ANTAL SIDOR 1(8) Nationella referensgruppen 24 april 2012 Närvarande: Stefan Bengtsson, Malmö högskola Åsa Berglund, Informations- och lånecentralen, Malmö stadsbibliotek Roland Esaiasson, Talboks- och punktskriftsbiblioteket Lisbeth Forslund, Gävle stadsbibliotek Karin Grönvall, Södertörns högskolebibliotek Maria Hedenström, KB (adjungerad) Gunilla Herdenberg, KB (ordförande) Kjell Jonsson, Umeå universitet Christina Jönsson Adrial (adjungerad) Helena Kettner Rudberg, Sjukhusbiblioteken i Sörmland Kerstin Olsson, Regionbibliotek Östergötland Christina Persson, Göteborgs stadsbibliotek Annika Peurell, Nordiska museets bibliotek Inger Klondiras (sekreterare) Övriga närvarande från KB Marja Haapalainen, Avd. för Libris (p4b), Rickard Carlsson, Enheten för kommunikation/avd. samordning och utveckling (p5b) 1. Mötet öppnas. Gunilla Herdenberg, vår nya riksbibliotekarie, hälsade alla välkomna och en presentationsrunda gjordes. 2. Godkännande av dagordning. Dagordningen godkändes efter att några av punkterna av praktiska skäl bytt plats med varandra. Detta påverkar inte minnesanteckningarna. 3. Godkännande av minnesanteckningar från föregående möte, 15 februari 2012. Gicks igenom och lades till handlingarna. 4. Nationell infrastruktur a) Certifiering av länkserver och knowledgebase (KB). Marja Haapalainen informerade om det pågående arbetet med att finna en lösning för nationell länkserver. Arbetsgruppen utgår ifrån den handlingsplan som gjordes i november 2011 och har som stöd i arbetet beställt en rapport av konsulten Marshall Breeding OpenURL knowledgebases and link resolvers. Breeding höll en presentation vid Libris inspirationsdagar i mars 2012 och en slutrapport väntas i maj. 1
ANTAL SIDOR 2(8) I sin rapport urskiljer Marshall Breeding att en huvudsaklig trend är att behovet av en KB leder till att biblioteken är benägna att välja en totallösning, så kallad all inclusive - plattform för rationell hantering av tryckta, digitala och elektroniska resurser. Förekomsten av API:er i dessa plattformar kommer att vara avgörande för de bibliotek som har behov av flexibilitet och utvecklingsmöjligheter. Vid arbetsgruppens möte den 24 mars enades man om att av komponenterna länkning och knowledgebase, är det en KB som måste certifieras i första hand. Ett grundläggande krav är tillgång till API:er som möjliggör både uttag och administration av data för att kunna integreras med andra system. En länkserver måste vara flexibel nog att kunna fungera mot valfri KB. Libris styrgrupp och arbetsgruppen föreslår ramavtal och att arbetet inför en upphandling av ramavtal för länkserver går vidare enligt nedanför, i enlighet med den ursprungliga handlingsplanen (http://librisbloggen.kb.se/2011/11/18/lankservern-i-infrastrukturen/): 1. Arbetsgruppen certifierar knowledgebaser (upprättar en kravlista). 2. Libris producerar en teknisk checklista för biblioteken med klara och tydliga direktiv för hur kontinuerliga flöden till och från Libris ska kunna garanteras och vilka ansvarsförhållanden som råder. 3. I BIBSAM-avtalen läggs tydliga krav på förlagen att leverera/uppdatera data till knowledgebaser. 4. KB startar ramavtalsupphandling 5. SFX avslutas till 2013. I diskussionen som följde påpekades vikten av att tänka på processen som helhet, inte bara som delar och komponenter, samt att tydliggöra hur hanteringen av stora flöden e- resurser ska ske när central aktivering ersätts med distribuerad information från ett planerat ERM-system. Nationella referensgruppen biföll därpå ovanstående förslag. Arbetsgruppen består av representanter från biblioteken vid Chalmers tekniska högskola, Göteborgs universitet, Lunds universitet, Linköpings universitet, Malmö högskola och Stockholms universitet. Marja Haapalainen är sammankallande. Liten ordlista: Länkserver: komponent som används för att tillgängliggöra bibliotekens elektroniska resurser genom att länka från en bibliografisk källa till främst artikel i fulltext. API:er: regeluppsättning för hur en viss programvara kan kommunicera med annan programvara, möjliggör integrering av data ur ett system i ett annat. KBART: (Knowledge Bases and Related Tools): http://www.uksg.org/kbart 2
