BOLAG BESLUTETS OMFATTNING STOCKHOLMS STADSARKIV. Micasa Fastigheter i Stockholm AB. Micasa Fastigheter i Stockholm AB



Relevanta dokument
Gallringsbeslut för AB Stockholmshem

GALLRINGSBESLUT FÖR SVENSKA BOSTÄDER MED DOTTERBOLAG

BESLUT OM BEVARANDE OCH GALL- RING AV RÄKENSKAPSINFORMATION HOS STOCKHOLMS STADS BOLAG OCH STIFTELSER

GALLRINGSBESLUT FÖR AB FAMILJEBOSTÄDER

Registret Anställda Information om den anställde, arbetsgivaravgift och skatt

Ekonom. kan ta emot digitala arkivhandlingar. - Ekonom. - Ekonom. gallras. Rutinkorrespondens. Bevaras, till slutarkiv efter

BESLUT OM GALLRING AV INFORMATION HOS AB FAMILJEBOSTÄDER

ABCDE GALLRING AV HANDLINGAR VID STOCKHOLMS BRANDFÖRSVAR. Nämnd Stockholms brand- och räddningsnämnd

Dokumenthanteringsplan för Vidingehem AB Antagen av styrelsen

G A L L R I N G S B E S L U T 2005:5

Beslut om bevarande och gallring för Stockholms mässfastigheter AB

BESLUT OM BEVARANDE OCH GALLRING AV STOCKHOLMS STADS RÄKENSKAPSINFORMATION

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Bolag AB Familjebostäder

Dokumenthanteringsplan för Växjö Fastighetsförvaltning AB

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks

Beslut om gallring hos Äldreförvaltningen

GALLRINGSBESLUT FÖR ÄRENDEN INOM FÖRSKOLA- OCH FRITIDSVERKSAMHET

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet.

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Mappningen gjordes med utgångspunkt i XML-SIE 1.0 med verktyget Altova XML Spy. SIE-gruppen förvaltar inte längre XML-SIE 1.0.

Dokumenthanteringsplan för flykting- och invandrarverksamhet

Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Ekonomiavdelningen Antagen att gälla från och Dnr: 16/13. Gallras (=förstöres) efter antal år

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN

Datum för beslut Stockholm den 29 januari 2019 På Kulturnämndens vägnar

PERSONUPPGIFTSSPOLICY FÖR HYRESGÄSTER

Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice

Lathund Ekonomisk redovisning för Energikartläggningsstödet

Datum för beslut Stockholm den 13 februari 2018 På Kulturnämndens vägnar

Serierubrik Serie Gallras/ Medium Arkiv- Till Bevaras läggning slutarkivet Anmärkning

Dokumenthanteringsplan

Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden

Generell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Dokumenthanteringsplan

GDPR Hyresgäster Hässelby Hem

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Kortregister innehållande anteckningar om samtliga bygglovbeslut inom respektive fastighet Bygglov, marklov, rivningslov:

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR

TEKNISK HANDBOK FÖR MARK- GATU- OCH VA-ARBETEN

PROTOKOLLSUTDRAG Regionstyrelsen. Peder Björn

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman

Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset

Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

Förslag på Kontrollplan enligt PBL

Att beställa byggnadsarbeten. Kursledare. Kursinnehåll Peder Halling Per Lilliehorn

Tornbergets riktlinjer för hantering av personuppgifter

Flyttas till närarkiv

SAMMANFATTANDE BESKRIVNING ÖVER PERSONUPPGIFTSBEHANDLINGAR

Dokumenthanteringsplan

1 0 0 DEMOKRATI OCH LEDNING

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR

Generell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation

Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Styra verksamhet

Bevarande- och gallringsplan för handlingar i upphandlingsärenden

Dokumenthanteringsplan

BESLUT OM GALLRING AV INFORMATION AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE HOS SAMTLIGA MYNDIGHETER I STOCKHOLMS STAD

Dokumenthanteringsplan

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund Ekonomisk redovisning Teknikutveckling och innovation fördjupande stöd inom energieffektivisering

Datum för beslut Stockholm den 21 mars 2016 På Kulturnämndens vägnar

Policy hyra lägenhet hos Älmhultsbostäder 2017

Se bilaga 1. Prislista. Priserna som anges är takpris och Leverantören ska kunna offerera nya system under förutsättning att Cisco producerar dessa.

Årsskiftesrutiner. Innehåll. Avsluta sista månaden på räkenskapsåret

BIET SYSTEM... 2 MARKNAD... 3 KALKYL... 3 ORDER... 4 EFTERKALKYL... 5 ORDERARKIV... 5 ADMINISTRATION... 6

1 ENTREPRENADKONTRAKT

Anbudssökande: Underteckning behörig firmatecknare/vd: Bevis, alternativt fullmakt skall bifogas anbudet.

