Bilaga 5. Sekundärutbildningsplanering v 2

Transkript

1 Bilaga 5. Sekundärutbildningsplanering v 2 Sekundärutbildningsplanen är ett viktigt dokument, som styr den viktiga slutanvändarutbildningen i varje kommun. De har varit obligatoriskt att lämna in en sådan plan. För projekt ett centralt är den en förutsättning för utbetalning av stödmedel och är en viktig del av målbeskrivningen till Energimyndigheten. Denna bilaga är omfattande för att visa vikten av dokumentet. Bilagan består av olika delar: 1. Ett dispositionsförslag för kommunens sekundärutbildningsplan (utskickad) 2. En instruktion för att underlätta konstruktionen av en utbildningsplan. (atttänka-på) 3. Exempel från en kommuns sekundärutbildningsplan. Vi har valt exempel från Falun och Rättvik och även Borlänge som har en annan variant av slutanvändarutbildning (genom sin totala plattformsutbildning; Web-möte Lync) Alla kommuner har lämnat in sina utbildningsplaner. Alla planer finns lagrade hos den centrala projektledningen.

2 XXX kommun IT-enheten Yyy Mall SEKUNDÄRUTBILDNINGSPLANEN FÖR XXX kommun: Vi har kommit igång med Sekundärutbildningen i XXX-kommun. Ansvarig på ITenheten hos oss är yyy. Vi har??? antal mötesagenter. Rubriker (förslag, mycket hämtat från Att-tänka-på-4 ) 1. Utbildningsplan: Hur många i varje grupp? Vilka? Olika många beroende på målgrupp. Hur många tänker ni utbilda i varje fas?! 2. Utbildningens innehåll och längd (halvdag/heldag, en eller två gånger.uppföljning med web-möte). Titta igenom materialet på guldtanden (USB-minnet). Vad behöver tas med i det egna utbildningsmaterialet? Komplettera med bokning, support, kontaktpersoner, tips från andra etc. 3. Utbildningens form: Vilka skall undervisa vilka grupper? En eller två lärare per grupp? Demonstrationer, laborationer, genomgångar, uppföljningsomgång, uppgifter etc. Plocka ihop ett utbildningsprogram och materialet ni vill använda (ett original! Se dock vidare punkt 8 och 9!) 4. Hur drar vi igång kampanjen? Intranet? ÖPPET HUS? Besöka ledningsgrupper? 5. Schemaläggning: Boka tider, boka lokaler, beställ fika etc. Dag som ovan Ansvarig uppgiftslämnare yyyy Kerstin och Jan, som behöver den för slutrapportskrivning till ENERGIMYNDIGHETEN (senast 14 november!).

3 Projektet: Vi Möts Resfritt Kerstin Angberg-Morgården, Jan E Fors ver.4 Att-tänka på-lista inför utbildning av kolleger i hemmakommunen (sekundärutbildning). Tips för IT och agenter. Här följer ett litet kokboksrecept, för att möjligen underlätta för er, då ni nu kör igång slutanvändarutbildningen (sekundärutbildningen). I övrigt hänvisar vi till utbildningsmaterialet, Guldtanden (och kompletterar lathundar och handhavande för produkten Global Meet ; en del av er är utbildade i Webbex (kurs 1-8). Det fungerar ungefär på lika ätt men titta igenom och öva! Ladda ned klienten Global Meet om ni inte gjort det. Se lathunden!) Lycka till! 1. Samla Agentnätverket i den egna kommunen. Detta ansvarar IT för. 2. Diskutera tillsammans fram olika målgrupper (olika förvaltningar, yrkesgrupper etc) och antal i olika målgrupper. 3. Utbildningsplan: Hur många i varje grupp? Vilka? Olika många beroende på målgrupp. Hur många tänker ni utbilda i varje fas?! 4. Utbildningens innehåll och längd (halvdag/heldag, en eller två gånger.uppföljning med web-möte). Titta igenom materialet på guldtanden (USB-minnet). Vad behöver tas med i det egna utbildningsmaterialet? Komplettera med bokning, support, kontaktpersoner, tips från andra etc. 5. Utbildningens form: Vilka skall undervisa vilka grupper? En eller två lärare per grupp? Demonstrationer, laborationer, genomgångar, uppföljningsomgång, uppgifter etc. Plocka ihop ett utbildningsprogram och materialet ni vill använda (ett original! Se dock vidare punkt 8 och 9!) 6. Förbered er på en del frågor som automatiskt kommer upp såsom: a. När skall man ha web- eller videomöten (fysiska möten, telefonmöten)? b. Vad kostar det? c. Hur tankar jag ner klienten för web-möten.(global Meet) d. Hur bokar man? e. Support f. Vem tar man kontakt med om.. 7. Titta igenom lathundarna (bifogas). Komplettera filerna med lokala lathundar. Lägg ut en del lathundar och nödvändiga instruktioner i videolokalerna. 8. Hur drar vi igång kampanjen? Intranet? ÖPPET HUS? Besöka ledningsgrupper?

