SourceTech Tellus Web Admin Administrationsmanual 2014
Innehållsförteckning SourceTech Tellus Web Admin...4 Administrations meny...5 Hur administreras SourceTech Tellus...6 Skapa objekt i rätt ordning...7 Fristående objekt...8 Titlar...9 Adresser...10 Platser...11 Egendefinierad information...12 Sökord...13 Frånvaroprofiler...14 Skapa frånvaroorsak...15 Redigera/ta bort frånvaroorsak...17 Språk...18 Nummeröversättare...19 Skapa / redigera nummeröversättare...20 Telefonmallar...22 Organisationsinställningar...24 Skapa organisation...26 Redigera organisation...27 Bokning...28 Bokningsareor...29 Bokningstyper...30 Bokningsobjekt...31 Systemschema...33 Skapa systemschema...34 Redigera systemschema...35 Helgdagar...36 Användare...37 Telefonister...38 Användarmallar...39 Användargrupper...42 Status...43 Kalenderanvändare...44 Skapa användare...45 Grundläggande användardata...46 Övrig användardata...48 Egendefinierad information...51 Detaljerad användardata...52 Telefoner...55 Sökord...56 Telefoner...57 Skapa / redigera...58 Skapa telefon...59 Sök telefon...62 Multi redigering...63 Skapa serie...64 Profiler...66 Redigera, hjälpa eller ta bort användare...67 Masquerade...68
Återställa lösenord...69 Redigera användare...70 Ta bort...71 Multiredigering...72 Skicka meddelande...73 Hänvisa...74 Redigera...75 Ta bort...76 Besökssystemet...77 Besöksadministration...78 Skapa besökare...79 Hitta besökare...81 Hitta besök...82 Skapa kategori...83 Redigera kategori...84 Etikettlayout...85 Systeminställningar...87 Säkerhet...88 Roller...89 Skapa roll...90 Automatisk inloggning...91 Implementation...92 Noder...93 Skapa nod...94 Se/redigera noder...96 Kringutrustning...97 Mailservrar...98 Röstbrevlådor...100 SMS koppling...102 Nätverkskamera...104 Kalenderserver...106 System...109 Systeminställningar...110 Skicka loggfiler...111 Service log...112 Licenshantering...113 Om Tellus...114 Rapporter...115 Rapportlayout...116 Administrera mallar...119 Skapa rapport...121
SourceTech Tellus Web Admin Copyright SourceTech AB 2000-2014 Innehållet i denna manual är skyddat enligt upphovsrättslagen och får varken helt eller delvis kopieras utan uttrycklig tillåtelse av utgivaren. Stor noggrannhet har lagts vid att all information i manualen skall vara korrekt, men inget ansvar kan tas för eventuell felaktig eller utelämnad information. Vi förbehåller oss rätten att göra förändringar i produkten. Revision 2014-01
Administrations meny I Tellus 2.9 har administrationen fått ett nytt utseende. För att få en bättre överblick har vi grupperat de olika delarna i menyer.
Hur administreras SourceTech Tellus Börja med att logga in med det inloggningsuppgifter som du fått av den som installerade systemet. Användarnamn Skriv in ditt användarnamn. Lösenord Skriv in ditt lösenord Glömt lösenord Om du har glömt ditt lösenord kan du få ett nytt genom att klicka på länken. För att detta ska fungera måste du har en giltig emailadress associerad med din användare i Tellus. Kom ihåg mig Markera denna box om du vill bli automatiskt inloggad från den här datorn. Logga in Logga in genom att klicka på knappen.
Skapa objekt i rätt ordning Tellus använder referenser mellan objekt och på så sätt sparar man tid om man lägger in saker i rätt ordning. T.ex underlättar det om man har skapat titlar innan man lägger till användare, eftersom en användare associeras med en titel. 1. Börja med att skapa fristående objekt som inte har referenser till andra objekt. Titlar Adresser Platser Epost-servrar*1 Noder* Egendefinierade fält Sökord Hänvisningsprofiler Frånvarodefinitioner Språk SMS-inställningar* Etikett layout Röstbrevlåde-servrar* Bokningsområden och typer Roller 2. Därefter skapar man beroendeobjekt som ligger närmast över de fristående Organisationsinställningar Bokningsobjekt Telefonmallar Organisation Företag Underavdelningar Hänvisningsdefinitioner 3. Systemscheman 4. Användarmallar 5. Personer som andra refererar till (Chefer & ersättare) 6. Användare & Telefoner 7. Avancerade användarkonfigurationer Telefonister Användargrupper *Objekt som är markerade med * ska endast administreras av auktoriserad tekniker.
Fristående objekt Med fristående objekt menar vi data som inte är beroende av andra objekt. Dessa objekt ligger dock ofta till grund för mer avancerade objekt som användarmallar, organisationer etc. Med hjälp av de fristående objekten blir administrationen väldigt enkel när man har byggt upp sin grundstruktur. Som ett exempel på hur de fristående objekten underlättar administrationen kan vi tänka oss att ett företag ska byta lokal och därmed måste alla adresser ändras på samtliga personer. Om man inte har adresser som ett fristående objekt blir man tvungen att manuellt uppdatera samtliga personer som skall byta adress. I ett system där personerna har en referens till en adress räcker det att ändra adressen. Då kommer samtliga personer som är associerade med adressen automatiskt få rätt adress. Det är på detta sätt SourceTech Tellus är uppbyggt.
Titlar En titel är ett exempel på ett enkelt objekt. Den har bara två fält; namn och beskrivning. Namnet på titeln är ett värde som måste fyllas i, utan detta kommer inte titeln att skapas. Beskrivningen finns för att underlätta för administratörerna av systemet. Du kan även skapa titlar direkt från användaradministrationen.
Adresser Här listas alla adresser som skapade i systemet. När du skapar en ny adress är fältet "Gata" obligatorisk. Du kan även skapa adresser direkt från användaradministrationen.
Platser I tillägg till adresser kan man lägga till platser. För att lägga till en plats skriver du in platsens namn i textfältet och trycker på Lägg till. Du kan även skapa platser direkt från användaradministrationen.
Egendefinierad information Om de informationsfält som följer med Tellus inte räcker till, kan du skapa egna fält. Dessa fält visas som en egen flik på användarna. De egna fälten är även sökbara, både i webklienten samt i telefonistapplikationen.
