Användarmanual för First Card Åbergs DataSystem AB Box 341 Oppundavägen 28 641 23 KATRINEHOLM Tel. 0150-48 93 60 Fax. 0150-333 24 E-post: rebus@abergs.se Internet: www.abergs.se/rebus
First Card resekonto i Rebus Resebyrå-modul 2004-06-24: Åbergs DataSystem AB, Göran Gustafsson 2004-08-31: Revision 1. Förvalt betalningssätt för kund. Två fakturanr-serier. 2004-09-13: Revision 2. Bättre hjälp vid knytning av statistikkoder. 2011-12-06: Revision 3. Tagit bort SAS Corporate Card och ändrat spärren på 1 resenär. Det här dokumentet beskriver hur Rebus hanterar kortet/resekontot First Card. Det beskriver hur de första inställningarna och registreringarna ska göras till hur kunderna ska läggas upp, hur order görs och till slut hur sändningarna till Nordea görs. Inställningar som måste göras för att få First Card resekonto att fungera Grund: Inställningar/Kortföretag Lägg upp ett kortföretag som heter FC (First Card) enligt nedan. Egen ID: Egen referens: Sitenr: Transaktionsnr: Resebyråns ID på två tecken. Nordea tilldelar ID. Används inte av Nordea. Om man som resebyrå har flera företag/kontor och man vill debitera kunderna via resekontot First Card så kan man använda sitenr (office code) för att särskilja sina företag. Man har ett centralt avtal med Nordea/First Card men med sitenr 1, 2 o.s.v. kan First Card skilja på utförande kontor. Detta förutsätter att man i Rebus har olika databaser för sina företag men vill utnyttja ett och samma avtal med Nordea för First Card-transaktionerna. Löpnr för transaktionerna. Systemet uppdaterar numret för varje transaktion som skickas. Numret börjar på 1 för varje ny dag. 2
Senaste sändning: Förfallodagar: Datum för den senaste transaktionen. Systemet sköter det. Här ska det antal förfallodagar anges som resebyrån vill ha för att Nordea ska kunna betala ut pengar till er i tid. I transaktionsfilen skrivs ett förfallodatum som är uträknat från sänddatumet + dessa dagar. Lägg sedan upp kortprefix för vart och ett av dessa resekonton genom att trycka på knappen "Kortprefix" (eller Alt+X): Här ska de sex första tecknen i kortnumret anges. Observera att det inte är resekontot. Resekontonumret registreras på varje kund. För First Card börjar det på 541253. Ange också ett kontonummer som Rebus kommer att använda till bokföringen. Det finns också stöd för betalning med VISA-kort som resekonto på First Card. Kortprefixet är alltid 48949805 (för Sverige) och det måste matas in som ett giltigt kortprefix. Det giltiga prefixet måste registreras tillsammans med det tidigare giltiga prefixet som är "541253". Båda prefixen måste alltså finnas registrerade här. 3
Grunder: Inställningar/Kontoplan Lägg upp ett nytt betalningssätt som kan heta "First Card". Det här är bara till för att säljarna ska välja rätt betalningssätt därför att texten kommer att skrivas på kundens bekräftelse/följesedel. Om man nöjer sig med endast ett nytt betalningssätt kan det kallas t.ex. "Resekonton". Det konto man anger kommer inte att användas i bokföringen, programmet kommer att använda det konto man angivit på varje kort (som beskrivits på föregående sida). Bocka för valen "Kreditkort" och "Transfer-faktura". Valet "Kvitto-utskrift" kan bockas för om man vill ha ett separat kvitto vid betalningen och inte bara en utskrift av bekräftelse/följesedel. 4
Grunder: Rutiner/Artikelgrupper Grunder: Rutiner/Artikelregister Rebus artiklar och/eller artikelgrupper bör knytas mot Nordeas artikelkoder. T.ex. kan en Rebusartikel "FLI" (Flyg inrikes) tillhöra artikelgruppen "FLY" (Flyg). Gruppen kan vara kopplad mot en Nordea-artikel men passar inte det så kan även artikeln kopplas separat mot en Nordea-artikel. I det här fallet bör inrikesartikeln kopplas mot Nordeas artikel "10" (Domestic flight). Är artiklarna och grupperna kopplade korrekt så får Nordea bättre underlag för att göra korrekt statistik till kunderna. 5