4 9. Schemaläggning: Boka tider, boka lokaler, beställ fika etc. 10. Skriv inbjudningsbrev till deltagarna. 11. Skriv SEKUNDÄRUTBILDNINGSPLANEN: Ska innefatta punkterna 3, 4, 5 och 8 enligt ovan till Kerstin och Jan, som behöver den för slutrapportskrivning till ENERGIMYNDIGHETEN (senast 14 november!). 12. Agenterna förbereder sig, IT kollar det praktiska. 13. Gör klart utbildningsmaterialet. Kolla support och lathundar en sista gång. 14. Go for it! Pricka av deltagarna! 15. Snabb utvärdering efter första omgången. Gör eventuella förändringar i utbildningsmaterialet! 16. Stötta kursdeltagarna så att de virtuella mötena kommer igång, så fort om möjligt!

5 Falu kommun IT-kontoret Chef IT-tillämpning Sekundärutbildningsplan för Falu kommun Vi har kommit igång med Sekundärutbildningen i Falu kommun. Ansvarig på ITkontoret är Eva Österlund. Falu kommun har 18 mötesagenter. 1. Utbildningsplan: I Falu kommun skall vi utbilda 360 personer. Vi har valt att göra det i 5 omgångar. a. Omgång 1: 26 november - 19 december: Omv/Soc/SBK/STK, 20 personer 2 kurser á 10 personer b. Omgång 2: Fördelat övriga förvaltningar, 12 januari- 28 februari: 60 personer 6 kurser á 10 personer c. Omgång 3: Fördelat övriga förvaltningar, mars - juni 120 personer 12 kurser á 10 personer d. Omgång 4: Fördelat övriga förvaltningar, aug - okt 80 personer 8 kurser á 10 personer + 10 st politiker. e. Omgång 5: Fördelat övriga förvaltningar nov dec 80 personer 8 kurser á 10 personer Sammanlagt 340 personer fördelat på 36 kurser inkl förtroendevalda 2. Utbildningens innehåll och längd Vi kommer att hålla halvdagsutbildning för alla. Uppföljning efter behov (vi har valt ut material från guldtanden och kompletterat med eget). Vi har också lagt in rutinerna om bokning kostnader mm. 3. Utbildningens form:

6 Vi har lagt upp programmet för omgångar enligt följande: a. Berätta om projektet och möjligheterna b. Lite om olika mötesformer; fysiskt, video, web, telefon och olika krav hur! c. Demonstration videomöte d. Frågor video e. Demonstration WEB-möte f. Laboration hur man tankar klienten g. Diskussion h. Praktiska frågor, utrustning, support bokning, priser, etc Sista omgången d är demonstrationer för politiken och utröna intresse för särskild kurs. I omgång d samlar vi också upp de, som behöver mer och kompletterande stöd. Ibland kanske på individuell nivå. Vi kommer att använda mötesagenter på så sätt att kännedom om förvaltningen är ett plus. Vi kommer att vara två, åtminstone i början. Alla kommer att få kursmaterial 4. Hur drar vi igång kampanjen? Intranät Vi kommer att lägga ut lathundar och utbildningsmaterial på Insidan och en länk till undervisningsfilmen. På Insidan berättar vi kort om projektet och lägger ut praktiska anvisningar om bokning, support, ansvarig kontaktperson mötesagenter mm. Besöka ledningsgrupper: Vi kommer att besöka ledningsgruppen på de olika förvaltningarna (ansvarig + någon mötesagent). Övrigt: Vi kommer att göra reportage i Falu kommuns Personaltidning. 5. Schemaläggning av kurser mm: Boka tider, boka lokaler, beställ fika etc. Ansvarig på IT-kontoret sköter detta. 6. Övrigt Vi på IT-kontoret kommer att vidta administrativa och praktiska rutiner. Vi kommer också låta den ansvarige (mha mötesagenter om det passar) göra besök på förvaltningarna för att diskutera olika mötesformer och ge Goda exempel.

