet för kundnummer och trycka på F9. En ny bild kommer upp på skärmen. I beskrivningsfältet Namn skriver du in kundens formella namn omringat av *, till exempel *universitet*. Gör sedan sökningen med F7. 5 (21)

I vårt exempel ovan visas alla kunder där *universitet* finns i det formella namnet. Dubbelklicka på den eller de kunder som kan vara aktuella. Kontrollera att alla uppgifter är korrekta avseende adress och namn. Om kunden finns upplagd men befintliga adressuppgifter inte är korrekta skall korrigering göras innan du fakturerar kunden. Om kunden inte finns upplagd måste den läggas upp av ekonomiavdelningen. 2.2 Uppläggning av kund Ändringar och uppläggningar av kunder görs av ekonomiavdelningen. Skicka ett mejl till kundin@lnu.se med information om vad som ska ändras eller information om en ny kund som ska läggas upp. När en ny kund ska läggas upp behövs följande information: Kundens namn Fakturaadress Organisationsnummer/personnummer Momsregistreringsnummer (VAT-nummer) för utländska kunder inom EU. 6 (21)

3 Registrering av försäljningsorder När ekonomiavdelningen har lagt upp kunden är det dags att skapa en försäljningsorder. Klicka på Logistik, Order/fakturering, Försäljningsorder, Registrering/underhåll av försäljningsorder. Bilden för Registrering/underhåll av försäljningsorder består av 7 flikar. Vi går här igenom vad som behöver fyllas i under respektive flik. 3.1 Order 1 2 3 4 5 6 3.1.1 Kundnummer Börja med att fylla i kundnummer (1). När du ska fakturera en tillfällig kund som är privatperson fyller du i kundnummer 99. Då får du fram en ny bild där du skriver in adressen och personummer, se bild nedan. Tryck sedan på OK. Tillfällig Kund 99 kan endast användas för svenska kunder och ej för utländska kunder. 7 (21)

3.1.2 Interna referenser Att.ansvarig och säljare (2) är samma person. Om du är upplagd som användare bör ditt namn komma fram automatiskt. Namnet som fylls i här kommer att stå som Vår Referens på fakturan. 3.1.3 Externa referenser Det du skriver in i fältet Beställare (3) och Extern. Ref (4) kommer att stå under Er referens på fakturan. Större organisationer som till exempel statliga myndigheter, kommuner och landsting har ofta referenskoder som de vill att vi ska uppge för att fakturorna ska hamna rätt i deras organisation. Det är viktigt att referensen är korrekt, en del företag returnerar fakturor med felaktiga referensuppgifter. I fältet Beställare (3) ska du ange referenskoden och i fältet Extern. Ref (4) ska du ange referensnamnet. Saknar du uppgifter om referenskod kan du ringa till organisationen och fråga om dessa uppgifter. Om det är en privatperson eller ett mindre företag du ska fakturera räcker det med att uppge namnet på beställaren i båda fälten. Uppgifter om referensnummer/namn ska kunden upplysa om. 8 (21)

En del kunder skickar information till oss angående deras referenskoder, dessa dokument bifogar vi under Dokument. Det är bra om du går in och tittar om det finns information kring kundens önskade referens. Gör det genom att söka fram kunden i kundregistret, gå sedan in under Data och Dokument enligt bilden nedan. Sök fram kunden i kundregistret. I det här fallet väljer vi kundnummer 300007, Högskolan i Gävle. Tryck sedan på Dokument i Verktygsmenyn. Nedanstående bild kommer då fram på skärmen. Finns det ett referensdokument bifogat visas en grön bock i mappen. Klicka på dokumentet. Om det kommer fram en referens automatiskt till fältet Beställare beror det på att ekonomiavdelningen lade till det vid kunduppläggningen. Det gör vi när kunden vill att vi alltid ska använda en specifik referens. 9 (21)

3.1.4 Kontering I fältet Org (5) ska du välja den institution eller avdelning inom Linnéuniversitetet som skall ha intäkten. Det fältet styr vilken institution eller enhet som kundfordringen bokförs på. Motpart (6) ska komma fram automatiskt eftersom det styrs av hur kunden är upplagd. Motparten ska ej ändras, men kontrollera gärna att det stämmer. Vid misstanke om fel motpart bör du informera ekonomiavdelningen så att de eventuellt kan ändra till det korrekta. 3.2 Faktura Fliken faktura bör du normalt inte ändra något i. Fliken innehåller betalningsvillkor som annars styrs av kundupplägget. Linnéuniversitetet ger normalt 30 dagar kredittid, kontakta ekonomiavdelningen om du vill att något annat skall gälla. 3.3 Leverans Under fliken leverans bör du inte heller ändra något. Fliken innehåller endast information som vi inte använder, till exempel leveransmetod och leveransvillkor. 3.4 Detaljer Under fliken detaljer ska du ange vad som ska faktureras samt kontering för intäkten. Börja med att skriva in artikel. Ange siffran 1 här om du har en tillfällig vara eller tjänst som ska faktureras. Vid återkommande fakturering kan ekonomiavdelningen lägga upp unika artikelnummer för olika varor och tjänster. Fördelen med det är att du slipper ange samma text och kontering manuellt, det sker istället med automatik. För mer information om artiklar, kontakta ekonomiavdelningen. Inställning av Detaljfliken Nedanstående gäller första gången du gör en försäljningsorder. Nästa gång du ska göra en försäljningsorder finns konteringssträngen sparad. Första gången 10 (21)

