Famnas kompetensforum i ehälsa

Famnas kompetensforum i ehälsa Slutrapport Stockholms sjukhem Vård och Omsorg

Innehåll Sammanfattning 3 Projektidé och förväntade resultat 4 Projektets resultat och mål 6 Mål 6 Övergripande mål Stockholms sjukhem 6 Delmål Stockholms sjukhem 6 Resultat 6 Utbildning i digitala arbetssätt 8 Horisontella principer 8 Sammanfattande intryck av utbildningen 10 Utbildning av dokumentationsombud 11 Förbättringsteam 12 Språkprojekt 14 Projektets delmål i digitala arbetsverktyg 14 Användande av resultat 24 2

Sammanfattning Bakgrund: Ämnet e-hälsa innebär bland annat att använda digitala verktyg för att uppnå eller bibehålla hälsa hos patienter och omsorgstagare. Det är känt att många medarbetare i den kvinnodominerade vården saknar grundläggande färdigheter för att kunna använda sig av den nya teknikens möjligheter. Under tre år har ett projekt med stöd från Europeiska Socialfonden (ESF) pågått bland ett par av FAMNAS medlemmar i Stockholmsområdet med syfte att höja kompetensen för den idéburna sektorns medarbetare inom vård och omsorg och samtidigt skapa de attraktiva arbetsplatser som behövs för att kunna locka till sig framtidens medarbetare. I framtiden beräknas behovet av vårdpersonal att öka framförallt i de verksamheter som behandlar och vårdar äldre och mer sjuka individer. Detta projekt berör personal inom bland annat vård, äldreomsorg, rehabilitering och syftar till att öka undersköterskornas ställning på arbetsmarknaden. Stockholms sjukhem har bedrivit vård och omsorg till långvarigt eller obotligt sjuka sedan 1867. Verksamheten bygger på ledorden omtanke, respekt och kunskap. Vård och Omsorg (VoO) erbjuder äldreomsorg till 81 boende och 9 platser för yngre demenssjuka samt 9 platser för förvärvade hjärnskador under 65 år.cirka 124 individer med tillsvidareanställning och verksamheten har ett stort behov av att möta medarbetarnas språkliga kompetens för att säkerställa god kvalitet i vården. Projektet på VoO startade under våren 2016 då 2 ehälsocoacher startade analysfasen. Vid kvalitetsgranskning av dokumentation enligt Socialtjänstlagen (SoL) identifierades brister i kvalitet samt att dokumentationen inte följde de rutiner som fanns beskrivna för Stockholms sjukhem. En självskattningsenkät delades då ut till omvårdnadspersonalen (100 personer) som fick skatta sina kunskaper i journalsystemet SafeDoc samt om dom var, vad och hur dom ska dokumentera i journalsystemet. 46 medarbetare svarade att dom inte vet hur, var och vad dom ska dokumentera i journalsystemet SafeDoc. 51 medarbetare upplever att dom inte har tillräckliga kunskaper i journalsystemet SafeDoc. Analysen visade på osäkerhet och låg kunskap inom de digitala verktyg som användes i det dagliga arbetet. Under planeringsfasen beslutade ledningsgruppen att projektet skulle innebära utbildning för omvårdnadspersonalen med praktiska moment inom digitala arbetsverktyg som etjänstekort, email, intranät, journalsystem och avvikelsehantering. Utbildningen genomfördes 1 dag/vecka under vår och höst, medarbetarna blev bokade av administratörerna och under utbildningen fanns det tillgång till datorer, demoversioner av systemen samt praktiska uppgifter att träna på. Interna resurser och ett förbättringsteam bestående av undersköterskor arbetade som lärare i de olika utbildningsdelarna. Ledningsgruppen beslutade att utbildningen skulle vara obligatorisk vilket gjorde att den lyften in i min kompetens. Som utvärdering användes kvalitativa och kvantitativa metoder som mätning av antalet avvikelser, enkäter efter utbildningstillfällen, test av medarbetarnas mailanvändning och journalgranskning av genomförandeplaner (dokumentation enligt Socialtjänstlagen SoL). Resultat: Utbildningarna delades upp i 5 block från generell datakunskap till specifika delar som berörde undersköterskornas dokumentation i journalsystemet. Varje utbildningsdel erbjöds mellan 9-11 gånger. 3 delar var 8h och 2 delar 4h. Alla planerade utbildningar utom en genomfördes enligt plan. En utbildning fick avbrytas efter halva dagen på grund av tekniska problem. 3