Artikelregistret / Statistikkoder I artikelregistret tar man fram en artikel och klickar på knappen "Statistik resekonton". I det fönster som öppnas ser man hur artikeln är kopplad mot artikelgruppen och är man inte nöjd med det så sätter man in en specifik koppling för artikeln. Bläddra bland artiklarna här och ändra kopplingen där det behövs. Följande Nordea-artiklar finns att välja på: 01 International flight 09 Airline tax/charge, international 10 Domestic flight 14 Airline tax/charge, domestic 20 International train 22 Domestic train 30 Boat 40 Rental car 48 Taxi 50 Hotel 67 Commission 72 Fees 92 Foreign currency 94 Miscellaneous 6
Artikellista för att granska kopplingarna För att se om det finns statistikkopplingar till samtliga artiklar, och även att de är rätt kopplade, finns det en artikellista som specifikt visar kopplingarna mot Nordeas statistikkoder. Gå in i Grundmodulen, utskrifter och artikellista. Finns inte alla valbara utskriftsalternativ i ert system så måste de läggas upp. Det görs via rutinen Listformat eller via knappen med två pappersark i utskriftsfönstret. 7
Resebyrå Back-office: Rutiner/ Generella Data Lämnas namnet på First Card transaktionsfil tomt blir namnet "FC.txt". Förmodligen är inte namnet viktigt, det är endast datat i filen som processas då den sänds till Nordea. Löpnummer-fliken Varje transaktion som skickas till Nordea tar ett fakturanummer som referens för resebyråns fordran på Nordea. Sätt önskat startnummer här, annars börjar det på 1. 8
Så här fungerar kund-hanteringen av korten Kunden/företaget kan ha ett specifikt kortnummer för hela företaget. Resekontonumret sätts alltid specifikt på kunden. Avdelningar/kostnadsställen hos företaget kan ha ett kortnummer för hela avdelningen. Det överrider företagets specifika kortnummer. Fasta resenärer kan knytas mot avdelning/kostnadsställe och därmed använda avdelningens specifika kort. Knyts inte resenären mot avdelning kan varje resenär ha ett eget kort som överrider företagets specifika kort. Kundregistrets tredje flik Här registreras resekontot och eventuellt kortnummer generellt för företaget. Man markerar också om extrainfo 1, extrainfo 2 och extrainfo 3 måste fyllas i vid bokningen, d.v.s. om Nordea har dessa fält som obligatoriska på kunden. Extrainfo 1 är resenärens "kostnadsställe/projekt". Extrainfo 2 är resenärens "anställningsnummer". Extrainfo 3 är resenärens "avdelning". All extrainfo kommer att skickas i recordtype 8 i transaktionsfilen. Skulle inte kunden ha något kortnummer utan endast resekonto bör resekontot ändå skrivas in på fältet för kortnummer eftersom Rebus på något sätt måste hitta prefixet på kortnumret/resekontot för att kunna slussa det till rätt utförare. Kortnumret är det sätt Rebus gör det på. 9
Om kunden har ett First Card betalkort, och inte resekonto, är skillnaden att CVV-koden måste finnas registrerad på kunden. Finns det en CVV-kod så hanterar Rebus kortet som ett vanligt betalkort. Om kunden har ett First Card VISA kan det se ut på detta vis. Kortnumret med rätt prefix registreras på kunden. 10
Klicka på knappen "Avdelning" för att lägga upp avdelning/kostnadsställe Observera att det Rebus kallar för avdelning kallar Nordea för kostnadsställe. Det som Rebus alltid har kallat för kostnadsställe kallar Nordea för projekt. Så om Nordea säger att kunden måste ha ett visst kostnadsställe så ska alltså en avdelning läggas upp för kunden som resenärerna ska kopplas mot. Varje avdelning/kostnadsställe kan alltså betala med ett eget kort. Klicka på knappen "Resenärer" för att lägga upp kundens fasta resenärer Varje resenär kan ha ett eget kort. Har resenären inget eget kort gäller eventuell avdelning den är kopplad till. Finns det inget kort på avdelning gäller företagets generella kort. 11
Det som är bra att tänka på här är att om man hämtar in order via t.ex. Amadeus så matchar Rebus det resenärsnamn man slagit in där med de fasta resenärer som finns för kunden. Hittar Rebus ett namn som är identiskt (små eller stora bokstäver spelar ingen roll) så används fasta resenärens data om eventuellt anställningsnr, avdelning, kostnadsställe/projekt och kortnummer. Det som kan vara trixigt är om resenären har å, ä eller ö i namnet. Om den fasta resenären heter "Gustafsson Göran" kommer den inte att hittas om man i Amadeus har slagit in namnet som "Gustafsson Goran" eller "Gustafsson Goeran". Man kan däremot senare i ordern komplettera dess avdelning och andra data, men det bästa vore i så fall att lägga upp den fasta resenären med de olika stavningar som man kan tänkas använda vid bokning i Amadeus. Kundregister / Förvalt betalningssätt För kunder som alltid betalar sina resor på samma sätt, resekontokunder är ett bra exempel på sådana kunder, kan det vara bra att förbestämma vilket betalningssätt som betalrutinerna ska vara inställda på. En First Card-kund ska alltså alltid ha betalsättet First Card förvalt. Inställningen görs för varje kund på kundregistrets andra flik: 12
