Verksamhetsrapport 3 2016 Juni augusti 2016 Dnr: V10-8-2016 Innehåll Medlemsutveckling (Ulrika A) 4 Kommunikation & Insamling (Caroline Thunved) 6 Utveckling (Ulrika A) 7 Utbildning (Gustav Ö) 11 Service, Förvaltning & Försäljning 14 Övrigt 15 Scouterna Box 420 34 Telefon: +46 8-568 432 00 Webb: www.scouterna.se The Guides and Scouts of Sweden 126 12 Stockholm Fax: +46 8-568 432 03 E-post: info@scouterna.se 1
Övergripande strategiområde A, Scouterna utvecklas till förebilder (Caroline) Vi har genomfört en mycket bra närvaro i Almedalen med 2 tillfällen vid lägerelden, som har resulterat i flera inbokade möten och extern uppmärksamhet. Sommaren har varit en fantastisk lägersommar med mycket pressklipp lokalt och en av rörelsen genomförd instagramstafett som gick från läger till läger. Massor av äventyr och kompisar har visats upp som förebild för meningsfull fritid. I vår kårenkät som hittills 184 kårordföranden svarat på säger ca 80% att de känner till Ledarskapsön och dess innehåll. Inga, det har varit en härlig sommar! Absolut. Övergripande strategiområde B, Vi överträffar scouternas förväntningar i varje möte (Gustav) Det har varit sommar! Och under sommaren överträffas scouters förväntningar hela tiden på massor av läger, utfärder och äventyr. Scouternas arrangemang har gett upplevelser utöver det vanliga genom exempelvis Explorer Belt och Blå Hajk. Nationellt har Fokus äventyrarscouting -projektet gjort klart sin analys och tidigt under hösten kommer det fattas beslut kring vilka satsningar som ska göras för att ge ett ännu bättre stöd i form av program och utbildning. Det är stort intresse för programmaterialet Free Being Me och Scouternas programgrupp får många förfrågningar. Det första nya äventyrararrangemanget Expedition kajak genomfördes i Bohuslän och var mycket lyckat. Kännedomen om Ledarskapsön är över 80% enligt preliminära siffror i kårenkäten. 2
Rekrytering av ideella behövs till framförallt arrangemangsgruppen och utbildningsgruppen. Tyvärr innebär detta ett extra orosmoln eftersom även mboree17 rekryterar för fullt.. Övergripande strategiområde C, Fler ska få uppleva scouting (Ulrika) Mycket fokus på att planera och genomföra rekryteringsperioden. På vissa ställen i landet är rekryteringen ganska automatiserad, sker kontinuerligt och där är efterfrågan på konsulenter konstant och på andra ställen är man nu väldigt självgående. Också mycket fokus på de 5000 nya till mboree17 och hur vi kan nå och behålla dem. Vi upplever ett tryck både på bliscout.nu och ute i kårerna. De 5000 nya är en utmaning och en möjlighet. För många kårer är tillväxt svårt framöver om vi inte rustar med ledare. Övergripande strategiområde D, Förutsättningar (Peter G) Samtliga servicefunktioner har under sommaren upprätthållit sin service trots sommarbemanning. Utredningen kring scoutmuseet har färdigställts. Lotta Ahlm har gått i pension, något som självklart märks och kommer märkas. Flera funktioner har levererat eller går in i leveransfas. Exempel är integration mellan ekonomisystem och insamlingssystem, anmälningssystem, stöd till mboree 17från Försäljning, kredit hos Sparbanken Skåne framförhandlad för att nämna några exempel. 3
I och med att det är högt tempo inom hela rörelsen ökar efterfrågan på stöd och service. I dagsläget inom kontroll men kan med kort framförhållning öka arbetsbelastningen på personalen. Medlemsutveckling (Ulrika A) Vi valde att inte ändra så mycket inför årets rekryteringskampanj. Vi har haft material på andra språk och kompletterat förra årets film. Det gör att vi förfinar och att konsulenter och chefer är trygga och kan möta kårernas behov. Bra tryck på rekryteringen och med tanke på att vi hade en hel del vakanser har vi ändå lyckats hjälpa alla kårer. Vi har också snabbt och effektivt hittat bra konsulenter som börjar nu under hösten. Vi ser i kårenkäten det som konsulenterna sagt länge. Ska vi kunna växa mer måste vi få in fler vuxna och starta nya