Totalt 130 personer fick utbildning varav 35 personer fick 32 timmars utbildning eller mer. Majoriteten av deltagarna var kvinnor (82-88%) respektive män 1 (12-18%). Deltagarna bokades in av verksamhetens administratörer. 57 % av deltagarna upplevde att utbildningarna var lätta att förstå och 70 % upplevde att utbildningsmaterialet var lätt att förstå. Efter avslutad utbildning svarade 93,5% att de har tillräckliga kunskaper för att använda dator i arbetet. 97 % angav att de är vana och har tillräckliga kunskaper för att använda sin arbetsmail med funktioner som läsa, skriva, svara och skriva ut bilagor. 97 % svarade att de har tillräckliga kunskaper i journalsystemet SafeDoc för att utföra sitt arbete. Avvikelser var en del av utbildningens innehåll och antalet avvikelser i journalsystemet SafeDoc ökade från 32,3st/månad till 42,1st/månad perioden efter utbildningen jämfört med innan. Antalet arbetsmiljöavvikelser i händelsevis ökade från 1,75/månad till 4,3/månad vid en jämförelse av perioden innan respektive efter utbildningen. Journalgranskning av genomförandeplan genomfördes före och efter utbildning i genomförandeplan och SoL-dokumentation. Den genomsnittliga poängen minskade från 28,7 till 24,5 efter avslutad utbildning. Dokumentationsombud (11 st) har inom ramen för projektet utbildats i sin roll samt deltagit aktivt i att skata nya arbetssätt för att mer effektivt kunna genomföra sitt uppdrag som stöd i dokumentation till personal i arbetsgruppen. Ett förbättringsteam som bestod av 4 undersköterskor från Vård och Omsorg arbetade under handledning av ehälsocoacherna under projektets gång. Teamet har skapat en digital handbok i SoLdokumentation som finns tillgänglig för alla medarbetare via verksamhetens processer. Handboken syftar även till att vara ett stöd för dokumentationsombuden. Teamet har även skapat innehållet och själva lett utbildningarna i tre av utbildningsdelarna: avvikelsehantering i journalsystemet, SoLdokumentation och genomförandeplan (GP). Framåt: Förbättringsteamet har, efter avslutat projekt, fått ett nytt uppdrag av ledningsgruppen att skapa och genomföra regelbunden utbildning i digitala arbetssätt 2 gånger/termin. Denna utbildning kommer att ledas av dokumentationsombuden och vara en obligatorisk del i introduktion av nya medarbetare. På så sätt kan de nya kunskaperna finnas kvar i verksamheten och utbildningen anpassas efter medarbetaren och sker i vardagen. 1 Könsindelning efter personnummer 4

Projektidé och förväntade resultat I takt med att den äldre befolkningen ökar i antal samtidigt som det är svårt att rekrytera personal inom vård och omsorg och då en pågående digitalisering av vård och omsorg har startat finns det ett ökat behov av teknisk kompetens hos anställda i vården. Det övergripande målet med projektet famnas kompetenscentrum i ehälsa är att tillgodose dessa medarbetares behov av kompetensutveckling, förebygga en inlåsningseffekt i ideella verksamheter och öka rörligheten på arbetsmarknaden. Projektet förväntades ge ökad användning av digitala verktyg som email, intranät, schemaläggning och journalsystem samt dokumentering i SOL i enlighet med Stockholms stads riktlinjer. Projektet förväntades även behålla den nya kunskapen i nya arbetssätt i stället för att ha personbunden kunskap. För att leda projektet fick 2 medarbetare uppdraget som ehälsocoacher på halvtid. Coacherna utformade innehållet i utbildningarna tillsammans med interna utbildare, förbättringsteam och ledningsgrupp. Resultatet blev 5 utbildningsdelar där del 1-3 riktade sig till samtliga medarbetare och del 4-5 riktade sig specifikt till undersköterskorna. Utbildningen lades in i det digitala kompetenssystemet min kompetens och deltagarna fick intyg efter varje genomförd utbildning. Ett förbättringsteam med 4 undersköterskor startades under handledning av ehälsocoacherna. Projektets innehåll utformades med hjälp av workshops tillsammans med medarbetare då deras enkätsvar presenterades och diskuterades. Projektets mål utvärderas kvantitativt med en slutenkät (samma enkät som vid analysfasen), statistik från avvikelsehantering, mailanvändning samt journalgranskning av genomförandeplaner. För den kvalitativa utvärderingen användes fritextfrågor i enkäterna efter varje utbildning samt tre intervjufrågor till personer som har medverkat i projektet som utbildare, styrgrupp, chefer, förbättringsteam och administratörer. Målet med projektet och de 5 utbildningarna var att de skulle vara anpassade efter tillgänglighet, icke diskriminering och jämställdhet. Problem som uppstod: Under utbildningens gång byttes mailsystemet ut till Office 365, inloggningen på datorerna och inloggning till stämpelklockan byttes till inloggning med etjänstekort vilket synliggjorde att alla medarbetare inte hade fungerade etjänstekort eller visste hur de skulle användas. Samtliga deltagare fick var sin dator under utbildningen för att kunna arbeta effektivt, dock visade det sig att alla datorer inte var uppdaterade eller fungerade som önskat. En utbildning fick avbrytas på grund av tekniska problem. 4 olika individer med yrkestitlarna sjuksköterska, undersköterska och fysioterapeut har haft rollen som ehälsocoach under projektets gång. Ändring av plan: Från projektets början planerades uppföljningstillfällen in för att samla ihop de deltagare som inte hade närvarat på inbokade pass och på ett tillfälle som fick avbrytas på grund av tekniska problem. Denna plan reviderades i maj 2018 då samtliga utbildningar var genomförda och då endast ett fåtal 5

timmar av projektet kvarstod. Istället planerades en uppföljningsdag in med en sammanslagning av del 4 och 5 och som riktade sig till de personer som hade fått minst antal timmar av utbildning. 6