Beställningen / Begränsningar Begränsningar som finns idag när man gjort en beställning är: I dagsläget kan endast ett resekonto per beställning hanteras, d.v.s. endast ett kortnummer. Ska flera resenärer med på resan och betalning ska ske med olika kort måste flera olika beställningar läggas upp. Nordea har regeln att de endast vill ha en resenär per order. De tar i alla fall bara med första resenärens namn på den faktura de skickar till kunden. När man hämtar en trailer till Rebus som innehåller mer än 1 resenär får man en fråga om ordern ska splittas eller om allt ska in på samma order. Nordea vill att affärsorder ska splittas och gruppresor kan få innehålla fler resenärer. Endast slutbetalningar mot Nordea hanteras. Gör man manuella delbetalningar på en order blir det fel vid överföringen. Det finns en spärr som gör att man inte kan delbetala BSP-markerade leverantörer om ordern skall betalas med kort/resekonto, men det finns inte någon spärr för delbetalning på egen avgift. Det är dock planerat att göras. Om man har två leverantörer på en beställning där den ena är en BSP -biljett och den andra är övrig-försäljning och man av någon anledning väljer att själv fakturera övrig-beloppet kommer inte heller BSP -beloppet att skickas till Nordea. Det blir däremot rätt om man gör ett slutkvitto via betalsättet Resekonto (eller vad man nu har kallat betalsättet) och sedan godkänner kvittot. Principen är alltså att om kunden har ett resekonto ska ALLT gå via det kontot, inget ska faktureras på egen hand. Betalningar i andra rutiner än beställningsrutinen klarar inte av resekonton, t.ex. betalning av fakturor och presentkort. Vill man ändå sälja ett presentkort och ta betalt med ett resekonto finns det en egen manual på vår hemsida som förklarar hur man kan gå tillväga. I Rebus finns det ju andra bokningsmoduler för bl.a bussbolag och researrangörer och där finns inte stöd för resekonton alls. Här finns det spärrar som säger ifrån. 13
Provisionsavdrag Resebyrån kan ge sina kunder provisionsavdrag, d.v.s. en rabatt på t.ex. flygresorna. Det är numera ganska vanligt bland affärsresebyråer eftersom de ofta sluter specifika avtal med sina kunder. Man sätter t.ex. in 1,5 % rabatt/provision i kundregistret (eller via en rabatt/provisions-grupp) och väljer att den ska redovisas på en egen provisionsrad via en bock i det fältet på den tredje fliken. När man bokar en flygresa så skapas då två rader, den ena med det totala priset för flygresan och den andra blir en egen rad med provisionsavdraget. När man sedan skapar en transaktionsfil till kortföretaget så måste hela resans belopp (exklusive avdraget) redovisas i filen eftersom avtalet bara är mellan kunden och resebyrån, flygbolaget vet ju inget om denna rabatt och ska ha sina pengar. Vad gör man då av provisionsavdraget? Tidigare fick man dubblera leverantören och lägga avdraget där och den dubblerade leverantören skulle inte vara markerad med "kort via BSP", då hamnade det som en övrig-försäljning. Detta var lite krångligt så från och med 2002-03-05 kan avdraget ligga på den BSP-leverantör där raden ursprungligen automatiskt skapas och avdraget kommer ändå att hamna på övrig-försäljning. Ett exempel: Resan kostar 10,000 och kunden har 5% provision. Dessa två rader skapas då på ordern under den aktuella leverantören som är markerad som en BSP-leverantör: FLI Flyg inrikes 10,000.00 FLI- Provisionsavdrag 5% -500.00 Vid sändning till kortföretaget så skapas en flygförsäljningsrad på 10,000 kronor och en övrigförsäljning på -500 kronor. 14