avdelningar. På vissa håll har konsulenterna fokuserat mer på det och det har gett resultat. Södra kansliet (Johan Möller) Under sommaren har ca 2 000 scouter varit på läger, där främst de tre distriktslägren i Skåne lockat. På Malmöfestivalen synliggjorde kansliet Scouterna under två dagar där ca 550 barn & vuxna deltog i vår skattjaktaktivitet. I slutet av augusti arrangerade kansliet Scouttåget för fjärde året i rad, där 45 ledare fick ta del av korta föreläsningar och workshops under en dag i Ystad. Rekryteringskampanjen drog igång i augusti och konsulenterna hade i månadsskiftet genomfört ett 20 tal rekryteringsinsatser. Många kårer har utvecklat bra och fina metoder för rekrytering utifrån sina förutsättningar som gör att de nu själva klarar detta utan stöd från konsulenterna. Vi har i samband med kampanjen fått en del signaler om att kårerna är mättade på rekrytering, där svaren oftast är att man saknar ledare för att vilja och kunna ta emot fler barn. 4
Västra kansliet (Camilla Kallin) Rekrytering, rekrytering och rekrytering Det har rekryterats i skolor, på läger, på festivaler, på event och vi har haft föräldrainformationer. Vi har haft trygga möten kurser och vi har haft programworkshops. Vi har haft samverkansmöten med alla scoutorganisationer i Väst. Vi har varit på utbytesresa med de danske spejderne och tagit del av deras nya material från vuxenrekrytering den gode gruppen! Utvecklingschefen har sagt upp sig och slutar den 10 oktober, så rekrytering har påbörjats. Rekrytering av vikarierande utvecklingskonsulent (pga föräldraledighet) har startat. Rekrytering av scouter och vuxna till kårerna. Rekrytering av vikarierande utvecklingskonsulent. Att inte hinna besöka alla kårer som önskar stöttning!! Vi har ett enormt tryck från kårerna, de vill ha stöttning och vi kan inte möta deras stora behov! På sikt kan det också bli ett arbetsmiljöproblem att utvecklingskonsulenterna inte känner att de räcker till Absolut! Vi ligger väl till på alla målen! Östra kansliet (Johan Tovetjärn) I augusti slutade Anna Ättner och Josef Hegart som utvecklingskonsulenter. Innan dom slutade hann dom med en del rekryteringsinsatser, och även förbereda för sina efterträdare. Nya konsulenter har rekryterats: 26/9 börjar Alicia Sjögren och 3/10 börjar Linnea Hansson Henne (för närvarande anställd på Södra kansliet). Kårerna verkar ha bra fart på medlemsrekryteringen på egen hand i år, delvis med stöd av distrikten, vilket är ett resultat av idogt arbete av tidigare konsulenter! Rekryteringen av nya konsulenter har gått förvånansvärt snabbt och bra! Efterfrågan på konsulentstöd är lägre än vanligt. Om det är bra eller dåligt i sig är svårt att svara på, det viktiga är ju att vi växer och har bra verksamhet. Nej, inte helt i fas pga personalomsättningen. Tillväxtmålet borde vi kunna nå ändå eftersom kårerna är i hög grad självgående med rekrytering. 5
Stockholms kansli (Joel Midemalm) Det har varit semesterperiod och aktiviteten ute i kår har under sommaren varit låg. Nu är vi mitt uppe i rekryteringskampanjen. Vi har stöttat kårer i deras rekryteringsprocess, från planering till introduktion av nya medlemmar. Konsulenterna är ute mycket under kampanjen. Finns inga direkta hinder för tillfället, men skulle önska att kårerna hade än mer tid att ta emot oss. Vi har så mycket bra material som vi vill få ut till kårerna. Mitt/Norr kansliet (Måns Rangmar) Efter en fin sommar är vi nu tillbaka och då är det skolrekrytering som gäller, dock med en anställd mindre då Nathalie Holländer Sparrenlöv slutade hos oss i augusti, men vi är mitt uppe i att finna en ersättare. Vi håller även på att testköra ett mycket kompetent CRM-system. Trots att vi är en anställd kort, har vi lyckats driva igenom rekryteringskampanjen med hjälp av en extraanställd. Detta har medfört att vi inte har tappat så mycket fart som vi annars hade kunnat göra. Med en anställd för lite blir det svårare att nå de resultat vi tänkt oss. Pga personalomsättning, kommer vi inte kunna nå ALLA de mål vi satt fullt ut, men det kommer vara bra nära. Kommunikation & Insamling (Caroline) Kommunikation (Caroline Thunved) Vi har planerat och genomfört årets Almedalen med mycket gott resultat. Vi har startat igång #scoutergör på Youtube där kårer/scouter uppmanas att göra film och skicka in som exempel på vad 6
