Här är administrationens diskussioner inom ekonomiområdet:

Relevanta dokument
Administrationen REFERENSGRUPPSMÖTE

Riktlinjer gällande finansiering vid anställning och stipendium inom ILM

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Institutionen för kliniska vetenskaper

Välkomna till information ang. förändringsarbetet inom kansli EMV

Heroma självservice för arbetsledare

Rutin ro rande bisysslor

LUNDS UNIVERSITET PROTOKOLL nr 5/2013. Malmström, Catrin administrativ chef protokollförare

11.u LINKÖPINGS UNIVERSITET. Hantering av inkommande post vid IKE. När post anländer till avdelningen/enheten sorteras den av administratör.

Introduktion av chefer

Guide för att hämta diarienummer, arkivera och överföra handlingar till W3D3

APT 19 april Institutionen för kliniska vetenskaper

MANUAL HR-WEBBEN FÖR DIG SOM BESLUTAR, YTTRAR ELLER TAR DEL AV. Redigerad

Anvisningar anställning och huvudanställning vid Karolinska Institutet i Primula

Fastställande av en uppdaterad handläggningsordning för kontrakt inom EU:s sjunde ramprogram för forskning och teknisk utveckling, m m

T Rapportperiod: Organisation: i Laboratoriemedicin, Lund

BESLUT HISTORISKT

SSC - Lönetjänster 2017

APT Institutionen för kliniska vetenskaper

GENOMFÖRD INTERN KONTROLL 2011 Kommunstyrelseförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen

Heroma Rese LFV Användarmanual - Chef

Information om statlig tjänstepension till intranät

Välkommen som doktorand vid LTH. Lunds TEkniska Högskola

Lathund Primula. Lönerevisionsmodul /10

Ekonommöte information och kommunikation

Ändring i delegationsordning / attestordning

Arbets- och delegationsordning

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret

Riktlinjer och regler för Karolinska Institutets webbplatser (utan bilagor)

Ska beredas i strategigruppen Stora avvikelser från budget under pågående år. strategigruppen Förhandla om finansiellt IS. Administrativ chef, lab

Regler för redovisning av bisysslor för lärare samt anställda som omfattas av Chefsavtalet

Stiftelsen Göteborgs Teaterförenings Stipendiefond

Handläggningsordning för forskningskontrakt med EU-kommissionen

Lathund för hantering av timavlönad personal

Delegation av arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter inom arbetsmiljö, (miljö och säkerhet), personal och ekonomi från prefekt till forskargruppschef

Handläggningsordning för enskilda överenskommelser vid Umeå universitet. Fastställd av rektor Dnr: FS

Administrationen REFERENSGRUPPSMÖTE

Attestordning - föreskrifter om behörighet att förfoga över myndighetens medel

Linköpings universitet. Lönesättande samtal Partsgemensam information

Komplett HR med extra allt.

Prefekten informerar

Skånes universitetssjukvård Förvaltningsledning BESLUT

Utmaningar inom personal- och ekonomiområdet. Yvonne Andersson Per Ragnarsson

Bedömning inom ramen för SLU:s kvalitetssäkringsarbete/forskarutbildning 2018

Medarbetarforum ett projekt för ökad rörlighet, vidareutvecklad kompetens och bättre arbetsmiljö

Ins$tu$onsmöte. 1 september 2015

Utredningsuppdrag 16/22 Landstingets riktlinje för önskad sysselsättningsgrad ska ses över och en modell med erbjudande om heltid ska tas fram

Handläggningsordning för enskilda överenskommelser vid Umeå universitet

Utvärdering av RALS 2016

Välkommen som ny gruppledare på MBW!

Välkomna till årets ekonomidag!

ENSKILDA ÖVERENSKOMMELSER VID UMEÅ UNIVERSITET

UCR Uppsala Clinical Research Center

RUTINER FÖR PENSIONSFÖRMÅNER FRÅN OCH MED

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Beslut och beredning vid Fakulteten för teknik och samhälle (TS).