Projektets resultat och mål Utbildning i digitala arbetssätt Analysfasen i projektets början mynnade ut i ett utbildningspaket i 5 olika delar för medarbetarna på Vård och Omsorg. Utbildningarna började i mars 2017 och pågick fram till maj 2018 med avbrott under jul och sommarsemester. Alla planerade utbildningar genomfördes utom en (från del 2) som fick avbrytas på grund av tekniska problem. Samtliga utbildningar genomfördes på dagtid och på onsdagar, då denna veckodag var den dag som inte krockade med andra utbildningar, möten eller aktiviteter. Deltagarna bokades in på utbildningen av administratörer och deltagarna fick mail med inbjudan av ehälsocoach samt information via schemapärmen om att de var inbokade på utbildning. Utbildningen var obligatorisk och efter deltagande i samtliga 5 delar kunde deltagarna tillsammans med sin chef boka av ehälsa i Min Kompetens, ett digital CV. Utbildningarnas innehåll togs fram av ehälsocoacherna, IT-chef, interna utbildare, förbättringsteam och verksamhetschef. En summering över varje utbildningsdel finns sammanställt i tabellen nedan. Utbildning Antal tillfällen Omfattning (antal h) Del 1 11 8 Databaskunskaper, Office 365 Del 2 10 4 Insidan, Medarbetarportalen, Heroma, Vår kompetens Del 3 11 8 Händelsevis, avvikelsehantering SafeDoc Del 4 9 4 Sol dokumentation, riktlinjer, lagar och daganteckning Innehåll Utbildare Antal deltagare ehälsocoacherna och biträdande vårdutvecklare (interna) Kommunikatör, biträdande vårdutvecklare (interna) Vårdutvecklare (intern), förbättringsteam (USK) Förbättringsteam (undersköterskor) Andel kvinnor* Andel män* Andel USK Andel SSK/ rehab/ övriga 102 88 % 12 % 85 % 15 % 70 83 % 17 % 86 % 14 % 108 84 % 16 % 86 % 14 % 83 83 % 17 % 100 % 0 % Del 5 10 8 Genomförandeplan i SafeDoc Förbättringsteam (undersköterskor) 91 82 % 18 % 100 % 0 % *uppgift från personnummer Horisontella principer Utbildningarna riktades till samtliga medarbetare som hade fast anställning eller vikariat på vård och Omsorg. Projektet betonade vikten av de 3 horisontella principerna jämställdhet, tillgänglighet, ickediskriminering. Projektets genomförande utformades så att alla skulle få möjlighet att delta, genom att utvärdera varje utbildning för att kunna anpassa till de behov som fanns samt att alla oavsett kön skulle kunna delta. Efter varje utbildning fick deltagarna fylla i en enkät och utbildarna anpassade materialet efter feedback. 7

Jämställdhet Alla medarbetare, oavsett tidigare kunskap inom digitala arbetssätt, fick gå utbildningen och bokades in av administratörerna. Deltagarnas fördelning vad gäller kön redovisas nedan i en tabell. Indelning kvinna respektive man kommer från det personnummer som angavs vid registreringen. Tillgänglighet Del Kvinnor* Män* Totalt (antal) 1 77 10 87 2 50 10 60 3 76 17 93 4 69 14 83 5 75 16 91 *uppgift från personnummer För att skapa tillgänglighet för alla användes en konferenslokal i samma byggnad som verksamheten för utbildning. Till den lokalen fanns hiss, närhet till toaletter och möjlighet att möblera lokalen efter behov. Samtliga utbildare fick information om att bilder/innehåll skulle vara på lätt svenska då många av deltagarna inte hade svenska som modersmål. Språknivån och förståelsen följdes upp med en enkät efter varje utbildning för att kunna anpassa utformning och texter kontinuerligt. Utbildningens innehåll förmedlades muntligt med skriftligt stöd via projekterade powerpointbilder. Dessa bilder fanns att få i pappersform för den som önskade. Utbildningen baserades på praktiska övningar både individuellt och i grupp. Minst två utbildare fanns tillgängliga för att hjälpa de som hade behov och för att svara på frågor. För att varje deltagare skulle kunna arbeta i eget tempo hade alla deltagare tillgång till en egen dator under utbildningen. Efter varje utbildningstillfälle fick deltagarna utvärdera utbildningen genom en enkät. Nedan presenteras de frågor som är relaterade till språket. Enkätfråga i samband med utbildningen: Hur lätt var det att förstå utbildningen? Utb.del mycket lätt lätt lagom svår mycket svår ej svarat 1 22 17 46 9 3 1 2 23 17 21 1 0 0 3 42 31 28 2 0 0 4 40 17 17 0 0 0 5 25 20 30 2 0 0 Totalt (n=413) 152 102 142 14 3 1 Andel % 37% 25% 34% 3% 0,01% Förslag från medarbetare om hur utbildningen ska bli lättare att förstå: Lärare som kan förklara långsamt och tydligt, att få fler instruktioner, att långsamt gå igenom praktiska övningar, att visa riktiga avvikelserapporter, att ha kortare/längre utbildning. Fler önskemål handlade om att rätta de praktiska övningarna och att upprepa övningarna. Enkätfråga i samband med utbildningen: Hur lätt var det att förstå utbildningsmaterialet? 8

Utb.del mycket lätt lätt lagom svår mycket svår ej svarat 1 22 28 39 2 2 4 2 23 22 13 1 0 3 3 40 26 19 0 0 0 4 42 17 15 0 0 0 5 27 23 23 2 0 1 Totalt 154 116 109 5 2 8 Andel % 40% 30% 28% 0% 0,01% Medarbetarna hade följande förslag för hur utbildningsmaterialet kunde bli lättare att förstå: Större och tydligare bilder, förklaringar under word-flikar och tydligare text på bilderna. Samla allt material till en lathund på hemsidan och förenkla materialet. Visa gärna exempel på en bra skriven genomförandeplan. Icke-diskriminering Samtliga medarbetare bokades in på de tre första delarna av utbildningspaketet, vilket gav samtliga lika möjligheter till deltagande. Medarbetarna fick lön för utbildningen och vid heldagsutbildning bokades en ersättare in till våningen. Del 4 och 5 riktades enbart till undersköterskor och inbokningen skedde på samma sätt som tidigare. Eftersom varje utbildning pågick minst 9 tillfällen, det vill säga över 9 veckor beräknades alla kunna delta även om medarbetaren tog ut sin semester på annan tid än sommar. Mål Famnas kompetenscentrum i ehälsa syftar till att skapa ett hållbart arbetsliv med anställningsbarhet för redan anställda, hög kompetens för den idéburna sektorns medarbetare inom vård och omsorg och samtidigt generera de attraktiva arbetsplatser som behövs för att kunna locka till sig framtidens medarbetare. Övergripande mål Stockholms sjukhem Inom ramen för projektet ska 100 personer få 32 timmars utbildning inom de digitala arbetssätt som används i arbetet på vård och omsorg. Resultat: Totalt har 130 personer gått en eller flera av de 5 utbildningarna. Under projektets gång har medarbetare slutat samt börjat som anställda på Vård och Omsorg. Tabellen nedan visar antalet personer och hur många utbildningstimmar som de har fått. Målet nåddes inte. Utbildning antal timmar Antal personer som fått utbildning >32 35 20-31 53 <20 42 Totalt: 130 9

