SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(26)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(26) Plats och tid: Coffice, Hagatorget 1, Söderköping torsdag den 21 juni 2018 kl 8:30 Närvarande: Ledamöter Irma Görtz, Norrköping Birgitta Wessman Thyrsson, Region Östergötland Gabriella Gylling, Arbetsförmedlingen Malin Masimov, Försäkringskassan Ulla Wallering Fall, Valdemarsvik Tuula Ravander, Söderköping Riitta Leiviskä Widlund, Finspång Ersättare Criss Hagfeldt Norrköping Claes Hallert, Region Östergötland Camilla Jansson, Arbetsförmedlingen, ej närvarande Susanne Karlsson, Försäkringskassan, ej närvarande Per Hollertz, Valdemarsvik, ej närvarande Inga-Lill Östlund, Söderköping Anna Creutz, Finspång, ej närvarande Övriga Peter Johansson, förbundschef Susanne Nordlöf, samordnare Anna Hansdotter, samordnare Lisa Prytz, samordnare Utses att justera: Plats och tid för justering: Repslagargatan 12, Norrköping, fredagen den 29 juni Sekreterare: Paragrafer: 86-107 Susanne Nordlöf Ordförande: Justerare: Nämnd eller dylikt: Irma Görtz Riitta Leiviskä Widlund BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2018-07-02 Datum för nedtagning av anslag: 2018-02-25 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Susanne Nordlöf

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(26) Innehållsförteckning 86 Fastställande av föredragningslistans innehåll 87 Information om Coffice i Söderköping och arbetsmarknadsenheten inklusive förstegsverksamhet SAMÖ 2018/0024 88 Uppföljning av resultat och måluppfyllelse för perioden januari april 2018 SAMÖ 2018/0045 89 Reviderat utkast till kommunikationsplan SAMÖ 2017/0039 90 Rapport från genomförda medlemsdialoger SAMÖ 2018/0036 91 Rapport från NNS styrelsemöte gällande förbundets motion kring bemanningsfrågan SAMÖ 2017/0021 92 Rapport från NNS styrelsemöte gällande nationella rådets rekommendation om att insatser inom ramen för finansiell samordning bör rikta sig till personer från 16 år SAMÖ 2018/0063 93 Skadeståndsanspråk SAMÖ 2018/0041 94 Åtgärder vidtagna utifrån införandet av GDPR samt förslag till gemensamt dataskyddsombud för de tre förbunden i länet SAMÖ 2018/0042 95 från ESF-rådet gällande ansökan från Samordningsförbundet Centrala Östergötland och ansökan från Coompanion SAMÖ 2018/0006 96 Muntlig information om ansökan om utvecklingsmedel SAMÖ 2018/0043 97 Plan B SAMÖ 2018/0006

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(26) 98 Lägesrapport Plattformen SAMÖ 2018/0018 99 Organisering av ledning och styrning SAMÖ 2018/0044 100 Genomförd internkontroll SAMÖ 2018/0013 101 Förslag till ny ansökningsprocess för stöd inom Plattformarna SAMÖ 2018/0019 102 Godkännande av avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring köp av tjänst för tjänstedesign SAMÖ 2018/0032 103 Budgetuppföljning maj inklusive kommentarer SAMÖ 2018/0017 104 Övriga frågor SAMÖ 2018/0046 105 Summering SAMÖ 2018/0016 106 Delegationsbeslut SAMÖ 2018/0034 107 Rapporter med mera SAMÖ 2018/0011

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(26) 86 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen gör tillägg i föredragningslistans med övriga frågor och fastställer i övrigt föredragningslistans innehåll. Två övriga frågor anmäls och behandlas på dagordningen.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(26) 87 Information om Coffice i Söderköping och arbetsmarknadsenheten inklusive förstegsverksamhet SAMÖ 2018/0024 Styrelsen tar informationen till protokollet Styrelsen får under sammanträdet information om Coffice och arbetsmarknadsenheten inklusive förstegsverksamheter inom Söderköpings kommun. Coffice i Söderköping: I Söderköping finns det 1700 företag många av dem är småföretag. Det finns behov av en mötesplats och nystartade företag kan få stöd genom Coffice. Coffice är en plats där företagare kan nätverka Medlemskapet innebär att företagen är hyresgäster eller supporter, en supporter levererar kunskaper till andra företagare Det finns i dagsläget 20 supporterföretag. Ett mentorsprogram för företagare kommer att startas i januari 2019. Förstegsverksamheten Alboga i Söderköping: Handledare från Alboga berättade att de har reella arbetuppgifter som de utför tillsammans med deltagare på Stallet, det är inte bara hästskötsel De har tio deltagare inskrivna och är 2,8 handledare. Skolan har tre platser avsatta.