Delegationsordning och organisation Institutionen Bygg & Miljöteknologi (IB&M), LTH (beslutad av institutions-styrelsen 26 januari, 2009)

Föreskrifter om pensionerade professorers verksamhet

Handläggningsordning för mobilitets- och samarbetsprojekt inom Erasmus+

Version 1 Statens servicecenters Primula planerad kommunikation i samband med systembyte

Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Rekommenderad arbetsgång för externa bidragsprojekt, exklusive EU-finansierade projekt inom Umeå universitet

Information om Ladok3 STUDIEREKTORER OCH ADMINISTRATIVA CHEFER OKTOBER 2017

1 (2) Catharina Sitte Durling Kanslichef Arbetsordning för lärarförslagsnämnden vid Juridiska fakulteten (fastställd av Juridiska fakultets

För dig som anställd

1 Parterna tecknar avtal med tillhörande bilaga om lokal hantering av revision för arbetstagare tillhörande OFR/S. Avtalet biläggs protokollet.

Riktlinjer för utbildning på forskarnivå vid samhällsvetenskapliga fakulteten, Göteborgs universitet

Raindance-guide: Rekvisition

Anställningsordning för Stockholms konstnärliga högskola

Stärk konkurrenskraften med effektiv HRM.

Projektstatus. Frågeställning och kommentarer från verksamheten

Forskarutbildning i Fysik

VIKTIG INFORMATION!!!

NÄR DIARIEFÖRINGEN FLYTTAR TILL HANDLÄGGAREN

Redovisning av genomförd granskning enligt plan för internkontroll 2016

Anvisningar till ägare av ytor på Utsidan

Mötesanteckningar möte 4 - Referensgruppen

Verksamhetsplan för Grants and innovation office (förslag)

Psykologiska institutionen

Slutattestinstruktion

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

HANDLÄGGNINGSORDNING EXTERNA FORSKNINGSBIDRAG

HANDLÄGGNINGSRUTIN FÖR TILLGODORÄKNANDE AV KURS ELLER DEL AV KURS, GRUNDNIVÅ OCH AVANCERAD NIVÅ, INSTITUTIONEN FÖR MEDICIN

SSC - Lönetjänster 2017

Manual till huvudmännen gällande bidragsportalen för omvårdnadsinsatser vid RgRh

Styrning och uppföljning av statliga bidrag för flyktingmottagande

Dokumenthanteringsplan

Projektplan för delprojekt D - Harmonisering av administrativa rutiner

Guide till Lunds universitets formulär för förändring av anställning (månadsavlönad) i Primula

SSC - Lönetjänster 2017

Nobelpriset i fysik. Donna Strickland. för optiska pincetter och deras tillämpning på biologiska system

Regler och anvisningar för rekrytering av prefekter. Universitetsförvaltningen,

Riktlinjer för högskolegemensamma styrdokument

Anna Falck. SUHF 14 november 2017

MANUAL HR-WEBBEN. Generell manual för dig som rapporterar som medarbetare. Redigerad

Åtgärder för att dämpa utflödet av yrkesofficerare till pension med stöd av enskild överenskommelse. 1. Bakgrund och syfte

2011 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GÖTEBORGS MILJÖVETENSKAPLIGA CENTRUM, CHALMERS / GU. Bevarande/ Gallring

SSC - Lönetjänster 2017

Regler för delpension vid Karolinska Institutet

Transkript:

Nyhetsbrev från Institutionen för laboratoriemedicin, november 2017 HÄNDELSER INOM ADMINISTRATIONEN Ordinarie administrativ chef, Jesper Arvidsson, är tjänstledig under en tre-års period då han kommer studera och bo i Japan, och därför har jag (Lhinn Skoog) tillträtt som tillförordnad (tf) administrativ chef. Jag har en bakgrund inom universitetsvärlden vid både Lunds- och Göteborgs universitet sedan 2009. Jag är utbildad civilekonom och personalvetare. Jag har arbetat inom områdena ekonomi, personal, utbildning, administration och ledning. I min chefsroll för administrationen, jobbar jag efter att få till en god arbetsmiljö med verksamheten och personalen i fokus. Jag vill hälsa Emelie Jalgén, Anna Åkerlund och Eva Jönsson välkommen till vårt HR-gäng. Emelie började sin anställning här den 1 september. Hon är här på deltid under hösten och går därefter upp till heltid, därför har vi extra styrka i Anna Åkerlund som är här på timmar. Eva Jönsson är också här på timmar, under den tid Caterina Ivarsson inte jobbar heltid. Bifogat finner ni en bild på vilka som ingår i administrationen. Jag Passar också på at skicka med en bild på institutionens organisationsstruktur, så att ni får en visuell bild över hur institutionen är uppbyggd. Administrationen vid institutionen för laboratoriemedicin (ILM) har följande områden: Ekonomi HR (personal- och resefrågor) FoU (forskarutbildning) GA (Grund- och Avancerad utbildning) Kommunikation Allmän administration (så som behörighetsadministration, diarieföring och arkivering) Administrationens främsta syfte består av två delar: 1) att stödja kärnverksamheten (utbildning och forskning) vid Lunds universitetet 2) att säkerställa att de regelverk, riktlinjer och policys som Lunds universitet har, och måste efterleva, följs Under min tid som tf administrativ chef så kommer jag att fokusera på transparens i arbetet. Det innebär att: Underlätta för varandra (verksamheten och administrationen), ha fokus på syftet och därigenom höja kvalitén och öka effektiviteten. Detta tror jag att vi, inom administrationen, uppnår genom att arbetsuppgifterna inte är personberoende. Vi kommer skapa nedskrivna rutiner kring våra olika arbetsmoment, jobba fram back-up funktioner (ex. funktionsmail) och jobba mot en god arbetsmiljö. Måste vara ok för administratören att vara sjuk och ledig och inte behöva tänka på jobbet & verksamheten måste kunna bestå och fungera på ett kvalificerat sätt oavsett En ledfråga vi ställer oss inom administrationen är: Ska alla göra allting? Vi diskuterar vilka specialistområden som finns inom de olika administrativa områdena. Vi diskuterar också vilka specialistområden som fungerar bäst att ha på central nivå inom institutionen, och vilka delar som behöver ligga nära verksamheten. Här är administrationens diskussioner inom ekonomiområdet: Ekonomerna är idag strukturerade efter kostnadsställen, men idag sker följande på central nivå; en person har hand om utbokning av inkomna medel

en person har hand om alla anläggningsregistreringar en person har hand om intrastat Följande funktioner håller på och växer fram på en central nivå: en EU-ekonom som har hand om alla EU-projekt för hela institutionen, från uppstart till slutredovisning. en kontrakts-ekonom som har hand om alla kontraktsregistreringar; diarieföra kontrakt, lägga upp nya aktiviteter, arkivera kontrakt en GA-ekonom som har hand om all ekonomi som berör grund- och avancerad utbildning Inköpssamordnare (ej den som beställer, men som är behjälplig vid direkta upphandlingar, informera om inköpsregler m m) Möjliga centrala funktioner i framtiden; En person som rekvirerar medel och stämmer av att alla intäkter är inkomna En person som ställer ut kundfakturor En/flera personer som hanterat leverantörsfakturor En person som hanterar övergripande budget och bokslutsdelar (ex periodiseringar) Funktion som behöver ligga kvar på kostnadsställesnivå Den löpande kontrollen, avstämning budget och förväntat resultat, aktivitetsplanering, ekonomisk personalplanering Kontakten med forskarna Här är administrationens diskussioner inom HR-området: HR-avdelningen är idag strukturerade efter kostnadsställen, men idag sker följande på central nivå; En person har hand om stipendier En person hand om doktorander för hela institutionen En person har hand om behörighetsadministration, ex lucat En person har hand om diarieföring och arkivering Följande funktioner håller på och växer fram på en central nivå: En person som har hand om reseräkningar (vissa kostnadsställen har redan gått över till detta arbetssätt, och övriga kommer gå över med tiden) Under hösten 2017 kommer HR-gruppen att delvis sudda ut sin struktur efter kostnadsställen, i och med att den nya funktionsmailen (hr.ilm@med.lu.se) skapar en väg in för alla HR-frågor. Inom gruppen kommer det istället att skapas specialistområden, och HR-ärenden kommer att hamna hos den person som är bäst lämpad för aktuellt ärende. Administrationen (och därigenom verksamheten) har en spännande tid framför sig, och det ska bli kul att följa utvecklingen. FUNKTIONSMAIL I ett led att kunna ge verksamheten ett kvalificerat stöd oberoende av administrativ person, har det skapats följande funktionsmailadresser som bygger på olika administrativa områden/roller: Alla HR-frågor (som berör personal ex. rekrytering, lön & pension) ska hädanefter mailas till: hr.ilm@med.lu.se Alla rese-frågor (ex. reseräkning & reseförsäkring) ska hädanefter mailas till: res.ilm@med.lu.se