ANTAL SIDOR 3(8) Rekommendationer/praxis kring hur förlag kan bidra till att hålla knowledgebaser uppdaterade. Framtagna av UKSG och NISO. b) Ansökan till Knut och Alice Wallenbergs stiftelse Lars Björnshauge hade bjudits in för att presentera projektet som ska arbeta fram en ansökan till Knut och Alice Wallenbergs stiftelse angående nationell gemensam infrastruktur för informationsförsörjning till forskning. Bakgrunden är de tidigare diskussioner som hållits 2010 i Nationella referensgruppen samt i SUHF:s forum för bibliotekschefer, följt av de nu aktuella behoven av nya (gemensamma) lösningar som KB:s nya uppdrag kräver. Ansökan produceras av ett konsortium bestående av fyra lärosäten; Göteborgs universitet (huvudansökare), Stockholms universitet, Chalmers tekniska högskola och Malmö högskola. En projektorganisation har bildats med styrgrupp, projektgrupp och referensgrupp. Projektet arbetar med två delprojekt; teknisk infrastruktur och innehållsinfrastruktur och styrgruppen kommer att besluta vilka av delprojekten som kommer att ingå i den slutliga ansökan när den lämnas in den 1 september. 5. Statskontorets myndighetsanalys - kommentarer från KB Gunilla Herdenberg redogjorde för KB:s ekonomiska situation. När det gäller fördelningen av KB:s kostnader för verksamheten 2009-2011 är största delen (56 %) kostnader för personal. Lokalkostnaderna uppgår till 24 % beroende på att verksamheten är spridd på flera ställen. Driftskostnaderna uppgår till 16 % av verksamhetens budget. Dessa ökar beroende på uppbyggnad av tekniska system för bland annat digitalisering och lagring av e-material. Gunilla informerade om några genomförda och planerade förändringar av KB:s organisation. Redan beslutat är att de tidigare enheterna Libris respektive Samordning och utveckling får avdelningsstatus, en lösning som varar året ut. Även andra verksamheter i KB kommer att genomlysas. I Statskontorets myndighetsanalys konstateras att KB behöver en ökad styrning och tydligare mål och att KB:s organisation behöver ses över. Vidare att IT-miljön behöver utvecklas och att det finns ett behov av ökad planering för digitalisering. 3
ANTAL SIDOR 4(8) Analysen pekar också på att en långsiktig och hållbar ekonomisk planering krävs när det gäller digitala lösningar. Liksom att den egna uppföljningen av verksamheten, särskilt den ekonomiska, behöver utvecklas. Statskontoret anser dessutom att det utvidgade nationella uppdraget behöver förtydligas. Statskontorets synpunkt angående det utvidgade uppdraget föranleder ingen åtgärd från KB:s sida. KB delar dock en hel del av analysens övriga synpunkter. En övergripande handlingsplan ska tas fram för IT-miljön och ett IT-råd har bildats som bereder frågan. KB håller på att ta fram ett arbetsdokument med kommentarer till analysen samt förslag till åtgärder. Dokumentet beräknas vara klart under maj månad och kommer att presenteras internt och externt. 