Stadsrevisionen informerar nr

Relevanta dokument
Protokoll. Sekreterare... Christin Menander. Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande... Per Lilja (M) Underskrifter. Malmö stad Revisorskollegiet

Stadsrevisionen informerar nr

Kallelse och föredragningslista

Protokoll. Per Lilja (M) Sekreterare... Christin Menander. Ordförande... Kent Andersson (S) Justerande... Per Lilja (M) Underskrifter

REVISIONSPLAN Stadsrevisionen. Samverkad Beslutad av revisorskollegiet

Tjänsteskrivelse. Verifikationsgranskning juni Vår referens MN

Smidlund George revisionsdirektör Christin Menander sekreterare Ida Brorsson EY, tom 95 Fia Lindher sakkunnig, tom 96 Per Nilsson sakkunnig, tom 96

REVISIONSPLAN Stadsrevisionen. Beslutad av revisorskollegiet

GRANSKNINGSRAPPORT. Granskning av verifikationer och löpande bokföring. Fredrik Edler. Beslutad av revisorskollegiet

Yttrande över revisorernas årsrapport 2018 avseende KuN/kulturförvaltningen

Protokoll. George Smidlund. Jan-Åke Troedsson Samtliga sakkunniga. Sekreterare... Christin Menander. Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande...

REVISIONSPLAN Beslutad av revisorerna Kommunrevisionen

Kommunrevisorerna Revisionsplan 2017

Protokoll. Per Lilja (M) Sekreterare... Christin Menander. Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande... Per Lilja (M) Underskrifter

ÅRSREDOGÖRELSE Revisorskollegiet Malmö stad Stadsrevisionen

Granskning av kontroller i investeringsprocessen. Trosa kommun

Revisorskollegiet. Protokoll från sammanträde. Tid: kl Plats: Rådhus Skåne, Kristianstad

Andreas Holmgren (MP)

Uppföljning av intern kontrollplan per den 31 december 2015 för Täby kommun

Stadsrevisionen informerar nr

Projektrapport från Stadsrevisionen Nr 8/2017 Direktupphandling

Svar på granskningsrapport om Nässjö kommun avtalsefterlevnad

Revisionsberättelser och granskningsrapporter 2007

Årets uppföljningar av tidigare års fördjupade granskningar

Förslag till Avfallspolicy för avfallshanteringen inom Malmö stads egna verksamheter

Revisionsplan 2019 Trollhättans Stad

Granskning av upphandlingsverksamheten. Sandvikens kommun

Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna November Malmö stad Verifikationsgranskning 2018

RAPPORT. Revision Malmö stad UPPDRAGSNUMMER MALMÖ KOMMUN MILJÖFARLIG MARK OCH VERKSAMHET MILJÖSTRATEGI & ARBETSMILJÖ SYD

Revisionsplan 2016 KUNGSBACKA KOMMUN. Antagen

Ärende: Ärende 9 Dnr Förslag till yttrande: Granskning av upphandlingar. Utbildningsnämnden

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport

DAGORDNING. Datum Sammanträde i Revisorskollegiet - gamla kollegiet

19 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsar alla välkomna till dagens sammanträde.

Avesta kommun. Övergripande granskning - Representation. KPMG AB Antal sidor: 4

Revisionsrapport. Kontantkassor. Gällivare kommun. Februari Hans Forsström, certifierad kommunal revisor

Stadsrevisionen informerar nr

KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Teknik

Årsrapport NU-sjukvården Diarienummer REV

Granskning år 2015 av folkhögskolestyrelsen för Vindelns och Storumans folkhögskolor

Fritidsförvaltningen 1 (4) BESLUTSFÖRSLAG Vår re fer ens. Bo Sjöström. Internkontrollplan 2013 FRN-FRI

Granskning av nämnden för funktionshinder och habilitering år 2013

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN

Ansvarsutövande: Miljönämnden Sundsvalls kommun

Region Skånes revisorer Årsredogörelse 2018 Bilaga till revisionsberättelsen för år 2018 Revisorskollegiet Postadress: Revisionskontoret, R

Rev. Revisionsplan Antagen av Solna stads revisorer

REVISORERNA Bilaga till revisionsberättelsen

Uppföljning. Granskning av upphandlingsverksamheten

Protokoll. George Smidlund. Nina Hellström, Sekreterare... Christin Menander. Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande...

Granskning av upphandlingsverksamhet

Diarienummer REV Revisionens ramplanering 2018 Revisorskollegiet Västra Götalandsregionen

Granskning av konsultanvändningen inom kommunstyrelsen organisation

Ägarstyrning och uppsikt. Skellefteå Stadshus AB

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun

Protokoll. George Smidlund. Per Nilsson, 66. Sekreterare... Christin Menander. Ordförande... Sten Dahlvid. Justerande... Per Lilja.