Delmål Stockholms sjukhem I augusti 2018 ska alla medarbetare uppleva Att de har tillräckliga grundläggande databaskunskaper för att använda digitala verktyg i sitt arbete Att de har tillräckliga kunskaper att använda Office 365 Att dokumentera i SafeDoc Att dom vet hur/var dom ska dokumentera i SafeDoc Att dom vet hur och var avvikelser ska dokumenteras I augusti 2018 ska alla dokumentationsansvariga uppleva Att de har tillräckligt med fördjupad kunskap som SafeDoc och dess olika funktioner Känna sig säker i sin roll och veta vilka arbetsuppgifter som ingår i deras ansvar Handlingsplan (delmål) och resultat Nedan presenteras identifierade behov från analysfasen samt tillhörande handlingsplan (blå tabell) och jämförs med de utvärderingsmetoder som valts för respektive behov. I slutenkäten har medarbetarna har fått skatta (4 steg) sina kunskaper mellan instämmer helt och hållet till instämmer inte alls. Slutenkäten delades ut till alla undersköterskor efter avslutat projekt. 62 personer av 100 valde att svara på slutenkäten. 2. Jag är van och har tillräckliga kunskaper för att använda dator i mitt arbete 35 30 25 20 15 10 5 0 Bilden visar identifierade behov efter analysfas samt den handlingsplan som skapades. Efter avslutat projekt uppger 50 % att de instämmer helt och hållet och 43,5% instämmer till stor del. 10

3. Jag är van och har tillräckliga kunskaper om hur jag använder min mail 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Bilden visar identifierade behov efter analysfas samt den handlingsplan som skapades. Efter avslutat projekt uppger 76 % att de instämmer helt och hållet och 21 % att de instämmer till stor del. Endast 3 % svarar att de instämmer till viss del. En objektiv utvärdering av email-användningen (när medarbetaren senast hade loggat in på sitt email-konto) utfördes efter avslutad utbildning i email våren 2018. Resultatet visade att 65 personer hade loggat in i sin mail senaste veckan. 21 personer hade loggat in för mellan 8-21 dagar sedan och > 29 personer hade loggat in för mer än 21 dagar sedan. Utvärderingen påverkades av att flera av adresserna inte var korrekta. 4."Jag har tillräckliga kunskaper i SafeDoc för att utföra mitt arbete." 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Bilden visar identifierade behov efter analysfas samt den handlingsplan som skapades. Efter avslutat projekt uppgav 68 % att de instämmer helt och hållet, 29 % att de instämmer till stor del 3 % att de instämmer till viss del. 11

5. Jag vet hur och var jag ska dokumentera i journalsystemet SafeDoc 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Bilden visar identifierade behov efter analysfas samt den handlingsplan som skapades. Efter avslutat projekt svarade 76 % att de instämmer helt och hållet, 23 % instämmer till stor del och 0,2 % instämmer till viss del. Avvikelsehantering Bilden visar identifierade behov efter analysfas samt den handlingsplan som skapades. Analysen visade att Medarbetare upplever problem med avvikelsehantering i de båda systemen (SafeDoc och Händelsevis). Utbildningen i avvikelsehantering pågick under perioden oktober-december 2017 och leddes av intern utbildare, vårdutvecklare Ulrika Jakobsson (Händelsevis) och av förbättringsteamet (SafeDoc). 12

Utvärderingen av avvikelsehanteringen i SafeDoc visade att under perioden okt 2016 september 2017 (period om 12 månader) skrevs i snitt 32,3 avvikelser/månad i SafeDoc. Under perioden oktober 2017-maj 2018 (9 månader) skrevs i snitt 42,1 avvikelser/månad i SafeDoc. Diagram över antal avvikelser för perioden oktober 2017-juni 2018. Utvärderingen av avvikelsehanteringen i Händelsevis utvärderas tillsammans med Ulrika Jakobsson vårdutvecklare och intern utbildare (del 3). Före utbildningen, under perioden feb 2017-sept 2017 (8 månader) skrevs i genomsnitt 1,75 avvikelser/månad. Under perioden okt 2017- mars 2018 (6 månader) skrevs i genomsnitt 4,3 avvikelser/månad. Diagram över antal rapporterade arbetsmiljöavvikelser från januari 2017 till mars 2018. 13