6. Bibliotekssamverkan och KB:s inflytandestruktur a) Styr- och expertgruppernas verksamhetsplaner 2012. Christina inledde punkten med en uppdatering. Alla styr- och expertgrupper har nu träffats en gång. En av de första uppgifterna är att ta fram en verksamhetsplan med tillhörande kommunikationsplan. Inför dagens möte hade en sammanställning av de preliminära verksamhetsplanerna skickats ut. Christina bad om synpunkter, såsom prioriteringar eller tillägg, att återföra till grupperna. Styrgruppen för Libris nationella infrastruktur: Ordförande Morgan Palmqvist, Mittuniversitetets bibliotek, sekreterare Marja Haapalainen och Maria Kadesjö. Maria Hedenström konstaterade inledningsvis att det är viktigt att styrgruppen är medveten om sitt mandat och sina uppgifter i förhållande till Libris-avdelningens uppdrag och uppgifter. Det går i dagsläget trögt att få med folkbiblioteken i Libris. En idégrupp bör bildas som utreder varför det tar sådan tid för biblioteken att ansluta sig. Gruppen återkopplar till Nationella referensgruppen. Viktigt att stämma av styrgruppens aktiviteter med projektet för ansökan till Knut och Alice Wallenberg. 4
ANTAL SIDOR 5(8) Styrgruppen för Open Access.se Ordförande Romulo Enmark, Försvarshögskolan, samordnare och sekreterare Ulf Kronman. Tillgänglighetsperspektivet bör beaktas i styrgruppens arbete. Man bör också ha en plan för att vidga perspektivet till forskning utanför högskola och universitet. Exempelvis finns myndigheter, stiftelser och lärda verk med omfattande forskning. Styrgruppen för BIBSAM-konsortiet Ordförande Kerstin Norén, Högskolan Väst, sekreterare Lisa Lovén, KB Ett samarbete eller kunskapsutbyte med Expertgruppen för informationsförsörjning och resursutdelning är önskvärt, eftersom den gruppen kommer att arbeta med licensavtal för e-resurser på andra typer av bibliotek. Viktigt med förankring i lärosätena och att konsortiet utvecklar kontakter med andra stora konsortier. Vidare att konsortiet bevakar sjukhusbibliotek och andra specialgrupper och deras möjligheter till licensavtal. Tillgänglighetsperspektivet nämndes; detta bevakas genom medlemmen i Bibsamkonsortiet Marie-Louise Fendin som också sitter i Talboks- och punktskriftsbibliotekets råd. Expertgruppen för utvärdering och kvalitetsutveckling Ordförande Maria Törnfeldt, Gävle stadsbibliotek, sekreterare Elisabet Ahlqvist. KB vill öka kunskapen om biblioteksverksamhet och dess effekter i samhället och belysa bibliotekens bidrag i samhällsutvecklingen. Gruppen får därför inte glömma bort analysen i sitt arbete. En diskussion kring vad man vill uppnå är viktig, innan ett för starkt fokus läggs på mätmetoder och verktyg. Expertgruppen för digitalisering Ordförande Erik Siira, Göteborgs UB, sekreterare Göran Konstenius. 5
ANTAL SIDOR 6(8) Det finns många aktörer i Sverige när det gäller digitalisering: Digisam, enskilda lärosäten, etc. Det är viktigt att expertgruppen definierar och diskuterar sin roll i detta landskap och anpassar sin ambitionsnivå efter detta. Finns kontakter med finansiärer av digitaliseringsprojekt, som till exempel KK-stiftelsen, Kulturrådet? Upphovsfrågan är viktig, liksom tillgänglighetsperspektivet. Bygga upp kunskap och utveckla standarder är viktigt inom detta område. Expertgruppen för metadata Ordförande Anna Swärd Bergström, Umeå UB, sekreterare Miriam Säfström. Inga kommentarer från Nationella referensgruppen. Expertgruppen för informationsförsörjning och resursdelning Ordförande Madelein Enström, ILS Umeå och Sveriges Depåbibliotek, sekreterare Britt Sagnert. Gruppen tar ett brett grepp och bör fokusera på några områden. För att få ett brett anslag kan man istället komplettera med andra grupper. Skolbibliotek ligger närmare Expertgruppen för utbildning och lärande och nationell katalog ligger i uppdraget för Styrgruppen för Libris nationella infrastruktur. Samarbete med dessa grupper rekommenderas. När det gäller aktiviteter för 2012 så är det utmärkt att bidra till uppföljningen av fjärrlåneutredningen. Nationella referensgruppen