Sammanträdesprotokoll 1 (17) Plats och tid Beslutande ledamöter Övriga närvarande Sammanträdesrum Kongsvinger, Ö:a Esplanaden 5, Arvika, kl. 08.00 10.30 Lars-Ove Jansson, ordförande Peter Joensuu, vice ordförande Stefan Jonsson Maria Rönnehäll Ferdinand von Malmborg Anna-Maria Nykvist Ulf Jonsson Ulf Richardson, VD Mikael Engstig, Vice VD Johan Åkerman, Sekreterare Sven-Inge Eriksson, ekonomichef Per Anders Thuresson, arbetstagarrepresentant Justerare Ulf Jonsson Justeringens plats och tid Kommunledningsstabens kansli den Paragrafer 32-45 Sekreterare Johan Åkerman Ordförande Lars-Ove Jansson Justerare Ulf Jonsson
Sammanträdesprotokoll 2 (17) Innehåll Ärende Sida Val av justerare... 3 Fastställande av dagordning... 4 Föregående mötesprotokoll... 5 VD rappport... 6 Delårsbokslut T1... 7 Styrelsens sammansättning Arvika Fastighet AB... 8 VD-intruktion Arvika Fastighets AB... 10 Arbetsordning för Styrelsen Arvika Fastighets AB... 11 Tecknande av firma... 12 Försäljning av andel i solcellspark... 13 Information gällande Inköp av bostadsmoduler... 14 Information, kösystem bostadshyra... 15 Övriga frågor... 16 Nästa sammanträde... 17
Sammanträdesprotokoll 3 (17) 32 Val av justerare Styrelsen Arvika Fastighets AB utser Ulf Jonsson att tillsammans med ordförande Lars-Ove Jansson justera dagens protokoll. Styrelsen har att utse en justerare som tillsammans med ordföranden, justerar styrelsemötets protokoll.
Sammanträdesprotokoll 4 (17) 33 Fastställande av dagordning Styrelsen Arvika Fastighets AB godkänner dagordningen. Dagordningen presenteras för fastställande.
Sammanträdesprotokoll 5 (17) 34 Dnr AFA 2016/17-100 Föregående mötesprotokoll Styrelsen Arvika Fastighets AB lägger mötesprotokollet från den 23 mars 2016, med godkännande till handlingarna. Föregående mötesprotokoll från den 23 mars 2016 presenteras.
Sammanträdesprotokoll 6 (17) 35 Dnr AFA 2016/18-100 VD rapport Styrelsen Arvika Fastighets AB tar del av informationen och lägger rapporten med godkännande till handlingarna. VD Ulf Richardson informerar styrelsen om det aktuella läget i Arvika Fastighets AB. Det är fortsatt hög uthyrningsgrad inom båda segmenten bostäder och lokaler. I lägenhetsbeståndet finns 22 vakanta lägenheter varav 12 avser lägenheter under renovering/evakuering i området Dragspelet. Två vakanta lägenheter finns i Klässbol och tre i Glava, resterande fem i Arvika stad. Inom avdelningen Park- och tomtmark är alla säsongsanställda nu i tjänst, 15 stycken inom tomtmark och 6 inom parkskötsel. Årets tema inom parkverksamheten är Aurora vilket betyder morgonrodnad. Temat ska tas upp genom planteringar, utsmyckningar och aktiviteter Utredning om att inför en form av trygghetsboende pågår. Det finns tillsatt en fokusgrupp om 12 personer från AFAB, Vård och Omsorg, Hyresgästföreningen, tre pensionärsorganisationer (PRO, SKPF och SPF) samt handikapporganisation (HSO). Två möten har hållits och studiebesök till Karlstads Bostads AB är inplanerat i början av juni. Utveckling av arbetsmiljön inom Kundtjänst pågår, nu installeras kölappsystem och nya inpasseringsgrindar i Stadshuset. Studiebesök har gjort vid andra bostadsföretag för att se olika exempel på hur kundtjänstfunktion organiseras. Beslutsunderlag VD rapport den 24 maj 2016
Sammanträdesprotokoll 7 (17) 36 Dnr AFA 2016/48-100 Delårsbokslut T1 Styrelsen Arvika Fastighets AB tar del av rapporten och lägger den med godkännande till handlingarna. VD Ulf Richardson och ekonomichef Sven-Inge Eriksson presenterar underlag för delårsbokslut 1 för perioden 1 januari 2016 till 30 april har upprättats och framgår av bifogad handling. svis redovisas ett resultat på 3 300 000 kronor efter nedskrivningar på 1 700 000 kronor. Beslutsunderlag Arvika Fastighets AB:s tjänsteskrivelse den 17 maj 2016 Bilaga, resultatrapport den 17 maj 2016 Delårsbokslut T1 den 23 maj 2016 Beslutet skickas till VD Vice VD Ekonomichefen
Sammanträdesprotokoll 8 (17) 37 Dnr AFA 2016/54 Styrelsens sammansättning Arvika Fastighet AB Styrelsen Arvika Fastighets AB beslutar konfirmera kommunfullmäktiges och Arvika Fastighets AB:s årsstämmas beslut den 20 april 2016 gällande styrelsens sammansättning. Vid Arvika Fastighets AB:s årsstämma den 20 april 2016 fastslogs kommunfullmäktiges beslut på styrelseledamöter och suppleanter. Ledamöter: Lars-Ove Jansson, Ordförande Jenny Boquist, V ordförande Peter Joensuu, V ordförande Stefan Jonsson Maria Rönnehäll Ferdinand von Malmborg Anna-Maria Nykvist Ulf Jonsson Christer Broström Per-Anders Thuresson, Arbetstagarrepresentant Suppleanter: Sten Fransson Kerstin Svensson Nils-Gunnar Andersson Anna Karlsson Raghad Alghanem Mattias Forsberg Sune Karlsson Erik A Eriksson Jan Wettmark Jan-Olov Johansson, Arbetstagarrepresentant Beslutsunderlag Arvika Fastighets AB:s tjänsteskrivelse den 17 maj 2016