Journalgranskning Förbättringsteamet och ehälsocoacherna genomförde en journalgranskning enligt Granskningsmall för SoL, Boende -genomförandeplan 2017. (se bilaga). Varje genomförandeplan granskades på 15 punkter varav 6 frågor var viktade och ansågs vara extra betydelsefulla. Poängsättningen var enligt följande: 2p= finns helt, 1p= finns delvis 0p=saknas. Viktade frågor 4p=finns helt, 2p=finns delvis, 0p=saknas. Maxpoängen var 42 och för att bli godkänd enligt mallen ska 97 % vara uppnått, ca 40p. Journalerna valdes slumpmässigt ut genom lottning (nummer 1-9). I februari granskades 2 journaler/grupp och i juli 1 journal/grupp. Journalgranskningen i februari syftade till att identifiera aktuella brister för att kunna betona dessa i utbildningen i genomförandeplan (del 5). Själva utbildningen anpassades så att deltagarna skulle kunna uppdatera sina genomförandeplaner under utbildningstid. Granskningen efter avslutad utbildning (juli) syftade till att utvärdera utbildningens effekt på SoL-dokumentationen vad gäller kvalitet. Resultat av granskning: februari 2018 (före) juli 2018 (efter) antal granskade GP 21 st 11 st genomsnittspoäng (samt lägsta högsta) 28,7 (6/36) (4 st lägre än 20p) 24,5 (0/37) (3 st lägre än 20p) 11 st högre än 30p 3 st högre än 30p Resultatet av SoL-granskningen visade att det genomsnittliga poängen minskade före jämfört med efter utbildning i genomförandeplan. En trolig förklaring till resultaten är att det var olika personer som granskade journalerna vid de två olika tillfällena. Det kan även vara så att de förändringar som utbildningen förväntades ha effekt på har latens och visar sig först i oktober då samtliga kontaktpersoner ska uppdatera genomförandeplanerna. 14

Dokumentationsombud Utbildning av dokumentationsombud Bakgrund: Vård och Omsorg har en medarbetare per personalgrupp som är utsedd att vara dokumentationsombud (DO). Totalt finns 11 DO i verksamheten. Vid analysfasen framkom det att DO upplevde att de inte hade tillräckliga kunskaper om SafeDoc och dess olika funktioner för att kunna vara ett stöd åt medarbetare. Det framkom även att DO upplevde att deras roll var otydlig då de inte visste vilka arbetsuppgifter som förväntades av dom. (se handlingsplan, Bilaga X) Mål: I augusti 2018 ska alla dokumentationsansvariga uppleva att de har tillräckligt med fördjupad kunskap som SafeDoc och dess olika funktioner. I augusti 2018 ska alla dokumentationsansvariga känna sig säker i sin roll och veta vilka arbetsuppgifter som ingår i deras ansvar. 15

Parallellt med utbildningarna i digitala arbetssätt gick de 11 dokumentationsombuden en utbildning i språk samt en utbildning där rollbeskrivning och arbetssätt togs fram i samråd med enhetschefer och verksamhetschef. Språkutbildningen leddes av en extern utbildare och rollbeskrivning togs fram tillsammans med ehälsocoach. Språkutbildningen bestod av 4 träffar med hemuppgifter (webb-baserade) till varje kurstillfälle. Utbildningen innehöll delar som tala/lyssna/förstå, läsa/skriva, telefonsamtal, handlingsplan. Efter avslutad kurs blev deltagaren diplomerad under förutsättning att hen varit närvarande på samtliga klassträffar, gått igenom samtliga webbdelar, fullgjort uppdragen och fått dem bestyrkt av chef och utbildare. Språkutbildningen innehöll bland annat kunskap om vad som förväntas i rollen som språkombud, verktyg för att stötta dina kollegor med språkutveckling, praktisk kunskap om hur olika dokument kan förenklas och göras tydligare. 16

Arbetssätt Informera, förankra och skapa förutsättningar för delaktighet. Ett av projektets arbetssätt har från start till avslut fokuserat på att skapa delaktighet hos alla medarbetare. Vi projektets start fick alla undersköterskor på Vård och Omsorg fylla i en självskattningsenkät. Enkäten distribuerades vid projektets start av dokumentationsombuden och av ehälsocoacherna som delade ut enkäten till respektive arbetsgrupp och som satt med när de fyllde i för att kunna svara på frågor. Nattpersonal fick enkäten av ehälsocoach vid arbetspassets start och enkäten samlades in morgonen därpå av densamma. Enkätens resultat sammanställdes av ehälsocoacherna och alla medarbetare bjöds in till en workshop där resultatet av enkäten diskuterades för att identifiera viktiga områden. Resultaten från enkäten samt workshopen sammanställdes av ehälsocoach och presenterades för ledningsgruppen som tillsammans tog fram en handlingsplan. Självskattningsenkäten bestod av frågor där medarbetaren skattade sina kunskaper kring de digitala arbetsverktyg som används i verksamheten. Samma enkät användes i projektets slut för att utvärdera effekten av aktiviteterna. Slutenkäten distribuerades av förbättringsteamet i samband med information och förankringsarbete på APT samt med hjälp av enhetschefer. Handlingsplanen bestod av ett utbildningspaket i 5 delar som skulle täcka in det som medarbetarna kände sig osäkra på. Utbildningarna skapades internt tillsammans med personer inom Stockholms sjukhem. Dessa personer hade roller som IT-chef, vårdutvecklare, förbättringsteam, samt enhetschefer och verksamhetschef. Vid projektets start pågick en språksatsning där medarbetare som inte hade svenska som modersmål och som presterat mindre bra på ett språktest fick utbildning på arbetstid. Detta projekt har uppmärksammat behovet av utbildningar på lätt svenska med ett pedagogiskt och lärande upplägg. Utbildningarna innehöll därför många praktiska uppgifter. Interna utbildare Interna utbildare användes under projektets 5 olika för att främja förbättringsarbete och koncernövergripande arbetssätt. Förbättringsteam Ett förbättringsteam som bestod av 4 undersköterskor från Vård och Omsorg arbetade under handledning av ehälsocoacherna under projektets gång. Bakgrund: Det upplevs av ledningsgruppen att dokumentering av SoL journal är bristfällig samt att den inte följer de rutiner som finns beskrivna för Stockholms sjukhem. I självskattningsenkäten i analysfasen fick omvårdnadspersonal skatta sig själva om dom tyckte dom hade tillräckliga kunskaper i journalsystemet SafeDoc samt om dom var, vad och hur dom ska dokumentera i journalsystemet. 46 medarbetare svarade att dom inte vet hur, var och vad dom ska dokumentera i journalsystemet SafeDoc. 51 medarbetare upplever att dom inte har tillräckliga kunskaper i journalsystemet SafeDoc. 17