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret

Allmänna bestämmelser

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enheten Ekonomi och statistik, Socialtjänsten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

Dokumenthanteringsplan

Lathund Ekonomisk redovisning för Energikartläggningsstödet

Lathund Ekonomisk redovisning för Miljöstudier

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

G A L L R I N G S B E S L U T 2000:1. Beslutets huvudsakliga innehåll Gallring medges enligt bilaga till Stadsarkivet promemoria.

Ansvarig/ Förvaring

1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning

Information om behandling av personuppgifter på Tellus bostadsrättsförening

Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden

ENTREPRENADKONTRAKT (ABS 18)

krav för energi 2010 och mål Övergripande miljömål för energieffektiva lösningar och val av förnybara energislag i nybyggnadsprojekt

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan för Sektor Äldre

G A L L R I N G S B E S L U T 2005:15

Arkivbeskrivning för S:t Erik Markutveckling AB

ÖP DP BL (Genomförande)

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR NATURBRUKSGYMNASIER I STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING

Kontrollplan enligt PBL 2010

ABCDE ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2006:31. Nämnd Stockholm Energi AB med föregångare, dotterbolag m.fl.

Personuppgiftspolicy för bostadssökande och hyresgäster

1.2 Är handlingarnas benämningar aktuella, begripliga och relevanta?

Transkript:

STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN : DNR 9.4-18235/07 SID 1 (9) 2007-12-11 ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2007:37 Micasa Fastigheter i Stockholm AB BOLAG Micasa Fastigheter i Stockholm AB BESLUTETS OMFATTNING Arkivmyndigheten beslutar enligt 7 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 1995:5) att följande handlingar ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp. Företagarefunktionen Fullmakter Revisionsrapport (internt dokument) Uppdragslista ledningsgruppen Information till hyresgäster rörande öppettider, nya portkoder, telefon- och kontaktuppgifter. efter upphörande Uthyrningsfunktionen Adressändringar Bostadskontrakt Dödsfallsanmälningar Hyreslista Påminnelse från hyresgäst, ej åtgärdade felanmälningar Registerutdrag, uppgifter från god man Skrivelser och förfrågningar angående kösystemet Överenskommelser med hyresgäst, bostäder efter upphörande efter upphörande efter upphörande efter upphörande

SID 2 (9) Andrahandsavtal, nyttjare (blockuthyrning) Avstämningslistor, ändrade nyttjare (blockuthyrning) Uppsägning av hyresavtal, nyttjare (blockuthyrning) Andrahandsuthyrning, ansökan och tillstånd (lokaler) Avbetalningsplaner Kreditupplysningar Registreringsbevis Driftmötesprotokoll, felanmälan Entreprenörslista Fastighetslista, jouruppdrag Kontaktlista äldreboende Krysslista, ansvarsfördelning Portkoder Sammanställningar brandlarm Statistik, felanmälningar Telefonlistor, externt och internt Fasad HyrUt efter att andrahandsuthyrningen upphört 3 år efter upphörande Se bevarandeplan för bostadsbolagens fastighetssystem (bilaga 1), övriga uppgifter i systemet kan gallras efter arkivuttag/vid inaktualitet. Se bevarandeplan för bostadsbolagens fastighetssystem (bilaga 1), övriga uppgifter i systemet kan gallras efter arkivuttag/vid inaktualitet. Byggfunktionen Administrativa föreskrifter Adress- och distributionslistor Allmän information, broschyrer om byggmaterial mm Anmälan om avslutat arbete Anmälan om påbörjat arbete Á prislistor / betalningsplaner

SID 3 (9) Arbetsmiljöplaner Myndighetsbesiktningar och provningar Bygganmälan Byggfelsförsäkring Bygglovsritningar Byggmötesprotokoll Checklista projekteringsskede Dagboksblad/dagrapporter Fakturor - konsulter och övrigt Förgävesprojekteringsavtal Utlåtande från hyresgäst Slutbevis - utfärdat av Stadsbyggnadskontoret vid projektavslut Beslut från Länsarbetsnämnden Handlingar från Miljöförvaltningen Intyg från Yrkesinspektionen, Arbetstagarorganisationer Kalkyler, prognoser och lönsamhetsberäkningar Konsulters kvalitetsplaner Kontrollplan enligt PBL Korrespondens av vikt för byggärendet Interna kvalitetsplaner Projektbeställning efter garantitidens utgång.