du skall göra en order finns inte alla fält/kolumner som du behöver med i fliken. Efter att du fyllt i artikelnumret klickar du på Arkiv i huvudmenyn och väljer Fönsteralternativ. Här kan du med hjälp av kryss välja vilka fält som skall finnas i detaljfliken. Du behöver Baskonto, Org, Verks, Kbarare, Motpart och Fritt. Sätt en bock i rutorna för dessa och klicka på spara. En fråga om vad du vill kalla konteringssmallen kommer upp, du kan kalla den för vad som helst, till exempel konteringsmall och namn/initialer. Nu är det dags att göra färdigt försäljningsordern. I fältet Beskrivning står i utgångsläget Skriv in din text! (dummyartikel) om du använt artikel 1. Ändra den texten till något som säger lite mer om vad som sålts. Markera fältet Beskrivning och skriv över texten. Det får inte plats jättemycket text på raden, max 35 tecken. För att kunna skriva ytterligare text dubbelklickar du i fältet och kommer då in i en ny bild med ett antal flikar. Välj flik 4 - Spec för att fylla på ytterligare text. Den texten kommer som en undertext till det du skrev under beskrivning. Mellanlagra med F11 och stäng bilden med det nedre krysset till höger. Se bild nedan som visar flik 4 Spec. Du är nu tillbaka på Detaljfliken och ska fylla i resterande kolumner. Enhet fylls i automatiskt. Antal ger 1 som förslag, men kan ändras. Enhetspris ska anges, övriga beloppsfält fylls i med automatik. Sedan ska konteringssträngen anges och här sker beräkning av momsen med automatik beroende på vilket intäktskonto som anges. Under enhetspris ska därför beloppet anges exklu- 11 (21)

sive moms. Fälten Org och Motpart fylls i med automatik eftersom du redan angett det under Flik 1 - Order, dessa värden ska därför ej ändras. Efter att du fyllt i en rad samt angett konteringssträngen kan du fortsätta och fylla i fler rader. Du skapar en ny rad genom att ställa markören på första kolumnen på raden under och sedan tabba vidare, då kommer en ny rad fram och här kan du ange annan text och konteringssträng. Om du vill ta bort en rad klickar du på Redigering och Ta bort rad. 3.5 Texter Här lägger du in Huvud- och bottentexter som du vill ha med på kundfakturan, till exempel kontaktinformation. Det går att spara dessa texter i mallar som du kan använda vid fler tillfällen. Läs mer om det i kapitel 5. Det ställs ett antal krav på vad en faktura ska innehålla. Ett av kraven är hänvisning till relevant bestämmelse om omsättningen är skattebefriad eller om köparen är skattskyldig. Exempelvis vid fakturering till annan statlig myndighet skall texten Avser inomstatlig försäljning anges. Vid försäljning av varor och tjänster där köparen är skatteskyldig, så kallad omvänd skatteskyldighet, ska hänvisning också anges. Mer information om det här finns i Linnéuniversitetets momshandledning. Det finns upplagda mallar som du kan använda för att hitta texterna. 3.6 Info Det här är en ren informationsflik och inget bör fyllas i här. 3.7 Noteringar Här kan du skriva in egna noteringar. Fliken används normalt inte. 3.8 Spara När du är klar med försäljningsordern ska du lagra ordern med F12 eller genom att klicka på diskettikonen. Du får då ett ordernummer som du ska anteckna, det ska användas vid beställning av fakturan. Det går att ändra ordern efter att du har sparat den. Gå in under registrering/underhåll försäljningsorder igen och sök fram ordern genom att ange ordernumret. Än så länge har du endast skapat en order, någon faktura har alltså inte skickats iväg. För att fakturan ska skickas iväg krävs en beställning av faktura. 12 (21)