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(26) Handledarna ser deltagarna växa och de flesta går vidare till arbete eller studier, inskrivningstiden är olika lång i dagsläget och det behövs tid ibland för att komma vidare med deltagarna. Alboga ses som en framgångsrik verksamhet för individer som har behov av nära handledning.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(26) 88 Uppföljning av resultat och måluppfyllelse för perioden januari april 2018 SAMÖ 2018/0045 Styrelsen föreslås ta informationen till protokollet samt beslutar att presidiet tar med sig de diskussioner som förts till nästa presidiemöte i augusti. Kansliet har tagit fram verksamhetsuppföljning och måluppfyllelse för perioden januari april 2018. Analys av sammanställningen sker muntligt på styrelsemötet. Måluppfyllelsen Arbete/Studier/aktivt arbetssökande/rahab AF/AF/fortsatt rehabilitering AF uppfylls inte med de nya målen på 60% och 65% men måluppfyllelsen är högre än jämförbar period 2017. Ökad stegförflyttning och upplevt ökat stöd genom insatsen uppfyller målen. Det diskuteras att inflödet är lägre nu än jämförbar period förra året. Orsaker är delvis att Finspång endast haft en koordinator under perioden och att inflödet är olika stort i perioder på Plattformarna samt att koordinatorerna arbetat med utvecklingsarbeten. Det är viktigt att information om Plattformen löpande ges till huvudmännen för att ansökan till Plattformen ska finnas med som ett alternativ för handläggare. Framkommer önskemål från styrelsen att grundorsaksanalys för orsakerna till lägre inflöde till Plattform ska genomföras. Förstegen visar goda resultat i utvärderingarna. Uppföljning Indikator Stöd visar högre resultat än utfall.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(26) 89 Reviderat utkast till kommunikationsplan SAMÖ 2018/0039 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen diskuterade vid föregående möte utkast till kommunikationsplan. Diskussion fördes framförallt runt hur målen i kommunikationsplanen ska utformas. Utifrån diskussionen har en revidering gjorts i utkastet till kommunikationsplan: Målen har gjorts om till att-satser och de första två målen överensstämmer bra med kommunikationsplanens syfte. Tredje att-satsen flyttas till slutet av första att-satsen. I fjärde att-satsen tas den sista delen bort i meningen, dvs inom ramen för finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet. Nyhetsbrev kommer att skickas ut av Samordningsförbundet en gång per månad och styrelsen godkänner att breven skickas till deras mailadresser.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(26) 90 Rapport från genomförda medlemsdialoger SAMÖ 2018/0036 Styrelsen noterar informationen. Muntlig information gavs under sammanträdet om reflektioner från medlemsdialoger med Norrköpings kommun, Arbetsförmedlingen och Söderköpings kommun. Dialog har skett med samtliga medlemmar för dialogmöten och samtalen har upplevts som värdefulla och konstruktiva. Det som framkommit från dialogerna är vikten av tydlig transperant ledningsoch styrningsmodell för Samordningsförbundet samt att dialoger på strategisk ledningsnivå behöver genomföras regelbundet. Den framtagna mallen för strukturerad Behovsanalys förväntas bli ett bra redskap för att nå gemensam bild av behovsgrupper hos medlemmarna. Diskussion har även förts kring hur det går att nå fler samhällsmedborgare. Den strategiska ledningsnivån har önskemål om att få ta del av och vara delaktiga i verksamhetsplan och resultatredovisningar för Samordningsförbundet.