Bokning i Rebus Bokningsbilderna i Rebus ser ut så här. Det kan vara bra för Nordea att ha ett litet hum om hur det ser ut och vad som matas in. Bokningsbilden delas in i flera flikar där man registrerar olika saker. Flik 1 har dock en summering av det mesta för att man snabbt ska få en snabb överblick då man plockar fram en tidigare order. Flik 2 innehåller bl.a. information om destination och resenärer: 15
Flik 3 innehåller information om bokade leverantörer och priser: Flik 4 innehåller mest anteckningar, fria texter och övrig textinformation: 16
Flik 5 innehåller bevakningsdatum och information om delbetalningar, slutbetalningar och fakturor. Om en order innehåller endast flygbiljetter som betalas via BSP så får man följande fråga då man sparar ordern: Om den är klar svarar man Ja, då markeras den för att skickas vid nästa överföring. Svarar man nej så kanske man vill fortsätta att ändra på ordern innan man vill skicka den och då kommer den inte med i nästa transaktion. För att hålla koll på det finns det en lista som visar aktuell sänd/kö-status på order. Den finns i Resebyrå Backoffice / Korttransaktioner / Avstämningslista och kan se ut så här. Best.nr 1210 har jag svarat nej på och därför står det "Saknas i kön" på den. 17
Om beställningen, förutom BSP-leverantörer, även innehåller övrig-försäljning (t.ex. arvoden som resebyrån ska ha pengar för) så måste det beloppet betalas in med kundens kort/resekonto för att ordern ska hamna i transaktionskön. Gör man inte det så hamnar även den i avstämningslistan med status "Saknas i kön". I exemplet nedan finns det en avgift på 3000 kronor som måste betalas med rätt betalningssätt. Välj rätt betalkort i följande fönster. Kundens möjliga kort visas i valrutan. När betalningen är gjord och eventuell bekräftelse/följesedel är utskriven frågar Rebus om det är klart att godkänna slutbetalningen. Om allt är ok svarar man Ja och då hamnar ordern i transaktionskön med dessa 3000 kronor i övrig-försäljning och biljetterna för BSP-leverantörerna i flyg-försäljningen. 18
Överföring av transaktionsfil till Nordea Överföring kan ske en gång per minut om man vill eftersom varje sänd fil sparas med datum, timme och minut, exempel: "FC-1112071502.txt". Den fil som sänds heter dock det namn man ställer in i Generella Data i Resebyrå Back-office. Omdöpning av filen sker efter sändning. Lagring av både sänd och osänd fil sker på företagets angivna data-bibliotek. I samband med att transaktionsfilen skapas skriver programmet ut en sändlista där alla transaktioner är listade samt det fakturanummer resebyrån har som referens mot Nordea för att få sina pengar. 19
Man kan också skriva ut följesedlar till kunderna på de uppgifter resebyrån skickar till Nordea om de vill ha det och det förutsätter att fältet "Följesedlar" är markerat. Kunden har ju normalt fått en bekräftelse/följesedel på den totala ordern i Rebus, men vill kunden även ha den här informationen så finns möjligheten. 20
När sändlista och eventuella följesedlar är utskrivna visas följande fönster: I fönstret visas en sammanfattning över beloppen i filen och klickar man på knappen "Se fil" så kan man även se innehållet i filen om man tycker att det är intressant. Programmet uppmanar användaren att sända över filen till Nordea via web-dialogen och att klicka på Godkänn transaktionen om datat sändes över utan problem och att klicka på Avbryt transaktionen om sändningen inte gick bra. Om man klickar på att godkänna transaktionen får man först upp denna fråga. Svarar man Ja markeras alla förändringar i Rebus som sända. Om man avbryter transaktionen eller svarar Nej på ovanstående fråga räknas fakturanumret tillbaka så att man inte tappar något fakturanummer mot Nordea samt att allt återställs så att man kan göra samma sändningsförsök en gång till när man har justerat det som gjorde att överföringen inte gick bra. Det kan t.ex. vara något som Nordea förväntade sig som saknas på någon order. Så det som är ytterst viktigt är att INTE godkänna transaktionen förrän man får OK från web-dialogen. Har man avbrutit får man upp denna ruta för att man ska förstå att allt har backats i Rebus och inte är markerat som sänt. 21