Sökord Sökord associeras med användare i databasen. En användare kan vara associerad med hur många sökord som helst, och ett sökord kan associeras med hur många användare som helst. Man binder ihop användare och sökord i användaradministrationen. De sökord som är bundna mot en person listas sedan i en flik, såväl i webklienten som i telefonistapplikationen. Du kan även skapa sökord direkt från användaradministrationen.
Frånvaroprofiler I systemet kan man skapa obegränsat antal frånvaroprofiler. I en frånvaroprofil lägger man upp frånvaroorsaker. Profilen knyts mot en organisation, på så sätt kan användare som tillhör olika delar av organisationsträdet nyttja olika frånvaroorsaker. Flera profiler används främst där ett Tellus-system delas mellan olika företag. Observera att de frånvaroorsaker man skapat för en profil inte blir synliga för andra organisationer än de som kopplats till profilen.
Skapa frånvaroorsak Välj profil Väl vilken frånvaroprofil som ska användas, eller skapa en ny profil genom att klicka på länken. Beskrivning Ge frånvaroorsaken ett namn/beskrivning. Frånvarotyp 2 Välj frånvarityp i listan. Frånvarotyperna används framförallt när Tellus är kopplat till andra kommunikationssystem, så som en röstbrevlåda. 2 Hänvisningstyperna är fastställda utav leverantörer av hänvisnings- och röstbrevlådesystem och kan därför inte ändras. Hänvisningstyperna är även bundna till färgdefinitionerna i schemat.
Längd Sätt vilken standardtid som ska föreslås för denna frånvaroorsak. Detta värde kommer att föreslås när frånvaroorsaken väljs av användare eller telefonister. Tidstyp Välj vilken tidstyp som ska användas, dagar eller minuter. Värdet som du sätter i fält (4) är beroende av detta värde. Datum / Tid: Värdet angivs i dagar. Tid / Datum: Värdet angivs i minuter. Tillsvidare: Värdet kommer att ignoreras. Synlig Markera denna box om du vill att denna frånvaroorsak ska vara synlig för alla användare. De frånvaroorsaker som inte är synliga syns endast i administrationen. Snabbkoder Ange snabbkoder för att kunna aktivera hänvisningen via telefon, SMS och kalender 3 3 För att kunna skapa ord som aktiverar en hänvisning via kalendern krävs exchange 2007-server
Redigera/ta bort frånvaroorsak Tryck på ikonen för att redigera frånvaroorsaken, informationen kommer att fyllas i formuläret och du kan då ändra. När du har gjort dina uppdateringen trycker du på knappen "Uppdatera". Vill du ta bort en frånvaroorsak klickar du på ikonen för ta bort på samma rad som frånvaroorsaken.
Språk Du kan skapa dina egna texter i Tellus. Du kanske tycker att "Sökord" borde heta "Ärenden". Då kan du enkelt ändra detta genom att välja vilket språk du vill redigera och sedan leta upp ordets engelska översättning, sedan ändrar du bara i den kolumnen det står sv-se och klickar på ikonen för spara.
Nummeröversättare Tack vare nummeröversättaren kan Tellus lista ut hur ett nummer ska slås från t ex en telefonist. Nummeröversättaren fungerar på det sätt att den jämför den uppringande partens telefon (A) med den som ska ringa upp (B). Först kontrollerar systemet om det går att nå B internt. I detta exempel går inte det, utan systemet måste ta reda på hur numret skall formateras för att A ska kunna nå B. Systemet kommer då att använda nummeröversättarna som är associerade med de båda telefonerna. 1. Först jämförs landskoden. Eftersom dessa är lika använder systemet utslags-prefixet som är angivet för den nod som telefon A tillhör. Om dessa hade varit olika hade landsprefixet från noden även lagts till. 2. Riktnummer jämförs. Eftersom dessa skiljer sig kommer systemet använda riktnumret från telefon B. 3. När systemet fått en differens mellan nummeröversättarna kommer efterföljande delar från telefon B att användas. I detta fall är det regionala numret som läggs till. 4. Sist läggs telefonens nummer till. Nu är numret komplett att använda!
Skapa / redigera nummeröversättare För att skapa en ny nummeröversättare, tryck på det gröna plusset och det kommer att läggas till en tom rad. Om du ska redigera en nummeröversättare använder du ikonen med en penna och ett papper och ska du ta bort en använder du minuistecknet. Beskrivning Ge nummeröversättaren ett namn. Landskod Skriv i landskoden här, 46 för Sverige, 47 för Norge etc. Rikt.nr 1 Skriv den första delen av riktnumret här, denna del kommer att tas bort när ett internationellt samtal görs. Rikt.nr 2 Skriv den andra delen av riktnumret här, denna del tas inte bort när ett internationellt samtal görs. Regionalt nummer Skriv in det regionalanumret. SourceTech har 4476300 som fullständigt nummer, anknytningslängden är 4 så det regionalanumret är 447.
Filtrering Filtret används för att numret ska presenteras på ett logist sätt. {CC} = Landsnummer {A1} = Första delen i riktnumret. {A2} = Andra delen i riktnumret. {REG} = Regionaltnummer. {NUM} = Här läggs numret på anknytningen eller mobiltelefonen in.
Telefonmallar Mallar är väldigt användbara när du ska skapa en ny telefon. Du kan t.ex skapa en mall för mobiltelefoner och en för anknytningar. Beskrivning Ge mallen ett namn. Nummeörversättare Välj vilken nummeröversättare som ska användas i mallen. Nod Välj nod i listan Telefontyp Välj telefontyp i listan. Starthändelse Välj starthändelse i listan. Detta avgör vad som händer med användarens telefon när en hänvisning blir aktiv. Normalt medflyttas telefonen till röstbrevlåda eller telefonist.