I analysfasen genomfördes workshop, där medarbetare fick diskutera vad som kunde tänkas vara möjliga orsaker till det resultat i självskattningsenkäten. Förändringsteamet gick tillsammans med ehälsocoacherna igenom dessa kommentarer och kategoriserade dessa för att få en nutidsanalys. Teamet valde att arbeta vidare med kategorierna SafeDoc och Rutiner Kategori för kunskap blev underlag för ehälsocoacherna vid planering av utbildningar. Kategori Tillgänglighet lyftes till ledningsgruppen inom Vård och omsorg av ehälsococher. (se Bild nedan) Bild över analysfasen. Förbättringsteamet valde att testa handbok för SOL dokumentation som förändring, och som utvärderingsmetod självskattningsenkät (aug 2018) och journalgranskning. Handboken skapades tillsammans med biträdande vårdutvecklare och godkändes av enhetschefer hösten 2017. Förbättringsteamet gick en extern utbildning i SOL-dokumentation under hösten 2017 för att kunna ta fram utbildningsmaterial för del 4 och 5, de delar som innehöll SOL-dokumentation. Under handledning av ehälsocoach och med utgångspunkt från den SOL-handbok som förbättringsteamet hade gjort, skapades utbildningsinnehåll för del 4 och 5, utbildningar som förbättringsteamet även undervisade i. Vid en utvärdering tillsammans med teamet berättade de att projektet hade bidragit till att de vuxit som personer och blivit mer stolta över sitt yrke. Följande citat är från teamet: Det här trodde jag aldrig att jag skulle våga, Jag är ju lärare nu och Jag som aldrig tidigare har vågar tala inför folk håller helt plötsligt utbildningar! 18

Förbättringsteamet spred information kring deras projekt genom att bjuda in sig på APT under våren 2018 för att berätta om SOL-handboken och om det arbete som de hade gjort i samband med utbildningarna. Syftet var att alla medarbetare skulle ha kännedom om handboken samt att inspirera andra medarbetare till att arbeta i förbättringsteam framöver. Kommunikation och spridning Förankring och spridning av projektet har skett via styrgrupp (verksamhetschef, IT-chef, ehälsocoacherna), koncernledning på Stockholms sjukhem (där övriga verksamheter ingår) genom och ledningsgruppen på Vård och Omsorg. Regelbundna utbildningar gjorde projektet känt i verksamheten (VoO) och något som det pratades om varje vecka. En person från varje grupp bokades in (i den mån det gick) vilket innebar att det alltid var någon från varje grupp på utbildning varje onsdag. Styrgruppsrepresentant, verksamhetschef. Nära dialog med enhetschefer. Enhetscheferna upplevde dock att de inte fick regelbunden återkoppling efter varje utbildningsdel. 19

Uppföljning och utvärdering Sammanfattande intryck av utbildningen Deltagarna fick efter genomförd utbildning svara på en kort enkät kring utbildningens innehåll och upplägg. De flesta deltagarna upplevde utbildningen som bra, tydligt beskrivet hur man går tillväga i de olika delarna och att kursupplägget var bra. Det var bra att det fanns möjlighet att öva på egen dator samt få hjälp vid övning. De deltagare som har bra kunskaper inom databaskunskaper och Office 365 tyckte det var bra att få repetera för att fräscha upp sina kunskaper. Deltagarna tyckte överlag att kursupplägget var bra, att utbildningen var mycket lärorik samt att utbildarna förklarade tydligt, och att tempot var lugnt och sakligt. Flera beskriver utbildningen som användbar och skriver att grupparbete och de praktiska övningarna var extra bra. Anpassa utbildningarna. Deltagarna ombads komma med förslag på hur utbildningen skulle kunna göras bättre. Deltagarna har föreslagit att utbildningen skulle vara kortare dagar och i mindre grupper samt att dela upp utbildningen efter olika professioner. Vissa upplevde att det var mycket information som skulle in, man kände sig trött och upplevde dagen som korvstoppning. Det fanns flera önskemål om att Excel skulle ingå, dock är det inte något som de flesta använder i sitt dagliga arbete. Några önskade mer tid för att öva och mer tid för frågor och att utbildningen skulle innehålla fler filmer istället för bara prat. Det fanns önskemål om att ha med sjuksköterskor i alla grupper, att inkludera timanställda i utbildningssatsningen och att ha bättre datorer. Tålmodiga, pedagogiska lärare som förklarade så att man förstod. Deltagarna fick även föra fram övriga tankar och kommentarer om instruktörerna, lokalerna eller kursupplägget. Många av deltagarna lärarna har av flera uppfattats som både pålästa och trevliga. Bra stämning och lätt att fråga. Lärorik dag Några önskade lokaler där fönster går att öppnas eller där det finns bättre ventilation, andra upplevde lokalen som kall. En person tipsade om att möblera lokalen annorlunda så att deltagarna inte behövde sitta och vrida på nacken för att se bilderna på projektorn. En önskade att det fanns planerade raster i schemat för dagen. Bra med en pedagogisk kurs som var lärorik och mycket användbar. Bra att deltagarna fick tid till att genomföra uppgifterna. Bra med praktiska övningar och diskussioner. Mer diskussioner både i helgrupp och mindre grupper. 20