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(26) 91 Rapport från NNS styrelsemöte gällande förbundets motion kring bemanningsfrågan SAMÖ 2018/0021 Styrelsen tar informationen på protokollet. På NNS senaste styrelsemöte, den 1 juni, diskuterades bland.annat förbundets motion kring bemanningsfrågan. På mötet beslutades att tillsätta en arbetsgrupp, bestående av två ledamöter och två förbundschefer, som kommer att arbeta vidare med motionens intentioner. Sammankallande i arbetsgruppen är Irma Görtz. Redovisning av diskussionerna i NNS styrelse lämnades muntligt.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(26) 92 Rapport från NNS styrelsemöte gällande nationella rådets rekommendation om att insatser inom ramen för finansiell samordning bör rikta sig till personer från 16 år SAMÖ 2017/0063 Styrelsen tar informationen till protokollet. På NNS senaste styrelsemöte, den 1 juni, diskuterades bl.a. nationella rådets rekommendation om att insatser inom ramen för finansiell samordning bör rikta sig till personer från 16 år. Redovisning av diskussionerna i NNS styrelse lämnades muntligt.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(26) 93 Skadeståndsanspråk SAMÖ 2018/0041 Styrelsen tar informationen till protokollet. Ett skadeståndsanspråk gällande enskild person har inkommit. Muntlig information ges på sammanträdet.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13(26) 94 Åtgärder vidtagna utifrån införandet av GDPR samt förslag till gemensamt dataskyddsombud för de tre förbunden i länet SAMÖ 2018/0042 Styrelsen tar informationen till protokollet. Från och med den 25 maj gäller i hela EU Dataskyddsförordningen GDPR (The General Data Protection Regulation) som har till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter. Styrelsen är personuppgiftsansvariga och ansvarar för att Samordningsförbundet följer dataskyddsförordningen. Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) har i mars tillsatt en arbetsgrupp med uppdrag att se över hur samordningsförbunden säkerställer att den nya Dataskyddsförordningen efterlevs. Uppdraget till arbetsgruppen är att kartlägga och klargöra hur GDPR påverkar samordningsförbunden så att respektive förbund inte behöver göra detta arbete själva. P.g.a. olika omständigheter har detta arbete inte kunnat realiseras som planerat då det inte funnits juristresurs (tanken var att använda juristresurs från SKL) att tillgå. En upphandling av juristresurs pågår och finansieringen är tänk att delas mellan förbunden. I avvaktan NNS arbete har kansliet tagit fram grundläggande rutiner, registerförteckning och integritetspolicy. Eftersom varje förbund också skall utse ett dataskyddsombud har de tre förbunden i Östergötland enats kring att använda ett gemensamt dataskyddsombud. För att kunna dela på ett dataskyddsombud behöver detta regleras i ett avtal. Kansliet återkommer med förslag på avtal till styrelsemötet i augusti. Rutiner, registerförteckning, förslag till integritetspolicy samt checklista för dataskyddsombud redovisas i bilagda handlingar.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(26) 95 från ESF-rådet gällande ansökan från Samordningsförbundet Centrala Östergötland och ansökan från Coompanion SAMÖ 2018/0006 Styrelsen tar informationen till protokollet. ESF-rådet har beslutat godkänna Samordningsförbundet Centrala Östergötlands ansökan (Drivbänk utveckling). Samordningsförbundet Östra Östergötland är medfinansiär till detta projekt med 350 000 kr per år. En diskussion kommer att inledas med Finspångs, Söderköpings, Norrköpings och Valdemarsviks kommuner om intresset att bygga satelliter utifrån Drivbänk utveckling. ESF-rådet har också beslutat att avslå Coompanion Östergötlands ansökan i vilken Samordningsförbundet Östra Östergötland var medfinansiär genom befintlig personalresurs.