vi gör inom vår nya strategi. Vi har genomfört den första instagramstafetten och i augusti drog årets rekryteringskampanj igång med film och annons på Facebook och Instagram, en utveckling på Skaffa en mer spännande fritid. Vi har haft en fantastisk sommar igen med mycket respons av press på vårt pressmeddelande om lägersommar, många hundra pressklipp har visat upp äventyr och kompisar. Vi har en liten oro över att budskap och upplevelse inte är lika. Absolut. Insamling (Magdalena Jennstål ) Under juni och juli fokuserade insamling på 3 delar: 1. Almedalen, med två egna samtal vid lägerelden och närvaro på andra paneler och event 2. Utbildning i nya insamlingssystemet NGO PRO 3. Spelutredningsfrågan där vi engagerar oss och driver opinion för att utredningen skall gynna ideell sektor så mycket som möjligt. Den nya spellagstiftningen är ett stort orosmoln för framtida insamling, så även för Scouterna Just nu händer det mycket på insamlingssidan. Vi bygger på våra företagspaket och börjar föra samtal med några bolag samt väntar på beslut gällande förslag som lämnats in. Vi jobbar också med att göra om webbsidorna och hur vi samlar in pengar från allmänhet, målet är att publicera nya insamlingssajten i oktober. Att vi inte kommer hinna samla in så mycket pengar som vi hoppats på från näringsliv under 2016. Nej, jag upplever att jag ligger efter mycket på grund av all tid som planeringen av Almedalen tog under våren/sommaren. Men nu kör vi på i full fart. Utveckling (Ulrika A) Vi har rekryterat dels en vikarie till Tove Rehnman, Kajsa Urge som började i augusti, och anställt Ingrid Häggblom som skall arbeta med råd & stöd Trygga möten. Det är full aktivitet inom internationella delen där vi haft ett tryck gällande deltagande i ideella arbetsgrupper. Programgruppen är 7
fulltalig men har otroligt mycket och där vi också avvaktar hur mycket mboree17 behöver hjälp med. Väldigt mycket aktiviteter inom mångfaldsprojekten där vi måste tänka nytt när Sandra Ehne slutar i november. Full bemanning överallt gör att vi levererar på mål. Vi behöver tänka smart gällande efterträdaren av Sandra Ehne. Hur jobbar vi bäst både med projekt och för att implementera den utveckling som tas fram. Program (Malin Stigemyr/Elisabeth Danef jäll) Projektet fokus Äventyrare befinner sig i slutskedet av utredningsfasen och för att få ytterligare röster från äventyrarscouter åkte projektgruppen på lägerturné i somras. Under september månad presenteras förslag på hur vi arbetar vidare inom projektet. Intresset för Free Being Me är stort och ett antal kårer har hört av sig och önskat egna workshop för ledare i kåren, vilket vi så klart tillgodosett. På scouttåget i Skåne var workshopen om Free Being Me välbesökt och diskussioner om fortsatta utbildningstillfällen i regionen pågår. De första Free Being Me-märkena har delats ut i Sverige. Nellie Edvardsson, som är med i projektgruppen för Free Being Me, blev utvald av WAGGGS för att vara med och hålla programaktiviteter kring Free Being Me på Roverway. Programgruppen rekryterade två nya medlemmar i våras och vi har nu haft det första mötet för hösten. Det är härligt med ny energi till gruppen! Då projektet med den nya aktivitetsbanken blivit kraftigt försenad känner vi oro för att det projektet kommer bli väldigt resurstungt under hösten. På kort tid behövs en mängd aktiviteter kvalitetssäkras och vi tror inte att vi har tillräckligt med resurser att på egen hand hinna med detta arbete. Familjescouting har blivit något försenad men vi planerar för att större delen av arbetet är klart i december 2016. Som vi flaggat för tidigare har vi inte prioriterat arbetet med att ta fram en metod för att göra scouter delaktiga i programplaneringen. På senaste mötet påbörjade vi dock detta arbete som beräknas bli klart under 2017. 8