Destination för starthändelse Välj vart telefonen ska bli medflyttad, detta val används endast om starthändelsen är satt till "Medflytta". Om du inte skriver ett värde men starthändelsen ändå är "Medflytta" kommer användaren få skriva in destination varje gång en hänvisning skapas. Sluthändelse Välj sluthändelse i listan. Detta avgör vad som händer med användarens telefon när en hänvisning inte längre är aktiv. Destination för sluthändelse Välj var telefonen ska bli medflyttad, detta val används endast om sluthändelsen är satt till "Medflytta". Namnuppdatering Tellus kan uppdatera namn på anknytningar i telefonväxeln. Användarnamn = Användarens för- och efternamn uppdateras. Telefonnamn = Det som är skrivet i fältet "Telefonnamn" kommer att uppdateras. Alternativ Kontrollerbar = Markera denna box om du vill att Tellus ska kunna kontrollera, t.ex. hänvisa, telefonen. (Detta val fungerar endast på anknytningar). Är profil = Om en användare har flera telefoner kan den välja i vilken telefon den vill ta sina samtal. Detta kallas profiler. Följ profil = Ange om du vill att telefonen ska medflyttas till den aktiva profilen. Använd publikt nummer = Detta val anger om telefonistapplikationen ska slå hela det publika numret vid uppringning till denna telefon. Privat = Numret kommer att visas som **** i telefonistapplikationen och på Tellus Web.
Organisationsinställningar Då man ska administrera organisationen/-erna i Tellus-systemet börjar man med att se till att organisationsinställningarna stämmer för respektive organisation. Man kan skapa hur många organisationsinställningar som helst. Detta gör att man kan ha olika mailservrar etc. på olika delar i organisationsträdet. Endast fält med röd markering är obligatoriska. Beskrivning Ge organisationsinställningen ett namn. Frånvaroprofil Välj en frånvaroprofil i listan. Epost-server Välj en epost-server i listan. SMS Välj en SMS koppling i listan. Etikettlayout Välj etikettlayout för besökssystemet i listan. Kalenderkoppling Välj en kalenderserver i listan.
Röstbrevlådeserver Välj en röstbrevlådeserver i listan. Meddelandelänk Markera denna box om du vill att det ska finnas en länk till meddelandet i Tellus, om du även får meddelandet som email. Sip-address Markera denna box om du vill att användarnas status i Lync ska visas i Tellus Web och i telefonistapplikationen.
Skapa organisation Det finns ingen begränsning i hur stort ett organiationsträd kan bli i Tellus. Namn Skriv ett namn på organisationen. Organisationsinställningar Välj vilken organisationsinställning som ska användas. Det är väldigt viktigt att du väljer en organisationsinställning, om du inte gör det kommer användarna som finns i organisationen inte att vara sökbara. Förälderorganisation Välj var i organisationsträdet som den nya "avdelningen" ska ligga. Markera förälderorganisationen så att den blir i fetstil. För att skapa ett nytt företag markerar du den översta noden "Organisationsträdet".
Redigera organisation För att ändra namn eller ta bort en organisation högerklickar du på namnet. Du får då en meny med två val. Om du vill flytta en organisation drar du helt enkelt i namnet och släpper den där du vill ha den.
Bokning Resursbokningen som finns integrerad i Tellus gör det enkelt för alla på företaget att boka konferensrum, projektorer, bilar etc. I Tellus 2.9 finns det en ny applikation, expose, i tillägg till bokningen. Den är gjord för att köras på en ipad eller liknande och sitta utanför ett konferensrum för att man lätt ska kunna se om rummet är upptaget eller ledigt. Läs mer om expose på sourcetech.se/expose
Bokningsareor En bokningsarea är en gruppering av bokningsobjekt. Det kan vara en plats eller en typ av objekt. T.ex HQ (de rum som finns på huvudkontoret) eller Konferensrum (alla konferensrum på företaget). Namn Namnet på bokningsarean. Beskrivning Här syns en beskrivning av arean. Tidszon Här kan du se i vilken tidszon den specifika arean finns.
Bokningstyper En bokningstyp är en beskrivning av ett bokningsobjekt. T.ex ett konferensrum eller en konferenstelefon.
Bokningsobjekt Ett bokningsobjekt är ett objekt som kan bokas genom resursbokningen. Namn Skriv ett namn på objektet. Beskrivning Skriv in övrig information om objektet. Detta syns i bokningsvyn på Tellus Web om man håller muspekaren över namnet på objektet. Typ av objekt Här väljer du vad det är för typ av objekt, i det här fallet är det ett konferensrum. Area Här väljer du vilken area objektet tillhör. Kapacitet Välj hur stor kapacitet rummet har. Detta kommer att visas i bokningsvyn på Tellus Web samt i expose.
Extern sida Markera boxen om du vill att det här objektet ska bokas via en extern sida. Utrustning Markera boxarna för vilken sorts utrustning det finns i rummet. Detta kommer att visas i bokningsvyn samt i expose. Tid I expose finns en tidslinje. Här ställer du in starttid och sluttid på tidslinjen. expose Markera denna box om du vill att objektet ska kunna bokas genom expose.
Systemschema Ett schema definierar arbetstiden så att systemet automatiskt kan räkna ut återkomsttider. Alla användare måste vara knutna till ett schema. Det finns två typer av scheman; system och personliga. Systemscheman kan användas av alla användare men endast administreras av en systemadministratör. Personliga scheman kan skapas och administreras av användaren själv. Instruktioner för personliga scheman finns i manualen för webklienten.
Skapa systemschema Ge schemat ett namn, välj start och sluttid för schemat. Välj sen vad som ska hända med användarens telefon när arbetstiden är slut samt välj vilka dagar schemat ska vara aktivt.
Redigera systemschema Välj vilket schema du vill redigera, klicka sedan i arbetstiden (de vita fälten) för att redigera. Redigera information och tryck på spara.
Helgdagar Denna funktion innebär att man t.ex. kan lägga in nationaldagen den 6 juni som helgdag vilket gör att det datumet kommer att hoppas över när Tellus ger förslag på datum för återkomsttid. Man kan även sätta ett unikt datum för exempelvis en kick-off när hela företaget är stängt. Helgdagarna administreras per företag.
Användare Du hittar alla verktyg för att administrera användare under menyn "Användare och telefoner" i administrationen.
Telefonister Här kan du välja vilka användare som ska vara telefonister. Dessa användare kommer att kunna logga in i telefonistapplikationen. Om telefonisterna ska kunna skicka meddelanden via telefonistapplikationen måste de ha en email-adress associerad med deras användare. För att lägga till en ny telefonist, klicka på det gröna plusset och sök sedan efter användaren du vill göra till telefonist.
Användarmallar När du ska lägga till en ny användare underlättar det om du har en mall att utgå ifrån. Med hjälp av denna kommer viss information att fyllas i automatiskt. Beskrivning Ge mallen en beskrivning. Organisation Välj vilken organisation användarna ska tillhöra. Schema Välj vilket schema användarna ska ha.
