Skurups kommun. Uppföljning av granskningen av kommunens hantering av kontantkassor

Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2017 Skurups kommun Uppföljning av granskningen av kommunens hantering av kontantkassor

r Building <i hotter Innehåll 1. Sammanfattning, 1 2. Inledning 2 2.1. Bakgrund 2 2.2. Syfte och revisionsfrågor 2 2.3. Ansvarig nämnd/styrelse 3 2.4. Genomförande 3 2.5. Revisionskriterier 3 3. Granskningsresultat 4 3.1. Riktlinjer och rutiner 4 3.2. Implementering 5 3.3. Stickprovskontroll 6 3.4. Kontrollmoment 6 4. Sammanfattande bedömning 8 Källförteckning 10 1

EY 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Skurups kommun genomfört en uppföljning av 2014 års granskning av kontanthanteringen på restaurang Rutger. Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen vidtagit åtgärder med anledning av lämnade rekommendationer och bedömningar i 2014 års granskning. Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen tagit till sig av revisorernas rekommendationer på ett tillfredställande sätt. Vi bedömer att kommunstyrelsen har stärkt kontrollen av kassahanteringen vid restaurang Rutger. Vi bedömer att detta även har minskat risken för att oegentligheter uppstår i samband med kontanthanteringen vid restaurangen. Vår bedömning är att införskaffandet av ett godkänt kassaregister har möjliggjort ett flertal förbättringar. Vidare bedömer vi det som positivt att en rutinbeskrivning upprättats för kassahanteringen. Vi bedömer dock att det kan finnas anledning till att införa en rutin för pedagogisk måltid för att tydliggöra den processen ytterligare. Detta kan, enligt vår bedömning, minska arbetet med retroaktiv interndebitering samt förenkla arbetet för bespisningspersonalen som idag måste ha viss uppsikt över skolpersonalen. Enligt vår bedömning saknas det en funktion som på ett tydligt sätt kan urskilja betalande från icke-betalande skolpersonal. Slutligen gör vi bedömningen att kommunstyrelsen kan överväga att vidta ytterligare åtgärder för att stärka uppsikt över och kontroll inom övriga verksamheter som tillandahar kontanthantering. Den nuvarande kommunövergripande rutinen för försäljningskassor innehåller inga noteringar avseende egenkontroll eller krav på att det ska finnas kassaansvariga. Vi har bland annat gjort följande iakttagelser: i Den kommunövergripande rutinen för kontanthantering beslutades 2011 och har blivit reviderad 2013, 2015 och 2017. Den reviderade versionen är inte politiskt antagen. Restaurang Rutger har ett godkänt kassaregister. Det finns numera en rutinbeskrivning över kassahanteringen på restaurang Rutger. Denna innefattar även hanteringen av matkuponger och instruktioner för egenkontroller. När kassarapporten inkommer till ekonomikontoret genomförs en kontroll av uppgifterna gentemot insättningar. Följsamhet till kommunens riktlinjer för kontanthantering ingick 2015 i den interna kontrollen. Inga avvikelser noterades på restaurang Rutger. Det saknas tydliga rutiner för att kunna ha uppsikt över vem som har tillgång till pedagogisk måltid. Idag finns endast en definition dokumenterad. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: anta den reviderade versionen av kommunens rutin för försäljningskassor i den nämnda rutinen, överväga att inkludera krav på egenkontroller och kontrollmoment fastställa en rutin för pedagogisk måltid som tydligt urskiljer betalande från ickebetalande skolpersonal säkerställa en ändamålsenlig hantering av kassalådan som används i samband med frukosten 1