Arrangemang (Loa Ahlqvist/Kajsa Urge) Under sommaren har tre Explorer Belt genomförts: Grekland, Portugal och Kroatien; följda av Rover Way i Frankrike, Blå Hajken Forsfararna i Värmland och Blå Hajken Jägarna i Jämtland samt Expedition Kajak på västkusten. Äventyrararrangemanget Upplev har fortsatt planera under sommaren och har nu haft förträff inför höstlovet då arrangemanget går av stapeln. Under början av hösten höll den nationella arrangemangsgruppen sitt uppstartsmöte för kommande året och arrangemangen 2017. Mötet var mycket bra och planeringen för arrangemangsledarutbildningen i oktober fortlöper. Arrangemangsteamen är tillsatta utifrån det underlag av ledare som inkommit. Vi firade att sommarens arrangemang är genomförda. Arrangemangsgruppen måste omgående rekrytera in ny ordförande samt 2-3 gruppmedlemmar. Tidigare rekrytering till gruppen har inte gett något. Detta arbete kräver såväl marknadsföring som kontakter för att hitta kompetenta medlemmar som brinner för arrangemang. Internationellt (Vicci Friberg) Scouternas deltagande i Europakonferenserna i juni, arbetsmöte med JOTA-JOTIs arbetsgrupp inför genomförandet av årets arrangemang och planering för utveckling av arrangemanget, planeringsmöte med ämnesgruppen Internationellt (Deltagarservice Internationellt på mboree17 tillsammans med Internationell sekreterare) för att lära känna varandra och göra upp plan för arbetet framöver, arbetsmöten med utförare av workshops under Demokratijamboree 2016 på temat internationellt, samverkat med det unga civilsamhället (LSU) som arbetar med internationella frågor samt träffat de anställda resurser på respektive samverkansorganisation som arbetar med internationellt. I augusti lämnades ansökan in till Forum Syd för infobidrag under 2017 för att Scouterna ska kunna arbeta med de globala hållbarhetsmålen (Agenda 2030), totalt belopp som söktes var 1 589 000 SEK. Ett tiotal ansökningar inkom till internationella arbetsgruppen, några av de kommer erbjudas engagemang på Deltagarservice Internationellt. Arbetet rullar på bra med många utvecklingsområden påbörjade, ex kvalitetssäkring och stöd för de som reser iväg och representerar Scouterna på konferenser och utbildningar. Vicci arbetar deltid året ut (mellan 50%-80%) vilket innebär att målsättningar behöver matchas med förutsättningarna. Amahoro Amani tar här mer tid i anspråk än planerat (se nedan) vilket pressar situationen. 9
. Trygga Möten råd & stöd - (Ingrid Häggblom) Carin Grundberg-Sandell gick i pension sista augusti och Ingrid Häggblom började den 5 september. Carin fokuserade på att avsluta det som inte var klart inom projektet Trygga möten överallt samt att överlämna all dokumentation till Ingrid och Ulrika. Projektet Trygga möten överallts rapport är godkänd av Arvsfonden. Ingrid fick en bra överlämning av Carin och vi har inte tappat mycket fart. Carin har jobbat med trygga möten i mer än 10 år. Ingrid behöver få tid till att komma in i rutiner. Ingrids fokus under hösten är att förenkla rutiner och information så att kårerna enklare kan jobba både förebyggande och agera rätt när något händer. Amahoro Amani (Vicci Friberg) Den externa utvärderaren har avslutat sitt fältarbete och är på väg att lämna över den slutgiltiga rapporten till Scouterna och Forum Syd (försenat från 25 augusti till 25 september). Överföring 2/3 gjordes till projektkontoret i juli, dock gjordes den till en annan organisations konto i Demokratiska Republiken Kongo sedan den Burundiska staten förbjudit NGO:er att ha bankkonton i andra banker än den statliga, och därmed en ökad risk att medlen inte skulle kunna föras över till Rwanda för att där kunna bekosta aktiviteter inom projektet. Slutrapporten för 2013-2015 håller på att färdigställas och kommer lämnas in till Forum Syd senast 1 oktober. Vi har en bra dialog och relation sinsemellan projektkontoret och Scouterna. Nya personer har valts in i projektets styrgrupp i regionen (s.k. CODI) som verkar stabila och med kännedom om projektet. Förseningar i överlämnandet av den externa utvärderingen innebär ökad risk i relation till uppdatering av mål- och riskmatris till Forum Syd för perioden 2016-2018, projektledning, uppföljning och styrning samt högre belastning på personal. 10