SID 4 (9) Projektledarpärmar Protokoll - Erfarenhetsåterföringsmöte Protokoll - övergripande Protokoll - byggsamråd Protokoll för- och slutbesiktning Provintyg / -analyser Sakkunnigintyg Tillstånd från myndigheter, sprängning, bortschaktning mm Utlåtande från garantibesiktning Utlåtande från slutbesiktning Utredningar Minnesanteckningar Avdelningsmöten Kvalitet och miljö Kemlista produkter Miljöavvikelse - händelseblankett Miljöprogram för Micasa Fastigheter Minnesanteckningar Kemgruppen Minnesanteckningar Miljögruppen Radonmätning per fastighet - sammanställningar Treårsplan Miljöarbete 2år. Grunduppgifter bevaras i Reqs. Rutiner i miljöledningssystem Avvecklingslista Miljöprövade kemiska produkter Följesedlar Kopia kontrakt och vinnande anbud Korrespondens, rutinmässig, inte diarieförd i upphandlingsärenden

SID 5 (9) Förvaltningsfunktionen Arbetsorder / beställning Besiktningsprotokoll, periodiskt återkommande Bostadsanpassningar, när ny besiktning utförts under förutsättning att alla eventuella anmärkningar åtgärdats. efter kontraktets upphörande. Uppgifter om bostadsanpassning ligger kvar i FASAD så länge anpassningen kvarstår. Checklistor Arbetsmiljörond/ egenkontroll Driftkort och kopplingsscheman Effektrevideringar Fjärrvärme Felstatistik per månad Försäkringsärenden Handläggningsuppgifter - ytberäkningar Hyresgästmöten Intresseanmälningar, förhyrning av lokaler Kalkyler, Minnesanteckningar från Borådet bevaras. Minnesanteckningar Avdelningsmöten och andra interna möten Nyckellistor Planerat underhåll per fastighet Rekvisition - terminalglasögon Riskanalyser arbetsmiljö Statusbesiktningar (från entreprenör) Tillgänglighetsinventering Underhålls- och skötselinstruktioner Underhållsplaner, när avtalet upphör., när ny inventering utförts under förutsättning att alla eventuella anmärkningar åtgärdats. Övrig administration Bedömning för individuell lönesättning (löpande avstämning) Anläggningsregister - digitalt Användarmanualer ekonomiska system, pappersutskrift bevaras med bokslut.

SID 6 (9) Avstämningar - balanskonton Beslut på frivillig skattskyldighet från Skatteverket momsade lokaler Betalningsstatistik - staden Budgetprognoser, -rapporter och -underlag Delegations- och attestinstruktion Fastighetsskatt - underlag för fastighetsdeklaration Frangorapportering/koncernredovisning Internavstämningar till/från koncernen Likviditetsprognos Låneförteckningar Fakturahanteringssystem/Invoice Manager Ekonomisystemet/Visma control Uppgifter om lån och bidrag i Prolån Uppgifter från avier angående in/utbetalningar i Prolån Se bevarandeplan för ekonomisystemet (bilaga 2), övriga uppgifter i systemet kan gallras efter arkivuttag/vid inaktualitet. efter att lånet lösts/bidraget har upphört efter att lånet lösts/bidraget har upphört Björn Jordell Stadsarkivarie

SID 7 (9) Bevarandeplan för fastighetssystem Bilaga 1 Bolag/arkivbildare Organisationsnamn Organisationsnummer Fastighet Fastighets ID Fastighetsnummer Län Kommun Församling Stadsdel Byggnad Byggnads ID Adress Byggnadsår Ombyggnadsår Uppgång Adress Sektion Etage Antal bostadslägenheter Antal uthyrningsbara lokaler Objektsinformation Objektstyp Objektsnummer Adress Våningsplan Yta Antal rum Standardkoder/utrustning (ex badkar, kokvrå) Kontrakt bostäder Namn (en eller två personer) Personnummer (en eller två personer) Kontraktsnummer Objektsnummer Inflyttningsdatum Avflyttningsdatum Anvisningsform Kontrakt lokaler Namn Organisationsnummer Kontraktsnummer Objektsnummer Inflyttningsdatum Avflyttningsdatum Ändamål Andrahandsuthyrning Namn Personnummer Kontraktsnummer Objektsnummer Inflyttningsdatum Avflyttningsdatum Statistik Hyresnivåer

SID 8 (9) Bilaga 2 Bevarandeplan för ekonomisystem Huvudbok Kundreskontra Kundlista Leverantörsreskontra Kund-/Leverantörsnummer Bokföringsdatum Verifikationsserie Verifikationsnummer Belopp Fri text Ansvar Fastighet Verksamhet Projekt År Årets ingående balanser Årets utgående balanser Årets utfall Kundnamn Kundnummer Reskontratyp Reskontraserie Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum Verifikationsnummer Verifikationsserie Bokföringsdatum Belopp Kundnummer Kundnamn Leverantörsnamn Kundnummer Reskontratyp Reskontraserie Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum Verifikationsnummer Verifikationsserie Bokföringsdatum Belopp

SID 9 (9) Leverantörslista Kontoplan Organisationsnummer Leverantörsnummer Leverantörsnamn Kontokod Kontonamn