Återtid Välj standardåtertiden för användarna. Detta värde kommer att användas för att föreslå en återkomsttid för användaren när de skapar hänvisningar. Chef Välj vilken chef användarna ska ha genom att klicka på "Välj chef". Om du vill ta bort en chef du har valt väljer du "Radera". Ersättare Välj en ersättare genom att klicka på "Välj ersättare" och sök efter personen i fråga. Om du vill ta bort ersättaren du valt klickar du på "Radera". Titel Välj en titel. Om du vill skapa en ny titel använder du det gröna plusset. Platser Välj en plats. Om du vill skapa en ny plats använder du det gröna plusset. Adress Välj en adress. Om du vill skapa en ny adress använder du det gröna plusset. Språk Välj vilket språk användaren ska ha på Tellus Web. Tidszon Välj tidszon i listan. Meddelandeinställningar Markera boxarna för hur du vill att användaren ska bli notifierad om ett nytt meddelande. Tid före Skriv in hur många minuter före en hänvisning från kalendern som telefonen ska stängas.
Tid efter Skriv in hur många minuter efter en hänvisning från kalendern som telefonen ska öppnas. Emaildomän Skriv in domänen för användarnas email. Roll Välj användarens standardroll i listan. Kalenderkoppling Markera boxen om du vill att användaren ska ha en aktiv kalenderkoppling.
Användargrupper Användargrupper kan användas för projektgrupper, medlemmarna i gruppen behöver inte tillhöra samma organisation. Med användargrupper är det enkelt att skicka meddelanden eller hänvisa hela gruppen.
Status De användare som är aktiva i systemet tar upp en licens. Väljer man att göra en användare inaktiv så kan man alltså frigöra en licens. Låt säga att någon blir t ex föräldraledig och man vill använda personens licens till dennes vikarie. Tar man bort personen helt så måste man sen skriva in alla uppgifter på nytt då personen är tillbaka igen. Sätter vi istället användaren som inaktiv så finns all information sparad. Dock är personen inte sökbar eller synlig så länge den står som inaktiv.
Kalenderanvändare Här ser du hur kalenderanvändarnas status ser ut. Genom att klicka på knappen "Omaktivera markerade" kan du begära en omaktivering från servern.
Skapa användare När du ska skapa en användare finns informationen uppdelad i olika sektioner. Klicka på de olika sektionerna för att expandera.
Grundläggande användardata Fyll i den grundläggande informationen om användaren. De fält som har en röd ram är obligatoriska. Användarens status Markera denna box om du vill ändra användarens status till "Inaktiv". Användarmallar Välj en användarmall för att få viss information ifylld automatiskt. Förnamn Skriv in användarens förnamn. Efternamne Skriv in användarens efternamn. Användarnamn Skriv in användarens användarnamn. Detta används för att logga in på Tellus Web, Tellus Mobile, telefonistapplikationen, expose samt MyTellus.
Lösenord Skriv in ett lösenord för användaren, detta kan ändras av användaren själv under "Mina inställningar" i Tellus Web. Repetera lösenord Emailadress Skriv in en emailadress till användaren. Detta är obligatoriskt om användaren ska kunna ta emot meddelanden via mail från Tellus. Sip adress Skriv in en sip adress till användaren, detta används när koppling till Lync finns i systemet. Kalenderidentitet Fyll i information om det finns alternativt login för t.ex Lotus Notes. Kalenderlösenord Markera boxen för att kunna ändra användarens kalenderlösenord.
Övrig användardata Födelsedatum Markera boxen för att skriva in användarens födelsedatum. Detta kommer sedan att visas i detaljvyn, både i Tellus Web och telefonistapplikationen. Det kommer även att visas på startsidan på Tellus Web. Fonetik Här kan du skriva in alternativ stavning på användaren. Separera flera namn med komma (,).
Kön Välj vilket kön användaren har. Detta gör att det syns en generisk bild på användaren. Tilltal Välj tilltal i listan. Sorteringsordning Här sätter man ett värde mellan 0-100, där 0 är högst och 100 minst. Standardvärdet som sätts på samtliga användare då systemet levereras är 100. Om alla användare har samma sorteringsordning kommer en sökträfflista i Tellus att visas i bokstavsordning. Om jag t ex söker på samma organisation som Kalle så visas resultatet i bokstavsordning om ingen sorteringsordning skapats. Med en sort.ordning kan man istället välja att visa VD överst i träfflistan, sedan sekreterare, sedan alla ekonomer tillsammans osv. Bild Genom att klicka på "Choose file" och välja en bild på användaren kommer det att synas en bild i Tellus Web, telefonistapplikationen, Tellus Mobile samt i besöksterminalen (om denna används). Personlig information Skriv personlig information om användaren, t.ex kontaktuppgifter till anhöriga. Det finns en rättighet där man kan välja vilka som ska se denna information. Telefonistinformation Här kan man skriva in telefonistinformation. Denna information visas endast i telefonistapplikationen och kan endast redigeras av de med rollen som ger dom rättigheten till detta.
Egendefinierad information De egendefinierade fälten ger dig möjlighet att skriva in information som du saknar i systemet.
Detaljerad användardata Skapa mall Klicka på den här länken för att skapa en ny mall. Organisation Klicka i organisationsträdet för att välja den del som användaren ska tillhöra. Standardschema Här väljer du vilket schema användaren ska ha, användarna rekommenderas att skapa ett personligt schema för att få ut så mycket som möjligt av systemet. Återtid Välj standardåtertiden för användaren. Detta värde kommer att användas för att föreslå en återkomsttid när användaren skapar en hänvisning.
Chef Klicka på förstoringsglaset för att söka upp användarens chef. Ersättare Klicka på förstoringsglaset för att söka upp en kollega till användaren. Titel Välj en titel i listan, om titeln du söker inte finns kan du skapa en ny genom att klicka på det gröna plusset. Plats Välj en plats i listan, om platsen du söker inte finns kan du skapa en ny genom att klicka på det gröna plusset. Adress Välj en adress i listan, om adressen du söker inte finns kan du skapa en ny genom att klicka på det gröna plusset. Språk Välj vilket språk användaren ska ha på Tellus Web. Detta kan användaren sedan ändra i sina inställningar. Tidszon Välj tidszon i listan.. Meddelandeinställningar Här väljer du hur användaren ska ta emot meddelanden från telefonister, andra användaren eller från röstbrevlådan. (OBS! Meddelandelampan fungerar endast när det är en analog röstbrevlåda kopplad till systemet.) Tid före Skriv in hur många minuter före en hänvisning från kalendern som telefonen ska stängas.