Inom verksamheten håller vi fortfarande på att återhämta oss från förseningarna från förra hösten. Mångf ald/integration/f lykt (Sandra Ehne) Vi fortsätter metodutveckla, kartlägga och samla in berättelser och erfarenheter. Under sommaren har vi bland annat funnits på plats på Europakonferenserna i Norge, i Almedalen med ett samtal om integration i Scouternas regi, på OSS stora utbildningsresa till Grekland och med en sommarlägerturné runt om i landet. Våra nystartskonsulenter är nu på plats, Linnea i Göteborg och Michaela i Malmö, med uppdrag till 2017. Fokus fortsatt på integration, socioekonomi, möten och nyanlända. Arbetet rullar på och har fortsatt hög fart. Flera metodmaterial är klara och andra på väg, vi planerar för spridning och implementering med fortsatt nystart, nya utbildningar, nätverksträffar och workshops runt om i landet. Vi stänger ner två projektfinansieringar nu vid årsskiftet och lägger tid på planering av resurser och tjänster. Vi har stabilitet 2019 ut för ett par tjänster, men behöver fortsätta söka pengar. Sandra Ehne (mångfaldskoordinator/chef för gruppen) slutar i november och vi vet ännu inte hur vi ska organisera arbetet efter det. Utbildning (Gustav Ö) Den anställda bemanningen inom utbildningsområdet är nu helt fulltalig då två nya lärare rekryterats och börjat på allmän kurs. En sommarkurs i projektledning har genomförts med nöjda deltagare och folkhögskolans nya, långsiktiga strategi börjar ta form. Fler deltagare på allmän kurs i klassrum ger en bättre dynamik i klassrummet vilket ger positiv energi även bland personalen. En ansökan till Allmänna arvsfonden för att kunna göra en satsning på Anpassat ledarskap och NPF (neuropsykiatriska funktionsnedsättningar/-variationer) har äntligen kunnat skrivas och dialogen med arvsfonden känns mycket positiv. Att mboree17 är i full gång märks tydligt då ideellt engagerade både byter till uppdrag i det projektet och det blir väsentligt mycket svårare att nyrekrytera ideella till både nationella och regionala utbildningsgrupper samt till kursteam. Detta kommer oundvikligen göra att mål i verksamhetsplanen 2016 och 2017 inte kommer kunna nås såsom vi tidigare trott och hoppats. 11
Allt högprioriterat kommer nås. Scoututbildningar (Martin Svensson) Under sommaren har ett flertal omgångar av Leda scouting och Leda avdelning, samt en Treklöver Gilwell genomförts. En mindre revidering inför nytryckning av handledningsmaterialet till Leda scouting, Leda avdelning och Ditt personliga ledarskap har påbörjats. Ett arbete att identifiera, revidera och förenkla rutiner för administration inom folkhögskolan som påverkar utbildare och kursansvariga har påbörjats. En positiv stämning av utveckling mot en större gemenskap bland utbildare på Ledarskapsön, med mindre kommunikationsbrister, finns i och med närmandet till Friluftslivsutbildningar och Trygga möten. En bra känsla av att se tillbaka på den implementeringsfas som varit och kunna korrigera kursen. Den nationella utbildningsgruppen tappar en av tre ideella medlemmar till årsskiftet, gruppen behöver tydligare definiera sitt uppdrag och sina roller innan rekrytering av medlemmar och ideell ordförande kan ske med framgång. Flera regionala utbildningsgrupper uppvisar tecken på uttröttning beroende på arbetsbörda, främst avseende administration. Nej, av flera anledningar har färre kurser än planerat genomförts, eller med färre deltagare än planerat. Friluf