4 Beställning av faktura 4.1 Testfaktura Om du vill se hur fakturan kommer att se ut innan du skickar iväg den kan du först beställa en testfaktura. För att göra en testfaktura klickar du på Logistik, Order/Fakturering, Fakturering, Testkörning fakturering i menyn. Välj från vilket ordernummer och till vilket ordernummer du vill skapa en testfaktura. Du behöver inte beställa varje ordernummer separat utan du kan beställa flera stycken så länge de är i nummerföljd. En skrivare är upplagd med namn DEFAULT och om du anger den skrivaren blir det ingen utskrift utan du får fram testfakturan på skärmen genom att gå in i Underhåll av beställda rapporter. Buntnummer räknas upp automatiskt. 13 (21)

Tryck sedan F12 eller på diskettikonen för att göra beställningen. Om du har valt att använda DEFAULT skrivaren ska du gå till huvudmenyn, Visa och Underhåll av beställda rapporter eller klicka på förstoringsglaset i menyraden för att ta fram fakturan. När testfakturan (SO09) har fått status T kan du dubbelklicka på raden och se testfakturan på skärmen. Om det är några ändringar som du vill göra innan du beställer den riktiga fakturan kan du gå tillbaka till försäljningsordern och utföra dina ändringar där. Observera att layouten på fakturan du ser på testfakturan inte nödvändigtvis ser ut så när du beställer den riktiga fakturan. Layouten beror på vilken variant/serie du väljer att skicka fakturan i. Mer info om de olika layouterna finns under kapitel 5 Fördjupning. 4.2 Beställning av faktura När fakturan är färdig för att skrivas ut/ skickas till kund går du vidare i menyn och väljer fakturering. Här måste du välja variant. Om du klickar på + tecknet framför Kundfakturering så får du fram de olika varianter du kan välja mellan. Det finns följande varianter att välja på: 900. Svefaktura (SO13) Manuell fakturering med dokumentarkiv Utl stud manuell fakturering med dokumentarkiv (används endast när ekonomiavdelningen fakturerar utländska betalstudenter) Det är någon av de två första varianterna du ska välja. För elektronisk fakturering ska du använda 900. Svefaktura (SO13). Elektronisk kundfakturering bör användas men ibland kanske du behöver skriva en manuell kundfaktura och då används den manuella varianten. Vid fakturering av utländska kunder ska du välja den manuella serien och själv posta fakturan. Det går i dagsläget 14 (21)

inte att skicka bilagor med den elektroniska varianten. Om du vill skicka med en bilaga bör du även då välja den manuella serien. Eftersom du skriver ut och postar den fakturan själv kan du också själv skriva ut bilagan och lägga med i kuvertet. De olika varianterna är uppdelade i olika verifikationsserier. 900. Svefaktura ger verifikationsserie 10 000 000 13 999 999 Manuell fakturering ger verifikationsserie 14 000 000 14 999 999 Utl stud ger verifikationsserie 17 000 000 Välj variant/serie och beställ fakturan genom att ange från ordernummer samt till ordernummer. Fyll även i Att.ansvarig genom att välja ditt eget namn i rullistan. Spara med F12. Gå sedan in under Underhåll beställda rapporter. Avvakta några minuter och tryck sedan F7. Efter en kort stund kommer rapporten GL07 fram. När den har status T är den färdig för att skrivas ut. Tryck F7 med jämna mellanrum och vänta tills rapporten har fått status T. Det här är en Batchinputlista och det är viktigt att du tar till vara på den. Batchinputlistan GL07 skickas tillsammans med de bilagor/underlag du har till ekonomiavdelningen för arkivering. Kopia på kundfakturan behöver ej skickas eftersom den kan ses i Agresso. Se först efter så att batchinputlistan ser ok ut, om något gått fel med faktureringen ska det framkomma på rapporten. 15 (21)

5 Fördjupning 5.1 Uppläggning av ny mall för Huvud- eller Bottentext Det går att lägga upp en mall för Huvud- eller bottentext. Det är lämpligt att göra om du snabbt vill hämta en text som du ofta använder vid fakturering, till exempel dina kontaktuppgifter. För att spara huvud- och bottentexter så att de kan användas vid flera tillfällen gör du följande: Välj Flik 5 Texter i försäljningsordern. Skriv in den text/information som ska finnas med på fakturan i det stora fältet till höger. Skriv sedan ett namn på den Huvud- eller Botten text som du vill spara i det lilla fältet till vänster. Spara med F12. Välj sedan Verktyg, Redigera och Spara textmallar i verktygsmenyn. Nedanstående bild visar att textmallen är sparad. Nästa gång letar du fram mallen i det vänstra fältet och väljer den, då kommer texten med på fakturan. 16 (21)