Tid efter Skriv in hur många minuter efter en hänvisning från kalendern som telefonen ska öppnas. Roll Välj vilken roll användaren ska ha i listan. Använd kalenderkoppling Markera boxen för att användaren ska kunna använda sin kalender för att göra hänvisningar.
Telefoner Om användaren har telefoner associerad med sig kommer de att visas här. Om du behöver skapa en ny telefon använder du länken till höger och du kan söka efter redan skapade telefoner för att associera en med användaren. Redigera eller ta bort en telefon genom att klicka på ikonerna längst ut till höger på samma rad som telefonen.
Sökord I den här delen associerar du sökord med användaren du skapar. 1. Sök efter ett sökord eller använd knappen "Alla" för att se vilka som finns i systemet. 2. Associera ett sökord med användaren genom att klicka på det gröna plusset brevid sökordet. 3. Sökorden du har valt att knyta till användaren kommer att listas i den del där det i denna bild står "Användaren har inga sökord bundna till sig". 4. Lägg till ett nytt sökord genom att klicka på länken "Skapa nytt sökord".
I den här menyn kan du skapa/redigera telefoner. Telefoner Tidigare i manualen finns det beskrivet hur du skapar telefonmallar och nummeröversättare.
Skapa / redigera Här kan du skapa en ny telefon eller redigera en som redan finns i systemet. Skapa telefon Klicka för att skapa en ny telefon. Sök Skriv in beskrivningen/telefonnummer på en telefon du vill titta närmare på.
Skapa telefon Fält med en röd ram är obligatoriska. Telefonmall Välj en mall i listan och tryck sedan på "Använd mall" för att få viss information automatiskt ifylld. Telefonnummer Skriv in telefonnumret. Tänk på att ta bort de första siffrorna i ett mobiltelefonnummer, t.ex 070, då detta fylls i av nummeröversättaren. Detsamma gäller anknytningar, skriv bara de sista siffrorna som utgör själva anknytningsnumret. Översatt nummer Här kommer du att se hur numret kommer att presenteras i telefonistapplikationen samt i detaljvyn på användaren. Nummeröversättare Välj i listan Beskrivning Skriv en beskrivning på telefonen, detta används när du ska söka efter telefonen i administrationen t.ex. Användare Här visas vilka användare som är associerade med telefonen.
Nod Välj i listan Telefontyp Välj i listan Detta kommer bland annat att påverka ikonerna för profilbyte för användaren. Starthändelse Här anger man vad som ska hända med telefonen då en hänvisning aktiveras. Observera att man alltså gör denna inställning på telefonen och inte på hänvisningskoden. Detta betyder att man kan ha olika inställningar för vad som ska hända då användaren t ex hänvisar sig för lunch på de olika telefoner som är knutna till användaren. Man kan välja mellan alternativen: ingen, öppna, stäng och medflytta. Ingen = telefonen kommer att fortsätta vara precis som den var innan hänvisningen aktiverades. Om den var öppen så kommer den fortsätta att vara det, om den var medflyttad kommer den fortsätta vara det etc. Öppna = telefonen kommer då att vara öppen under hänvisningen. Stäng = telefonen kommer att stängas, oftast innebär detta att den styrs om till telefonist eller röstbrevlåda. Medflytta = telefonen medflyttas till annat nummer under hänvisningen Destination för sluthändelse Om telefonen ska ha medflytta som starthändelse behöver det skrivas en destination för medflyttningen. Sluthändelse Här väljer du vad som ska hända med telefonen när hänvisningen slutar. Valen är desamma som på Starthändelse. Destination för sluthändelse Om telefonen har medflytta som sluthändelse behöver det skrivas en destination för medflyttningen. Namnuppdatering Tellus kan uppdatera namn på anknytningar i telefonväxeln. Användarnamn = Användarens för- och efternamn uppdateras. Telefonnamn = Det som är skrivet i fältet "Telefonnamn" kommer att uppdateras.
Alternativ Kontrollerbar = Markera denna box om du vill att Tellus ska kunna kontrollera, t.ex. hänvisa, telefonen. (Detta val fungerar endast på anknytningar). Är profil = Om en användare har flera telefoner kan den välja i vilken telefon den vill ta sina samtal. Detta kallas profiler. Följ profil = Ange om du vill att telefonen ska medflyttas till den aktiva profilen. Använd publikt nummer = Detta val anger om telefonistapplikationen ska slå hela det publika numret vid uppringning till denna telefon. Privat = Numret kommer att visas som **** i telefonistapplikationen och på Tellus Web. Användare Tryck på den gröna ikonen för att associera användare med denna telefon.
Sök telefon Sökfält Här skirver du telefonnumret eller beskrivningen på den telefon du vill söka efter. Sökresultat Här ser du resultatet av din sökning. Välj Markera boxen för att markera flera telefoner och använda multiredigering. Multiredigering När du har valt flera telefoner i listan kan du använda dessa knappar för att radera eller redigera. Redigera/Radera Redigera eller ta bort vald telefon.
Multi redigering Fält med en röd ram är obligatoriska. Valda telefoner Här ser du vilka telefoner du har valt att redigera Ändringar Valen är desamma som när du skapar en telefon, markera de rader du vill ändra och gör förändringarna. Spara Glöm inte att spara dina ändringar.
Skapa serie Du kan skapa enskilda telefoner, men även serier med flera telefoner. När du skapar en serie väljer du hur många telefoner du ska samt hur steglängden ska se ut. Fält med en röd ram är obligatoriska. Nod Välj i listan Nummeröversättare Välj i listan Telefontyp Välj i listan Starthändelse Här anger man vad som ska hända med telefonen då en hänvisning aktiveras. Observera att man alltså gör denna inställning på telefonen och inte på hänvisningskoden. Detta betyder att man kan ha olika inställningar för vad som ska hända då användaren t ex hänvisar sig för lunch på de olika telefoner som är knutna till användaren. Man kan välja mellan alternativen: ingen, öppna, stäng och medflytta. Ingen = telefonen kommer att fortsätta vara precis som den var innan hänvisningen aktiverades. Om den var öppen så kommer den fortsätta att vara det, om den var medflyttad kommer den fortsätta vara det etc. Öppna = telefonen kommer då att vara öppen under hänvisningen. Stäng = telefonen kommer att stängas, oftast innebär detta att den styrs om till telefonist eller röstbrevlåda. Medflytta = telefonen medflyttas till annat nummer under hänvisningen Destination för starthändelse Om telefonen ska medflyttas, skriv in destinationen för medflyttningen här.