tslivsutbildningar (Mikael Stark) Tre kurser har genomförts under sommaren (kajak, klättring och överlevnad). Beslut om den ideella gruppens framtid tas under hösten. Utbildningen för Redo för naturen-utbildare har tagits bort. Boken/kurslitteraturen Leva friluftsliv är under framtagning. Handledning för kursen är under framtagning. Friluftsledarkurs Fjäll håller på att skapas av kursteam. Fortsatt god kontakt med kursteam. Bra att arbetet med Leva friluftsliv och handledning fortskrider. Positivt med fjälledarkursens steg framåt. Det fortsatta låga deltagarantalet på friluftsledarkurser. Avsaknad av Redo för naturen-kurser. 12
. Utbildningsutveckling (Magnus Blombergsson/ Erika Gilbertsson) Uppdateringen av Treklöver Gilwell rullar på bra och arbetet med framtagande av handledning och rekryteringen av kursteam till pilot-kursen har påbörjats. Vi har arbetat vidare med vårt styrdokument och strukturen kring kursen. Leda kår går framåt men har fått stå tillbaks lite till förmån för arbetet med Treklöver Gilwell. Vi försöker rekrytera in två nya personer till gruppen för att arbeta med Leda kår. Gruppen fungerar väldigt bra tillsammans och alla bidrar efter sina förutsättningar. Arbetet med Treklöver Gilwell rullar på och rekryteringen till pilot-teamet går bra. Vi vet inte riktigt hur stort vårt arbete kommer bli med Ledarutbildning Patrull ännu. Svar på det hoppas vi få inom kort från äventyrarundersökningen. Vi ligger i fas med uppdateringen av Treklöver Gilwell men ligger efter tidsplanen med Leda kår och Ledarutbildning Patrull. Värdebaserat ledarskap (Peter Röjhammar) Kurs 1 2016 har haft sin tredje kurshelg, genomfört uppföljningsträffar för de aktiva mentorparen i Sthlm, Malmö och Gbg. Vår första inspirea-träff är inbokad och inbjudningarna är utskickade, totalt i skrivande stund har 23 st med en blandning mellan tidigare deltagare, mentorer och ledare som tackat ja. De två kursledarteamen som startar kurs i höst har planerat och förpreppat sina kursledarträffar för att bygga team och förberett för kurs. Totalt 4 st som intervjuat alla sökanden till utbildningen. Dialogen med kursansvariga, ideellt engagerade och kolleger. Vi ligger längre fram i planeringen av utbildningen än vi någonsin tidigare gjort. Vi får in frågor från andra organisationer och företag som vill ha workshops hos dem. En hög arbetsbelastning och för dålig långsiktig planering hos kringliggande roller saktar ner och försvårar proaktiviteten inom VL.. 13
Projektledningsutbildning (Mattis Bergquist) Vi har både genomfört en sommarkurs med en sommaranställd utbildare och startat upp terminskursen för hösten. Antalet sökande till kurserna är högt, men vi har haft problem att få de antagna deltagarna att verkligen börja kursen. Deltagarna i projektledningskurserna är många gånger vana projektledare och har sökt sig till Scouterna för att få en formell och diplomerad utbildning. Det gör att dialoger, diskussioner och övningar alltid tar tillvara gruppens erfarenheter och kunskap. Kursen har fortfarande många sökande. Även KTH och Quarnevalen har igen hört av sig för en skräddarsydd utbildning. Vi planerar att genomföra en utbildning med tema leda för en hållbar framtid som kopplar samman FNs hållbarhetsmål och innehållet i projektledning. Planering pågår också kring en utbildning i Agila metoder. Det finns egentligen inga tydliga orosmoln som vi ser framför oss. Planeringen, genomförande av kursen under hösten 2016 och våren 2017 samt kommande rekrytering av ev genomföra för sommarkursen är alla under kontroll. Utvecklingen rör t ex paketering för andra ideella organisationer eller andra behövande, marknadsföring dels internt i organisationen och dels externt, hitta kopplingar till pågående projekt inom scoutrörelsen som t ex mboree17. Absolut ligger vi fas med planering etc. Allmän kurs (Örnsberg och Distans) (Cecilia Ahlström) Terminen har börjat både på distanskursen och i klassrum. Vi har en större klass än tidigare