t 2. Inledning 2.1. Bakgrund Under 2014 genomförde de förtroendevalda revisorerna en granskning av kommunens hantering av kontantkassor. Syftet med granskningen var att bedöma om kontant- och kassahanteringen i kommunen hade ändamålsenliga riktlinjer och rutiner. Granskningen avgränsades till restaurang Rutger. Den sammanfattande bedömningen var att hanteringen av kontantkassan vid restaurang Rutger innebar betydande risker och att kommunstyrelsen borde vidta åtgärder för att säkerställa en ändamålsenlig intern kontroll. Granskarna bedömde bland annat att det fanns brister i följsamheten till rutiner för kontanthantering. Vidare bedömdes att kommunstyrelsen borde stärka sin uppsikt över kassahanteringen på restaurang Rutger. I granskningen framkom att det fanns en allmän uppfattning hos ett flertal av de intervjuade att restaurangen hade obetydliga intäkter och att det därför inte behövdes ett certifierat kassaregister. Enligt de uppgifter som lämnades från ekonomikontoret och serviceförvaltningen hade restaurangen en kontant försäljning om 437 tkr under 2013. Revisorerna bedömde kontanthanteringen som omfattande vilket föranledde rekommendationen att det måste finnas en godkänd kassaapparat. En godkänd kassaapparat/certifierat kassaregister möjliggör förbättrade kontroller och uppföljningar. Utöver det lämnades följande rekommendationer: Rutinerna för hantering av kontantkassor i Skurups kommun behöver uppdateras och förtydligas bland annat för att klargöra kraven på egenkontroller och interna kontroller. Med fördel kan rutinerna delas upp i två spår, en rutin för "godkänd kassaapparat" och en rutin för "kassalåda". Rutinen behöver klargöra vem som har ansvar för de olika momenten. Rutinen behöver implementeras i restaurang Rutger och säkringar måste göras att all personal är införstådda med vad som gäller. Övervägande bör göras om det inte ska vara ett fåtal som svarar för försäljning och kassahantering. Kvitton måste uppfylla formella krav enligt rutinen. Restaurang Rutger måste ha en rutin som klargör vilka som har tillgång till pedagogisk lunch respektive vilken skolpersonal som ska betala själva för maten. En fungerande rutin behöver tas fram för hanteringen av matkuponger. Egenkontroller och interna kontroller bör regelbundet genomföras av kassahanteringen. Med bakgrund av de brister som uppkom i samband med granskningen 2014 och de ovan nämnda rekommendationerna har revisorerna i Skurups kommun beslutat att genomföra en uppföljningsgranskning. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Uppföljningens övergripande syfte är att bedöma om kommunstyrelsen har vidtagit åtgärder till följd av de rekommendationer som lämnades i samband med granskningen 2014. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: y Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av kontantkassor? 2

EY Vilka insatser har gjorts sedan 2014 för att säkerställa en ändamålsenlig implementering av rutinerna? Genomförs löpande avstämningar mellan kassakvitton och inbetalningar till kommunen? Genomförs tillräcklig egenkontroll och intern kontroll avseende kommunens kassahantering/kontantkassor? Säkerställs att kvitton uppfyller de formella kraven (för hur de ska se ut)? Finns det tydliga rutiner för vilka som har tillgång till pedagogisk måltid och vilken skolpersonal som ska betala själva för maten? Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av matkuponger? 2.3. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen avser kommunstyrelsen. 2.4. Genomförande Granskningen har skett genom intervjuer och dokumentstudier. Vidare har det genomförts en stickprovskontroll. Granskningen genomfördes under maj-juni 2017. 2.5. Revisionskriterier I denna granskning utgörs revisionskriterierna av: Skatteförfarandelag (2011:1 244) Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister, SKVFS 2009:1 (ändrad juni 2014 SKVFS 2014:9) Skatteverkets föreskrifter om användning av kassaregister, SKVFS 2009:3 (ändrad juni 2014 2014: 10) Riktlinjer och rutiner framtagna av Skurups kommun 3

3. Granskningsresultat 3.1. Riktlinjer och rutiner 3.1.1. Försäljningskassor i Skurups kommun "Rutiner för försäljningskassor i Skurups kommun" beslutades av kommunstyrelsen 2011-03-09, 73. Därefter har den reviderats av ekonomiavdelningen under 2013, 2015 och 2017. I samband med intervjun framkom att rutinen inte har beslutats av kommunstyrelsen i samband med revideringen. Riktlinjerna har kompletterats med följande tillägg sedan granskningen 2014: Förvaltningsspecifika rutiner bör utformas, med hänsyn till de behov som föreligger verksamheten. i» Swish 1 är numera ett godkänt betalningsmedel, som ett led i att minska kontanthanteringen. Samtliga kunder ska erbjudas kvitto som innehåller de uppgifter som skatteverket kräver; Skurups kommun som säljare, kommunens organisationsnummer, datum, tidpunkt och summa med momsspecifikation. Redovisning av kassan ska ske veckovis om verksamheten har en omsättning på 100 tkr eller mer per år. Rutinen gäller för samtliga anställda inom Skurups kommun och syftar till att skapa förutsättningar för en enhetlig kontanthantering. 3.1.2. Rutinbeskrivning på restaurang Rutger I enlighet med rekommendationerna som lämnades vid 2014 års granskning finns numera en förtydligande rutinbeskrivning för kassahanteringen på restaurang Rutger. Den upprättades i samband med att ett nytt godkänt kassaregister införskaffades till restaurangen. Rutinbeskrivningen är daterad 2015-03-24 och uppdaterades senast 2017-04-04. Av beskrivningen framgår att det finns en separat lista för innehavare av kassakort 2. I rutinbeskrivningen står utskrivet vilka personer som har tillgång till kassaskåpsnyckel, vilka personer som är kontrollansvariga samt rutiner för hanteringen av matkuponger. Dokumentet är uppdelat i fyra delar med instruktioner som gäller före försäljning, under försäljning och efter försäljning samt en punkt som avser kassaskåpet: Innan försäljning Dagens kassaansvarig hämtar växelkassan i ett låst skåp på kontoret. All personal har tillgång till nyckeln. Kassaansvarig kontrollräknar växelkassan och godkänner beloppet. Växelkassa ska bestå av 400 kr i kontanter och max 5 kuponghäften. Under försäljning Inlösta kuponger vid betalning sparas i kassalådan för kontrollräkning, märks eller rivs itu. Alla kunder erbjuds kvitto. Vid försäljning av kuponghäfte ska detta signeras i en förteckning som finns i kassan. 1 2 En applikation som möjliggör betalning via mobiltelefonen Kassakort används för inloggning till kassaregistret, det noteras då i kassasystemet vilken person som är kassaansvarig. Det finns ett kort avsett för vikarier. 4