Standardnamn Skriv ett standardnamn för telefonerna. Första numret Skriv in vilket nummer du vill att serien ska starta på. Antal steg Välj hur många steg serien ska bestå av. Steglängd Skriv in vilken steglängd du vill att serien ska ha.
Profiler Användare och telefoner är två olika typer av objekt som man associerar med varandra. Detta gör att vi kan illustrera verkligheten på ett unikt sätt. I Tellus är telefoner ett objekt och systemadministratören kan knyta telefoner till användare på det sätt som bäst passar just sin organisation. Detta möjliggör en flexibilitet som inte var möjlig tidigare. För att underlätta för de användare som har flera telefoner än en finns möjligheten att definiera telefonerna som profiler. Man kan då enkelt välja vilken av telefonerna man för tillfället vill vara nåbar på. Om användaren t.ex. har fler än 1 telefon som definierats som profil kan den ändra detta i webbklienten.
Redigera, hjälpa eller ta bort användare Du som administratör kan hjälpa användare om de har problem, du kan även redigera eller ta bort användare på ett enkelt sätt.
Masquerade Det finns vissa funktioner som det endast är användaren själv som kan göra. En av dessa är att ändra det personliga schemat. Om du som administratör behöver hjälpa en användare med detta kan du imitera användaren och på så sätt komma åt alla funktioner utan att kunna deras lösenord. När du har gått in på en persons detaljer klickar du helt enkelt på den svarta masken, om du inte ser ikonen har du inte rättigheterna att göra detta. När du använder denna funktion är du inloggad som den andra användaren och du ser detta genom att kolla högst upp i klienten där du ser ditt namn, där står nu användarens namn i stället och bakgrunden är röd för att markera att du imiterar någon annan. För att gå tillbaka till din egen session klickar du helt enkelt på krysset bredvid namnet.
Återställa lösenord Det händer att användare glömmer sitt lösenord, detta går att återställa på flera sätt. Användaren kan klicka på "Glömt lösenord" i inloggningsdialogen och får ett slumpat lösenord skickat till sig. Detta kräver att emailadressen som är inskriven i Tellus är giltig. Du som administratör kan också ge användaren ett nytt lösenord. I detaljvyn för användaren finns en ikon med två nycklar, om du klickar på den ikonen kan du bestämma ett nytt lösenord till användaren.
Redigera användare Om du skulle upptäcka något fel på användaren kan du klicka på ikonen med ett kontaktkort i detaljvyn, då kommer administrationen för användare att öppnas och du kan då redigera det som är fel.
Ta bort För att ta bort en användare klickar du på det röda minustecknet i detaljvyn. Du kommer att få bekräfta att du vill ta bort användaren innan den tas bort helt.
Multiredigering 1. Markera de boxar som representerar användarna du vill redigera, om du klickar på bocken högst upp kommer du att invertera dina val. 2. Längst ned kommer du att se vilka val du har i multiredigeringen, klicka på ikonen som representerar den funktion du vill använda på de valda användarna.
Skicka meddelande Klicka på länken för att skicka meddelande till valda användare.
Hänvisa Klicka på länken "Lägg till" för att hänvisa flera användare, du kan även ta bort aktiva hänvisningar på flera användare genom att använda länken "ta bort".
Klicka på länken för att redigera flera användare. Redigera Du kommer då få en ny vy där du kan ändra information på flera användare samtidigt. Kryssa i boxen som motsvarar den information du vill ändra. Fält som inte blir i kryssade kommer inte att ändras.
Ta bort Klicka på länken för att ta bort flera användare. Du kommer att få bekräfta raderingen innan den utförs.
Här kan du administrera besökssystemet i Tellus. Besökssystemet
Besöksadministration I den här menyn har du alla verktyg du kan behöva för att administrera besökssystemet. Skapa besökare Klicka för att skapa en ny besökare. Hitta besökare Klicka för att hitta en redan skapad besökare. Hitta besök Klicka här för att hitta redan skapade besök. Skapa kategori Klicka för att skapa en ny kategori. Redigera kategori Klicka för att redigera kategorier.
Skapa besökare Här kan du skapa besökare som sedan lagras i Tellus. När en användare ska lägga till ett besök kan den söka efter existerande besökare i systemet och på så sätt hitta denna besökare. Fält med en röd ram är obligatoriska. Förnamn Skriv in besökarens förnamn. Efternamn Skriv in besökarens efternamn. Företag Skriv in vilket företag besökaren kommer ifrån. Registreringsnummer Här kan du skriva in besökarens registreringsnummer om det behövs. Telefonnummer Skriv in besökarens telefonnummer. Kategori Välj i listan Lägg till en ny kategori genom att använda länken till höger "Lägg till kategori".
Dold Markera boxen om du vill att besökaren ska vara dold för andra användare av systemet. Beskrivning Skriv en beskrivning av besökaren här. Stäng Klicka här för att stänga dialogen utan att spara. Skapa besökare Klicka här för att spara och skapa besökaren.
Hitta besökare Du kan söka efter redan existerande besökare för att redigera informationen eller ta bort besökaren. Skriv in namnet på den du vill hitta och tryck på "Sök". Ett nytt fönster visas med information om de besökare som hittades. Använd knapparna längst ut till höger för att redigera eller ta bort.
Hitta besök Du kan söka på redan existerande besök, skriv in namnet på en av besökarna eller på mottagaren. Ett nytt fönster med sökresultaten visas.
Skapa kategori Skapa en ny kategori. Detta kan användas på t.ex utskriften av etiketterna, om man har en utbildning eller liknande kan alla se på etiketten varför personen besöker företaget. Fält med en röd ram är obligatoriska.
Redigera kategori Här kan du söka efter en existerande kategori för att sedan redigera den. Gör ändringarna och tryck sedan på den gröna bocken för att spara, vill du ta bort kategorin trycker du på det röda minustecknet.
