VaraLean något att luta sig mot Berit Hallersbo, Personalchef & Maria Viidas, Kvalitetschef
Lean tanke- och arbetssätt Skapa mer värde med färre resurser Ta bort slöserier Små steg, men många Stödjande ledarskap Högsta ledningen involverad Aktiva och engagerade arbetslag Allas delaktighet i förbättringsarbetet Enkla och effektfulla verktyg
Färre ska serva fler Andelen arbetat tid minskar Antalet medborgare i arbetsför ålder minskar Antalet medborgare över 80 år ökar Kravbilden förväntas bli högre på offentlig service Hur kan vi möta denna framtid bäst?
Så här har vi tänkt
Kultur som skapar möjligheter Samkörda arbetslag Regelbundna kommunövergripande utvecklingsinsatser sedan 1994 Ledarutveckling Samtliga chefer årliga utvecklingsinsatser motsvarande ca 40 200 timmar sedan 1992 Kultur som främjar förbättringar Befogenheter & ansvar Uppmuntra goda idéer Konstnärer på arbetsplatsen Kreativitet på dagordningen
Kontinuerligt förbättringsarbete Pilotförsök 2004 Anställde två projektledare 2006 våren 2008 Sedan 2008 en fast anställd och en projektanställd Start i äldreomsorgen, men utan slut
Några av verktygen Värdeflödeskarta Spagettidiagram Leanspel 5S Visualisering
Värdeflödeskarta Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri
Några mätetal som följs Processtid Väntetid Ledtid (processtid + väntetid) Rätt från början
Deltagare Åtta ur arbetsgruppen deltar i värdeflödeskartläggningsarbetet Två handledare Kommundirektör inleder varje karta Resultatenhetschef och Förvaltningschef får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet
Rekryteringsprocessen
Så här kan det se ut.
Rätt Från Början % 2007 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Enhet 1 Enhet 2 Enhet 3 Enhet 4 Enhet 5 Enhet 6 Enhet 7 Enhet 8 Enhet 9 Enhet 10 Enhet 11 Enhet 12 Enhet 13 Enhet 14 Enhet 15 Enhet 16 Nuläge Verkligt resultat
Mätetal rekryteringsprocessen Egenskap/ mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T Totalt per ärende 3 dygn - 71 dygn 19 timmar - 40 dygn 19 timmar - 40 dygn Rätt från början RFB% Totalt per ärende 24% 69% 77%
Några förbättringar Registrering av ansökningar i HR+ ta fram tydlig rutin för registrering, plan för back-up behov Annonsunderlag uppdatera annons-mallen, ändra mail adress för ansökningar Annonsering lathund för rekrytering Telefon information till sökande skapa lathund för växeln, informera Intervju/Samverkan vidare-utveckla rutin Anställningsbeslut eventuell elektronisk signering, vidare-utveckling av rutin Transport undersöka gällande avtal med Posten Förbättrad arbetsmiljö Rätt teknik, ordning och reda
5 S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)
5 S före och efter
5 S före och efter
Spagettidiagram
Leanspel
Visualisering på personalavdelningen Leanrapport samt processkartor finns utlagda på intranätet Pärm med allt lean-material samlat där den som vill kan läsa mer Process-stegen finns på intranätet Tydlig snabbguide finns på intranätet Tydlig rutinbeskrivning finns på intranätet Översiktlig och lätthanterlig information i bokhyllan
Visualisering
Lärdomar Så olika vi gör Nyttigt med tvärgrupper-man lär sig mycket av varandra. Relativt små förändringar kan komma att få stora effekter. Vi går ifrån att släcka bränder till att jobba förebyggande. Så enkelt det är att arbeta med ett Lean tänk Så rätt det är att inte tänka syndabock Stora förbättringar till väldigt små kostnader Vi har lärt oss hur vi ska tänka och hur det ska se ut
Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla yes - we can
Effekter - resultat Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft
Diplom efter varje genomförd kartläggning
Än så länge hänger frukten lågt! Stora förbättringar med små medel Vi går från bra till bättre steget mellan bättre till bäst är betydligt större! Det kommer att krävas större kreativitet längre fram för att hitta förbättringar som gör skillnad
Metodutveckling Fler leanhandledare utbildas Karta på egen hand 5 S i grupp 5 S ronder Uppföljning av processer Lärande organisation förbättringar blir en del av vardagsbestyren
Vårt nästa steg Fortsätta metodutvecklingen, hitta och anpassa verktyg och aktiviteter som passar oss. Leanledarskap stärka ledarskapet i ett kontinuerligt förbättringsarbete Verksamhetsutveckling 2009 mycket lean men lite snack
Några vanliga frågor vi får och våra svar på dem
Detta funkar säkert hos andra Metoden fungerar oavsett verksamhet Viktigt att organisationen har ett arbetssätt och en kultur som stämmer överens med filosofi-delen inom lean. Vi har använd värdeflödeskartor på olika verksamheter och resultatet är lika gott hos alla.
Exempel på värdeflöden som kartlagts hos oss Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dagsrutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Samhällsbyggnadsförv Felanmälansrutiner Ledning & Adm Rekryteringsprocessen Upphandlingsprocessen Löneprocessen Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Arbetslagsplanering (högstadium)
Inför ni det bästa i alla verksamheter sedan? Vi arbetar inte med Best Practice Arbetssättet att hantera och förbättra är viktigt att träna sig i. Risk att få passivitet då förbättringar upplevs komma uppifrån Vi tror på nyfikna och engagerade medarbetare Katalog med goda idéer Studiebesök Kontinuerligt lärande
Klockar ni medarbetarna? Vi jobbar inte med att mäta några faktiska tider eller rätt från början. Medarbetarna uppskattar själva alla mätetal som används. Poängen är inte själva åtgången av tid - utan förändringen och diskussionen.
Hur mycket pengar tjänar ni på detta? Vi räknar inte i form av pengar när vi gör förbättringarna. Upplevelsen bland brukare och medarbetare är viktigare. Lärandet kring metoder är det som ger oss fördelar (även ekonomiska) i framtiden.
Vad kostar det? I det ursprungliga sättet är en värdeflödeskarta ganska dyr: 8 medarbetare 3 dagar + 3 x 4 timmar Det nya sättet (karta på egen hand) ger ökad möjlighet till utveckling i vardagen. Vi har ett politiskt mål om att alla medarbetare ska använda 5 % av sin arbetstid till utveckling.
Tack för oss www.vara.se Föredrag & presentationer (knapp långt ner till vänster) VaraLean (knapp till höger)