Efter försäljning Dagsrapport ska skrivas ut från kassa och betalterminal. Kassaansvarig räknar kassan och stämmer av mot dagsrapport, matkupongerna kryssas över. Försäljningssumman placeras i en plastpåse och läggs i kassaskåpet. Vid avvikelse ska anmälan ske till kontrollansvarig. Kontrollansvarig utför även en kontrollräkning av dagskassorna en gång per vecka samt en kontroll av sålda kuponghäften. Därefter lämnas pengarna till bankens sedelbox. Kassaskåp Kuponghäftena är förvarade i låst kassaskåp. Förteckning över kupongerna finns i kuponghäftelådan. Vid uttag av kuponger ska dessa kryssas av i listan och signeras. Växelkassa (1000 kr) förvaras i kassaskåpet. I det nya kassaregistret går det att registrera när matkuponger används som betalmedel, vilket också framgår av dagsrapporten. Den förteckning över matkuponger som nämns i rutinbeskrivningen innefattar en specifikation av varje häftes nummerföljd och kolumner för att fylla i kostnadsställe och säljarens signatur. Matkupongerna kryssas över vid försäljningstillfället och sparas tillsammans med dagskassan tills kontroll görs av dagskassan. Förutom försäljning av lunch till kommunanställda och pensionärer, så erbjuds även eleverna frukost och frukt till försäljning. Försäljningen sker i en annan del av matsalen. Enligt de intervjuade används istället en separat kassalåda som förvaras i det låsta skåpet tillsammans med växelkassan. Kunden erbjuds inte kvitto vid köpet, men har möjlighet att få det på begäran. Efter dagens försäljning av frukost och mellanmål slås kassalådans behållning in i kassaregistret, som därmed ingår i dagsavslutet. Inslagningen sker per artikel. Hanteringen av kassalådan framgår inte av rutinbeskrivningen utan är återgiven vid intervju. 3.1.3. Pedagogisk måltid Enligt de intervjuade finns ingen dokumenterad rutin gällande pedagogisk måltid. Kommunfullmäktige beslutade 2008-11-24 323 att pedagogisk måltid gäller för en vuxen per 20 elever, alla årskurser. Den personal som inte omfattas av pedagogisk måltid ska finnas med på en lista som skickas till löneenheten där kostnaden för lunch dras av på den anställdes lön. Vid intervjun framkom att rektorn på varje skola sammanställer en lista över dem som omfattas av pedagogisk måltid och skickar den till restaurang Rutger. De lärare som äter pedagogisk måltid ska registrera/skriva upp sitt namn i samband med måltiden. Enligt uppgift håller personalen vid servicelinjen en viss uppsikt över vilka lärare som har tillgång till pedagogisk måltid. Listan uppdateras inför varje läsår och följs upp en gång per termin. I det fall avvikelser uppkommer kan lärare få avdrag för måltider retroaktivt. I de fall läraren sedan tidigare är godkänd för pedagogisk måltid kan skolan bli debiterad även om det inte framgått av listan. Avvikelser uppkommer enligt uppgift på grund av att listan inte alltid är aktuell. Det ska då röra sig om mindre belopp. 3.2. Implementering När det nya kassaregistret installerades utbildades kökspersonalen i systemet. Den generella uppfattningen är att rutinerna är kända i verksamheten och att de även fungerar bra i praktiken. Personalen på restaurang Rutger arbetar enligt de intervjuade löpande för att den nya rutinen ska följas. Nyanställda och vikarier får lära sig gällande rutiner av kassaansvarig. De intervjuade uppger att det inte finns behov för löpande kontroller av att anställda känner till rutinerna. 5