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(26) 96 Muntlig information om ansökan om utvecklingsmedel SAMÖ 2018/0043 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen fick muntlig på sammanträdet av Ulla Wallering Fall och Lisa Prytz om förebyggande insatser för barn som riskerar utanförskap i Valdemarsviks kommun. En indikation på att barn behöver insatser är hög skolfråvaro och planen med arbetet är att stötta till strukturpåverkan inom skola och socialtjänst. Insatsen förväntas påbörjas vid årsskiftet 2019 och det är viktigt att det sker förankring organisationen.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16(26) 97 Plan B SAMÖ 2018/0006 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen har under 2017 arbetat med plan B för att ha en alternativplan på olika typer av insatser som kan sjösättas om det visar sig att avsatta medel inte förbrukas som planeras. Presidiet har för avsikt att fortsätta arbetet med plan B även för 2018 och att alla är delaktiga i arbetet. Projekt Spiran riktas mot utrikesfödda kvinnor genom Caféverksamhet och verksamhet för att ta till tillvara på mat och minska matsvinnet. Projektet har ambitionen är att bli självförsörjande och kunna anställa personal. Arbetförmedlingen kan dock inte utlova deltagare till arbetsträningsplatser och beslutar inte om verksamheter som pågår längre än 6 månader eller 1 år. Arbetsförmedlingen anser att det finns många frågetecken kvar som måste utredas av projektet och föreslår att projektet har fortsatt dialog med Samordningsförbundet.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17(26) 98 Lägesrapport Plattformen SAMÖ 2018/0018 Styrelsen tar informationen till protokollet. Enligt styrelsens utvecklingsplan för 2018 skall lägesrapport Plattformen vara en stående informationspunkt på varje styrelsemöte. Lisa Prytz informerar: SIP-samtalsledare finns att avropa från Samordningsförbundet. Söderköping återvinningen kommer att utvecklas till en arbetsplats som kan ta emot individer för praktik med handledning. En tjänst från Söderköpings Plattform kommer att arbeta med att utveckla återvinningen på 50%. Ny koordinator kommer att rekryteras från Arbetsförmedlingen till Söderköping efter sommaren. Susanne Nordlöf informerar: Norrköping har rekryterat tre nya koordinatorer från Arbetsförmedlingen, de påbörjar sina tjänster under sommaren. Planering inför hösten och uppföljning av förstegen Mitt Val och Topteam pågår. Koordinatorer från Arbetsförmedlingen ska hjälpa till att få in intresseanmälningar från Arbetsförmedlingen till Plattformen och Förstegen till hösten.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18(26) 99 Organisering av ledning och styrning SAMÖ 2018/0044 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen fick muntlig infomration på sammanträdet av Irma Görtz och Birgitta Wessman Thyrsson. Den strategisk nivå består av den högsta ledningsnivån, högsta cheferna samt politiken. Verksamhetschefsnivån ska träffas regelbundet och analysera behovsgrupperna på våren inför verksamhetsplanen. De ska även bereda ärenden till Styrelsen. Det dskuteras om de redan befintliga samverkansorgan som SSÖ eller OSÖ kan kopplas på för Samordningsförbundet. Uppdrag kommer till Samordningsförbundet från respektive medlem utifrån analysen. Tanken är att det ska uppnås effektivare dialoger i alla led. Lokala dialoggrupper behövs för förankring och dialog kring beslut och verksamhet. Tydlighet i mandat och roller på tre nivåer ska formaliseras och skrivas i ett förslag till styrelsemötet den 30 augusti. Förslaget skickas sedan på remiss till myndigheterna.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19(26) 100 Genomförd internkontroll SAMÖ 2018/0013 Styrelsen tar informationen till protokollet. Två av styrelsen utsedda ledamöter har 2018-06-11 genomfört internkontroll enligt internkontrollplan 2018. Resultatet från internkontrollen redovisas i bilagda kontrollrapporter.