Resultat av FAMNAS utvärderingsfrågor (62 svarande) 6. Har du ökat din kunskap om digitala arbetssätt (datorer, journalsystem, appar, mm) efter att du deltagit i projektets utbildningar? 40 35 30 25 20 15 10 5 0 instämmer helt och hållet instämmer till stor del instämmer till viss del instämmer inte alls vet ej 7. Har utbildningarna varit anpassade på ett bra sätt för dig? (språknivå, tempo, bilder, lärare osv) 40 35 30 25 20 15 10 5 0 instämmer helt och hållet instämmer till stor del instämmer till viss del instämmer inte alls vet ej 8. Har du ökat din förståelse för vad digital teknik kan bidra med inom vård och omsorg? 35 30 25 20 15 10 5 0 instämmer helt och hållet instämmer till stor del instämmer till viss del instämmer inte alls vet ej 21

Utvärdering från nyckelpersoner i projektet Tre utvärderingsfrågor skickades till interna utbildare, enhetschefer, administratörer, enhetschef, ITchef samt förbättringsteam efter avslutat projekt. Nedan har svaren sammanställts och sammanfattats från fråga 1 och 2. Fråga 3 redovisas under sista kapitlet. 1. Vad har varit bra med utbildningsprojektet? Engagerade e-hälsocoacher. E-häloscoacherna har varit engagerade och drivande, ibland trollat med knäna för att få utbildningarna att gå ihop, få fram utbildningsdatorer och engagera kursdeltagarna i långa utbildningspass med relativt komplicerat innehåll. Drivande kursledare tror jag är en framgångsfaktor även för kommande projekt. Viktigt syfte IT blir alltmer en integrerad del av våra verksamhetsprocesser och för att kunna ta del av och bidra till vår verksamhet krävs en allt högre IT-kompetens för alla medarbetare. E - hälsoprojektet är ett initiativ som ligger i linje med detta och ger många medarbetare en chans till kompetensutveckling. Tillgång till datorer. En positiv aspekt med utbildningarna har varit att nästan alla kursdeltagare har haft tillgång till datorer. En bra IT-kurs tror jag kräver att man får testa själv så mycket som möjligt. Alla får samma grund genom utbildning för att kunna arbeta med datorer. Engagerade medarbetare. Delaktiga medarbetare och coacher. Ett förbättringsteam där medarbetare har vuxit. Medarbetarna bjöds in till workshop innan utbildningen startade. Nya lärdomar. Personer som inte tidigare hade undervisat tog chansen att göra och leda utbildningar. Identifiering av svårigheter. Att vi har fått veta vilka svårigheter våra undersköterskor hade när det gällde journalsystemet och olika program som vi använder. Skapade förutsättningar. Projektet har skapat goda förutsättningar för att personalen, som har krav från lagar och förordningar på sin dokumentation, ska klara av sitt arbete. 2. Vad har varit mindre bra med utbildningsprojektet? Urvalet av kursdeltagare. Många gånger var det svårt att hålla ett balanserat tempo i kursen. Vissa deltagare klarade uppgifterna på nolltid samtidigt som andra behövde mycket individuell hjälp för att kunna ta sig framåt. Under kurserna fanns medarbetare som jobbat i decennier och andra som bara varit här några månader. Vad gäller IT- förkunskap så hade vissa varit bekanta med datorer sedan barnsben medan andra aldrig ägt en persondator. Behoven såg för olika ut. Praktisk tillämpning i vardagen. Många av de funktioner som jag förväntades utbilda i låg inte i linje med de arbetssätt som vi faktiskt har i verksamheten. Exempelvis visade det sig att näst intill ingen av kursdeltagarna haft behov av eller förväntats att boka ett möte eller lokal i 22

Outlook. Det visade sig också att många enheter hade olika arbetssätt och rutiner rörande exempelvis hur ledighet och annan frånvaro ska administreras, hur medarbetarsamtal genomförs och dokumenteras m.m. För mycket på en gång under för lång tid. Kursdagarna har varit långa med mycket relativt komplicerat innehåll. Det har varit svårt att hålla motivation och energinivån på tillräckligt hög nivå vilket har resulterat i att det ibland upplevts som korvstoppning. Det här kan ju också bero på min förmåga/oförmåga att vara en engagerande lärare. Att jaga timmar. Det krävdes vikarier för att deltagarna skulle kunna gå på heldagsutbildningar vilket det inte utgick ersättning för. Utbildning kostar både tid och pengar. Teknik som inte fungerade. Vid flera tillfällen fungerade inte de datorer som projektet fick använda för utbildningen vilket försvårade för utbildarna samt försämrade kvaliteten på utbildningen. Detta irriterade deltagarna. Vid en satsning i ehälsa skulle det se bra ut om det fanns teknik som var väl fungerande för att stimulera till mer användning. Svagt intresse. Administrativ personal och ehälsocoach lade ner mycket jobb för att boka in personal på utbildningarna, hitta vikarier samt justera vid sjukdom. Många som var bokade dök inte upp på planerade utbildningar vilket skapade ännu mer arbete. Kvalitativa resultat: (Fritext från slutenkäten) Det har givit mig enormt mycket att delta, jag ser fram emot flera uppgifter. Det är väldigt lågt tempo för mig som är uppvuxen med och verkligen kan datorer. Det blir mycket dötid, men jag förstår att andra inte har lika lätt. Hoppas att det kommer snabbt till användning för att minnas de nya kunskaperna bättre. Jag som aldrig tidigare har velat stå framför folk och prata håller helt plötsligt utbildningar! Det här trodde jag aldrig att jag skulle våga! Jag är ju lärare nu! 23