Kallelse och föredragningslista

Ansvarsutövande: Kommunstyrelsen Sundsvalls kommun

Intern kontroll Revisionsrapport. Vänersborgs kommun. Intern kontroll år 2o16. Henrik Bergh Mars 2017 PWC

Södertälje kommun. Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret

REVISIONSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2013

Revisionens roll. Revisionens uppgift

Malmö stad Revisionskontoret

Protokoll. George Smidlund. Sekreterare... Christin Menander. Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande... Per Lilja (M) Underskrifter

Projekt med extern finansiering styrning och kontroll

Årsrapport Styrelsen för Habilitering & Hälsa Diarienummer REV

Remiss angående förslag till Avfallspolic y för avfallshanterin g- en inom Malmö Stads egna verksamheter - remissutskick

Granskning av intern kontroll inom stadsbyggnadsnämnden och kulturoch fritidsnämnden

Revisionsrapport Granskning av årsredovisning 2016

Uppföljande granskning av inköpsrutin och köptrohet inom kommunen. Mönsterås kommun

Revisionsrapport Kommunala kontokort Haparanda stad Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Martin Gandal

Åstorps kommuns revisorer

Västerviks kommun. Förstudie om kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare

Ansvarsutövande: Stadsbyggnadsnämnden

Granskningspromemoria. S:t Erik Markutveckling AB

Uppföljande granskning av upphandlingar inom fastighetsområdet

~ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Revisionsplan

Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober Haparanda stad. Uppföljning granskning av placerade barn och unga

Granskningspromemoria 2011

Lekmannarevision erfarenheter från Norrköpings kommun 2015

Kommunstyrelsen Finspångs Tekniska Verk AB Vallonbygden AB Kommunfullmäktige (f.k.) Uppföljning av granskningar kring avtalstrohet inom bolagen.

Protokoll. Per Lilja (M) Sekreterare... Christin Menander. Ordförande... Kent Andersson (S) Justerande... Per Lilja (M) Underskrifter

PROTOKOLL. Stadshuset, Triangeln 1-2

Malmö stad Revisionskontoret

Datum Ordföranden Lars-Erik Lövdén hälsar välkommen och förklarar sammanträdet

Reglemente för intern kontroll

Uppföljning av internkontrollplan per april 2019

REVISIONSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2017

Uppföljning av granskningar 2010 Krokoms kommuns revisorer

3. Efter ett antal uppgradering av miljönämndens ärendehanteringsprogram

Granskning av upphandlingsförfarandet. inom utvalda nämnder och förvaltningar

Revisionsberättelse för år 2016

Intern kontroll och riskbedömningar. Strömsunds kommun

Revisionsrapport Granskning av projektredovisning

REGLEMENTE INTERN KONTROLL

Granskning av klassificering drift/investering

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sid LAHOLMS KOMMUN Sammanträdesdatum 5 Barn- och ungdomsnämnden Dnr

Svar på revisionskontorets årsrapport 2017

Sammanställning av iakttagelser år Rapport Gr 16/2018

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsprocess efter antagande av ny upphandlingspolicy Trelleborgs kommun

Transkript:

Sid 1 (1) informerar nr 1-2018 Förord av revisionsdirektören Den 21 februari avtackades George Smidlund efter sex år som revisionsdirektör i. Redan nästkommande dag påbörjade George sitt nya arbete som revisionsdirektör i Region Skåne. tackar George för ett väl genomfört arbete och önskar honom framgång i sitt nya uppdrag. Undertecknad har arbetat på revisionskontoret sedan 2012 och tillträtt som tillförordnad revisionsdirektör under rekryteringsprocessen. Det är prioriterat att fortsätta revisionens utvecklingsarbete och ytterligare förbättra dialogen mellan revisionen och stadens nämnder/styrelser så att granskningen sker stödjande, förebyggande och ger ett mervärde i verksamheten. är just nu i en intensiv period med bokslutsgranskning av alla nämnder och styrelsen samt verksamhetsrevision av stadens bolag, stiftelser, föreningar etc. Slutrevisionen för år 2017 kommer att presenteras i nästa informationsblad. Nedan redovisas de granskningsrapporter som behandlades vid revisorskollegiets sammanträden i januari och februari 2018. Granskningsrapporterna finns publicerade i sin helhet på stadsrevisionens hemsida www.malmo.se/stadsrevisionen Fredrik Jerntorp Tf revisionsdirektör Granskning av upphandlingar Syftet med granskningen har varit att bedöma om gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden och grundskolenämnden säkerställer att direktupphandlingar genomförs enligt lagar, riktlinjer och med en tillräcklig intern kontroll samt om nämnderna följer de ramavtal som kommunen slutit. Bedömningen är att gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden och grundskolenämnden inte har säkerställt att samtliga direktupphandlingar genomförs enligt lagar, riktlinjer och med en tillräcklig intern kontroll. När det gäller efterlevnad av ramavtal har vi i granskningen noterat att i de fall det funnits giltiga ramavtal för leverantörerna i våra stickprov, har dessa efterlevts. Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen och grundskoleförvaltningen har rutiner för direktupphandling. Dessa bedöms inte ha fått fullt genomslag i hela organisationen ännu. Området inköp och upphandling är i fokus och det pågår flera aktiviteter på båda förvaltningarna som ska säkerställa en bättre efterlevnad av lagar, rutiner och riktlinjer. Nämnderna bör dock stärka den interna kontrollen avseende direktupphandling samt säkerställa att det finns en ändamålsenlig uppföljningsstruktur. Utgiven av srevision den 28 februari 2018