Är din ekonom sjuk, ledig eller du är osäker på vem du ska ställa din ekonomiska fråga till? Maila till: ekonomi.ilm@med.lu.se Alla Lucat, diarie och arkiverings frågor ska hädanefter mailas till: admin.ilm@med.lu.se Alla prefektfrågor ska hädanefter mailas till: prefekt.ilm@med.lu.se Alla HMS-frågor ska hädanefter mailas till: HMS.ilm@med.lu.se OBS! Maila ditt ärende till en instans och inte flera personer INFORMATION FRÅN HR Personalplanering till dig som innehar en lärartjänst Påminnelse om att alla som har lärartjänster skickar in sin personalplan (senast 30 november), samt fyller i sina eventuella bisysslor för 2018 i Primula webb. Julledighet till all personal Det är dags att planera julledigheten, och vi ser gärna att ni redan nu lägger in eran planerade semester i Primula webb. Omställning vid arbetsbrist till alla chefer Numera finns det material på HR-webben kring omställning vid arbetsbrist. Läs gärna mer under nedanstående länk: http://www.hr-webben.lu.se/kompetensforsorjning/omstallning-vid-arbetsbrist Löneavtal, RALS 2017 - till alla anställda SACO's löneavtal är klart, och gäller från och med 1 oktober. Ny lön (fr o m oktober) utgår med novembers lönekörning. Doktorander kommer också att få ny lön (fr o m oktober) med novembers lönekörning. Icke fackligt anslutna samt övriga fackliga organisationer (OFR och SEKO) är ej klara än. Reseräkningar till alla anställda Reseräkningar har hittills hanterats till stor del av de ekonomer som finns ute i verksamheten, men under sommaren och under hösten 2017 har / kommer denna roll att förflyttas till en central roll på institutionen inom HR-området. Anledningen till ändringen, har att göra med otydliga strukturer, olika arbetssätt, reseräkningar som försvinner och därmed ej betalas ut. Detta har lett till att det behövs en uppstramning som kvalitetssäkrar arbetet med reseräkningar. För att förtydliga reseräkningsprocessen och tydliggöra vad som krävs för att en reseräkning anses komplett, så har det upprättats en resehemsida för institutionen (se mitt på sidan för svenska respektive längst ner på engelska: https://www.med.lu.se/intramed/stoed_verktyg/inkoep_faktura_ekonomi_reseraekning https://www.med.lu.se/english/intramed/support_resources/finance_administration

Huvudregeln är att alla anställda själva ska registrera sina reseräkningar, undantagna från huvudregeln är avdelningsföreträdare som erbjuds registreringshjälp som en kompensation till sitt uppdrag som avdelningsföreträdare, dessa personer erbjuds möjligheten att följa samma rutin som icke-anställda. Bifogat finner du information om hur du hanterar din reseräkning och var den ska skickas för att gå vidare i processen. Vid frågor kring din reseräkning var god kontakta res.ilm@med.lu.se för hjälp. Alla reseräkningar och dess underlag ska skickas till: Reseräkningar ILML kansli Klinisk kemi, SUS, Lund (HS 32) 221 85 Lund

INFORMATION FRÅN EKONOMI Kontrakt / Ansökningar Om en ansökan / kontrakt kräver prefektens signatur på papper, skickas originalet till: Kontrakt ILML, HS 32, Kliniskt Kemi EB 12 Digitala kontrakt ska omgående* skickas till respektive ekonom för hantering. *Oberoende av när kontraktet träder i kraft eller när bidraget ska rekvireras Kontraktshandläggaren införskaffar prefektens signatur och skickar dokumentet till bidragsgivaren, samt kopia till bidragssökanden och ekonom.