vill också att man arbetar med frågor kring e-resurser för folkbibliotek. Här kan ett samarbete/kunskapsutbyte med Styrgruppen för BIBSAM-konsortiet utvecklas. Expertgruppen för utbildning och lärande Ordförande Johanna Hansson, Stockholms stadsbibliotek, sekreterare Elin Lucassi. (Gruppen har sitt första möte 17 april 2012, därefter tas en verksamhetsplan fram) Gruppen behöver hitta en struktur för sitt område och för sitt arbete. Fokusområdet bibliotekets pedagogiska roll från förskolan till högre utbildning är en bra början för detta. Expertgruppen för kompetensutveckling och forskningsanknytning Ordförande Marie-Louise Riton, Uppsala stadsbibliotek, sekreterare Karl Isaksson. 6
ANTAL SIDOR 7(8) Det är viktigt att gruppen drar nytta av det arbete som utförs inom EU-finansierade kompetensutvecklingsprojekt som pågår inom biblioteksverksamheter i flera regioner, bland annat i Gävle.Gruppen bör också fundera på hur man i praktiken kan bevaka den forskning som pågår inom B&I. Styr- och expertgrupperna har fyra årliga möten. Alla ordföranden och sekreterare har två gemensamma möten per år. De vakanser som uppstår i grupperna tillsätts två gånger per år, i juni och december. Ett brev skickas ut i maj till de organisationer som utser medlemmar. Styr- och expertgrupperna deltar även i förberedelser av KB:s projektutlysning, där ansökningar ska inlämnade 15 september. b) Omvärldsbevakning Varje styr- och expertgrupp har i sitt uppdrag att kommunicera med omvärlden, inom och mellan grupperna och att bevaka utvecklingen inom/utanför biblioteksområdet. Rickard Carlsson, kommunikatör på Avdelningen för samordning och utveckling, presenterade den systematiska omvärldsbevakning som styr- och expertgrupperna genomför som en del av denna kommunikation. Rickard konstaterade att de flesta grupperna kommer att bevaka sitt område och bad referensgruppen att fundera på hur vi kan höja blicken utanför detta? Här svarade man att det är viktigt att identifiera nationella och internationella tendenser inom och mellan de olika gruppernas bevakningsområden. Infrastrukturfrågor och digitalisering nämndes som exempel på områden där en paraplyvy är nödvändig. Kommenterades även att en naturlig avgränsning för områden för omvärldsbevakning bör vara KB:s uppdrag till Nationella referensgruppen. Rickard fick i uppdrag att vid nästa möte den 13 september återkomma med en aktuell rapport i ärendet samt ett förslag till hur Nationella referensgruppen kan ta del av resultatet av gruppernas omvärldsbevakning i fortsättningen. 7. Bibliotekschefsmöte 2012. Vid programgruppens första möte den 23 april föreslog man att teman kan vara ledarskap och biblioteksutveckling, med två huvudtalare inom dessa områden. Vidare föreslogs ett block med snabbpresentationer av ett antal projektresultat. Vidare en presentation av styroch expertgruppernas ordföranden på scenen, följt av open space där deltagarna kan diskutera med representanter för styr- och expertgrupperna. I programgruppen ingår Kerstin Olsson, Karin Grönvall, Roland Esaiasson, Annika Peurell, Gunilla Herdenberg, Christina Jönsson Adrial, Maria Hedenström och Inger 7
ANTAL SIDOR 8(8) Klondiras. Cirka 400 personer företrädare för olika biblioteks- och andra verksamheter kommer att bjudas in till mötet som går av stapeln den 22 november. 8. Övriga frågor Maria Hedenström och Christina Jönsson Adrial informerade om nyanställda på sina respektive avdelningar. 9. Nästa möte 13 september 10. Mötet avslutas Återstående möten 2012 13 september: 10.00-16.30 (fika från 9.30) 21 november: 10.00-14.00 (förkortat möte) 14.00-14.30 (Fikarast) 14.30-16.30 (Styr- och expertgruppsordf/sekr) 22 november: 10.00-16.00 (Bibliotekschefsmöte) 8