Sid 2 (2) Revisorskollegiet har skickat rapporten till kommunstyrelsen, grundskolenämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden för yttrande. Projektledare: Nina Hellström och Per Nilsson, 0709 34 19 49 Miljöarbetet i I s miljöprogram för perioden 2009-2020 återfinns kommunens övergripande miljömål och prioriteringar i resan mot det hållbara Malmö 2020. Granskningens syfte har varit att bedöma om kommunstyrelsen och miljönämnden har en ändamålsenlig ledning, styrning och uppföljning av s miljöarbete. Utifrån genomförd granskning är bedömningen att kommunstyrelsen och miljönämnden inte har en ändamålsenlig ledning, styrning och uppföljning av s miljöarbete. Granskningsiakttagelserna visar att förverkligandet av miljöprogrammets mål har försvårats av en rad olika faktorer. Flera av dessa faktorer kan länkas samman med generella utmaningar i kommunens styr-, lednings- och uppföljningsstruktur. Genomförd granskning visar på följande väsentliga iakttagelser och avvikelser: Det finns en otydlig ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen och miljönämnden som påverkar genomförandet av miljöprogrammet samt den tillhörande handlingsplanen. Miljöprogrammets handlingsplan har en oklar status vilket försvårar genomförandet av åtaganden och aktiviteter. Miljönämnden har vidtagit ett antal åtgärder och insatser samt rapporterat den bristande måluppfyllelsen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens åtgärder och insatser är mer begränsade. Revisorskollegiet har skickat rapporten till kommunstyrelsen och miljönämnden för yttrande. Projektledare: Sofia Blixtberg tel 0768 54 90 32 Miljöfarlig mark och verksamhet Sweco Environment AB har på uppdrag av revisorskollegiet genomfört granskning av Malmö stads hantering av förorenade områden och farligt avfall i samband med s exploatering och rivnings-/ombyggnadsprojekt. Syftet med granskningen var att bedöma och kartlägga hur arbetet med inventering och sanering av förorenad mark bedrivs i. Vidare var syftet att bedöma och kartlägga om har en tillräcklig intern kontroll avseende hantering av farligt avfall vid rivning, ombyggnad och tillbyggnad samt markföroreningar. s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen

Sid 3 (3) Granskade nämnder bedöms i allt väsentligt ha etablerade rutiner och processer för att inventera och sanera förorenad mark. Den interna kontrollen avseende hantering av farligt avfall vid rivning, ombyggnad och tillbyggnad samt markföroreningar bedöms som inte helt tillräcklig. Vid granskning av den interna kontrollen har det identifierats ett antal förbättringsområden för att säkerställa att hantering av farligt avfall vid rivning, ombyggnad och tillbyggnad samt markföroreningar utförs i enlighet med gällande lagstiftning. Dessa innefattar bland annat en utökad egenkontroll. Granskningen har påvisat följande väsentliga förbättringsområden: Beslutsunderlagen till tekniska nämnden inför exploateringsbeslut och till stadsbyggnadsnämnden inför fastställande av detaljplaner har i vissa fall bedömts bristfälliga avseende undersökning av markens föroreningsstatus. Bristen riskerar medföra oplanerade kostnader och fördröjning i projekten. Tekniska nämndens och servicenämndens kontroll över hanteringen av massor i sanerings- och byggnationsskede samt hantering av bygg- och rivningsavfall bör skärpas. Kontrollen både i upphandlingsskedet och utförandeskede av de entreprenörer som utför arbetet måste utökas med kontroll av tillstånd, för att säkerställa att Malmö Stad därmed uppfyller sitt ansvar som verksamhetsutövare och avfallslämnare. Nuvarande organisation där fastighetskontoret ansvarar för sanering och serviceförvaltningen för byggnation bedöms inte vara optimal då sanering allt oftare utförs i anslutning till byggnation. Tekniska nämnden och servicenämnden bör reda ut oklarheter i ansvarsfördelningen mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen i samband med sanering i anslutning till byggnation. En oklar ansvarsfördelning kan medföra ytterligare sanering av områden samt bristande kontroll över saneringskostnader vid exploatering. Stadsbyggnadsnämnden saknar en bedömning av den totala miljönyttan eller miljörisken med en exploatering av ett förorenat område. Revisorskollegiet har skickat rapporten till stadsbyggnadsnämnden, miljönämnden, tekniska nämnden och servicenämnden för yttrande, samt till kommunstyrelsen med möjlighet till yttrande. Projektledare: Fredrik Jerntorp tel 0709 711 607 Projektredovisning Syftet med granskningen har varit att bedöma om arbetsmarknads- och socialnämnden, fritidsnämnden, kulturnämnden och miljönämndens projektredovisning bedrivs och hanteras på ett ändamålsenligt och tillfredställande sätt samt bidrar till en rättvisande bild av nämndens verksamhet i dess räkenskaper. Syftet har även varit att bedöma om kommunstyrelsens uppsikt av att nämnderna följer de interna riktlinjerna avseende projektredovisning är tillräcklig. s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen

Sid 4 (4) Den sammanfattade bedömningen utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att: Miljönämndens projektredovisning sker på ett ändamålsenligt och tillfredställande sätt samt bidrar till en rättvisande bild av nämndens räkenskaper. Kulturnämndens, kommunstyrelsens och fritidsnämndens projektredovisning delvis sker på ett ändamålsenligt och tillfredställande sätt och bidrar till en rättvisande bild av respektive nämnds räkenskaper. Arbetsmarknads- och socialnämndens projektredovisning hanteras inte på ett ändamålsenligt och tillfredställande sätt och bidrar inte till en rättvisande bild av nämndens räkenskaper. Kommunstyrelsen följer inte upp huruvida nämnderna i följer riktlinjerna i s ekonomihandbok. Revisorskollegiet har skickat rapporten till arbetsmarknads- och socialnämnden, fritidsnämnden, kommunstyrelsen samt kulturnämnden för yttrande. Rapporten översändes även till miljönämnden för möjlighet till yttrande. Projektledare: Malin Jönsson, tel 076 606 41 69 Verifikationsgranskning har genomfört granskning av servicenämndens verifikationer och löpande bokföring. Syftet med granskningen har varit att bedöma om servicenämndens verifikationer och löpande bokföring är rättvisande och nämndens interna kontroll är tillräcklig. Servicenämndens interna kontroll gällande verifikationer och löpande bokföring bedöms sammantaget som tillräcklig och resultatet av verifikationsgranskningen bedöms sammantaget ge en rättvisande bild av räkenskaperna. Genomförd granskning visar dock på följande väsentliga iakttagelser och avvikelser. I verifikationsgranskningen har uppmärksammats ett antal fakturor som krediterats före debitering av ursprungsfakturan. Servicenämnden bör säkerställa att kreditering av faktura inte sker före debitering av ursprungsfaktura, förfarandet är särskilt viktigt vid hel- och delårsrapporteringen. I granskningen har vidare i iakttagits att kostnader tillhörande ett projekt redovisats i ett annat projekt. Servicenämnden bör genom granskningsattest eller annan uppföljning säkerställa att pågående investeringar redovisas i avsett projekt. Vid periodiseringskontroll har uppmärksammats att fakturor felaktigt kostnadsförts 2017, då varor levererades eller tjänster utfördes under 2016. Servicenämnden bör säkerställa att kostnaden för varor och tjänster bokförs på avsett år. s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen

Sid 5 (5) I verifikationsgranskningen har konstaterats att en leverantör av vitvaror fakturerat serviceförvaltningen med priser som avviker från gällande avtal. Servicenämnden bör framöver, som en del i internkontrollarbetet, se till att ramavtal hålls lättillgängliga samt genom granskningsattest säkerställa att leverantörer följer aktuella ramavtal. I granskningen har vidare iakttagits att serviceförvaltningen genomfört inköp som borde ha direktupphandlats och upphandlats med annonsering. Det är inte enbart det aktuella inköpet som räknas, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret som styr upphandlingsförfarandet. Inköp under direktupphandlingsgränsen ska direktupphandlas och inköp över direktupphandlingsgränsen ska upphandlas genom annonsering. Framöver bör servicenämnden säkerställa att dess förvaltning följer lagen om offentlig upphandling. Vid stickprovskontroll av inventarieförteckning har konstaterats att denna inte följer s ekonomihandbok. Servicenämnden bör framöver säkerställa att serviceförvaltningens inventarierförteckningar harmoniserar med stadens ekonomihandbok samt att förteckningar uppdateras av förvaltningen. Revisorskollegiet har skickat rapporten till kommunstyrelsen och servicenämnden för yttrande. Projektledare: Fredrik Edler tel 0709 716 132 s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen