Upphandlingsdokument 2017-09-26 Upphandlande organisation Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Aida Colakovic Upphandling Mediebyråtjänster 23.3-5032-2017 Sista anbudsdag: 2017-12-15 23:59 Symbolförklaring Texten ingår i annonsen Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Frågan är viktad och ingår i utvärderingen Frågan besvaras av upphandlaren Texten/frågan innehåller ESPD-krav Frågan ställs endast upplysningsvis Frågan är markerad för särskild uppföljning 7. Prövning och utvärdering av anbud 7.1 Prövning, utvärdering och kvalificering av anbud Prövning, utvärdering och kvalificering av inkomna anbud kommer som huvudregel att genomföras i nedan beskrivna steg, med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud jämte kompletterande dokument. 1. Krav på upphandlingsföremålet och administrativa krav: Kontroll att inlämnat anbud är komplett och att kraven i kapitel Administrativa förutsättningar och krav samt obligatoriska krav i kapitel Kravspecifikation Annonseringsverktyg, Kravspecifikation Förmedling av annonser samt Kravspecifikation Kampanjer är uppfyllda. 2. Utvärdering: Anbud som uppfyller steg 1 utvärderas enligt avsnitt Utvärderingsmodell. 3. Krav på anbudsgivaren: Inför tilldelning/erbjudande om tecknande av ramavtal kontrolleras att de krav som ställs på anbudsgivaren i kapitel Uteslutning och kvalificering av anbudsgivare är uppfyllda. Som huvudregel kontrolleras endast anbudsgivare vilkas anbud är de ekonomiskt mest fördelaktiga. 7.2 Utvärderingsmodell Statens inköpscentral kommer att anta det/de anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktigt/a utifrån - bästa förhållande mellan pris och kvalitet avseende anbudsområde Annonseringsverktyg och Kampanjer och - pris avseende anbudsområde Förmedling av annonser 7.3 Utvärdering - Annonseringsverktyg Förutom anbudspris kommer nedanstående två (2) tilldelningskriterier att utvärderas. Sida 1/6
1. Demonstrationstest av Användbarhet och användarvänlighet 2. Demonstrationstest av Grafisk utformning av annons Viktningen av tilldelningskriterierna kommer att ske enligt följande: Användbarhet och användarvänlighet: 50% Grafisk utformning av annons: 30% Pris: 20% Statens inköpscentral kommer att utvärdera och poängsätta aktuella tilldelningskriterier genom att testa anbudsgivarens annonseringsverktyg. Testet kommer att utföras av en testgrupp bestående av representater från några avropsberättigade myndigheter och Statens inköpscentral. Utvärderingen av annonseringsverktyget kommer att utföras under vecka X, 2018. 7.3.1 Användbarhet och användarvänlighet Annonseringsverktyget ska ha en hög grad av användbarhet. Arbetet ska kunna göras effektivt, ha utmärkt funktionalitet och därmed kunna öka produktivivteten. Annonseringsverktyget ska även ha en hög grad av användarvänlighet för att underlätta avropsberätitgade myndigheters arbete. Med användbarhet och användarvänlighet avses följande delar: 1) Lätt att lära sig Verktyget ska ha ett pedagogoitk och logiskt upplägg. Verktyget ska vara självinstruerande. Det ska inte krävas någon specifik kompetens, tidigare erfarenhet eller utbildning för att använda verktyget. 2) Effektivt När användaren lärt sig det nya verktyget ska det vara enkelt och effektivt att arbeta med. Det ska inte krävas allt för många "klick" för enkel annonsering. 3) Ändringar Ändringar efter fel eller av andra skäl ska vara lätta att genomföra. Användaren ska enkelt kunna gå tillbaka och korrigera felet utan svåra omvägar och utan att information går förlorad. 4) Design Verktyget ska ha en användarvänlig och tilltalande design. Sökfunktionen ska vara lätt att hitta och vara träffsäker. Huvudmenyn ska ha en tydlig och naturlig placering. 5) Kundtjänst/Support Kundtjänsten/supporten ska vara lättillgänglig och ge snabb återkoppling. Personalen ska vara kunnig och serviceinriktad. Användaren ska inte behöva maila frågeställningen och invänta samtal från supporten, utan användaren ska få beskriva sitt ärende direkt i telefon till personal i supporten. Annonseringsverktyget kommer att bedömas enligt den poängskala som framgår nedan. Poängskala: X poäng: Verktyget uppfyller inte kriteriet. X poäng: Verktyget uppfyller inte kriteriet fullt ut. En eller flera delar i kriteriet saknas eller bedöms vara bristfälliga. X poäng: Vektyget uppfyller samtliga delar av kriteriet fullt ut. Sida 2/6
7.3.2 Grafisk utformning av annons Anbudsgivarna ska vara beredda att demonstrera sitt annonseringsverktyg på plats i Statens inköpscentrals lokaler i Stockholm, Birger Jarlsgatan 16, inför en testgrupp. Demonstrationen kommer att äga rum vecka X 2018 i enlighet med separat kallelse. Statens inköpscentral avsätter en (1) timme för mötet, varav självla demonstrationen av verktyget får ta 30 min. Syftet med demonstrationen är att i skarpt läge se hur annonseringsverktyget fungerar, hur man skapar en orubricerad jobbannons från grunden och hur den publiceras i tryckta och digitala medier. a. Ange länk till annonseringsverktyget: Fritext Utvärdering annonsering b. Ange användarnamn och lösenord till annonseringsverktyget: Fritext Utvärdering annonsering 7.4 Utvärdering - anbudsområde Förmedling av annonser För anbudsområdet Förmedling av annonser kommer Statens inköpscentral att anta de anbud som har lägst pris. I den händelse att två (2) eller flera anbud efter utvärdering erhållit samma jämförelsesumma kommer vinnande anbud att utses enligt följande rangordning: 1. Det anbud som offererat lägst pris för annonser avseende ett (1) medie digitalt. 2. Det anbud som offererat lägst pris för annons avseende ett (1) medie i tryck. 3. Det anbud som offererat lägst pris/timme för medieplanerare. 7.5 Utvärdering - anbudsområde Kampanjer För anbudsområdet Kampanjer kommer nedanstående tre (3) tilldelningskriterier att utvärderas enligt följande viktning: Tidigare uppdrag, 50 % Referenser, 30% Pris, 20% 7.5.1 Referenser Anbudsgivaren ska i Bilaga Referensförteckning ange två (2) referenser samt tillhörande kontaktuppgifter. I bilagan ska anbudsgivaren ange en (1) kontaktperson per uppdrag. Statens inköpscentral kommer att utvärdera referenserna genom att ställa nedan angivna frågor i ett formulär som kommer att skickas via e-post till angivna referenspersoner. Uppdragen ska uppfylla följande krav: A) Minst ett (1) av de två (2) uppdragen ska ha haft en kampanjbudget på minst 2 000 000 SEK. B) Minst ett (1) av de två (2) uppdragen ska ha haft en kampanjbudget på högst 500 000 SEK. Oservera att det åligger anbudsgivaren att kontrollera att angivna kontaktpersoner är tillfrågade och tillgängliga. Om svar inte erhålles för någon delfråga resulterar det i betyget noll (0), dvs. inget mervärde ges för den aktuella delfrågan. Sida 3/6
Referenstagning beräknas ske under v. XX - XX. För respektive referensuppdrag ställs sju (7) delfrågor till referenspersonen. Delfrågorna anges nedan och samma frågor kommer att ställas för de två referensuppdragen. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att kontrollera att uppdraget har genomförts enligt angivna specifikationer. Frågor: - Hur nöjda är ni med resultatet i det genomförda uppdraget? - Hur nöjda är ni med resultatet i förhållande till uppdragets kampanjmål? - Hur nöjda är ni med resultatet av medieförhandlingarna i det genomförda uppdraget? - Hur väl uppfyllde leverantören avtalade leveranstider? - Hur väl höll sig leverantören till avtalad kampanjbudget? - Hur uppfattade ni leverantörens lyhördhet och samarbetsförmåga under uppdraget? - Hur väl bedömer ni den totala insatsen från leverantören (skulle ni anlita leverantören eller rekommendera den till andra vid förfrågan)? Referenspersonen besvarar frågorna genom att betygsätta de enligt betygsskalan som framgår nedan. Totalt kan anbudsgivaren erhålla X poäng för detta tilldelningskriterium. Definition av beygsskala: X poäng: Uppdraget utfördes helt enligt våra önskemål och förväntningar, sammantaget är vi mycket nöjda. X poäng: Uppdraget utfördes till största delen enligt våra önskemål och förväntningar, sammantaget är vi nöjda. X poäng: Uppdraget utfördes inte alls enligt våra önskemål och förväntningar, sammantaget är vi missnöjda. 7.5.2 Tidigare uppdrag Anbudsgivaren ska beskriva två (2) tidigare genomförda uppdrag. Utvärderingen av de två (2) tidigare uppdragen kommer att ske i två steg. Steg 1: Skriftlig inlämning av uppdragen Steg 2: Muntlig presentation av uppdragen Den skriftliga inlämningen bedöms utifrån följande kriterier: Anbudsgivaren ska lämna en kortfattad beskrivning av hela processen (från ax till limpa), och samtidigt belysa följande delar: Resursplanering av projektet, hur teamet utses utifrån givna kompetenser och personligheter Tidsplan, mediestrategi och målgruppsanalys Genomförande Eventuella svårigheter som projektet ställdes inför och hur dessa löstes Resultat och analys Sida 4/6
Den muntliga anbudspresentationen av uppdragen bedöms utifrån följande kriterier: Hur den muntliga anbudspresentationen återspeglas i den skriftliga redogörelsen av uppdragen, så att Statens inköpscentral kan få bekräftat och verifierat att den poäng som Statens inköpscentral initialt har satt på anbudsgivarnas skriftliga redogörelse är korrekt I vilken utsträckning teamet vid presentationen framstår som en sammansvetsad grupp som på ett trovärdigt och effektivt sätt förmår leverera den lösning som föreslagits i anbudet Utvärderingen av uppdragen kommer att baseras på vad som framgår av anbudet och på den muntliga anbudspresentation som anbudsgivaren ska göra av anbudet i denna del. Statens inköpscentral gör bedömningar utifrån vad som framgår i uppdragen och hur detta motsvarar behovet. Statens inköpscentral vill även få uppfattningen om hur väl teamet fungerar. Anbudet och anbudspresentation kommer sammantaget att ge Statens inköpscentral en uppfattning om trovärdigheten och skickligheten hos anbudsgivaren. 7.5.2.1 Uppdragsbeskrivning Anbudsgivaren ska i anbudet lämna beskrivning på hur denne arbetat utifrån två (2) tidigare uppdrag enligt följande specificering: Uppdrag 1: Kampanjperiod: Uppdraget ska vara slutfört mellan 2015-2017. Mediebudget: 2 000 000 SEK 7 000 000 000 SEK Uppgift: Beskriv kortfattat ert tidigare uppdrag enligt ovan som anges i punkt 7.5.2 Tidigare uppdrag. Ange även tidigare uppdragsgivare. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att kontakta tidigare uppdragsgivare för att kontrollera att uppdraget har genomförts enligt angivna specifikationer. Uppdrag 2: Kampanjperiod: Uppdraget ska vara genomfört 2014-2017 Mediebudget: Mindre än 100 000 SEK Uppgift: Beskriv kortfattat ert tidigare uppdrag enligt ovan som anges i punkt 7.5.2 Tidigare uppdrag. Ange även tidigare uppdragsgivare. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att kontakta tidigare uppdragsgivare för att kontrollera att uppdraget har genomförts enligt angivna specifikationer. I denna beskrivning är det viktigt att anbudsgivaren framhåller hur man har maximerat nyttan från den relativt låga budgeten. Anbudsgivaren ska ge exempel på innovativa och kreativa lösningar som genomförts för att uppnå kundens behov och målsättning. 7.5.2.2 Information om muntlig anbudspresentation Anbudsgivare som uppfyller samtliga obligatoriska krav och därmed går vidare till anbudsutvärdering, kommer att bjudas in till en muntlig anbudspresentation av uppdragen. Anbudsgivaren ska vara beredd att presentera sina uppdrag på plats i Statens inköpscentrals lokaler i Stockholm, Birger Jarlsgatan 16, under vecka X, 2018 i enlighet med separat kallelse. Statens inköpscentral avsätter två (2) timmar för mötet, varav själva presentationen får ta högst en och en halv (1 1/2) timme. Uppdragen ska presenteras var för sig. Efter presentationen ska Statens inköpscentral ha möjlighet att ställa frågor om redogörelsen av uppdragen. Rent allmänt gäller således att anbudsgivaren ombeds komma väl förberedda till presentationen och att man noga ska tänka igenom sammansättningen av sitt team, så att teamet på ett trovärdigt sätt kan Sida 5/6
presentera uppdragen. 7.5.2.3 Poängskala Anbudsgivarnas svar kommer att bedömas enligt den poängskala som framgår nedan, samt med hänsyn taget till vad som framgår i utgångspunkten för punkt 7.5.2 Tidigare uppdrag. Mycket bra (X poäng) Den sammanlagda bedömningen av anbudsgivarens beskrivning samt genomförd anbudspresentation visar att ovan kriterier enligt punkt 7.5.2 Tidigare uppdrag uppfylls på en utmärkt nivå och ger prov på betydande mervärde för avropsberättigade myndigheter. Lämnad beskrivning och genomförd anbudspresentation bedöms vara utomordentlig och anbudsgivaren bedöms ha mycket god förståelse för och förmåga att hantera det som efterfrågas. Godkänt (X poäng) Den sammanlagda bedömningen av anbudsgivarens beskrivning samt genomförd anbudspresentation visar att ovan kriterier enligt punkt 7.5.2 Tidigare uppdrag uppfylls på en godkänd nivå och visar på godtagbar trovärdighet och förmåga att utföra kvalitativa tjänster. Lämnad beskrivning och/eller genomförd anbudspresentation har en eller flera brister men anbudsgivaren bedöms ändå ha godtagbar förståelse för och förmåga att hantera det som efterfrågas. Underkänt (X poäng) Den sammanlagda bedömningen av anbudsgivarens beskrivning samt genomförd anbudspresentation visar att ovan kriterier enligt punkt 7.5.2 Tidigare uppdrag inte uppfylls. Anbudsgivaren beskriver och/eller presenterar inte allt som efterfrågats eller så har underlaget och/eller presentationen så stora brister att det bedöms som underkänt. Sida 6/6