7 3.3. Stickprovskontroll I samband med granskningen genomfördes ett stickprov som bestod av att två separata luncher beställdes i kassan på restaurang Rutger. Under stickprovet användes kortbetalning vid båda tillfällena. Vid genomförd stickprovskontroll uppkom inga avvikelser och hanteringen föreföll fungera enligt rutinen. Kassakvitto tillsammans med kvittot från betalterminalen erbjöds och lämnades utan någon begäran. Av kassakvittot framgick följande: > Skurups kommuns logotyp och organisationsnummer * Adress och telefonnummer till restaurang Rutger f y p Försäljningsbelopp uppdelat på total, moms, netto och procentuell momssats Typ av artikel, antal och betalningsmedel Namn på den som hanterade kassan, kassabeteckning, datum, tid och löpnummer för kvittot Uppgifterna motsvarar Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister gällande uppgifter på kassakvitto. 3 Det uppfyller även de krav som ställs på kvittots innehåll i den kommunövergripande rutinen för försäljningskassor. 3.4. Kontrollmoment 3.4.1. Intern kontroll Kommunstyrelsen beslutade 2015-01-28 om internkontrollplanen för 2015.1 planen graderas processen kontanthantering en femma, på en åtta-gradig skala. Det innebär att området bedöms innebära en möjlig risk som kan medföra allvarliga konsekvenser. Kontrollen avsåg efterlevnad av kommunens övergripande rutin. Förutom restaurang Rutger kontrollerades även biblioteket Skurup och Gummifabriken 4 vilka har en mindre omfattande kontanthantering, ett halvt respektive ett prisbasbelopp på årsbasis. Det kan jämföras med restaurang Rutgers omsättning på närmre tio prisbasbelopp. Kontrollen på restaurang Rutger genomfördes efter att de nya rutinerna var på plats och man fann inte heller några anmärkningar eller avvikelser. Den interna kontrollen för 2016 och 2017 innefattar inte kontanthantering. Vi har inte heller tagit del av någon dokumentation som tyder på kontanthantering ingått i kommunens risk- och väsentlighetsanalys inför fastställandet av kontrollplaner under de nämnda åren. 3.4.2. Egenkontroller på restaurang Rutger Det finns ett antal dokumenterade kontrollmoment i samband med kassahanteringen. Några av egenkontrollerna är direkt kopplade till det nya kassaregistret, såsom individuell inloggning (kassakort)och registrering av matkuponger som betalmedel. Ytterligare en kontrollfunktion är den automatiska registreringen av lådöppningar som vid varje felslag skriver ut ett kvitto som kassaansvarig signerar tillsammans med anledningen till felslaget. Dagsavsluten som numera skrivs ut innehåller enligt de intervjuade samtliga uppgifter som Skatteverket föreskriver 5. Förutom den dagliga sammanställningen av kassan genomförs ytterligare en kontrollräkning en gång per vecka i samband med att behållningen ska sättas in på kommunens bankkonto. De sålda kuponghäftena räknas även vid detta tillfälle. 3 SKVFS 2014:9, 7 kap 1 4 Fritidsgård för åldrarna 13-20 5 SKVFS 2014:9, 7 kap 3 (Z-rapport) 6

EY Av rutinbeskrivningen för kassahantering på restaurang Rutger framgår att det är tre utvalda personer i restaurangen som är kontrollansvariga för den veckovisa sammanräkningen. Samma personer är även de enda som har tillgång till kassaskåpsnyckeln. Kassaregistret leasas av ett företag som också utför service och bistår vid uppdatering/förändring av uppgifter. Enligt de intervjuade är det kökschefen som sköter kontakten med företaget. När kassarapporten inkommer till ekonomikontoret genomförs delvis en avstämning där de olika betalsätten kontrolleras gentemot insättningar till kommunen. Vidare genomförs en kontroll av vad som är sålt. 7

EY 4. Sammanfattande bedömning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Skurups kommun genomfört en uppföljning av 2014 års granskning av kontanthanteringen på restaurang Rutger. Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen vidtagit åtgärder med anledning av lämnade rekommendationer och bedömningar i 2014 års granskning. Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen tagit till sig av revisorernas rekommendationer på ett tillfredställande sätt. Vi bedömer att kommunstyrelsen har stärkt kontrollen av kassahanteringen vid restaurang Rutger. Vi bedömer att detta även har minskat risken för att oegentligheter uppstår i samband med kontanthanteringen på restaurangen. Vår bedömning är att införskaffandet av ett godkänt kassaregister har möjliggjort till ett flertal förbättringar. Vidare bedömer vi det som positivt att en rutinbeskrivning upprättats för kassahanteringen. Vi bedömer dock att det kan finnas anledning till att införa en rutin för pedagogisk måltid för att tydliggöra den processen ytterligare. Detta kan, enligt vår bedömning, minska arbetet med retroaktiv interndebitering samt förenkla arbetet för bespisningspersonalen som idag måste ha viss uppsikt över skolpersonalen. Enligt vår bedömning saknas det en funktion som på ett tydligt sätt kan urskilja betalande från icke-betalande skolpersonal. Vi bedömer även att kommunstyrelsen kan stärka sin kontroll av den kassalåda som används vid frukosten. Slutligen gör vi bedömningen att kommunstyrelsen kan överväga att vidta ytterligare åtgärder för att stärka uppsikt över och kontroll inom övriga verksamheter som har kontanthantering. Den nuvarande kommunövergripande rutinen för försäljningskassor innehåller inga noteringar avseende egenkontroll eller krav på att det ska finnas kassaansvariga. Revisionsfråga Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av kontantkassor? Vilka insatser har gjorts sedan 2014 för att säkerställa en ändamålsenlig implementering av rutinerna? Genomförs löpande avstämningar mellan kassakvitton och inbetalningar till kommunen? Genomförs tillräcklig egenkontroll och intern kontroll avseende kommunens kassahantering/kontantkassor? Svar Ja, delvis. Den kommunövergripande rutinen har kompletterats med ett antal punkter. Den reviderade rutinen är dock inte politiskt beslutad och saknar krav på egenkontroll. En verksamhetsspecifik rutinbeskrivning finns numera för restaurang Rutger. Den generella uppfattningen är att rutinerna är kända i verksamheten och att de även fungerar bra i praktiken. Personalen på plats har jobbat kontinuerligt för att den nya rutinen ska följas. Inga avvikelser noterades vid stickprovet. Ja. När kassarapporten inkommer till ekonomikontoret genomförs delvis en avstämning där de olika betalsätten kontrolleras gentemot insättningar till kommunen. Vidare genomförs en kontroll av vad som är sålt. Kassarapporten inkommer en gånger per vecka. Ja. Som framgår av restaurangens rutinbeskrivning finns numera ett antal dokumenterade kontrollmoment i samband med kontanthanteringen. Där ingår bland annat en förteckning över vilka personer som är kontrollansvariga och som har tillgång till kassaskåps- 8

EY nyckeln. Intern kontroll har genomförts en gång, 2015. Säkerställs att kvitton uppfyller de formella kraven (för hur de ska se ut)? Finns det tydliga rutiner för vilka som har tillgång till pedagogisk måltid och vilken skolpersonal som ska betala själva för maten? Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av matkuponger? Ja. Kassakvitto tillsammans med kvittot från betalterminalen erbjöds vid stickprovet och lämnades utan någon begäran. Uppgifterna på kvittot motsvarar Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister gällande uppgifter på kassakvitto. Nej. Enligt uppgift finns ingen dokumenterad rutin gällande pedagogisk lunch. Ett beslut i kommunfullmäktige definierar att pedagogisk lunch gäller för en vuxen per 20 elever, alla årskurser. Ja. I och med det nya kassa registret går det att registrera när matkuponger används som betalmedel, vilket också framgår av dagsrapporten. Den förteckning över matkuponger som nämns i rutinen innefattar en specifikation av varje häftes nummerföljd och kolumner för att fylla i kostnadsställe och säljarens signatur. Matkupongerna kryssas över vid försäljningstillfället och sparas tillsammans med dagskassan tills kontroll görs av dagskassan. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: anta den reviderade versionen av kommunens rutin för försäljningskassor i den nämnda rutinen, överväga att inkludera krav på egenkontroller och kontrollmoment fastställa en rutin för pedagogisk måltid som tydligt urskiljer betalande från ickebetalande skolpersonal säkerställa en ändamålsenlig hantering av kassalådan som används i samband med frukosten Skurups kommun den 26 juni 2017 Emmy Lundblad EY Anna Hammarsten EY 9

Källförteckning Intervjuade funktioner: Ekonom Tf. Måltidschef Dokument: Intern kontrollplan 2015, 2016 och 2017 Redovisning av intern kontroll 2015 och 2016 Uppföljning av intern kontroll 2015 och 2016 Rutin försäljningskassor Skurups kommun Rutinbeskrivning kassasystem restaurang Rutger Lista över innehavare av kassakort