Användande av resultat Det förbättringsteam som har arbetat i projektet har i samband med projektets slutfas fått ett nytt uppdrag från ledningsgruppen på Vård och Omsorg. Uppdraget innebär att teamet ska skapa en utbildning (en sammanfattning av del 1-5) som regelbundet ska ges för ny personal och för att friska upp kunskaper hos personalen. Rollen som ehälsocoach kommer inte att vara kvar efter projektets gång. En enhetschef har lyft idén om att använda interna utbildare och andra och eller nya förbättringsteam även framöver inom andra utbildningsområden. 24

Kommentarer och tips Nedanstående tips kommer från samlade erfarenheter från nyckelpersoner som har arbetat i projektet och som kan vara användbara för framtida projekt inom Vård och Omsorg eller på koncernnivå. Miljöpolicy. Värna om miljön och inte printa material i förväg som ska delas ut till deltagarna. Det var viktigt att kunna uppdatera och förbättra material/innehåll/layout allt eftersom utbildningen pågick och feedback kom in.. Chefer som visar vägen. Inkludera chefer/enhetschefer för att arbeta med förändringsarbete av kultur och beteendeförändring hos medarbetarna. Cheferna skulle kunna delta på utbildningar (för att visa att detta är viktigt för alla) samt medverka för att vidmakthålla nya kunskaper. Exempelvis genom att följa upp information skickad via mail. f Inspirera yrkesgruppen. Interna utbildare har varit både värdefullt för verksamheten samt för deltagarna. Det är vanligt förekommande inom vården att externa företag ger utbildningar eller att t.ex. en sjuksköterska undervisar undersköterskor. Använd förslagsvis en självskattning för att kunna anpassa utbildningarna efter kunskapsnivå. Att använda undersköterskor som undervisar sina kollegor (undersköterskor) skulle kunna vara ett verktyg för att inspirera om utvecklingsvägar. System som är lätta att använda. Det har blivit tydligt under utbildningarna att många av deltagarna upplever ett stort avstånd till stationära datorer eller laptops. Däremot har många an privat smartphone med appar och dylikt som de använder privat. Att köpa in digitala arbetsverktyg till appar/smartphones/ipads istället skulle kunna vara ett sätt att undvika det problemet i framtiden. Bygg kurser med urval baserat på kompetens, anställningstid och befattning. För att få mer effekt av den här typen av utbildningar bör urvalet av deltagare baseras på en bedömning av individens förkunskaper, hur länge denne har varit anställd och vilka IT-verktyg som personen förväntas använda i sin befattning. Kortare utbildningar kontinuerligt. Genom att ha regelbundna och kortare utbildningstillfällen rörande de väsentligaste IT-verktygen för olika befattningar så finns en större flexibilitet för verksamheten att skicka medarbetare på relevanta kurser. Olika utbildningsformer. För individer som nästan aldrig använder en dator är Officepaketet, Outlook med e-post och mötesbokningar, Heroma m.m. mycket svårt att lära sig och kräver långa utbildningsinsatser kombinerat med ett kontinuerligt arbete med systemen i vardagen. För individer med hög datorvana skulle en utbildningsfilm eller kortare webkurs vara tillräcklig. Genom att differentiera och skapa olika typer av kurser kan vi lägga större insatser på dom som behöver det bäst Bygg kurser med urval baserat på kompetens, anställningstid och befattning. För att få mer effekt av den här typen av utbildningar bör urvalet av deltagare baseras på en bedömning av 25

individens förkunskaper, hur länge denne har varit anställd och vilka IT-verktyg som personen förväntas använda i sin befattning. Kortare utbildningar kontinuerligt. Genom att ha regelbundna och kortare utbildningstillfällen rörande de väsentligaste IT-verktygen för olika befattningar så finns en större flexibilitet för verksamheten att skicka medarbetare på relevanta kurser. Uppfräschningsutbildning. En kort utbildning med syfte att regelbundet fräscha upp kunskaperna för att hålla dessa vid liv samt vid nyanställningar. Ersättning för personal. Stora kostnader vad gäller personal vid heldagsutbildningar. Förtydliga att utbildning inom verksamheten är obligatorisk. Utbildningen var skapad efter medarbetarnas behov och flera aktiviteter genomfördes för att informera om projektets syfte samt för att skapa delaktighet. Ett förslag är att medarbetarna får eget ansvar för att själva boka in sig. Heldagsutbildningar. Bättre personalmässigt. Uppföljningar. Att efter varje utbildningsdel ha uppföljningar tillsammans med utbildningsdeltagarna. Uppdatering. En kort utbildning som syftar till att återkoppla innehållet och fräscha upp kunskaperna på regelbunden basis för att inkludera ny personal eller timanställda. Under utbildningarna var ett stort antal deltagare frånvarande trots att utbildning skedde på arbetstid. En snabb återkoppling och eventuella åtgärder för frånvaro från chefens sida är eventuellt nödvändigt. Synkronisera information om uppdateringar av journalsystem för att undvika at det sker under utbildning samt för information till dokumentationsombud. 26