7 Rättviks Kommun IT-enheten Telesamordnare Anna-Karin Hansjons SEKUNDÄRUTBILDNINGSPLANEN för Rättviks kommun: Vi har kommit igång med Sekundärutbildningen i Rättviks Kommun. Ansvarig på IT-enheten hos oss är Anna-Karin Hansjons. Vi har 5 mötesagenter. I kommunen skall vi utbilda 80 antal personer, vilket vi har valt att göra vid 8 tillfällen till att börja med. Bakgrund: I Rättvik installerade vi tidigt hösten 2013 en videoutrustning och i samband med detta bjöd vi in alla kommunens anställda till ett öppet hus, där en av stationerna var att se hur ett videomöte går till. Under våren 2014 har vi informerat om att utrustningen finns bla i det nyhetsbrev som IT-enheten producerar, detta distribueras på kommunens intranät sam i pappersform ut till alla kommunens enheter. Vi har under 2014 också informerat om möjligheterna med videokonferenser vi de besök som kommunens IT-chef och Telesamordnare gör ca var 14 dag ute hos olika enheter Besök av IT, vilket bla resulterat i flera genomgångar. Planen för vår del vara att kunna informera om alla olika mötesformer (telefonmöte, webbmöte och videomöte) vid en och samma utbildning dock föll den tanken då Telia bytte leverantör gällande webbmötena. Nu tar vi nya tag och har en rad inplanerade utbildningar. 6. Utbildningsplan: Vi har valt att informera intern och där också a) 19 november 2014, Samhällsbyggnadsförvaltningen, 8 personer. b) 24 november 2014, Samhällsbyggnadsförvaltningen, 2 personer. c) 27 november 2014, Samhällsbyggnadsförvaltningen, 2 personer. d) 2 december 2014, Inbjudan ute till alla kommunens anställda. e) 16 december 2014, Inbjudan ute till alla kommunens anställda.

8 f) 14 januari 2015, Inbjudan ute till alla kommunens anställda. g) 4 februari 2015, Inbjudan ute till alla kommunens anställda. h) 25 februari 2015, Inbjudan ute till alla kommunens anställda. 7. Utbildningens innehåll och längd Utbildningen som är planerad till en halvdag kommer att innehålla bakgrundsinformation samt en teoretisk del som avslutas med att man själv får prova att ringa upp ett eller flera videosamtal. Vi kommer också att gå igenom hur man bokar ett videomöte samt vart man vänder sig för support mm. 8. Utbildningens form: De första 3 utbildningarna hålls av en av kommunens mötesagenter i ett samarbete med Leksands kommun. Som stöd finns Stefan Westlund som är både mötesagent och IT-tekniker samt Telesamordnare och mötesagent Anna-Karin Hansjons Alla kommer att få ett kursmaterial både elektroniskt och i pappersform. 9. Inbjudan: Vi har bjudit in till utbildningarna via kommunens intranät. Inbjudan mailas också ut till enhetschefer med önskemål om att de tar upp frågan i sina grupper och utser någon eller några som deltar på utbildningen. I inbjudan presenterar vi också flera goda exempel på användningen av alternativa mötesformer. De besök som beskrivits ovan fortsätter vi med och informerar ytterligare. 10. Telesamordnare Anna-Karin Hansjons tillika mötesagent sköter bokning av lokaler, fika mm. Rättvik Anna-Karin Hansjons

9 Borlänge kommun IT-enheten IT-chef Eva Bjurling SEKUNDÄRUTBILDNINGSPLANEN FÖR Borlänge kommun: I samband med plattformsbyte i Borlänge kommun genomförs slutanvändarutbildning i Outlook och lync. Utbildningsplan: 12 st utbildningstillfällen med 52 platser har genomförts. I snitt har det varit ca 30 deltagare på respektive utbildning det ger ca 1400 utbildade slutanvändare. Utbildningens innehåll och längd Varje utbildningstillfälle är 90 minuter. Utbildningen filmas och kapitelindelas och publiceras sedan på intranätet för att slutanvändarna ska kunna gå tillbaka och repetera och fördjupa sig i utbildningen. Utbildningens form: Utbildningen har genomförts i storsal. Intranät Utbildningen filmas och kapiteindelas och ligger på intranätet. Nyheter kommer att publiceras på intranätet för att pusha för användandet av resfria möten Schemaläggning av kurser mm: Utbildningen redan genomförd. Dag som ovan Ansvarig uppgiftslämnare Eva Bjurling