i Örnsberg, med aktiva, engagerade deltagare som tillför varandra energi och kunskaper. Vi har lagt till ytterligare en av Scouternas metoder till vårt arbetssätt och arbetar tematiskt med FNs hållbarhetsmål som symboliskt ramverk. Lärarlaget är fulltaligt. Lärarlaget fungerar mycket bra tillsammans och det är en fortsatt energigivande och tillåtande energi i klassrummet. Närvaron är hög i klassrummet, vilket gör det roligare för både lärare och kursdeltagare. På distanskursen har vi många deltagare. Vi har startat på ett annat sätt den här terminen och ser en helt annan aktivitet och god stämning på lärplattformen. Det har satt goda förutsättningar för gemenskap mellan klassrums- och distansdeltagare. Att deltagarantalet på distanskursen ska vara för stort så lärarna får svårt att hinna vara tillgängliga för allihop på ett bra sätt. 14
Upplever ni att ni ligger i fas i enlighet med er planering av verksamheten 2016?. Service, Förvaltning & Försäljning Scoutshopen (Anna-Karin Öman) Det har varit sommar vilket innebär massor av läger. Scoutshopen/produkterna har varit med på 7st av lägren. Vilket både genererar försäljning men också möjligheter för alla att prova, känna och klämma på sortimentet. Vi har också samtliga julprodukter på plats på lagret: KFUM & Scouternas almanacka, Barnens Adventskalender, kort, ljus och lyktor. Lite nya produkter som kommit in är sölja paracord i nya färger, Asivik ryggsäckar i förbättrad version och nya färger. Försäljningen fram till augusti är enligt budget: Tälten har sålt riktigt bra i sommar, 34st och totalt 2016 har vi sålt 120st tält. Tälten påverkar shopens ksv (kostnad sålda varor) något men samtidigt bidrar de till fin försäljning och nya målgrupper som går in och handlar. Vi har fått in en större order från Akademibokhandeln på våra almanackor, vilket har gett en fin start på julförsäljningen. Att Scouterna växer påverkar också shopen i positiv riktning. Vi har en del utmaningar i lagervärdet som måste lösas i höst. Fortsatt fokus på att hitta balansen i arbetet med utvecklingen av mboree17 shopen så att det ger positiva synergier-utan att ta för mycket utvecklingskraft från Scoutshopen. Generellt frigöra tid för strategisk och teknisk utveckling av shopen. Det är många som drar i den tekniska resurs som finns. Ekonomi (Håkan Östberg) Sommaren har flutit på utan några större problem. Vi har för andra året använt Bold Expenses för skanning av kvitton ute på våra arrangemang. Vi håller nu på att utvärdera det systemet. Vi har under sommaren även arbetat med NGOPRO som är vårt workflow-system för att hantera insamling, gåvor och bidrag. Integrationen är i stort sätt klar. Det mesta flyter på utan några större problem. Under sommaren har en större differens mellan huvudboken och lagersystemet uppdagats. Differensen uppgår till flera hundra tusen kronor. Vi arbetar för fullt med att utreda hur detta har inträffat. Det 15
troliga är att det är ett systemfel som gör att lagret blir undervärderat och att huvudboken är rätt. I stort är vi i fas med planeringen. Scoutnet (Kim Rask) Scouternas ansökan om statsbidrag är inskickad till Myndigheten för Ungdoms och Civilsamhällesfrågor (MUCF) där antalet medlemsföreningar vi ansöker för har ökat till 3266 mot 3039 för 2015 och 30 397 medlemmar mot 26 558 för 2015. Utvecklingen av funktionalitet för arrangemangsanmälningar är implementerad och driftsatt. Detta har tillåtit att anmälningarna till Demokratijamboree och mboree17 har öppnat. Dessa anmälningar sköts nu genom Scoutnets system. Ett relativt lågt antal supportärenden per telefon, då de flesta verkar föredra att skicka in sina frågor och ärenden via mail. Få inrapporterade buggar från medlemmar, fler tickets i ärendehanteringssystemet blir lösta än vad som rapporteras in. Vid månadsskiftet september/oktober genomför vi terminens första medlemsfakturering. Det medför alltid en temporär mycket hög arbetsbelastning. Vi behöver fastställa nya