Etikettlayout Fält med en röd ram är obligatoriska. Namn Skriv ett namn på layouten. Existerande layouts Här listas de layouter som redan finns i systemet. Lägg till/ta bort Använd knapparna för att lägga till eller ta bort. Snabblänk Klicka på denna länk för att komma till organisationsinställningar.
Rad #1 I den här delen ställer du in hur du vill att den första raden på etiketten ska se ut. Rad #2 I den här delen ställer du in hur du vill att den andra raden på etiketten ska se ut. Rad #3 I den här delen ställer du in hur du vill att den tredje raden på etiketten ska se ut. Rad #4 I den här delen ställer du in hur du vill att den fjärde raden på etiketten ska se ut. Rad #5 I den här delen ställer du in hur du vill att den femte raden på etiketten ska se ut. Förhandsgranska Här kommer du se alla förändringar som görs i layouten.
Systeminställningar Beroende på vilka rättigheter du har, kan valen i denna meny skilja sig. Felaktig konfiguration av dessa inställningar kan göra så att systemet inrte fungerar enligt önskemål. Rådfråga därför utbildad tekniker innan du gör några ändringar i denna del.
Säkerhet Här kan du redigera inställningarna för roller och automatiska inloggning.
Roller Alla användare i Tellus måste ha en roll, denna bestämmer sen vilka funktioner som användaren i fråga ska kunna använda. Du kan skapa hur många roller du vill för att skräddarsy dessa efter de behov som finns på företaget. Tellus levereras med fyra fördefinierade roller som kan redigeras för att passa dina behov. Följande roller finns i systemet när det installerats: Administrator Operator Regular user Superadmin Frö att se vilka rättigheter som hör till varje roll kan du välja rollen i listan, då kommer en lista med alla rättigheter och de som är associerade med denna roll har en bock i boxen till höger. Du kan även se vilka användare som har just denna roll, klicka bara på "Visa associerade anv." så får du en lista.
Skapa roll Om du vill skapa en ny roll klickar du på knappen "Skapa roll", ge rollen ett namn och välj om du vill kopiera rättigheter från en redan existerande roll, på så sätt kan du skapa liknande roller med små modifieringar. En användare med en lägre roll kan inte skapa en annan användare med en högre roll, rollen med flest rättigheter är "Superadmin".
Automatisk inloggning Denna funktion gör att användarna kan logga in för att använda Tellus Web från andra system. Så här går det till: - Användaren klickar på en inloggningsknapp på t.ex. företagets intranät. - Servern skickar då användaren vidare till Tellus-servern. - Tellus-servern autentiserar intranät-servern och godkänner inloggningen. - Användaren är nu inloggad på Tellus Web utan att behöva ange lösenord eller användarnamn.
SourceTech Tellus Web Autologin Implementation General Autologin requires that all loginrequests are received from a trusted host. Tellus Web checks the referral URL and also a calculated hashed value and if the validation is successful the user is automatically logged in without the need for a password. Implementation The trusted host is added in Tellus database with the following parameters; Referral URL The scheme and host parts are checked, i.e. http://<servername>/. HashWord This is the word that the hash is partially based on and thus need to be known by both parties. HashAlgorithm MD5 and SHA256 are supported. UsernameParamName The name of the parameter passed holding the user s login name. When the host is added to the database a HashVerifier is auto generated. The hash is retrieved by computing the concatenation of HashWord, HashVerifier, UserId and Current day of year (1-365) using the selected HashAlgorithm. The Auto login URL is constructed by adding a static parameter, a=alog, the userid, <usernameparamname>=<userid> and the hash, Hash=<computed hash>. Baseaddress must be set to http[s]://<tellushost>/tellusweb/default.aspx Ex: (UsernameParamName set to UserId ) http://tellus/tellusweb/default.aspx? a=alog&userid=bjarne&hash=24e18cc1e9e1d5fe1ac32c376c474eae56230fe4c2283a6e6797dd22769f718f Notes Tellus Web first checks parameter a and if this is set to the static value alog. It then checks the database for trusted hosts and checks the referral. If the host is found the hash is computed and compared with the received one. If the hash is validated the userid is checked and,if found, logged in. Failure in any of the steps results in an automatic redirect to the standard login screen.
I denna meny kan du administrera noderna i systemet. Noder
Skapa nod Fält med en röd ram är obligatoriska. Namn Skriv ett namn för noden. Nodindex Skriv in ett nodindex. Nodtyp Välj i listan Nodstatus Väl statusen på noden. Värdadress Skriv in värdadressen för noden. Extra inställningar Skriv in extrainställningar. Aktiveringsprefix Skriv aktiveringsprefix.
Avaktiveringsprefix Skriv avaktiveringsprefix Trunkaccesskod Skriv in trunkaccesskoden. Internationellt utslagsprefix Skriv in det internationella utslagsprefixet. Namnuppdatering Här kan du ställa in om systemet ska uppdatera namn automatiskt. Länk Klicka för att se/redigera existerande noder. Skapa nod Klicka för att spara och skapa noden.
Se/redigera noder Lista Här ser du en lista med existerande noder. Du ser även vilken status de har just nu. Länk Klicka här för att skapa en ny nod. Redigera / ta bort Redigera eller ta bort den valda noden.
Här ändrar du inställningarna för: Mailservrar Röstbrevlådor SMS koppling Nätverkskamera Kalenderserver Kringutrustning
Mailservrar Fält med en röd ram är obligatoriska. Lista Här ser du de mailservrar som ligger upplagda i systemet. Lägg till/ta bort Lägg till en ny server genom att klicka på det gröna plusset eller ta bort en redan existerande genom att använda minustecknet. Länk Länk till organisationsinställningar. Namn Skriv in ett namn för mailservern. Host Skriv in hostadressen.
Domän Skriv in en giltig domän. Port Skriv vilken port som ska användas. Användarnamn Skriv in användarnamn för mailservern. Lösenord Skriv in lösenord för mailservern. Spara Tryck för att spara. Timeout Skriv in ett värde som avgör den maximala tiden som systemet kommer att försöka skicka ett email.
Röstbrevlådor Fält med en röd ram är obligatoriska. Lista Här ser du en lista med redan existerande röstbrevlådor. Lägg till/ta bort Lägg till en ny röstbrevlåda genom att klicka på det gröna plusset eller ta bort en genom att använda minustecknet. Länkar Länkar till telefoner och organisationsinställningar. Namn Skriv in ett namn för röstbrevlådan här. Röstbrevlådeyp Välj i listan
Host Skriv in hostadressen för röstbrevlådan. Nummer Skriv in numret till röstbrevlådan. Ansluten Markera boxen om du vill att Tellussystemet ska ha anslutning till röstbrevlådan. Testa/Spara Använd knappen "Testa" för att se om inställningarna är korrekta. Använd knappen "Spara" för att spara dina inställningar.