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20(26) 101 Förslag till ny ansökningsprocess för stöd inom Plattformarna SAMÖ 2018/0019 Styrelsen godkänner bilagda förslag till ny ansökningsprocess för stöd inom Plattformarna samt ger i uppdrag till kansliet att följa upp förändringen. En arbetsgrupp med koordinatorer och samordnare från alla fyra kommunerna har utarbetat ett nytt förslag till ansökningsprocess till Plattformarna. Förslaget bygger på att individen är mer delaktig i processen och där även försteg, mötesledare till Samordnad Individuell Plan (SIP) och fördjupad kartläggning kan erbjudas utöver koordinatorstöd. Förslaget har processats med styrgrupperna och utifrån synpunkter reviderats. Det nya arbetssättet bedöms medföra att fler individer nås inom målgruppen, att individen är mer delaktig i sin egen process och att huvudmännens handläggare blir mer delaktiga genom samverkan kring individen. Styrelsen diskuterade resurser för den förändrade ansökningsprocessen diskuterades. Även idag krävs resurser från alla fyra Plattformarna och förhoppningen är att det ska bli ett effektivare arbetsflöde med föreslagen process.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21(26) 102 Godkännande av avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring köp av tjänst för tjänstedesign SAMÖ 2018/0032 Styrelsen godkänner bilagda förslag till avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring gemensam resurs för tjänstedesign. Styrelsen beslutade vid föregående styrelsemöte godkänna att förbundet finansierar kostnaden för 0,5 tjänst med inriktning mot tjänstedesign. Styrelsen beslutade även att ge kansliet i uppdrag att utarbeta förslag till avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22(26) 103 Budgetuppföljning maj inklusive kommentarer SAMÖ 2018/0017 Styrelsen godkänner bilagd budgetuppföljning för maj. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning t.o.m. maj månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat. Uppföljningen inkluderar även kommentarer till utfallet.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23(26) 104 Övriga frågor SAMÖ 2018/0046 Styrelsen tar informationen till protokollet samt beslutar att utse Irma Görtz och Gabriella Gylling som styrelsens representanter i arbetsgruppen Anna Hansdotter lyfter frågan om att komplementera arbetsgruppen till den gemensamma MVG-konferensen. Arbetsgruppen består av deltagare från styrelsen och medarbetare på Plattformarna och sker den 3 oktober. Ordförande Irma Görtz och ytterligare en ledamot från styrelsen föreslås delta. Claes Hallert lyfter frågan om hur länge ESF-projektet Drivbänk utveckling skall pågå samt vilka parter som finns med i projektet.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 24(26) 105 Summering SAMÖ 2018/0016 Styrelsen noterar informationen. Styrelsemötet avslutas med en reflektion över dagens sammanträde.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 25(26) 106 Delegationsbeslut SAMÖ 2018/0034 Styrelsen noterar att nedanstående beslut anmälts till styrelsen. Delegationsbeslut Förbundschef Datum sfattare Belopp et avser 2018-05-14 Förbundschef 14 000 kr Boende Almedalsveckan för 6 personer 2018-05-21 Förbundschef 4 305 kr Resa Almedalsveckan för 6 personer

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 26(26) 107 Rapporter med mera SAMÖ 2018/0011 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen delges rapporter enligt förteckning nedan. Diarienummer Titel SAMÖ 2018/0002-8 Protokoll från NNS styrelsemöte 2018-04-16 Från/till Nationella nätverket för samordningsförbund SAMÖ 2018/0002-9 Protokoll från NNS årsmöte 2018-04-17 Nationella nätverket för samordningsförbund SAMÖ 2018/0002-10 Protokoll från NNS styrelsemöte 2018-04-18 Nationella nätverket för samordningsförbund SAMÖ 2018/0002-11 Protokoll från NNS arbetsutskott 2018-05-14 Nationella nätverket för samordningsförbund