Vill du ta ändra texten i en mall är det bara att göra ändringarna och spara om mallen som ovan. Vill du ta bort en mall väljer du Verktyg, Redigera och Ta bort textmallar. 5.2 Kopiering av försäljningsorder När du ska skriva flera kundfakturor med samma text kan du kopiera ordern så att du slipper skriva samma saker flera gånger, till exempel när en kurs ska debiteras ut till alla deltagare. Det är dock mycket viktigt att du här tänker på att få korrekt motpart, det fältet måste alltid ändras manuellt om du tar med konteringssträngen från den order som ska kopieras. Skriv den första ordern med texter och kontering precis som vanligt, spara den (F12) och skriv upp ordernumret. När du skall göra nästa order fyller du i Flik 1 - Order som vanligt. När du kommer till Flik 4 - Detaljer går du till verktygsmenyn och väljer Kopiera. En ny bild kommer fram där du ska ange dokumenttyp, välj Försäljningsorder samt Dokumentnummer, det vill säga vilket ordernummer du vill kopiera. Om du sätter en bock i Behåll kontering får du med hela konteringssträngen också. Observera att motpart ska ändras för varje försäljningsorder. Motpart är ju unik för varje kund och det är viktigt att du anger korrekt värde för motpart. 17 (21)

Så här kan det se ut när du har kopierat in alla orderdetaljer. På det här sätter får du samma belopp, text och kontering på flera order till olika personer/företag. Sedan lagrar du ordern och får ett nytt ordernummer. 5.3 Procentuell fördelning av intäkten Har du behov av att fördela intäkten på flera kostnadsbärare samtidigt som du endast vill ha en rad på kundfakturan kan du använda procentuell fördelning. När du står i detaljfliken väljer du Kontering och Konteringsfördelning. Nedanstående bild kommer då fram på skärmen och det är här som du gör fördelningen. Du måste först lyfta upp raden med hjälp av och sedan skriver du in kontering och procentsats i raden, tryck sedan på igen. Raden hamnar längst ner och nästa rad kan skrivas in. 18 (21)

När fördelningen är klar sparar du med F12 och kommer då tillbaka till detaljfliken. Om du har samma fördelning på ett flertal kundfakturor kan du spara den procentuella konteringen som en mall. För att spara mallen tryck F12 eller klicka på diskettikonen. Observera att mallarna inte går att spara som privata mallar utan de kan användas av alla. Det innebär att du måste vara mycket noga med att kontrollera att du använder rätt mall. Det är lätt att man av misstag får intäkten felkonterad. För övrigt gör du ordern precis som vanligt, skriv fakturatexter, belopp och spara ordern. 5.4 Utskrift av kopia på fakturan Kopia av en kundfaktura beställer du via menyn Kopia av Faktura. 19 (21)

Du anger fakturanummer och sparar rapportbeställningen med F12. 5.5 Kreditfaktura När du skall göra en kreditfaktura gör du på samma sätt som vid en debetfaktura med endast en skillnad. Skillnaden är att du sätter minus (-) tecken framför beloppet när du registrerar försäljningsordern. Då känner systemet av att det skall vara en kreditfaktura. Kreditfakturan skall skrivas under av slutattestant på institutionen/avdelningen. Den är att jämföra med en utbetalning. Skicka underskriven faktura till ekonomiavdelningen. 5.6 Arkivering Det material som ska lämnas till ekonomiavdelningen är Batchinputrapporten GL07 tillsammans med bilagor/underlag till kundfakturorna. Du behöver alltså inte ta ut en fakturakopia och skicka in. Kundfakturorna finns i systemet och vi kan vid behov enkelt ta fram dem. Undantag är kreditfakturor, dessa ska skickas med underskrift av slutattestant till ekonomiavdelningen. 20 (21)

5.7 Olika layouter Linnéuniversitetet skickar i dagsläget tre layoutmässigt olika fakturor. 5.7.1 Manuell-faktura Den första varianten av faktura som vi skickar är den manuella fakturan. Den skickar vi när vi väljer den manuella serien och postar fakturorna själva. Den här ska användas till alla utländska kunder och vid tillfällen då det passar att själv skriva ut fakturan och skicka på posten. 5.7.2 Print-faktura En andra variant som vi skickar är printfakturan. När du skickar fakturan i serien 900 Svefaktura innebär det att vår leverantör av elektronisk fakturahantering (Opus Capita) kopplas in. De ser att vi vill skicka en kundfaktura till en viss kund och läser av om kunden har en routing/koppling. Om kunden är kopplad skickas fakturan elektroniskt till kunden, läs mer under elektronisk fakturering. Om kunden inte är kopplad kommer Opus Capita att skriva ut och kuvertera fakturan åt oss och skicka den på vanlig post. Det här kallar vi en printfaktura och den har en annan layout än den manuella fakturan. 5.7.3 Elektronisk-faktura När vi skickar elektroniska fakturor skickar vi dem i formatet Svefaktura. Kunden får fakturan direkt in i ekonomisystemet och inget papper behöver skrivas ut eller skickas på posten. Linnéuniversitetet skickar idag elektroniska fakturor till kunder som är statliga myndigheter och ett antal kommuner och landsting. 21 (21)