Sammanträdesprotokoll 9 (17) 37 forts Beslutet skickas till VD Vice VD Ordföranden Ledamöterna Suppleanterna
Sammanträdesprotokoll 10 (17) 38 Dnr AFA 2016/49-100 VD-instruktion Arvika Fastighets AB Styrelsen Arvika Fastighets AB fastställer föreslagen VD-instruktion. Frågan om revidering av VD-instruktion behandlas på konstituerande styrelsemöte. Bifogat förslag omfattar inga förändringar jämfört med nu gällande instruktion. Beslutsunderlag Arvika Fastighets AB:s tjänsteskrivelse den 17 maj 2016 Fastställd instruktion den 11 april 2012, för VD inom Arvika Fastighets AB den 17 maj 2016 Beslutet skickas till VD Vice VD
Sammanträdesprotokoll 11 (17) 39 Dnr AFA 2016/50-100 Arbetsordning för Styrelsen Arvika Fastighets AB Styrelsen Arvika Fastighets AB fastställer föreslagen arbetsordning. Frågan om revidering av styrelsens arbetsordning behandlas vid konstituerande styrelsemöte. Bifogat förslag omfattar inga förändringar jämfört med nu gällande arbetsordning. Beslutsunderlag Arvika Fastighets AB:s tjänsteskrivelse den 17 maj 2016 Fastställd arbetsordning den 11 april 2012 för styrelsen Arvika Fastighets AB den 17 maj 2016 Beslutet skickas till VD Vice VD Ordföranden Ledamöterna Suppleanterna
Sammanträdesprotokoll 12 (17) 40 Dnr AFA 2016/51-100 Tecknande av firma Styrelsen Arvika Fastighets AB beslutar att: Firman tecknas av styrelsen. Firman tecknas även två i förening av ledamöterna. Firman tecknas av en av ledamöterna i förening med VD Ulf Richardson. Dessutom har verkställande direktören rätt att teckna firman beträffande löpande förvaltningsåtgärder. Tecknande av firma behandlas på konstituerande styrelsemöte. Beslutsunderlag Arvika Fastighets AB:s tjänsteskrivelse den 17 maj 2016 Beslutet skickas till VD Vice VD Ordföranden Ledamöterna
Sammanträdesprotokoll 13 (17) 41 Dnr AFA 2016/52-100 Försäljning av andel i solcellspark Styrelsen Arvika Fastighets AB beslutar att avyttra sin andel på 30 % i solparken på Mosseberg till Arvika Kraft AB. Köpeskillingen motsvarar det bokförda värde som anläggningen har vid överlåtelse- tidpunkten. Styrelsen uppdrar åt VD att genomföra överlåtelsen och underteckna nödvändiga handlingar. På grund av ändrade regler kring hantering av förnyelsebar energi föreslås solcellsanläggningen på Mosseberg överföras i sin helhet till Arvika Kraft AB. Beslutsunderlag Arvika Fastighets AB:s tjänsteskrivelse den 17 maj 2016 Beslutet skickas till VD Vice VD
Sammanträdesprotokoll 14 (17) 42 Dnr AFA 2016/53 Information gällande Inköp av bostadsmoduler Styrelsen Arvika Fastighets AB tar del av informationen och lägger den med godkännande till handlingarna. Vice VD Mikael Engstig informerar styrelsen om de bostadsmoduler som är inköpta på uppdrag av Arvika Kommun. Modulernas huvudsyfte kommer vara som utslussningsboende för placerade ungdomar som idag är placerade på annan ort, men även i viss mån som utslussningsboende för ensamkommande när de fyllt 18 år.
Sammanträdesprotokoll 15 (17) 43 Dnr AFA 2016/55 Information, kösystem bostadshyra Styrelsen Arvika Fastighets AB tar del av informationen och lägger den med godkännande till handlingarna. Ekonomichef Sven Inge Eriksson informerar styrelsen om aktuellt läge i kösystemet och vilka regler som gäller. I dagsläget finns 5 747 personer i aktiva i kö, fördelat på 1381 befintliga hyresgäster och 4 366 externt sökande av dessa har 297 personer aktiva ärenden varav 70 interna.
Sammanträdesprotokoll 16 (17) 44 Övriga frågor Styrelsen Arvika Fastighets AB tar del av informationen. VD Ulf Richardson tar upp frågan om strategidagar den 24-25 augusti 2016, och ber ledamöterna att inkomma med förslag på aktiviteter. VD Ulf Richardson informerar även om att ledningsgruppen kommer ha fokusdagar under juni månad där man kommer gå igenom arbetssätt och vad fokus ska ligga på under verksamhetsåret. Vice VD Mikael Engstig redovisar sammanställning utav lån exkl. revers.
Sammanträdesprotokoll 17 (17) 45 Nästa sammanträde Styrelsen Arvika Fastighets AB tar del av informationen. Nästa sammanträde ställs in och ersätts av strategidagar den 24-25 augusti 2016.