SMS koppling Fält med en röd ram är obligatoriska. Lista Här ser du en lista med existerande SMS kopplingar. Lägg till/ta bort Lägg till en ny koppling genom att klicka på det gröna plusset eller ta bort genom att klicka på minustecknet. Länk Här finns en länk till organisationsinställningar. Namn Skriv ett namn på SMS kopplingen.
Typ Välj i listan Meddelande prefix Ange meddelande prefix Meddelande suffix Ange meddelande suffix Status Markera boxen om du vill att anslutningen ska vara aktiv. Detaljer Beroende på vilken typ av anslutning som är vald kommer dessa inställningar att skilja sig.
Nätverkskamera Fält med en röd ram är obligatoriska. Lista Här ser du en lista med existerande nätverkskameror. Lägg till/ta bort Använd det gröna plusset för att lägga till en ny kamera eller minustecknet för att ta bort en som redan existerar. Länkar Här finns länkar till telefoner och organisationsinställningar. Namn Skriv in ett namn.
Beskrivning Skriv en beskrivning. Telefoner Använd det gröna plusset för att lägga till telefoner eller minustecknet för att ta bort associationen. Kameratyp Välj i listan Live länk Skriv in adressen till kamerans live länk. Ögonblicksbild Skriv in adressen till kamerans ögonblicksbild. Ansluten Markera boxen om kameran ska ha en aktiv anslutning. Organisation Välj i listan Plats Välj i listan Spara Tryck på spara för att spara inställningarna.
Kalenderserver Fält med en röd ram är obligatoriska. Lista Här ser du en lista på alla existerande kalenderservrar. Lägg till/ta bort Använd det gröna plusset för att lägga till en ny kalenderserver eller minustecknet för att ta bort en som redan existerar. Länkar Här finns länkar till organisationsinställningar och kalenderanvändare.
Typ Välj i listan Namn Lägg till ett namn på servern. Ews url Skriv in ews url. Ews användarnamn Skriv in ews användarnamn. Ews lösenord Skriv in ews lösenord. Ews domän Skriv in ews domän Tellus värdnamn Skriv in Tellus värdnamn. Använd HTTPS Markera boxen om du vill använda HTTPS i anslutningen. Ämnesparser Markera om du vill att Tellus ska läsa in alla ämnen, oavsett snabbkod från kalendern. Privat Markera boxen om du vill att även privata event från kalendern ska bli hänvisningar i Tellus. Frånvarokoden kommer då att bli "Kalender" och beskrivningen kommer att vara tom. Dölj subjekt Markera denna box om du vill dölja ämnet i hänvisningen som skapas från kalendern. Beskrivningen kommer att vara tom och frånvaroorsaken kommer att vara "Kalender".
Validera uppgifterna Klicka på knappen för att se så att inställningarna stämmer. Spara Klicka för att spara kalenderservern.
System Administrera systeminställningarna här.
Systeminställningar Inställningar Välj en inställning och redigera informationen.
Skicka loggfiler Fält med en röd ram är obligatoriska. Skriv i den mailadress du vill skicka loggfilerna till. Markera boxarna som representerar de loggfiler du vill skicka. Klicka på knappen "Skicka loggar" när du är klar..
Service log I loggboken kan administratörer och tekniker se och skriva vilka ändringar som har gjorts i systemet.
Licenshantering Ladda upp licens Klicka på "Choose file" för att hitta licens filen och klicka sedan på "Ladda upp". Licensdetaljer Här kan du se detaljerna för licensen. Licenser Här ser du vilka licenser som finns laddade i systemet samt vilken som är aktiv just nu. Du kan aktivera en inaktiv license genom att klicka på den gröna bocken längst till höger. Där kan du även välja att ta bort en licens.
Om Tellus Här kan du se all tekniskinformation om Tellus-sviten. Du kan se vilken version som är aktiv i just ert system samt vilken version som finns tillgänglig för nedladdning.
Administrera och generera rapporter. Rapporter Om man inte har licensen för rapporter kan man ändå ta ut viss information, dessa fördefinierade rapporter finns i menyn "Fördefinierade rapporter" och där kan du välja om du vill ha generera rapporten i stående eller liggande format.
Fält med en röd ram är obligatoriska. Rapportlayout
Välj utseende Välj i listan eller skapa ett nytt utseende. Namn Ge utseendet ett namn. Sida Ställ in hur du vill att sidan ska se ut. Titel Ställ in hur du vill att tieln på rapporten ska se ut. Logotype Här kan du lägga in en logotyp på rapporten. Om du inte vill ha en logotyp på rapporten avmarkerar du boxen bredvid "Logotyp". Sidnumrering Välj inställningar för sidnummer Om du inte vill använda sidnummer, avmarkera boxen bredvid "Sidnumrering". Välj utseende
Tabeller Här ställer du in hur du vill att utseendet ska vara på tabellerna. Länkar Här finns den länk till att administrera mallarna. Spara Klicka för att spara.
Administrera mallar Fält med en röd ram är obligatoriska. Välj en färdig rapportmall Välj i listan eller skapa en ny. Titel Skriv en titel på mallen. Spara som Välj i listan Rapportutseende Välj i listan eller skapa ett nytt utseende. Använd nummeröversättare Markera boxen för att använda nummeröversättaren i rapporten. Organisation unit splitter Skriv ett tecken som används för att skilja på organisationer i rapporten. Fält som ska visas Välj vilka fält som ska visas. Detta kommer sedan att generera informationen i rapporten
Lägg till fält Klicka för att lägga till nya fält. Filtrering Välj filtrering. Lägg till filter Använd länken för att lägga till nya filter. Alternativ Klicka för att spara utseendet som mall. Länk Här är en länk till rapportlayout. Redigera/Ta bort Redigera eller ta bort den valda raden. Skapa rapport Klicka för att skapa rapporten.
Skapa rapport Mallar Välj i listan Titel Skriv en titel på rapporten. Spara som Välj i listan Skapa rapport Klicka för att skapa rapporten.