rutiner för driftsättningar tillsammans med leverantören och Norges speiderförbund för att säkerställa stabil drift. I stort sett ja. Övrigt mboree17 Planeringsarbetet går på högvarv med mindre än ett år kvar till jamboreen. Över 200 personer är nu engagerade i planeringsarbetet för mboree17, under sommaren har 114 ambassadörer besökt 40 olika läger/arrangemang och berättat om mboree17. Anmälan öppnade i mitten av september, information om detta samt en inspirationsfilm spreds snabbt i sociala medier. Läs mer på jamobree.se Vi ligger fortsatt bra till tidsmässigt gällande hårda deadlines (större upphandlingar, tillstånd, samverkan med Kristianstad kommun, Fortifikationsverket etc). 16
Vi upplever en fortsatt tröghet i att rekrytera till planeringsorganisationen även om intresset har ökat efter sommaren I stort sett ja, förutom rörande rekrytering. Demokratijamboree 2016 (Maria Fhanér -Håkansson/Tiina Ekblom) Projektet har gått in i sin mest intensiva fas. Gruppen har träffats för arbetshelg nr 2 där många frågor reddes ut (och nya väcktes). Projektet har genomgått några mindre omstruktureringar personellt. Mycket av logistiken är på plats och demokratigruppen samt programgruppen arbetar för fullt med förslag på stämman och jamboreens upplägg. Adam Lundberg är på plats i kommunikationsteamet. Anmälan har öppnat och annonserna ligger uppe för mötesfunktionärer. Det finns ett otroligt driv i gruppen och mycket händer just nu. Vi har en bra dialog med projektägaren och har förhoppningsvis rett ut mandatfördelningen, en viktig fråga som har varit till bekymmer tidigare i projektet. Tidsplanen är tajt och det är mycket som händer nu på kort tid. Saker kommer behöva bortprioriteras och det finns stor risk att vi tappar engagemang på grund av detta. Nej, på vissa punkter ligger vi efter. Det finns inte tillräckligt med kunskap hos arbetsgruppen om VoteIt, vilket är ett system vi förlitar oss otroligt mycket på. Först när denna kunskap är på plats kommer vi få en bättre överblick på de förändringsmoment som just nu ofta sätter käppar i hjulet. Även för program ligger vi efter. I övriga områden är vi i fas. HR & HR-gruppen (Johanna Rosell/Isabelle Lilja) Den 20/6 började Isabelle Lilja som anställd HR-ansvarig. Hon är även delad ordförande för ideella HR-gruppen tillsammans med Johanna Rosell. Som HR-ansvarig har Isabelle fokuserat bl.a. på att sätta sig in i verksamheten och sin roll, agerat chefsstöd, hanterat lönefrågor samt planerat för personaldagarna som hålls 3-4 oktober. HR-gruppen har träffats under ett par kvällar där fokus har varit att lära känna varandra och sätta en agenda för hösten. 17
Isabelle har kommit in i sin nya roll som HR-ansvarig och börjat utveckla olika processer och HRmallar. HR-gruppens möten har varit mycket positiva, med olika tankar och idéer samt engagemang. HR-gruppen förstår att det finns en ökad efterfrågad på rekryteringsstöd och ser över detta behov p.g.a. nuvarande resursbrist. I stort sett i fas. Arbetet har dock till viss del tappat fart på grund av underbemanning under våren. Organisation & Ledning (Katarina Hedberg) Isabelle Lilja har introducerats som ny HR-ansvarig. Lasse Karlsson har lämnat posten som ordförande för Awards & Honors Committee och Monica Alsén har rekryterats som ny ordförande. Efter sommaren har ett stort fokus varit Demokratijamboree 2016 samt mboree17. Bland annat har arbetet med handlingarna till Scouternas stämma varit omfattande med t ex verksamhetsplan och budget. Vi har ett bra flyt inom många område och ser en god utveckling som vi lagt grunden för under en längre tid. Många diskussioner inför Scouternas stämma är positiva och skapar en idédebatt inom hela scoutrörelsen. Vi har en hög utvecklingstakt och det är en utmaning att bevaka allas välmående och möjlighet att räcka till utifrån målsättningar och förväntningar. Detta gäller både anställda och ideella resurser., definitivt avseende de högprioriterade målen. 18
19